entwicklung einer datenbank für die lohnabrechnung beim...
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Seminararbeit am Institut für Informatik an der Universität Freiburg (CH)
unter der Leitung von Prof. Dr. A. Meier
Entwicklung einer Datenbank für die Lohnabrechnung beim Institut für Glasmalkunst in Romont
von Remo Weisskopf
Remo Weisskopf Grubenweg 42
3280 Murten Tel. 026 / 670 42 03
Freiburg (CH) im März 2002 [email protected]
I
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis ......................................................................................................... I Abkürzungsverzeichnis................................................................................................ II 1 Vorwort / Motivation ..............................................................................................1
2 Analyse...................................................................................................................2
2.1 Analyse der Ausgangslage..............................................................................2 2.1.1 Bisherige Handhabung der Lohnabrechnung.......................................2 2.1.2 Probleme, welche mit der bisherigen Abrechnungsmethode verbunden sind ...................................................................................6
2.2 Anforderungen an die Lohnabrechnung und die neue Datenbank....................8 2.2.1 Allgemeine Anforderungen, welche die Lohnabrechnung und die
neue Datenbank erfüllen sollen ...........................................................8 2.2.2 Spezielle Anforderungen, welche an die Lohnabrechnung und die
neue Datenbank gestellt werden..........................................................9 2.3 Bereitstellen aller Daten, welche für die Erstellung der Lohn-Datenbank benötigt werden..............................................................................................9
3 Design ..................................................................................................................10
3.1 Entitäten-Beziehungsmodell.........................................................................11 3.2 Überführung des Entitäten-Beziehungsmodells in ein relationales
Datenbankschema ........................................................................................12 4 Programmierung der Datenbank............................................................................14 5 Implementierung...................................................................................................14
5.1 Nutzung der Datenbank für die Lohnabrechnung..........................................14 5.2 Handbuch.....................................................................................................15
6 Schlussbemerkungen und Ausblick .......................................................................17 7 Literatur und Quellen............................................................................................18
II
Abkürzungsverzeichnis
AHV: Alters- und Hinterlassenenversicherung
ALV: Arbeitslosenversicherung
NBUV: Nichtberufsunfallversicherung
usw.: und so weiter
bzw.: beziehungsweise
z.B.: zum Beispiel
PLZ: Postleitzahl
ER-Modell: Entitäten-Relationenmodell
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1 Vorwort / Motivation
Die rechengestützte Haltung von Daten ist heutzutage in vielen Unternehmen und in der
öffentlichen Verwaltung weit verbreitet. Unternehmen verwalten beispielsweise ihre Per-
sonal- und Kundendaten mit Hilfe von Datenbanken oder Behördenstellen ihre Einwoh-
ner- und Steuerabrechnungsdaten.
Ein wesentlicher Vorteile der rechengestützten Haltung von Daten ist, dass man sehr
grosse Datenmengen auf kleinstem Raum speichern kann.
Weiter erlauben Datenbanken einen sehr schnellen Zugriff auf Informationen, um diese je
nach Bedürfnis zu nutzen. Ist beispielsweise ein Kunde in der Kundendatenbank einer
Unternehmung gespeichert, kann in Sekundenschnelle auf seine Daten, wie Adresse, Te-
lefonnummer oder Bankverbindung, zugegriffen werden. Die Datenbank leistet also ei-
nen wesentlichen Beitrag zur schnelleren und effizienteren Abwicklung von Geschäfts-
beziehungen.
Ein weiterer Pluspunkt ist, dass viele verschiedene Personen unabhängig von Ort und
Zeit auf die Datenbankinformationen zugreifen können.
Das Institut für Glasmalkunst in Romont will in Zukunft die Lohnabrechnung mit Hilfe
einer relationalen Datenbank einfacher und effizienter abwickeln. Im Rahmen dieser Se-
minararbeit soll gezeigt werden, wie die Entwicklung einer solchen Datenbank von der
Datenanalyse bis zur nutzbaren Lohn-Datenbank abläuft.
In der Analysephase geht es darum, zusammen mit dem Institut für Glasmalkunst, die
Anforderungen an die Lohnabrechnung und die Datenbank zu ermitteln. Die relevanten
Daten, Beziehungen und Informationen, welche für die korrekte Erstellung der Lohnab-
rechnung benötigt werden, müssen in dieser ersten Phase definiert und festgehalten wer-
den.
In einer nächsten Phase geht es darum, das Entitäten-Beziehungsmodell zu entwerfen.
Mit Hilfe dieses Modells werden die bereitgestellten Daten, Beziehungen und Informati-
onen aus der Analysephase systematisch und klar dargestellt, um sie in einer nächsten
Phase in ein relationales Datenbankschema zu überführen.
Basierend auf dem relationalen Datenbankschema erfolgt die eigentliche Programmie-
rung der Datenbank mittels einer geeigneten Datenbanksoftware.
Mit der Einführung der Datenbank beim Institut für Glasmalkunst wird diese Seminarar-
beit beendet.
Eine besondere Herausforderung diese Seminararbeit zu schreiben ist die Tatsache, dass
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es sich beim gewählten Thema um ein praxisrelevantes Problem handelt. Die Kenntnisse
betreffend Datenbankarchitektur, welche im ersten Studienjahr erlangt wurden, können in
dieser Arbeit an einem praktischen Beispiel angewendet werden.
Zusätzlich motivierend ist sicherlich auch die Tatsache, dass bei gutem Gelingen der Ar-
beit die Datenbank vom Institut für Glasmalkunst definitiv übernommen und für die
Lohnabrechung genutzt wird.
Die Entwicklung der Datenbank, wie sie in dieser Seminararbeit gezeigt wird, erfolgt in
mehreren Schritten. Die Abhandlung dieser einzelnen Schritte, von der Datenanalyse zur
nutzbaren Datenbank, erfolgt nach dem Konzept von [Meier 98, S. 13 – 53].
