ein leitfaden fÜr cfo und cio e-invoicing ......checkliste bewertung geeigneter sap...
TRANSCRIPT
EIN LEITFADEN FUumlR CFO UND CIO
E-INVOICING INTERNATIONALE RECHNUNGSVERARBEITUNG MIT SAP
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GRUNDLAGEN WARUM IST E-INVOICING IM INTERNATIONALEN UMFELD EIN WICHTIGER WETTBEWERBSVORTEIL
FALLBEISPIELE WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
FAZIT E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
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INHALT
ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN WELCHE RECHNUNGSFORMATE UND KANAumlLE SIND RELEVANT
DER NUTZEN WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Verbesserungen im Liquiditaumltsmanagement
Grundlagen Warum ist E-Invoicing relevant
und welche Vorteile bietet es
Erhoumlhung der Transparenz mdash auch uumlber verschiedene Standorte hinweg
Internationalisierung einfach moumlglich
01
0405
0203
TEIL A
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E-INVOICING MIT SAP WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
CHECKLISTE BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
FAZIT E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
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INHALT
AUS DER PRAXIS WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
Automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Checkliste fuumlr Finanzabteilungen
Automatisierte Bearbeitung von Ausgangsrechnungen
Checkliste fuumlr IT-Abteilungen
Beruumlcksichtigung individueller Besonderheiten
01
03
04
02
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Der Corona-Lockdown im Maumlrz 2020 hat als ndash zugege-benermaszligen ungewoumlhnliche ndash Ausnahmesituation die Schwaumlchen vieler Organisationen spuumlrbar und sichtbar gemacht Beim Liquiditaumltsmanagement und der Rech-nungsverarbeitung waren Organisationen im Vorteil die unabhaumlngig vom Arbeitsort arbeiten konnten und bereits einen hohen Automatisierungsgrad hatten
Besonders fuumlr international taumltige Unternehmen ist die digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ndash auch E-Invoicing genannt ndash houmlchst lohnend jedoch auch sehr komplex Es muumlssen Mehrsprachigkeit unterschiedlichste Rech-nungsformate technische Austauschprotokolle lokale Rechnungslegungsvorschriften und gesetzliche Vorga-ben beruumlcksichtigt werden
Zudem gibt es aktuell einige neue gesetzliche Rahmen-bedingungen die die weitere Digitalisierung in diesem Bereich fordern wie beispielsweise die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung an oumlffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland die ab 27 November 2020 gilt Schlagworte wie E-Rechnung XRechnung PEPPOL Leitweg-ID ZUGFeRD und aumlhnliche Begrifflichkeiten fallen in diesem Zusammenhang haumlu-fig Die gute Nachricht Es gibt standardisierte Formate und Software-Loumlsungen mit denen die Rechnungsver-arbeitung bdquoout-of-the-boxldquo erledigt werden kann
SAP-Anwenderunternehmen koumlnnen auf spezialisierte und sofort einsatzbereite Erweiterungsloumlsungen fuumlr elektronische Rechnungen zuruumlckgreifen SAP-Opti-mierungen uumlbernehmen beim Rechnungsausgang die empfaumlngerabhaumlngige Auswahl des richtigen Formats ohne dass der Anwender uumlberlegen muss wie die Rech-nung semantisch oder technisch aussehen muss Beim Rechnungseingang uumlbernehmen sie den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System steuern die Pruumlfungs- und Freigabeprozesse und helfen die Durchlaufzeiten zu beschleunigen und die Transparenz zum Bearbeitungsstand zu erhoumlhen
Dieses E-Book beantwortet im Teil A wichtige Fragen die sich Unternehmen im Zusammenhang mit E-Invoicing stellen muumlssen und erlaumlutert warum die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung einen wichtigen Wettbe-werbsvorteil darstellt Teil B gibt praktische Einblicke wie der E-Invoicing-Prozess in SAP ablaumluft und unterstuumltzt mithilfe einer Checkliste bei der Auswahl einer geeigne-ten SAP Software-Loumlsung
01 GRUNDLAGEN
01 Grundlagen E-Invoicing | 04
WARUM IST E-INVOICING IM INTERNATIONALEN UMFELD EIN WICHTIGER WETTBEWERBSVORTEIL
TEIL AGrundlagen Warum
ist E-Invoicing relevant und welche Vorteile
bietet es
Mit einer elektronischen Rechnung ist nicht nur eine Bild-datei oder PDF-Datei gemeint sondern eine strukturierte Datei Es sind unterschiedliche Uumlbertragungswege fuumlr elek-tronische Rechnungen moumlglich zum Beispiel uumlber direkte Partnerkommunikation (Peer-to-Peer) Portale E-Mail oder dedizierte Infrastrukturen wie PEPPOL Einige relevante Standards und Formate sind in diesem Zusammenhang
EDI (Electronic Data Interchange) ist der Uumlberbegriff fuumlr den elektronischen Austausch von strukturierten Daten zwischen Systemen z B Formate wie XML InvoicePAFatturaPA (fuumlr Italien) UNEDIFACT VDA ODETTE ANSI ASC X12
PEPPOL-Plattform fuumlr den weltweiten Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Auftraggebern und Vertragspartnern z B fuumlr europaumlische Behoumlrden
Rechnungsformate wie XRechnung ZUGFeRD (fuumlr Deutschland) und Factur-X (fuumlr Frankreich) zur einfa-chen Datenstrukturierung
EXKURS PEPPOL-PLATTFORM Bei der Rechnungsstellung an Behoumlrden wird PEPPOL in Europa kuumlnftig eine zentrale Rolle spielen Alle Behoumlr-den sind verpflichtet Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren Der Zugang zum vertrau-enswuumlrdigen PEPPOL-Netzwerk zum Einspielen und Auslesen von Dokumenten darf nur von zertifizierten Providern angeboten werden Die Funktionsweise Rechnungssender und -empfaumlnger erhalten durch einen entsprechenden zertifizierten Access Point Zu-gang zum PEPPOL-Netzwerk Verschiedenste Formate koumlnnen hieruumlber ausgetauscht werden unter anderem das deutsche Rechnungsformat XRechnung (siehe auch Abbildung 1) Im PEPPOL-Netzwerk sind Details wie Lieferadressen und verwendete Dokumententypen hinterlegt So koumlnnen die Dokumente zwischen den Ge-schaumlftspartnern gezielt ausgetauscht werden
02 ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
WELCHE RECHNUNGSFORMATE UND KANAumlLE SIND RELEVANT
fis-gmbhdexrechnung
SAP Schnittstellen-Tool
Rechnung
IDoc
Konvertierung zuXRechnung
XRechnung
PEPPOLGateway
XRechnung
Behoumlrde
Abbildung 1 Datenaustausch von XRechnung uumlber das PEPPOL-Netzwerk
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 05
BLOGBEITRAG XRECHNUNG
Pflichtaufgabe Internationale gesetzliche Anforderungen erfuumlllen Der Gesetzgeber ist der groumlszligte Treiber rund um das The-ma E-Invoicing Die EU-Richtlinie 201455EU schreibt vor dass alle oumlffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein muumlssen elektronische Rechnungen zu empfan-gen In einigen Laumlndern sind zusaumltzlich auch Lieferanten-verpflichtungen guumlltig oder geplant wie zum Beispiel die in Deutschland am 27 November 2020 in Kraft tretende
XRechnung-Pflicht Basierend auf dem E-Government-Ge-setz bdquoEGovGldquo und E-Rechnungsverord-nung bdquoERechVldquo sind alle Rechnungsstel-ler im oumlffentlichen Auftragswesen des Bundes aufgefor-dert Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1000 Euro in elektronischer Form auszustellen
Was im Bereich Business-to-Government (B2G) vorge-schrieben wird kann auch im Business-to-Business (B2B) Bereich erhebliche Wettbewerbsvorteile bedeuten und sollte daher auch hier beruumlcksichtigt werden
Wer direkt von den gesetzlichen Anforderungen fuumlr elektronische Rechnungen betroffen ist muss die Richt-linien erfuumlllen um uumlberhaupt Rechnungen stellen oder empfangen zu koumlnnen Dies betrifft vor allem Lieferan-ten des oumlffentlichen Sektors sowie international taumltige Unternehmen
Zahlreiche Laumlnder auf der ganzen Welt haben bereits gesetzliche Anforderungen erlassen die zwingend ein-zuhalten sind Vor allem fuumlr kleine und mittelstaumlndische Unternehmen stellt dies eine groszlige Herausforderung
dar da hier haumlufig noch die haumlndische Fakturierung uumlber beispielsweise Word-Dokumente erfolgt Einen Uumlberblick uumlber relevante gesetzliche Fristen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung gibt die folgende Abbildung
90 der groszligen Unternehmen sind von der EU-Richtlinie betroffen und muumlssen die gesetzlichen An-forderungen erfuumlllen
(laut Trend Analyse zur Um-
setzung von EU-Regeln 2020 von
Handelsblatt Research Institute
YouGov und Comarch)
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 06
2018
Spanien (B2T)Belgien (B2G)Frankreich (B2G)Peru (B2B)01012018
Griechenland (Inv Reporting)Norwegen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Irland (B2G)01012020
Ungarn (B2T)01072018
Polen (B2G)01112020
Portugal (B2G)01012021
27112020Deutschland (B2G)
Panama (B2B)01082019
18042020Portugal (B2G)
Niederlande (B2G)Portugal (B2G)18042019
UK (B2T)Finnland (B2G)Schweden (B2G)Polen (B2G)01042019
Irland (B2G)Griechenland (Inv Reporting)Italien (B2C B2B B2G)Litauen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Kolumbien (B2B)Kanarische Inseln (B2T)01012019
Brasilien (B2B)02082018
2019
