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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LA

COLECCIÓN FONOGRÁFICA DE LOS EVENTOS

DEL CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN,

DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL

“CARLOS CHÁVEZ” (CENIDIM)

T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

Y E S E N I A F L O R E S G E R Ó N I M O

DIRECTORA: Mtra. María Mercedes Fernández Carbajal

MÉXICO, D. F. 2014

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

Prefacio ………………………………...………………………....………………………………I

Introducción………………………….…………………………………………………………..III

CAPÍTULO 1

El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical

“Carlos Chávez” (CENIDIM) y su Fonoteca

1.1 El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos

Chávez” CENIDIM………….…………………………………………………………......1

1.1.1 Antecedentes…………….………………………………………………………..….1

1.1.2 Organización Administrativa………………….…………………………….…..….13

1.1.3 Objetivo y Atribuciones…………………………..…………………….…………..15

1.1.4 Funciones………………………………………...………………………….………17

1.1.5 Fondos y Colecciones Documentales……………………..…………………….23

1.2 La fonoteca del CENIDIM...………………………...………………………………….26

1.2.1 Antecedentes…………………………………...………………………………… 26

1.2.2 Servicios…………………………………………………………………………….27

1.2.3 Usuarios…………………………………………………………………………….27

1.2.4 Publicaciones ……………………………………………………………………..27

CAPÍTULO 2

El proceso de organización en el archivo sonoro

2.1 Organización y administración de un archivo sonoro …...…………………………….29

2.1.1 Identificación………………………………………...………………………….. 31

2.1.2 Clasificación………………………………………...…………………………... 32

2.1.3 Ordenación…………………………………………...…………………………. 34

2.2 Registro y creación del inventario………………………………………………………..36

2.3 Control físico…………………………………………………....………………………… 39

2.4 Organización del local……………………………………………..………………………40

CAPÍTULO 3

Organización de la colección fonográfica del CENIDIM

3.1 Diagnóstico …………………………………………………….…………………………..44

3.2 Proceso de Organización……………………………………….……………………….. 46

3.2.1 Identificación ………………………………………..………………………...47

3.2.2 Clave de Clasificación ……………………………..………………………...53

3.2.3 Método de ordenación……..............................................………………. 55

3.3 Propuesta del Diseño y elaboración del Inventario general ………………..…………59

Conclusiones……………………………………………………………………...…………. 67

Bibliografía…………………………………………………………………….……………….70

Anexos

Anexo 1 Cuadro General de Clasificación Archivística INBA 2012…….…..……... 74

I

Prefacio

Las fonotecas son centros donde se resguardan y conservan documentos sonoros para

que puedan ser consultados como grabaciones sonoras y audiovisuales, entre las que se

encuentran: Cd´s, casetes, Dats, videocasetes, discos de corte directo, entre otros, y a

pesar de su existencia en algunos archivos se mantiene muy poco contacto con estos

soportes, ya sea por falta de conocimientos o por no contar con los recursos necesarios,

algunas veces también es porque no se le da la importancia a este tipo de materiales y

no saber cómo manipularlos, se mantienen apartados de los archivos y no se organizan

para su consulta y difusión, como es el caso de la fonoteca del Centro Nacional de

Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM)

Es por ello que surge mi interés por realizar el presente trabajo, debido a la poca

importancia que se les presta a estos soportes que conforman una fonoteca y también

para conocer más sobre las instituciones que tienen este tipo de materiales, además de

ser un reto para mí, ya que el objetivo de esta investigación es brindar información de los

fonogramas y demostrar que el proceso de organización en estos soportes es el mismo

que se emplean en el soporte tradicional y poder obtener el título de Licenciado en

Archivonomía por la ENBA.

El poder trabajar con una fonoteca me deja una gran satisfacción y la experiencia de

organizar estos materiales que no son impresos y de comprobar que tiene la misma

importancia que los soportes en papel ya que los valores que contiene son los mismos,

aunado a esto se deben difundir para que los investigadores y personas interesadas los

consulten, enriquezcan sus investigaciones y puedan tener el libre acceso a su consulta.

Considero oportuno mencionar que una de las dificultades que tuve, fue que no fue fácil

encontrar a un profesor que quisiera apoyarme con la realización de este trabajo, ya que

en el turno vespertino desconocía de profesores que tuvieran conocimientos en estos

soportes y con los que acudía me mencionaron que no eran expertos que mejor acudiera

a la coordinación para que me dieran informes sobre las líneas de investigación, es por

ello que decidí integrarme a la línea de investigación Archivos Sonoros y Audiovisuales

II

que está a cargo de la Maestra María Mercedes Fernández Carbajal a la cual le doy las

gracias por su apoyo y el tiempo que me brindo.

Me quedo con una gran satisfacción porque el coordinador de documentación y el

encargado de la fonoteca siempre me brindaron la información necesaria para realizar el

proyecto de organización y no me queda más que agradecer al Mtro. Alejandro Gonzales

Castillo y al Ing. Martin Audelo Chicharo por abrirme las puestas de la fonoteca del Centro

Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos Chávez”

(CENIDIM) y por todo su apoyo.

III

Introducción

Un documento fonográfico no contiene las mismas características físicas que un

documento en soporte tradicional, para su adecuada conservación es indispensable tener

conocimientos básicos y especializados en los diferentes soportes de la información.

La organización permitirá tener múltiples beneficios, como la accesibilidad a los

documentos, tener un mejor control de ellos y permitir la localización expedita de cada

uno y así poder satisfacer las necesidades de información de los usuarios.

El presente trabajo fue realizado en la fonoteca del Centro Nacional de Investigación,

Documentación e Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM), con el propósito de

dar a conocer el proceso de organización aplicado en la colección de los eventos del

CENIDIM.

Una fonoteca es un lugar donde se conservan documentos sonoros para que puedan ser

consultados, por eso se debe de llevar a cabo la organización en la colección fonográfica

de los eventos del CENIDIM para facilitar su búsqueda y consulta expedita de cada una

de las piezas documentales y así poder difundir este acervo a todo público en general.

El CENIDIM resguarda varias colecciones en su fonoteca y algunas de ellas son: Raúl

Hellmer, Henrietta Yurchenco, Gerónimo Baqueiro Fóster, Jesús Bal y Gay, Raúl

Guerrero, entre otros, y en la Sección de Investigaciones musicales del INBA que abarca

el período 1950–2006 se conserva una gran cantidad de grabaciones de música de

concierto y tradicional, así como la de eventos del CENIDIM.

El proceso de organización aplicado a la colección fonográfica de los eventos del

CENIDIM permitirá la elaboración de instrumentos de descripción para que se tenga el

control del acervo además de la elaboración del catálogo en donde se realice la

descripción precisa de cada una de las piezas que conforman la colección.

La presente tesina de integra de tres capítulos, siendo estos:

En el primer capítulo titulado “El Centro Nacional de Investigación, Documentación e

Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM) y su Fonoteca”, se abordan los

IV

antecedentes del CENIDIM, su estructura orgánica, objetivos, atribuciones, funciones, los

fondos y colecciones documentales con los que cuenta la institución, también se

menciona la fonoteca, sus antecedentes y los servicios que proporciona.

En el segundo capítulo denominado “El proceso de organización en el archivo sonoro”

se menciona la teoría que se aplica en el proceso de organización, con el fin de sustentar

la propuesta de organización en la colección de los fonogramas de los eventos del

CENIDIM.

En el tercer capítulo denominado “Organización de la colección fonográfica del CENIDIM”

se incluyen cada una de las actividades que se realizarán para llevar a cabo el proceso

de organización en la colección de fonogramas de los eventos del CENIDIM, de la misma

manera, se dan a conocer las propuestas para la elaboración del inventario general

aplicado a cada uno de los soportes.

También se incluyen las conclusiones a las que se llegó con la elaboración de la presente

investigación, así como la bibliografía que las sustenta y los anexos que la

complementan.

1

CAPÍTULO 1

El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical

“Carlos Chávez” (CENIDIM) y su Fonoteca

En el presente capítulo se describen los antecedentes del Centro Nacional de

Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM) y su

Fonoteca, la estructura orgánica, objetivo, funciones así como sus acervos.

1.1 El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical

“Carlos Chávez” CENIDIM

A continuación se dará a conocer de una manera breve la forma en que El Centro

Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical “Carlos Chávez”

CENIDIM fue evolucionando hasta llegar a lo que es el día de hoy.

1.1.1 Antecedentes

Para entender que es el CENIDIM y su procedencia, es necesario conocer su historia.

Los orígenes del Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical

Carlos Chávez (CENIDIM) se encuentran desde que:

El Presidente Álvaro Obregón fundó en 1921 la Secretaría de Educación Pública.

Su primer titular fue el escritor José Vasconcelos. La Secretaría se organizó en tres

departamentos: Escolar, Bibliotecas y Bellas Artes, dirigido éste último por el

compositor Carlos Chávez. Vasconcelos propuso la creación del Departamento de

Cultura Indígena y organizó las Misiones Culturales, dos instancias que colaboraron

en el rescate de las manifestaciones artísticas del folklore nacional. Se generó

entonces un gran volumen de documentos sobre música de diversas regiones del

país y se comenzó a transcribir música folklórica. Así, el Departamento de Bellas

Artes publicó, en 1926, el primer trabajo de recopilación de dicha música, que estuvo

a cargo de Concepción Michel1.

1 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del

CENIDIM. México [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm

2

Con lo citado anteriormente se rescata que el CENIDIM es una institución que surge

de la SEP y del departamento de Bellas Artes el cual promovió la creación de archivos

con material recabado en expedientes etnográficas compuesto por documentos

etnográficos, entendemos por Documento etnográfico a aquel:

Generado en el transcurso de una investigación etnográfica. La Etnografía como

modalidad de investigación utiliza múltiples métodos y estrategias y se suele poner

mayor énfasis en las estrategias interactivas: la observación participante, las

entrevistas formales e informales, los instrumentos diseñados por el investigador y

el análisis de toda clase de documento. Los documentos etnográficos generados en

el transcurso de una investigación pueden corresponder a grabaciones sonoras y

audiovisuales, fotografías, cuadernos de campo, cuaderno de notas, entrevistas,

entre otros2.

De acuerdo al concepto se puede entender por un Documento etnográfico como un

documento histórico, ya que por sus características es único y sirve de testimonio y

expresión en el tiempo y espacio de la producción de un investigador o de una institución.

Como tal es susceptible de ser descrito, conservado, difundido y consultado en un

archivo.

Para la creación de estos archivos intervinieron varios compositores de los cuales se

mencionan los siguientes:

“El Departamento de Bellas Artes también promovió la creación de archivos con material

recabado en expediciones etnográficas. En dichas expediciones participaron, entre otros,

el compositor Luis Sandi, Francisco Domínguez, Raúl Guerrero y Roberto Téllez Girón.”3

El departamento de Bellas Artes es una de las Instituciones que le dio origen al CENIDIM

ya que en dicha Institución se resguardó documentación en cuanto a acervos

2ASTUOILLO ROJAS, Cecilia. Manual de procedimiento para la catalogación de documentos patrimoniales históricos y

etnográficos. Red de Archivos y Museos Patrimoniales. 2010. ISBN 978-956-17-0454-1. Pág. 14


CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm

3

fonográficos, Luis Sandi fue un músico, profesor y compositor mexicano del ámbito de la

música clásica.

A Vasconcelos lo sucedió en 1924 Manuel Puig Casauranc. El nuevo secretario

encargó al escritor y músico Rubén M. Campos, la elaboración de textos que

guiaran las investigaciones folklóricas comenzadas en esa década. Publicó entre

varias más, tres obras de gran valor histórico: El folklore y la música mexicana

(1928), El folklore literario de México (1929) y El folklore musical de las ciudades

(1930).

Al comenzar la década de 1930, Higinio Vázquez Santana publicó Historia de la

canción mexicana (1931), que reúne información de distintos estados de la

República. En esa misma época, Carlos Chávez —a la sazón director del

Conservatorio Nacional de Música—, fundó en ese plantel tres academias de

investigación: Música Popular, Historia y Bibliografía y Nuevas Posibilidades

Musicales, a las que invitó a jóvenes investigadores cuyos frutos guiarían en

diversos terrenos el quehacer de la musicología mexicana. Cabe mencionar a Luis

Sandi, a Eduardo Hernández Moncada, a Jesús C. Romero, a Gerónimo Baqueiro

Fóster y a Vicente T. Mendoza, autor de Romance y corrido (1939), de Folklore de

San Pedro Sierra Gorda (1952) y de Panorama de la música tradicional de México

(1956), entre muchas obras4.

Es importante mencionar que hoy en día en la fonoteca del CENIDIM aún se resguardan

las colecciones de los investigadores Carlos Chávez y Gerónimo Baqueiro Fóster, los

cuales colaboraron con el proyecto en musicología mexicana y el acervo fue donado al

CENIDIM y poder ser consultada por los investigadores.

De los trabajos más relevantes que se pueden encontrar es del compositor Gabriel

Saldívar, ya que tiene que ver con la investigación de la música en México.

