El REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

FUNCION REGISTRAL

    DEFINICIÓN  

Es un servicio público que consiste en anotar, en un folio de matrícula, los datos más importantes de los actos, contratos o providencias sujetos a registro y de los que dispongan su cancelación, con el fin de que cualquier persona interesada conozca en todo momento el estado jurídico de los bienes inmuebles matriculados.

Frank Díaz López

  RESEÑA HISTÓRICA   El registro en Colombia data del año de 1790.1790. En un

libro se anotaban todos los actos sobre inscripción de tributos, censos, hipotecas y ventas de bienes inmuebles.

 Su fundamento legal radicaba en las Reales Cédulas españolas de 1778, 1783 y 1802.

En 1844 aparece un verdadero estatuto de registro que sirve de base para establecer de una vez por todas el registro de instrumentos públicos en Colombia. Se establece por medio de la Ley 84 del 26 de mayo de 1873 (Código Civil de los Estados Unidos de Colombia), que es adoptado por la República de Colombia mediante la Ley 57 de 1887Ley 57 de 1887.

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Ese estatuto registral, contenido en el Título 43 del Código Civil, inició el sistema de registro en libros múltiples al ordenar que se llevaran separadamente los siguientes libros:

— Libro de registro número 1,Libro de registro número 1, para inscribir los títulos que trasladaban, modificaban, gravaban o limitaban el dominio de los bienes inmuebles, o que variaban el derecho de administrarlos.

 — Libro de registro número 2Libro de registro número 2, para la inscripción de los títulos, actos o documentos que debían registrarse y que no estuvieren comprendidos en las clasificaciones indicadas para el libro número 1.

 — Libro Anotador de HipotecasLibro Anotador de Hipotecas.

  De aquí en adelante comienzan a crearse nuevos libros que

especializan los archivos de las oficinas de registro de acuerdo con los actos a registrar, así:

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— Libro de Registro de Autos de Embargos (Ley 57 de 1887).

— Libro de Registro de Autos de Demandas Civiles (Ley 57 de 1.887).

— Libro de Registro de Instrumentos Privados, para la inscripción de los documentos de esta clase que los interesados querían revestir de la formalidad del registro en busca de autenticidad (Ley 39 de 1890).

— Libros Par e Impar de los Libros 1 y 2, creados con el exclusivo fin de agilizar el proceso de inscripción, al poder utilizar simultáneamente dos escribientes para anotar las escrituras según su numeración par o impar (Ley 68 de 1919)

— Libro de Registro de Poderes (Ley 68 de 1919).

— Libro de Registro de Prenda Agraria (Ley 24 de 1921).

— Libro de Registro de Patrimonio de Familia (Ley 70 de 1931).

— Libro de Registro de Prenda Industrial (Resolución 240 de 1932 de la Superintendencia Bancaria).

 — Libro de matrícula, para cada municipio de los que integraban el respectivo circuito (Ley 40 de 1932).(Ley 40 de 1932).

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— Libros índices de causantes, tradentes, deudores, poderdantes, demadantes, etc. (Ley 40 de 1932).

  — Libros índices de causahabientes, acreedores,

apoderados, demandados, (Ley 40 de 1932).   — Libro Apéndice de Hipotecas, destinado para

la inscripción de gravámenes hipotecarios a favor del Instituto de Crédito Territorial (Ley 85 de 1946).

— Libro de Anotación de Contribuciones de Valorización (Decreto 160 de 1966).

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Decreto Ley 1250 de 1970. Folio real, cartulina.

1994. Folio Magnético

2005. SIR

Frank Díaz López

ETAPAS DEL REGISTRO.  MODO DE HACER EL REGISTRO 1.    EL PROCESO DE REGISTRO. 

Son las etapas o pasos que se realizan en las oficinas de registro de instrumentos públicos para el debido y cabal registro de un instrumento público.

Tales etapas se encuentran taxativamente relacionadas en el artículo 22 Decreto Ley 1250 de 1970 y son: radicación, calificación, inscripción y constacia de haberse efectuado ésta.

 De faltar la ejecución de cualquiera de estas etapas, el registro no se considera legalmente realizado.

 El proceso de registro debe cumplirse dentro del término de tres (3) días hábiles.