2020
Unternehmen sollten das Thema E-Invoicing nicht als reine Pflicht sondern vor allem als Chance begreifen Neben den offensichtlichen Vorteilen wie z B Kosten-ersparnissen und einer geringeren Fehlerquote durch die automatisierte Verarbeitung sprechen schlieszliglich viele weitere Vorteile fuumlr die Einfuumlhrung einer Software-Louml-sung (siehe auch Abbildung 3)
Warum sollten Finanzabteilungen also die Automa-tisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse ndash auch auszligerhalb der gesetzlichen Anforderungen und Verpflichtungen ndash weiter forcieren Und wie kann eine geeignete Software-Loumlsung hierbei unterstuumltzen
31 VERBESSERUNGEN IM LIQUIDITAumlTSMANAGEMENT
Das Liquiditaumltsmanagement war eines der wichtigsten Themen fuumlr das Krisenmanagement beim Lockdown im Fruumlhjahr 2020 Mit einer automatisierten Loumlsung zur Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen konnte nahezu unveraumlndert weitergearbeitet werden auch wenn kaum jemand an seinem Arbeitsplatz sondern im Homeoffice war
Dies gilt aber nicht nur in einer solchen Ausnahme-situation Auch im Regelbetrieb werden durch E-Invoi-cing Finanzprozesse beschleunigt und Durchlaufzeiten
verkuumlrzt Dadurch koumlnnen Zahlungsfristen mit Skonto ausgenutzt bzw der Cashflow im Unternehmen verbes-sert werden da mit den liquiden Mitteln besser geplant werden kann Unternehmen koumlnnen fruumlhzeitig im Sys-tem einsehen welche Zahlungen eingehen und welche ausgehenden Zahlungen getaumltigt werden muumlssen und koumlnnen darauf basierend valide Entscheidungen treffen
32 ERHOumlHUNG DER TRANSPARENZ mdash AUCH UumlBER VERSCHIEDENE STANDORTE HINWEG
Sobald Rechnungsprozesse digitalisiert sind gehoumlrt Papiertourismus der Vergangenheit an Es werden nicht mehr tonnenweise unuumlbersichtliche Rechnungen in die Zentrale oder in das Shared Service Center zur Bearbei-tung gesendet sondern jeder Mitarbeiter hat jederzeit von jedem Standort aus Zugriff auf saumlmtliche zu ver-arbeitende Rechnungen
Rechnungen koumlnnen mit geeigneter Software automati-siert Freigabe- und Genehmigungsprozesse durchlaufen Unternehmensrichtlinien Wertgrenzen und Vertre-tungsregeln lassen sich ebenfalls im ERP-System hinter-legen Ist ein Mitarbeitender krank stapeln sich nicht mehr unbearbeitete Aktenberge auf dem Schreibtisch sondern die Dokumente koumlnnen einfach vom Vertreten-den im System abgearbeitet werden
03 DER NUTZEN
WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Abbildung 3 Verbesserungen durch E-Invoicing laut einer
Marktstudie vom Fraunhofer-Institut fuumlr Arbeitswirtschaft und
Organisation (Prozentsaumltze beziehen sich auf 385 Nennungen
der 137 befragten Unternehmen)
03 Der Nutzen | 07
1319
21
137
22
5
Kostenersparnis
Transparenz
geringere Fehlerquote
bessere Partnerbeziehung
Liquiditaumltsverbesserungen
Zeitersparnis
Sonstige
Vorteile von E-Invoicing
Dadurch steigt die Transparenz uumlber den gesamten Rechnungsprozess hinweg Im System ist jederzeit ndash und ortsunabhaumlngig ndash einsehbar welchen Be-arbeitungsstand die Rechnung hat Ebenso werden Liegezeiten oder der Verlust von (physischen) Papier-Rechnungen vermieden Zudem kann steuernd beim Liquiditaumltsmanagement eingegriffen werden und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt
33 INTERNATIONALISIERUNG EINFACH MOumlGLICH
Wer international taumltig ist kennt die Herausforde-rungen bei der Rechnungserstellung Welches ist der korrekte Steuercode Welche finanztechnischen Beson-derheiten muumlssen bei einer Rechnung fuumlr das Zielland X beruumlcksichtigt werden Welche (gesetzlichen) Anfor-derungen an die elektronische Rechnung gibt es dort Und wie managen wir die vielen unterschiedlichen Waumlhrungen und Sprachen in unserem System
Eine geeignete Software-Loumlsung kennt diese Details und unterstuumltzt den Sachbearbeitenden Die Loumlsung waumlhlt beispielsweise automatisiert den passenden Rechnungskopf laumlnderspezifische Formate oder Ka-naumlle aus (bspw fuumlr QR-Rechnung oder die spezifische Plattform in Italien) Ebenso werden laumlnderspezifische Steuersaumltze oder zusaumltzliche Informationen die in einem bestimmten Land benoumltigt werden von der Soft-ware ohne manuelles Eingreifen hinzugefuumlgt
WICHTIGE ERKENNTNISSE
Organisationen im B2G- und B2B-Umfeld werden mittelfristig dazu angehalten sein alle Formate Auspraumlgungen und Versionsnummern elektroni-scher Rechnung empfangen oder erhalten zu koumln-nen Rechnungssteller werden fuumlr jeden Rechnungs-empfaumlnger individuell entscheiden und vereinbaren muumlssen welches Format das richtige ist
Als Rechnungsempfaumlnger mit hohem Rechnungsaufkommen ist es empfehlens-wert alle elektronischen Rechnungsfor-
mate automatisiert zu verarbeiten um die Rech-nungsverarbeitung bestmoumlglich zu beschleunigen
Da es viele unterschiedliche Standards gibt und die technischen Details sehr komplex sind ist eine spezialisierte Software-Loumlsung unabdingbar die tief in die SAP-Prozesse bdquoPurchase-to-Payldquo und bdquoOrder-to-Cashldquo integriert ist
Die Digitalisierung der eingehenden und ausgehen-den Rechnungen sollten Unternehmen nicht als Pflichtaufgabe aufgrund gesetzlicher Bestimmun-gen sehen Denn sie bietet enorme Chancen zur weiteren Automatisierung und zur Erhoumlhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen
02 Marketing entlang der Customer Journey | 708 | 03 Der Nutzen
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
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Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
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GRUNDLAGEN WARUM IST E-INVOICING IM INTERNATIONALEN UMFELD EIN WICHTIGER WETTBEWERBSVORTEIL
FALLBEISPIELE WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
FAZIT E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
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INHALT
ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN WELCHE RECHNUNGSFORMATE UND KANAumlLE SIND RELEVANT
DER NUTZEN WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Verbesserungen im Liquiditaumltsmanagement
Grundlagen Warum ist E-Invoicing relevant
und welche Vorteile bietet es
Erhoumlhung der Transparenz mdash auch uumlber verschiedene Standorte hinweg
Internationalisierung einfach moumlglich
01
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0203
TEIL A
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E-INVOICING MIT SAP WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
CHECKLISTE BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
FAZIT E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
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INHALT
AUS DER PRAXIS WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
Automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Checkliste fuumlr Finanzabteilungen
Automatisierte Bearbeitung von Ausgangsrechnungen
Checkliste fuumlr IT-Abteilungen
Beruumlcksichtigung individueller Besonderheiten
01
03
04
02
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Der Corona-Lockdown im Maumlrz 2020 hat als ndash zugege-benermaszligen ungewoumlhnliche ndash Ausnahmesituation die Schwaumlchen vieler Organisationen spuumlrbar und sichtbar gemacht Beim Liquiditaumltsmanagement und der Rech-nungsverarbeitung waren Organisationen im Vorteil die unabhaumlngig vom Arbeitsort arbeiten konnten und bereits einen hohen Automatisierungsgrad hatten
Besonders fuumlr international taumltige Unternehmen ist die digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ndash auch E-Invoicing genannt ndash houmlchst lohnend jedoch auch sehr komplex Es muumlssen Mehrsprachigkeit unterschiedlichste Rech-nungsformate technische Austauschprotokolle lokale Rechnungslegungsvorschriften und gesetzliche Vorga-ben beruumlcksichtigt werden
Zudem gibt es aktuell einige neue gesetzliche Rahmen-bedingungen die die weitere Digitalisierung in diesem Bereich fordern wie beispielsweise die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung an oumlffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland die ab 27 November 2020 gilt Schlagworte wie E-Rechnung XRechnung PEPPOL Leitweg-ID ZUGFeRD und aumlhnliche Begrifflichkeiten fallen in diesem Zusammenhang haumlu-fig Die gute Nachricht Es gibt standardisierte Formate und Software-Loumlsungen mit denen die Rechnungsver-arbeitung bdquoout-of-the-boxldquo erledigt werden kann
SAP-Anwenderunternehmen koumlnnen auf spezialisierte und sofort einsatzbereite Erweiterungsloumlsungen fuumlr elektronische Rechnungen zuruumlckgreifen SAP-Opti-mierungen uumlbernehmen beim Rechnungsausgang die empfaumlngerabhaumlngige Auswahl des richtigen Formats ohne dass der Anwender uumlberlegen muss wie die Rech-nung semantisch oder technisch aussehen muss Beim Rechnungseingang uumlbernehmen sie den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System steuern die Pruumlfungs- und Freigabeprozesse und helfen die Durchlaufzeiten zu beschleunigen und die Transparenz zum Bearbeitungsstand zu erhoumlhen