“Uno más de los trabajos significativos sobre investigación musical fue publicado en 1934:

Historia de la música en México, de Gabriel Saldívar, edición patrocinada por el

Departamento de Música de Bellas Artes.”5


CENIDIM. [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en: http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/origen.htm 5 Ibídem

4

Gabriel Saldívar fue un director coral durante más de cuatro décadas, él se dedicó a la

música, “en su libro Historia de la música en México, publicado en 1934, Gabriel Saldívar

dedica algunas observaciones sobre la incidencia africana en géneros tradicionales

coloniales y postcoloniales presentes hasta nuestros días, como el son, el jarabe y el

huapango, entre otros”.6 Este libro tuvo gran relevancia, ya que en él se encuentra toda

la historia en cuanto al surgimiento de la música en México desde la época colonial y de

los instrumentos musicales utilizados por las culturas prehispánicas.

El interés hacia la investigación musical en otra vertiente, tuvo al finalizar la década

de 1930 a la ciudad de Morelia, Michoacán, como su principal eje. El compositor,

director y organista Miguel Bernal Jiménez —después de estudiar música sacra en

Roma—, incursionó por vez primera de forma sistemática en el mundo de la música

colonial de México. Así, descubrió en 1934 el Archivo Musical del Colegio de Santa

Rosa de Santa María de Valladolid, y con parte de ese material transcrito por él y

varios de sus alumnos, organizó en 1939 el primer concierto de música novohispana

en México. Cobijó esta investigación la Escuela de Música Sagrada de Morelia, de

la que el compositor era director artístico. Curiosamente, el Dr. Francisco Curt Lange

estaba en nuestro país durante aquel año. Él y Bernal Jiménez fueron pioneros en

Latinoamérica: ambos llevaron a cabo las primeras investigaciones sobre música

en la "época de la dominación española". Junto con Bernal Jiménez, otros dos

compositores se deleitaron con la música virreinal: Manuel M. Ponce y Jesús

Estrada, tres músicos católicos que reivindicaron a un tiempo la música antigua y la

vertiente hispana del nacionalismo mexicano7.

Durante esta década la investigación en música y archivos fonográficos se comienza a

dar a conocer ya que en la actualidad tenemos la idea errónea de pensar que estos

acervos especiales por así mencionarlos apenas se están contemplando o es tema

nuevo, pero en realidad no es así.

6 COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL DEL ESTADO DE VERACRUZ. Gabriel Saldívar, el primer lazo de

México con la influencia africana. México [En Línea]. consultado [13-octubre 2013] disponible web en:

http://www.comsocialver.gob.mx/2012/08/10/gabriel-saldivar-el-primer-lazo-de-mexico-con-la-influencia-africana/ 7 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Origen del


http://www.comsocialver.gob.mx/2012/08/10/gabriel-saldivar-el-primer-lazo-de-mexico-con-la-influencia-africana/

5

Durante la década de 1940, la Secretaría de Educación Pública siguió

enriqueciendo sus funciones. En 1945, la Dirección General de Educación Estética

organizó la Comisión de Folklore, que estuvo a cargo del músico español Baltasar

Samper y, al comenzar el año siguiente y por iniciativa del compositor Luis Sandi,

se creó en el seno del Departamento de Música la Sección de Investigaciones

Musicales. Ésta tuvo dos ramas: Investigación folklórica y Música Culta. 1946

terminó felizmente al crearse, por Decreto Presidencial, el Instituto Nacional de

Bellas Artes8.

Durante la década de 1940, la Secretaría de Educación Pública enriqueció sus funciones

y es en donde por decreto se da a conocer al INBA (Instituto Nacional de Bellas Artes),

esta parte es importante ya que el CENIDIM depende del INBA.

“La anterior Sección de Investigaciones Musicales de la Secretaría de Educación Pública

continuó sus labores, pero ahora estando al frente de ella el compositor español Jesús

Bal y Gay”.9

Jesús Bal y Gay, además de ser un compositor Español en México se constituyó en uno

de los pilares de la cultura musical y desarrolló una labor como musicólogo, ensayista,

traductor, colaborador en prensa y compositor, entre muchas otras actividades, que le

convirtieron en referente de la vida musical mexicana, además participó en la radio y en

el departamento de investigaciones musicales de la Universidad Autónoma, y colabora

como crítico musical en El Universal y en el Excélsior.

Entre las funciones de la Sección de Investigaciones Musicales del Instituto

Nacional de Bellas Artes, y de acuerdo con el Informe de Labores 1947-1948, están

las siguientes: 1. Hacer investigación sobre la música folklórica mexicana. 2. Hacer

investigación sobre la música culta mexicana antigua. 3. Formar los archivos

correspondientes. 4. Difundir ambos géneros de música, a través de la publicación

de los trabajos producidos en cada Subsección10.

8 Ibídem

9 Ibídem



6

Dichas funciones realizadas por el INBA en la actualidad son las que realiza el CENIDIM,

ya que es el Centro que se encarga de la investigación musical, no solo mexicana sino

también internacional.

Baltasar Samper fue jefe de la Subsección de Folklore; Jesús Bal y Gay asumió

también la responsabilidad de la Subsección de Música Culta; el organista y

compositor Julián Zúñiga (en un tiempo organista de la Basílica de Guadalupe) fue

transcriptor; Raúl Hellmer, folklorista; el director de orquesta Luis Herrera de la

Fuente revisó la música para el archivo de folklore y Braulio Muñoz fue copista11.

En cuanto a la investigación musical siempre han estado al frente los musicólogos más

destacados o mejor documentados para la elaboración de investigaciones en cuanto la

música folklore.

La Subsección de Folklore organizó un rico archivo folklórico musical, creó un

laboratorio de grabaciones, un departamento de audiotranscripciones y una

fonoteca, que, además de resguardar las colecciones del Instituto, conservó copias

de los 97 discos grabados por Henrietta Yurchenco al comenzar la década de 1940.

Durante ese periodo se publicó: Investigación folklórica de México. En 1962 se

comenzó a editar la colección "Materiales", con información y transcripciones

realizadas en trabajos de campo llevados a cabo entre 1931 y 193812.

Cabe señalar que en la fonoteca del CENIDIM aún se cuenta con una colección del

Henrietta Yurchenco, es interesante lo mencionado en el párrafo anterior ya que se

refiere a la organización de un archivo Folklórico desde hace años atrás y lo que hoy en

día se encuentra en la fonoteca del CENIDIM no cuenta con ningún tipo de organización.

11 Ibídem

12 Ibídem

7

Del archivo de la Subsección de Música Culta se desconoce el paradero. Sin

embargo, se conserva un testimonio del trabajo realizado en ella: el primer volumen

del Tesoro de la Música Polifónica en México: El códice del Convento del Carmen,

publicado en 1952. Las transcripciones y notas son de Jesús Bal y Gay y la

introducción de Carlos Chávez. Ese mismo año se publicó Música folklórica

mexicana: Inventario de discos grabados por la Sección de Investigaciones

Musicales del INBA, que da cuenta del vasto trabajo realizado entre 1947 y 1952

por Raúl Hellmer, es decir, durante el gobierno del Presidente Miguel Alemán.

Para 1966 la percusionista Carmen Sordo Sodi era Jefe de la Sección de

Investigaciones Musicales, institución en la que permaneció un poco más de una

década. Durante aquel año, organizó la Primera Exposición de Instrumentos

Musicales Mexicanos; en 1969, la Primera Exposición Internacional de Instrumentos

Musicales y entre 1968 y 1971, cuatro Cursos de Folklore Internacional13.

Durante este tiempo se recabó información musical que comprende a lo que es

actualmente el CENIDIM, en ese entonces ella apenas iba a considerar la creación de

esta institución el cual sólo se encargaría de documentación e información musical.

Además de lo anterior, ella también contribuyó al rescate de la Colección Jesús Sánchez

Garza cuando estaba a punto de ser embarcada y vendida en el extranjero; es otro hecho

que la liga a la historia de la Colección y de la musicología mexicana. Gracias a su audaz

intervención (pues logró el apoyo gubernamental para detener al avión en el que los

manuscritos dejarían el territorio mexicano), en 1968 el Instituto Nacional de Bellas Artes

adquirió la mitad de los mismos, ya que el resto fue vendido en dólares. La Ley de

Defensa de Obras Artísticas de Patrimonio Nacional, tuvo que hacer aparición para

detener a tiempo la total pérdida de esos papeles de música provenientes de la época

virreinal, que pertenecieron al Convento de Monjas Concepcionistas de la Santísima

Trinidad, en la ciudad de Puebla de los Ángeles14.

Como se puede apreciar, la investigación en cuanto a documentación fonográfica desde

años atrás ha sido poco valorada, no sólo como patrimonio nacional sino también como

historia de la música mexicana, lamentablemente muchos ciudadanos ni siquiera saben

que existen estos acervos en nuestro país.





8

Después de casi treinta años de labor constante en la Sección de Investigaciones

Musicales del Instituto Nacional de Bellas Artes, este trabajo fue asumido en 1974 por el

Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical (CENIDIM),

adscrito al mismo Instituto.

Fundado en 1974 por Decreto Presidencial, Carmen Sordo Sodi había propuesto su

creación un año antes (el 16 de agosto de 1973), durante el Congreso Nacional

Extraordinario de Música celebrado en la ciudad de México15.

El CENIDIM surge a partir de 1974 para tomar las funciones de investigación y

documentación musical las cuales realizaba el Instituto Nacional de Bellas Artes y desde

esta fecha surge el Archivo Histórico como también algunas colecciones fonográfica, ya

que la percusionista Carmen Sordo Sodi realiza varias investigaciones y son donadas a

los fonogramas del CENIDIM.

No se ha ponderado suficientemente ese Congreso Extraordinario ni la ponencia

oficial que presentó Carmen Sordo Sodi, titulada "Para la creación del Centro

Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical". Sin embargo,

alcanzar los objetivos propuestos por ella en 1973 ha significado para la música

mexicana un avance incuestionable.

A partir de entonces la misión del CENIDIM, heredada en gran medida de la Sección

de Investigaciones Musicales, es el conocimiento de las músicas de México y su

rescate, conservación y divulgación16.

El CENIDIM es la institución encargada de salvaguardar el patrimonio musical de México,

es por ello que debería contar con los mejores recursos para poder lograr sus objetivos

de rescate documental en los distintos soportes que conforman una fonoteca para poder

conservarlos y difundirlos a toda la sociedad y no sólo a investigadores.

“La primera Directora del Centro fue Carmen Sordo Sodi (1974-1978). Ella comenzó un

arduo trabajo de ordenamiento e incrementó la Colección de Instrumentos Musicales,

15 Ibídem



9

mediante donaciones de embajadas en México, entre otras actividades. Con poquísimos

recursos económicos y escaso personal, hizo frente al magno reto de dirigir el primer

centro de investigación nacional.”17

En realidad hasta le fecha de hoy se cuenta con poco personal y muy escasos recursos

económicos, además de que el acervo fonográfico no se encuentra organizado.

“El segundo Director del CENIDIM fue el compositor y violinista Manuel Enríquez (1978-

1985). Organizó el Taller de Composición, el Laboratorio de Música Electroacústica, el

Foro de Música Nueva, el Festival de Música y Danzas Autóctonas y el Ciclo de

Conferencias y Conciertos Panorama de la Música Virreinal en Latinoamérica. En esta

época el CENIDIM recibió el nombre de Carlos Chávez.”18

En estas fechas es cuando el centro adquiere su nombre completo como lo tiene hasta

el día de hoy Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical

“Carlos Chávez” (CENIDIM).

“La oboísta y musicóloga Leonora Saavedra fue la tercera Directora (1985-1988). Durante

su gestión, el Taller de Composición, el Laboratorio de Música Electroacústica y el Área

de Investigación Experimental fueron transferidos al Conservatorio Nacional de Música.

El CENIDIM participó en congresos y proyectos de documentación internacionales. En

este periodo se publicó el Boletín CENIDIM, que alcanzó ocho números.”19

Dichos boletines se conservan para la consulta que realizan investigadores y personal

del mismo Centro.

El cuarto Director del Centro fue el compositor e historiador Luis Jaime Cortéz

(1988-1994). Impulsó las investigaciones sobre los diferentes periodos de la historia

de la música mexicana y la impartición de cursos para el fortalecimiento académico

de los investigadores. Coadyuvó a la construcción de nuestra memoria musical a

través de un gran número de publicaciones. Destacan las ediciones facsimilares de

libros, revistas y partituras.

17 Ibídem

18 Ibídem



10

José Antonio Robles Cahero, historiador y guitarrista, fue el quinto director del

CENIDIM (1994-2002). Su gestión se caracterizó por haber llevado a cabo un

reordenamiento académico y una vinculación con instituciones extranjeras.

Organizó el Encuentro Internacional de Músicas del Mundo. Instituyó en 1996 la

Cátedra Jesús C. Romero, que anualmente ha estado a cargo de un reconocido

investigador. El primero en impartirla fue Robert Stevenson20.

Durante este tiempo el CENIDIM se fue desenvolviendo más en investigaciones y

difusión, además de realizar convenios con instituciones extranjeras y de esta manera,

lograr que el Centro se diera a conocer de manera nacional e internacionalmente.

La historiadora y flautista Lorena Díaz Núñez fue la sexta directora (2002-2006).

Instituyó en 2004 el Foro Nacional sobre Música Mexicana, que se realiza en

distintas ciudades de la República. Asimismo, el ciclo de charlas "Los compositores

y su música: audiciones guiadas" y las mesas redondas "Vida y obra de nuestros

compositores". Dio un especial cuidado a la conservación y organización de los

acervos que custodia el CENIDIM. Dirigió el proyecto del Museo Virtual de la

Colección de Instrumentos Musicales del CENIDIM, el séptimo director, para el

periodo 2006-2010, es el compositor y pianista Eugenio Delgado Parra21.

