escrituração contábil digital - ecd belo horizonte, 11 de julho de 2012
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Escrituração Contábil Digital - ECD
Belo Horizonte, 11 de julho de 2012
Sumário da apresentação
1. Livros constantes da ECD
2. ECD - Legislação Básica
3. Escrituração Contábil Digital – ECD – O que é
4. Quem deve apresentar a ECD
5. Prazos para Apresentação da ECD
6. Quantidade e limites dos arquivos da ECD
7. Assinatura dos Livros Digitais Contábeis
8. Formas de Escrituração do SPED Contábil
Sumário da apresentação
9. A autenticação e substituição da ECD
10.Leiaute da Escrituração Contábil
11.Funcionalidades do SPED Contábil
12.Termos de Abertura e Encerramento da ECD
13.Demonstrações Contábeis na ECD
14.Dispensa de obrigações acessórias com a ECD
15.Multa por atraso na entrega da ECD
Escrituração Contábil Digital – ECD – O que é
• O SPED Contábil é a substituição da
escrituração contábil em papel pela
Escrituração Contábil Digital – ECD.
• Essa substituição ocorre para todos os efeitos
legais.
• A validade jurídica é assegurada pela assinatura
digital.
Livros constantes da ECD
• Os livros transmitidos digitalmente
correspondem ao livro Diário e seus auxiliares,
se existentes, e ao livro razão e os auxiliares,
quando houver.
• Os Balancetes Diários são utilizados
principalmente por instituições financeiras.
• No estágio atual do SPED Contábil, ainda
depende de normatização a captação das fichas
de lançamentos.
ECD - Legislação Básica
• Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 – Ato
instituidor do Sistema Público de Escrituração
Digital - SPED.
• Departamento Nacional do Registro de
Comércio - Instrução Normativa Nº 107, de 23
de maio de 2008 – Dispõe sobre a autenticação
de instrumentos de escrituração dos
empresários, sociedades empresárias,
leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes
comerciais.
ECD - Legislação Básica
Conselho Federal de Contabilidade
• Resolução N° 1.299/10 – Aprova o Comunicado
Técnico CT 04 que define as formalidades da
escrituração contábil em forma digital para fins
de atendimento ao Sistema Público de
Escrituração Digital (SPED).
• Resolução N° 1.020/05 – Aprova a NBC T 2.8 –
Das Formalidades da Escrituração Contábil em
Forma Eletrônica.
ECD - Legislação Básica
Receita Federal
• Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de
novembro de 2007 (com as alterações da IN RFB
825/08 e da IN RFB 926/09). Institui a
Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e
previdenciários). Seu anexo contém uma boa
referência para entender a estrutura do arquivo
da escrituração contábil, seu leiaute, o Manual
de Orientação do Leiaute da Escrituração
Contábil Digital – LECD.
ECD - Legislação Básica
Receita Federal
• Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de
março de 2009 – Altera os arts. 2º, 3º, 5º , 6º e
7º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007. Seu
anexo mostra as alterações no leiaute do
arquivo. Deve ser lido junto com o anexo da IN
RFB nº 787/2007.
• Instrução Normativa RFB nº 1.139, de 28 de
março de 2011 – Altera a Instrução Normativa
RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, que
institui a Escrituração Contábil Digital, no que
diz respeito ao SPED Contábil.
ECD - Legislação BásicaReceita Federal
• Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36, de 18 de
dezembro de 2007 – Dispõe sobre as regras de
validação e as tabelas de códigos aplicáveis à
Escrituração Contábil Digital. O Anexo I traz as
regras de validação associando-as com
registros e campos do leiaute da ECD – LECD. É
a referência fundamental para entender a
estrutura do arquivo da escrituração contábil e
as regras de validação pertinentes aos registros
(incluindo sua existência) e campos. O Anexo II
traz as tabelas de código utilizadas no sistema,
incluindo o Plano Referencial.
ECD - Legislação Básica
Receita Federal
• Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20, de
28/05/2009 – Dispõe sobre as regras de
validação e as tabelas de códigos aplicáveis à
Escrituração Contábil Digital. Alterado pelo Ato
Declaratório Executivo Cofis nº 29, de 9 de
junho de 2010. Seus dois anexos alteram os
anexos do ADE COFIS nº 36, de 18 de dezembro
de 2007.
• Ato Declaratório Executivo Cofis nº 29, de 09 de
junho de 2010 – Altera o anexo II do Ato
Declaratório Cofis nº 20, de 28 de maio de 2009.
