Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información  en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo.  Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso.  En activo, semiactivo e inactivo. 

ARCHIVO ACTIVO:  Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente.  Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite.  El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION.  En este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos. 

ARCHIVO SEMIACTIVO:  Se denomina también intermedio.  Es el constituído por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia.  El porcentaje de información que conserva es de más o menos un 60%.  Su fuente es el archivo activo.  Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación. 

ARCHIVO PERMANENTE:  Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia.  A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo.  Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.  Representa generalmente el 10% de la

documentación de la empresa.  Recibe información del archivo semiativo o directamente del activo. La permanencia de los expedientes  (documentos)  en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen. 

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la ORGANIZACION que la empresa opte  (elija)  para el manejo de la información que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA CON CONTROL CENTRAL.

1.5.3 Archivo inactivo

Contiene una documentación que se refiere a acciones pasadas, utilizada raramente o muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico.

Esta documentación está guardada en locales frecuentemente alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.

La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.

ARCHIVOS PASIVOS

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Pasivo:

Deudas y obligaciones a cargo de una empresa.

- Pasivo circulante o pasivo a corto plazo: Deudas y obligaciones con vencimiento en un plazo meyor a un año. Proveedores, documentos por pagar, acreedores diversos, gastos pendientes de pago, impuestos pendientes de pago.

- Pasivo fijo o pasivo a largo plazo: deudas y obligaciones con vencimiento en un plazo mayor de un año. Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios, documentos por pagar a largo plazo.

- Pasivo diferido o creditos diferidos: Cantidades cobradas anticipadamente por las que se tiene la obligacion  de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el tiempo. Rentas cobradas por anticipado, intereses cobrados por anticipado.

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MDA Archivos cuenta con más de 20.000 metros cuadrados para sus Archivos. Esto es, resumiendo, el espacio físico que MDA pone a disposición de sus Clientes.

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