Mientras estuvo en la dirección la Maestra Lorena Díaz Núñez se sugiere la parte de

organización y conservación de los acervos que resguarda el CENIDIM, debido a los

cambios de inmuebles que ha tenido el Centro no se puede mantener Organizado los

acervos, es por eso que siempre se tiene que iniciar desde un principio con el proceso

de organización

“A partir de 1994 se ocupa los pisos séptimo y octavo de la Torre de Investigación del

Centro Nacional de las Artes (CENART), una gran obra cultural organizada con proyectos

20 Ibídem



11

de renombrados arquitectos y artistas mexicanos, entre los cuales Ricardo Legorreta fue

el autor de la mencionada Torre.”22

Desde entonces el CENIDIM cuenta con estas instalaciones físicas hasta el día de hoy

las cuales fueron adaptadas para conservación de este material fonográfico.

El CENART está ubicado al sur de la ciudad de México en Río Churubusco No.79, Col.

Country Club, delegación Coyoacán, México, D.F. en la Torre de investigación. “En la

misma Torre se localizan los otros tres centros nacionales de investigación artística del

Instituto Nacional de Bellas Artes y el Consejo Nacional para la Cultura y las Artes:”23

Estos son los centros de Danza, Teatro y Artes Plásticas. El CENART alberga también a

cinco escuelas superiores de arte: música, pintura, danza, cine y teatro; un centro

multimedia, teatros, foros, una galería y la teatros, foros, una galería y la Biblioteca de las

Artes.

El Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical Carlos

Chávez, cuenta con una plantilla de académicos, personal administrativo y directivo,

organizado en tres Coordinaciones: de Investigación, Documentación e Información, el

Departamento Administrativo, la Subdirección, y la Dirección.

“El CENIDIM custodia los siguientes acervos: el Archivo Baqueiro Fóster, el Archivo

Histórico, la Colección Jesús Sánchez Garza, la Colección de Instrumentos Musicales, la

Colección Martínez del Villar y Masson y la Fonoteca, así como los otros acervos del

centro depositados en comodato en la Biblioteca de las Artes.”24

Más adelante se mencionará de manera detallada cada uno de los acervos.

“El CENIDIM ha realizado numerosas publicaciones y producido grabaciones en varios

soportes como grabaciones en cintas magnéticas, cd´s, DVD, entre otros más.”25

22 Ibídem

23 Ibídem



25 Ibídem

http://espacios.cenart.gob.mx/

http://espacios.cenart.gob.mx/

http://www.cnca.gob.mx/bibart/


http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#baqueiro

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#historico

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#historico

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#sanchez

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#instrumentos

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#martinez

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/acervos.htm#fonoteca


12

Estas grabaciones son parte de las colecciones que conforma el Archivo Fonográfico del

CENIDIM.

También se ocupa del resguardo, conservación y mantenimiento de varios acervos,

entre los cuales destacan: Archivo Baqueiro Fóster, Archivo Histórico del CENIDIM,

Colección Jesús Sánchez Garza, Colección del Jazz del CENIDIM, Colección de

Instrumentos Musicales y Colección de Cintas Magnetofónicas del CENIDIM.

Dichos acervos, de gran valor para el estudio de la música en México, están

integrados por documentos en varios soportes: correspondencia personal,

manuscritos y partituras originales, programas de mano, fotografías, grabaciones

inéditas, etcétera26.

Como bien se puede apreciar, el CENIDIM cuenta con varias colecciones en distintos

soportes, de los cuales se desconocen su estado de organización, conservación,

volumen documental, tipología, ni tampoco de las cintas magnéticas.

En el CENIDIM se realizan diversos proyectos para conservar, preservar y clasificar los

fondos, y por el momento se encuentra en proceso de elaboración los instrumentos de

consulta como catálogos, guías e inventarios para facilitar la búsqueda de información

que solicitan los investigadores y usuarios especializados.

Como bien se acaba de mencionar en este apartado de antecedentes del CENIDIM, el

Centro surge desde la Secretaria de Educación Pública y a su vez depende del Consejo

Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA) y del Instituto Nacional de Bellas

Artes (INBA).

26 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”.

Documentación. México [en Línea]. consultado [02 julio 2013] disponible web en:

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/documentacion.htm

http://www.conaculta.gob.mx/

http://www.conaculta.gob.mx/

13

1.1.2 Organización Administrativa

El organigrama del CENIDIM, se conforma de las siguientes áreas:

Subdirección General de Educación e Investigación Artísticas

Dirección del CENIDIM “Carlos Chávez

Subdirección

Coordinación de Investigación

Coordinación de Documentación (en esta área es en donde se encuentra el

Archivo Fonográfico del CENIDIM, como se puede apreciar el Archivo no se

encuentra incluido dentro del organigrama),

Coordinación de Información y Difusión

Departamento Administrativo

La estructura orgánica del CENIDIM se encuentra conformada por 1 Subdirección

General de Educación e Investigación Artísticas que es en donde se encuentra 1

Dirección, 1 Subdirección, 3 Coordinaciones y 1 Departamento Administrativo, cada área

administrativa tiene sus propias funciones.

14

“Organigrama funcional

Centro Nacional de Investigación, Documentación e Información Musical

(CENIDIM) “Carlos Chávez”27

Se le considera organigrama funcional porque muestra además de las unidades y sus

relaciones, las principales funciones de cada departamento

27 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.

Manual de Funciones Específicas. Organigrama del CENIDIM. pág.29

Subdirección General de Educación e Investigación

Artísticas

Dirección del CENIDIM"Carlos

Chavez"

Subdirección

Coordinación de I

nvestigación

Coordinación de Documentación

Fonoteca del CENIDIM

Coordinación de Información y Difusión

Departamento Administrativo

15

1.1.3 Objetivo y Atribuciones

Cada institución tiene uno o varios objetivos por cumplir, el objetivo es todo aquello que

hace referencia al objeto en sí mismo, es decir, es una meta o finalidad a cumplir para

la que se disponen medios determinados.

A continuación se mencionará el objetivo general y las atribuciones que tienen el

CENIDIM.

Objetivo General: “Impulsar desde una perspectiva nacional la investigación,

documentación e información de y sobre la música de México en todas sus

manifestaciones, procurando la formación, organización y preservación de su memoria

documental, proporcionando asesoría e información especializadas y difundiendo

mediante actividades académicas los resultados de sus investigaciones.”28

El objetivo del CENIDIM consiste en poder realizar nuevas investigaciones en cuanto a

música en forma general, además de organizar la fonoteca para poder conservar la

memoria musical y de esta forma proporcionar el mejor servicio a los investigadores y

usuarios considerando que se deben contemplar los instrumentos de descripción para

una consulta más expedita.

Las atribuciones que le corresponden al Centro Nacional de Investigación,

Documentación e Información Musical (CENIDIM) “Carlos Chávez” son:

Artículo 2° de la Ley que crea el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura.- El

Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura dependerá de la Secretaría de

Educación Pública y tendrá las siguientes finalidades:

I.- El cultivo, fomento, estímulo, creación e investigación de las bellas artes en las

ramas de la música, las artes plásticas, las artes dramáticas y la danza, las bellas

letras en todos sus géneros y la arquitectura.

II.- La organización y desarrollo de la educación profesional en todas las ramas de

las Bellas Artes; de la educación artística y literaria comprendida en la educación

28

CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL (CENIDIM) “Carlos Chávez”.

Manual de Funciones Específicas. pág. 9

16

general que se imparte en los establecimientos de enseñanza preescolar, primaria

y de segunda enseñanza y normal.

Para la coordinación, planeación, organización y funcionamiento de la finalidad a

que se contrae el presente inciso, se creará un Consejo técnico Pedagógico como

órgano del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, que bajo la presidencia de

su director se integrará con representantes de las dependencias técnicas

correspondientes de la Secretaría de Educación Pública y con representantes de

las dependencias también técnicas del propio Instituto.

III.- El fomento, la organización y la difusión de las Bellas Artes, inclusive las bellas

letras, por todos los medios posibles y orientadas esta última hacia el público en

general y en especial hacia las clases populares y la población escolar.

V.- Las demás que en forma directa o derivada le correspondan en los términos de

esta Ley y de las que resultaren aplicables.

Artículo 182 de las Bases Generales que Regulan la Educación y la Investigación

Artísticas del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura.- El personal de cada

Centro deberá cumplir con las disposiciones contenidas en este ordenamiento sin

perjuicio de las establecidas en la normatividad vigente para el Instituto en cada uno

de su ámbitos29.

Como bien se acaba de mencionar, las atribuciones del CENIDIM consisten en

fomentar el desarrollo en las investigaciones en todo lo que tenga que ver con el

arte incluyendo a la música, esto mediante la difusión de las artes a todo público en

general principalmente al escolar desde el nivel básico hasta nivel superior.


Manual de Funciones Específicas. Pág. 17

17

1.1.4 Funciones

Las funciones que tiene asignadas la Dirección del Centro Nacional De Investigación,

Documentación E Información Musical (CENIDIM) “Carlos Chávez” son las siguientes:

Dirigir la realización de las labores académicas técnicas y administrativas del

Centro de trabajo, en concordancia con la políticas establecidas por las

instancias correspondientes y de establecer vínculos entre la comunidad

artística y de investigación

Autorizar y proponer los proyectos y líneas de investigación para asegurar que

se proporcione información actualizada y de interés a la comunidad

Autorizar y supervisar los procesos administrativos que respaldan las

actividades académicas, para el adecuado funcionamiento del Centro de

Investigación

Proponer al Comité Editorial los productos de investigación que pudieran ser

publicados, tantos los realizados por el Instituto Nacional de Bellas Artes y

Literatura (INBAL) como a través de coediciones con otras instancias públicas o

privadas para incrementar el acervo documental del Centro

Presidir las sesiones del Consejo Académico, a fin de autorizar los proyectos y

actividades de investigación

Proponer y supervisar el desarrollo de diplomados, seminarios y cursos de

actualización, con la finalidad de estimular la vida colegiada y continuar elevando

el nivel de los resultados de investigación

Dirigir y supervisar las actividades concernientes a la documentación y la

conservación del acervo documental del Centro de Investigación y salvaguardar

las investigaciones del patrimonio documental, garantizando las condiciones

idóneas para su uso y archivo

Controlar y supervisar que el presupuesto autorizado para el Centro de

Investigación se ejerza de acuerdo con los lineamientos establecidos

Elaborar el programa operativo anual, a fin de garantizar el cumplimiento de las

funciones del Centro y controlar el ejercicio del presupuesto para comprobar

gastos

Coordinar y supervisar las actividades que desarrollan las áreas que dependen

de esta Dirección en línea directa

Realizar todas aquellas funciones y actividades que le encomiende su superior

que sean acordes con las antes descritas30.


Manual de Funciones Específicas. Págs.19-20

18

Las funciones son las actividades que realiza la institución y las del CENIDIM se resumen

en la elaboración de nuevas investigaciones para poder brindar a los usuarios

información actualizada, fortalecer las actividades administrativas para el adecuado

funcionamiento del centro, incrementar el acervo documental mediante las

investigaciones y publicaciones, conservar y salvaguardar el acervo documental con el

que se cuenta y administrar el presupuesto para la elaboración de sus propias funciones.

Las funciones que le corresponden a la Subdirección son las siguientes:

1. Informar al coordinador de investigación y al personal académico sobre la

normatividad vigente que regula al Centro de Investigación.

2. Coadyuvar con las Coordinaciones en la supervisión del estado que guardan las

investigaciones, para que los textos finales y resultados parciales se obtengan

en tiempo conforme a la normatividad.

3. Coadyuvar con la Dirección del Centro en la supervisión de las investigaciones

que se llevan a cabo en el Centro, así como la publicación y difusión de los

resultados de las mismas entre la comunidad interesada.

4. Coadyuvar con la Dirección del Centro los proyectos y actividades de

documentación, para crear e incrementar el acervo cultural del Centro.

5. Coordinar y supervisar el trabajo que desarrollan las Coordinaciones y el

Departamento adscrito a esta Subdirección.

6. Realizar todas aquellas funciones y actividades que le encomiende su superior

y que sean acordes con las antes descritas31.

La subdirección es la que se encarga de informar la normatividad vigente con la que se

debe regular el CENIDIM además de supervisar cada una de las investigaciones para

que se obtengan en tiempo y forma y de esta manera contribuir al incremento del acervo

documental del Centro de investigación.


Manual de Funciones Específicas. pág. 21

19

La Coordinación de Investigación tiene las siguientes funciones:

1. Asegurar la aplicación y cumplimiento de los lineamientos para los procesos de

investigación del Centro

2. Asegurar la aplicación de los lineamientos vigentes en cuanto a la definición de

anteproyectos de investigación

3. Revisar que los anteproyectos cumplan con los siguientes puntos observados

en los lineamientos :objetivo, metas, metodología, técnica, etapas, cronogramas,

tipo de producto, fuentes y factibilidad institucional, hacer las observaciones

necesarias a los anteproyectos y una vez aprobados, turnarlos al Consejo

Académico.

4. Dar seguimiento a las investigaciones en curso a través de los informes

trimestrales y los cronogramas establecidos por el investigador.

5. Realizar entrevistas trimestrales con los investigadores a fin de conocer el

avance de sus proyectos.