Quem deve apresentar a ECD
• O art. 3º da IN RFB nº 787, de 19 de novembro
de 2007, com a redação dada pela IN RFB nº
926, de 11 de março de 2009, dispõe que são
obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º
do Decreto nº 6.022, de 2007:
“I - em relação aos fatos contábeis ocorridos a
partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades
empresárias sujeitas a acompanhamento
econômico-tributário diferenciado, nos termos
da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de
2007, e sujeitas à tributação do Imposto de
Renda com base no Lucro Real;
Quem deve apresentar a ECD
II - em relação aos fatos contábeis ocorridos a
partir de 1º de janeiro de 2009, as demais
sociedades empresárias sujeitas à tributação
do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
• A partir de 2009, e até o presente momento,
estão obrigadas a entregar o SPED Contábil
todas as sociedades empresárias tributadas
pelo Lucro Real.
Quem deve apresentar a ECD
• As sociedades simples e as microempresas e
empresas de pequeno porte optantes pelo
Simples Nacional estão dispensadas da entrega.
• Qualquer empresa pode apresentar a ECD
facultativamente.
• No entanto, para efetuar a entrega da ECD é
preciso ter registro na junta comercial e possuir
um NIRE. Há previsão para que futuramente seja
possível entregar a ECD sem fornecer um NIRE
e, portanto, sem autenticação pela Junta
Comercial.
Quem deve apresentar a ECD
• O Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007,
que institui o Sistema Público de Escrituração
Digital – SPED, utiliza, na definição do sistema,
o termo “...dos empresários e das sociedades
empresárias...”. Os usuários do SPED são,
portanto, empresários e sociedades
empresárias. O termo não é tão abrangente
como “pessoa jurídica”. Sociedades
cooperativas, por exemplo, não são englobadas.
A ampliação do escopo do SPED Contábil passa
pela modificação do termo “sociedades
empresárias” no Decreto.
Prazos para Apresentação da ECD
• O art. 5º da IN RFB nº 787, de 19 de novembro
de 2007, com modificações subsequentes,
institui os prazos de entrega da ECD para a RFB.
• A regra básica relativa ao prazo é a entrega dos
dados referentes a determinado ano-calendário
até junho do ano subsequente. Nos casos de
extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou
incorporação, a entrega dos dados relativos ao
período desde o início do ano calendário até a
data do evento deve ser realizada até o último
dia útil do mês subsequente ao evento.
Prazos para Apresentação da ECD
• No entanto, o art. 5º da Instrução Normativa
RFB nº 787/2007 e suas modificações criaram
muitas exceções. Os prazos de entrega são
sumarizados para as situações normais e
especiais em uma tabela, constante na pergunta
7 do FAQ (perguntas frequentes) da ECD no
sítio do SPED
(<http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-
contabil.htm>).
Quantidade e limites dos arquivos da ECD
• Um arquivo da ECD é sempre um livro. Um
arquivo não pode conter mais de um livro. A
ECD pode ser entregue em apenas um arquivo
relativo ao ano-calendário. No entanto, há
várias exceções.
• Uma delas é relativa à escrituração resumida e
os livros auxiliares. Nesse caso, a escrituração
pode conter muitos livros: o principal ou
resumido, e uma quantidade indefinida de livros
auxiliares.
Quantidade e limites dos arquivos da ECD
• Os períodos da escrituração do livro principal
(Diário ou Livro de Balancetes Diários e
Balanços) e os auxiliares (Diário Auxiliar e/ou
Razão Auxiliar) devem coincidir.
• Há ainda regras relativas ao tamanho e período
dos livros. Como regra geral, o livro é mensal,
mas pode conter mais de um mês, desde que o
tamanho não ultrapasse 1 GB. Assim a
escrituração anual pode conter 12 livros ou
arquivos, um referente a cada mês.
Quantidade e limites dos arquivos da ECD
• Todos os meses da escrituração devem estar
contidos em um mesmo ano-calendário. Um
mês não pode ser partido, isto é, não pode
haver frações de mês, exceto nos casos das
situações especiais de cisão, fusão,
incorporação ou extinção ou de início de
atividade no decorrer do ano-calendário.
• Se a escrituração contém mais de um mês, não
pode haver descontinuidades (isto é, em uma
escrituração de janeiro a junho, não informar o
mês de março).
Quantidade e limites dos arquivos da ECD
• Nos casos das situações especiais de cisão,
fusão ou incorporação, podem ser geradas duas
escriturações, uma desde o primeiro dia do ano-
calendário (ou data posterior, se o contribuinte
iniciou atividades no ano-calendário) até a data
do evento e outra para o período remanescente
(data imediatamente posterior ao evento até o
fim do ano-calendário).
