Einführung G Suite - Tutorial für SuS

Erste Schritte

Wie melde ich mich in der G Suite an?

Geben Sie im Browser folgendes ein: http://www.google.de

Klicken Sie oben rechts auf Anmelden und geben Sie Ihre Benutzerdaten ein.

Der Benutzername wird nach folgendem Muster gebildet: Vorname.Nachname@phg-dortmund.de.

Das Passwort für die erste Anmeldung lautet: changeme

Nach Erstanmeldung und Bestätigung der Nutzungsvereinbarung werden Sie gebeten ein neues Passwort anzulegen.

Nach Anmeldung mit neuem Passwort erscheint die myaccount-Seite. Hier kann man verschiedene Einstellungen zu Persönlichen Daten, Sicherheit und Personalisierung vornehmen.

An dem farbigen runden Kreis oben rechts sieht man, wie man angemeldet ist. In dem Kreis steht M, da M der Anfangsbuchstabe des Vornamens von Max Mustermann ist.

Durch einen Klick auf diesen Kreis sollte man sich am Ende auch wieder abmelden.

Ändern des eigenen Passworts

Unter persönliche Daten lässt sich das eigene Passwort ändern. Hierzu muss erst das alte Passwort...

...und dann zweimal das neue Passwort eingegeben werden. Am Ende mit "Passwort Ändern" bestätigen.

Nun kommt die Nachricht "Ihr Passwort wurde geändert". Nach dem Abmelden ist das neue Passwort aktiv. Man kann sich mit verschiedenen Geräten - auch zeitgleich - in seinem Konto anmelden. Bei der Erstanmeldung mit einem neuen Gerät erhält man immer eine Email-Nachricht als ‘Sicherheitswarnung’.

Google Mail Wie rufe ich Google Mail auf? Nach der Anmeldung bei Google (s.o.) klickt man auf das Symbol mit den 9 Quadraten und dann auf "Mail": Statt wie oben mit www.google.de zu starten, kann man auch direkt mail.google.com eingeben. Über die gängigen Funktionen kann man sich über das Google Schulungscenter informieren: https://support.google.com/a/users/answer/9259748

Ersteinrichtung

Bei der Ersteinrichtung des Kontos wird man aufgefordert z.B. eine Signatur festzulegen. Wir überspringen dies, da es nicht zwingend notwendig ist. Man kann das Konto auch noch später durch einen Klick auf das Zahnradsymbol einrichten:

Beim Punkt "Posteingang konfigurieren" sollte man "Allgemein" anhaken (Standardeinstellung).

Wenn man weitere Google Konten besitzt, kann man durch einen Klick auf den farbigen runden Kreis oben rechts zwischen den verschiedenen Anmeldenamen wechseln.

Wie sieht die Oberfläche von Google Mail aus?

Auf der linken Seite befinden sie die verschiedenen Post-Ordner, an oberster Stelle der aktuelle Posteingang. Unter “Mehr” befindet sich z.B. auch der Spam-Ordner und der Ordner mit den gelöschten Emails. Neue, ungelesene E-Mails sind fett markiert. Mehrere E-Mails können auch durch Anklicken in das kleine Quadrat vor der E-Mail gleichzeitig ausgewählt und anschließend z.B. gelöscht werden. Durch Klick auf eine E-Mail kann diese geöffnet werden, gelesen, beantwortet, ausgedruckt oder gelöscht werden.

