el archivo y kardex.pdf

PROM-2015 TECNICO SUPERIOR

CARRERA DE SECRETARIADO EJCUTIVO CENTRO DE ORGANIZACIN PRIVADO DE ESTUDIO EN COMPUTACION

PROM-2015 11ENCANTOS EJECUTIVOS PARA UN MUNDO SECRETARIAL CON CONOCIMIENTO DE ALTA DISTINCION DOCENTE TUTOR: LIC. MARY SANDRA SOLIZ POSTULANTE: ZENOBIA QUISPE MAMANI

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TEMA N 1

EL ARCHIVO

1.1 GENERALIDADES DEL ARCHIVO.-

La clasificacin es el arte de ordenar los objetos, documentos o cosas se aplica de manera directa la distincin de correspondencia mediante la aplicacin de un orden.

Para lograr una mejor eficiencia cada dato debe escoger con lo mejor que coordine a su actividad siguiente

un a especifica sistematizacin que de garanta de la informacin y el control sobre los documentos o

papeles de una ndole muy diversa dentro de la cotidiana documentacin comercial cobran a travs del

tiempo una mayor importancia , sin embargo la organizacin moderna de clasificacin con todo su

metodologa administrativa viene hacer una seccin ms prctico, ordenando con claridad y rapidez para

tener un exacto y precisando de toda documentacin.

1.2 ETIMOLOGA DE LA PALABRA ARCHIVO.- La palabra Archivo proviene de la voz griega ARCHION q1ue significa dar conocimiento sobre

algo, esta palabra de origen griego pasa a la voz latino archivos que se utiliza en nuestra

actualidad.

1.3 DEFINICIN.-

Archivo es el proceso en el cual una institucin se organiza para la resolucin de datos, documentos y otros para su perfecta organizacin dentro de una institucin. Para ello se requiere

un una accin muy importante que es la de archivar.

1.4 ARCHIVO.- Es la accin y el procedimiento que se debe seguir en el momento de guardar todo documento utilizando un sistema de ordenamiento para su mejor organizacin y control de los mismos.

En el proceso de archivo se debe tener en cuenta como base los cuatro procesos administrativos como ser:

1.4.1 PLANEAR.-

Ver que es lo que se quiere llevar a cabo , con qu objetivo y propsito

1.4.2 ORGANIZACIN.- Como realizar todo proceso de una manera ordenada y comprensible

1.4.3 CONTROLAR.- Verificar si la actividad se est llevando a cabo todo cono se haba planeado.

1.4.4 EVALUAR.-




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Por ltimo hacer un anlisis de que se haya cumplido o con todo lo planeado, y ver si se consigui todos los objetivos.

1.5 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO.-

El archivo de la correspondencia ya que esta realiza moviente s escritos en toda la empresa ya sea

comercial o en el mbito oficial es preciso estudiar cuales son las nociones del negocio o actividad

institucional, el mismo que se realizara con el fin de adoptar el sistema apropiado.

En la actualidad el archivo de una oficina brinda grandes actividades en las practicas secretariales sin

embargo nadie puede seleccionar una regla determinada para el mejor manejo de los archivos ya que cada secretaria deber buscar la mejor estrategia para cumplir su orden.




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TEMA N 2

LA CORRESPONDENCIA

2.1 CONCEPTO DE LA CORRESPONDENCIA.-

La correspondencia es aquella actividad relativa que se requiere al intercambio de documentos, escritos como ser: papeles, cartas, telegramas, esquelas, tarjetas, muestras paquetes, invitaciones, etc. Es todo medio

de comunicacin escrita entre el remitente y el destinatario.

2.2 CLASES DE CORRESPONDENCIA.-

2.2.1 LA CORRESPONDENCIA.-

L legara a tener su clasificacin individual y la ms usada de manera personal es la privada, particular y

familiar. Este tipo de correspondencia se usa en las relaciones de amistad, miembros de una familia o una

situacin en particular en su redaccin predomina la sencillez, efecto o intimidad.

2.2.2 PBLICA U OFICIAL.-

Es el estudio de las comunicaciones escritas de las dependencias del estado en todo en todas sus jerarquas.

Empleo: Alcaldas, prefecturas, ministerio, rganos de la asamblea plurinacional y otros.

2.2.3 DIPLOMTICA.-

Es el estudio de las comunicaciones escritas que se cursan entre las personalidades del mundo diplomtico,

Por Ejemplo: embajadores, cnsules, directores de ceremonial y protocolo actividades culturales etc.

2.2.4 COMERCIAL.-

Es el estudio de todas las cartas y mensajes escritos que se cursan entre las instituciones comerciales. Por Ejemplo: bancos, mutuales, y prstamos, casas comerciales, casa de importacin y exportacin, secretarias,

supermercados y todo aquel servicio de mercado y distribucin

2.2.5 MILITAR.-

Es el estudio de todos los mensajes y comunicaciones, escritos que corresponden a las

fuerzas armadas, area la armada, el ejrcito, la polica nacional y toda actividad castrense

1.2.6 ECLESISTICA.-




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Son comunicaciones escritas que pertenecen a la jerarqua catlica romana, Por Ejemplo: Su santidad, el papa, cardenales, obispos, arzobispos, prrocos, sacerdotes y monjes.

2.2.7 VA INTERNET.-

Este tipo de correspondencia es una de las ms usadas en muestra actualidad ya que es una red de redes, de

ordenes conectados entre s, atreves de un lenguaje informtico o producto comn ligadas mediante lneas

telefnicas, sobras pticas y en laces por satlites y otros.

Permite efectuar transacciones mercantiles de compra y venta, recopilada datos sumamente importantes,

enva decepciona total informacin cualquier actividad de edicin proveedor de pagos o pedidos y otros.




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TEMA N# 3

GESTIN DOCUMENTAL

3.1 INTRODUCCIN.-

Durante la ltima mitad del siglo xx sea dado gran importancia a la produccin y control de registros. Esto

sea debido principalmente a 2 factores:

El desarrollo de de mtodos electrnicos para producir cierto tipo de datos.

La actividad acelerada en el desarrollo de medios mecnicos para el manejo de ellos.

Estos factores son efectuados muy de cerca y cambiado muchos aspectos de control de registros. Por ejemplo:

durante el periodo inicial de desarrollo electrnico, se deca que los records serian producidos y controlados

por medios electrnicos. Se crea tambin que el nmero de datos iba aumentando a pasos agigantados y que

los mtodos manuales para controlar dichos datos se hacan indispensables, especialmente para ciertos tipos

de materiales producidos electrnicamente.

Tambin se hizo orden que ciertos tipos de registros no resultaran afectados por los procesos electrnicos y

continuaran requiriendo la aplicacin y uso de mtodos manuales de procesamiento y archivo.

El desarrollo de mtodos mecnicos para el manejo de cantidades numerosas de datos ha aumentado para el

manejo de cantidades numerosas de datos ha aumentado grandemente en la ltimas dcadas. Algunos de

ellos estn diseados para ayudar en la tarea de trasladar los registros de las reas de almacenaje a las reas

de trabajo activo. Estos sistemas mecnicos pueden resultar muy valiosos cuando se usan para acelerar el

archivo de documentos muy activos, pero no pueden ser substituidos del control manual de los registros

antes de ser archivados.

La importancia contina de esta rea de administracin y organizacin de archivos, en el que se requiere el

manejo manual.

3.2 HISTORIA DEL ARCHIVO.-

el proceso de archivar ha existido, en una u otra forma, desde que la historia comenz a escribirse. Piedras pergaminos y mano escritas de gran valor histrico se han conservado atreves de los aos, y actualmente se

encuentran debidamente guardados y protegidos en diferentes museos atreves de todo el mundo. El hallazgo

y posesin de algunos de ellos ha sido mera casualidad ya que tanto piedras, como pergaminos dentro de

vasijas de barro, fueron enterrados bajo tierra suelta.




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Un dato muy curioso e interesante resulta ser la supervivencia de esta costumbre, ya que

en la actualidad se sellan cartas, fotografas, revistas, peridicos, junto a la piedra angular o

fundamentalmente que se coloca en un nuevo edificio por construirse.

A estos mtodos primitivos de archivar siguieron otros que se explican a continuacin y que consistan

simplemente en guardar los papeles. Tenan grandes desventajas pues no ofrecan proteccin de orden

alguno.

3.2.1 GANCHO.-

Se us alrededor del siglo xv era un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o escritorio, la cual se colgaba en la pared los papeles se colocaban en el gancho a medida de que se reciben.