Exemplo Situação Especial
• Um contribuinte iniciou atividades em 01/03 no
ano 2010. Ocorreu um evento de cisão em
30/06/2010 e o contribuinte prosseguiu as
atividades. Duas escriturações devem ser
entregues. A primeira abrangendo o período de
01/03 até 30/06/2010, a data do evento. A
segunda abrangendo o período de 01/07/2010
até o final do ano-calendário, 31/12/2010.
• A primeira escrituração deve ser entregue até o
último dia útil do mês subsequente, 30/07/2010.
A segunda escrituração deve ser entregue até
30/06/2011.
Assinatura dos Livros Digitais Contábeis
• O processo de assinatura eletrônica garante a
validade jurídica da escrituração contábil.
Também possibilita a verificação de
autenticidade (quem assinou o documento é
quem alega ser) e a integridade (o PVA só
permite a assinatura em um momento em que
há certeza de que certas regras de integridades
físicas e lógicas são atendidas).
• O certificado para a assinatura digital deve ter
sido emitido pela Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira - ICP-Brasil, instituída pela
MP 2200-2 .
Assinatura dos Livros Digitais Contábeis
• Duas pessoas, no mínimo, devem assinar a
escrituração contábil: a pessoa que, conforme
os documentos arquivados na Junta Comercial,
tiver poderes para tal ato, e um contabilista.
• Não há limites para o número de representantes
legais registrados na junta e contabilistas
assinantes da escrituração.
• Devem ser utilizados somente certificados
digitais e-PF ou e-CPF de segurança mínima
A3 . Certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou
e-PJ) não podem ser utilizados.
Assinatura dos Livros Digitais Contábeis
• A ECD pode ser assinada por procuração, mas
ela deve ser arquivada na Junta Comercial, já
que o SPED Contábil não efetua qualquer
conferência da assinatura ou dos procuradores.
Esta verificação é feita somente pela Junta
Comercial.
• Desse modo, a procuração eletrônica da Receita
Federal do Brasil não pode ser utilizada.
• Consta na IN DNRC nº 107/2008 a Tabela de
Qualificação dos Assinantes da ECD.
Formas de Escrituração do SPED Contábil
No SPED Contábil, existem as seguintes formas de
escrituração:
G - Diário Geral;
R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado
a livro auxiliar);
A - Diário Auxiliar;
Z - Razão Auxiliar; e
B - Livro de Balancetes Diários e Balanços.
Formas de Escrituração do SPED Contábil
• A escrituração G, Diário Geral, não pode
conviver com nenhuma outra no mesmo
período, pois:
• As escriturações principais (G, R ou B) não
podem coexistir.
• Adicionalmente, a escrituração G não possui
livros auxiliares (A ou Z), não podendo,
portanto, conviver com esses tipos de
escrituração.
Formas de Escrituração do SPED Contábil
• A escrituração resumida R traz contas que são
detalhadas nos livros auxiliares A ou Z.
Algumas dessas contas típicas são
Fornecedores e Clientes.
• Seguindo a regra geral, a escrituração R, como
escrituração principal, não pode conviver com
outra escrituração principal (G ou B), mas deve
ser necessariamente acompanhada de
escriturações auxiliares, A ou Z.
Formas de Escrituração do SPED Contábil
• O livro auxiliar Z é utilizado quando o leiaute do
livro A não se mostrar adequado para a
apresentação das informações.
• É basicamente um tipo de tabela em que o
usuário define as colunas e seus conteúdos. A
escrituração Z é, então, um livro contábil
auxiliar com o leiaute definido pelo titular da
escrituração.
• Ela pode coexistir com a escrituração auxiliar A,
com a escrituração resumida R e com o Livro de
Balancetes Diários e Balanços, B.
Formas de Escrituração do SPED Contábil
• A escrituração B encontra seu embasamento
legal no art. 1.185 do Código Civil:
"Art. 1.185. O empresário ou sociedade
empresária que adotar o sistema de fichas de
lançamentos poderá substituir o livro Diário
pelo livro Balancetes Diários e Balanços,
observadas as mesmas formalidades
extrínsecas exigidas para aquele."
Formas de Escrituração do SPED Contábil
• Como sua utilização foi regulamentada somente
pelo Banco Central, o livro B é utilizado
basicamente pelas instituições financeiras,
embora possa ser utilizado por outras
instituições.
• Não há nada na legislação que obste a
utilização da escrituração B juntamente com as
A e Z.
Regras de coexistência das escriturações
• Em resumo, no que toca à utilização
concomitante em uma escrituração contábil, o
livro G deve ser único. O livro R deve conviver
com os livros A ou Z (um ou mais deles). O livro
B pode coexistir com os auxiliares A ou Z ou
pode ser único. Livros A e Z são auxiliares de
escriturações R (obrigatoriamente) ou B
(facultativamente). Livros principais – G, R e B –
não podem coexistir.