6. Asesorar y apoyar permanentemente cada proyecto de investigación, al Director

del Centro y a las instancias del INBAL que así lo soliciten.

7. Coordinar las actividades académicas de los investigadores asignados.

8. Informar regularmente a los investigadores sobre las invitaciones recibidas en

este Centro a participar en diversas actividades académicas.

9. Proponer a la Dirección del Centro, acciones de capacitación y extensión para

el fortalecimiento de la vida académica (cursos, talleres, conferencias,

seminarios, coloquios, congresos).

10. Asistir a las reuniones del Consejo Académico con voz y voto y fungir como

Secretario Técnico del Consejo: levantar las actas de las sesiones y mantener

actualizado el archivo correspondiente y realizar el seguimiento de los acuerdos

del consejo académico.

11. Presentar anualmente propuesta de plan de trabajo para su integración al

programa operativo anual del Centro.

12. Coordinar y supervisar el trabajo que desarrollan los analistas y personal adscrito

al área.




Manual de Funciones Específicas. págs. 22-23

20

La coordinación de investigación se encarga de supervisar cada una de las

investigaciones y proyectos que se realizan con el fin de cumplir con los lineamientos

establecidos en el Centro y la supervisión de cada uno de los investigadores con el fin de

ver los avances que se obtienen de los proyectos.

Las funciones que le corresponden a la Coordinación de Documentación son las

siguientes:

1. Coordinar las estrategias y mecanismos que favorezcan la conservación de las

colecciones con que cuenta el Centro para la correcta salvaguarda de los

materiales que conforman el patrimonio documental.

2. Gestionar los recursos y acciones necesarias para la adquisición, estabilidad,

catalogación y uso del patrimonio documental del Centro.

3. Aplicar las normas, políticas y criterios establecidos por especialistas para la

conservación física e integridad del patrimonio documental del Centro.

4. Elaborar propuestas de plan de trabajo para su integración dentro del programa

operativo anual del Centro.

5. Supervisar el cumplimiento de las metas establecidas por la coordinación de

documentación en el Programa Operativo Anual y planear los tiempos y

recursos asignados para el logro de resultados en tiempo y forma.

6. Coordinar, evaluar y supervisar las funciones del personal que custodia y maneja

las colecciones del Centro para el puntual cumplimiento de sus actividades y

tareas asignadas.

7. Coordinar y programar actividades y tareas conjuntamente con el personal de

documentación de acuerdo al plan de trabajo anual y revisar de forma ordenada

y oportuna, cada uno de los proyectos permanentes y temporales.

8. Promover de acuerdo a las necesidades específicas del área, la capacitación del

personal a través cursos y talleres que permitan el fortalecimiento académico y

técnico del área de documentación.

9. Sugerir a través de propuestas específicas la adquisición de material

bibliohemerográfico actualizado.

10. Promover el conocimiento de nuevas técnicas, estrategias y herramientas en el

campo de la documentación musical y propiciar la discusión sobre temas de

documentación musical entre el personal de la coordinación de documentación

y el resto de los investigadores del Centro.

11. Coordinar y supervisar el trabajo que desarrollan los analistas y el personal

adscrito al área.

21



La fonoteca del CENIDIM se encuentra a cargo de la Coordinación de documentación la

cual tiene por funciones la conservación de cada una de las colecciones con las que

cuenta para una adecuada organización y difusión de los mismos, también es la

encargada de la elaboración de los instrumentos de descripción para su posterior

consulta.

Esta coordinación es la que se encarga de todo lo relacionado a la documentación e

investigación y de aplicar las normas, políticas y todos los criterios existentes para la

conservación de la documentación con la que cuenta, también supervisa al personal

encargado de la salvaguarda de estos acervos y de su actualización en cursos, talleres,

entre otros.

Las funciones de la Coordinación de Información y Difusión son las siguientes:

1. Resguardar y distribuir las publicaciones del Centro de Investigación (libros,

revistas, partituras y grabaciones).

2. Apoyar en la organización de cursos, talleres, seminarios, cátedras, congresos,

coloquios y conferencias para investigadores, músicos, maestros y estudiantes

de música.

3. Supervisar la actualización del inventario de publicaciones del Centro.

4. Administrar la venta, donaciones e intercambios de las publicaciones editadas

por el Centro de Investigación.

5. Control y envió de donaciones e intercambios con instituciones académicas y

culturales de nivel medio superior a nivel nacional e internacional de las

publicaciones del Centro de Investigación.

6. Elaboración de carteles, volantes y programas de mano de las actividades

académicas organizadas por el Centro de Investigación.

7. Elaboración y envío de boletines de prensa a los medios de comunicación para

la difusión de las actividades académicas.


Manual de Funciones Específicas. págs. 24.25

22

8. Atención personalizada, vía correo electrónico y telefónico a músicos,

investigadores estudiantes de música y profesionales de disciplinas afines.

9. Brindar informes a investigadores, docentes, estudiantes y público en general

interesados en música y publicaciones sobre música mexicana.


al área.



La coordinación de información y difusión es la que se encarga del resguardo y difusión

de las publicaciones que realiza el CENIDIM en cuanto a partituras, revistas, libros,

grabaciones, etc.; a su vez organiza los eventos que se llevan a cabo y de la difusión de

los mismos, de la elaboración de los programas de mano y carteles de las actividades

que se elaboran en el Centro y lo más importante da atención a los usuarios para la

consulta de cualquiera de estos materiales.

El Departamento administrativo tiene las siguientes funciones:

1. Administrar los recursos humanos para optimizar su rendimiento en el Centro de

Investigación, asimismo los trámites relativos al ingreso, permanencia y egreso

del personal de investigación, administrativo o de servicios profesionales que

permita el control de recurso humano.

2. Elaborar y tramitar solicitudes de recursos materiales ante las instancias

correspondientes para el cumplimiento de los programas del Centro de

Investigación.

3. Programar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de las

instalaciones, mobiliario y equipo del Centro de Investigación, para optimizar su

funcionamiento.

4. Elaborar el programa Operativo anual de gato financiero para el Centro de

Investigación así como optimizar los recursos para elaborar las metas

programadas.

5. Realizar las comprobaciones de presupuesto para la rendición de cuentas en el

manejo de los recursos financieros.



23

6. Controlar el inventario de los bienes asignados al Centro de Investigación en lo

referente a altas y bajas de los bienes muebles del Centro.

7. Asegurar que las altas, bajas o transferencias de bienes muebles se sujeten a

los procesos establecidos para su reporte a la Dirección de Recursos materiales.

8. Requisitar las células censales para asignar el resguardo de los bienes muebles

al personal.

9. Asegurar que se dé cumplimiento a las leyes, normas y lineamientos en materia

de administración de recursos para la administración pública federal.

10. Asegurar la aplicación de la legislación vigente en cuanto a movimientos de

personal para su ingreso, permanecía o egreso con forme al tipo de contratación.

11. Asegurar la aplicación de la legislación vigente para las adquisiciones,

arrendamientos y servicios del sector público.

12. Asegurar la aplicación de la legislación vigente referente al presupuesto,

contabilidad y gasto público para el manejo del recurso financiero.


al área.



Por último se encuentra el departamento administrativo el cual se encarga de la

supervisión de los recursos con los que cuenta el Centro para su mejor funcionamiento.

1.1.5 Fondos y Colecciones Documentales

El CENIDIM cuenta con el área de coordinación documental la cual se encarga de

supervisar todo lo que tenga que ver con la documentación musical:

Partituras

Música (folclórica, regional, clásica, opera, entre otras más)

No cuenta con catálogos, bibliografías o instrumento de consulta para las colecciones de

fonogramas, esto porque carecen personal especializado para elaborar estos

instrumentos.

Entre los acervos que resguarda el Centro Nacional de Investigación, Documentación e

Información Musical “Carlos Chávez” CENIDIM, se encuentran:



24

Archivo Baqueiro Fóster:

Está conformado por gran parte del archivo personal del investigador mexicano

Gerónimo Baqueiro Fóster. Fue donado al CENIDIM por la maestra Eloísa Ruiz

viuda de Baqueiro Fóster en 1983. Su documentación se concentra básicamente

entre los años 1854–1985, y está integrado por correspondencia, oficios,

fotografías, programas de mano, recortes hemerográficos, textos, partituras y otros

documentos reunidos por Gerónimo Baqueiro Fóster y Eloísa Ruiz. Se encuentra

en proceso de catalogación36.

Es un archivo personal y su acervo está conformado por diferentes soportes y tipologías,

se encuentra organizado y actualmente está en proceso de catalogación.

Archivo Histórico del CENIDIM:

Reúne documentación proveniente del Departamento de Música de Bellas Artes, de

la Sección de Investigaciones Musicales de la SEP y del CENIDIM concentrada

entre los años 1930 y 1985. Contiene diversos documentos sobre folklore musical

en México, entre ellos: oficios, correspondencia, fotografías, partituras, diarios e

informes de investigaciones de campo, grabaciones, artículos. El archivo se

encuentra en proceso de catalogación y conservación preventiva37.

El archivo histórico del CENIDIM en realidad es una colección, ya que la encargada del

Archivo menciona que la documentación no sólo es del CENIDIM, sino de algunos

músicos, biografía de compositores, la mayoría de los soportes que lo integran se ha

obtenido por donación, la mayor parte son fotografías y también cuenta con documentos

de investigadores, toda esta documentación no presenta alguna organización de acuerdo

al principio de procedencia ni de orden original.

36 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Acervos del

CENIDIM. México [en Línea] consultado [20 junio 2013] disponible web en:


37 Ibídem.

25

Colección de instrumentos musicales.

Reúne más de 300 instrumentos musicales, mexicanos básicamente, algunos

juguetes y otros elementos relacionados con la danza en México. La colección se

inició con los instrumentos que en un principio pertenecieron al Departamento de

Música de Bellas Artes y de la Sección de Investigaciones Musicales, colección a la

cual se han ido añadiendo por donación otros instrumentos. La colección se

encuentra en proceso de catalogación38.

Estos instrumentos (violines, maracas, repicador, bongos, congas, mandolinas,

clarinetes, entre otras más); actualmente se encuentran en proceso de digitalización, no

están organizados de acuerdo a los procesos archivísticos, es decir, no cuenta con

ninguna organización sólo están resguardados en un espacio pequeño que da la

impresión de bodega.

Colección del jazz en México.

La colección reúne materiales documentales bibliohemerográficos, fonográficos y

videográficos sobre el desarrollo del jazz en México. Con más de 4000 documentos,

es uno de los acervos más importantes del país en su materia. Esta colección fue

reunida, organizada y catalogada por la maestra Géraldine Célérier Eguiluz desde

1995. Actualmente se encuentra catalogada y a disposición del público para su

consulta en la Biblioteca de las Artes del CENART39.

Cabe señalar que el jazz se define a sí mismo como una dialéctica permanente entre la

tradición y la vanguardia. El conocimiento del jazz implica el de su propia tradición.

Los documentos que integran esta colección son únicos en su carácter de acervo ofrecen

información de una gran variedad. La Colección del jazz en México pretende estar

plenamente vinculada con la enseñanza, la investigación y la creación del jazz, la música

38 Ibíd.

39 Ibíd.

26

y el arte. Géraldine Célérier Eguiluz es una investigadora y musicóloga que ha publicado

diversos artículos en cuanto a la historia del jazz en México.

1.2 La fonoteca del CENIDIM

Está conformada por las grabaciones hechas por Raúl Hellmer, Henrietta

Yurchenco, Gerónimo Baqueiro Fóster, Jesús Bal y Gay, Raúl Guerrero, entre otros

para la Sección de Investigaciones musicales del INBA. Abarca el período 1950–

2006 y conserva una gran cantidad de grabaciones música de concierto y

tradicional, así como Conferencias y charlas. La integran más de 700 cintas

magnetofónicas, gran cantidad de casetes, DAT’s, discos de acetato y compactos.

El fondo está totalmente inventariado y el material conservado en formatos antiguos

se encuentra en proceso de transferencia digital. Este acervo se encuentra a cargo

del Ingeniero Martín Audelo Chicharo40.

La fonoteca del CENIDIM reúne un rico acervo documental conformado por diversas

colecciones de diferentes compositores e investigadores que colaboraron en el Centro

de investigación, los cuales están en diferentes soportes como: cintas magnéticas,

casetes, DAT´s, discos de acetatos, discos de corte directo, discos compactos y

grabaciones hechas para la Sección de Investigaciones musicales del INBA, dicho acervo

no se encuentra organizado y es aquí en donde se pretende realizar el presente trabajo

de investigación para la propuesta de organización de los fonogramas de los eventos del

CENIDIM.

1.2.1 Antecedentes

Se sabe muy poco en cuanto los antecedentes de la fonoteca, ya que sólo han existido

dos encargados, el primer encargado fue Mario González el cual estuvo desde que se

creó el CENIDIM hasta el día que se jubiló después de su retiro la fonoteca se quedó sin

encargado hasta que llego el ingeniero Martin Audelo Chicharo el cual tiene cinco años

en la fonoteca.

La fonoteca ha existido desde la fundación del CENIDIM en 1974, la cual fue organizada

y se realizó una catalogación del acervo, pero debido a los cambios del inmueble la

40 Ibíd.

27

organización se perdió por que el material sólo fue trasladado sin ningún orden y las

fichas fueron entregadas a la biblioteca de bellas artes.