2 Analyse
2.1 Analyse der Ausgangslage
In diesem ersten Schritt geht es darum zu analysieren, wie die Lohnabrechnung bisher
gehandhabt wird, und welche Probleme mit dieser Abrechnungsmethode verbunden sind.
Ausgehend vom aktuellen Lohnabrechnungsprogramm und den Informationen, welche
vom Institut zur Verfügung gestellt wurden, wird geschaut, wie die monatlichen Lohnab-
rechnungen gemacht werden. Weiter wird analysiert, wie die Daten und Beziehungen,
welche für die Lohnabrechnung von Bedeutung sind, in diesem Programm verwaltet
werden.
Diese Analyse dient einerseits dazu, Schwachstellen aufzuzeigen und mögliche Fehler-
quellen zu eruieren, andererseits soll sie aber auch helfen, die guten Eigenschaften der ak-
tuellen Lohnabrechnung zu erkennen, um diese allenfalls in die neue Datenbank zu über-
nehmen.
2.1.1 Bisherige Handhabung der Lohnabrechnung
Zur Zeit wird die Lohnabrechnung mit dem Datenbankprogramm FileMaker Pro 4 ge-
macht. Bei der Errichtung dieser Datenbank wurde ein einziges File1 kreiert, in dem
sämtliche für die Lohnabrechnung relevanten Daten gespeichert sind.
Diese Datenbank wird vom Institut genutzt, um folgende Aufgaben auszuführen:
• Erstellen der monatlichen Lohnabrechnungen. Diese monatlichen Abrechnungen wer-
1 Ein File ist eine Datei mit einem eindeutigen Namen. In diesem Fall ist der Name des Files „Salaires“. Ein File wird kreiert, um darin Daten einzugeben, diese zu bearbeiten und auch zu speichern.
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den für sämtliche Mitarbeiter gemacht, egal ob sie im Monats- oder im Stundenlohn
angestellt sind.
• Berechnen der jährlichen Gesamtlohnsumme aller Mitarbeiter.
• Berechnen der Jahrestotale der verschiedenen Abzüge und Zulagen (summiert über alle
Mitarbeiter).
• Berechnen des Jahreslohnes sowie der verschiedenen Abzüge und Zulagen für jeden
Mitarbeiter einzeln.
Die Beträge der drei letztgenannten Punkte können relativ einfach berechnet werden, in-
dem man die entsprechenden Zahlen der Monatsabrechnungen summiert. Diese Zahlen in
den Monatsabrechnungen richtig zu erfassen und zu berechnen ist aber nicht ganz so ein-
fach. Es lohnt sich deshalb, die Berechnung dieser Monatslöhne etwas genauer zu be-
trachten.
Die nachfolgende Abbildung zeigt, welche Daten und Zahlen in so einem Monatsabrech-
nungsblatt enthalten sind:
2001 SALAIRE : Novembre mois
Ancien indice
Nouvel indice
20/9
20/10
Fr 90'942.20
Fr 94'821.60
Ancien
Nouveau
Classe * Salaire de base
Fr 3'950.90 Salaire mensuel
Allocation familiales
Alloc. familiales employeur
Fr 3'950.90 Salaire brut
Fr 258.80 AVS - AC 6.55 %
Fr 243.70 caisse de retraite
Fr 29.65 LAA 0,75% non -prof. Fr 532.15
Déductions
Fr 3'418.75 SALAIRE NET BONIFIE SUR VOTRE COMPTE . Taux d’occupation : % 50
Sous réserve de déductions diverses
(Loyer, maladie, etc.)
*plus 13 ème salaire, versé intégralement en novembre
Monsieur
Hans MUSTER
Pérolles 23
1700 Fribourg
en faveur de
Abbildung 1: Beispiel eines Monatsabrechnungsblattes
4
Aus dieser Abbildung 1 wird ersichtlich, dass folgende Angaben in der Monatsabrech-
nung enthalten sind:
• Das Abrechnungsjahr und der Abrechnungsmonat sowie die Personalien des Mitarbei-
ters2, für den die Lohnabrechnung bestimmt ist.
• Die Lohnklasse, in welcher sich der Mitarbeiter zuletzt befand, sowie die aktuelle
Lohnklasse, in welcher sich der Mitarbeiter zur Zeit befindet.
• Der letzte und der aktuelle Jahreslohn entsprechend der jeweiligen Lohnklasse [vgl.
OPE FR 01].
• Der Monatslohn, welcher bei einer 100-prozentigen Beschäftigung des Mitarbeiters ge-
nau einem Zwölftel des aktuellen Jahreslohns entspricht. In Abbildung 1 entspricht der
Monatslohn nur einem Vierundzwanzigstel des aktuellen Jahreslohns, da der Mitarbei-
ter nur zu 50 Prozent beschäftigt ist.
• Kantonale Familienzulagen und Arbeitgeberzulagen für Kinder.
• Der Brutto-Monatslohn, von welchem die AHV- und ALV-Beiträge, die Pensionskasse
und der NBUV-Beitrag abgezogen werden.
• Der Netto-Monatslohn, welcher schliesslich an den Mitarbeiter ausbezahlt wird.
Monatlich wird für jeden Mitarbeiter ein solches Lohnabrechnungsblatt erstellt. Ebenfalls
ein solches Abrechnungsblatt wird für die Auszahlung des 13. Monatslohns und für die
Abrechnung von Überstunden gemacht.
Bei der Erstellung einer neuen Abrechnung werden die Personaldaten, die Lohnklassen-
Zugehörigkeit und der entsprechende Jahres- bzw. Monatslohn des Mitarbeiters aus einer
alten Monatsabrechnung kopiert.