Dieses E-Book beantwortet im Teil A wichtige Fragen die sich Unternehmen im Zusammenhang mit E-Invoicing stellen muumlssen und erlaumlutert warum die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung einen wichtigen Wettbe-werbsvorteil darstellt Teil B gibt praktische Einblicke wie der E-Invoicing-Prozess in SAP ablaumluft und unterstuumltzt mithilfe einer Checkliste bei der Auswahl einer geeigne-ten SAP Software-Loumlsung
01 GRUNDLAGEN
01 Grundlagen E-Invoicing | 04
WARUM IST E-INVOICING IM INTERNATIONALEN UMFELD EIN WICHTIGER WETTBEWERBSVORTEIL
TEIL AGrundlagen Warum
ist E-Invoicing relevant und welche Vorteile
bietet es
Mit einer elektronischen Rechnung ist nicht nur eine Bild-datei oder PDF-Datei gemeint sondern eine strukturierte Datei Es sind unterschiedliche Uumlbertragungswege fuumlr elek-tronische Rechnungen moumlglich zum Beispiel uumlber direkte Partnerkommunikation (Peer-to-Peer) Portale E-Mail oder dedizierte Infrastrukturen wie PEPPOL Einige relevante Standards und Formate sind in diesem Zusammenhang
EDI (Electronic Data Interchange) ist der Uumlberbegriff fuumlr den elektronischen Austausch von strukturierten Daten zwischen Systemen z B Formate wie XML InvoicePAFatturaPA (fuumlr Italien) UNEDIFACT VDA ODETTE ANSI ASC X12
PEPPOL-Plattform fuumlr den weltweiten Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Auftraggebern und Vertragspartnern z B fuumlr europaumlische Behoumlrden
Rechnungsformate wie XRechnung ZUGFeRD (fuumlr Deutschland) und Factur-X (fuumlr Frankreich) zur einfa-chen Datenstrukturierung
EXKURS PEPPOL-PLATTFORM Bei der Rechnungsstellung an Behoumlrden wird PEPPOL in Europa kuumlnftig eine zentrale Rolle spielen Alle Behoumlr-den sind verpflichtet Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren Der Zugang zum vertrau-enswuumlrdigen PEPPOL-Netzwerk zum Einspielen und Auslesen von Dokumenten darf nur von zertifizierten Providern angeboten werden Die Funktionsweise Rechnungssender und -empfaumlnger erhalten durch einen entsprechenden zertifizierten Access Point Zu-gang zum PEPPOL-Netzwerk Verschiedenste Formate koumlnnen hieruumlber ausgetauscht werden unter anderem das deutsche Rechnungsformat XRechnung (siehe auch Abbildung 1) Im PEPPOL-Netzwerk sind Details wie Lieferadressen und verwendete Dokumententypen hinterlegt So koumlnnen die Dokumente zwischen den Ge-schaumlftspartnern gezielt ausgetauscht werden
02 ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
WELCHE RECHNUNGSFORMATE UND KANAumlLE SIND RELEVANT
fis-gmbhdexrechnung
SAP Schnittstellen-Tool
Rechnung
IDoc
Konvertierung zuXRechnung
XRechnung
PEPPOLGateway
XRechnung
Behoumlrde
Abbildung 1 Datenaustausch von XRechnung uumlber das PEPPOL-Netzwerk
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 05
BLOGBEITRAG XRECHNUNG
Pflichtaufgabe Internationale gesetzliche Anforderungen erfuumlllen Der Gesetzgeber ist der groumlszligte Treiber rund um das The-ma E-Invoicing Die EU-Richtlinie 201455EU schreibt vor dass alle oumlffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein muumlssen elektronische Rechnungen zu empfan-gen In einigen Laumlndern sind zusaumltzlich auch Lieferanten-verpflichtungen guumlltig oder geplant wie zum Beispiel die in Deutschland am 27 November 2020 in Kraft tretende
XRechnung-Pflicht Basierend auf dem E-Government-Ge-setz bdquoEGovGldquo und E-Rechnungsverord-nung bdquoERechVldquo sind alle Rechnungsstel-ler im oumlffentlichen Auftragswesen des Bundes aufgefor-dert Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1000 Euro in elektronischer Form auszustellen
Was im Bereich Business-to-Government (B2G) vorge-schrieben wird kann auch im Business-to-Business (B2B) Bereich erhebliche Wettbewerbsvorteile bedeuten und sollte daher auch hier beruumlcksichtigt werden
Wer direkt von den gesetzlichen Anforderungen fuumlr elektronische Rechnungen betroffen ist muss die Richt-linien erfuumlllen um uumlberhaupt Rechnungen stellen oder empfangen zu koumlnnen Dies betrifft vor allem Lieferan-ten des oumlffentlichen Sektors sowie international taumltige Unternehmen
Zahlreiche Laumlnder auf der ganzen Welt haben bereits gesetzliche Anforderungen erlassen die zwingend ein-zuhalten sind Vor allem fuumlr kleine und mittelstaumlndische Unternehmen stellt dies eine groszlige Herausforderung
dar da hier haumlufig noch die haumlndische Fakturierung uumlber beispielsweise Word-Dokumente erfolgt Einen Uumlberblick uumlber relevante gesetzliche Fristen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung gibt die folgende Abbildung
90 der groszligen Unternehmen sind von der EU-Richtlinie betroffen und muumlssen die gesetzlichen An-forderungen erfuumlllen
(laut Trend Analyse zur Um-
setzung von EU-Regeln 2020 von
Handelsblatt Research Institute
YouGov und Comarch)
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 06
2018
Spanien (B2T)Belgien (B2G)Frankreich (B2G)Peru (B2B)01012018
Griechenland (Inv Reporting)Norwegen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Irland (B2G)01012020
Ungarn (B2T)01072018
Polen (B2G)01112020
Portugal (B2G)01012021
27112020Deutschland (B2G)
Panama (B2B)01082019
18042020Portugal (B2G)
Niederlande (B2G)Portugal (B2G)18042019
UK (B2T)Finnland (B2G)Schweden (B2G)Polen (B2G)01042019
Irland (B2G)Griechenland (Inv Reporting)Italien (B2C B2B B2G)Litauen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Kolumbien (B2B)Kanarische Inseln (B2T)01012019
Brasilien (B2B)02082018
2019
2020
Unternehmen sollten das Thema E-Invoicing nicht als reine Pflicht sondern vor allem als Chance begreifen Neben den offensichtlichen Vorteilen wie z B Kosten-ersparnissen und einer geringeren Fehlerquote durch die automatisierte Verarbeitung sprechen schlieszliglich viele weitere Vorteile fuumlr die Einfuumlhrung einer Software-Louml-sung (siehe auch Abbildung 3)
Warum sollten Finanzabteilungen also die Automa-tisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse ndash auch auszligerhalb der gesetzlichen Anforderungen und Verpflichtungen ndash weiter forcieren Und wie kann eine geeignete Software-Loumlsung hierbei unterstuumltzen
31 VERBESSERUNGEN IM LIQUIDITAumlTSMANAGEMENT
Das Liquiditaumltsmanagement war eines der wichtigsten Themen fuumlr das Krisenmanagement beim Lockdown im Fruumlhjahr 2020 Mit einer automatisierten Loumlsung zur Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen konnte nahezu unveraumlndert weitergearbeitet werden auch wenn kaum jemand an seinem Arbeitsplatz sondern im Homeoffice war
Dies gilt aber nicht nur in einer solchen Ausnahme-situation Auch im Regelbetrieb werden durch E-Invoi-cing Finanzprozesse beschleunigt und Durchlaufzeiten
verkuumlrzt Dadurch koumlnnen Zahlungsfristen mit Skonto ausgenutzt bzw der Cashflow im Unternehmen verbes-sert werden da mit den liquiden Mitteln besser geplant werden kann Unternehmen koumlnnen fruumlhzeitig im Sys-tem einsehen welche Zahlungen eingehen und welche ausgehenden Zahlungen getaumltigt werden muumlssen und koumlnnen darauf basierend valide Entscheidungen treffen
32 ERHOumlHUNG DER TRANSPARENZ mdash AUCH UumlBER VERSCHIEDENE STANDORTE HINWEG
Sobald Rechnungsprozesse digitalisiert sind gehoumlrt Papiertourismus der Vergangenheit an Es werden nicht mehr tonnenweise unuumlbersichtliche Rechnungen in die Zentrale oder in das Shared Service Center zur Bearbei-tung gesendet sondern jeder Mitarbeiter hat jederzeit von jedem Standort aus Zugriff auf saumlmtliche zu ver-arbeitende Rechnungen
Rechnungen koumlnnen mit geeigneter Software automati-siert Freigabe- und Genehmigungsprozesse durchlaufen Unternehmensrichtlinien Wertgrenzen und Vertre-tungsregeln lassen sich ebenfalls im ERP-System hinter-legen Ist ein Mitarbeitender krank stapeln sich nicht mehr unbearbeitete Aktenberge auf dem Schreibtisch sondern die Dokumente koumlnnen einfach vom Vertreten-den im System abgearbeitet werden
03 DER NUTZEN
WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Abbildung 3 Verbesserungen durch E-Invoicing laut einer
Marktstudie vom Fraunhofer-Institut fuumlr Arbeitswirtschaft und
Organisation (Prozentsaumltze beziehen sich auf 385 Nennungen
der 137 befragten Unternehmen)
03 Der Nutzen | 07
1319
21
137
22
5
Kostenersparnis
Transparenz
geringere Fehlerquote
bessere Partnerbeziehung
Liquiditaumltsverbesserungen
Zeitersparnis
Sonstige
Vorteile von E-Invoicing
Dadurch steigt die Transparenz uumlber den gesamten Rechnungsprozess hinweg Im System ist jederzeit ndash und ortsunabhaumlngig ndash einsehbar welchen Be-arbeitungsstand die Rechnung hat Ebenso werden Liegezeiten oder der Verlust von (physischen) Papier-Rechnungen vermieden Zudem kann steuernd beim Liquiditaumltsmanagement eingegriffen werden und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt
33 INTERNATIONALISIERUNG EINFACH MOumlGLICH
Wer international taumltig ist kennt die Herausforde-rungen bei der Rechnungserstellung Welches ist der korrekte Steuercode Welche finanztechnischen Beson-derheiten muumlssen bei einer Rechnung fuumlr das Zielland X beruumlcksichtigt werden Welche (gesetzlichen) Anfor-derungen an die elektronische Rechnung gibt es dort Und wie managen wir die vielen unterschiedlichen Waumlhrungen und Sprachen in unserem System