Funcionalidades do SPED Contábil
Funcionalidades do SPED Contábil
• O empresário ou sociedade empresário gera um
arquivo texto contendo as informações do livro
digital, nos moldes do leiaute estabelecido por
ato legal do sistema SPED, a partir das
informações em seus bancos de dados.
• O PVA da ECD valida este arquivo, assegurando
que condições mínimas de integridade e
consistência sejam atingidas.
• Em seguida, a escrituração é assinada.
Funcionalidades do SPED Contábil
• Nesse momento, torna-se disponível a função
de gerenciar o requerimento. Poder ser
preparado e assinado o Requerimento de
Autenticação ou o Requerimento de
Substituição de Livro Digital.
• Esses requerimentos são transmitidos ao SPED
juntos com a escrituração.
• Algumas funcionalidades do sistema Sped
Contábil são acessadas por meio do PVA da
ECD, outras no sítio SPED.
Funcionalidades do SPED Contábil
• Por exemplo, “Consultar Situação” é uma
função disponível no PVA da EVC. Escolhe-se
uma escrituração dentro do programa e é
verificada sua situação no repositório nacional.
• Uma função criada recentemente no sítio SPED
é “Consulta Situação de Escrituração
Contábil”. O usuário informa o hash da
escrituração ou aponta um documento que
identifique a escrituração contábil (como
Arquivo de recibo, Termo de Autenticação,
Termo de Notificação, ou Arquivo de Dados
Agregados), e o sítio informa a situação da
escrituração contábil.
Funcionalidades do SPED Contábil
• A funcionalidade de download das escriturações
é provida por outro aplicativo, o ReceitanetBX,
disponível gratuitamente no sítio do SPED. Por
meio de um certificado digital, que assina
digitalmente o pedido de baixa da escrituração,
o responsável legal ou procurador da sociedade
empresária pode baixar a ECD, o FCONT ou
Dados Agregados.
Funcionalidades do SPED Contábil
• Se por algum motivo a sociedade empresária
“perdeu” o livro digital, ele pode ser baixado no
ReceitanetBX e validado (importado) no PVA da
ECD.
• Há um passo-a-passo que explica como baixar
uma escrituração contábil e importá-la no
Programa Validador e Assinador da ECD nas
Perguntas Frequentes (FAQ) do SPED Contábil
– ver pergunta 33 em <
http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-
contabil.htm>.
Funcionalidades do SPED Contábil
• Basicamente, o repositório nacional do SPED
recebe as escriturações contábeis e as mantêm
armazenadas.
• O repositório comunica-se com o PVA, o
ReceitanetBX e o sítio SPED para fornecer os
termos e as situações da escrituração, e
permitir que ela seja baixada.
• O repositório também interage com a Junta
Comercial (parte de baixo da figura) para enviar
o resumo da escrituração e receber termos de
Autenticação e Exigência.
Papel da Junta Comercial
• A Junta Comercial recebe o resumo da
escrituração, confere o pagamento da taxa de
autenticação e verifica as exigências formais da
escrituração, analisando o livro digital e o
requerimento emitido pelo usuário.
• A junta pode exigir correções (por meio de um
Termo de Exigência) ou autenticar a
escrituração (emitindo um Termo de
Autenticação).
• Esses termos e a situação da escrituração são
fornecidos pela junta comercial ao repositório
nacional, que faz a interface com o usuário.
A autenticação e substituição da ECD
• O envio da escrituração contábil para o
repositório do SPED é efetuado pelo PVA –
Programa Validador e Assinador junto com um
Requerimento de Autenticação.
• No Requerimento de Autenticação há dados
como a identificação do contribuinte e da
escrituração, o número da Guia de
Recolhimento (exigido pela maioria das Juntas
Comerciais) e a assinatura do requerente.
• Recepcionada no repositório do SPED Contábil,
a escrituração segue um ciclo de vida, a seguir
ilustrado.
A autenticação e substituição da ECD
• Após a recepção no repositório, a escrituração
aguarda processamento.
• Após a confirmação do pagamento, a Junta
Comercial passa a escrituração para em análise.
• Há casos de “recepção parcial”, quando há
livros auxiliares e resumido, e apenas alguns
deles foram recebidos.
• Estando uma escrituração em análise, a Junta
Comercial pode autenticá-la ou indeferi-la.
A autenticação e substituição da ECD
• A substituição de uma escrituração pode
ocorrer porque a Junta Comercial fez exigências
de modificação ou por iniciativa do usuário,
desde que a escrituração NÃO esteja em um dos
seguintes estados: “Em análise” (pela Junta
Comercial), “Autenticado” ou “Substituído”.