Die verschiedenen Zulagen und Abzüge berechnen sich dann folgendermassen:
• Kantonale Familienzulagen:
Die Kantonale Familienzulage hängt ab von der Anzahl Kinder des Mitarbeiters und
deren Alter. Im Programm besteht eine Formel, um diese Zulage zu berechnen. Der
Beitragssatz, welcher in der Formel steht, muss aber für jeden Mitarbeiter entsprechend
seiner Familiensituation angepasst werden.
2 Die Personalien des Mitarbeiters in Abbildung 1 sind vom Autoren frei erfunden.
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• Arbeitgeberzulage für Kinder:
Der Mitarbeiter hat Anspruch auf eine Arbeitgeberzulage für Kinder, sofern er für ihren
Unterhalt aufkommt. Der Anspruch auf die Zulage besteht bis zum vollendeten 15. Al-
tersjahr der Kinder; für Kinder in Ausbildung und für invalide Kinder wird er auf das
vollendete 25. Altersjahr erstreckt [vgl. GBST 87, Art. 31]. Die Höhe der Zulage hängt
ab von der Anzahl Kinder des Mitarbeiters. Im Programm besteht eine Formel, um die-
se Zulage zu berechnen. Diese Formel muss aber für jeden Mitarbeiter neu angepasst
werden.
• Brutto-Monatslohn:
Der Brutto-Monatslohn wird automatisch berechnet. Dieser Brutto-Monatslohn ist ganz
einfach die Summe aus dem Basis-Monatslohn und den Familienzulagen.
• AHV- und ALV-Beiträge:
Die AHV- und ALV-Beiträge werden automatisch berechnet. Sie berechnen sich in
Prozenten des Basis-Monatslohns (nicht etwa in Prozenten des Brutto-Monatslohns!).
• NBUV-Beitrag:
Dieser Beitrag wird automatisch berechnet. Der NBUV-Beitrag berechnet sich eben-
falls in Prozenten des Basis-Monatslohns.
• Pensionskassenbeitrag:
Dieser Pensionskassenbeitrag wird nicht automatisch berechnet. Der Betrag muss je-
weils entsprechend der geltenden Richtlinien [vgl. OPE FR 01] „von Hand“ ausgerech-
net werden.
• Netto-Monatslohn:
Der Netto-Monatslohn wird automatisch berechnet. Der Nettolohn ist, was übrig bleibt
vom Brutto-Monatslohn nach allen Abzügen.
In Abbildung 2 sind diese Lohnbestandteile nochmals grafisch dargestellt:
Basis-Monatslohn
+ Kantonale Familienzulagen + Arbeitgeberzulagen für Kinder
= Brutto-Monatslohn - AHV-/ALV-Beitrag - Pensionskassenbeitrag - NBUV-Beitrag
= Netto-Monatslohn Abbildung 2: Grafische Darstellung der Lohnbestandteile
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2.1.2 Probleme, welche mit der bisherigen Abrechnungsmethode verbunden sind
Wie bereits erwähnt wurde besteht die Datenbank aus einem einzigen File, in welchem
sämtliche Daten gespeichert sind. Da man für die Erstellung der Lohnabrechnung viele
verschiedene Informationen benötigt, ist dieses File dementsprechend gross und unüber-
sichtlich. Ingesamt besteht die Datei aus 87 Feldern, welche die verschiedensten Daten
betreffend Personal, Lohnklassen, Lohnabzüge, Überstunden usw. enthalten.
In dieser Datenbank sind also alle Entitätsmengen3 in einer einzigen Tabelle bzw. einem
einzigen File zusammengefasst. Es wurden auch keine Beziehungen zwischen den ver-
schiedenen Entitätsmengen definiert. Dadurch wird sowohl die Verwaltung der Daten als
auch deren Nutzung für die Lohnabrechnung erschwert.
Anhand eines kleinen Beispiels soll dies veranschaulicht werden:
Jeder Mitarbeiter gehört einer bestimmten Lohnklasse an. Die Höhe des Jahreslohnes ent-
spricht genau dem Betrag, welcher in der Gehaltsskala für diese Lohnklasse definiert ist.
Die Lohnklassen-Zugehörigkeit ist eine Information, welche direkt an den Mitarbeiter
gekoppelt ist. Zusammen mit anderen Mitarbeiterdaten (z.B. Name, Vorname, Adresse,
Wohnort usw.) gehört sie in die Entitätsmenge „Mitarbeiter“. Diese Personaldaten müss-
ten in einer eigenen Tabelle verwaltet werden.
Die Informationen, welche aus der Gehaltsskala entnommen werden, sind unabhängig
vom Mitarbeiter. In der Gehaltsskala steht nur, wie hoch der Jahreslohn für die verschie-
denen Lohnklassen ist. Diese Informationen bilden ebenfalls eine eigene Entitätsmenge
„Gehaltsskala“. Auch diese Daten müssten in einer eigenen Tabelle verwaltet werden.
Die Beziehung, welche zwischen diesen beiden Tabellen besteht, ist sofort ersichtlich.
Über die Lohnklasse, welche als Merkmal in beiden Tabellen vorhanden ist, wird eindeu-
tig der Jahreslohn des Mitarbeiters bestimmt.
Da diese Daten nicht in eigenständigen Tabellen verwaltet werden und auch keine Bezie-
hungen zwischen den Daten bestehen, kann dies zu verschiedenen Problemen führen:
• Der Mitarbeiter, welcher die Monatsabrechnungen erstellt, muss stets präsent haben, in
welchen Lohnklassen sich die Mitarbeiter befinden und wie hoch die entsprechenden
Jahreslöhne sind. Dieses Problem wird umgangen, indem man die entsprechenden Da-
ten aus einer alten Monatsabrechnung kopiert.