3.2.2 NIDO DE PALOMAS.-

Era un mueble de madera que se colocaba en la pared en el escritorio tena varias divisiones pequeas con

suficiente fondo para guardar en ellas papeles. La mejor de este sistema de archivar la encontramos en los

apartados de correos, y los muebles que utilizan los hoteles para colocar la correspondencia de sus huspedes,

etc. Estos ejemplos de muestran el uso en la actualidad se da a este antiguo sistema de guardar papeles. En

tales instituciones y oficinas lo unan para facilitar la distribucin de correspondencia y para conservar

temporalmente papeles o documentos que se reciben.

3.2.3 CARPETA DE ACORDEN.-

Esta forma de guardar documentos surgi alrededor de 1860. Consiste en una carpeta con forma de acorden, el mismo tiene varias divisiones, las cuales por lo regular estn clasificadas en orden alfabtico. Se

le asigna una o varias (divisiones) letras de cada una de estas divisiones este fue el primer sistema donde se

hizo el archivo de documentos en posicin vertical. Esto constituye un paso de avance hacia los mtodos

modernos de archivar. El uso ms prctico de la carpeta de acorden en la actualidad es el personal. Los

cobradores o empleados de bancos usan estos sobres o cartapacios para llevar recibos, facturas o documentos,

con fines de cobro.

3.2.4 ARCHIVO VERTICAL.-

Este sistema provee mejor apariencia, ms espacio, ms visibilidad, flexibilidad y mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar papeles o documentos. Quien lo sugiri fue el Dr. Nataniel s. Ponce.




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TEMA # 4

FINALIDAD Y GENERALIDADES DEL ARCHIVO

4.1 EL ARCHIVO.-

Es el conjunto de documentos clasificados y ordenados de forma metdica y sistemtica, la misma que utiliza un espacio fsico y apropiado para conservar y custodiar la informacin y documentacin respectiva a

cargo de una persona responsable, dentro de nuestra actualidad se la realiza a travs de un desarrollo

informtico; las empresas estn utilizando y tecnificando sus archivos de acuerdo al avance tecnolgico,

pues facilita la labor debido a nuevos aportes informticos

El archivo se va reemplazando paulatinamente mediante el uso de DVD, disquetes, banco de datos, flash y otros por una hoja de papel; sobre todo el banco de datos como un mtodo de conservacin y resguardo que

est sustituyendo al archivo.

4.2 FUNCIONALIDAD DE UN ARCHIVO.-

es importante que las empresas tengan un archivo en condiciones ptimas de tal forma que se almacenen de acuerdo al movimiento que requieran el valor econmico y financiero en base a una carpeta indicada de la

informacin requerida.

A continuacin veremos el procedimiento que sigue el archivo.

4.2.1 DOCUMENTOS.-

Son escritos, informes correspondientes a la correspondencia en el movimiento administrativo de una

empresa.

4.2.2 RECOPILAR.-

Se refiere a reunir, juntar y rescatar informacin debidamente ordenada, recopilar la informacin en la

empresa.

4.2.3 SELECCIONAR.-

Se refiere a que una vez obtenida la documentacin la empresa responsable del archivo debe tener la

capacidad de seleccionar los documentos de salida, entrada, tipo, referencia, asuntos en particular o

cualquier otra caracterstica.




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4.2.4 CONSERVAR.-

Todo documento obtenido por la persona responsable del archivo debe clasificar los documentos es decir

separar o distribuir a la clase de documentos que pertenece, debidamente resguardados, buscando su buena

conservacin.

4.2.5 DIFUNDIR.- una vez obtenida la documentacin se debe dar a conocer con que tipo de materiales

cuenta la empresa para que sus accesibilidades y su uso sea dependiente de la institucin.

4.2.6 INFORMAR.-

una vez obtenida todo el material de archivo dentro de la empresa nos debe servir de informacin para

cualquier documento al interior del archivo.

ARCHIVO=GUARDAR, ORGANIZAR, U ORDENAR.

4.3 OBJETIVOS PRELIMINARES DEL ARCHIVO.-

que los documentos se ubiquen o encuentren de manera fcil e inmediata.

Que la documentacin se conservada en ptimas condiciones.

Que el espacio fsico destinado al archivo sea adecuado.

Que la clasificacin metdica del archivo maneje un lenguaje claro, preciso y sencillo, al alcance de los usuarios.

Que el costo de mantenimiento del archivo est relacionado con el movimiento de las empresas.

DOCUMENT

OS

RECOPILAR SELECCIONAR CONSERVAR DIFUNDIR INFORMAR




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TEMA N 5

LA CARTA

5.1 CONCEPTO.-

se llamara al medio de comunicacin escrita lo cual ser y creada en exactitud para mantener las relaciones humanas y pblicas.

5.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA CARTA.-

5.2.1 MEMBRETE.-

Es el empiezo de una carta las cuales identifica a una institucin donde va el lugar, donde encuentra la

institucin el membrete puede llevar como elemento: el membrete la direccin y el logotipo.

PEPSI

Av. Juan pablo II # 2024 telf. 2457522

El alto-Bolivia

5.2.2 LUGAR Y FECHA.-

este elemento se produce a colocar sobre el lugar de origen el nmero el da el mes, finalmente el ao.

El alto 18 de abril de 2013 Lugar fecha mes ao

5.2.3 NMERO DE CITE.-

Esta identificacin sobre la cantidad del documento que se haya enviado este identifica segn los ejemplos realizados como ejemplo:

Cite: 0023/13

5.2.4 DESTINATARIO O DIRECCIN.-

Se procede a colocar el ttulo personal ttulo en general el nombre y apellido el cargo o jerarqua de una institucin.




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Ttulo personal seor

Ttulo acadmico Lic. Ral ramos v.

Cargo jerrquico GERENTE GENERAL

Lugar importador robles.

5.2.5 REFERENCIA O ASUNTO.-

es el resumen del contenido que dice y explica en sus palabras.

Ref. Renuncia

Asunto.- solicitud de permiso

5.2.6 SALUDO VOCATIVO.-

Se usa dependiendo de una relacin existente entre el remitente y el destinatario el saludo se dirige de cargo

jerrquico al ttulo acadmico o ttulo personal.

Seor

Distinguido seor

Estimado seor

Distinguido licenciado

5.2.7 PRRAFO DE INICIO.-

Cosiste en escribir el contenido de la carta la misma que ser de manera sencilla y natural por lo general se

saluda a quien se dirige.

Mediante la presente

En esta oportunidad

A tiempo de dirigirme a usted

5.2.8 PRRAFO DE DESARROLLO.-

Es el texto en el cual se pone en esencia el mensaje que se transmite utilizando palabras simples breves pero

dando a conocer de manera escrita.

El motivo es para solicitar

La razn de la presente es




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5.2.9 PRRAFO DE CIERRE.-

Este prrafo se debe crear simpata y confianza para dar conclusiones al (SMS) expuesto generalmente se

inicia con estas palabras.

Sin otro particular

Agradecimiento de ante mano su atencin

5.2.10 DESPEDIDA.-

Es una frase o una palabra que se escribe luego del cierre del contenido de una carta o que tambin puede ir

acompaado al prrafo, atentamente, cordialmente, respetuosamente, muy atentamente.

5.2.11 FIRMAS RUBRICAS.-

La firma es la entidad de la persona, al contenido de la carta se describe el nombre completo que en barias

ocasiones ser la identificacin de la persona responsable que firme la carta.

5.2.12 ANTE FIRMA.-

Es el registro de la empresa comercial que muchas veces este identificado por un sello, este identificacin por

razones de seguridad o tambin puede ir despus de la identificacin.

5.2.13 INSTITUCIN LAS INCIALES.-

Es una identificacin que luego, pues esto permitir tener expuesto los inciales de la persona que firma son

maysculas de la persona que redacta en minscula.

5.2.14 CON COPIA Y ARCHIVO.-

Es una forma de indicar a los documentos realizados pasar al archivo, pues este permitir tener

comprobante de la documentacin que se est emitiendo la carta o documento alguno siempre debe llevar una

copia la misma que ser archivada.

5.2.15 ANEXOS O ADJUNTOS.- en este elemento en la carta se detalla y describe aquellos

documentos que van incluido a la presente la cual puede ser detallada al documento o simplemente

expresando con nmeros.

5.2.16 POSDATA.- en este punto se aadir algunos datos que se haya explicado o detallado dentro del

contenido de la carta, ser presentado en abreviatura.

PDT-postata Pos-posdata




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TEMA N 6

EL ARCHIVO Y LOS MUEBLES PARA ARCHIVAR

6.1 DEFINICIN DEL ARCHIVO.-

Archivar es el proceso de archivar, guardar de manera sistemtica diversos documentos como por ejemplo:

cartas formularios, certificados, documentos mercantiles, certificados de impuestos.