Eine geeignete Software-Loumlsung kennt diese Details und unterstuumltzt den Sachbearbeitenden Die Loumlsung waumlhlt beispielsweise automatisiert den passenden Rechnungskopf laumlnderspezifische Formate oder Ka-naumlle aus (bspw fuumlr QR-Rechnung oder die spezifische Plattform in Italien) Ebenso werden laumlnderspezifische Steuersaumltze oder zusaumltzliche Informationen die in einem bestimmten Land benoumltigt werden von der Soft-ware ohne manuelles Eingreifen hinzugefuumlgt
WICHTIGE ERKENNTNISSE
Organisationen im B2G- und B2B-Umfeld werden mittelfristig dazu angehalten sein alle Formate Auspraumlgungen und Versionsnummern elektroni-scher Rechnung empfangen oder erhalten zu koumln-nen Rechnungssteller werden fuumlr jeden Rechnungs-empfaumlnger individuell entscheiden und vereinbaren muumlssen welches Format das richtige ist
Als Rechnungsempfaumlnger mit hohem Rechnungsaufkommen ist es empfehlens-wert alle elektronischen Rechnungsfor-
mate automatisiert zu verarbeiten um die Rech-nungsverarbeitung bestmoumlglich zu beschleunigen
Da es viele unterschiedliche Standards gibt und die technischen Details sehr komplex sind ist eine spezialisierte Software-Loumlsung unabdingbar die tief in die SAP-Prozesse bdquoPurchase-to-Payldquo und bdquoOrder-to-Cashldquo integriert ist
Die Digitalisierung der eingehenden und ausgehen-den Rechnungen sollten Unternehmen nicht als Pflichtaufgabe aufgrund gesetzlicher Bestimmun-gen sehen Denn sie bietet enorme Chancen zur weiteren Automatisierung und zur Erhoumlhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen
02 Marketing entlang der Customer Journey | 708 | 03 Der Nutzen
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
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DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
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E-INVOICING MIT SAP WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
CHECKLISTE BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
FAZIT E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
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INHALT
AUS DER PRAXIS WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
Automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Checkliste fuumlr Finanzabteilungen
Automatisierte Bearbeitung von Ausgangsrechnungen
Checkliste fuumlr IT-Abteilungen
Beruumlcksichtigung individueller Besonderheiten
01
03
04
02
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Der Corona-Lockdown im Maumlrz 2020 hat als ndash zugege-benermaszligen ungewoumlhnliche ndash Ausnahmesituation die Schwaumlchen vieler Organisationen spuumlrbar und sichtbar gemacht Beim Liquiditaumltsmanagement und der Rech-nungsverarbeitung waren Organisationen im Vorteil die unabhaumlngig vom Arbeitsort arbeiten konnten und bereits einen hohen Automatisierungsgrad hatten
Besonders fuumlr international taumltige Unternehmen ist die digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ndash auch E-Invoicing genannt ndash houmlchst lohnend jedoch auch sehr komplex Es muumlssen Mehrsprachigkeit unterschiedlichste Rech-nungsformate technische Austauschprotokolle lokale Rechnungslegungsvorschriften und gesetzliche Vorga-ben beruumlcksichtigt werden
Zudem gibt es aktuell einige neue gesetzliche Rahmen-bedingungen die die weitere Digitalisierung in diesem Bereich fordern wie beispielsweise die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung an oumlffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland die ab 27 November 2020 gilt Schlagworte wie E-Rechnung XRechnung PEPPOL Leitweg-ID ZUGFeRD und aumlhnliche Begrifflichkeiten fallen in diesem Zusammenhang haumlu-fig Die gute Nachricht Es gibt standardisierte Formate und Software-Loumlsungen mit denen die Rechnungsver-arbeitung bdquoout-of-the-boxldquo erledigt werden kann
SAP-Anwenderunternehmen koumlnnen auf spezialisierte und sofort einsatzbereite Erweiterungsloumlsungen fuumlr elektronische Rechnungen zuruumlckgreifen SAP-Opti-mierungen uumlbernehmen beim Rechnungsausgang die empfaumlngerabhaumlngige Auswahl des richtigen Formats ohne dass der Anwender uumlberlegen muss wie die Rech-nung semantisch oder technisch aussehen muss Beim Rechnungseingang uumlbernehmen sie den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System steuern die Pruumlfungs- und Freigabeprozesse und helfen die Durchlaufzeiten zu beschleunigen und die Transparenz zum Bearbeitungsstand zu erhoumlhen
Dieses E-Book beantwortet im Teil A wichtige Fragen die sich Unternehmen im Zusammenhang mit E-Invoicing stellen muumlssen und erlaumlutert warum die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung einen wichtigen Wettbe-werbsvorteil darstellt Teil B gibt praktische Einblicke wie der E-Invoicing-Prozess in SAP ablaumluft und unterstuumltzt mithilfe einer Checkliste bei der Auswahl einer geeigne-ten SAP Software-Loumlsung
01 GRUNDLAGEN
01 Grundlagen E-Invoicing | 04
WARUM IST E-INVOICING IM INTERNATIONALEN UMFELD EIN WICHTIGER WETTBEWERBSVORTEIL
TEIL AGrundlagen Warum
ist E-Invoicing relevant und welche Vorteile
bietet es
Mit einer elektronischen Rechnung ist nicht nur eine Bild-datei oder PDF-Datei gemeint sondern eine strukturierte Datei Es sind unterschiedliche Uumlbertragungswege fuumlr elek-tronische Rechnungen moumlglich zum Beispiel uumlber direkte Partnerkommunikation (Peer-to-Peer) Portale E-Mail oder dedizierte Infrastrukturen wie PEPPOL Einige relevante Standards und Formate sind in diesem Zusammenhang
EDI (Electronic Data Interchange) ist der Uumlberbegriff fuumlr den elektronischen Austausch von strukturierten Daten zwischen Systemen z B Formate wie XML InvoicePAFatturaPA (fuumlr Italien) UNEDIFACT VDA ODETTE ANSI ASC X12
PEPPOL-Plattform fuumlr den weltweiten Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Auftraggebern und Vertragspartnern z B fuumlr europaumlische Behoumlrden
Rechnungsformate wie XRechnung ZUGFeRD (fuumlr Deutschland) und Factur-X (fuumlr Frankreich) zur einfa-chen Datenstrukturierung
EXKURS PEPPOL-PLATTFORM Bei der Rechnungsstellung an Behoumlrden wird PEPPOL in Europa kuumlnftig eine zentrale Rolle spielen Alle Behoumlr-den sind verpflichtet Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren Der Zugang zum vertrau-enswuumlrdigen PEPPOL-Netzwerk zum Einspielen und Auslesen von Dokumenten darf nur von zertifizierten Providern angeboten werden Die Funktionsweise Rechnungssender und -empfaumlnger erhalten durch einen entsprechenden zertifizierten Access Point Zu-gang zum PEPPOL-Netzwerk Verschiedenste Formate koumlnnen hieruumlber ausgetauscht werden unter anderem das deutsche Rechnungsformat XRechnung (siehe auch Abbildung 1) Im PEPPOL-Netzwerk sind Details wie Lieferadressen und verwendete Dokumententypen hinterlegt So koumlnnen die Dokumente zwischen den Ge-schaumlftspartnern gezielt ausgetauscht werden
02 ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
WELCHE RECHNUNGSFORMATE UND KANAumlLE SIND RELEVANT
fis-gmbhdexrechnung
SAP Schnittstellen-Tool
Rechnung
IDoc
Konvertierung zuXRechnung
XRechnung
PEPPOLGateway
XRechnung
Behoumlrde
Abbildung 1 Datenaustausch von XRechnung uumlber das PEPPOL-Netzwerk
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 05
BLOGBEITRAG XRECHNUNG
Pflichtaufgabe Internationale gesetzliche Anforderungen erfuumlllen Der Gesetzgeber ist der groumlszligte Treiber rund um das The-ma E-Invoicing Die EU-Richtlinie 201455EU schreibt vor dass alle oumlffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein muumlssen elektronische Rechnungen zu empfan-gen In einigen Laumlndern sind zusaumltzlich auch Lieferanten-verpflichtungen guumlltig oder geplant wie zum Beispiel die in Deutschland am 27 November 2020 in Kraft tretende
XRechnung-Pflicht Basierend auf dem E-Government-Ge-setz bdquoEGovGldquo und E-Rechnungsverord-nung bdquoERechVldquo sind alle Rechnungsstel-ler im oumlffentlichen Auftragswesen des Bundes aufgefor-dert Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1000 Euro in elektronischer Form auszustellen
Was im Bereich Business-to-Government (B2G) vorge-schrieben wird kann auch im Business-to-Business (B2B) Bereich erhebliche Wettbewerbsvorteile bedeuten und sollte daher auch hier beruumlcksichtigt werden
Wer direkt von den gesetzlichen Anforderungen fuumlr elektronische Rechnungen betroffen ist muss die Richt-linien erfuumlllen um uumlberhaupt Rechnungen stellen oder empfangen zu koumlnnen Dies betrifft vor allem Lieferan-ten des oumlffentlichen Sektors sowie international taumltige Unternehmen
Zahlreiche Laumlnder auf der ganzen Welt haben bereits gesetzliche Anforderungen erlassen die zwingend ein-zuhalten sind Vor allem fuumlr kleine und mittelstaumlndische Unternehmen stellt dies eine groszlige Herausforderung
dar da hier haumlufig noch die haumlndische Fakturierung uumlber beispielsweise Word-Dokumente erfolgt Einen Uumlberblick uumlber relevante gesetzliche Fristen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung gibt die folgende Abbildung