3 Entitäten entsprechen Objekten der realen Welt oder unserer Vorstellung, sie werden durch Merkmale cha-rakterisiert und zu Entitätsmengen zusammengefasst [vgl. Meier 98, S. 183].
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• Ändert sich der Jahreslohn einer bestimmten Lohnklasse, muss dieser Lohn bei sämtli-
chen Mitarbeitern, welche sich in dieser Lohnklasse befinden, korrigiert werden. Würde
eine Tabelle „Gehaltsskala“ existieren, müsste dieser Jahreslohn nur einmal in dieser
Tabelle korrigiert werden. Aufgrund der Beziehung zwischen den Entitätsmengen
„Mitarbeiter“ und „Gehaltsskala“ würde sich der Jahreslohn bei sämtlichen Mitarbei-
tern dieser Lohnklasse automatisch anpassen. Eine solche Korrektur des Jahreslohnes
könnte also viel effizienter vorgenommen werden.
• Wechselt ein Mitarbeiter von einer Lohnklasse in eine andere, muss im Abrechnungs-
blatt sowohl die Lohnklasse als auch der Jahreslohn geändert werden. Würde wiederum
eine Tabelle „Mitarbeiter“ existieren, müsste der Lohnklassenwechsel nur dort geändert
werden. Der Jahreslohn würde sich aufgrund der obgenannten Beziehung automatisch
anpassen. Auch hier könnte die Korrektur effizienter vorgenommen werden.
Dieses Beispiel soll verdeutlichen, welche Probleme bei der Nutzung der aktuellen, fla-
chen Lohn-Datenbank auftreten können. Vor allem wenn sich gewisse Daten und Gege-
benheiten im Laufe der Zeit ändern, führt dies oft zu recht mühsamen Anpassungen und
Korrekturen. Ähnliche Problem gibt es, wenn sich z.B. die Adresse des Mitarbeiters än-
dert, wenn sich die Prozentsätze der verschiedenen Lohnabzüge ändern oder wenn es eine
Änderung bei den Familienzulagen gibt.
Ein weiterer problematischer Aspekt ist, dass gewisse Informationen, welche für die
Lohnabrechnung zwingend notwendig sind, in der Datenbank gar nicht enthalten sind.
Wie bereits früher erwähnt wurde benötigt man für die Berechnung der Kantonalen Fami-
lienzulagen die Anzahl Kinder der Mitarbeiter und deren Alter. Diese Informationen sind
aber in der Datenbank nicht enthalten. Der Mitarbeiter, welcher die Lohnabrechnung er-
stellt, muss also genau wissen, wie viele Kinder jeder Angestellte hat, und wie alt diese
sind, um die Familienzulage richtig zu berechen. Bei einigen wenigen Angestellten ist
dies sicherlich möglich, je grösser die Mitarbeiterzahl aber wird, desto problematischer
wird diese Berechnung. Ändert sich dann noch die Familiensituation der Mitarbeiter und
wird diese Änderung gar nicht oder am falschen Ort aktualisiert, kann es sehr leicht zu
fehlerhaften Berechnungen kommen.
Mit der aktuellen Datenbank kann die Lohnabrechnung ohne grössere Probleme gemacht
werden, solange die Mitarbeiterzahl relativ klein ist und sich nur wenige Daten und Ge-
gebenheiten im Laufe der Zeit ändern. Weiter muss die Person, welche die Lohnabrech-
nungen erstellt, die Verhältnisse der einzelnen Mitarbeiter relativ gut kennen.
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Erhöht sich aber die Mitarbeiterzahl im Laufe der Jahre oder muss die Lohnabrechnung
auch mal von anderen Personen gemacht werden, kann dies zu den bereits erwähnten
Problemen führen. Deshalb ist es sinnvoll, basierend auf einem Relationenmodell4, eine
neue Datenbank zu entwickeln.
2.2 Anforderungen an die Lohnabrechnung und die neue Datenbank
In diesem nächsten Schritt geht es darum zu analysieren, welche Anforderungen die
Lohnabrechnung und die neue Datenbank erfüllen müssen. Es ist zu definieren, welche
Aufgaben man mit der neuen Lohnabrechnung ausführen will und wie die entsprechen-
den Daten verwaltet werden sollen. Anhand dieser Analyse wird ersichtlich, welche Da-
ten und Informationen in der neue Datenbank tatsächlich benötigt werden.
2.2.1 Allgemeine Anforderungen, welche die Lohnabrechnung und die neue Da-
tenbank erfüllen sollen
Aus der Analyse der Möglichkeiten und Probleme der aktuellen Datenbank werden die
Anforderungen an die neue Lohnabrechnung wie folgt definiert:
• Erstellen der monatlichen Lohnabrechnungen für jeden Mitarbeiter. Möglichkeit zur
Abrechnung des 13. Monatslohns sowie zur Abrechnung von Überstunden.
• Wenn möglich automatische Berechnung der Familienzulagen für jeden Mitarbeiter.
• Automatische Berechnung der Lohnabzüge entsprechend der jeweiligen Verhältnisse
der Mitarbeiter.
Um diese Aufgaben ausführen können, muss die Datenbank folgendermassen strukturiert
sein:
• Für sämtliche Entitätsmengen sollen eigene Tabellen existieren. Die Verwaltung der
Daten wird dadurch vereinfacht. Eventuelle Datenänderungen müssen dann nicht mehr
direkt auf dem Abrechnungsblatt korrigiert werden. Die Korrektur kann in der in der
entsprechenden Tabelle vorgenommen werden.
• Um die Familienzulagen und die Lohnabzüge automatisch berechnen zu können, müs-
sen zwischen den verschiedenen Entitätsmengen entsprechende Beziehungen definiert
4 Das Relationenmodell ist ein Datenmodell, das sowohl Daten als auch Datenbeziehungen in Form von Ta-bellen ausdrückt [vgl. Meier 98, S. 184].