1.2.2 Servicios

Sólo cuenta con el servicio de reprografía mediante la digitalización de la pieza para no

ser manipulada, el material que se encuentra digitalizada sólo es del material que se

requiere, por la falta de organización del acervo no cuenta con servicio de consulta.

1.2.3 Usuarios

Los usuarios de la fonoteca sólo son internos y se encuentra restringido el servicio a

usuarios externos, debido a que no se tiene un control del material y por miedo a perder

una pieza el encargado tomó la decisión de que no consulten el acervo, incluso hay

material del cual se desconoce su existencia, como la colección fonográfica de los

eventos del CENIDIM.

1.2.4 Publicaciones

El CENIDIM cuenta con diversas publicaciones en investigación y proyectos relacionados

con la música.

“Desde 1974 el CENIDIM ha publicado más de 130 títulos, correspondientes a libros

sobre compositores y otros temas de la música de México. Igualmente ha editado

diversas publicaciones periódicas (Tono, Pauta, Heterofonía y Bibliomúsica), y revistas

musicales históricas (en ediciones facsimilares), partituras de compositores de la época

virreinal (serie "Tesoro de la música polifónica en México") y de los siglos XIX y XX.41

Estas publicaciones pueden ser consultadas mediante la coordinación de información y

difusión que es la que se encarga de los préstamos de estas revistas, periódicos y libros

que el Centro ha realizado mediante investigaciones.

41 CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIÓN, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MUSICAL “CARLOS CHÁVEZ”. Publicaciones

del CENIDIM. México [en Línea]. consultado [20 junio 2013] disponible web en:

http://www.cenart.gob.mx/centros/cenidim/publicaciones.htm

28

Las líneas editoriales básicas del Centro Nacional de Investigación, Documentación e

Información Musical “Carlos Chávez” CENIDIM, son cuatro:

1. Difundir los productos de las investigaciones realizadas en el centro

(musicológicas, etnomusicológicas, documentales, etc.), mediante el soporte

editorial más conveniente (libro, revista, partitura o grabación).

2. Divulgar los productos de investigaciones realizadas fuera del centro, cuando su

aporte se considere relevante para el estudio, la documentación y la difusión de

la música mexicana.

3. Reproducir en forma facsimilar libros y revistas históricos que ya no están

disponibles, pero aún son considerados importantes para el estudio de la historia

de la música y la investigación musical de México.

4. Acercar la música mexicana a intérpretes, maestros, estudiantes y oyentes en

general, desde la época virreinal hasta el momento actual, a través de la edición

de partituras y la producción de grabaciones42.

Estas cuatro líneas editoriales tienen la finalidad de difundir las investigaciones que

se encuentran en los diferentes soportes o el que más le convenga al usuario, y no

sólo lo que se realiza dentro del Centro sino también lo que se hace fuera de él,

siempre y cuando tenga que estar relacionada con la investigación en música en

México, toda las investigaciones que se realizan fuera del centro son supervisadas

por la Coordinación de Documentación y se hacen convenimos con el CENIDIM, una

vez que han sido concluidas las investigaciones se les dona un ejemplar y es difundida

por la Coordinación de información y difusión para difundir este material a público en

general y a estudiantes mediante la grabación.

42 ibídem

29

CAPÍTULO 2

El proceso de organización en el archivo sonoro

En este capítulo se analizan los aspectos teóricos que se aplican en los documentos

sonoros para realizar su adecuada organización, además de mencionar las medidas de

preservación y conservación que se deben tomar en cuenta para consultar este tipo de

acervos, dado que por el tipo de soporte en el que se encuentra se consideran como

especiales.

2.1 Organización y administración de un archivo sonoro

En este apartado se menciona la organización documental aplicada a las grabaciones

sonoras y el proceso de administración que se requiere, un documento sonoro o

fonográfico es:

El soporte físico donde se toma registro de cualquier sonido (música, voz humana

y otros) mediante un procedimiento analógico o digital reconocido como un producto

cultural que trasmite conocimientos, ideas, emociones, y da testimonio de hechos.

El documento fonográfico o fonograma está integrado por dos partes principales: el

contenido sonoro y la presentación, y entre otros aspectos incluye el soporte, el

formato y el diseño43.

El documento sonoro es aquel que contiene información auditiva, registrada en algún

soporte; el cual debe ser organizado, clasificado y catalogado, para su conservación y

oportuna difusión. Cabe mencionar que para la recuperación de los documentos es

necesario un medio de reproducción, para que se puedan escuchar y difundir.

43 COMITÉ TÉCNICO DE NORMALIZACIÓN NACIONAL DE DOCUMENTACIÓN, MNX-R-002-SCFI-2007. Norma Mexicana de

Catalogación de Documentos Fonográficos. México: ILCE, 2008. ISBN: 970-792-007-6. Pág. 19

30

Es importante señalar que la organización es básica para la localización de los materiales,

ya que además permitirá mantener en orden las colecciones, asignar un lugar en el

archivo y sobre todo, conocer el contenido de los documentos sonoros.

La organización no sólo se aplica en documentos en soporte tradicional como lo es el

papel, sino que también en aquellos soportes considerados como especiales, como los

sonoros, audiovisuales, fotográficos. Para efectos de esta investigación sólo se retoman

los soportes sonoros.

Antonia Heredia Herrera enuncia que. “La organización en un archivo es el reflejo de un

sistema planificado de información. Los documentos y la información siguen los flujos del

procedimiento administrativo y es plasmada a través de un esquema de clasificación y

mediante los diferentes tipos de ordenación en las distintas series documentales”44.

Esta autora expone que la organización comienza con la clasificación de un fondo

documental y de las divisiones (sección y serie), y termina cuando se aplica un método

de ordenación a los documentos.

Gustavo Villanueva Bazán define la Organización Documental como: “El proceso que

evidencia y reconstruye en lo posible la estructura orgánica de un Archivo, mediante la

asignación del lugar definitivo del conjunto a cada uno de los grupos y/o piezas que lo

componen, de manera que represente la naturaleza de los organismos que generaron el

acervo.”45

Esta cita señala que en el proceso de organización también se le asigna un lugar

específico al documento y de esta manera se facilita su localización y consulta.

Si se lleva a cabo la organización de forma adecuada esta permitirá dar una estructura

lógica a cada fondo documental, así como su localización, control y manejo de los

documentos.

44

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. 5ª ed. Sevilla: Servicios de publicaciones de la Diputación

Provincial de Sevilla, 1991. Pág. 260

45 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La Archivística: Objeto e identidad. Pág. 97

31

2.1.1 Identificación

La identificación es el primer proceso que se realiza para llevar a cabo la organización

esto es mediante los caracteres que posee los documentos, para ello se realiza la

agrupación y separación de características según sea el soporte y tipología documental.

El Diccionario de Terminología Archivística define la identificación como: “la fase del

tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las

categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo”46

La identificación es por tanto la primera fase de la metodología archivística; que consiste

en la investigación del productor y del tipo documental. “Su objetivo será el conocimiento

exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica,

competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan,

procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos

imprescindibles para la delimitación de la serie documental.”47

Por lo tanto, la identificación es el análisis de las características de los documentos de

un fondo o una colección a fin de establecer series, esta identificación debería comenzar

en los archivos de trámite, cuando no se ha realizado este proceso y la documentación

se encuentra en el archivo histórico está obligado a aplicar el Principio de orden original

y de Procedencia, dicho análisis lo llamaremos estudio preliminar.

Los objetivos de la identificación son: reunir los elementos para organizar un fondo o

colección, distinguir o reconocer las series documentales y coadyuvar con los procesos

de registro y control de documentos.

El análisis tendrá dos apartados principales: caracterización archivística en la cual

deberá explicarse su tipología y su contenido informativo. Este a su vez se divide en

Estado de organización y Antecedentes del acervo. Y el otro punto es el análisis histórico-

46

LA TORRE MERINO y MARTIN PALOMINO. Escuela Iberoamericana de archivos, experiencias y materiales. Metodología para la

identificación y valoración de fondos documentales. Madrid: Ministerio de Educación Cultura y Deporte, S.G. de Información y

Publicaciones. 2000, pág. 14

47 Ibídem. Pág. 14

32

normativo que destaca las actividades sustantivas y darle seguimiento a su estructura

orgánica-funcional pero cuando ha habido variaciones conviene darles seguimiento

cronológico. Seriación en este caso deberán enumerarse las series resultantes del

proceso de identificación las cuales son el resultado de dos elementos esenciales: el

elemento que se identifica como la entidad productora y la tipología documental.

2.1.2 Clasificación

Para dar coherencia y estructura de forma organizada al volumen documental, y poder

recuperar la información de algún documento (en este caso fonograma) y con ello prestar

el servicio que tienen encomendado un archivo, es necesario establecer una clasificación.

Etimológicamente clasificar procede del latín classis facere. Hacer clases pero

desde la perspectiva archivística posee un sentido matizado. Clasificar consiste en

agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases,

desde los más amplios hasta los más específicos, de acuerdo con los principios de

procedencia y orden original dentro de la fase de tratamiento archivístico

denominado identificación.”48 Mientras para Arévalo la Clasificación “constituye una

destacada técnica documental escalonando desde las grandes agrupaciones de

documentos hasta la pieza simple, constituida por la misma unidad documental, el

documento, expediente, o la pieza documental en algunas cosas, unidad

indivisible49.

Para Cesar Gutiérrez Muñoz, Clasificar es “separar o dividir un conjunto de elementos

estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo

estableciendo una unidad-orden, que puede ser la data, el alfabeto, el tamaño o el

número.”50

Entonces la Clasificación es la agrupación de la Documentación la cual se realiza por

Series, Expedientes o Documento, este proceso divide o separa un conjunto de

elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que estos grupos queden

48CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid. Pirámide, 1996. Pág. 239

49 AREVALO JORDAN, Victor Hugo. Teoria, Fundamentos y Practica de la Archivologia. E-libro.net. Abril. 2002 pág. 175.

50 GUTIÉRREZ MUÑOZ, Cesar. Archivística. Materiales de enseñanza de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas. Perú, 1991.

Pág. 109

33

organizados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es único y

distinto de los demás, con características propias que lo diferencia de los otros.

Para llevar a cabo esta tarea archivística se necesita el cuadro de clasificación, siendo

un gráfico de la estructura del organismo productor, la clasificación debe realizarse de

acuerdo con el cuadro de clasificación elaborado para cada entidad, si el sistema de

clasificación funciona adecuadamente se mantendrá durante toda la vida de los

documentos.

La clasificación es fundamental para la administración efectiva de los registros corrientes.

El método de clasificación proporciona la base para preservar o distribuir los documentos

o registros selectivamente.

Tres elementos principales son los que deben considerarse en la clasificación de los

registros o documentos públicos: las acciones a que estos se refieren, la estructura

orgánica de la dependencia que los produce y sus asuntos por materias.

Los métodos de clasificación se pueden determinar cómo funcionales, organizativos y

por asuntos.

Clasificación funcional: deben tomarse en cuenta en la división sucesiva de los

documentos en clases o subclases.

Clasificación de organización: la estructura orgánica proporciona la base para el

más grande o mayor agrupamiento de los documentos. Ya sea en la clasificación

del mismo esquema, o en la descentralización física de los registros o

documentos. Si la estructura orgánica se refleja en un esquema de clasificación,

las clases o clasificaciones primarias representan usualmente los elementos

primordiales de organización de la dependencia.

Clasificación por asuntos: cuando los documentos no surgen o vinculan una

acción oficial positiva51.

51SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos Modernos: Principios y técnicas. 2ª ed. Habana: Archivo Nacional, 1958, Publicaciones

del Comité de Archivos de la Comisión de Historia. Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 4. Pág. 358

34

2.1.3 Ordenación

Ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que

puede ser el alfabeto, el tamaño o el número. Es el paso siguiente después de la

clasificación, consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de

acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas, que ha de aplicarse con

independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una sección de archivo

o bien a un conjunto de documentos relacionados por su asunto o por su tipología.

No sólo basta con tener la Documentación en un Archivo, la Ordenación es algo esencial

para poder facilitar la búsqueda de un Expediente o de algún Documento en específico,

Cruz Mundet menciona que “La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en

diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc.”52

“Los métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del

abecedario (alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los

números (numérico), la combinación de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico).”53

Existen dos tipos de Ordenación.

Método Directo. Son los que no requieren el empleo de Instrumento de Descripción

para su consulta y localización, estos pueden ser:

“Método Alfabético: El criterio establecido para emplearla se fundamenta en la utilización

de las letras del alfabeto. Los Expedientes pueden ordenarse de la A hasta la Z, y

presenta el método más conocido y empleado por el personal administrativo

(regularmente, las secretarias) para identificar los expedientes.”54

“Método Onomástico: Es el método que se aplica a los nombres de personas y apellidos

entre otros.”55

52 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística, 2° edición. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1996. Pág. 250.

53 Ibíd.

54 NÚÑEZ CHÁVEZ, Jorge. Manual de organización de archivos de trámite y manejo de correspondencia. 2a. ed. México: ADABI de

México, 2010. pág. 35

55 ARÉVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Editorial Santa Fe. Argentina. 200. Pág. 260

35

“Método Geográfico: Se basa de en ir de lo general a lo particular yendo de la división

continental (en orden alfabético), países, por continentes y dentro de cada país de

acuerdo a su división política (estados, provincias, departamentos) en orden alfabético

Método por Asunto o Materia: La ordenación por asuntos o materias, exige una relación

sumamente cuidadosa de los asuntos que contienen los documentos, toda vez que puede

realizarse de manera subjetiva, al quedar bajo la interpretación de cada archivista”56

“Método Cronológico: En el método de ordenación cronológico “la fecha de los

documentos es el criterio ordenador empleado por este método.”57

Métodos Indirectos: Son aquellos que necesariamente requieren instrumentos

para su localización y/o consulta.