90 der groszligen Unternehmen sind von der EU-Richtlinie betroffen und muumlssen die gesetzlichen An-forderungen erfuumlllen
(laut Trend Analyse zur Um-
setzung von EU-Regeln 2020 von
Handelsblatt Research Institute
YouGov und Comarch)
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 06
2018
Spanien (B2T)Belgien (B2G)Frankreich (B2G)Peru (B2B)01012018
Griechenland (Inv Reporting)Norwegen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Irland (B2G)01012020
Ungarn (B2T)01072018
Polen (B2G)01112020
Portugal (B2G)01012021
27112020Deutschland (B2G)
Panama (B2B)01082019
18042020Portugal (B2G)
Niederlande (B2G)Portugal (B2G)18042019
UK (B2T)Finnland (B2G)Schweden (B2G)Polen (B2G)01042019
Irland (B2G)Griechenland (Inv Reporting)Italien (B2C B2B B2G)Litauen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Kolumbien (B2B)Kanarische Inseln (B2T)01012019
Brasilien (B2B)02082018
2019
2020
Unternehmen sollten das Thema E-Invoicing nicht als reine Pflicht sondern vor allem als Chance begreifen Neben den offensichtlichen Vorteilen wie z B Kosten-ersparnissen und einer geringeren Fehlerquote durch die automatisierte Verarbeitung sprechen schlieszliglich viele weitere Vorteile fuumlr die Einfuumlhrung einer Software-Louml-sung (siehe auch Abbildung 3)
Warum sollten Finanzabteilungen also die Automa-tisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse ndash auch auszligerhalb der gesetzlichen Anforderungen und Verpflichtungen ndash weiter forcieren Und wie kann eine geeignete Software-Loumlsung hierbei unterstuumltzen
31 VERBESSERUNGEN IM LIQUIDITAumlTSMANAGEMENT
Das Liquiditaumltsmanagement war eines der wichtigsten Themen fuumlr das Krisenmanagement beim Lockdown im Fruumlhjahr 2020 Mit einer automatisierten Loumlsung zur Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen konnte nahezu unveraumlndert weitergearbeitet werden auch wenn kaum jemand an seinem Arbeitsplatz sondern im Homeoffice war
Dies gilt aber nicht nur in einer solchen Ausnahme-situation Auch im Regelbetrieb werden durch E-Invoi-cing Finanzprozesse beschleunigt und Durchlaufzeiten
verkuumlrzt Dadurch koumlnnen Zahlungsfristen mit Skonto ausgenutzt bzw der Cashflow im Unternehmen verbes-sert werden da mit den liquiden Mitteln besser geplant werden kann Unternehmen koumlnnen fruumlhzeitig im Sys-tem einsehen welche Zahlungen eingehen und welche ausgehenden Zahlungen getaumltigt werden muumlssen und koumlnnen darauf basierend valide Entscheidungen treffen
32 ERHOumlHUNG DER TRANSPARENZ mdash AUCH UumlBER VERSCHIEDENE STANDORTE HINWEG
Sobald Rechnungsprozesse digitalisiert sind gehoumlrt Papiertourismus der Vergangenheit an Es werden nicht mehr tonnenweise unuumlbersichtliche Rechnungen in die Zentrale oder in das Shared Service Center zur Bearbei-tung gesendet sondern jeder Mitarbeiter hat jederzeit von jedem Standort aus Zugriff auf saumlmtliche zu ver-arbeitende Rechnungen
Rechnungen koumlnnen mit geeigneter Software automati-siert Freigabe- und Genehmigungsprozesse durchlaufen Unternehmensrichtlinien Wertgrenzen und Vertre-tungsregeln lassen sich ebenfalls im ERP-System hinter-legen Ist ein Mitarbeitender krank stapeln sich nicht mehr unbearbeitete Aktenberge auf dem Schreibtisch sondern die Dokumente koumlnnen einfach vom Vertreten-den im System abgearbeitet werden
03 DER NUTZEN
WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Abbildung 3 Verbesserungen durch E-Invoicing laut einer
Marktstudie vom Fraunhofer-Institut fuumlr Arbeitswirtschaft und
Organisation (Prozentsaumltze beziehen sich auf 385 Nennungen
der 137 befragten Unternehmen)
03 Der Nutzen | 07
1319
21
137
22
5
Kostenersparnis
Transparenz
geringere Fehlerquote
bessere Partnerbeziehung
Liquiditaumltsverbesserungen
Zeitersparnis
Sonstige
Vorteile von E-Invoicing
Dadurch steigt die Transparenz uumlber den gesamten Rechnungsprozess hinweg Im System ist jederzeit ndash und ortsunabhaumlngig ndash einsehbar welchen Be-arbeitungsstand die Rechnung hat Ebenso werden Liegezeiten oder der Verlust von (physischen) Papier-Rechnungen vermieden Zudem kann steuernd beim Liquiditaumltsmanagement eingegriffen werden und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt
33 INTERNATIONALISIERUNG EINFACH MOumlGLICH
Wer international taumltig ist kennt die Herausforde-rungen bei der Rechnungserstellung Welches ist der korrekte Steuercode Welche finanztechnischen Beson-derheiten muumlssen bei einer Rechnung fuumlr das Zielland X beruumlcksichtigt werden Welche (gesetzlichen) Anfor-derungen an die elektronische Rechnung gibt es dort Und wie managen wir die vielen unterschiedlichen Waumlhrungen und Sprachen in unserem System
Eine geeignete Software-Loumlsung kennt diese Details und unterstuumltzt den Sachbearbeitenden Die Loumlsung waumlhlt beispielsweise automatisiert den passenden Rechnungskopf laumlnderspezifische Formate oder Ka-naumlle aus (bspw fuumlr QR-Rechnung oder die spezifische Plattform in Italien) Ebenso werden laumlnderspezifische Steuersaumltze oder zusaumltzliche Informationen die in einem bestimmten Land benoumltigt werden von der Soft-ware ohne manuelles Eingreifen hinzugefuumlgt
WICHTIGE ERKENNTNISSE
Organisationen im B2G- und B2B-Umfeld werden mittelfristig dazu angehalten sein alle Formate Auspraumlgungen und Versionsnummern elektroni-scher Rechnung empfangen oder erhalten zu koumln-nen Rechnungssteller werden fuumlr jeden Rechnungs-empfaumlnger individuell entscheiden und vereinbaren muumlssen welches Format das richtige ist
Als Rechnungsempfaumlnger mit hohem Rechnungsaufkommen ist es empfehlens-wert alle elektronischen Rechnungsfor-
mate automatisiert zu verarbeiten um die Rech-nungsverarbeitung bestmoumlglich zu beschleunigen
Da es viele unterschiedliche Standards gibt und die technischen Details sehr komplex sind ist eine spezialisierte Software-Loumlsung unabdingbar die tief in die SAP-Prozesse bdquoPurchase-to-Payldquo und bdquoOrder-to-Cashldquo integriert ist
Die Digitalisierung der eingehenden und ausgehen-den Rechnungen sollten Unternehmen nicht als Pflichtaufgabe aufgrund gesetzlicher Bestimmun-gen sehen Denn sie bietet enorme Chancen zur weiteren Automatisierung und zur Erhoumlhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen
02 Marketing entlang der Customer Journey | 708 | 03 Der Nutzen
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
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FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Der Corona-Lockdown im Maumlrz 2020 hat als ndash zugege-benermaszligen ungewoumlhnliche ndash Ausnahmesituation die Schwaumlchen vieler Organisationen spuumlrbar und sichtbar gemacht Beim Liquiditaumltsmanagement und der Rech-nungsverarbeitung waren Organisationen im Vorteil die unabhaumlngig vom Arbeitsort arbeiten konnten und bereits einen hohen Automatisierungsgrad hatten
Besonders fuumlr international taumltige Unternehmen ist die digitalisierte und automatisierte Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ndash auch E-Invoicing genannt ndash houmlchst lohnend jedoch auch sehr komplex Es muumlssen Mehrsprachigkeit unterschiedlichste Rech-nungsformate technische Austauschprotokolle lokale Rechnungslegungsvorschriften und gesetzliche Vorga-ben beruumlcksichtigt werden
Zudem gibt es aktuell einige neue gesetzliche Rahmen-bedingungen die die weitere Digitalisierung in diesem Bereich fordern wie beispielsweise die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung an oumlffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland die ab 27 November 2020 gilt Schlagworte wie E-Rechnung XRechnung PEPPOL Leitweg-ID ZUGFeRD und aumlhnliche Begrifflichkeiten fallen in diesem Zusammenhang haumlu-fig Die gute Nachricht Es gibt standardisierte Formate und Software-Loumlsungen mit denen die Rechnungsver-arbeitung bdquoout-of-the-boxldquo erledigt werden kann
SAP-Anwenderunternehmen koumlnnen auf spezialisierte und sofort einsatzbereite Erweiterungsloumlsungen fuumlr elektronische Rechnungen zuruumlckgreifen SAP-Opti-mierungen uumlbernehmen beim Rechnungsausgang die empfaumlngerabhaumlngige Auswahl des richtigen Formats ohne dass der Anwender uumlberlegen muss wie die Rech-nung semantisch oder technisch aussehen muss Beim Rechnungseingang uumlbernehmen sie den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System steuern die Pruumlfungs- und Freigabeprozesse und helfen die Durchlaufzeiten zu beschleunigen und die Transparenz zum Bearbeitungsstand zu erhoumlhen
Dieses E-Book beantwortet im Teil A wichtige Fragen die sich Unternehmen im Zusammenhang mit E-Invoicing stellen muumlssen und erlaumlutert warum die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung einen wichtigen Wettbe-werbsvorteil darstellt Teil B gibt praktische Einblicke wie der E-Invoicing-Prozess in SAP ablaumluft und unterstuumltzt mithilfe einer Checkliste bei der Auswahl einer geeigne-ten SAP Software-Loumlsung
01 GRUNDLAGEN
01 Grundlagen E-Invoicing | 04
WARUM IST E-INVOICING IM INTERNATIONALEN UMFELD EIN WICHTIGER WETTBEWERBSVORTEIL