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werden. Je nach Beziehungsart müssen für diese ebenfalls eigene Tabellen kreiert wer-
den.
• Um ein neues Lohnabrechnungsblatt zu erstellen, sollen die notwendigen Daten nicht
einfach von einem alten Abrechnungsblatt kopiert werden. Mit Hilfe von entsprechen-
den Beziehungen sollen sie aus den jeweiligen Tabellen (Entitätsmengen) überführt
werden.
2.2.2 Spezielle Anforderungen, welche an die Lohnabrechnung und die neue Da-
tenbank gestellt werden
Nebst der Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen sollen mit Hilfe der neuen
Lohn-Datenbank auch folgende Aufgaben ausgeführt werden:
• Berechnen der jährlichen Gesamtlohnsumme aller Mitarbeiter.
• Berechnen der Jahrestotale der verschiedenen Abzüge5 und Zulagen (summiert über al-
le Mitarbeiter).
• Berechnen des Jahreslohnes sowie der verschiedenen Abzüge und Zulagen für jeden
Mitarbeiter einzeln.
Diese Aufgaben konnten bereits mit Hilfe der alten Lohn-Datenbank ausgeführt werden.
Die entsprechenden Berechnungs-Eigenschaften können deshalb aus dieser Datenbank
übernommen werden.
2.3 Bereitstellen aller Daten, welche für die Erstellung der Lohn-Datenbank benö-
tigt werden
Bevor mit der eigentlichen Programmierung der Datenbank begonnen werden kann, ist es
notwendig, sämtliche relevanten Daten bereitzustellen und die entsprechenden Datenbe-
ziehungen zu definieren. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche Daten für die Erstellung
der Lohn-Datenbank benötigt werden:
Personaldaten: - Mitarbeiternummer
- Name - Vorname - Adresse - PLZ und Wohnort
5 Entsprechend der bereits existierenden Lohn-Datenbank werden nur die Lohnabzüge der Arbeitnehmersei-te berücksichtigt.
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- Lohnklassen-Zugehörigkeit - Beschäftigungsgrad - Anzahl Kinder und deren Alter - Stundenlohnsatz
Gehaltsskala: - Lohnklassen - Jahresgehalt
Lohnzulagen: - Familienzulagen nach Kantonalem Gesetz (abhängig von der Anzahl Kinder und deren Alter)
- Arbeitgeberzulage für Kinder (abhän-gig von der Anzahl Kinder und deren Alter)
Lohnabzüge: - AHV- und ALV-Beitragssätze (beim ALV-Beitrag ist die jährliche Min-destgrenze zu beachten)
- NBUV-Beitragssatz - Pensionskassen-Beitragssatz (zu be-
achten ist der Koordinationsabzug sowie das maximale koordinierte Jah-resgehalt)
Tabelle 1: Auflistung aller Daten, welche für die Lohnabrech- nung benötigt werden
Die Personaldaten, welche bereits in der alten Lohn-Datenbank vorhanden sind, werden
von dort übernommen. Die unbekannten Daten müssen beim Institut besorgt werden. Die
Beträge der Familienzulagen sowie die Beitragssätze der verschiedenen Lohnabzüge
können aus dem Gehaltsparameter 2002 entnommen werden [vgl. OPE FR 02]. Die
Lohnklassen und die dazugehörenden Jahreslöhne findet man in der Gehaltsskala 2002
[vgl. OPE FR 02].
Mit Hilfe dieser Informationen sollte es möglich sein, die neue Lohn-Datenbank zu ent-
wickeln. Um die einzelnen Entitätsmengen in der neuen Datenbank korrekt zu erfassen
und die entsprechenden Beziehungen zwischen den Entitätsmengen zu definieren, muss
in einem nächsten Schritt das Entitäten-Beziehungsmodell6 aufgestellt werden.
3 Design
In dieser Phase geht es um die formale Darstellung der Daten und Beziehungen. Unab-
hängig von der eigentlichen Datenbanksoftware werden im ER-Modell Identifikations-
6 Das Entitäten Beziehungsmodell ist ein Datenmodell, das Datenklassen (Entitätsmengen) und Beziehungen freilegt. Entitätsmengen werden grafisch durch Rechtecke, Beziehungsmengen durch Rhomben dargestellt [vgl. Meier 98, S. 183].
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schlüssel für die Entitätsmengen festgelegt und Assoziationstypen zwischen den ver-
schiedenen Beziehungen bestimmt.
Ein Identifikationsschlüssel ist ein Merkmal oder eine Merkmalskombination, der die En-
titäten innerhalb der Entitätsmenge eindeutig festlegt. Für die Entitätsmenge „Mitarbei-
ter“ ist der Identifikationsschlüssel beispielsweise die Mitarbeiternummer. Jeder Mitar-
beiter kann eindeutig über diese Mitarbeiternummer bestimmt werden.
Assoziationstypen machen Aussagen über die Art der Beziehung zwischen zwei Enti-
tätsmengen. Im ER-Modell werden diese Assoziationstypen genauer erklärt.
Ist das ER-Modell aufgestellt, kann man es mit Hilfe der Abbildungsregeln [vgl. Meier
98, ab S. 23] in ein relationales Datenbankschema überführen. Ausgehend von diesem
Datenbankschema erfolgt dann die eigentliche Programmierung der Datenbank.
3.1 Entitäten-Beziehungsmodell
Das Entitäten-Beziehungsmodell der Lohn-Datenbank sieht folgendermassen aus:
Abbildung 3: ER-Modell der Lohn-Datenbank
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Aus diesem Modell wird ersichtlich, dass die Lohn-Datenbank aus fünf Entitätsmengen
besteht. Da die Attribute der beiden Entitätsmengen „Lohnabzüge“ und „Lohnzulagen“
jeweils nur einen Datensatz enthalten, ist es nicht notwendig, für diese Entitätsmengen
eigene Tabellen zu kreieren. Diese Entitätsmengen dürfen frei im ER-Modell schweben.