 

Wie schreibt man eine neue E-Mail? Man klickt man auf den"Schreiben"-Button links oben. Es öffnet sich ein Fenster:

Das Fenster zum Schreiben einer E-Mail kann vergrößert werden durch Klick auf den Doppelpfeil. Beim Klick auf das Schließen-Symbol (oben rechts) wird die E-Mail in "Entwürfe" gespeichert. Es geht also nichts verloren. Die untere Zeile dient der Formatierung (A) und dem Anhang von Dateien. Durch den Klick auf die Büroklammer lässt sich eine Datei anhängen. Durch einen Klick auf das Dreieck lassen sich Dateien von Google Drive anwählen und versenden. Analog auch Links durch das Kettensymbol oder Bilder durch das Bildsymbol. Eine Rechtschreibprüfung findet sich neben dem Papierkorb als weitere Option bei den drei Punkten. Soll die zunächst angefangene neue E-Mail verworfen werden, so kann man dies durch Klick auf den Papierkorb unten rechts erledigen. Nach Verfassen der Mail klickt man auf den blauen Knopf "Senden". Durch Klick auf den Aufwärtspfeil neben "Senden" lässt sich der Versand vorausplanen. Beginnt man, als Empfänger einen Nachnamen des Kollegen einzugeben, so werden aus den bestehenden Kontakten mögliche Kontakte vorgeschlagen (Autovervollständigung). Wie speichert man einen oder alle Anhänge einer E-Mail auf der Festplatte? Öffnet man eine E-Mail, die z.B. zwei Anhänge hat, dann werden zwischen dem E-Mail-Text und dem Bereich für "Antworten oder Weiterleiten" die Anhänge angezeigt:

Möchte man alle Anhänge speichern, so kann man dies durch Klick auf den anderen, nach unten weisenden Pfeil erledigen. Die Anhänge werden in einer zip-Datei gepackt und diese kann man nun auf der Festplatte speichern. Fährt man mit der Maus über einen Anhang, so kann man diesen einzeln durch Klick auf den nach unten weisenden Pfeil herunterladen bzw. auf der Festplatte speichern. Klickt man auf einen Anhang, öffnet sich eine Vorschau mit verschiedenen Optionen:

Wie antwortet man auf eine E-Mail, bzw. wie leitet man sie weiter? Nach dem Öffnen der E-Mail erscheint unter dem E-Mail-Text ein Bereich, wo man auf "Antworten" bzw. "Weiterleiten" klicken kann. Nach der Eingabe der Antwort auf Senden klicken.

Wie kann man sich nur bestimmte Emails anzeigen lassen? Sucht man eine Email eines bestimmten Absenders oder mit einem bestimmten Inhalt können ein oder mehrere Suchbegriffe in die obere Suchzeile eingegeben werden. Eine Suchmaske mit verschiedenen Suchfilter wird angeboten, wenn man in der oberen Suchleiste auf den Pfeil ganz rechts klickt (links neben dem Fragezeichen):

Google Drive

Was ist Google Drive? Mit Google Drive können Sie eigene Dateien online speichern und bearbeiten. Sie können die Dateien für andere freigeben und von jedem Computer, Smartphone oder Tablet darauf zugreifen. Es können zudem gemeinsame Ablagen (z.B. Fachschaften oder Projekte) erstellt werden. Wie startet man Google Drive? Nach der Anmeldung bei google klicken Sie auf das Symbol mit den 9 Quadraten oben rechts und klicken auf Drive:

Statt http://www.google.de können Sie auch http://drive.google.com eingeben, dann landen Sie nach der Eingabe der Anmeldedaten direkt in Google Drive. Sollte die Seite nicht so aussehen, bitte den Neu-Laden-Pfeil gedrückt halten und anschließend Desktop-Site anfordern. Um das starten der App zu verhindern, kann das Icon lang gedrückt werden. Danach kann man Drive in einem neuen Safaritab öffnen (funktioniert so auch bei docs etc).

Wie ist Google Drive aufgebaut?

● Unter "Neu" lassen sich im Google Drive-Ordner neue Dateien und Ordner erstellen und anschließend für andere freigeben.

● Durch einen Klick auf "Meine Ablage" gelangen Sie zu ihren eigenen Dokumenten, auf die nur Sie selbst als Eigentümer Zugriff haben.