TEIL AGrundlagen Warum
ist E-Invoicing relevant und welche Vorteile
bietet es
Mit einer elektronischen Rechnung ist nicht nur eine Bild-datei oder PDF-Datei gemeint sondern eine strukturierte Datei Es sind unterschiedliche Uumlbertragungswege fuumlr elek-tronische Rechnungen moumlglich zum Beispiel uumlber direkte Partnerkommunikation (Peer-to-Peer) Portale E-Mail oder dedizierte Infrastrukturen wie PEPPOL Einige relevante Standards und Formate sind in diesem Zusammenhang
EDI (Electronic Data Interchange) ist der Uumlberbegriff fuumlr den elektronischen Austausch von strukturierten Daten zwischen Systemen z B Formate wie XML InvoicePAFatturaPA (fuumlr Italien) UNEDIFACT VDA ODETTE ANSI ASC X12
PEPPOL-Plattform fuumlr den weltweiten Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Auftraggebern und Vertragspartnern z B fuumlr europaumlische Behoumlrden
Rechnungsformate wie XRechnung ZUGFeRD (fuumlr Deutschland) und Factur-X (fuumlr Frankreich) zur einfa-chen Datenstrukturierung
EXKURS PEPPOL-PLATTFORM Bei der Rechnungsstellung an Behoumlrden wird PEPPOL in Europa kuumlnftig eine zentrale Rolle spielen Alle Behoumlr-den sind verpflichtet Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren Der Zugang zum vertrau-enswuumlrdigen PEPPOL-Netzwerk zum Einspielen und Auslesen von Dokumenten darf nur von zertifizierten Providern angeboten werden Die Funktionsweise Rechnungssender und -empfaumlnger erhalten durch einen entsprechenden zertifizierten Access Point Zu-gang zum PEPPOL-Netzwerk Verschiedenste Formate koumlnnen hieruumlber ausgetauscht werden unter anderem das deutsche Rechnungsformat XRechnung (siehe auch Abbildung 1) Im PEPPOL-Netzwerk sind Details wie Lieferadressen und verwendete Dokumententypen hinterlegt So koumlnnen die Dokumente zwischen den Ge-schaumlftspartnern gezielt ausgetauscht werden
02 ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
WELCHE RECHNUNGSFORMATE UND KANAumlLE SIND RELEVANT
fis-gmbhdexrechnung
SAP Schnittstellen-Tool
Rechnung
IDoc
Konvertierung zuXRechnung
XRechnung
PEPPOLGateway
XRechnung
Behoumlrde
Abbildung 1 Datenaustausch von XRechnung uumlber das PEPPOL-Netzwerk
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 05
BLOGBEITRAG XRECHNUNG
Pflichtaufgabe Internationale gesetzliche Anforderungen erfuumlllen Der Gesetzgeber ist der groumlszligte Treiber rund um das The-ma E-Invoicing Die EU-Richtlinie 201455EU schreibt vor dass alle oumlffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein muumlssen elektronische Rechnungen zu empfan-gen In einigen Laumlndern sind zusaumltzlich auch Lieferanten-verpflichtungen guumlltig oder geplant wie zum Beispiel die in Deutschland am 27 November 2020 in Kraft tretende
XRechnung-Pflicht Basierend auf dem E-Government-Ge-setz bdquoEGovGldquo und E-Rechnungsverord-nung bdquoERechVldquo sind alle Rechnungsstel-ler im oumlffentlichen Auftragswesen des Bundes aufgefor-dert Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1000 Euro in elektronischer Form auszustellen
Was im Bereich Business-to-Government (B2G) vorge-schrieben wird kann auch im Business-to-Business (B2B) Bereich erhebliche Wettbewerbsvorteile bedeuten und sollte daher auch hier beruumlcksichtigt werden
Wer direkt von den gesetzlichen Anforderungen fuumlr elektronische Rechnungen betroffen ist muss die Richt-linien erfuumlllen um uumlberhaupt Rechnungen stellen oder empfangen zu koumlnnen Dies betrifft vor allem Lieferan-ten des oumlffentlichen Sektors sowie international taumltige Unternehmen
Zahlreiche Laumlnder auf der ganzen Welt haben bereits gesetzliche Anforderungen erlassen die zwingend ein-zuhalten sind Vor allem fuumlr kleine und mittelstaumlndische Unternehmen stellt dies eine groszlige Herausforderung
dar da hier haumlufig noch die haumlndische Fakturierung uumlber beispielsweise Word-Dokumente erfolgt Einen Uumlberblick uumlber relevante gesetzliche Fristen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung gibt die folgende Abbildung
90 der groszligen Unternehmen sind von der EU-Richtlinie betroffen und muumlssen die gesetzlichen An-forderungen erfuumlllen
(laut Trend Analyse zur Um-
setzung von EU-Regeln 2020 von
Handelsblatt Research Institute
YouGov und Comarch)
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 06
2018
Spanien (B2T)Belgien (B2G)Frankreich (B2G)Peru (B2B)01012018
Griechenland (Inv Reporting)Norwegen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Irland (B2G)01012020
Ungarn (B2T)01072018
Polen (B2G)01112020
Portugal (B2G)01012021
27112020Deutschland (B2G)
Panama (B2B)01082019
18042020Portugal (B2G)
Niederlande (B2G)Portugal (B2G)18042019
UK (B2T)Finnland (B2G)Schweden (B2G)Polen (B2G)01042019
Irland (B2G)Griechenland (Inv Reporting)Italien (B2C B2B B2G)Litauen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Kolumbien (B2B)Kanarische Inseln (B2T)01012019
Brasilien (B2B)02082018
2019
2020
Unternehmen sollten das Thema E-Invoicing nicht als reine Pflicht sondern vor allem als Chance begreifen Neben den offensichtlichen Vorteilen wie z B Kosten-ersparnissen und einer geringeren Fehlerquote durch die automatisierte Verarbeitung sprechen schlieszliglich viele weitere Vorteile fuumlr die Einfuumlhrung einer Software-Louml-sung (siehe auch Abbildung 3)
Warum sollten Finanzabteilungen also die Automa-tisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse ndash auch auszligerhalb der gesetzlichen Anforderungen und Verpflichtungen ndash weiter forcieren Und wie kann eine geeignete Software-Loumlsung hierbei unterstuumltzen
31 VERBESSERUNGEN IM LIQUIDITAumlTSMANAGEMENT
Das Liquiditaumltsmanagement war eines der wichtigsten Themen fuumlr das Krisenmanagement beim Lockdown im Fruumlhjahr 2020 Mit einer automatisierten Loumlsung zur Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen konnte nahezu unveraumlndert weitergearbeitet werden auch wenn kaum jemand an seinem Arbeitsplatz sondern im Homeoffice war
Dies gilt aber nicht nur in einer solchen Ausnahme-situation Auch im Regelbetrieb werden durch E-Invoi-cing Finanzprozesse beschleunigt und Durchlaufzeiten
verkuumlrzt Dadurch koumlnnen Zahlungsfristen mit Skonto ausgenutzt bzw der Cashflow im Unternehmen verbes-sert werden da mit den liquiden Mitteln besser geplant werden kann Unternehmen koumlnnen fruumlhzeitig im Sys-tem einsehen welche Zahlungen eingehen und welche ausgehenden Zahlungen getaumltigt werden muumlssen und koumlnnen darauf basierend valide Entscheidungen treffen
32 ERHOumlHUNG DER TRANSPARENZ mdash AUCH UumlBER VERSCHIEDENE STANDORTE HINWEG
Sobald Rechnungsprozesse digitalisiert sind gehoumlrt Papiertourismus der Vergangenheit an Es werden nicht mehr tonnenweise unuumlbersichtliche Rechnungen in die Zentrale oder in das Shared Service Center zur Bearbei-tung gesendet sondern jeder Mitarbeiter hat jederzeit von jedem Standort aus Zugriff auf saumlmtliche zu ver-arbeitende Rechnungen
Rechnungen koumlnnen mit geeigneter Software automati-siert Freigabe- und Genehmigungsprozesse durchlaufen Unternehmensrichtlinien Wertgrenzen und Vertre-tungsregeln lassen sich ebenfalls im ERP-System hinter-legen Ist ein Mitarbeitender krank stapeln sich nicht mehr unbearbeitete Aktenberge auf dem Schreibtisch sondern die Dokumente koumlnnen einfach vom Vertreten-den im System abgearbeitet werden
03 DER NUTZEN
WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Abbildung 3 Verbesserungen durch E-Invoicing laut einer
Marktstudie vom Fraunhofer-Institut fuumlr Arbeitswirtschaft und
Organisation (Prozentsaumltze beziehen sich auf 385 Nennungen
der 137 befragten Unternehmen)
03 Der Nutzen | 07
1319
21
137
22
5
Kostenersparnis
Transparenz
geringere Fehlerquote
bessere Partnerbeziehung
Liquiditaumltsverbesserungen
Zeitersparnis
Sonstige
Vorteile von E-Invoicing
Dadurch steigt die Transparenz uumlber den gesamten Rechnungsprozess hinweg Im System ist jederzeit ndash und ortsunabhaumlngig ndash einsehbar welchen Be-arbeitungsstand die Rechnung hat Ebenso werden Liegezeiten oder der Verlust von (physischen) Papier-Rechnungen vermieden Zudem kann steuernd beim Liquiditaumltsmanagement eingegriffen werden und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt
33 INTERNATIONALISIERUNG EINFACH MOumlGLICH
Wer international taumltig ist kennt die Herausforde-rungen bei der Rechnungserstellung Welches ist der korrekte Steuercode Welche finanztechnischen Beson-derheiten muumlssen bei einer Rechnung fuumlr das Zielland X beruumlcksichtigt werden Welche (gesetzlichen) Anfor-derungen an die elektronische Rechnung gibt es dort Und wie managen wir die vielen unterschiedlichen Waumlhrungen und Sprachen in unserem System
Eine geeignete Software-Loumlsung kennt diese Details und unterstuumltzt den Sachbearbeitenden Die Loumlsung waumlhlt beispielsweise automatisiert den passenden Rechnungskopf laumlnderspezifische Formate oder Ka-naumlle aus (bspw fuumlr QR-Rechnung oder die spezifische Plattform in Italien) Ebenso werden laumlnderspezifische Steuersaumltze oder zusaumltzliche Informationen die in einem bestimmten Land benoumltigt werden von der Soft-ware ohne manuelles Eingreifen hinzugefuumlgt