Für die anderen Entitätsmengen werden gemäss Abbildungsregel 1 eigene Tabellen krei-
ert [vgl. Meier 98, S. 24/25].
Zwischen den beiden Entitätsmengen „Mitarbeiter“ und „Kind“ besteht eine einfach-
komplexe Beziehung (1, mc). Jedes Kind hat genau einen Mitarbeiter als Elternteil, und
jeder Mitarbeiter kann kein, ein oder mehrere Kinder haben. Gemäss Abbildungsregel 4
muss für diese Beziehungsmenge keine eigenständige Tabelle definiert werden [vgl. Mei-
er 98, S. 28/29]. Die Entitätsmenge „Kind“ ist notwendig, da die Geburtsdaten der Kinder
in der Entitätsmenge „Mitarbeiter“ nicht korrekt verwaltet werden können. Diese Ge-
burtsdaten benötigt man für die Berechnung der Lohnzulagen. .
Zwischen den Entitätsmengen „Mitarbeiter“ und „Gehaltsskala“ besteht eine komplex-
komplexe Beziehung (m, mc). Ein Mitarbeiter erhält nicht nur einmal seinen Lohn, son-
dern jeden Monat. Weiter können in einer Lohnklasse kein, ein oder mehrere Mitarbeiter
sein. Gemäss Abbildungsregel 3 muss für diese komplex-komplexe Beziehungsmenge
eine eigenständige Tabelle definiert werden [vgl. Meier 98, S. 27/28].
3.2 Überführung des Entitäten-Beziehungsmodells in ein relationales Datenbank-
schema
Das Entitäten-Beziehungsmodell kann nun mit Hilfe der obgenannten Abbildungsregeln
in ein relationales Datenbankschema überführt werden. Dieses Datenbankschema besteht
aus vier Tabellen und sieht folgendermassen aus:
MITARBEITER
Mitarb.- Name Vorname Adresse PLZ Wohnort Funktion Lohnklasse Beschäftigungs- Stundenlohn-
Nr. grad satz
KIND Kinder- Name Vorname Geburts- Mitarb.-Nr.-
Nr. datum Zugehörigkeit
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GEHALTSSKALA Lohnklasse Referenzgehalt Teuerungs- Grundgehalt
zuschlag
MITARBEITERLOHN Monat Mitarb.- Lohn- Monats- Familienzulagen für Familienzulagen für Familienzulagen ab Familien- Arbeitgeberzulage Nr. klasse gehalt Kinder unter 15 Jahren Kinder ab 15 Jahren dem dritten Kind zulagen fürs erste Kind
Arbeitgeberzulage Arbeitgeberzulage Arbeitgeber- Brutto- AHV- ALV- ALV-Satz für ausser- Mindest- fürs zweite Kind ab dem dritten Kind zulagen Monatslohn Satz Normalsatz ord. Massnahmen grenze
AHV- und NBUV- NBUV- Pensions- Monatl. koord. Pensions- Netto-
ALV-Beitrag Satz Beitrag kassensatz Gehalt kassenbeitrag Monatslohn
Abbildung 4: Relationales Datenbankschema
Der Primärschlüssel der Tabelle „Mitarbeiter“ ist die „Mitarbeiternummer“. Mit Hilfe
dieses künstlich erzeugten Merkmals kann jeder Mitarbeiter innerhalb der Tabelle ein-
deutig identifiziert werden.
In der Tabelle „Kind“ ist der Primärschlüssel die „Kindernummer“. Diese Tabelle ist zu-
sätzlich um den Fremdschlüssel „Mitarbeiternummer-Zugehörigkeit“ erweitert worden.
Dieser Fremdschlüssel setzt sich aus dem entliehenen Identifikationsschlüssel „Mitarbei-
ternummer“ und dem Rollennamen „Zugehörigkeit“ zusammen. Dieser Fremdschlüssel
ist notwendig, um eindeutig zu bestimmen, welche Kinder zu welchem Mitarbeiter gehö-
ren.
Die Tabelle „Gehaltsskala“ hat als Primärschlüssel die „Lohnklasse“. Die Lohnklasse
kann als Schlüssel verwendet werden, da die Höhe des Referenzgehaltes eindeutig von
diesem Merkmal abhängig ist. Für diese Tabelle muss also kein künstlicher Schlüssel de-
finiert werden.
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In der Tabelle „Mitarbeiterlohn“ treten die Merkmale „Mitarbeiternummer“ und „Lohn-
klasse“ als Fremdschlüssel auf. Diese beiden Identifikationsschlüssel der zugehörigen
Entitätsmengen bestimmen zusammen mit dem Primärschlüssel „Monat“ eindeutig die
Monatslöhne der Mitarbeiter.
Die Attribute der beiden Entitätsmengen „Lohnabzüge“ und „Lohnzulagen“ befinden
sich ebenfalls in der Tabelle „Mitarbeiterlohn“. Sie wurden dieser Tabelle beigefügt, da
die Lohnabzugssätze und Lohnzulagen dort verwaltet werden.
4 Programmierung der Datenbank Nach Abschluss der Analyse- und Designphase geht es in diesem Schritt um die eigentli-
che Programmierung der Lohn-Datenbank. Die Programmierung erfolgt wiederum mit
dem Datenbankprogramm FileMaker. Allerdings handelt es sich diesmal um die neuere
Version FileMaker Pro 5.5.
Gemäss dem relationalen Datenbankschema besteht die Datenbank aus den vier Files
„Mitarbeiter“, „Kind“, „Gehaltsskala“ und „Mitarbeiterlohn“. Die eigentliche Lohnab-
rechnung erfolgt im File „Mitarbeiterlohn“, während die drei anderen Files gebraucht
werden, um die notwendigen Daten und Informationen zu verwalten.