● Durch einen Klick auf "Geteilte Ablagen" gelangen Sie zu ihren gemeinsam genutzten Dateien, auf die mehrere Personen(-gruppen) Zugriff haben.

● Durch einen Klick auf "Für mich freigegeben" gelangen Sie zu Dateien und Ordnern, die andere Personen erstellt und für Sie zur Ansicht oder zur Bearbeitung freigegeben haben. Dadurch ist z.B. "kollaboratives Arbeiten" (zeitgleiches Arbeiten in einem Dokument von verschiedenen Personen) möglich.

● Im Papierkorb sind gelöschte Dokumente zu finden. Die Ansicht "Schnellzugriff" aktivieren/deaktivieren (und die Listenansicht einstellen) Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts und anschließend auf Einstellungen:

Durch Anklicken findet sich auf der "Startseite" von Google Drive eine Übersicht der zuletzt verwendeten Dateien. Bei vielen Dokumenten ist es übersichtlich, wenn man statt der Rasteransicht die Listenansicht wählt. Dies geschieht über den Raster-Listenbutton rechts oben (siehe unten).

Wie lade ich ein Dokument (z.B. im pdf-Format) in Google Drive hoch? Klicken Sie auf "Meine Ablage", auf den Aktionsknopf "Neu" und dann auf "Dateien hochladen".

Entweder nehmen Sie direkt ein Bild oder Film auf, laden Dateien aus der Fotomediathek (Fotosordner) hoch oder durchsuchen das iPad nach Dateien anderen Formats.

Wählen Sie dann eine schon existierende Datei (z.B. aus dem Downloadordner von Firefox) aus und klicken Sie sie an. Nun wird die Datei in die eigene Ablage hochgeladen (unten rechts sieht man hierzu den Fortschritt).

Es besteht auch die Möglichkeit das iPad nach Dateinamen zu durchsuchen. Im Anschluss befindet sich die Datei in der eigenen Ablage:

Nach Anklicken der Datei (sie ist dann blau unterlegt) stehen unterschiedliche Arbeitsmöglichkeiten zur Verfügung, welche im Ordner stattfinden und durchgehen synchronisiert werden.

 

Die Datei kann also per Link geteilt werden (Kettensymbol), für eine oder mehrere Personen freigegeben werden, angesehen, gelöscht oder mit einem Google-Programm geöffnet werden (Öffnen mit). Da es sich hier um ein Open-Office-Datei handelt, kommt es wahrscheinlich zu Formatierungsproblemen, weshalb von vornherein mit den Google-Officeprogrammen gearbeitet werden sollte. Gespeicherte Dateien (in der Vorschau) ansehen und herunterladen Zum Ansehen des Inhalts einer Datei klicken Sie diese an und klicken auf das Auge. Es öffnet sich bei nicht-GoogleDocs-Typen (also z.B. einer hochgeladenen Word-Dateien) eine Vorschau.

In dieser Ansicht kann das Dokument betrachtet, gedruckt, heruntergeladen und "Mit Google Docs geöffnet" werden. Öffnen Sie nun eine Word-Datei mit Google Docs, so kann sie weiter bearbeitet werden (Formatierungsfehler beachten!). Schließt man nun diesen neu aufgegangenen Tab, so bleiben die Änderungen automatisch gespeichert. Es wird in Google Drive ein Google-Dokument (kurz: Google-Doc) mit dem gleichen Namen gespeichert. Alternativ kann nach Anklicken der Datei diese direkt durch ein Google-Office-Programm geöffnet werden (Öffnen mit). Wie kann ich mir die Dokumentenstruktur ansehen? Bei langen Textdokumenten kann es hilfreich sein, sich die Struktur anzeigen zu lassen, damit man schnell einzelnen Kapitel aufrufen kann. Googledocs erkennt dabei anhand der Formatierung automatisch Überschriften. Diese angezeigten Überschriften können angeklickt werden. Man gelangt zur gewünschten Stelle. Die Dokumentenstruktur lässt sich unter >Ansicht >Dokumentenstruktur anzeigen (in der App auf die drei Punkte im rechten oberen Eck klicken).