Método Topográfico: El método topográfico está constituido por series numéricas con

diferente representación, sin embargo, se encuentran ligadas de manera estrecha, y

acompañadas de la numeración progresiva, conformando una clave de clasificación y

ordenación.

“Método Numérico: Con esta, lo que se pretende es dar un número consecutivo a los

documentos y expedientes, de tal manera que sean fácilmente localizables en el contexto

del archivo organizado.”58

Método Decimal: En este sistema se aplica el principio decimal a la subdivisión de los

conocimientos en las colecciones de la biblioteca la primera división la forma en diez

clases principales que abarcan todo el conocimiento y el trabajo intelectual.

Método Cromático: En el método de ordenación cromático, la base la forman los colores,

es decir, para organizar un archivo las series documentales, se diferencian de otras por

56

SCHELLENBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación. México, 1958. Pág. 135.

57 SCHELLENBERG, T. R. Archivos Modernos Principios y Técnicas, Archivo General de la Nación.

México, 1958. Pág. 140

58 Óp. Cit., NÚÑEZ Chávez, Jorge… pág. 35

36

el color utilizado. Cabe señalar, que dicho método es empleado en algunas entidades

para diferenciar las series que contiene un archivo.

Una vez que se tiene seleccionada la Ordenación se procede a la Archivación de los

Expedientes o cajas. Aquí se transportan las cajas Archivadoras debidamente

identificadas al local de depósito de la Unidad, y se coloca cada caja en el sitio donde le

corresponde de acuerdo al sistema de Archivación establecido, agrupando físicamente

los volúmenes según el Fondo, Sección y Serie respectivo.

2.2 Registro y creación del inventario

Los registros y la creación de inventarios permiten tener el control de la documentación

que se encuentra en un archivo, ya que dan cuenta del volumen documental, tipología,

fechas de ingreso, fechas extremas, las transferencias y el contenido de los soportes.

La Dra. Perla Olivia Rodríguez menciona que:

El registro y la creación del inventario son dos tareas que se llevan a cabo en el

momento en que un documento o colección ingresa al archivo. El registro se realiza

con la apertura de un expediente donde deberá incorporarse la documentación que

ampara la adquisición del ítem o colección (factura, carta de donación, memorando

de transferencia, convenio de adquisición, intercambio o de la figura que se trate

para cada caso). Además, a cada fonoregistro se le coloca en el lomo una clave

alfanumérica única e irrepetible59.

La cita se refiere a la elaboración de inventarios, cuando ingresan los soportes al archivo,

puede ser por trasferencia, donación o compra, una vez que la documentación es

recibida y revisada por los responsables del archivo, se coteja expediente por expediente

para verificar que la documentación consignada este completa de acuerdo a un inventario

y que los datos de identificación sean correctos, el registro se lleva a cabo cuando entra

la documentación por primera vez y se elabora para tener el control de la documentación

que ingresa al archivo.

59 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca. Óp. Cit. Pág. 106

37

Los inventarios que se manejan en un archivo pueden ser de transferencia, baja

documental o generales, Aurelio Tanodi se refiere al inventario como “una descripción

exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo.”60 Y de acuerdo a los

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, los Inventarios

documentales son “instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de

un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario

de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).”61

Antonia Heredia menciona que “es el instrumento de consulta que describe un fondo o

una colección mediante la reseña de sus series”62

Para Cruz Mundet existen dos tipos de Inventarios:

Inventario somero:

Comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad… su

utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las

existencias, pero el interés para los usuarios es mínimo pues le ofrece una

información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de la

documentación que pueden encontrar, es un primer procedimiento válido para la

descripción de grandes volúmenes documentales63.

Inventario Analítico: “Describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta

los expedientes, logra la mejor relación costos/beneficios porque permiten describir

uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios

para los usuarios”64

60

TANODI, Aurelio. Inventario, Catálogos e índices, CIDA: Córdoba, 1978. pág. 9. 61

MÉXICO. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la

Administración Pública Federal. México: AGN, 20 de febrero de 2004. [En Línea] Disponible en:

http;//www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/lineamientos.html

62HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, España, Diputación Provincial de Sevilla, 1991.

63 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 2a ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1996.Pág. 276

64 Ibíd.

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/lineamientos.html

38

Los inventarios son instrumentos de descripción que permiten identificar, describir, y

localizar las series documentales, de la misma manera nos ayuda a identificar la

documentación que se encuentra en el archivo y permite la conservación y recuperación

de la información en la organización de los documentos.

Cabe mencionar que el control se lleva mediante los inventarios y algo muy importante

que menciona la Dra. Perla Olivia Rodríguez es en cuanto a la formula clasificadora ya

que es mediante esta clave por el cual se facilitará la búsqueda porque es único e

irrepetible y se asienta en el inventario.

Ahora bien, los datos que se deben asentar en el inventario son esenciales y se realiza

según sean las necesidades del archivo o colección, de acuerdo con la Norma

Internacional de Descripción Archivística ISAG (G), el inventario debe consignar seis

elementos obligatorios:

1. Signatura/código de referencia. Son los códigos asignados a los países para

identificarlos en el contexto internacional.

2. Título. Es el nombre del archivo y del fondo o colección.

3. Fechas extremas. Corresponde a la fecha inicial y final del expediente. Se cita año,

mes y día o sólo los años inicial y final de la documentación.

4. Nivel de descripción. Se explica si el inventario se refiere a todo el fondo, a algunas

secciones o sólo a las series documentales, incluso a la unidad y/ pieza documental.

5. Volumen y soporte. En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo de

material empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías, papel,

películas, discos compactos, etc. Para finalizar se deberá indicar cuál es la unidad de

medida empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean

documentos, expedientes y cajas (señalar tipo y medidas de la caja, el material con que

están fabricadas), por ser las más comunes.

39

6. Nombre del productor. Es cualquier entidad (institución, familia o persona) que ha

producido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o

institucional.

Una vez enumerados estos elementos se evidencia que la utilidad del inventario es doble:

informar acerca del documento y localizar el mismo. Además de que el inventario es

también un instrumento de control de la documentación, el archivista sabe qué tiene y en

dónde está. Si se desea se pueden poner más elementos de la Norma, pero ya

dependerá de las necesidades de la institución, archivo o colección.

Considerando que la documentación a inventariar es sonoro requiere datos de acuerdo

al soporte, la revista de políticas y código de ética para el manejo de soportes sonoros

menciona que se debe “realizar el instrumento de descripción basado en las reglas de

catalogación estipuladas en la Norma Mexicana de Catalogación de Acervos

Videográficos, (Comité Técnico de Normalización de documentos 2008, 17) respetando

los lineamientos señalados para obras sonoras: o videográficas cuyo soporte físico es el

casete, cintas magnéticas, discos flexibles, duros y compactos”65

La cita es referente a la catalogación pero algunos datos se pueden adaptar para

inventario y basarnos en esta norma para retomar datos importantes que no deben faltar

en el inventario.

2.3 Control físico

El control físico es muy importante en la documentación, sin este no se podría realizar

una manipulación adecuada de los soportes lo que ocasionaría confusiones o perdida de

la documentación.

La Dra. Perla Olivia Rodríguez menciona que:

El Control físico de un archivo se basa en la propuesta de organización y

administración de los fonoregistros en una bóveda de almacenamiento analógico.

No obstante que en muchas fonotecas el crecimiento de las colecciones ha sido

65 BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS. Órgano de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. 4° época, Volumen 1, Número

1. Noviembre 2013. Pág. 50

40

arbitrario y los materiales se han ido acomodando conforme ingresan al archivo, lo

recomendable es contar con una propuesta clara de cómo organizar los

fonoregistros, considerando el tamaño de los soportes, el crecimiento del acervo y

los alcances del mismo. Con el propósito de tener un adecuado control físico,

presente y futuro del archivo sonoro66.

Por lo tanto, el control en los documentos (no sólo en los sonoros) permitirá el adecuado

manejo, así como también por medio de la elaboración de inventarios, los cuales pueden

ser de transferencia, baja documental o generales, siempre y cuando se encuentre

organizada la documentación y en un local, de lo contrario sería imposible identificar lo

que se tiene, asimismo contemplar la elaboración de vales de préstamo para tener el

control de la documentación consultada.

2.4 Organización del local

El local es importante para poder realizar la organización, ya que si no se cuenta con las

instalaciones correctas y adecuadas para el resguardo de la documentación, se corre el

riesgo de una mala preservación y conservación.

La autora Vicenta Cortés Alonso menciona algo muy interesante sobre el local, equipo y

material de instalación. “En la definición de archivo se establece que la conservación de

la documentación de todo tiempo tiene como fin un servicio. Tanto la conservación como

el servicio requieren, como bien se entiende, unos locales que tiene que reunir las

condiciones que permitan desempeñar estas dos funciones cabalmente.”67

Como bien se menciona, el local es algo esencial para poder brindar un mejor servicio al

usuario, en este la documentación se encontrará organizada de la mejor manera y

permitirá la localización de los expedientes y con ello evitar pérdida de tiempo y por

consiguiente una mejor conservación del documento.

Por otra parte, la Dra. Perla Olivia Rodríguez menciona que:

66

RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca

Nacional.1ª.edición.México: Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía: Library Outsourcing. ISBN: 978607-8024-06-3,

pág. 106.

67 CORTÉS ALONSO, Vicenta. Instalación: local, equipo y material. Pág. 51

41

La organización de los fonoregistros en las bóvedas de almacenamiento es una

actividad que, como se ha mencionado anteriormente, deberá ser planeada

tomando en consideración el crecimiento futuro de las colecciones. La forma más

recomendable de organización de un acervo es en función del tipo de soportes que

se resguardan, es decir tomando en cuenta el tamaño de los soportes. En este

sentido, es fundamental que en el momento de la adquisición de la estantería para

el almacenamiento se lleve a cabo un ejercicio de proyección del crecimiento de los

soportes, de acuerdo con el universo de documentos sonoros por tipo de soporte68.

Uno de los mayores problemas en las instituciones es que no cuentan con un inmueble

apropiado para la instalación de los documentos, ya que en ocasiones no se considera

el volumen documental que se tiene y el que se espera en un futuro además de tener en

cuenta el soporte que se maneja ( sonoro, fotográfico, papel, entre otros más) para

adquirirlo de acuerdo a las necesidades del acervo, ahora bien hay otro factor importante

a considerar no siempre se cuenta con el presupuesto para adquirir el mejor local así que

también es necesario adaptar el local de acuerdo a las necesidades del acervo para un

mejor resguardo de la documentación y sobre todo para una mejor organización del

archivo.

Ya que cada soporte ha sido identificado con una clave alfanumérica única e

irrepetible, la organización del archivo en función del tamaño de los soportes será

una tarea sencilla, siempre y cuando, se cuente con un control puntual, a través de

la base de datos que administre la información de cada documento y su ubicación

dentro de la bóveda. Para cumplir con este fin es recomendable que cada bóveda

cuente con un plano general que permita ubicar por coordenadas los

fonoregistros69.

68 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca. Óp. Cit. Pág. 107

69 Ibídem.

42

Una vez que se cuente con el local adecuado es necesario que la documentación se

organice y elabore un inventario y de esta manera poder realizar la ubicación topográfica

para cada documento o expediente, además de la elaboración de un instrumento de

apoyo (mapa topográfico) para saber cómo se encuentra organizada dentro del local y

evitar pérdida de tiempo al realizar la búsqueda.

“Es recomendable que las colecciones sonoras de un mismo formato que lleguen al

acervo traten de tener una ubicación física de manera conjunta. No obstante, podrán

presentarse situaciones en las cuales las colecciones ingresen en un momento

determinado y más adelante, incluso años después, se incorporen otros documentos de

la misma; en este caso se deberá continuar con la lógica de organización del archivo.”70

Antes de instalar la documentación en el local es importante conocer el volumen

documental y la tipología y con ello dejar constancia de la documentación que ingresa y

del crecimiento de la misma, esto permitirá dejar los espacios y con ello evitar que se

encuentre separada de la colección o del fondo.

El local de almacenamiento va hacer el inmueble en donde será resguardada la

documentación y se le dará una ubicación al documento, primeramente el lugar debe

estar libre de polvo, gases, solventes, telarañas y otras sustancias que puedan afectar

los materiales sonoros, esto es para almacenar y conservar adecuadamente los

fonogramas.

Por lo anterior, el área se deberá asear únicamente con trapos apenas húmedos, sin

jabón ni productos de limpieza, y que no produzcan pelusa, el piso debe limpiarse

preferentemente con un mopo cepillo seco, o cuando mucho un trapeador apenas

húmedo y sin líquido limpiador; nunca debe meterse una cubeta con agua a la fonoteca

y suprimir el consumo de alimentos y bebidas al interior del inmueble.

70 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca Nacional. Óp. Cit. Pág.