6.2 EL ARCHIVO FSICO.- se refiere a todo aquello que es tangible que existe en la empresa y que

sirve especialmente para el archivo de la documentacin estos son:

6.3 ELECCIN DE LOS MUEBLES.-

Una racional distribuye del espacio destinado para el archivo debe ser apropiado a las necesidades, se indica

a continuacin distintos tipos de mobiliarios y estantes que pueden utilizarse para el archivo en la empresa

como ser:

6.3.1 LAS GAVETAS.-

Son u mueble fabricado y designados para economizar espacio y ofrecer una consulta rpida que consta de

tres o cinco gavetas y puede ser de madera o metal

6.3.2 LOS ESTANTES.-

Son aquellos muebles fabricados con mayor espacio dentro de la oficina en los cuales pueden archivarse

documentos de mayor volumen este mueble estar realizado de acuerdo a las necesidades de la institucin ya

que se podrn archivar correspondencias de todo tipo y uso por parte de la empresa para archivar los




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documentos en los estantes se requiere de archivadores de palanca, separadores, rtulo,

pues su uso depende del sistema seleccionado.

6.3.3 LOCAL PARA EL ARCHIVO.-

Respecto al local si se trata independientemente de un, la humedad tanto por la escases y por la falta de

ventilacin en el lugar del archivo ni debe estar cercano a conductos de agua ni tampoco tendidos elctricos

que perjudicaran o ocasionaran incendios, inundaciones, dao alguno a los archivos, pues os documentos

deben estar en un local suficientemente apropiado.

Por otro lado Los documentos que estn en el archivo no pueden estar en locales compartidos con otros y

sustrados de una documentacin a otra, por lo tanto sera recomendable escoger los muebles apropiados

porque de debe considerar la resistencia que nos ofrece el piso elegido por que el archivo y el mueble soporta

un peso adecuado.

As mismo, el local para el archivo debe estar iluminado o luminoso ya sea de manera natural o artificial

porque todo trabajo en archivo requiere de una luz clara para lograr un trabajo eficiente, sin embargo se debe

acceder en esta sugerencia pues tambin demasiada luz daara los documentos por exceso de sol o luz

artificial cambiando del papel blanco a un color amarillento, su ventilacin tiene que ser extrema puesta que

as se evita el polvo en los documentos, por otro lado la temperatura de ambiente debe ser entre 18 grados a

20 grados relativamente, del mismo modo el espacio de archivo no debe ser exageradamente pequeo.

CONDICIONES DEL ARCHIVO

Debe tener humedad

Iluminacin

necesaria

Instalaciones

elctricas

protegidas

Espacio

suficiente para

el

desplazamiento

del usuario

Buena

resistencia piso

La secretaria debe

documentar




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6.4 ARCHIVOS SEGN SU POSICIN.-

los principales son:

6.4.1 ARCHIVO HORIZONTAL.-

los documentos se almacenan en sentido horizontal dispuesto s uno encima del otro en carpetas, cajas o cajones archivadores u otros materiales, pues el tipo de mobiliario adecuado para los archivadores

horizontales son los armarios los estantes, los armarios pueden disponer de bandejas o estantes o tambin de

casilleros.

Ventajas.- las principales ventajas que ofrece este sistema de archivo son los dos: es accesible debido a su simplicidad, y el documento al estar apoyado sobre su superficie mayor sufre peso.

Adems horizontalmente se puede archivar grandes documentos.

Inconvenientes.- en primer lugar resulta difcil localizar los documentos en su bsqueda pues se pierde demasiado tiempo; los documentos ocupan mucho espacio porque no pueden apoyarse

independientemente, adems para manejarlos es preciso dejar un espacio de 1 a 2 centmetros para

poder introducir los dedos y extraerlos. Otros inconvenientes su uso pues revive el hecho de sacar un

documento hay que sujetar el resto y para re3integrar de la misma manera.

6.4.2 ARCHIVO LATERAL.-

el tipo de mueble empleado para el archivo de documentos de forma lateral es similar al del sistema anterior,

en este caso, los documentos se apoyan sobre uno de los dos lados uno tanto al otro similar o igual que estn

los libros en una biblioteca.

Excelente

ventilacin

Temperatura

cambiante de

18 a 20 grados

Mobiliario

adecuado




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En este sistema se adapta a todo tipo de documentacin siempre que este enumerado los

documentos sueltos se coloquen en una carpeta u en otra caja para identificarlos.

Ventajas.- la principal ventaja de este sistema es sus economa ya que permite aprovechar mucho ms el espacio disponible sin desperdiciarlo como en el sistema de archivador horizontal las carpetas

pueden sacarse y volver a colocar en su sitio sin necesidad de mover otros documentos o pueden

acceder al archivo dos o ms personas a la vez sin molestarse una a la otros en la bsqueda de

documentos.

Inconvenientes.- los inconvenientes del archivo lateral concierne en que los documentos sueltos aunque vayan metidos en carpetas al colocarla estas paralelamente es muy probable que los

documentos pequeos se caigan, los mismos que pueden perderse en el momento de uso, para

evitarlos se usan los archivadores, pero con estos es frecuentemente que los documentos se rompan

por las perforaciones al sacarlo o meterlo.

Su manejo no resulta cmodo pues los papeles al sacarlos con los dedos en busca del que se desea consultar,

las tapas de cartn pesan mucho y por lo general dejan a costar un poco ms.

6.4.3 ARCHIVO VERTICAL.-

en este sistema de archivo el documento se apoya sobre uno de los lados ms largos de la documentacin los

expedientes se almacenan en carpetas separadas, archivadas sujetas uno al lado de la otra. Estas carpetas

van previstas de un gancho con los dos laterales que resbala a lo largo de una lnea.

Si se trata del estante o armario el desplazamiento se efecta en forma o sentido lateral, cuando se trata de

muebles como las gavetas, las barras van desde el frente del cajn hasta el fondo de su desplazamiento se

efecta en esta direccin.

En los negocios modernos la correspondencia se archiva verticalmente, como si fueran tarjetas. Archivar

tarjetas es la forma ms simple del archivo vertical, por lo general, hay un solo nombre en cada tarjeta, y

cada tarjeta esta est separada y distinta a otras. Al archivar la correspondencia hay que tomar ms

decisiones para determinar el nombre correspondiente a un documento y por lo tanto que analizada primero

para determinar bajo cul de los nombres debe ser archivado.

En segundo lugar, cuando sea seleccionado su nombre debe aplicarse las reglas bsicas para clasificar y

archivar. Por ltimo como puede haber otro material archivado bajo el mismo nombre el documento en

cuestin debe archivarse en el orden correspondiente dentro de su categora. Pues, en el archivo vertical

consiste en unir o juntar toda la correspondencia en un mismo lugar. Sin embargo cada oficinista ejecuta

diversos trabajos de archivar para conservar sus registros y papeles en orden.




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Ventajas.- el archivo vertical es sencillo de utilizar y los documentos se extraen de manera rpida y fcil cuando se utiliza la clasificacin numrica tiene la ventaja deber

todos los documentos de manera general.

Inconvenientes.- son bsicamente 2: puede resultar complicado al abrir los cajones en determinados espacios, y solo puede ser utilizado por solo una persona cada vez.




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TEMA N 7

MATERIAL DE ARCHIVO

7.1 SELECCIN Y EQUIPO.-

Los proveedores de material y equipo de oficio tienden a ser especialmente para el buen manejo de archivo y

que para cada sistema se facilitara con un variado elemento de material que agilizaran todos los procesos de

archivos, la persona responsable debe estar familiarizado con todo este material, pues lo ayudara a tener

ventajas en el archivo para poder escoger nuevas estrategias en oficinas.

Los factores de relacin para un sistema de archivo dependern de tomar la decisin de adoptar una

metodologa de acuerdo al sistema, puede en ello confirmar el manejo adecuado de los documentos y los

factores que influyen en el mtodo de archivo se darn a partir de los siguientes.

La clase de documentos que se archivara

Frecuencia de consulta

Cantidad de documentos recibidos e enviados

Coordinacin de un determinado periodo de tiempo

Mtodo y seguimiento al documento, etc.

7.2 MATERIAL.-

el trabajo de archivo no consiste solamente en seleccionar los diferentes documentos, revistas cartas y otros,

como tampoco consiste en elegir el mueble adecuado y mucho menos elegir un sistema por gusto, sino tambin

en emplear los materiales necesarios para llevar a cabo un trabajo organizado y prctica, as como los

denominados para llevar a cabo un trabajo organizado y prctica, as como los denominados (materiales

auxiliares).

En los materiales auxiliares podemos encontrar todo tipo de beneficio, los mismos que ayudaran apoyaran en

el trabajo de archivo y para ello los materiales principales sern.

