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Einführung e ines Travel -

Management -Systems (TMS) in der

Saar ländischen Landesverwal tung

M a r t i n a S c h u l z ( I T - I n n o v a t i o n s z e n t r u m )

P r o j e k t l e i t e r i n T M S

AGENDA

Zielsetzung und Prozesse

Projektphasen

Arbeitsweise des TMS

Fazit: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG

1 . 1 N a c h t e i l e d e r b i s h e r i g e n B e a r b e i t u n g i n d e r P a p i e r w e l t

Antrag Erfassung

Erstattungs-

antrag

Redundante Erfassung,

manuelle Bearbeitung und Abrechnung,

Medienbrüche

Erfassung

Erstattungs-

antrag


1 . 1 N a c h t e i l e d e r b i s h e r i g e n B e a r b e i t u n g i n d e r P a p i e r w e l t

?

Lange Liegezeiten,

Keine Information des Reisenden über den Status seines Antrags

Effizienzsteigerung:

Schnellere Abwicklung der Beantragung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen durch IT-Unterstützung

Verwaltungsmodernisierung:

Ablösung des papierbasierten Geschäftsvorfalls durch eine durchgängige elektronische Bearbeitung

Nachverfolgbarkeit der Prozesse:

Mehr Transparenz und Information für den Reisenden und andere Beteiligte

Nutzen von Synergieeffekten:

Wegfall redundanter Erfassungen durch Anbindung an andere Verfahren (Haushaltswirtschaftssystem,

Buchungsportale, etc.)


1 . 2 Z i e l e d e r E i n f ü h r u n g

Unterstützung der Buchung und Dokumentation

der Reise-leistungen

Genehmigungs-prozess über

mehrere Stationen

Überprüfung und

Bewirtschaftung der verfügbaren Haushaltsmittel

Elektr. Antragstellung

mit Anlagen durch

Reisenden

Abrechnung der Reisekosten

Übergabe der Daten an das

Haushalts-wirtschafts-

system

Bescheid-erstellung

Reisekosten-erstattungs-

antrag


1 . 3 P r o z e s s b a u s t e i n e d e r e l e k t r o n i s c h e n B e a r b e i t u n g

2. PROJEKTPHASEN

2 1 A u s s c h r e i b u n g , A n p a s s u n g - u n d E r p r o b u n g s p h a s e u n d R o l l o u t

System gilt nach Beschluss der Leitungsebene als Standard-TMS im Saarland

Aufgabenverteilung, Zuständigkeiten und Mitwirkungsleistungen der Ressorts sind festgeschrieben

Weiteren

twicklu

ng

Landesweiter Rollout ab Mitte 2013

Erprobungsphase ab 01.02.13

Produktive Nutzung des Systems in 3 Pilot-Ministerien

Anpassungsphase ab August 2012

Abbildung saarlandspezifischer Anforderungen (Aufbauorganisation, Reisetypen, Instanzen, Workflows, etc.)

Ausschreibung 2011- 2012

Juni 2011: Beschluss der Leitungsebene zur Durchführung einer Ausschreibung

Dezember 2011: Veröffentlichung der Ausschreibung

Juni 2012: Vergabe an Bieter mit bestem Angebot

-Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme (GIP mbH)-

2. PROJEKTPHASEN

2 . 2 A n p a s s u n g - u n d E r p r o b u n g s p h a s e - P r o j e k t o r g a n i s a t i o n

s

Projektleitung IT-Innovationszentrum

Koordination Anforderungs-definition und

Umsetzung

Projektorganisation und -koordination

Multiplikatoren-, Fachadministrator-

Schulungen

Rechenzentrum

Ressort 1 Fachverwaltung

Personalvertretungen Datenschutzbeauftragter

GIP mbH Realisierung &

Support

Ministerium der Finanzen

Landesdaten-schutz

Abstimmung

Beauftragung

Meldung von Fehlern





3. ARBEITSWEISE DES TMS

3 . 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r . A n t r a g


3 . 1 A n t r a g s s t e l l u n g , - g e n e h m i g u n g u n d - a b r e c h n u n g


3 . 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r . A n t r a g


Abbildung der Aufbauorganisation

Nutzerstammdaten Rollen- und

Rechtekonzept

Mittelverwaltung Gesetzliche

Grundlagen und Berechnungsmodell

Workflow-konfiguration

Auswertungen Eingabekontrollen Protokollierung

Emailbenach-richtigungen Schnittstellen

Sammelab-rechnung

Anbindung Haushaltswirt-schaftssystem

Einbindung Firmenkredit-

kartenab-rechnungen

Anbindung Buchungsportale

Fahrtenbuch/ Schnellerfassung

Verwaltung Jahresfahrtstrecke

Trennungsgeld

Gruppenreise

3 . 2 Ü b e r s i c h t F u n k t i o n a l i t ä t e n

Reiseplan

Zentrale Datenhaltung, Betrieb und

Systemadministration

Browserbasiert

Intuitive und durchgängige Bedienweise durch einfachen und

klaren Aufbau

4. FAZIT: HERAUSFORDERUNGEN UND

ERFOLGSFAKTOREN

Phase Herausforderungen/Risiken

Ausschreibung • Ausreichend konkrete und umfangreiche Anforderungsdefinition und Festlegung des Bewertungsschemas ohne gleichzeitige Verletzung des Vergaberechtes

• Qualität der eingehenden Angebote

Anpassungsphase • Definition der Anforderungen und Umsetzungen mit der Fachseite • Schaffung eines für alle beteiligten Ressorts nutzbaren Standards • Intensität und Qualität der durchgeführten Tests

Erprobungsphase • Widerstände der Nutzer

Rollout • Erhalt eines weitest gehenden Standards bei gleichzeitiger Einbindung anderer Ressorts mit neuen Anforderungen

4.FAZIT: HERAUSFORDERUNGEN UND

ERFOLGSFAKTOREN

Phase Erfolgsfaktoren

Ausschreibung • Beschluss der Leitungsebene • Ausschreibung als Grundlage der Einführung • Genaue Anforderungsdefinition

Anpassungsphase • Flexibilität der Werkzeuge des TMS mit denen Anforderungen abgebildet werden können

• Qualität der Leistung und Erfahrung des Dienstleisters

• Qualität der Zusammen-arbeit mit dem Dienstleister

• Einbindung und genaue Abstimmung und der Fachseite

• Zentrale Steuerung des Projektes

• Frühzeitige Einbindung der Personalvertretungen und des Datenschutzes

Erprobungsphase • Frühzeitige Information der Nutzer über das Projekt

• Schulungen und Unterstützung der Nutzer

• Ergonomie des TMS • Erfahrung des Mehrwertes bei Nutzern

Rollout • Gute Erfahrungen der Pilot-Ressorts • Flexibilität des TMS hinsichtlich der

Abbildung neuer Anforderungen

V ie len Dank für Ihre Aufmerksamkeit

M a r t i n a S c h u l z ( M . A . )

I T - I n n o v a t i o n s z e n t r u m d e s S a a r l a n d e s

A m L u d w i g s p l a t z 1 0

6 6 1 1 7 S a a r b r ü c k e n

Te l e f o n : + 4 9 ( 0 ) 6 8 1 5 0 1 - 2 8 8 5

E - M a i l : m . s c h u l z @ i t - i . s a a r l a n d . d e

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