107

43

La Dra. Perla Olivia menciona que existen dos tipos de locales o bóvedas los cuales son

“las bóvedas de almacenamiento analógico que conservan los fonoregistros y las de

herencia digital que resguardan el Sistema de Almacenamiento Masivo Digital.”71

Las bóvedas de almacenamiento a su vez están divididas en dos partes que son de

almacenamiento definitivo y las de tránsito, las primeras se refieren a la bóveda en donde

estará resguardada la documentación de una forma permanente, es decir, se le asignará

al documento un lugar de resguardo definitivo y las segunda como bien su nombre lo

menciona son de tránsito, es decir, sólo estará el documento resguardado en esa bóveda

de una forma temporal, ya sea durante la recepción, préstamo, área de consulta.

El local del archivo debe garantizar la conservación de los documentos al igual que

contemplar el crecimiento del archivo en un futuro y ser un lugar seguro para la salva

guarda de los documentos.

71 RODRÍGUEZ RESÉNDIZ, Perla Olivia. El Archivo Sonoro. Fundamentos para la creación de una Fonoteca Nacional. Óp. Cit.

Pág. 133

44

CAPÍTULO 3

Organización de la colección fonográfica del CENIDIM

En este capítulo se desarrolla el proceso de organización aplicado a la colección

fonográfica del CENIDIM, misma que se integra por fonogramas que contienen

información de los diversos eventos que se han realizado en la institución.

Se inicia presentando un diagnóstico que tiene como finalidad identificar la situación en

la cual se encuentra la colección, para ello se retoman datos relacionados con los fondos

y colecciones a los cuales pertenecen los fonogramas, fechas extremas, tipología,

volumen y condiciones de los soportes, una vez identificados se procede con el proceso

de identificación, clasificación y ordenación y se finaliza con el diseño y elaboración de

los formatos de inventario general para cada uno de los soportes que componen la

colección.

3.1 Diagnóstico

En este apartado se darán a conocer los datos relacionados con los fondos y colecciones

a las que pertenecen los soportes que conforman la colección de los eventos del

CENIDIM, las fechas extremas, tipología, volumen y condiciones en que se encuentra.

Fondos y colecciones a las que pertenece. Estos soportes fueron grabados conforme

se realizaban eventos en el CENIDIM, estas grabaciones pertenecen a las siguientes

Instituciones: Instituto Nacional de Bellas Artes (INBA), Centro Nacional de las Artes

(CNART), Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA) o del mismo

CENIDIM.

Fechas extremas. Estas se refieren a la fecha de apertura y cierre de un expediente, en

este caso al documento o pieza documental más antigua a la más actual. Las fechas

extremas de la colección corresponden a los años de 1995 a 2009.

Tipología y Volumen. La colección fonográfica de los eventos del CENIDIM se encuentra

integrada por los siguientes soportes y volumen:

45

Soporte Volumen

Casetes 476

Dats 27

Cds 384

Videocasetes 19

TOTAL 906

El volumen de la colección es de 906 soportes, esto sin contar las copias existentes de

algunos de ellos, este material se integra por los siguientes temas:

Conferencias: Las cuales están relacionadas con músicos y compositores.

Entrevistas realizadas a grandes figuras que han contribuido en la investigación

musical tales como: Carmen Sordo Sodi, entrevista con Hernrietta Yurchenco y

Eduardo Contreras Soto.

Cursos y Talleres: Los cuales se imparten al personal que labora en el CENIDIM

y personas que participan con su servicio social, algunos talleres también se

ofrecen al público en general, todo depende del tema.

Música: Este material está relacionada con los compositores y su música,

audiciones guiadas, compositores e investigadores extranjeros.

Investigaciones relacionadas con la música mexicana tales como: Investigaciones

nacionales, constructores y restauradores, intérpretes y directores, fiestas y

tradiciones, música popular urbana, entre algunos títulos podemos encontrar las

mujeres rockeras mexicas, la casa de la música mexicana, la conservación de

instrumentos musicales en la Escuela Nacional de Conservación, la organización

delos acervos musicales de la Escuela Nacional de música.

Estos materiales se encuentran ubicados en los fondos especiales del CENIDIM (nombre

que tienen asignado por la misma institución las colecciones de fonogramas), estos

soportes se encuentran en 37 cajas.

46

Condiciones. Se observa que estos documentos fueron acumulados sin ningún orden y

depositados en cajas de polipropileno de 31.5 cm largo x 14 de ancho x 32 cm de alto,

las cajas se encuentran en buenas condiciones y con una etiqueta que indican el número

de caja siendo estas del 1 al 37 y están instaladas en dos anaqueles de metal de 6

charolas cada uno, los soportes a simple vista se observan en buenas condiciones.

Ubicación. La colección se encuentra ubicada en el octavo piso de la torre de

investigación del Centro Nacional de las Artes (CENART) en un cuarto muy pequeño de

9 m2 aproximadamente, en el cual también se encuentran instrumentos de música como

violines, maracas, repicador, bongos, congas, mandolinas, clarinetes, entre otros; y

aparatos para digitalización, además de otro acervo documental el cual tampoco se

encuentra organizado.

Proceso de organización. La colección de los eventos del CENIDIM sólo cuenta con un

listado, el cual contiene los títulos de los fonogramas, tipo de soporte, copias existentes

y las fecha de grabación. Los soportes no están organizados y carecen de una clave de

clasificación, la desorganización del acervo provoca que no se tenga un adecuado control

de las piezas y se desconoce el contenido de los soportes.

El proceso de organización no se ha realizado debido a diversos factores como la falta

de conocimiento en la materia archivística, la falta de personal especializado en estos

soportes y con conocimientos en materia de archivos, la Coordinación de Documentación

informa que tampoco se contrata personal por falta de recursos financieros, por el

momento sólo se encuentra una sola persona a cargo de este acervo siendo un Ingeniero

en música, mismo que desconoce la teoría archivística para llevar a cabo los procesos a

los cuales se debe de someter la documentación, tampoco se cuenta con las

instalaciones adecuadas para su conservación.

3.2 Proceso de Organización

Para poder llevar a cabo la organización en estos fonogramas, se aplicarán los procesos

archivísticos como: la identificación, clasificación y ordenación de los fonogramas que

contiene dicha colección.

47

Una vez realizados estos procesos en los fonogramas es posible tener una adecuada

organización del material así como su recuperación, control y posterior consulta.

A continuación se presentan cada uno de los procesos de organización que se aplicaron

en la colección.

3.2.1 Identificación

En la fonoteca del CENIDIM existen diferentes colecciones en distintos formatos y

soportes, como su nombre lo indica es un archivo sonoro.

La colección de los eventos del CENIDIM se integra por los siguientes soportes: casetes,

dats, Cd´s y videocasetes, mismos que corresponden a los años 2005 al 2009 y contienen

información relacionada con conferencias, talleres, seminarios, entrevistas y actividades

concernientes a la investigación musical.

Dicha colección se encuentra desorganizada y lo primero a realizar es la identificación,

ya que es la primera fase dentro de las actividades que se desarrollaron, para esto fue

necesario tener conocimiento de la institución que genera la documentación.

Durante esta etapa se realizaron reuniones con el coordinador del proyecto y con el

responsable de la fonoteca, con el fin de tener datos más precisos de la institución,

quienes informaron el marco normativo por el cual se rige la institución, siendo este:

Marco Normativo. El CENIDIM cuenta con una Base Legal por la cual guía todas

sus actividades.

Ley que Crea el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura.

(Artículo 2) publicada en el D.O.F. del 31 de diciembre de 1946 y Reformada

el 11 de diciembre de 1950.

ARTICULO 2°.- El Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura dependerá

de la Secretaría de Educación Pública y tendrá las finalidades siguientes:

48

I.- El cultivo, fomento, estímulo, creación e investigación de las bellas artes en

las ramas de la música, las artes plásticas, las artes dramáticas y la danza,

las bellas letras en todos sus géneros y la arquitectura.

II.- La organización y desarrollo de la educación profesional en todas las

ramas de las Bellas Artes; de la educación artística y literaria comprendida en

la educación general que se imparte en los establecimientos de enseñanza

preescolar, primaria, de segunda enseñanza y normal.

Para la coordinación, planeación, organización y funcionamiento de la

finalidad a que se contrae el presente inciso, se creará un Consejo Técnico

Pedagógico como órgano del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura,

que bajo la presidencia de su director se integrará con representantes de las

dependencias técnicas correspondientes de la Secretaría de Educación

Pública y con representantes de las dependencias también técnicas del propio

Instituto.

III.- El fomento, la organización y la difusión de las Bellas Artes, inclusive las

bellas letras, por todos los medios posibles y orientada esta última hacia el

público en general y en especial hacia las clases populares y la población

escolar.

IV.- El estudio y fomento de la televisión aplicada a la realización, en lo

conducente, de las finalidades del Instituto.

V.- Las demás que en forma directa o derivada le correspondan en los

términos de esta Ley y de las que resultaren aplicables.

Bases Generales que Regulan la Educación y la Investigación Artísticas del

Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura. Título séptimo de los Centros

de Investigación, Capítulo I al VII 1° de enero de 2006. Publicadas en el portal

www.bellasartes.gob.mx

Estos capítulos hacen referencia a las Disposiciones Generales que tienen

los Centros de Investigación además de las funciones de los directivos, de los

http://www.bellasartes.gob.mx/

49

Coordinadores de Investigación, Documentación, Información y Difusión, del

personal académico de investigación, del Consejo Académico, de las

academias y del Colegio de investigadores.

Manual General de Organización del Instituto Nacional de Bellas Artes y

Literatura. Apartado Centro Nacional de Investigación Documentación e

Información Musical (CENIDIM) “Carlos Chávez”.

Publicado en el portal www.bellasartes.gob.mx

El cual menciona el objetivo y funciones que tiene el CENIDIM, que consiste

en impulsar la creación musical a través de la investigación experimental, y la

educación artística, con una perspectiva nacional para procurar la formación,

organización y preservación de la memoria documental del centro;

proporcionar asesorías e información especializadas; así como la difusión de

las diversas técnicas y recursos utilizables para el desarrollo de las artes y de

los resultados de sus investigaciones.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (Artículo 19) publicada en

el D.O.F. del 29 de diciembre de 1976 y Reformada el 28 de noviembre de

2008.

Artículo 19. El titular de cada Secretaría de Estado expedirá los manuales de

organización, de procedimientos y de servicios al público necesarios para su

funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura

orgánica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas,

así como sobre los sistemas de comunicación y coordinación y los principales

procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y demás

instrumentos de apoyo administrativo interno, deberán mantenerse

permanentemente actualizados. Los manuales de organización general

deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación. En cada una de las

dependencias y entidades de la administración pública federal, se

mantendrán al corriente los escalafones de los trabajadores, y se

http://www.bellasartes.gob.mx/

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establecerán los sistemas de estímulos y recompensas que determinen la ley

y las condiciones generales de trabajo respectivas.

El Centro Nacional de Investigación Documentación e Información Musical

(CENIDIM) “Carlos Chávez”. Cuenta con los siguientes Instrumentos:

Cuadro General de Clasificación Archivística. El CENIDIM, utiliza el Cuadro de

Clasificación del Instituto Nacional de Bellas Artes (INBA). (ver anexo 1) y está

conformado por:

Sección 4: Educación e investigación artística.

Descripción: Integrada por dos subsecciones; Administración de Asuntos

Académicos y de Investigación y Administración de los Servicios Educativos.

Subsección 1: Administración de asuntos académicos y de investigación.

Descripción: esta subsección se compone de 11 series documentales:

Realización de proyectos académicos; de proyectos de investigación; de

proyectos de documentación; aplicación de planes de trabajo docentes;

aplicación de evaluaciones académicas; integración de órganos colegiados

educativos y de investigación; Emisión de dictámenes académicos; Programa

Nacional de Carrera Magisterial; Operación de Planes y Programas de Estudios;

Receso escolar y acopio de curricula de expertos.

Serie 3: Realización de proyectos de documentación

Descripción: Contiene los expedientes de los proyectos especializados de los

centros de documentación para registrar la memoria histórica – cultural en las

diferentes disciplinas artísticas en México.

Valor: Administrativo.

Vigencia en el archivo de Trámite: 2 años

Vigencia en el archivo de Concentración: 20 años.

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Catálogo de Disposición Documental. El Cuadro General de Clasificación

Archivística del INBA contiene un apartado de valoración documental y

Vigencia.

En el siguiente cuadro se presenta información relacionada con el volumen documental

por tema.

Colección Fonográfica de los Eventos del CENIDIM

Tema Volumen documental

1 Coloquios 41

2 Conferencias 110

3 Cursos y talleres 68

4 Entrevistas 86

5 Investigaciones 89

6 Mesas redondas 28

7 Música 169

8 Presentaciones 12

9 Seminarios 79

10 *Sin información escrita en el soporte 224

Total 906

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*los fonogramas que no contienen datos en el soporte o en los estuches es necesario

escucharlos para identificar el tema.

De acuerdo al cuadro anterior, se observa que existen 12 sopores con el tema de

presentaciones, seguidos de 28 que contienen temas de mesas redondas, 41 con el tema

de coloquios, 68 soportes con el tema de cursos y talleres, seguidos de 79 relacionados

con seminarios, 86 soportes con el tema de entrevistas, 89 soportes con el tema de

investigaciones, 110 soportes de conferencias, 169 soportes con el tema de música y por

ultimo con el mayor volumen documental de 224 soportes los cuales aún no han sido

identificados siendo un total de 906 soportes.

En esta gráfica se muestran los datos que se obtuvieron en el proceso de identificación

realizado en cada uno de los soportes, mismos que se tomaron de las etiquetas que tiene

cada uno de los soportes.

