Universidad Mariano Gálvez Maestría en Recursos Humanos

Contabilidad Aplicada a la Administraciòn de Recursos Humanos

Análisis del Presupuesto del Departamento de Recursos Humanos

Por: Wendy del Carmen Aldana Arenas

Jutiapa 16, junio 2012

2

INTRODUCCION

Dentro del proceso del análisis del presupuesto de recursos humanos, es importante

considerar que los objetivos organizaciones son una base fundamental para medir las

necesidades y expectativas de la organización, los objetivos deben ser claros, medibles

y alcanzables, en ellos se determinan las metas del departamento. Para proyectar los

gastos se determinan cuales han sido las necesidades y el comportamiento de la

organización a través de tendencias de producción, experiencias, antecedentes

históricos y sin faltar los objetivos, con estos factores se pueden determinar cuáles son

las necesidades de la organización, para llevar a cabo sus operaciones.

La función del departamento de recursos humanos, en el análisis del presupuesto, no

se trata únicamente de velar por el recurso humano, existen otros recursos que son

indispensables para sostener económicamente a una organización como los recursos

financieros, económicos, materiales entre otros, y que deben ser tomados en cuenta en

la proyección de los gastos. En la planificación del presupuesto, es importante prever

algunos acontecimientos económicos que puede afectar a la industria, como por

ejemplo la inflación, que puede impactar en el presupuesto de los gastos fijos y en

cierta manera a los variables y para ello la reducción de costos suele ser muy común

en un período presupuestario. Los gastos que son afectados directamente cuando hay

cambios significativos en la economía de la empresa son los gastos fijos, éstos no son

solo gastos, son compromisos adquiridos por la empresa y necesidades que cubrir,

mientras que los variables son impredecibles, con ellos se pueden realizar ajustes

durante el período presupuestal.

3

Es esencial que el departamento de recursos humanos, considere dentro del

análisis del presupuesto, la planificación de las actividades para ejecutarse en un

determinado período presupuestario, en donde se definen los recursos que se

necesitan para llevar a cabo las actividades de una organización, en el cual incluye el

recurso humano, enseres y/ò productos, entre otros. La cantidad de personas que se

necesitan para operar en una organización es un factor muy indispensable para realizar

un análisis de costos, de ello también depende la cantidad de producción que desea

una determinada empresa y en relación a la calidad de los productos. La proyección

de los gastos de un presupuesto, también se basa en la calidad y cantidad del capital

humano con el que se necesite operar, el buen manejo de los recursos es el resultado

de la eficiencia de los procesos.

“Una actividad clave en todas las compañías es la planeación. Un Plan transmite a

los empleados las metas de la compañía y especifica los recursos necesarios para

alcanzarlas” (James, 2010)

Los objetivos de la organización son una base muy fundamental para realizar la

planeación del presupuesto del departamento de recursos humanos, porque de ello

depende de los resultados que se esperan de la empresa, además son los indicadores

del rendimiento de la organización, todo objetivo está ligado a llevarlo a cabo a través

del personal y otros recursos para alcanzarlos. Evaluar los antecedentes históricos de

las metas es identificar cual ha sido el comportamiento de la organización, para

proyectar con más certeza los recursos que serán los necesarios para la operación de

una empresa.

4

“Los presupuestos de recursos humanos son instrumentos indispensables de la

planificación, ya que sirven de base para asignar más racionalmente los recursos

humanos con que cuenta el país. Una planificación a corto plazo, permite controlar la

política de empleo y la evolución entre lo previsto y lo realizado, así como determinar

las necesidades de materia de formación profesional”. (Martner, 2005)

Dentro de la planificación del presupuesto en la proyección de gastos se

contempla la reducción de costos, las organizaciones cada vez se enfocan en ser más

productivos y velan por el ahorro en los consumos de materiales, equipos insumos

entre otros con los cuales opera la empresa. La eficiencia de sus procesos depende

del buen manejo de los recursos materiales, financieros, económicos y humanos. El

presupuesto de recursos humanos requiere de una revisión de todos los gastos

probables y los fondos designados; dichos fondos ayuda a que la empresa opere con

los recursos necesarios durante un período determinado. Es indispensable que se

considere dentro del análisis del presupuesto de recursos humanos, la cantidad de

productos y/o servicios que se deseen producir para tomar en cuenta la cantidad de

horas hombre a utilizar. Las comparaciones de los gastos reales con respecto a los

gastos presupuestados proporcionan un medio para realizar los ajustes necesarios.