  Was sind ‘Geteilte Ablagen’? Im Gegensatz zu ‘Meine Ablage’ gehören die Dateien in der Geteilten Ablage dem gesamten Team, nicht einem einzelnen Mitglied. Selbst wenn jemand das Team verlässt, bleiben die Dateien am selben Speicherort und können vom Team weiterhin bearbeitet werden. Anzustreben wären Geteilte Ablagen pro Fachschaft und Team, um möglichst flüssigen Ablauf und Datenfluss zu garantieren. Um auf die Dateien in den Unterordnern zu öffnen, müssen an der linken Seite die Unterordner aufgeklappt werden (Klick auf den Pfeil nach unten).

Wie erstelle ich eine ‘geteilte Ablage’? Um eine ‘geteilte Ablage’ zu erstellen, gehen Sie zunächst links im Menü auf ‘geteilte Ablagen’. Klicken Sie oben links auf den Button +NEU:

Nachdem Sie der geteilten Ablage einen Namen gegeben haben, können Sie der geteilten Ablage Mitglieder hinzufügen:

Es gibt verschiedene Zugriffsebenen, welche vom Ersteller der geteilten Ablage oder einem G Suite Administrator zugewiesen werden können, diese Rollen können auch wieder verändert werden:

Der Administrator einer Ablage kann Verwaltungsaufgaben für geteilte Ablagen erledigen, z. B. Mitglieder hinzufügen und entfernen oder Inhalte löschen.

Als Content-Manager oder Beitragender können Dateien und Ordner innerhalb einer geteilten Ablage earbeiten, verschieben sowie Dateien in den Papierkorb verschieben, jedoch nicht endgültig löschen.

Als Kommentator oder Betrachter können Inhalte nur kommentiert oder betrachtet aber nicht verändert werden.

Eine genaue Übersicht über die Berechtigungen findet sich hier: https://support.google.com/a/answer/7337554?hl=de

Alle Inhalte können NUR von Mitgliedern der geteilten Ablage gesehen werden.

Google Docs

Was ist Google Docs?

Mit Google Docs erstellen und bearbeiten Sie Textdokumente direkt in Ihrem Webbrowser, ganz ohne spezielle Software. Und der Clou: Mehrere Personen können gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Sämtliche Änderungen werden dabei automatisch gespeichert und sind sofort für jeden sichtbar. Ein neues Dokument erstellen Folgende Schritte beziehen sich auf die Desktop-Ansicht (siehe oben): In Google Drive klicken Sie auf NEU und auf "Google Docs". Anschließend öffnet sich ein neuer Tab mit leerem Dokument. Durch einen Klick auf den Pfeil haben sie zusätzlich die Möglichkeit ein Dokument aus einer Vorlage zu erstellen.

So sollte der neue Tab aussehen. Um im Dokument arbeiten zu können muss die Desktop-Ansicht angefordert werden (Gedrückthalten des Neu-Laden-Pfeils).

Die übliche Ansicht erscheint. Die Funktionen unterscheiden sich nicht sonderlich von anderen Textverarbeitungsprogrammen, daher nur wenige Erläuterungen zu besonderen Funktionen von Google Docs. Ausführliche Informationen finden Sie im Schulungscenter der Gsuite (https://gsuite.google.de/learning-center/products/docs/get-started/#!/) Das Dokument freigeben Durch Klick auf den Button „Freigeben“ lässt sich das Dokument zum gemeinsam Bearbeiten freigeben. Hierzu sollte das Dokument zuerst benannt werden (hier Beispieldoc).