Wie bereits erwähnt wurde befinden sich die Lohnabzugssätze und die Lohnzulagen im
File „Mitarbeiterlohn“. Für diese Attribute werden sogenannte „Global Fields“ definiert.
Werte in solchen Feldern werden fixiert, und sie gelten für sämtliche Datenblätter inner-
halb der Datenbank. Dies ist notwendig, da die Lohnabzüge und Lohnzulagen in sämtli-
chen Lohnabrechnungsblättern berechnet werden müssen.
Im File „Mitarbeiterlöhne“ besteht ebenfalls die Möglichkeit, Stundenlöhne abzurechnen.
Diese Stundenlohnabrechnung wird zum Beispiel für die Auszahlung von Überstunden
genutzt. Die Stundenlohnabrechnung wird aber vom Institut relativ selten gebraucht, des-
halb galt das Hauptaugenmerk bei der Konzeption der Lohn-Datenbank den Monatslöh-
nen.
5 Implementierung 5.1 Nutzung der Datenbank für die Lohnabrechnung
Das neu entwickelte Programm kann jetzt für die Lohnabrechnung genutzt werden. Erste
Tests haben gezeigt, dass die Datenbank funktioniert und die verschiedenen Beträge kor-
rekt berechnet werden.
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In einer nächsten Phase müsste die Datenbank vom Endnutzer getestet werden. Diese
Tests würden aufgezeigt, welche Komponenten gut funktionieren und wo eventuelle
Schwachstellen liegen. Diese Schwachstellen könnten dann behoben oder zumindest aus-
gebessert werden. Die Datenbank könnte so optimal an die Bedürfnisse des Endnutzers
angepasst werden.
5.2 Handbuch
In diesem Handbuch werden die wichtigsten Funktionen der Lohn-Datenbank kurz erläu-
tert. Für die drei Files „Mitarbeiter“, „Kind“ und „Gehaltsskala“ wird beschrieben, wie
die darin enthaltenen Daten verwaltet und gehandhabt werden. Weiter wird erklärt, wel-
che Möglichkeiten das File „Mitarbeiterlohn“ bietet und wie die Lohnabrechnung in die-
sem File gemacht wird.
• „Mitarbeiter“
In diesem File werden sämtliche Mitarbeiterdaten verwaltet. Für jeden Mitarbeiter exis-
tiert ein Datenblatt, in dem seine persönlichen Angaben enthalten sind. Änderungen
dieser persönlichen Angaben werden hier korrigiert. Ändert beispielsweise die Adresse
eines Mitarbeiters, wird dies auf seinem Datenblatt korrigiert.
Verlässt ein Mitarbeiter das Institut, kann sein Datenblatt gelöscht werden. Kommt ein
Mitarbeiter neu ins Institut, wird ein neues Datenblatt eröffnet.
Die Anzahl Kinder eines Mitarbeiters kann in diesem File nicht verändert werden. Die
Kinderzahl berechnet sich automatisch aufgrund der Angaben im File „Kind“.
• „Kind“
In diesem File werden sämtliche Kinder der Mitarbeiter erfasst. Für jedes Kind existiert
ein Datenblatt, in dem dessen persönliche Angaben enthalten sind. Besonders von Be-
deutung sind dabei das Geburtsdatum des Kindes und die Mitarbeiternummer des El-
ternteils. Diese Angaben werden für die korrekte Berechnung der Lohnzulagen benö-
tigt.
Bei der Geburt eines Kindes wird ein neues Datenblatt eröffnet. Besteht für ein Kind
kein Anrecht mehr auf Familienzulagen oder Arbeitgeberzulagen, muss sein Datenblatt
gelöscht werden. Der Anspruch auf Zulage besteht bis zum vollendeten 15. Altersjahr.
Für Kinder in Ausbildung wird er auf das 25. Altersjahr erstreckt.
• „Gehaltsskala“
In diesem File werden sämtliche Gehaltsinformationen verwaltet. Für jede Stufe inner-
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halb der Lohnklasse existiert ein Datenblatt, in dem das Referenzgehalt, der Teuerungs-
zuschlag und das Grundgehalt enthalten sind. Zur Zeit sind nur diese Lohnstufen im Fi-
le gespeichert, welche von den Mitarbeitern tatsächlich besetzt werden. Zusätzliche
Lohnstufen können aber jederzeit eingefügt werden.
Das Referenzgehalt in der Gehaltsskala bleibt über mehrere Jahre hinweg unverändert.
Ändert sich nun die Teuerung von einem Jahr zum nächsten, muss nur der Teuerungs-
zuschlag im File angepasst werden. Die neuen Grundgehälter werden dann automatisch
berechnet.
• Mitarbeiterlohn
In diesem File können sowohl die Monats- als auch die Stundenabrechnungen gemacht
werden. Will man eine neue Monatsabrechnung machen, wählt man das entsprechende
Layout und eröffnet dort ein neues Lohndatenblatt. Nebst dem Abrechnungsmonat
muss auf diesem Datenblatt nur noch bestimmt werden, für welchen Mitarbeiter die
Lohnabrechnung gemacht werden soll. Sind diese beiden Werte eingeben, werden
sämtliche Lohnberechnungen automatisch gemacht.
Bei der Stundenabrechnung werden nicht alle Berechnungen automatisch ausgeführt.
Die Beträge der Lohnzulagen und der Pensionskasse müssen hier manuell eingegeben
werden. Eine automatische Berechnung dieser Beträge ist nicht möglich, da bei jeder
Abrechnung neu beurteilt werden muss, ob diese Zulagen und dieser Abzug überhaupt
zur Anwendung kommen. Zusätzlich müssen auf dem Lohnblatt noch der Abrech-
nungszeitraum, der Abrechnungsgrund und die Anzahl Stunden eingegeben werden.