• Se a escrituração estiver em análise e o usuário
quiser substituí-la, há a possibilidade de se
requerer à Junta que coloque a escrituração em
exigência. Se a escrituração estiver autenticada
ou substituída, não é possível substituí-la
atualmente.
A autenticação e substituição da ECD
• De acordo com o Ofício Circular no
118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento
Nacional de Registro de Comércio – DNRC
recomenda que o requerimento para colocar o
livro sob exigência deve conter: a identificação
do livro, seu número, período a que a
escrituração refere e a devida justificação. O
sistema gera o termo com todas essas
informações a partir dos dados fornecidos pela
Junta Comercial.
A autenticação e substituição da ECD
• Os livros G, R e B são equivalentes – todos são
livros principais. Assim, a substituição entre
tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode
substituir um livro G, e vice-versa. No entanto,
ao substituir um livro R por um G, deve-se ter
em mente que os livros auxiliares são
automaticamente substituídos.
• Uma questão que sempre surge é: como se
pode alterar a escrituração depois que ela foi
autenticada?
A autenticação e substituição da ECD • Após a autenticação do livro, as retificações de
lançamentos feitos com erro estão disciplinadas
no art. 5º da IN DNRC 107/08 (existem normas
do CFC no mesmo sentido):
“Art. 5º A retificação de lançamento feito com
erro, em livro já autenticado pela Junta
Comercial, deverá ser efetuada nos livros de
escrituração do exercício em que foi constatada
a sua ocorrência, observadas as Normas
Brasileiras de Contabilidade, não podendo o
livro já autenticado ser substituído por outro, de
mesmo número ou não, contendo a escrituração
retificada."
A autenticação e substituição da ECD
• A pergunta 15 do FAQ do Sped Contábil que
contém um passo a passo para a retificação de
livros digitais.
• Nos casos de retificação, o termo a ser emitido
pelo usuário e transmitido junto com a
escrituração é o Termo de Substituição.
• Uma questão que causa confusão é a opção de
“Substituição de Livro Autenticado”, por
motivos de extravio, deterioração ou destruição,
existente no Termo de Autenticação. Esse é um
caso de exceção.
A autenticação e substituição da ECD
• A opção de substituição existente no Termo de
Autenticação serve para o caso de uma
escrituração que foi entregue originariamente
em papel e sofreu extravio, deterioração ou
destruição (nos moldes do art. 26 da Instrução
Normativa DNRC 107/08 ).
• A escrituração é recomposta na forma digital e
enviada para o repositório SPED.
A autenticação e substituição da ECD
• Se a escrituração foi enviada originariamente
em forma digital, a sociedade empresária deve
obter cópia do arquivo digital junto à
administração do SPED Contábil, enquanto
existir uma via da escrituração mantida pelo
sistema.
• O download da escrituração pode ser facilmente
realizado utilizando-se o programa
ReceitanetBX.
Leiaute da Escrituração Contábil
• O leiaute pode ser consultado no Manual de
Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil
Digital – LECD publicado pela IN RFB nº 787/
2007 e alterado pela IN RFB nº 926/2009.
• O arquivo da escrituração contábil é arquivo no
formato texto, codificado em ASCII. Os registros
são organizados hierarquicamente, isto é,
definido um registro “pai”, seguem-se registros
hierarquicamente inferiores, os registros
“filhos”.
Leiaute da Escrituração Contábil
• Registro 10 - Nível hierárquico 1
• Registro 20 - Nível hierárquico 1
• Registro 30 - Nível hierárquico 2
• Registro 40 - Nível hierárquico 3
• Registro 50 - Nível hierárquico 3
• Registro 60 - Nível hierárquico 2
• Registro 70 - Nível hierárquico 1
Leiaute da Escrituração Contábil
• Os registros são sempre iniciados na primeira
coluna de cada linha do arquivo e têm tamanho
variável. A linha do arquivo digital deve conter
os campos na exata ordem em que estão
listados nos leiautes dos respectivos registros.
• Ao início do registro e ao final de cada campo
deve ser inserido o caractere delimitador "|”,
que funciona, assim, como delimitador de
campos que frequentemente têm tamanho
variável.
Leiaute da Escrituração Contábil
• Todos os registros devem conter no final de
cada linha do arquivo digital, após o caractere
delimitador pipe acima mencionado, os
caracteres "CR" (Carriage Return) e "LF" (Line
Feed) correspondentes a "retorno do carro" e
"salto de linha" (CR e LF: caracteres 13 e 10,
respectivamente, da tabela ASCII). Uma fonte
comum de erros na validação dos arquivos é a
não existência dos dois caracteres no final de
cada linha, já que arquivos textos gerados no
sistema UNIX têm somente LF no final da linha,
e os gerados em sistemas de computadores
MAC têm apenas CR.