Un factor que afecta la proyección de los gastos es la economía de la empresa

es probable que las empresas, identifiquen sus necesidades de personal a corto plazo,

en donde se analiza las labores básicas de cada departamento de la organización para

considerar el tiempo de horas hombre, incluyendo también las actividades propias del

departamento de recursos humanos como las actividades de reclutamiento, selección,

inducción, capacitación, contratación entre otras relacionadas con el personal.

5

El personal es una fuente muy indispensable, para el desarrollo y la ejecución de

las actividades en una organización, es necesario considerar los gastos que se

requieren para la ejecución de las actividades, los recursos materiales, financieros y

humanos, son parte de los gastos que se deben contemplar en el presupuesto. Para

realizar cálculos con respecto al personal, los dueños de los procesos a los que

pertenecen los empleados, deben estar involucrados juntamente con el responsable

de recursos humanos en el análisis del presupuesto. Otro factor muy importante para

tomarlo en cuenta entre los cálculos, es la cantidad a producir, de la demanda de los

productos y/o servicios dependen la proyección de los gastos, las tendencias también

ayudan a determinar cuál ha sido el comportamiento financiero de una empresa,

Las proyecciones pueden ser simples o complicadas y se basan en los costos o

las estimaciones reales, dependiendo de la naturaleza del gasto y los datos

disponibles. En los casos donde la preparación del presupuesto haya sido continua,

puede ser útil usar el valor de varios años de datos reales sobre los gastos, tales como

los gastos de capacitación o los premios de reconocimiento para el personal, con el fin

de desarrollar un presupuesto realista. Sin embargo, si un costo ha fluctuado en el

transcurso del tiempo, es importante determinar las razones de esas fluctuaciones y

tratar de predecir lo que probablemente ocurrirá el próximo año. Por ejemplo, si la

organización realizó fiestas espléndidas para los feriados, pero no tiene planes de

volver a hacerlo, los datos históricos serán de poca utilidad.

La clasificación de un costo como variable ò fijo, depende de si el costo cambia ò

permanece igual en relación con el nivel de la actividad comercial. (James, 2010)

6

La distribución de los gastos depende de los compromisos que tiene cada

empresa y pueden clasificarse en gastos fijos, los cuales no pueden dejar de

efectuarse ò que no cambiará durante el año, Los costos fijos son los que se tienen

que pagar una empresa, sin tomar en cuenta si produce mayor o menor cantidad de

productos, como ejemplo está los arrendamientos, que aunque la empresa este activa

o no hay que pagarlos, así produzca 100 o 500 unidades siempre debe pagar el mismo

valor por concepto de arrendamiento y los y gastos variables que corresponden a

gastos posibles ó impredecibles, que susciten en el período presupuestal ò depende de

la cantidad de miembros del personal ò la utilización real. Si el costo es variable,

fluctuará con algún nivel de certeza (por ejemplo, el personal no puede excederse de

un número máximo pre-aprobado) o está sujeto a cambios con base en las

necesidades empresariales (por ejemplo, la contratación de personal eventual durante

el aumento temporal de las actividades. Los costos variables son los que se cancelan

de acuerdo al volumen de producción, tal como la mano de obra,(si la producción es

baja, se contratan pocos empleados, si aumentan pues se contrataran más y si

disminuye, se despedirán), también tenemos la matera prima, que se comprará de

acuerdo a la cantidad que se esté produciendo.

“El comportamiento de los costos es un término general que se utiliza para

describir si un costo cambia cuando el volumen de operación cambia. Un costo que no

cambia a medida que varía el nivel de actividad es un costo fijo. Por otra parte, un

costo variable se incrementa ò disminuye en forma total con un aumento ò disminución

en el nivel de actividad respectivamente”. (Mowen, 2007)

7

En el análisis del presupuesto del departamento de recursos humanos, entre los

gastos fijos pueden identificarse los salarios, bonificación, bono catorce, aguinaldo,

seguros, IGSS, IINTECAP, entre otros y en los gastos variables se encuentran las

capacitaciones, compensaciones, horas extras, indemnización, vacaciones, selección

de personal, inducción, recreación, , materiales, equipos, enseres entre otros. El

empleador tiene el control de los costos o un ente externo los controla, es decir,

honorarios de subcontratación con base en las horas de servicio, cuál es el mejor y el

peor caso con base en los datos disponibles, cuál es la justificación para el gasto, en

qué forma la empresa recibiría un impacto adverso si se eliminase el costo. Existen

fuentes externas que pueden afectar a este gasto (por ejemplo, reducción de personal,

fusiones, crecimiento inesperado, aumentos de los costos a mitad de año, entre otros.

La responsabilidad del profesional de recursos humanos es alinear el

presupuesto del departamento de Recursos Humanos con las metas organizacionales

estratégicas dentro de las pautas y los procedimientos de la organización. Esto es

importante para garantizar que los recursos humanos, sean percibidos como un socio

estratégico capaz de justificar los gastos y vincular las actividades del departamento

con el programa general de trabajo de la organización.

8

CONCLUSIONES

Para llevar a cabo la planeación del presupuesto de recursos humanos, es

indispensable realizar una serie de evaluaciones a los gastos proyectados, para

determinar con exactitud ó proximidad, los recursos que son necesarios para que el

departamento de recursos humanos pueda operar eficientemente sus actividades. El

departamento de recursos humanos juega un papel muy importante dentro de la

organización es el responsable de velar por el control, manejo y ejecución del

presupuesto que le sea asignado, para realizar las actividades con la ayuda del

presupuesto. Es importante considerar que un presupuesto sea a corto plazo, debido a

cambios ó variaciones económicas que pueda afectar a un país. La reducción de

costos es muy común en las empresas; por tal razón implementan constantemente

estrategias de ahorro para que estos cambios no sufran impacto en los gastos de las

empresas y directamente en los gastos fijos. Otro factor que afecta considerablemente

a la economía de una organización son los cambios de los gustos y preferencias de los

clientes, porque la ejecución del presupuesto depende de sus ingresos y/o ganancias

que perciba una empresa.

9

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

James, J. (2010). Contabilidad Administrativa. Guatemala: Jianvalbo.

Iguardia, Eduardo (2010). Metodología para la Elaboración y Presentación de Trabajos

Académicos. Guatemala: PEARSON

Martner, G. (2005). Amazon. com Casa del libro. Obtenido de

http://books.google.com/books?id=UiedefaK9_4C&pg=PA24&lpg=PA24&dq=pla

nificacion+del+presupuesto+de+recursos+humanos&source=bl&ots=9WdXt1H0

HH&sig=IO9cUOLBXsoiaTB2EfonJV1fzFQ&hl=es&sa=X&ei=dFW-

T9vOOsnogQe6o7CfAQ&ved=0CF4Q6AEwBw#v=onepage&q=planificacion%20

d

Mowen, H. (2007). Amazon.com Casa del libro. Obtenido de

http://books.google.com.gt/books?id=Kf1haoGhLvcC&pg=PA68&dq=gastos+fijos

+y+variables+en+contabilidad&hl=es&sa=X&ei=GrnHT7nQBYic8gTbh82eDw&v

ed=0CDEQ6AEwAA#v=onepage&q=gastos%20fijos%20y%20variables%20en%

20contabilidad&f=false