Die anschließende Freigabe kann auf zwei Arten geschehen.

a) gezielt Personen durch Einladung hinzufügen Unter Personen sind die E-Mailadressen der betroffenen Personen(-gruppen) einzutragen. Durch einen Klick auf den Stift kann eingestellt werden, welche Rechte die eingeladenen Personen erhalten sollen. Als Notiz kann zuletzt z.B. eine Arbeitsanweisung gegeben werden. Durch ein Häkchen unten recht wird bezweckt, dass die betroffene Person per Mail benachrichtigt wird.

Hier sind zum näheren Verständnis die unterschiedlichen Rechte bei der Freigabe nochmals aufgeführt.

b) durch Linkfreigabe

Oben rechts in der Ecke kann man einen Link zur Freigabe abrufen. Alle Berechtigen der G-Suite können daraufhin auf die Datei zugreifen. Durch einen Klick auf das Linksymbol speichert man den Link direkt in der Zwischenablage und kann wie bei a) unterschiedliche Rechte einrichten (Klick auf den Pfeil).

Es sollte sich nun in Google Drive ein neues Dokument befinden, welches sich durch Doppelklick wieder öffnen und weiter bearbeiten und formatieren lässt.

 

Für Sie freigegebene Dokumente finden sich entsprechend unter entsprechendem Reiter in Google Drive:

Alte Versionen eines Dokuments wiederherstellen

Ein Googledoc bietet die Möglichkeit auf vergangene Versionen zuzugreifen und diese wiederherzustellen, sofern man über die Berechtigung „Eigentümer“ oder „Darf bearbeiten“ verfügt. Hierzu klickt man oben entweder auf den Reiter Datei und Versionsverlauf anzeigen oder auf den angezeigten Vermerk der letzten Änderung.

Es öffnet sich der Versionsverlauf. Wenn man eine frühere Version der Datei aufrufen möchte, klickt man auf den entsprechenden Zeitstempel. Dort erkennt man Namen der Personen, die das Dokument zu diesem Zeitpunkt bearbeitet haben, als auch eine der Person zugeordnete Farbe.

Die Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat. Um sich die konkrete Änderung anzeigen zu lassen, kann oben rechts auf den Pfeil nach unten geklickt werden. Man wird dann direkt zur Änderung geleitet. Sollten die Farben stören, kann die Anzeige der Veränderungen unten rechts durch einen Klick auf „Änderungen anzeigen“ ausgestellt werden.

Es bestehen folgende Möglichkeiten den Verlauf zu nutzen:

a) Wenn man eine Fassung aus dem Verlauf zur aktuellen Version machen möchte, klickt man oben auf „Diese Version wiederherstellen“.

b) Wenn man eine vorherige Version benennen möchten, klicken man auf das Dreipunkt-Menü und dann „Diese Version benennen“. Dies kann nützlich sein, um bestimmte Versionen schnell wiederzufinden.

c) Um eine Kopie von einer vorherigen Version zu erstellen, klickt man auf das Dreipunkt-Menü Dreipunkt-Menü und dann „Kopie erstellen“.

 

Die Kommentarfunktion nutzen

Um auch aus der Entfernung gut zusammenarbeiten zu können, bietet sich die Kommentarfunktion in googledocs an. Hier kann man Verbesserungsvorschläge anführen oder auch Aufgaben an bestimmte Personen zuweisen. Diese werden per Mail benachrichtigt.

Um einen Kommentar einzufügen, wird ein Wort, ein Satz oder eine Passage markiert. Wird nichts markiert, wird der Kommentar automatisch an das vorherige Wort geknüpft. Durch einen Klick auf die Sprechblase mit dem Plus, öffnet sich das Kommentarfenster.

Durch ein „+“ oder ein „@“ kann eine oder mehrere Personen mit dem Kommentar verknüpft werden. Soll der Kommentar als Aufgabe an die markierte Person/en versendet werden, muss das Kästchen neben dem Namen angeklickt werden. Der Button ändert sich entsprechend auf „Aufgabe zuweisen“ (Sollte der Nutzer nicht bereits im kollaborativen Dokument mitarbeiten, wird nach den Berechtigungen, nur kommentieren oder auch bearbeiten, gefragt). Eine Kombination aus Aufgabe zuweisen und Information an Dritte (analog zum CC in E-Mails) ist möglich.