Las carpetas tarjetas, libretas, guas de afuera rtulos y otros.

Perforadora

Hojas

Clip

Lapiceros




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Engrampadora

Tijera

Sellos

Calculadora

Tinta




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7.3 CARPETAS.-

Denominados tambin folders, o fila formados con una lmina de cartn suave doblados de tal manera que

llegan a formar dos tapas, en la cual la posterior es ms alta que la anterior que sirve para el corte de las

pestaas donde se consigna el ttulo del documento y dentro de estas carpetas se colocan los documentos que

se requieren archivar.

El nombre del documento denominado rotulo debe escribirse en la parte posterior del folder ya sea en

maysculas o minsculas pero siempre la primera letra debe ir con mayscula.

Las carpetas tiene la posibilidad y la capacidad de almacenar cierto nmero de documentos sin excesos, ya

que puede acumular hojas aprovechamos su pliegue de impresin.

Las carpetas son utilizadas para una tarea en particular dependiendo de su organizacin, los que no se debe

hacer es el utilizar una carpeta para una sola hoja sino provechar su dimensin, se usa de acuerdo al

sistema, generalmente existen formas de ordenar las carpetas pero sin dejar de lado el orden del mismo mas al

contrario deben ser para el manejo de los documentos de manera adecuada, sin embargo se recomienda poner

cada carpeta en forma horizontal para su mejor visin.




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Existen dos carpetas de manejo la primera denominada carpeta individual, a la cual se

puede insertar documentos de una sola persona o documentos nicos, y la segunda denominado miscelnea

en la cual se insertara distintos tipos de documentos la misma que abarcara diferentes asuntos.

7.4 LAS PESTAAS.-

la parte posterior de cada carpeta siempre es mayor a la anterior y este espacio vaco es denominado como

pestaa en la cual puede insertar el rotulo de cada documento o nombre de identificacin. Las pestaas

pueden ser usadas en dos formas deprendiendo del sistema de uso.

Pestaas corridas.- se escribe es un lado de la carpeta ya sea en el lado derecho o izquierdo sin depender del tamao que llegue a tener.

Pestaas correlativas.- estas se utilizan para tener mayor visibilidad del contenido de las mismas teniendo escrito el nombre del documento pueden estar cortadas en diferentes medidas como

ser: 1/2, 1/3, 1/4, 1/5 y otros dependiendo al sistema de uso.

7.5 RTULOS.-

es el espacio posterior que tiene la carpeta es denominada como pestaa a la cual se deber insertar el rotulo,

(nombre del documento, es escrito en varios colores).




597

Estos pueden ser fabricados dependiendo de la actividad, sin embargo simplemente se

puede nominar el documento de manera manual o electrnica.

7.6 GUAS.-

aunque las carpetas con formatos ya fabricados algn adversito es suficiente modificar la tarea para

archivar pues el momento de archivar se debe usar un material activo y para ello utilizamos las guas, las

cuales son tarjetas indicadoras realizados de un material fuerte y restante que sirve para separar y guiar un

archivo con ttulos y rtulos en las pestaas. Generalmente pueden ser de otro color para distinguir las

carpetas de las guas.

7.7 CARPETAS DE FUERA.-

son aquellas que indican que un documento ha sido extrado del sitio donde este se ubicaba, la tarjeta sirve

como recordatorio de un archivo faltante, lleva como rotulo en las pestaas carpeta de fuera generalmente

en un color llamativo como ser rojo ya que pone en alerta al archivista sobre el documento faltante.

Esta carpeta de fuera se la realiza como una tarjeta pero que tiene un bolsillo delantero con la cual se

pondr una nota de los datos del documento que ha sido extrado.

Esta hoja nos ayuda a identificar los documentos para saber quien ha sido el que ha solicitado cierto

documento y tambin que momento lo ha extrado y cuando debe devolverlo.

7.8 ARCHIVADOR DE PALANCA.-

tiene una utilidad mas practica en los estantes ya sean abiertas o cerradas metlicos o de madera en los

cuales los archivadores estn fabricados de un cartn resistente, tiene un oficio para su instruccin

denominado como el lomo de la carpeta en el cual se inserta el rotulo, tiene u oficio en el mismo el cual nos

permite insertar el dedo y tener mayor acceso, tambin llevara una etiqueta o rotulo para anotar el ttulo del

documento, adems los bordes llevara un perfil fino de metal para evitar el desgaste del cartn.




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La carpeta de palanca servir para archivar documentos de mayor volumen como ser

correspondencias recibidas o extradas facturas, formularios de impuestos etc.

Cualquier actividad requiere un sistema de informacin y intercambio de informe e incluso la administracin

que se deber administrar con una organizacin de documentos.

Elegir un ttulo o sistema.- un sistema de archivo puede definirse como un conjunto de documentos que

actan como una unidad plena para satisfacer un objeto especfico para elegir un sistema de archivo se debe

se debe estar de acuerdo con el movimiento que se realiza dentro de la institucin y que esta se organizara de

acuerdo a los documentos de uso, generalmente se usa el sistema alfabtico, numrico, por asuntos,

geogrfico y cronolgico.

Procedimiento para archivar.- todo documento que llega a la institucin debe ser archivado por la secretaria

para ello debemos seguir los siguientes pasos:

Recibir.- el funcionario al recibir una carta o correspondencia debe marcar con un sello de gama la fecha en que se decepciona dicho documento adems de consignar el nombre del responsable y su

rbrica todo este con el fin de tener un respaldo en lo que respecta el tiempo acleido entre la fecha de

recepcin su tramitacin y luego y luego su archivo tambin para saber el respaldo del documento

decepcionado.

Leer y hacer.- un preciso anlisis y revisin del documento para saber de manera general cual es su asunto.

Marcar el motivo.- que resalta en la referencia o asunto tambin se debe resaltar el contenido fundamental y preciso dentro del documento carta para saber cules son los puntos principales

esto servir para el registro de planillas de control para su posterior detalle.

Registro.-en la planilla u hoja de control para saber qu documento ha sido decepcionado o enviado.

Una vez registrado el documento en la hoja de control de deber clasificar el tipo de sistema a clasificar

para el correspondiente documento. Para este ultimo (documento) procedimiento se deber colocar con

un sello que indique para el archivo y finalmente se debe destinar el lugar que le corresponda es decir

una carpeta apropiada, mueble apropiado y sus cuidado correspondiente.




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TEMA N 8

CLASES DE ARCHIVO

De acuerdo a su estructura preferencial y adaptabilidad de la empresa los archivos se clasifican en:

8.1 SEGN SU UBICACION

8.1.1 CENTRALIZADOS.-

Todos los documentos de la empresa se guardan en el mismo lugar y con un solo orden.

Quiere decir nica o una sola dependencia destinada al manejo, control y acumulacin de la correspondencia

de los documentos.

Generalmente est organizado en las instituciones gubernamentales o estatales, debido al voluminoso flujo

de documentos por la composicin de diferentes secciones o departamentos que en algunos casos tienen

autonoma administrativa. Esto exige una jefatura y funcionarios de apoyo. Tambin puede existir en

empresas medianas o grandes.

8.1.2 DESCENTRALIZADOS.-

Este archivo se organiza mediante la dependencia y organizacin de los departamentos que funcionan

distribuidos entre diferentes secciones de su entidad. Puede haber archivos centralizados o descentralizados,

siempre y cuando se trate del control descentralizado este archivo se lleva en cada dependencia en forma

autnoma y la responsabilidad del mismo recae en el jefe se seccin.

Segn las necesidades de algunas secciones se descentraliza el archivo, pero dependen de la central con su

ejecutivo responsable que tambin al superior de las dependencias.

8.2 SEGN SU USO

8.2.1 ARCHIVO INMEDIATO O ACTIVO.-

Los documentos son consultados con una alta frecuencia al momento de hacerlos de usos. Deben lgicamente

estar situados cerca de su usuario y no es conveniente que contenga excesiva informacin lo que dificultara

la consulta. Podra corresponder as este tipo de archivo una letra de precios, planillas, registros,

correspondencia recibida o enviada, etc.

8.2.2 ARCHIVO INACTIVO O MUERTO.-

Existen documentos que deben guardarse por diversos imperativos pero que en realidad no se consultan, o si

es lo contrario es muy poco. Este tipo de documento son los candidatos ideales al archivo definitivo, que

deber estar empaquetado de forma compacta y que no es necesario que ocupe espacio en el archivo.




600

Entre estos pueden estar las planillas de sueldo de gestiones pasadas de ex trabajadores o

empleados que se retiraron, etc.