  

 

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RADICACIÓN: Se cumple mediante la anotación que en un libro llamado Diario Radicador, se hace del instrumento público a registrar, indicando la fe y hora de recibo, número de orden sucesivo anual, naturaleza del título, fed ciña y lugar de origen (art. 23 ibídem)

La radicación constituye el principio de prioridad o rango, ya que todos los registros se harán en el orden riguroso de su anotación en el aludido Libro Radicador. (Art. 27 ibídem)

 Siendo la radicación la "puerta de entrada" del proceso de registro, el eslabón inicial del mismo, su omisión tiene necesariamente que conducir a la inexistencia de una inscripción realizada sin radicación previamente. En tales casos el registrador debe excluir mediante resolución motivada, un asiento efectuado en estas circunstancias.

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CALIFICACIÓN: Se compone de dos momentos: el examen del instrumento público tendiente a comprobar si reúne las exigencias formales de ley, es de se acompaña de copia con destino al archivo de la oficina, de la boleta fiscal recargo si el registro es extemporáneo, del Paz y Salvo especial tratándose de sucesiones; si se encuentran insertos los paz y salvos ordinario y predial según el si las estampillas de timbre nacional están adheridas y anuladas; si el inmueble pertenece a esa circunscripción registra!; si no existe algún impedimento para orden la inscripción, etc.

 Análisis Jurídico. Principio de legalidad.

Califica o devuelve

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INSCRIPCIÓN: Es la anotación o asiento que se hace en el respectivo folio de matrícula siguiendo las indicaciones dadas por el calificador en el correspondiente formulario de calificación. (Arts. 26 y 27 ibídem).

CONSTANCIA DE HABERSE REALIZADO LA INSCRIPCIÓN: Esta constancia, conocida con el nombre de "notas de registro" o "sello de registro", formulario de calificación, se debe colocar tanto en el ejemplar del documento registrado que se devuelve al interesado como en la copia que se destina al archivo de la oficina.

Esta etapa es una de las maneras de cumplir con el principio de la publicidad, objeto básico del registro de instrumentos públicos. (Art. 28 ibídem)

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ACTOS NO REGISTRABLES. 

No están sujetos a registro los siguientes actos:        Los que versen sobre bienes muebles, a excepción de los

testamentos cerrados o abiertos.        Los que versen sobre bienes inmuebles se contengan en

documento privado.         Los actos de protocolización por cuanto carecen de efectos

jurídicos ya que no le dan al acto original mayor fuerza o firmeza de la que tienen.

     

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Los actos de posesión material carentes de antecedente registral, por tratarse de un hecho no un derecho real.

        Los que versen sobre derechos personales aunque se

refieran a inmuebles, como la cesión del crédito hipotecario, la cesión de bienes y la subrogación de los derechos del acreedor

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NEGATIVA DEL CAJERO. 

Este funcionario se abstendrá de radicar documentos cuando no se allegue la copia simple y auténtica para el archivo de la oficina

Y cuando no se acredite el pago del impuesto y de los derechos de registro.

Ante insistencia del usuario, radica los documentos, dejando constancia de tal circunstancia.

 

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DE LA NEGATIVA DE INSCRIPCIÓN  

En la etapa de calificación del documento sometido a registro, el funcionario designado para ello, determinará la procedencia del mismo, de encontrar que es legalmente inadmisible, rechazará la inscripción, mediante nota devolutiva, indicando la causal y su fundamento legal. (Art., 37 decreto ley 1250 de 1970)

 

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INCRIPCIONES LEGALMENTE INADMISIBLES. CAUSALES.

        Si el inmueble se encuentra ubicado en

circunscripción perteneciente a otra oficina de registro. (Art. 3º Dto ley 1250/70)

        Si no se acompaña una copia especial y

auténtica, destinada al archivo de la oficina de registro. (Art. 18 dto ley 1250/70)

 

Frank Díaz López

        La hipoteca y el patrimonio de familia

cuando la inscripción se solicite después de los noventa (90) días hábiles siguientes a su otorgamiento.

Artículo 32 del Decreto Ley 1250 de 1970: "La hipoteca y el patrimonio de familia inembargable, solo podrán inscribirse en el registro dentro de los noventa días siguientes a su otorgamiento".