Der Stundenlohnsatz des Mitarbeiters kann im File „Mitarbeiter“ angepasst werden.
Zu beachten ist, dass man pro Lohnabrechnungsblatt jeweils nur eine Lohnabrechnung
macht. Wird ein Lohnabrechnungsblatt bereits für die Monatsabrechnung genutzt, darf
dieses Abrechnungsblatt im Layout „Stundenabrechnung“ nicht mehr ausgefüllt wer-
den. Umgekehrt gilt das Gleiche. Für jede Abrechnung ist also immer ein neues Lohn-
datenblatt zu eröffnen.
Bevor ein Lohndatenblatt gelöscht wird, muss immer in beiden Abrechnungslayouts
überprüft werden, ob dieses wirklich nicht mehr gebraucht wird. Will man also ein Da-
tenblatt in der Stundenabrechnung löschen, muss zuerst in der Monatsabrechnung über-
prüft werden, ob eine Löschung überhaupt möglich ist. Umgekehrt gilt wiederum das
Gleiche.
Die Lohnabzugssätze und die Lohnzulagen werden in zwei separaten Layouts verwal-
tet. Diese Werte können dort entsprechend angepasst werden.
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Die Gesamtlohnsumme aller Mitarbeiter sowie die verschiedenen Totale der Zulagen
und Abzüge sind in einem weiteren Layout zusammengefasst.
Diese Totale werden auch für jeden Mitarbeiter einzeln berechnet. In diesem Layout
müssen die Datenblätter aber zuerst sortiert werden. Wird diese Sortierung gemacht, er-
schienen sie geordnet nach den Mitarbeitern. Die Totalbeträge sind dann auf den ent-
sprechenden Lohnabrechnungsblättern ersichtlich. Die Sortierung sollte nach Betrach-
tung der Totalbeträge wieder aufgehoben werden, damit die Datenblätter wieder in der
ursprünglichen Reihenfolge erscheinen.
6 Schlussbemerkungen und Ausblick Die Entwicklung dieser Lohn-Datenbank war eine spannende und lehrreiche Arbeit. Be-
sonderes interessant war dabei die eigentliche Programmierung der Datenbank mit dem
Programm FileMaker, mit dem vorher noch nie gearbeitet wurde. Während der Pro-
grammierungsphase konnten viele Kenntnisse über dieses Produkt erlangt werden.
Um eine Lohnabrechnung korrekt zu erstellten, benötigt man viele verschiedene Daten
und Informationen. Diese Daten und Informationen so aufeinander abzustimmen, dass
sämtliche Beträge richtig berechnet werden, war sicherlich der schwierigste Teil der Ar-
beit. Eine brauchbare Lösung für die Berechnung der Lohnzulagen zu finden, und war
dabei die grösste Herausforderung.
Die Datenbank kann zwar für die Lohnabrechnung genutzt werden, sie hat aber noch ver-
schiedene Schwachstellen, welche verbessert werden müssten. Ändert z.B. Mitte Juni die
Adresse eines Mitarbeiters, wird dies im File „Mitarbeiter“ erfasst. Diese Adressänderung
wird nun in sämtlichen Lohnabrechnungsblättern dieses Mitarbeiters aktualisiert. Die Ad-
resse wechselt also auch auf den Abrechnungsblättern, welche zwischen Januar und Mai
erstellt wurden. Die Daten in diesen Blättern sollten aber nicht verändert werden. Dieses
Problem kann man umgehen, indem man dem Mitarbeiter ab Juni eine neue Mitarbeiter-
nummer gibt und seine zukünftigen Abrechnungen unter dieser Nummer macht. Dies
führt aber wiederum dazu, dass seine Jahrestotale nicht korrekt erfasst werden.
Ähnliche Probleme treten auf, wenn im Laufe des Jahres neue Kinder dazukommen oder
wenn Mitarbeiter innerhalb des Abrechnungsjahres die Lohnklasse wechseln.
Die Lohnabzüge der Arbeitgeberseite werden in der Datenbank nicht berücksichtigt. Es
wäre sinnvoll, die Berechnung dieser Beiträge in die Datenbank zu integrieren.
Die obgenannten Punkte verdeutlichen, dass die Lohn-Datenbank noch verschiedene
Mängel aufweist. Im Vergleich zur alten Datenbank hat sie aber auch einige wesentliche
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Vorteile. Einer dieser Vorteile ist sicherlich, dass die Verwaltung der Daten einfacher und
übersichtlicher ist. Daten können ohne grössere Probleme ergänzt, geändert oder gelöscht
werden.
Ein weitere Pluspunkt ist ebenfalls, dass man für die Erstellung der Lohnabrechnungen
viel weniger Zeit braucht. Da in der Datenbank alle relevanten Informationen gespeichert
sind, werden die meisten Berechnungen automatisch gemacht. Dies erleichtert natürlich
die Arbeit des Lohnverantwortlichen.
In einem nächsten Schritt müsste die Datenbank beim Institut für Glasmalkunst einge-
führt werden, damit sie von den verantwortlichen Personen getestet und beurteilt werden
kann. Ob es allerdings so weit kommt ist zur Zeit noch ungewiss.
7 Literatur und Quellen
- [Meier 98] Meier, Andreas: Relationale Datenbanken – Eine Einführung in die Praxis.
Springer-Verlag, 3. Auflage, Berlin 1998
- [OPE FR 01] Gehaltsparameter und Gehaltsskala des Personals des Staates Freiburg,
Jahr 2001
- [OPE FR 02] Gehaltsparameter und Gehaltsskala des Personals des Staates Freiburg,
Jahr 2002
- [GBST 87] Gesetz über die Besoldung des Staatspersonals