Una vez realizada la identificación se procede con el siguiente proceso de clasificación.

53

3.2.2 Clave de Clasificación

Para realizar este proceso fue necesario conocer el Cuadro General de Clasificación con

el que cuenta la institución, mismo que fue validado por el Archivo General de la Nación

y se solicitó al encargado del acervo información relacionada con la fonoteca y su

ubicación dentro de este instrumento.

Una vez revisado el instrumento e identificadas las claves que le corresponden a la

fonoteca y a la colección, se realizó la siguiente clasificación.

4.1.3: Corresponde a la serie en el cual recae las funciones del CENIDIM dentro

del Cuadro de Clasificación del INBA

CFEC: Debido a que la fonoteca maneja diversas colecciones es necesario

señalar a que colección se refiere, por ello se le asignaron estas siglas mismas

que corresponden a las iniciales de la Colección Fonográfica de los Eventos del

CENIDIM.

Tema: Este permitirá identificar el tema por medio de las siguientes abreviaturas.

Tema

1 Coloquios Colo

2 Conferencias Conf

3 Cursos y talleres CyTa

4 Entrevistas Entr

5 Investigaciones Invs

6 Mesas redondas Mere

7 Música Musc

8 Presentaciones Pres

9 Seminarios Semi

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Las abreviaturas se conformaron por cuatro letras, iniciando por una letra

mayúscula y las tres restantes minúsculas.

Soporte. Para identificar el tipo de soporte se toma en cuenta el siguiente cuadro

en donde se señala el soporte y su abreviatura.

Soporte Abreviatura

Casetes Cast

Dats Dat

Cds Cds

Videocasetes Vica

Estas abreviaturas se conforman al inicio por una letra mayúscula que indica la

primera letra del soporte seguido de letras minúsculas que dan referencia al tipo

de soporte.

Número consecutivo: Tomando como base el orden físico que tendrán los soportes

en los anaqueles se le asignó un número consecutivo, para facilitar su búsqueda.

La numeración se realizará por separado, según corresponda el formato, es decir,

los casetes iniciarán con el 001 al 476, ya que es el volumen documental que se

tiene hasta estos momentos y más lo que pueden ingresar a futuro, los Cd´s del

001 al 384 ya que es el número de Cd´s que se tienen, esto permitirá la integración

de nuevos fonogramas sin tener que moverlos.

Número de tomos: algunos temas son conformados por dos o tres partes o tomos,

es por ello que se consideró indispensable este elemento para identificar el

número de casetes o Cd´s conforman un asunto.

Considerando lo anterior, la formula clasificadora y las etiquetas se conforman de la

siguiente manera:

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Una vez que sea aprobada la clave de clasificación se procederá a la rotulación de los

fonogramas, y para ello se utilizarán etiquetas libre de ácido con capa de aluminio para

evitar la migración de la tinta al casete.

3.2.3 Método de ordenación

El método que se asignó a la colección es el numérico, ya que se contempla el

crecimiento del acervo y se puede realizar conforme va ingresando la documentación a

la fonoteca y de esta forma identificar cada pieza documental con un número progresivo

y único el cual permitirá localizarlo de forma expedita.

Este método de ordenación es indirecto a lo que se refiere que necesariamente requiere

de un instrumento para su localización y/o consulta, esto puede ser un manual que

especifique la secuencia numérica y de cómo están organizados y de un inventario para

saber el contenido de cada pieza documental, con este método lo que se pretende es dar

un número consecutivo a los documentos y expedientes, de tal manera que sean

fácilmente localizables en el contexto del archivo organizado.

Este método se propuso porque es el que más de apega a las necesidades de la

fonoteca, ya que el coordinador de documentación y el encargado de la fonoteca

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señalaron que es la forma más rápida y fácil de localizar el fonograma con la ayuda del

inventario.

Debido a las condiciones del local, se propone utilizar cajas de polipropileno, para los

casetes y Dats mismas que son ideales para el archivo y conservación de la colección.

La ordenación al interior de la caja se realizara de arriba a abajo, de izquierda a derecha

como lo muestra el siguiente ejemplo:

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Para los Videocasetes se empleará el mismo modelo de caja, solo que la capacidad es

para doce documentos.

Para los Cds, como primer paso se elaboraran nuevas fundas debido que con las que

cuentan tienen una gran cantidad de polvo y son de cartón, lo que daña al soporte por

ello se modificaran por otras de papel libre de ácido y con reserva alcalina de carbonato

de calcio, que actúa como barrera para neutralizar los gases del ambiente. Una vez

realizada esta actividad se colocan en una caja de polipropileno que está diseñada con

solapa superior para evitar el polvo, como lo muestra la imagen.

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En la siguiente imagen se muestra la manera en que se organizarán las cajas en el

anaquel, se inicia por colocar el número que indica la forma de colocarlas, siendo esta de

arriba hacia abajo, posteriormente se continuarán como las letras iniciando de derecha a

izquierda, se decidió colocarlas en este anaquel ya que es el más apropiado que tiene la

institución para la adecuada organización del material.

Cajas ordenadas en el anaquel

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3.3 Propuesta del Diseño y elaboración del Inventario general

El último proceso que se realizó fue la propuesta del diseño y elaboración de un inventario

general para la colección de los eventos del CENIDIM, mismo que se propone para cada

uno de los soportes, es decir, se obtendrán cuatro inventarios diferentes uno para cada

tipo de soporte, casetes, Dats, Cds y videocasetes, esto permite nuevos ingresos al

acervo, se evita que se mueva la numeración y se da una continuidad a los números

progresivos.

El inventario General está conformado por trece elementos, siendo estos:

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En el siguiente cuadro se explica de forma precisa el llenado de este instrumento.

Identificación Concepto Descripción

1. Subsección Se anota el nombre de la Subsección a la que

pertenece la colección, siendo esta.

Administración de Asuntos Académicos y de

Investigación

2. Serie Se anota el nombre de la serie a que pertenece

la colección, siendo esta. Realización de

Proyectos de Documentación

3. Colección Se anota el nombre de la colección a la que

pertenece el acervo fonográfico, siendo esta.

Eventos del CENIDIM

4. N°. consecutivo Se anota el número consecutivo de cada uno de

los documentos que se están describiendo.

5. Clasificación Se anota la clasificación documental que haya

sido asignada al fonograma. Ejemplo:

4.1.3/CFEC/Musc/Vica/001/1-2

6. Asunto o título Se anota el asunto de que trata el fonograma o

bien el título asignado que se le ha dado.

Ejemplo: 3er encuentro de la Canción Infantil

7. Descripción Se anota una breve descripción sobre el

contenido del documento.

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8. Fechas Se anota la fecha(s) en la cual fue creado el

fonograma y de contener la fecha de cierre del

tema también se incluye

9. Tipo de soporte Se anota el tipo de soporte, siendo estos: casete,

Dats, Cd´s o videocasetes

10. Tomos Se anota el número de fonogramas que

conforman un mismo asunto

11. Original Se anota una X si el documento es original

12. Copia Se anota el número de copias en caso de existir

13. Observaciones Se anotan datos adicionales que no fueron

contemplados, como por ejemplo; fonograma

roto o dañado, que incluye fotografías u otro tipo

de soporte, etc.

La información incluida en este cuadro permite que las personas que realicen el llenado

del formato de inventario cuenten con toda la información necesaria para el adecuado

vaciado de la información.

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Los inventarios se realizarán por separado debido a que son cuatro soportes diferentes

y se esperan nuevos ingresos al acervo, es por ello que se realiza un inventario para:

casetes, Dats, Cd´s y videocasetes, y con esta, cuando ingresen nuevos soportes no se

altere la numeración, además que se pretende que ya se encuentren inventariados e

identificados para cuando se disponga ser llevado el material a la Fonoteca Nacional se

identifiquen de una manera más fácil.

Los inventarios Generales para la colección de los eventos del CENIDIM, permitirán tener

un mejor control de la documentación así como la recuperación de la información y con

ello también se podrá evitar la pérdida de soportes y del tiempo de consulta de algún

material.

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Conclusiones

Para lograr está investigación acerca de organización y realización de inventarios en

fonogramas, surge a partir de llevar a cabo la recopilación y consulta de las diversas

fuentes bibliográficas que se encuentran dispersas, para lo cual se procedió a ordenarla,

analizarla y comprenderla para manifestarla dentro del trabajo de investigación.

En la elaboración fue necesario recordar notas de las asignaturas que se imparten en la

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), como Introducción a la

Archivonomía, Soportes de la Información, Clasificación, Catalogación, Descripción de

Archivos, Acervos Especiales, Archivo de Trámite, Concentración e Histórico,

Diagnóstico, Organización de Archivos I y II y Lenguajes documentales, por mencionar

algunas, esto me permitió tener una base teórica para sustentar esta investigación y

poder llevar a cabo la identificación, clasificación, ordenación y elaboración de inventario

general.

La realización de este trabajo me dejó una gran experiencia debido a que pude comprobar

que la práctica es lo que nos ayuda a reforzar los conocimientos adquiridos en las aulas

de la ENBA.

El trabajo del archivista es esencial en cada Institución y aún más cuando no existe una

organización de la documentación, ya que es el que se encarga de la administración

documental y organizarla de acuerdo a las normas y leyes establecidas sin perder en

cuenta la difusión de la información.

Cuando un archivo no se encuentra organizado, implica pérdida de tiempo al querer

localizar un documento y evita brindar un buen servicio como puede ser la consulta

interna de documentos o el préstamo para su reproducción, además impide la

elaboración de los instrumentos de descripción como las guías, inventarios y catálogos.

Por lo mencionado en el párrafo anterior, es necesario el proceso de organización, en

este trabajo se demostró que para organizar una fonoteca se aplica los mismos procesos

de organización como en los soportes tradicionales como es el papel, procede en la

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identificación del material, la clasificación y ordenación, pero también es necesario

investigar sobre los fonogramas a trabajar para contar con una manipulación correcta del

material además de saber con qué se está trabajando.

Fue interesante haber trabajado con documentación que no se encuentra en soporte

tradicional como lo es el papel, pero a la vez se dificultó, ya que lamentablemente se

cuenta con muy poco material de consulta sobre la organización de fonogramas, ya que

en la ENBA sólo se imparte dos materias que tratan el tema sin profundizar, una de ellas

es soportes de la información, en esta signatura sólo nos mencionan los diferentes

soportes que existen para plasmar la información y la otra es acervos especiales, en la

cual sólo nos explican de una manera breve las características de los archivos que son

diferentes a los de soporte papel, como las fotografías, las fonotecas, cinetecas,

planotecas, entre otras más.

Para la elaboración de este trabajo fue necesario incorpórame a la línea de investigación

que tiene la ENBA a cargo de la Mtra. María Mercedes Fernández Carbajal, la cual

permite que los alumnos interesados en este tema se les proporcione la base teórica y

práctica para que realicen su trabajo de titulación, esto me permitió ampliar más mi visión

y conocer cosas nuevas que desconocía de los archivos sonoros.

Los soportes sonoros son materiales que requieren de un cuidado y manejo especial para

su adecuada manipulación y conservación, ya que son muy valiosos porque en ellos se

encuentra información que no está escrita en un soporte tradicional, sino que es audible

y esto permite conocer los sonidos, las voces, los testimonios de los involucrados en

estos soportes.

Al inicio del servicio social desconocía como trabajar con estos materiales, pero aplicando

los conocimientos adquiridos durante estos 9 semestres de la Licenciatura y con la ayuda

de mi asesora de tesina, la cual me brindo todo su apoyo para la elaboración de mi trabajo

proporcionándome algunas fuentes bibliográficas, su experiencia en el tema, su tiempo

incondicional y paciencia para explicarme, lo cual ha sido de mucha ayuda y sin su apoyo

no hubiera sido posible realizar este proyecto.

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La organización documental de la fonoteca del Centro Nacional de Investigación,

Documentación e Información Musical “Carlos Chávez” (CENIDIM) se llevó a cabo de

manera satisfactoria, logrando el objetivo establecido en el proyecto realizar la Propuesta

de organización de la Colección Fonográfica de los Eventos del CENIDIM.

Para ello se realizó el proceso de identificación en cada fonograma que conforma esta

colección y así poder integrarlos en los temas a los que corresponde.

La clasificación se elaboró mediante el análisis del Cuadro General de Clasificación y de

acuerdo a las necesidades de la institución para poder asignar una clave de clasificación

que se propone se implemente en la Institución.

El proceso de ordenación también se realizó de acuerdo a las necesidades de la

institución y al método numérico que se asignó al material de tal manera que fuera fácil

y rápido identificarlo sin la necesidad de revisar varias cajas.

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creación de una Fonoteca Nacional.1ª.edición.México: Escuela Nacional de

Biblioteconomía y Archivonomía: Library Outsourcing. ISBN: 978607-8024-06-3. 254

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Comisión de Historia. Instituto Panamericano de Geografía e Historia, 4. 358 págs.

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BUAP, Archivo Histórico, 2007. ISBN: 968-863-931-1. 156 págs.

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mexico-con-la-influencia-africana/



73

Anexos

74

Anexo 1

Cuadro General de Clasificación Archivística INBA 2012

Se marca con círculos la sección, subsección y serie a la que pertenece el CENIDIM

escuela nacional de biblioteconomÍa y … · hellmer, henrietta yurchenco, gerónimo baqueiro...

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