 

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     Cuando en el documento a inscribir no se indique la procedencia inmediata del dominio o del derecho respectivo mediante la cita del título antecedente (último título registrado) con los datos de su registro.

Artículo 52 del Decreto Ley 1250 de 1970: *Para que pueda ser inscrito en el registro cualquier título se deberá indicar la procedencia inmediata del dominio o del derecho respectivo, mediante la cita del título antecedente, con los datos de su registro. Sin este requisito no procederá la inscripción a menos que al registrador se le demuestre la procedencia con el respectivo título inscrito".

        

 

Frank Díaz López

       Si no se anexa al documento a inscribir, el comprobante de pago del impuesto de registro y anotación y el comprobante de haberse cancelado el recargo. %s .

Tampoco se admitirá el documento para registro, si los pagos aludidos no se efectuaron en el departamento, intendencia o comisaría en donde estén ubicados los inmuebles objeto del acto.

        En los actos de división material de propiedades rústicas, si

no se consigna en la escritura pública la advertencia de nulidad absoluta del acto por violación que llegare a hacerse de la Ley 135 de 1961; si dejare de señalarse la destinación que se le dará al inmueble respectivo y si no se protocoliza copia auténtica de la aprobación dada por el INCODER al proyecto de división cuando se trate de "Unidades Agrícolas Familiares".

 

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              Si el inmueble se encuentra afectado por el gravamen fiscal

de valorización

Artículo 13 del Decreto 1604 de 1966: "Los registradores de instrumentos públicos no podrán registrar escritura pública alguna, ni particiones y adjuidicacio-nes en juicios de sucesión o divisorios, ni diligencias de remates, sobre inmuebles afectados por el gravamen fiscal de valorización a que se refiere el artículo anterior, hasta tanto la entidad pública que distribuyó la contribución le solicite la cancelación del registro de dicho gravamen, por haberse pagado totalmente la contribución, o autorice la inscripción de las escrituras o actos a que se refiere el presente artículo por estar a paz y salvo el inmueble en cuanto a las cuotas periódicas exigibles.

 

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            Si existe patrimonio de familia inscrito

no debe registrarse embargo, hipoteca, censo, anticresis ni venta con pacto de retroventa. A contrario sensu, si lo inscrito es un embargo, una hipoteca, un censo o un contrato de anticresis. Ley 70 de 1931, ley 9 de 1989 y 3ª de 1991

 

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        En ventas de interés social cuando no se constituye patrimonio de familia. Articulo 60 ley

9ª de 1989        Sí el inmueble se encuentra afectado con embargo, no debe registrarse escritura alguna de

enajenación o hipotecación, a menos que el embargo esté dirigido contra persona distinta del propietario, o el acreedor consienta en el registro o el juez lo autorice. (Artículo 43 de la Ley 57 de 1887 , Art. 1521. C.C.).

        Si las medidas dadas al inmueble no están expresadas en el Sistema Métrico Decimal.

Decreto N° 1731 de 1967.

Resolución 1126 de 1967 del Ministerio de Fomento.

Artículo 1°—"A partir del 1° de enero de 1968, las operaciones y transacciones en general sobre finca raíz que se realicen en el territorio nacional, se harán utilizando las medidas del sistema métrico contenidas en las Normas INCONTEC E-9..."

Artículo 3°—"Los registradores de instrumentos públicos y privados y los notarios públicos en el territorio nacional no podrán autorizar con sus firmas el registro, el otorgamiento o el reconocimiento de escrituras, contratos y demás documentos que contengan estipulaciones sobre finca raíz, cuyas medidas no estén expresadas en el Sistema Métrico".

 

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        Ningún acto sobre transferencia, constitución o limitación del dominio de bienes inmuebles deberá ser registrado si en la respectiva escritura no aparece inserto el Paz y Salvo Predial o autoavaluo; tampoco se aceptarán remates judiciales si en ellos no aparece la constancia de haberse presentado ante el juez el aludido comprobante.. Ley 33 de 1896, Resolución N° 290 de 1951 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

        No se deberá admitir el registro de un embargo si en el folio de matrícula se encuentra inscrito otro.

      

Si quien hipoteca no es el propietario o el usufructuario o el fiduciario, el documento que contiene tal gravamen debe rechazarse.

Artículo 2443 del C.C.: "La hipoteca no podrá tener lugar sino sobre bienes raíces que se posean en propiedad o usufructo o sobre naves".

        No se debe aceptar el registro de demandas que tengan como

fundamento un asiento registra! anterior a la inscripción de la sentencia declarativa de pertenencia.

Artículo 70 del Decreto-Ley 1250 de 1970: "Cumplida la inscripción de la sentencia declarativa de pertenencia, en adelante no se admitirá demanda sobre la propiedad o posesión del inmueble matriculado en las condiciones dichas, por causa anterior a la sentencia".

Frank Díaz López

 

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       Cuando existe Afectación a vivienda familiar. Ley 258 de 1996 y ley 854 de 2003

        Cuando no cumple con las exigencias previstas en las Leyes 9" de 1989 y 160 de 1994. Falta constancia sobre destinación que se le dará al inmueble. Los artículos 44 y 45 de la ley 160 de 1994, disponen :

Salvo las excepciones que se señalan en el artículo siguiente , los predios rurales no podrán fraccionarse por debajo de la extensión  determinada por el Incora como unidad agrícola familiar para el respectivo municipio o zona. En consecuencia, so pena de nulidad absoluta del acto o contrato, no podrá llevarse a cabo actuación o negocio alguno del cual resulte la división de un inmueble rural cuyas superficies sean inferiores a la señalada como unidad agrícola familiar para el correspondiente municipio por el Incora."

 

       No se transcribió comunicación del Incora

sobre renuncia a opción de compra .

El artículo 32, parágrafo 1° de la Ley 160 de 1994, dispone: "Las entidades financieras estarán obligadas a dar al Incora la primera opción de compra de los predios rurales que hayan recibido o reciban a título de dación en pago por la liquidación de créditos hipotecarios, o que hubieren adquirido mediante sentencia judicial. 

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       Escritura pública contiene transferencia del dominio de un inmueble adquirido mediante subsidio directo concedido por el Incora al transferente, dentro de los doce años siguientes a la adquisición.

El parágrafo del artículo 25 de la Ley 160 de 1994, dispone:

"Parágrafo. Los notarios y registradores de instrumentos públicos, sopena de incurrir en causal de mala conducta sancionable con destitución, se abstendrán de otorgar e inscribir escrituras públicas que contengan la transmisión del dominio o la posesión de predios adquiridos con subsidio en las que no se protocolice la autorización expresa y escrita del Incora para llevar a cabo la enajenación, dentro del término previsto en este artículo."

  

Frank Díaz López

        Se pretende transferir un inmueble sin haber transcurrido

15 años después de la primera adjudicación realizada por el Incora bajo el régimen de unidad agrícola familiar

El artículo 39 incisos 3° y 4° de la Ley 160 de 1994, dispone: "Hasta cuando se cumpla un plazo de quince (15) años, contados desde la primera adjudicación que se hizo sobre la respectiva parcela, no podrán transferir el derecho de dominio, su posesión o tenencia sino a campesinos de escasos recursos sin tierra, o a minifundistas. En este caso el adjudicatario deberá solicitar autorización expresa del Incora para enajenar, gravar o arrendar la unidad agrícola familiar."

 

 

Frank Díaz López

        El propietario vende sin ofrecer el inmueble

previamente al Incora quien tiene opción preferente . Numerales 5° y 6° del art. 39 de la Ley 160 de 1994, establecen:"Quienes hayan adquirido el dominio sobre una parcela cuya primera adjudicación se hubiere efectuado en un lapso superior a los quince (15) años, deberán informar al Instituto respecto de cualquier proyecto de enajenación del inmueble, para que éste haga uso de la primera opción de readquirirlo dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de recepción del escrito que contenga el informe respectivo. Si el Incora rechazare expresamente la opción, o guardare silencio dentro del plazo establecido, para tomarla, el adjudicatario quedará en libertad de disponer de la parcela."

 

Frank Díaz López

        Se requiere autorización expresa del Incora por

tratarse de fraccionamiento de inmuebles rurales adjudicados como baldíos

El artículo 72 inciso 2° de la Ley 160 de 1994, dispone:

"Los registradores de instrumentos públicos se abstendrán de registrar los actos o contratos de tradición de inmuebles, cuyo dominio inicial provenga de adjudicaciones de baldíos nacionales, en los que no se protocolice la autorización del Incora, cuando con tales actos o contratos se fraccionen dichos inmuebles."  

Frank Díaz López

        Existe oferta de compra en proceso de

adquisición por negociación voluntaria o expropiación.

 El artículo 13 num. 5° de la Ley 9a de 1989, establece:

"El oficio que disponga una adquisición será inscrito por la entidad adquirente en el folio de matrícula inmobiliaria del inmueble dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su notificación. Los inmuebles as: afectados quedarán fuera del comercio a partir de la fecha de inscripción, y mientras subsista, ninguna autoridad podrá conceder licencia de construcción de urbanización o permiso de funcionamiento por primera ver para cualquier establecimiento industrial o comercial sobre el inmueble objeto de la oferta de compra.

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PARTICIPACIÓN EN PLUS VALIA   INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA No. 31de 2004

La plusvalía se puede definir como los incrementos en los precios de la tierra que no se derivan del esfuerzo o trabajo de su propietario sino de decisiones o actuaciones de ordenamiento territorial o de inversiones públicas adoptadas o ejecutadas en nombre del interés general.

 Según el artículo 81 de la ley 388 de 1997, una vez inscrito el acto administrativo en firme de liquidación del efecto plusvalía, para que puedan registrarse actos de transferencia del dominio sobre el inmueble afectado, es un requisito esencial el certificado de la Secretaría de Hacienda, que ya se mencionó. 

· La autorización del registro del acto de transferencia, manteniendola inscripción del gravamen.

  · La orden de cancelación de la anotación del efecto plusvalía porpago total.

 

 

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DE LOS RECURSOS EN LA VÍA GUBERNATIVA, ANTE LA NEGATIVA DE REGISTRO

 Con ocasión de la vigencia del decreto 302 de 2004, desapareció la autonomía registral, en única instancia, que ostentaban los Registradores de Instrumentos Públicos, por cuanto contra sus decisiones solo procedía el recurso de reposición como lo establecía el 2158 de 1992. Actualmente son autónomos en sus decisiones en primera instancia en tanto, estas no sean modificadas, aclaradas o revocadas por la Dirección de Registro de la Superintendencia de Notariado y Registro.

  

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Contra el acto administrativo que niega el registro de documentos procede:

Recurso de reposición ante el Registrador de Instrumentos Públicos.

Recurso de apelación ante el Director de Registro de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Y el de queja cuando se ha negado la apelación, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en los artículos 50 y 51 del Código Contencioso Administrativo.

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A partir de la notificación personal, de la negativa de registro, se inicia la etapa dentro de la cual el usuario del servicio registral que se considere afectado con la decisión del registrador de instrumentos públicos, puede hacer uso de los recursos con el objeto de que se aclare, modifique o revoque tal decisión, o en su defecto para que se conceda el recurso de apelación denegado en primera instancia.

TERMINO y REQUISITOS

De los recursos de reposición y apelación se hará uso, por escrito,

  En la diligencia de notificación personal.  Dentro de los cinco (5) días siguientes a notificación

personal.  Se presentarán ante el registrador de instrumentos

públicos, salvo lo dispuesto para el de queja.  El recurso de apelación podrá interponerse

directamente, o como subsidiario del de reposición.

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REQUISITOS (artículo 52 Ibídem) 1.- Interponerse dentro del plazo legal, personalmente y por

escrito por el interesado o su representante o apoderado debidamente constituido; y sustentarse con expresión concreta de los motivos de inconformidad, y con indicación del nombre del recurrente.

 2. Relacionar las pruebas que se pretende hacer valer. 3. Indicar el nombre y la dirección del recurrente. 

Sólo los abogados en ejercicio podrán ser apoderados; si el recurrente obra como agente oficioso, deberá acreditar esa misma calidad de abogado en ejercicio, y ofrecer prestar la caución que se le señale para garantizar que la persona por quien obra ratificará su actuación dentro del término de tres (3) meses; si no hay ratificación, ocurrirá la perención, se hará efectiva la caución y se archivará el expediente.”

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EL RECURSO DE QUEJA. 

Este recurso, procede cuando se rechaza por la primera instancia, el recurso de apelación.

 Es facultativo se puede interponer directamente ante el superior del funcionario, es decir ante el Director de Registro, por medio de escrito al que deberá adjuntarse copia de la resolución que haya negado el recurso.

 De este recurso se puede hacer uso dentro de los 5 días siguientes a la notificación de la decisión adoptada por el Registrador de Instrumentos Públicos, en el sentido de rechazar la apelación.

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Rechazo del recurso 

Si el escrito contentivo del recurso, no se presenta con los requisitos expuesto anteriormente, el funcionario competente debe rechazarlo mediante proveído, sumariamente motivado.

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TERMINO PARA RESOLVER. SILENCIO ADMINISTRATIVO Los recursos de reposición y de apelación siempre deberán

resolverse de plano, a no ser que al interponer este último se haya solicitado la práctica de pruebas, o que el funcionario que ha de decidir el recurso considere necesario decretarlas de oficio.” (Art., 56 C.C.A.)

Cuando sea del caso practicar pruebas, se señalará para ello

un término no mayor de treinta (30) días, ni menor de diez (10). Los términos inferiores a treinta (30) días podrán prorrogarse una sola vez, sin que con la prórroga el término exceda de treinta (30) días.

  En el auto que decrete la práctica de pruebas se indicará,

con toda exactitud, el día en que vence el término probatorio. (Art., 58 Ibídem)

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SILENCIO ADMINISTRATIVO 

Si transcurre un plazo de dos (2) meses contados a partir de la presentación de los recursos de reposición o apelación sin que se haya notificado decisión que se adoptó sobre ellos, se entiende que la decisión es negativa. ( Art. 60 Ibídem)

 El plazo mencionado se interrumpirá mientras dure la práctica de pruebas

 De tal forma que ante la falta de pronunciamiento, por parte de la administración, en el lapso de tiempo señalado, ocurre el silencio administrativo negativo, sin embargo esta circunstancia no exime al funcionario o autoridad de responsabili dad; ni le impide resolver mientras no se haya acudido ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo.

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CORRECCIONES 

Artículo 35. Decreto ley 1250 de 1975. “Los errores en que se haya incurrido al realizar una inscripción, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán firmadas por el Registrador o su delegado. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales”.

 

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DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS EN MATERIAL REGISTRAL.

  El estatuto registral, no contempla las actuaciones

administrativas, por ello las disposiciones del Código Contencioso Administrativo, le son aplicables al estar previsto en su artículo 1° al preceptuar que: "Los procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por estas, en lo no previsto en ellas se aplicarán las normas de esta parte primera que sean compatibles".

 De esta manera en el Código Contencioso Administrativo se reglamentan las actuaciones administrativas derivadas del derecho de petición, la vía gubernativa y la revocatoria directa de los actos administrativos, figuras jurídicas no contempladas en el decreto ley 1250 de 1970.

 

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Las actuaciones administrativas, registrales se inician, desarrollan y finiquitan para subsanar, errores, de origen jurídico, para subsanar eventos de origen fáctico y para subsanar yerros administrativos pecuniarios.

 

Frank Díaz López

1. ERRORES DE ORIGEN JURÍDICO  A.- Errores de forma: Errores mecanográficos: Son los que se

comenten al momento de realizar la anotación respectiva, en la máquina si se trata de folio real o en la digitación si es en folio magnético. Puede ser que al transcribir en el folio de matrícula, se escriba en forma errada un nombre, un número, una fecha, una letra, una palabra, una frase, la naturaleza jurídica del acto.

Esta clase de errores no requiere de actuación administrativa que culmine con resolución; es suficiente con que se corrijan empleando las alternativas establecidas en el artículo 35 del decreto 1.250 de 1970, es decir subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras, frases o cifras que deben suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse. Lo corregido debe salvarse colocando nota al respecto en el recuadro del folio destinado a "Autorización de corrección de errores en el registro".

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B.- Errores de fondo

Por omisión ( actos no registrados)

Por anotación indebida ( acto registrado)

Por interpretación errónea ( acto registrado)

Por calificación ilegal (acto registrado)

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2. DE ORIGEN FISICO  

Las falencias físicas, se presentan en el ámbito registral cuando existen dos folios de matrícula para un solo inmueble, cuando se asigna un mismo número de matrícula para predios diferentes, cuando hay señales de deterioro en folio real o cartulina y por la pérdida de folio real.

 La actuación administrativa en estos casos, se encamina a la sustitución, unificación y reconstrucción de folios de matrícula inmobiliaria.

 

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SUSTITUCIÓN  

Se sustituye un folio de matrícula cuando presenta señales de deterioro que dificultan su manejo o consulta, para tal efecto se archivará la cartulina y se sustituirá mediante resolución motivada, ordenando la reproducción exacta del contenido del folio sustituido, con anotación del hecho y su oportunidad, como lo prescribe el artículo 45 del decreto ley 1250 de 1970.

 Esta actuación, tiene plena validez práctica, así exista actualmente el folio magnético, por cuanto los folios cartulina son el antecedente próximo de la matrícula sistematizada.

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LA UNIFICACION. 

La existencia de dos o más folios de matrícula, se domina duplicida o triplicidad de folios, en estos casos se hace necesario dejar un solo folio de matrícula, a través de la unificación, en cumplimiento a lo prescrito en el artículo 5° del decreto ley 1250 de 1970, que reza:

"La matrícula es un folio destinado a un bien determinado, y se distinguirá con un código o complejo numeral indicativo del orden interno de cada oficina de la sucesión en que se vaya sentando".

 

Frank Díaz López

LA RECONSTRUCCION   El artículo 47 del decreto ley 1250 de 1970, prevé que. “ En

caso de pérdida de folio, índice o libro de registro, se procederá a su reconstrucción con base en el duplicado del mismo que se conserve en el archivo o en su defecto, con fundamento en los documentos auténticos y anotaciones que se encuentren en la propia oficina o en poder de los interesados”

  Reconstruir un folio de matrícula inmobiliaria significa

rehacerlo, y se hará, con base en los documentos que se encuentran en los archivos de la oficina, ya sea microfilmados, o en la carpeta de antecedentes o en los libros del antiguos sistema. Si los antecedentes no se encuentran, se debe recurrir a los documentos que tengan los interesados en los cuales aparezca la constancia o nota de registro, o en certificados que haya expedido la misma oficina. De no ser posible, el interesado tendrá que aportar los títulos a veinte años con el fin de inscribirlos por primera vez.

 

Frank Díaz López

DE ORIGEN ADMINISTRATIVO. 

Esta opción de la actuación administrativa, propende por hacer efectivo el derecho de los usuarios del servicio registral, para que se les devuelva el dinero cancelado por concepto de los derechos de registro, cuya tarifa la contiene el decreto 1428 de 2000, cuando se presenta:

 -          Pagos en exceso. 

Lo que significa que el usuario del servicio, canceló más dinero del que regula la tarifa establecida.

  Pago de lo no debido.

Se presenta esta circunstancia, cuando al usuario se le cobra, por un acto que no contiene el documento.

 - Pago sin el registro del documento Hay lugar a la devolución de dineros, cuando el documento no se

inscribió, por ser legalmente inadmisible, o por que ya está registrado o cuando hay desistimiento en la inscripción.

Frank Díaz López

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS, BAJO EL PROCEDIMIENTO DEL ARTÍCULO 9° Y SS DEL C.C.A.

  Del Auto de iniciación de la actuación.  Los autos no se numeran, de acuerdo a la técnica

procedimental, estos actos administrativos se fechan, siendo este el indicativo cronológico de su expedición.

  DE LA EJECUTORIA DEL AUTO.  Autorizado, firmado, el auto por el cual inicia la

actuación administrativa, se procede a citar a los terceros determinados.

Frank Díaz López

FORMALIDADES.  La citación es el acto de autoridad por medio del cual se ordena la

comparecencia de una persona para fines gubernativos o procesales.  Conforme al artículo 14 del C.C.A, , la citación de terceros "se hará por

correo a la dirección que se conozca si no hay otro medio más eficaz". El medio más eficaz de comunicar al tercero la citación no es otro que notificársela personalmente, pero el artículo 44 del Código Contencioso Admi nistrativo.

  Los terceros determinados se citan vía telegrama dirigido a la

dirección que figure en el derecho de petición, en su defecto a la que se encuentre en el directorio, si no hay a la que figure en el folio de matrícula inmobiliaria. Se debe dejar constancia de ello.

  El envío del telegrama se hace dentro de los cinco días siguientes a la

expedición del acto.  La constancia de envío se anexa expediente.  

Frank Díaz López

.- DE LA NOTIFICACION

.-Citación de terceros indeterminados.

.- Notificación por edicto.

.- Los sellos, o constancias edictales.

.- Constancia de fijación

.- Publicación en Diario Oficial o en uno de amplia circulación

Frank Díaz López

DE LA RESOLUCIÓN QUE FINIQUITA LA ACTUACIÓN. 

-Observancia del debido proceso. 

Para proferir la resolución que culmina la actuación administrativa, debe verificarse que el auto esté ejecutoriado, es decir que se haya surtido el proceso de notificación personal o por edicto, y que la publicación cuando existan terceros indeterminados obre en el expediente, así mismo debe tenerse certeza sobre la practica de las pruebas.

En caso de haberse ordenado comunicar, la iniciación de la actuación, a algún ente público, la constancia de recibo en el despacho destinatario debe hacer parte integrante del mismo.

Frank Díaz López

 

DE LOS RECURSOS.  De conformidad con el decreto 302 de 2004,

contra los actos que profiera el Registrador de Instrumentos Públicos proceden los recursos de reposición que se interpondrá ante el mismo y el de apelación ante el Director de Registro, de la Superintendencia de Notariado y Registro, su trámite está sujeto a lo previsto en el decreto 01 de 1984. El de queja cuando el Registrador niega el de apelación ante la Dirección de Registro.

Frank Díaz López

TERMINO Y REQUISITOS De los recursos de reposición y apelación, contra las

resoluciones que definan la situación jurídica de los folios de matrícula inmobiliaria se hará uso, por escrito, en :

  En la diligencia de notificación personal.  Dentro de los cinco (5) días siguientes a notificación

personal.  Dentro de los cinco (5) días siguientes a la desfijación

del edicto.  Dentro de los cinco (5) días siguientes a la publicación.

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Frank Díaz López

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EJECUTORIA DE LA RESOLUCIÓN. 

Debidamente notificado el proveído que finiquita la actuación administrativa y agotada la vía gubernativa, debe procederse a ejecutoriar la resolución, es decir a ejecutar la parte resolutiva, efectuando las salvedades de ley.

 Una vez ejecutoriada, dentro del expediente se dejará la correspondiente constancia.

Frank Díaz López

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DE LA REVOCATORIA DIRECTA 

El Registrador de Instrumentos Públicos puede revocar su decisión de oficio o a solicitud de parte (o en su defecto hacerlo el Superintendente de Notariado y Registro como superior inmediato), en estos casos:

 a) Cuando se manifiesta su oposición a la Constitución o a la

ley;

b) Cuando su decisión no esté conforme con el interés público o social o atente con él, y

c) Cuando con tal decisión se cause agravio injustificado a una persona.

Frank Díaz López

IMPROCEDENCIA DE LA REVOCATORIA DIRECTA “No podrá pe dirse la revocación directa de los actos administrativos respecto de los cuales el peticionario haya ejercitado los recursos de la vía gubernativa. (Art. 70 C.C.A.) 

OPORTUNIDAD  

La revocación directa podrá cumplirse en cualquier tiempo, inclusive en relación con actos en firme o aun cuando se haya acudido a los tribunales contencioso administrativos, siempre que en este último caso no se haya dictado auto admisorio de la demanda.

  TERMINO PARA RESOLVER

Tres meses (Art. 2º ley . 809/2003.)

Frank Díaz López

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EFECTOS DE LA REVOCATORIA DIRECTA

“Ni la petición de revocación de un acto, ni la decisión que sobre ella recaiga revivirán los términos legales para el ejercicio de las acciones contencioso administrativas, ni darán lugar a la aplicación del silencio administrativo.” (Art. 72 Ibídem)