WICHTIGE ERKENNTNISSE
Organisationen im B2G- und B2B-Umfeld werden mittelfristig dazu angehalten sein alle Formate Auspraumlgungen und Versionsnummern elektroni-scher Rechnung empfangen oder erhalten zu koumln-nen Rechnungssteller werden fuumlr jeden Rechnungs-empfaumlnger individuell entscheiden und vereinbaren muumlssen welches Format das richtige ist
Als Rechnungsempfaumlnger mit hohem Rechnungsaufkommen ist es empfehlens-wert alle elektronischen Rechnungsfor-
mate automatisiert zu verarbeiten um die Rech-nungsverarbeitung bestmoumlglich zu beschleunigen
Da es viele unterschiedliche Standards gibt und die technischen Details sehr komplex sind ist eine spezialisierte Software-Loumlsung unabdingbar die tief in die SAP-Prozesse bdquoPurchase-to-Payldquo und bdquoOrder-to-Cashldquo integriert ist
Die Digitalisierung der eingehenden und ausgehen-den Rechnungen sollten Unternehmen nicht als Pflichtaufgabe aufgrund gesetzlicher Bestimmun-gen sehen Denn sie bietet enorme Chancen zur weiteren Automatisierung und zur Erhoumlhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen
02 Marketing entlang der Customer Journey | 708 | 03 Der Nutzen
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
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ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Mit einer elektronischen Rechnung ist nicht nur eine Bild-datei oder PDF-Datei gemeint sondern eine strukturierte Datei Es sind unterschiedliche Uumlbertragungswege fuumlr elek-tronische Rechnungen moumlglich zum Beispiel uumlber direkte Partnerkommunikation (Peer-to-Peer) Portale E-Mail oder dedizierte Infrastrukturen wie PEPPOL Einige relevante Standards und Formate sind in diesem Zusammenhang
EDI (Electronic Data Interchange) ist der Uumlberbegriff fuumlr den elektronischen Austausch von strukturierten Daten zwischen Systemen z B Formate wie XML InvoicePAFatturaPA (fuumlr Italien) UNEDIFACT VDA ODETTE ANSI ASC X12
PEPPOL-Plattform fuumlr den weltweiten Austausch von elektronischen Dokumenten zwischen Auftraggebern und Vertragspartnern z B fuumlr europaumlische Behoumlrden
Rechnungsformate wie XRechnung ZUGFeRD (fuumlr Deutschland) und Factur-X (fuumlr Frankreich) zur einfa-chen Datenstrukturierung
EXKURS PEPPOL-PLATTFORM Bei der Rechnungsstellung an Behoumlrden wird PEPPOL in Europa kuumlnftig eine zentrale Rolle spielen Alle Behoumlr-den sind verpflichtet Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren Der Zugang zum vertrau-enswuumlrdigen PEPPOL-Netzwerk zum Einspielen und Auslesen von Dokumenten darf nur von zertifizierten Providern angeboten werden Die Funktionsweise Rechnungssender und -empfaumlnger erhalten durch einen entsprechenden zertifizierten Access Point Zu-gang zum PEPPOL-Netzwerk Verschiedenste Formate koumlnnen hieruumlber ausgetauscht werden unter anderem das deutsche Rechnungsformat XRechnung (siehe auch Abbildung 1) Im PEPPOL-Netzwerk sind Details wie Lieferadressen und verwendete Dokumententypen hinterlegt So koumlnnen die Dokumente zwischen den Ge-schaumlftspartnern gezielt ausgetauscht werden
02 ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
WELCHE RECHNUNGSFORMATE UND KANAumlLE SIND RELEVANT
fis-gmbhdexrechnung
SAP Schnittstellen-Tool
Rechnung
IDoc
Konvertierung zuXRechnung
XRechnung
PEPPOLGateway
XRechnung
Behoumlrde
Abbildung 1 Datenaustausch von XRechnung uumlber das PEPPOL-Netzwerk
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 05
BLOGBEITRAG XRECHNUNG
Pflichtaufgabe Internationale gesetzliche Anforderungen erfuumlllen Der Gesetzgeber ist der groumlszligte Treiber rund um das The-ma E-Invoicing Die EU-Richtlinie 201455EU schreibt vor dass alle oumlffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein muumlssen elektronische Rechnungen zu empfan-gen In einigen Laumlndern sind zusaumltzlich auch Lieferanten-verpflichtungen guumlltig oder geplant wie zum Beispiel die in Deutschland am 27 November 2020 in Kraft tretende
XRechnung-Pflicht Basierend auf dem E-Government-Ge-setz bdquoEGovGldquo und E-Rechnungsverord-nung bdquoERechVldquo sind alle Rechnungsstel-ler im oumlffentlichen Auftragswesen des Bundes aufgefor-dert Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1000 Euro in elektronischer Form auszustellen
Was im Bereich Business-to-Government (B2G) vorge-schrieben wird kann auch im Business-to-Business (B2B) Bereich erhebliche Wettbewerbsvorteile bedeuten und sollte daher auch hier beruumlcksichtigt werden
Wer direkt von den gesetzlichen Anforderungen fuumlr elektronische Rechnungen betroffen ist muss die Richt-linien erfuumlllen um uumlberhaupt Rechnungen stellen oder empfangen zu koumlnnen Dies betrifft vor allem Lieferan-ten des oumlffentlichen Sektors sowie international taumltige Unternehmen
Zahlreiche Laumlnder auf der ganzen Welt haben bereits gesetzliche Anforderungen erlassen die zwingend ein-zuhalten sind Vor allem fuumlr kleine und mittelstaumlndische Unternehmen stellt dies eine groszlige Herausforderung
dar da hier haumlufig noch die haumlndische Fakturierung uumlber beispielsweise Word-Dokumente erfolgt Einen Uumlberblick uumlber relevante gesetzliche Fristen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung gibt die folgende Abbildung
90 der groszligen Unternehmen sind von der EU-Richtlinie betroffen und muumlssen die gesetzlichen An-forderungen erfuumlllen
(laut Trend Analyse zur Um-
setzung von EU-Regeln 2020 von
Handelsblatt Research Institute
YouGov und Comarch)
02 Was ist eine elektronische Rechnung | 06
2018
Spanien (B2T)Belgien (B2G)Frankreich (B2G)Peru (B2B)01012018
Griechenland (Inv Reporting)Norwegen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Irland (B2G)01012020
Ungarn (B2T)01072018
Polen (B2G)01112020
Portugal (B2G)01012021
27112020Deutschland (B2G)
Panama (B2B)01082019
18042020Portugal (B2G)
Niederlande (B2G)Portugal (B2G)18042019
UK (B2T)Finnland (B2G)Schweden (B2G)Polen (B2G)01042019
Irland (B2G)Griechenland (Inv Reporting)Italien (B2C B2B B2G)Litauen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Kolumbien (B2B)Kanarische Inseln (B2T)01012019
Brasilien (B2B)02082018
2019
2020
Unternehmen sollten das Thema E-Invoicing nicht als reine Pflicht sondern vor allem als Chance begreifen Neben den offensichtlichen Vorteilen wie z B Kosten-ersparnissen und einer geringeren Fehlerquote durch die automatisierte Verarbeitung sprechen schlieszliglich viele weitere Vorteile fuumlr die Einfuumlhrung einer Software-Louml-sung (siehe auch Abbildung 3)
Warum sollten Finanzabteilungen also die Automa-tisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse ndash auch auszligerhalb der gesetzlichen Anforderungen und Verpflichtungen ndash weiter forcieren Und wie kann eine geeignete Software-Loumlsung hierbei unterstuumltzen
31 VERBESSERUNGEN IM LIQUIDITAumlTSMANAGEMENT
Das Liquiditaumltsmanagement war eines der wichtigsten Themen fuumlr das Krisenmanagement beim Lockdown im Fruumlhjahr 2020 Mit einer automatisierten Loumlsung zur Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen konnte nahezu unveraumlndert weitergearbeitet werden auch wenn kaum jemand an seinem Arbeitsplatz sondern im Homeoffice war
Dies gilt aber nicht nur in einer solchen Ausnahme-situation Auch im Regelbetrieb werden durch E-Invoi-cing Finanzprozesse beschleunigt und Durchlaufzeiten
verkuumlrzt Dadurch koumlnnen Zahlungsfristen mit Skonto ausgenutzt bzw der Cashflow im Unternehmen verbes-sert werden da mit den liquiden Mitteln besser geplant werden kann Unternehmen koumlnnen fruumlhzeitig im Sys-tem einsehen welche Zahlungen eingehen und welche ausgehenden Zahlungen getaumltigt werden muumlssen und koumlnnen darauf basierend valide Entscheidungen treffen
32 ERHOumlHUNG DER TRANSPARENZ mdash AUCH UumlBER VERSCHIEDENE STANDORTE HINWEG
Sobald Rechnungsprozesse digitalisiert sind gehoumlrt Papiertourismus der Vergangenheit an Es werden nicht mehr tonnenweise unuumlbersichtliche Rechnungen in die Zentrale oder in das Shared Service Center zur Bearbei-tung gesendet sondern jeder Mitarbeiter hat jederzeit von jedem Standort aus Zugriff auf saumlmtliche zu ver-arbeitende Rechnungen
Rechnungen koumlnnen mit geeigneter Software automati-siert Freigabe- und Genehmigungsprozesse durchlaufen Unternehmensrichtlinien Wertgrenzen und Vertre-tungsregeln lassen sich ebenfalls im ERP-System hinter-legen Ist ein Mitarbeitender krank stapeln sich nicht mehr unbearbeitete Aktenberge auf dem Schreibtisch sondern die Dokumente koumlnnen einfach vom Vertreten-den im System abgearbeitet werden
03 DER NUTZEN
WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Abbildung 3 Verbesserungen durch E-Invoicing laut einer
Marktstudie vom Fraunhofer-Institut fuumlr Arbeitswirtschaft und
Organisation (Prozentsaumltze beziehen sich auf 385 Nennungen
der 137 befragten Unternehmen)
03 Der Nutzen | 07
1319
21
137
22
5
Kostenersparnis
Transparenz
geringere Fehlerquote
bessere Partnerbeziehung
Liquiditaumltsverbesserungen
Zeitersparnis
Sonstige
Vorteile von E-Invoicing