Der markierte Nutzer bekommt eine E-Mail mit entsprechendem Kommentar. Man kann nun entweder die Datei öffnen und im Dokument den Kommentar bearbeiten oder die Antwortfunktion in der E-Mail nutzen. Es handelt sich um eine dynamische Mail (Chat-/Kommentarfunktion innerhalb einer Mail), d.h. jeder Kommentar in der Datei wird im Nachhinein auch in der Mail angezeigt.

Nach Erledigung der Aufgabe kann der Kommentar geklärt werden, indem man auf den Haken oben rechts innerhalb des Kommentarfensters klickt oder in der Mail als erledigt markiert wird. Alte Kommentare und Aufgaben können durch Klick auf das Kommentarsymbol oben rechts von den beteiligten Nutzer wieder eröffnet werden.

Google Präsentationen

Was ist Google Präsentationen? Mit Google Präsentationen erstellen und bearbeiten Sie Präsentationen direkt in Ihrem Webbrowser, ganz ohne spezielle Software. Und der Clou: Mehrere Personen können gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten. Sämtliche Änderungen werden dabei automatisch gespeichert und sind sofort für jeden sichtbar. Eine neue Präsentation erstellen In Google Drive klicken Sie auf NEU und unter "Google Präsentationen" auf "Leere Präsentation".

Es öffnet sich ein neuer Tab. Hier können Sie (ähnlich wie bei Microsoft PowerPoint) eine Präsentation erstellen, das Dokument benennen und danach den Tab schließen. Eine gelungene Einführung zu den wichtigsten Funktionen gibt es im Google-Schulungscenter unter: https://support.google.com/a/users/answer/9300133 Ein neues Fenster sollte sich geöffnet haben, welches bei den iPads wie folgt aussieht:

Auch hier muss die Desktopsite angefordert werden (Gedrückthalten des Neu-Laden-Pfeils).

Um möglichst effizient eine Präsentation zu erstellen sollte als erstes ein Design gewählt werden.

Danach lassen sich unterschiedliche Folien im gleichen Design auswählen (Pfeil neben dem +-Symbol links). Nach der Wahl kann das Design Fenster geschlossen werden. Auch Präsentationen lassen sich für andere freigeben und gemeinsam bearbeiten.

Vortragsmodus und Folien interaktiv präsentieren

Nach Fertigstellung der Folien ist es Zeit für die Präsentation. Klicken Sie auf den Pfeil neben "Präsentieren" und starten in der Ansicht für Vortragende. Ein neues Fenster öffnet sich.

Der Vorteil ist hierbei, dass das iPad als Stichwortzettel hilft, während auf den Bildschirmen nur die Präsentation zu sehen ist. Links ist die aktuelle Folie und groß und darunter die folgende Folie zu sehen. Im rechten Teil stehen sie eigenen Notizen.

Google Präsentationen hat aber ein weiteres interessantes Feature zu bieten. Die Mitschüler können ohne den Vortrag zu unterbrechen schon Fragen an den Präsentierenden stellen. Hierzu muss das Interaktionstool aktiviert werden (Neue Fragen und Antworten Sitzung starten):

Ansicht für den Vortragenden:

Ansicht für die Mitschüler:

Für Fortgeschrittene: Die Mitschüler können mithilfe der Url direkt Fragen an den Vortragenden stellen, welche er im Anschluss oder während des Vortrags aufgreifen kann. Dies funktioniert auch mit den Mobilgeräten, wie nachfolgend gezeigt:

Der Vortragende sieht im Fenster des Interaktionstool in Echtzeit die Fragen und kann diese zwecks Beantwortung entweder präsentieren (zur Diskussion freigeben) oder direkt beantworten: