Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos

1. Comprender que es la planeación administrativa y porque es importante.

Fijar un curso de acción completo con una secuencia de operaciones involucrando el tiempo y

los recursos necesarios para su realización. La selección y relación de formulación de actividades

para alcanzar objetivos, selección de proyectos y objetivos así como las funciones para lograrlos

lo cual requiere toma de decisiones es decir elegir una acción entre varias alternativas. Es decir a

la vez formulación y uso de supuestos sobre el futuro. La planeación administrativa es de suma

importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los

problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente en forma nítida y esto permite

desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida. La planeación administrativa

es importante porque reduce a un mínimo los costos, sería imposible producir un artículo tan

complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables. Objetivos o mentas,

estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuesto.

2. Identificar y analizar los diversos tipos de planes y mostrar cómo se relacionan entre ellos.

Los tipos de planes son:

-Misión o propósitos- El propósito de una organización es su papel primario, tal como lo define

la sociedad en que opere. Por lo tanto este término es amplio y se aplica no-solo a una

organización dada sino a todas las empresas de su mismo tipo en la sociedad. La misión de una

organización es su finalidad específica, que la distingue de otras de su tipo. Es identificar la

función que cumple esta organización en la sociedad; siendo por esto la razón de ser de la

organización.

-Objetivos o metas- Son las soluciones que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las

actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por

lo regular los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la

dirección, el staff. Los objetivos son los colofones que se quiere alcanzar con relación a los

inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.

-Estrategias- Las estrategias indican un programa de acción y gran cantidad de recursos para

alcanzar objetivos amplios. Su propósito es definir y comunicar a través de un sistema de

objetivos y políticas una descripción de los que se desea que sea la empresa; guiar el

pensamiento y el actual de la empresa, sin definir estrictamente el cómo debe alcanzar la

empresa sus objetivos.

-Políticas- Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el

pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los administradores

deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas

decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las políticas se apoyan y precisan

los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las políticas generales de la empresa son

tomadas por el consejo de administración, en las cuales se basaran las políticas de los

departamentos

-Procedimientos- Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar

actividades futuras, es decir, son planes relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven

como guías de acción más que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas

actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se

representan a través de flujogramas.

-Reglas- reflejan una decisión administrativa de que se tome o no cierta acción. Casi siempre son

planes operacionales que buscan sustituir el proceso de decisión individual limitando el grado de

libertad de las personas en determinadas circunstancias.

-Programas- Son relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este

último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un

conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una

acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño

tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta

programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de

datos, etc.

-Presupuestos- Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos

numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado

periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en

horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de

inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no

sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes. Los presupuestos pueden

ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden

ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser

planes operacionales. Si su dimensión es local y de corto plazo.

3. Perfilar y discutir los pasos racionales de la planeación y ver como estos son en esencia un

enfoque racional al establecimiento de objetivos, así como seleccionar los medios para

alcanzaros. Estos serían tales como: Línea estratégica, plazo, especialidad, frecuencia.

4. Explicar la naturaleza de los objetivos.

Los objetivos establecen resultados finales, pero los objetivos globales necesitan ser apoyados

por sub-objetivos. Por lo tanto, los objetivos forman tanto una jerarquía como una red. Además,

las organizaciones y administradores tienen objetivos múltiples que en ocasiones son

incompatibles y que pueden provocar conflictos dentro de la organización, dentro del grupo e

incluso individuales. El administrador quizás tenga que elegir entre el desempeño corto y a

largos plazos y tal vez se tenga que subordinar los intereses personales a los de la organización.

5. Describir como los objetivos verificables se pueden establecer para situaciones distintas.

Verificable o cuantificable se llama meta, los objetivos no son cuantificables o no verificables no

sirve de nada, no es una meta cuyo logro merezca aplausos, por ejemplo no sería lo mismo para

un atleta correr en una pista de cualquier dimensión y en cualquier tiempo a correr 100 metros en

11 segundos. Es decir que si pueden utilizarse para distintas situaciones.

6. Perfilar los conceptos en evolución de la administración por objetivos (APO). A Peter F.

Drucker (1954), se le atribuye el mérito de haber proporcionado el primer enunciado definitivo

de la filosofía y del proceso de APO, según él la labor de la administración es equilibrar varias

necesidades y metas en cada área, donde el desempeño de los resultados afectan directa y

vitalmente a supervivencia y prosperidad de los negocios, el primer requisito en la labor

administrativa es administración por objetivo y autocontrol.

7. Comprender el modelo del enfoque de sistema a la APO.

La administración por objetivos (APO) es practicada alrededor del mundo. Sin embargo, a pesar

de su amplia aplicación, no siempre está claro lo que la APO representa. Algunos todavía creen

que es una herramienta de evaluación; otros la ven como una técnica de motivación y otros más

la consideran como un dispositivo de planeación y control. En otras palabras, las definiciones y

aplicaciones de APO difieren mucho. Nosotros definimos la administración por objetivos como

un amplio sistema gerencial que integra muchas actividades gerenciales clave de manera

sistemática y está conscientemente dirigida hacia el logro efectivo y eficiente de objetivos

organizacionales e individuales. Este punto de vista de APO como un sistema para administrar

no es compartido por todos

8. Describir los beneficios de la APO. -.Mejoría de la administración a través de la planeación

orientada a resultados. -.Clarificación de los papeles y estructuras, así como la delegación de

autoridad de acuerdo a los resultados esperados de las personas que desempeñan los papeles.-

.Alentar el compromiso a las metas personales y de la organización.-.Desarrollo de controles

efectivos que miden resultados y conducen a acciones correctivas.

9. Identificar las debilidades de la APO y sugerir formas de superarlas -Mala enseñanza de la

filosofía de APO. -Dar guías a quienes establecen las metas. -Establecer metas verificables con el

grado correcto de flexibilidad. -Dar importancia a las metas a corto plazo a expensas de la salud

a largo plazo de la organización.-Uso excesivo de metas cuantitativas y el intento de usar cifras

en áreas en las que no son aplicables.

Caso internacional

4.1 Desarrollo de metas verificables

1. ¿Puede un gerente de división desarrollar metas u objetivos verificables cuando no le han sido

asignadas a él o ella por el presidente? ¿Cómo? ¿Qué tipo de información o ayuda cree usted que

es importante que reciba el gerente de división de las oficinas principales? Claro que si, a eso se

le conoce como tener iniciativa. No es necesario que se le sean asignadas tareas al gerente para

que el las realiza, él puede trazar sus propias metas y darlas a conocer a su equipo de trabajo

aunque no hayan sido asignadas por la presidencia. El gerente necesita recibir de las oficinas

principales por ejemplo; informes de producción, informes de metas cumplidas con anterioridad,

informes de finanzas y de cómo se ha manejado el marketing, todo esto con la finalidad de que él

pueda analizar si las metas que el pretende asignar a su equipo pueden ser cumplidas en el plazo

que el pretende

.2. ¿Estableció el gerente de divisiones las metas de la mejor manera? ¿Qué haría usted? Él

estaba seguro de las tareas que estaba asignado a cada uno y confiaba plenamente en la

capacidad de cada uno de sus colaboradores. A mi criterio, en lugar a decir verdad no sé muy

bien lo que hubiera hecho.

Investigación en internet 1 capitulo 4

Administración por objetivo

Es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo

basada en el principio de que para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en

qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. La APO es un proceso por el cual los

gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las

áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos

objetivos como guías para la operación de la empresa. El administrador tiene que saber y

entender lo que, en términos de desempeño, se espera de él en función de las metas de la

empresa, y su superior debe saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de

conformidad con las mismas. En realidad, la APO es un sistema dinámico que integra la

necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del

gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de

administración de empresas. Por lo general un programa de la APO tiene cuatro componentes:

1. La especificidad de las metas: lograr el objetivo de una manera tangible.

2. La participación en la toma de decisiones: El gerente y el empleado toman decisiones

mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.

3. Un plazo explícito: Cada objetivo tiene un plazo determinado. Normalmente, el plazo es de

tres meses, seis meses o un año.

4. Retroalimentación acerca del desempeño: En un plano ideal, esto se logra proporcionando a

las personas retroalimentación constante, de modo que pueda ponderar y corregir sus propias

acciones.