Leiaute da Escrituração Contábil
• O arquivo da ECD é dividido em blocos do
seguinte modo:
Bloco Descrição
0 Abertura, Identificação e Referências
I Lançamentos Contábeis
J Demonstrações Contábeis
9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital
Leiaute da Escrituração Contábil
• O bloco 0 contém o importante registro 0000,
que abre a escrituração digital, informando seu
período e identifica o empresário ou a
sociedade empresária.
• Além disso, o bloco 0 engloba outras inscrições
cadastrais do empresário ou sociedade
empresária, informações sobre escrituração
contábil descentralizada, tabela de cadastro dos
participantes e identificação do relacionamento
com o participante.
Leiaute da Escrituração Contábil
• Só no caso de escrituração descentralizada
deve ser informado o respectivo registro (0020).
Nele, consta a informação se a escrituração é
da matriz ou filial. No caso de escrituração
descentralizada, devem constar na escrituração
da matriz os resultados da consolidação do
resultado da empresa.
Leiaute da Escrituração Contábil
• O registro referente à tabela de cadastro do
participante (0150) deve ser preenchido, na
escrituração contábil, somente quando se
referir a participantes cujos códigos de
relacionamento constem da tabela publicada
pelo SPED (relativa ao campo 02 - COD_REL do
registro 0180, filho do registro 0150, Tabela de
Cadastro do Participante). Essa tabela,
constante no Anexo 2 do ADE COFIS 36/2007,
descreve os tipos de relacionamento que devem
constar nos registros 0150 e 0180.
Leiaute da Escrituração Contábil
• No bloco I constam os lançamentos contábeis.
O registro I010 identifica a forma da
escrituração contábil, G, R, A, B ou Z.
• Os registros I012 e I015 servem para efetuar a
ligação entre os livros principais e os auxiliares.
• Quando o livro é resumido (R ou
eventualmente, B), os registros I012 devem
elencar os hashs dos livros auxiliares.
• Quando o livro é auxiliar (A ou Z), deve haver
apenas uma ocorrência do registro I012, onde se
informa o hash do livro principal.
Leiaute da Escrituração Contábil • O registro I015 identifica as contas da
escrituração resumida a que se refere a
escrituração auxiliar. Pode ocorrer em
quantidade ilimitada, dependendo do número de
contas resumidas, e só é informado para
escriturações A, R ou Z.
• Campos adicionais ao final dos registros I050 a
I355, não constantes do leiaute e necessários
para manter a integridade e correção dos dados,
podem ser informados nos registros I020, que
identificam o campo adicional, seu conteúdo e o
registro ao qual se acrescenta o campo.
Leiaute da Escrituração Contábil
• O Termo de Abertura (registro I030, Bloco I) e o
Termo de Encerramento (registro J900)
localizam-se, respectivamente, no bloco dos
lançamentos contábeis (bloco I) e no bloco das
demonstrações contábeis (bloco J).
• O bloco I contém os registros centrais da
contabilidade, isto é, o plano de contas
contábeis (registro I050), os saldos das contas
(registros I150 e I155) e os lançamentos
contábeis (registros I200 e I250).
Leiaute da Escrituração Contábil
• As contas contábeis são descritas no registo
I050 fornecendo-se seu código e descrição, seu
tipo (analítica ou sintética), o nível, o código da
conta superior (pai) e um código da natureza da
conta/grupo de contas, conforme tabela interna
ao SPED constante no Anexo 2 do ADE COFIS
36/2007.
• O registro I051, filho do I050, informa uma conta
do plano de contas referencial (da RFB ou do
Bacen – COSIF, conforme a natureza do usuário,
pessoa jurídica em geral ou financeira) que é
vinculada à conta contábil do registro I050.
Leiaute da Escrituração Contábil
• Os registros I150 e I155 informam os saldos das
contas contábeis. Eles trazem os saldos e o
total dos débitos e créditos mensais para
contas patrimoniais e de resultado após o
encerramento do período. Os saldos são
informados para cada mês (um registro I150 por
mês).
• Exceção a esta regras são os casos das
situações especiais de cisão, fusão,
incorporação ou extinção ou de início de
atividade no decorrer do ano-calendário,
quando pode ocorrer fração de mês.
Leiaute da Escrituração Contábil • Os registros I155 são filhos do registro I050 e
informam para cada conta analítica–centro de
custos no período discriminado no registro
I050:
· o valor do saldo inicial;
· o indicador da situação do saldo inicial –
D ou C;
· o valor total dos débitos no período;
· o valor total dos créditos no período;
· o valor do saldo final do período;
· o indicador da situação do saldo final – D
ou C.