8.2.3 ARCHIVO SEMI ACTIVO.-

Es la frmula intermedia entre los anteriores. Los documentos que en l se guardan no se consultan todos

los das pero si tienen una cierta frecuencia de consultar se corresponde con a idea espontanea de archivo que

todos tenemos.

A l van a parar las cartas recibidas que de una vez contextuadas fueron a archivo factura una vez

pagados, presupuestos, proyectos, etc.




601

TEMA N 9

DOCUMENTACION

9.1 INTRODUCCION.-

La documentacin es el sistema mediante el cual se clasifican todos los documentos, entendindose por tales,

aquellos materiales que en una u otra forma proporcionan informacin.

En este sentido se consideran documento tanto el jeroglfico egipcio, como la carta y el contrato comercial.

Con la documentacin es posible poner al alcance de los funcionarios de una empresa, en el momento que sea

necesario, toda la informacin sobre un problema o tpico especifico.

En esta forma todo el material (correspondencia, informes, planos, trabajos y dems documentos) se

convierte en informacin rpida y de eficiente utilidad gracias a la agrupacin y al sistema con que ella

organice.

9.2 CLASES DE DOCUMENTOS.-

En cuanto a las actividades y la evolucin normal d cada organizacin se genera y se recibe gran variedad de

documentos que se diferencian ya sea por su forma contenido tiempo de validez y extensin.

Pueden ser avisos, caratas, certificados, circulares, ventas, decretos, edictos, informes, memorandos, ordenes

de servicio, ordenes de compra, de ventas, de trabajo, pagares, etc. Y varan desde el simple folio manuscrito,

papel original o copia, grandes impresos registros contables, listados de computador, muestras hasta los

duplicados de un microfilme. Estos documentos deben ser distribuidos en grupos para su clasificacin y es

por tanto razonable no clasificar todos los documentos en las mismas formas. Para facilitar la recuperacin

es necesario identificarlos, clasificarlos la informacin esencial que el documento ofrezca ya sea por su

inters tcnico o histrico.

9.2.1 DOCUMENTOS DE USO RESTRINGIDO.-

Entre los diferentes tipos de documentos que una empresa posee existen algunos de uso restringido que se

conservan en la caja de la empresa, en la oficina del director o en las cajillas de seguridad de los bancos.

Para mantener viva esa informacin se hace necesario tener una carpeta idntica con el nombre o por el

concepto que aglutine los documentos guardados en esos lugares o bien elaborar carpetas individuales

identificadas, con el nombre considerando como restringidos dentro de cada carpeta y tarjeta en caso de la

utilizacin de un fichero es necesario mantener un ndice de una hoja de relacin, que indique cuales son y

donde se encuentran los documentos. En las tarjetas se describir cada documento indicando nombre titulo

encabezamiento, numero o cdigo. Estas hojas tiene que ser actualizadas permanentemente, pues la

informacin que contienen ofrece la situacin jurdica tributaria administrativa, ect. Una empresa til para

la organizacin misma o para actividades de tipo fiscal, jurdico o gubernamental. En esta forma el archivo




602

no se encontrara des-actualizado o incompleto y para cualquier informacin suministraran

la respuesta adecuada.

9.3 TRABAJOS IMPRESOS.-

Una organizacin produce o recibe tambin trabajos impresos de tipo tcnico o especializado, relativos a sus

actividades, estos pueden ser guardados en los archivos de las dependencias interesados o bien en el archivo

central su ubicacin depender del uso que se les de y de la frecuencia con que estos se consulten.

Para archivar estos documentos se requiere un anlisis previo9 que proporcione datos representados por

nombres, palabras conceptos o frases llamados entradas o encabezamientos con los culs la bsqueda de la

informacin contenida en ellos es segura y responde a los diferentes intereses de los usuarios. Para

identificar este anlisis se procede a identificar el titulo con la introduccin prologo y epilogo que presente el

documento. Esto permitir al archivista tener una idea global del contenido del trabajo o documento.

Este tipo de documento puede ser identificado por:

Nombre completo del autor.

Entidad responsable de su ejecucin.

Asunto o tema.

La palabra y concepto extrados del ttulo.

Luego de establecer uno o varios encabezamientos, se anotara a mano en la caratula y en el margen superior

se seleccionara uno como principal y en la carpeta correspondiente depositaremos el trabajo. En esta forma el

documento ser localizado fcilmente.

9.4 CORRESPONDENCIA.-

Una empresa grande o pequea requiere permanente comunicacin sea dentro de ella o bien con otras

organizaciones. Esta comunicacin toma la forma de cartas, telegramas, solicitudes, y papeles varios que se

consideran correspondencia. Dada su variedad es indispensable establecer una clasificacin apropiada a las

necesidades de los usuarios del archivo, para que la informacin contenida en la correspondencia pueda ser

identificada archivada y recuperada en forma satisfactoria.

Al archivar la correspondencia hay que tomar decisiones puesto que en sus diferentes formas, no solo se

encuentra uno, sino en muchos casos varios nombres lo que hace necesario analizarlas para decidir con que

nombre debe ser archivada, teniendo en cuenta el texto o contenido de la misma. Es adems importante y en

particular para el servicio comercial, consultar el conjunto de correspondera intercambiada con uno u otro




603

motivo interna o externamente con unas u otras empresas o con un cliente determinado de

este manera de unificacin criterios se evitaran la duplicacin de carpetas y se ubicara en forma segura cada

escrito.

Para una empresa ser necesario9 clasificar su correspondencia por grupos ya sea clientes, negocios,

proyectos, etc. Es decir por las actividades que entienda o administre se abre entonces una carpeta para cada

correspondencia que se ha llevado con un determinado nombre. En otros casos la correspondencia podr ser

agrupada en programas y usuarios en primer trmino y en segunda instancia por los nombres

correspondientes a cada caso.

9.4.1 CORRESPONDENCIA INTERNA.-

los asuntos internos de una empresa se tramitan por medio de memorandos oficios, notas de inters, hojas

modelos, ordenes de trabajo, autorizaciones, copias de cartas y otros que deben ser archivados como

correspondencia interna. Recibida o enviada en orden consecutivo de fechas de acuerdo con el remitente

destinatario y asunto.

Otros documentos que deben completarse dentro de la correspondencia interna son informes, actas y otros.

9.4.2 CORRESPONDENCIA EXTERNA.-

est constituida por aquella correspondencia que se recibe o se enva como pagares, estados de cuentas,

contratos, facturas de compras, licencias, solicitudes de empleo, solicitudes en general, etc.

Esta ordenada mediante el sistema establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa. Se archivara

igualmente por asuntos, nombres, lugar geogrfico, nmeros y deber estar identificada y separada como

recibida y enviada adems podr tenerse en cuenta si es nacional o extranjera.

Para facilitar su localizacin y diferenciarla de la interna los marbetes y guiase de las carpetas utilizadas

para esta clase de correspondencia podra destacar la diferencia bien sea por colores, modelos diferentes y

posiciones de modo que se agilicen su localizacin.

9.4.3 CONSECUTIVO.-

en los archivos se acostumbra mantener carpetas de correspondencia enviada y recibida, cuyo contenido se

archiva en forma cronolgica o consecutiva.

Las copias de las cartas enviadas se archivan en orden colocando la carta de fecha ms reciente encima de la

anterior. Si alguna de estas cartas hace cancin a determinado asunto que se posea su propia carpeta

respectiva.




604

Otro tanto se har el consecutivo de recibido. Si una carta especifica recibida se archiva en el consecutivo y

en la carpeta particular no aparece estaremos omitiendo la secuencias de un negocio.

Para reducir trabajo y costos el consecutivo de recibo puede usarse para aquellas cartas cuyo contenido no

afecte directamente a ningn negocio ni se relacione con los asuntos que en ese momento interesen a la

empresa recordemos adems que ms de 6 cartas o documentos acerca de un mismo asunto deben tener su

propia carpeta.

9.5 CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS.-

Para la oficina moderna es de gran importancia las cartas que reciben o se despachen los documentos de

ndole diversa catlogos y otros, que en alguna forma se relacionan con el negocio, la profesin, o los asuntos

que tienen a su cargo dicha oficio




605

TEMA N 10

SISTEMAS DE ARCHIVO

10.1 INTRODUCCION.-

Para la adecuada conservacin del material de documentacin que se debe archivar con equipos funcionales

que permiten cumplir con los fines esenciales del archivo, as como se encuentran archivadores de diversos

ndoles ya sean verticales u horizontales, las bandejas de escritorios, archivos rotativos del multiplex uso

automatizado del micro file pues un sistema de archivo puede ser tan sencillo y tan simple como colocar

tarjetas en una serie de cajetines o en nuestra actualidad hacer uso de un sistema electrnico que sirva como

unidad central .

En la medida en que el pedido equipo y el mtodo de archivo cumplen el propsito para el cual han sido

creados sern ms cualificados como una sistema de almacenamiento de informacin, adems la eficiencia

del archivo depender tambin la vigencia de los registros que se conservan de all que se puede decir que

existen los sistemas de archivos para ayudarnos para reunir, guardar, sacar documentos y archivos que son

de constante uso dentro de la oficina.

10.2 CLASES DE SISTEMAS DE ARCHIVO

10.2.1 SISTEMA ALFABTICO.-

Es la forma de guardar los documentos de acuerdo a las letras del abecedario, todos los nombres ya sean

instituciones, entidades u otros; se clasificaran en este sistema alfabtico, es decir, de la A-Z.

10.2.2 SISTEMA NUMRICO.-

Se los clasifica mediante los nmeros para encontrar los documentos mediante un ndice. Su adaptacin

para el archivo de una empresa, depender de las actividades que realice. Sin embargo, es tambin

considerado en muchas decisiones como auxiliar o secundario.

10.2.3 SISTEMA GEOGRFICO.-

Es donde de seala el pas, departamento, ciudad, y la direccin del documento, esta debe estar de acuerdo

a la localidad geogrfica o lugar.

10.2.4 SISTEMA TEMTICO O POR ASUNTO.-

Este sistema se lo va a aplicar tomando en cuenta el nombre a archivar de la carpeta o archivo en este caso

ya no se toma en cuenta el nombre de un individuo o institucin o el nmero del documento. Este sistema es

uno de los ms utilizados dentro de la oficina ya que es ms prctico o rpido en el manejo del archivo.




606

10.2.5 SISTEMA CRONOLGICO.-

En este sistema se utiliza aos, meses, das, adems de que nos ayuda a devolver y resolver con el

calendario para evitar el olvido de alguna actividad, los documentos son clasificados por el orden de las

fechas.




607

TEMA N 11

SISTEMA ALFABETICO

11.1 INTRODUCCION.-

Este sistema es que se usa debido a su fundamental orden alfabtico en funcin de los nombres de persona o

razn social de la empresa, sus caractersticas iniciales son la compresibilidad y la sencillez, rapidez,

seguridad, en la ubicacin de los documentos evitando la dificultad para localizarla.

Este sistema alfabtico es la base de los dems sistemas no requiere de ndice o tarjeta alfabtica para un

correspondiente archivo.

11.2 CONCEPTO.-

El sistema de archivo alfabtico es aquel sistema que se utiliza a travs de la secuencia alfabtica para

ordenar y clasificar las carpetas y as tener un orden en toda la documentacin que se archiva.

11.3 OBJETIVOS DE ESTE SISTEMA

Diferenciar los conceptos generales del archivo

Determinar las reglas y procedimiento del archivo alfabtico

Aplicar la secuencia alfabtica para el archivo de documentos

Adquirir las destrezas necesarias para realizar un sistema alfabtico.

11.4 CLASIFICACION.-

Este sistema alfabtico se basa en ordenar la documentacin atendiendo al nombre de la empresa, clientes,

instituciones, etc., tambin se puede clasificar por asunto pero, entonces recibe el nombre alfabtico por

materias

La metodologa que se sigue es muy simple, se abre una carpeta cuando hay tres o cuatro documentos ya sea

de un mismo cliente, empresa o institucin en ellas se archiva todos los documentos que presente.

11.5 VENTAJAS.-

Dentro de las ventajas podemos destacar las ms importantes como ser:

Es fcil y rpido de entender, porque esta ordenado en la misma forma de los directorios telefnicos,

los diccionarios, con los cuales est ms familiarizado.

Es un sistema directo y la persona que archiva solamente tiene que guiarse por los rtulos de las

gavetas y las carpetas para guardar y retirar materiales.

11.6 DESVENTAJAS.-




608

Cabe la posibilidad que se plantea dificultades para unirse a un orden

estrictamente alfabtico, de manera que el archivo puede sufrir variaciones si lo maneja mucha gente

dentro de la oficina.

Es mejor que solo una persona se encargue de archivar en este sistema.

11.7 PASOS QUE SE SIGUEN PARA APLICAR ESTE SISTEMA

Clasificar.- Significa determinar la palabra que sirva de base para archivar

Palabras de orden.- Es la palabra que determina la clasificacin es decir la inicial que implica en que letra se archivara el documento.

Ordenar.- El colocar los documentos en. sucesin y orden de las letras.

Alfabetizar.- Ordenar los nombres alfabticamente siguiendo el concepto de orden analizado. 11.8 LOS 12 REGLAS DEL SISTEMA ALFABETICO

11.8.1 REGLA N #1. NOMBRES DE INDIVIDUOS.-

Los nombres de individuos se invierten y se alfabetizan el orden siguiente: apellido paterno, apellido

materno, primer nombre y segundo nombre.

Cada palabra de un nombre es de unidad de clasificacin en primer lugar se considera el apellido paterno,

luego el materno y luego el segundo nombre o unidad si lo hubiera.

Ejemplo.

Nombres ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR

1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad

Juan Eduardo robles guzmn Apoza Condori Juan Carlos

Ana Mara arenas Ramrez arenas Ramrez Ana Mara

Fernando Snchez Lpez Mamani guzmn Felipe

Mancilla Andrade Luis Mancilla Andrade Luis

Mamani guzmn Felipe Robles Guzmn Juan Eduardo

Juan Carlos Apoza Condori Snchez Lope Fernando

11.8.2 REGLA N # 2. APELLIDO CAMBIA UNA INICIAL.-

Un apellido cuando va solo se coloca antes que el apellido que lleva el nombre de pila o una inicial. Un

apellido con un inicial del nombre de pila completo antecede a un apellido con un nombre de pila completo

aun si comienza con la misma letra, ejemplo.


1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. unidad

Amanda Bellonti Alvarado

A. bellonti Alvarado A.

Alvarado. I Bellonti A.




609

Crdenas Bellonti Amanda

Juan Carlos pues Crdenas

J. Guzmn Guzmn J.

J. E. Guzmn Guzmn J. E.

Juan Ernesto Guzmn Guzmn Juan Ernesto

Alvarado I. Guzmn Paes Juan

11.8.3 REGLA N #3. APELLIDOS CON PREFIJOS.-

Los apellidos que contienen una preposicin artculo o contraccin se consideran como una unidad del mismo

apellido ejemplo de francisco de la torre de los ros del valle, etc.



Gabriel de Alvares D Alvares Gabriel

David E. Mc kurdy De la torre Victoria

Victoria de la torre De la mesa guisbert Carlos

Carlos de la mesa guisbert Mc kurdy David E.

11.8.4 REGLA N # 4. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES.-

Los nombres de casas comerciales, corporaciones o instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen

siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo. Los artculos de nombres comerciales o

firmas que no sean de lengua espaola o inglesa no se cambian de sitio y se consideran unidad de

clasificacin.



Des artistas coffe Alcalda Municipal El alto

Alcalda Municipal El Alto Des Artistas Coffe

Hospital holands Hospital Holands

Los Andes Los andes

11.8.5 REGLA N #5. NOMBRES DE CASAS COMERCIALES QUE CONTENGAN

EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO.-

Cuando el nombre de una casa comercial o de una institucin incluye el nombre completo de un individuo se

los archiva considerando lo siguiente: cada una de las combinaciones constituye un nombre completo.

a.la primera inicial y apellido

b.la inicial intermedia o apellido.




610

c.nombre de pila y apellido.

d.nombre de pila e inicial o nombre intermedio o apellido.



Heladera Gmez Gmez Heladera

Galera montero Monje Campero Cine

Cine monje campero Montero Galera

Arte shop Ramrez Ramrez Arte Shop

Importadora Toledo Toledo Importadora

11.8.6 REGLA N #6. NOMBRES UNIDOS POR (-).-

Los nombres de las casa comerciales unidos por (-) se consideran como unidades de archivo. Estos deben ser

separados por unidades de clasificacin los apellidos de individuos unidos por el (-) se consideran ambos

como una unidad esto se aplica tanto como a los apellidos como de los nombres que parte de una gama

comercial. Este caso no es muy comn en la lengua espaola pero es muy frecuente en la lengua ingles.



M.C- ERICSON INCORPARATED EXPORT IMPORT SERVICE

EXPORT-IMPORT-SERVICES M.C.CANN-ERIKSON

INCORPORATED

THE JOSEPH-KYAN-JANES-CAMPANY

KYAN-JANES JOSEPH CAMPANI(THE)

11.8.7 REGLA N # 7.- La aplicacin de esta regla en espaol en los nombres de las casas comerciales

utilizando el (-) poco frecuente se consideran como unidades de consideraciones separadas sin embargo si

contienen nombre y apellido paterno o un apellido compuesto por un (-) se considera con una sola unidad.



Auto partes limitada Apoza- partes S.. A.

Apoza Lpez S.A. Auto Partes limitada

Ramrez Velarde exportador Ramirez-velarde exportadores

11.8.8 REGLA N#8. CONJUNCIONES Y EXPRESIONES FINALES EN EL

NOMBRE DE UNA FIRMA.- Las conjunciones y preposiciones para, de, en, etc. No se toman en




611

cuenta ni se omiten en la clasificacin simplemente se colocan inmediatamente despus del

nombre para indicar que no se consideran al ser archivados.

Los terminados limitados CIA, corp. S. etc. Se clasifican y se consideran como unidades separadoras al

clasificarlos para su correspondiente archivo.



Galia y valso Ltda. Galia y Valso Ltda.

Larkin y Cooper CIA. Larkin& Cooper CIA

Torres de CIA. J. & L. S. A.

J & L S.A. Ramrez & Asociados S. R

Ramrez &asociados S.R.L. Torres & CIA

11.8.9 REGLA N#9.- Las abreviaturas se clasifican como si el nombre si el nombre estuviera escrito de

manera completa, sin embargo las inciales usadas para presentar un nombre u organizacin se consideran

como si fueran unidades separadas.



Escuela sta. Teresa Escuela Militar De ingeniera

Hotel N.V. Escuela Santa Teresa

F.A.B. Fuerza Area Boliviana

E.M.I. Hotel Nueva York

11.8.10 REGLA N#10. NMEROS.- Cualquier nmero que forme parte de un nombre se considera

como si estuviera escrito en letras y como una unidad de clasificacin no importa el nmero de cifras que este

contenga.



Club 405 Almacn Cinco y Vente

Estacin 5 amigos Club Cuatroc.

Almacn 5 y 20 Estacin Cinco Amigos

Restaurant 2 lunas Restaurant Dos Lunas

11.8.11 REGLA N#11. TTULOS Y GRADOS ACADMICOS.-

Estos no se toman en cuenta al archivar ni al clasificarlos sin embargo se colocan al final de la unidad entre

parntesis ().




612



Lic. Juan Prez Mamani (Ing.)

Ing. Ignacio paye balboa Muos R. Marta (dra)

Dra. Mara muoz R. Paye Balboa Ignacio (Ing.)

Ing. Mamani Prez Juan (Lic.)

11.8.12 REGLA N 12.-

El nombre legal de una mujer casada est formada por su nombre de pila siguiendo por su apellido paterno y

finalmente el apellido del esposo unido por la preposicin de esta se conserva en el mismo lugar pero no

constituye una unidad de archivo sin embargo se coloca despus de la misma unidad llegando a formar una

sola. El apellido paterno llegara a clasificar como una segunda o tercera unidad de clasificacin.


1a. Unidad 2a. Unidad 3ra. Unidad 4ta. Unidad

Negociado de Puentes y Caminos de la Provincia de Crdoba

Crdoba Provincia (de) Puentes (y) Caminos (Ne-gociado de)

Departamento de Salubridad, Cantn de Heredia

Heredia Cantn (de) Salubridad (Depto. de)

Board of Education, New York City

New York City Educacin (Board of)

Junta de Educacin de la Ciudad de San Jos

San Jos Ciudad (de) Educacin (Junta de)

Comisin de Carreteras del Estado de Tamaulipas

Tamaulipas Estado (de) Carreteras (Comisin de)




613

TEMA N 12

SISTEMA NUMRICO

12.1 INTRODUCCIN.-

La aplicacin de los nmeros ha llegado a significar la mxima expresin de orden pese a esto gran poder

caracterizador carece de fuerza o expresin imaginativa.

12.2 OBJETIVOS.-

Este sistema cumple los siguientes objetivos:

Distinguir el principio numrico.

Mxima expresin de orden.

Su poder caracterizado

Su fuerza de expresin.

Estructura la combinacin apropiada para el sistema numrico.

Seleccionar con propiedad una tcnica se archiv para el sistema numrico.

12.3 CONCEPTO.-

Representa el orden en base de nmeros estos se usan en los ttulos, en la gua, sub. Guas o ndices de las

carpetas. Este sistema es indirecto porque requiere el ndice o tarjeta alfabtica, para determinar el nmero

que le corresponde a casa cuente, por eso su caracterstica de confidencialidad absoluta.

12.4 USOS Y APLICACIONES.-

El sistema numrico desde implantarse con preferencia en grandes empresas cuyo archivo est en expansin.

Se utiliza en empresas de seguros para el archivo de plizas, titulo, acciones, etc.

Se utiliza en entidades financieras bancos para cuentas corrientes, crditos, tarjetas de

crdito, etc.

En instituciones educativas para nminas de estudiantes, material, etc.

Se utiliza para archivos pblicos, registros de nacimiento, cdulas, matriculas, etc.

En los hospitales, consultorios; y centro mdicos, para historias clnicas, en empresas dedicadas a

grandes ventas como artefactos, electrodomsticos y todos aquellos artculos que vienen codificados.

Tambin aquellos documentos de suma importancia siempre considerando

el orden numrico.




614

12.5 EL SISTEMA NUMERICO Y SU APLICACIONES

El sistema numrico puede aplicarse de la siguiente manera:

El sistema numrico consecutivo - corriente del 1 al 1000, etc.

El numero codificado - por numeracin romana o nmeros ordinales I, II. III, etc.

El numero combinado por nmeros ordinales o naturales.

12.6 VENTAJAS

Fcil clasificacin.

Fcil localizacin.

Amplitud limitada

12.7 DESVENTAJAS

No se puede extraer una carpeta sin consultar que numero es.

No puede funcionar sin ndice.

Hay que tener mximo vigor de clasificar un archivo.

Existe la posibilidad de permutar un error de algn nmero donde sea irrecuperable




615

TEMA N 13

SISTEMA POR ASUNTOS O TEMAS

13.1 NTRODUCCIN.-

El sistema de archivo por asuntos se llama tambin archivo por temas consiste en clasificar los documentos

y ordenar bajo un ttulo es decir se debe buscar un producto o concepto de los documentos para nominarlos,

se debe tomar en cuenta que su localizacin debe ser pronta y rpida.

13.2 OBJETIVOS

Seleccionar con propiedad ttulos y subttulos.

Manejar eficientemente el sistema por asuntos.

Utilizar los vocablos procesos para que su interpretacin sea posible y segura.

13.3 CONCEPTO.-

A la clasificacin de los documentos por la seccin del tema, se denomina archivo temtico o archivo por

asuntos, el nombre o ttulo a utilizar es, producto del tema central del documento.

No existen reglas claras que determinen !a palabra precisan, la nica norma es de carcter experimental.

Para realizar este analizar conceptual es necesario preguntarnos:

Cul es el tema central de documento?

Su interpretacin y traduccin es fcil y precisa?

Los usuarios estn familiarizados con ese nombre?

La organizacin de un documento por temas requiere de mucho cuidado especialmente en el uso de palabras,

expresiones trminos y nombres, que al momento de elegirlos deben ser simples, claros sintticos,

significativos y adems tcnicos el uso y empleo del plural al momento de poner los ttulos es sobre todo

prioritario. .

En resumen y en conclusin el tema por asuntos tiene como fundamento "captar la idea principal del

documento y deducir la palabra adecuada, conocer la organizacin y la necesidades potenciales de la empresa

nos permitir organizar eficientemente y con eficiencia este tipo de archivo.

13.4 USOS.- Este sistema se utiliza para:

Instituciones que realizan investigaciones cientficas, para archivar documentos de estudios

y proyectos.




616

Instituciones educativas para archivo de material didctica.

Bibliotecas, videotecas, galeras de arte, etc. Que por su naturaleza

necesitan agrupar sus temas.

Agentes de compras y fabricantes adems sorpresas diversificadas.

13.5 VENTAJAS.-

El sistema de clasificacin por materias ofrece las ventajas siguientes:

Su facilidad para ser comprendido; por eso resulta til para la correspondencia til

para la correspondencia y para los papeles tiene que ver una utilidad respectiva.

Es posible ampliarlo ilimitadamente

13.6 INCONVENIENTES.-

Es archivo por materias tiene el inconveniente de que cuando no se conoce el asunto en cuestin no resulta

fcil su localizador lo cual se agrega la dificultad que puede entraar la determinacin del asunto a la que

pertenece un documento.

Adems es bastante factible incluir los factores de un tema en otra carpeta, en especial si estos tratan de

diversos asuntos, por !o que es necesario disponer una aplicacin en este tipo de clasificacin se aplica en

organismos oficiales, oficinas de ventas y servicios, sobre todo, es e! ms ampliado por escritores y

periodistas que de este modo archivan los asuntos que son de su inters,




617

TEMA N 14

SISTEMA GEOGRFICO

14.1 INTRODUCCIN.-

Para orientarnos geogrficamente necesitamos ver puntos geogrficos por ellos utilizamos mapas y

puntos cardinales.

El sistema del archivo geogrfico toma en cuenta como referencia geogrfica a

Punto geogrfico los continentes, pases, ciudades, provincias, calles, pueblos,

Avenidas, etc.

Para la aplicacin de este sistema utilizamos formas o modos para este archivo

14.2 OBJETIVOS.-

Escoger de forma de divisin geogrfica que ms convenga. Aplicar un sistema geogrfico adecuado.

Identificar dos usos de ventajas y desventajas.

Archivar y consultar eficientemente el sistema.

14.3 CONCEPTO.-

Este sistema geogrfico consiste simplemente en ordenar la correspondencia o todo tipo de documentos ya

sea por localidades, pases, estados, provincias, ciudades, pueblos, sectores, secciones, etc. De manera

geogrfica poniendo lmite para su respectiva organizacin esta actividad cambia naturalmente de acuerdo a

la entidad al negocio o cualquier actividad que realice una institucin.

La gran mayora de las instituciones especialmente aquellas que se dedican en diversos territorios tales como:

empresas importadoras, empresas exportadoras, distribuidoras, organizaciones de compra y venta, etc.

Hacen uso de este sistema para poder localizar cualquier tipo de archivo o documento.

14.4 USO DE ESTE SISTEMA

Su utilizacin es recomendable en los siguientes casos:

Cuando las empresas tienen agencias, distribuidores, concesionario o sucursales.

En empresas o instituciones cuyas actividades y ventajas se expanden en diferentes zonas geogrficas

tanto a nivel nacional e internacional.

En empresas de servicios pblicos como ser luz, agua, telfono, transporte,




618

correo, etc.

Empresas dedicadas a ventas por Internet o por correo electrnico.

14.5 PROCEDIMIENTO.-

Primero revisar la correspondencia .Clasificar, es decir determinar los nombres de la localidad y

del corresponsal bajo los cuales archivara el documento.

Abrir carpetas de la actividad o cosas del que se desea tener informacin, una vez localizada el lugar

14.6 VENTAJAS.-

Resulta excelente, el mtodo geogrfico para que trabajen a nivel

nacional e internacional y tienen voluminoso flujo de correspondencia y su clientela est dispersa por

distintas ciudades, pases y continentes.

Este sistema es aconsejable para aquellos negocios y empresas que organizan efectan y controlan sus

operaciones por distritos geogrficos. Tambin es aconsejable para las oficinas gubernamentales que tiene

que ver mucho con personas naturales o jurdicas, establecidas en distintos lugares del pas, provincia,

ciudad o fuera de l.

14.7 DESVENTAJAS.-

Las desventajas que caracterizan a este sistema primeramente es que presta a errores por las abundantes sub.

Divisiones, y la otra que resulta muy costoso por la demora de localizacin y acumulacin.




619

TEMA N15

SISTEMA CRONOLGICO

15.1 INTRODUCCIN.-

Desde tiempo remoto la cronologa ha determinado el orden de los sucesos histricos. Es por eso recordar con

gran importancia que el orden cronolgico tiene en todas las manifestaciones humanas, puesto que despus

del orden por cualquier sistema y orden por fichas, de ah que el tiempo cuenta en.

Su estructura nos permite analizarlo un sistema de ordenamiento, siempre

individual o acompaado por otro sistema. Este mtodo es muy simple porque toda persona conoce la

divisin lgico del tiempo.

15.2 OBJETIVOS

1. Diferenciar en el sistema cronolgico como principio de recordatorio.

2. Aplicar correctamente el orden de !a fechas.

3. Guardar y consultar eficientemente los archivos en el sistema cronolgico.

15.3 PRINCIPIOS CRONOLGICOS.-

La cronologa es una ciencia que divide el tiempo de periodos o etapas, para aclarar el orden de los sucesos,

la cronologa en los pases occidentales, toman como referencia cronologa o punto de referencia el

nacimiento de Cristo.

15.4 CONCEPTO.-

El sistema cronolgico es el que se usa con la secuencia con las fechas para el orden de documentos. Su uso

abarca todos los sistemas de ordenamiento. Es un sistema que nos sirve como recordatorio ya que su funcin

es como la agenda.

15.5 USO.-

Este sistema por ser tan difcil y rpido su uso es:

En instituciones privadas o pblicas.

En fbricas y en todas aquellas empresas




620

En empresa o entidades que tienen manejos mensuales, trimestrales, etc. .

15.6 VENTAJAS.-

Sencillo y rpido permite huevos documentos. Desventajas Obliga a conocer la fecha del documento.

15.7 DESVENTAJA.-

Obliga a conocer la fecha del documento.




621

TEMA N 16

MANUAL DE ARCHIVO

16.1 INTRODUCCION.-

El archivo de una empresa es indispensable tener como elemento de trabajo bsico un manual donde se

especifiquen todas las normas que lo rigen y los procedimientos que se usan para el manejo adecuado de la

documentacin.

16.2 PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO.-

Un manual de archivo consta de las siguientes partes:

16.2.1 IDENTIFICACIN.-

se escribe el nombre y ubicacin de la empresa organograma de la seccin de archivo nombre de los cargos y

de las personas que los desempea. Este ltimo dato debe actualizarse cuando sea necesario.

16.2.2 OBJETIVO.-

unificar criterios respecto al ordenamiento de los documentos facilitar la obtencin de la informacin

encontrar con facilidad datos anteriores para posibles investigaciones establecer normas para el prstamo y

control de la documentacin y normas de seguridad determinar el tiempo de vida de los documentos y

sistemas adecuados de traspaso.

16.2.3 DOCUMENTACIN ARCHIVADA.

- en este punto se especificara toda la documentacin que se guarda bajo la denominacin conocida por la

empresa sin excluir ningn tipo de documento.

16.2.4 SISTEMAS UTILIZADOS.-

se describe aqu detalladamente el sistema usado para archivar toda la diversidad de documentos.

16.2.5 CODIFICACIN.-

si la ley en este caso se debe hacerse una descripcin detallada colocando al frente el nombre de cada asunto

con su cdigo seguido de un listado con todas las posibles divisiones y su correspondiente codificacin.




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16.2.6 SISTEMA DE TRASPASO.-

SE explica la forma frecuencia y poca que se ha escogido para traspasar as como las posibles alternativas

y determinaciones que se tomen en caso de emplear la microfilmacin.

16.2.7 CONTROL DE DOCUMENTACIN.-

Deben establecer muy claramente las medidas de seguridad que se tomaran respecto a los documentos como

se van han manejar los prestados afueras y roturados adems quienes pueden recibir carpetas en prstamos y

establecer un tiempo prudencial para la permanencia de las mismas fuera del archivo.

16.3 FICHEROS.-

aqu se explicara la importancia de mantenerlos indicando las normas de elaboracin de tarjetas, guas

creacin, de vocabularios y su manejo.

16.4 DESCARTE.-

se establecer el tiempo de vida para cada documento al cabo del cual podr descartarse o destruirse mediante

la elaboracin del acta respectiva.

16.5 RECUERDE QUE:

Clasifique con base un sistema los documentos y correspondencia conservados en el archivo.

Establezca un sistema de clasificacin basndose en criterios acordes con los objetivos de la

empresa.

Clasifique los papeles en orden exacto, de acuerdo con el sistema que est utilizando.

Archive todos los documentos que ingresan al archivo y seleccinelos las diferentes formas en que

presentan los documentos implican tratamientos especiales.

Antes de archivar ordene los papales y utilice el clasificador.

Archive el material todos los das.

archive por orden de fechas colocando encima el material ms reciente.

Revise siempre que los papeles estn ordenados desde el punto de vista cronolgico.




623

TEMA N 17

OTROS SISTEMA DE ARCHIVO

17.1 DEFINICION.-

Las nuevas tecno0logias permiten la descripcin y automatizacin de cada uno de los procesos relacionados

con la documentacin y que estn basadas en la informtica y los nuevos soportes electrnicos.

Los principales instrumentos utilizados son:

17.2 DISQUETE.-

Fiabilidad nula capacidad de almacenamiento mnima de 1.5 Mb o se puede tener cierto control de

seguridad sobre la informacin guardada, pero es total solo para conservar documentos a corto plazo, pero

no sirve para la conservacin permanente.

17.3 DISCOS ZIP.-

el archivo y kardex.pdf

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