·
Leiaute da Escrituração Contábil
• Os lançamentos contábeis são descritos nos
registros I200 e I250. O registro I200 é o
cabeçalho do lançamento. Contém o número ou
o código de identificação único do lançamento,
a data do lançamento, o valor do lançamento e o
tipo do lançamento – E para os lançamentos de
encerramento de contas de resultados e N para
os demais lançamentos, chamados normais.
Leiaute da Escrituração Contábil
• Abaixo do cabeçalho do lançamento, vêm todas
as contrapartidas, os registros I250. Cada
contrapartida traz o centro de custos, o
indicador D ou C (débito ou crédito), o valor da
partida e o histórico, além de algumas outras
informações.
Leiaute da Escrituração Contábil
• Os registros I300 e I310 trazem os balancetes
diários, isto é, os totais de débitos e créditos
para cada conta contábil-centro de custos em
determinada data. Esses registros são utilizados
exclusivamente quando a forma da escrituração
é B (Livro de Balancetes Diários e Balanços).
• Os registros I350 e I355 trazem os saldos das
contas de resultado antes do encerramento.
Leiaute da Escrituração Contábil
• O usuário da ECD pode informar quantas
apurações de resultado desejar, bastando
discriminar a data de cada uma das apurações
no registro I350 e informar o saldo final das
contas de resultado nos registros I355, filhos do
I350.
• Os registros I500, I510, I550 e I555 são usados
exclusivamente nas escriturações de tipo Z.
Leiaute da Escrituração Contábil
• No Bloco J informam-se as demonstrações
contábeis. Atualmente existem duas
demonstrações na ECD: o Balanço Patrimonial –
BP (registro J100) e a Demonstração do
Resultado do Exercício – DRE (registro J150).
• Naturalmente, as demonstrações são
consolidações de valores informados no bloco I,
Lançamentos Contábeis.
Leiaute da Escrituração Contábil
• A ECD faz o cotejamento por meio da emissão
de advertências na verificação de pendências,
etapa de validação da escrituração que ocorre
antes da assinatura e transmissão da
escrituração pelo PVA.
• Os totais são obtidos por meio dos códigos de
aglutinação, que são vinculados a contas do
plano de contas (registro I050) por meio do
registro filho I052, onde constam os códigos.
Leiaute da Escrituração Contábil • Esses mesmos códigos são informados no
Balanço e DRE (registros J100 e J150),
possibilitando a comparação dos valores
aglutinados com as linhas das demonstrações
contábeis.
• A verificação do registro J100 é efetuada na
data do Balanço, comparando-se os saldos com
as totalizações obtidas do registro I155.
• No caso da Demonstração do Resultado do
Exercício, os valores para comparação são
obtidos do registro I355, que informa os saldos
das contas de resultado antes do encerramento.
Leiaute da Escrituração Contábil
• Ainda no bloco J, o registro J800 permite a
anexação na ECD de um arquivo em formato
texto RTF (Rich Text Format), que se destina a
receber informações que devam constar do
livro, tais como outras demonstrações
contábeis, pareceres, relatórios, etc.
• Antes do encerramento do Bloco J, localiza-se o
registro J930, que identifica os signatários da
escrituração (para detalhes veja a seção
Assinatura dos Livros Digitais Contábeis).
Termos de Abertura e Encerramento da ECD
• A IN DNRC nº 107/2008 preceitua que os
instrumentos de escrituração dos empresários e
das sociedades empresárias conterão Termos
de Abertura e de Encerramento.
• Na ECD, os Termos de Abertura e Encerramento
estão contidos nos registros I030 e J900.
• No Termo de Abertura identifica-se o usuário
com seu nome empresarial, NIRE e CNPJ. O
livro é identificado por meio de seu número de
ordem e sua natureza, que é a finalidade a que
se destina o livro.
Termos de Abertura e Encerramento da ECD
• A resposta 12 das Perguntas Frequentes da
ECD, com base na IN DNRC nº 107/2008,
esclarece que a numeração dos livros é
sequencial, por tipo de livro, independente de
sua forma (em papel, fichas, microfichas ou
digital).
• Os livros auxiliares (A ou Z) devem ter
numeração própria, sequencial, por espécie.
Assim, se foram utilizados "Diário Auxiliar de
Fornecedores" e "Diário Auxiliar de Clientes",
cada um terá uma sequência distinta.
Termos de Abertura e Encerramento da ECD • A natureza do livro é nome, a denominação do
livro. Usualmente, os livros G e R recebem o
mesmo nome, sendo os mais comuns Diário e
Diário Geral. Os nomes mais utilizados de livros
auxiliares são: "Diário Auxiliar de .....", "Razão
Auxiliar de .....", "Livro Caixa", etc.
• O Termo de Abertura traz ainda duas datas. Uma
delas é a data do arquivamento dos atos
constitutivos. Em termos práticos, é a data do
NIRE. A segunda data é data de arquivamento do
ato de conversão de sociedade simples em
empresária.
Termos de Abertura e Encerramento da ECD
• Uma das poucas validações efetuadas durante o
momento da transmissão da ECD para o
repositório SPED é a verificação de repetição
de número de outro livro já enviado (com
exceção dos substituídos e dos indeferidos) e a
sobreposição do período em relação a outra
ECD já enviada.
• A verificação da repetição de número leva em
conta a forma da escrituração contábil e a
natureza do livro (neste último caso apenas para
escriturações contábeis auxiliares).
Termos de Abertura e Encerramento da ECD • O controle da repetição de números de livros
em um mesmo período é efetuado pelo sistema
SPED, mas o controle da sequência correta é
efetuado pela Junta Comercial, que pode não
aceitar um número fora do ordenamento correto
colocando a escrituração em exigência.
• O Termo de Encerramento redunda algumas
informações contidas no Termo de Abertura,
como o número e natureza do livro, nome
empresarial, ou quantidade total de linhas do
arquivo, mas contém alguns outros dados,
como data de início e término da escrituração.
Demonstrações Contábeis na ECD • Como foi explanado na explicação do leiaute da
ECD, as demonstrações contábeis constantes
na ECD são o Balanço Patrimonial e a
Demonstração do Resultado do Exercício,
informadas, respectivamente, nos registros J100
e J150, bloco J, da ECD.
• O Código civil estabelece que o Balanço e a
Demonstração do Resultado do Exercício
devem elaborados no encerramento do
exercício social e ser transcritos no Diário.
Outras normas estabelecem prazos diferentes.
Demonstrações Contábeis na ECD • Assim, em cada escrituração (que pode ser
mensal, ou corresponder a um período qualquer
que não abrange todo o exercício social) pode
não haver informação das demonstrações
contábeis. Elas, usualmente, só constam uma
vez para o exercício social.
• Entretanto, em caso de apuração trimestral do
IRPJ, a legislação do imposto de renda
determina que as demonstrações devam ser
elaboradas (e transcritas na escrituração) na
data da ocorrência do fato gerador. Desse
modo, se a apuração for trimestral, elas também
serão trimestrais.
Demonstrações Contábeis na ECD
• O PVA do SPED Contábil valida as
escriturações em dois pontos principais. Essas
validações são advertências e não impedem a
entrega da escrituração. O primeiro ponto são
os totais e subtotais, cujo cálculo o PVA tenta
verificar.
• O segundo ponto de verificação corresponde à
coerência entre os saldos das demonstrações e
os saldos constantes no bloco I da escrituração,
o que foi discutido.
Dispensa de obrigações acessórias com a ECD
• Automaticamente, com a entrega da ECD torna-
se desnecessária a impressão e manuseio dos
livros em papel.
• Além disso, a IN RFB nº 787/2007, com as
alterações da IN RFB 926/09, estabelece as
seguintes dispensas, com a adoção da ECD:
Dispensa de obrigações acessórias com a ECD
“Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos
termos desta Instrução Normativa e em relação
aos períodos posteriores a 31 de dezembro de
2007, supre:
I - em relação às mesmas informações, a
exigência contida na Instrução Normativa SRF
nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução
Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de
2006.
Dispensa de obrigações acessórias com a ECD
II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão
ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por
conta ou subconta, os lançamentos efetuados
no Diário (Lei nº 8.218, de 1991, art.14, e Lei nº
8.383, de 1991, art. 62).
II - a obrigatoriedade de transcrever no Livro
Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou
Redução do Imposto de que trata o art. 35 da Lei
nº 8.981, de 1991 (Instrução Normativa SRF nº
93, de 1997, art. 12, inciso 5, alínea b). ”
Multa por atraso na entrega da ECD
• A legislação prevê multa de R$ 5.000,00, por
mês ou fração de atraso (inciso I do art. 57 da
Medida Provisória 2.158-33/01).
• Se o prazo termina no dia 30/06 e o livro for
entregue no dia 01/07, a multa é de R$ 5.000,00.
O valor é mantido até o último dia do julho.
Iniciado o mês de agosto, a multa passa para R$
10.000,00. E, assim, sucessivamente. Esse é o
significado de “fração de mês“.
• A notificação não é automática, como ocorre no
caso do FCONT.