Dadurch steigt die Transparenz uumlber den gesamten Rechnungsprozess hinweg Im System ist jederzeit ndash und ortsunabhaumlngig ndash einsehbar welchen Be-arbeitungsstand die Rechnung hat Ebenso werden Liegezeiten oder der Verlust von (physischen) Papier-Rechnungen vermieden Zudem kann steuernd beim Liquiditaumltsmanagement eingegriffen werden und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt
33 INTERNATIONALISIERUNG EINFACH MOumlGLICH
Wer international taumltig ist kennt die Herausforde-rungen bei der Rechnungserstellung Welches ist der korrekte Steuercode Welche finanztechnischen Beson-derheiten muumlssen bei einer Rechnung fuumlr das Zielland X beruumlcksichtigt werden Welche (gesetzlichen) Anfor-derungen an die elektronische Rechnung gibt es dort Und wie managen wir die vielen unterschiedlichen Waumlhrungen und Sprachen in unserem System
Eine geeignete Software-Loumlsung kennt diese Details und unterstuumltzt den Sachbearbeitenden Die Loumlsung waumlhlt beispielsweise automatisiert den passenden Rechnungskopf laumlnderspezifische Formate oder Ka-naumlle aus (bspw fuumlr QR-Rechnung oder die spezifische Plattform in Italien) Ebenso werden laumlnderspezifische Steuersaumltze oder zusaumltzliche Informationen die in einem bestimmten Land benoumltigt werden von der Soft-ware ohne manuelles Eingreifen hinzugefuumlgt
WICHTIGE ERKENNTNISSE
Organisationen im B2G- und B2B-Umfeld werden mittelfristig dazu angehalten sein alle Formate Auspraumlgungen und Versionsnummern elektroni-scher Rechnung empfangen oder erhalten zu koumln-nen Rechnungssteller werden fuumlr jeden Rechnungs-empfaumlnger individuell entscheiden und vereinbaren muumlssen welches Format das richtige ist
Als Rechnungsempfaumlnger mit hohem Rechnungsaufkommen ist es empfehlens-wert alle elektronischen Rechnungsfor-
mate automatisiert zu verarbeiten um die Rech-nungsverarbeitung bestmoumlglich zu beschleunigen
Da es viele unterschiedliche Standards gibt und die technischen Details sehr komplex sind ist eine spezialisierte Software-Loumlsung unabdingbar die tief in die SAP-Prozesse bdquoPurchase-to-Payldquo und bdquoOrder-to-Cashldquo integriert ist
Die Digitalisierung der eingehenden und ausgehen-den Rechnungen sollten Unternehmen nicht als Pflichtaufgabe aufgrund gesetzlicher Bestimmun-gen sehen Denn sie bietet enorme Chancen zur weiteren Automatisierung und zur Erhoumlhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen
02 Marketing entlang der Customer Journey | 708 | 03 Der Nutzen
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
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Pflichtaufgabe Internationale gesetzliche Anforderungen erfuumlllen Der Gesetzgeber ist der groumlszligte Treiber rund um das The-ma E-Invoicing Die EU-Richtlinie 201455EU schreibt vor dass alle oumlffentlichen Auftraggeber in der EU in der Lage sein muumlssen elektronische Rechnungen zu empfan-gen In einigen Laumlndern sind zusaumltzlich auch Lieferanten-verpflichtungen guumlltig oder geplant wie zum Beispiel die in Deutschland am 27 November 2020 in Kraft tretende
XRechnung-Pflicht Basierend auf dem E-Government-Ge-setz bdquoEGovGldquo und E-Rechnungsverord-nung bdquoERechVldquo sind alle Rechnungsstel-ler im oumlffentlichen Auftragswesen des Bundes aufgefor-dert Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1000 Euro in elektronischer Form auszustellen
Was im Bereich Business-to-Government (B2G) vorge-schrieben wird kann auch im Business-to-Business (B2B) Bereich erhebliche Wettbewerbsvorteile bedeuten und sollte daher auch hier beruumlcksichtigt werden
Wer direkt von den gesetzlichen Anforderungen fuumlr elektronische Rechnungen betroffen ist muss die Richt-linien erfuumlllen um uumlberhaupt Rechnungen stellen oder empfangen zu koumlnnen Dies betrifft vor allem Lieferan-ten des oumlffentlichen Sektors sowie international taumltige Unternehmen
Zahlreiche Laumlnder auf der ganzen Welt haben bereits gesetzliche Anforderungen erlassen die zwingend ein-zuhalten sind Vor allem fuumlr kleine und mittelstaumlndische Unternehmen stellt dies eine groszlige Herausforderung
dar da hier haumlufig noch die haumlndische Fakturierung uumlber beispielsweise Word-Dokumente erfolgt Einen Uumlberblick uumlber relevante gesetzliche Fristen zur elektronischen Rechnungsverarbeitung gibt die folgende Abbildung
90 der groszligen Unternehmen sind von der EU-Richtlinie betroffen und muumlssen die gesetzlichen An-forderungen erfuumlllen
(laut Trend Analyse zur Um-
setzung von EU-Regeln 2020 von
Handelsblatt Research Institute
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02 Was ist eine elektronische Rechnung | 06
2018
Spanien (B2T)Belgien (B2G)Frankreich (B2G)Peru (B2B)01012018
Griechenland (Inv Reporting)Norwegen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Irland (B2G)01012020
Ungarn (B2T)01072018
Polen (B2G)01112020
Portugal (B2G)01012021
27112020Deutschland (B2G)
Panama (B2B)01082019
18042020Portugal (B2G)
Niederlande (B2G)Portugal (B2G)18042019
UK (B2T)Finnland (B2G)Schweden (B2G)Polen (B2G)01042019
Irland (B2G)Griechenland (Inv Reporting)Italien (B2C B2B B2G)Litauen (SAF-T Reporting)Frankreich (B2G)Kolumbien (B2B)Kanarische Inseln (B2T)01012019
Brasilien (B2B)02082018
2019
2020
Unternehmen sollten das Thema E-Invoicing nicht als reine Pflicht sondern vor allem als Chance begreifen Neben den offensichtlichen Vorteilen wie z B Kosten-ersparnissen und einer geringeren Fehlerquote durch die automatisierte Verarbeitung sprechen schlieszliglich viele weitere Vorteile fuumlr die Einfuumlhrung einer Software-Louml-sung (siehe auch Abbildung 3)
Warum sollten Finanzabteilungen also die Automa-tisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse ndash auch auszligerhalb der gesetzlichen Anforderungen und Verpflichtungen ndash weiter forcieren Und wie kann eine geeignete Software-Loumlsung hierbei unterstuumltzen
31 VERBESSERUNGEN IM LIQUIDITAumlTSMANAGEMENT
Das Liquiditaumltsmanagement war eines der wichtigsten Themen fuumlr das Krisenmanagement beim Lockdown im Fruumlhjahr 2020 Mit einer automatisierten Loumlsung zur Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen konnte nahezu unveraumlndert weitergearbeitet werden auch wenn kaum jemand an seinem Arbeitsplatz sondern im Homeoffice war
Dies gilt aber nicht nur in einer solchen Ausnahme-situation Auch im Regelbetrieb werden durch E-Invoi-cing Finanzprozesse beschleunigt und Durchlaufzeiten
verkuumlrzt Dadurch koumlnnen Zahlungsfristen mit Skonto ausgenutzt bzw der Cashflow im Unternehmen verbes-sert werden da mit den liquiden Mitteln besser geplant werden kann Unternehmen koumlnnen fruumlhzeitig im Sys-tem einsehen welche Zahlungen eingehen und welche ausgehenden Zahlungen getaumltigt werden muumlssen und koumlnnen darauf basierend valide Entscheidungen treffen
32 ERHOumlHUNG DER TRANSPARENZ mdash AUCH UumlBER VERSCHIEDENE STANDORTE HINWEG
Sobald Rechnungsprozesse digitalisiert sind gehoumlrt Papiertourismus der Vergangenheit an Es werden nicht mehr tonnenweise unuumlbersichtliche Rechnungen in die Zentrale oder in das Shared Service Center zur Bearbei-tung gesendet sondern jeder Mitarbeiter hat jederzeit von jedem Standort aus Zugriff auf saumlmtliche zu ver-arbeitende Rechnungen
Rechnungen koumlnnen mit geeigneter Software automati-siert Freigabe- und Genehmigungsprozesse durchlaufen Unternehmensrichtlinien Wertgrenzen und Vertre-tungsregeln lassen sich ebenfalls im ERP-System hinter-legen Ist ein Mitarbeitender krank stapeln sich nicht mehr unbearbeitete Aktenberge auf dem Schreibtisch sondern die Dokumente koumlnnen einfach vom Vertreten-den im System abgearbeitet werden
03 DER NUTZEN
WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Abbildung 3 Verbesserungen durch E-Invoicing laut einer
Marktstudie vom Fraunhofer-Institut fuumlr Arbeitswirtschaft und
Organisation (Prozentsaumltze beziehen sich auf 385 Nennungen
der 137 befragten Unternehmen)
03 Der Nutzen | 07
1319
21
137
22
5
Kostenersparnis
Transparenz
geringere Fehlerquote
bessere Partnerbeziehung
Liquiditaumltsverbesserungen
Zeitersparnis
Sonstige
Vorteile von E-Invoicing
Dadurch steigt die Transparenz uumlber den gesamten Rechnungsprozess hinweg Im System ist jederzeit ndash und ortsunabhaumlngig ndash einsehbar welchen Be-arbeitungsstand die Rechnung hat Ebenso werden Liegezeiten oder der Verlust von (physischen) Papier-Rechnungen vermieden Zudem kann steuernd beim Liquiditaumltsmanagement eingegriffen werden und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt
33 INTERNATIONALISIERUNG EINFACH MOumlGLICH
Wer international taumltig ist kennt die Herausforde-rungen bei der Rechnungserstellung Welches ist der korrekte Steuercode Welche finanztechnischen Beson-derheiten muumlssen bei einer Rechnung fuumlr das Zielland X beruumlcksichtigt werden Welche (gesetzlichen) Anfor-derungen an die elektronische Rechnung gibt es dort Und wie managen wir die vielen unterschiedlichen Waumlhrungen und Sprachen in unserem System
Eine geeignete Software-Loumlsung kennt diese Details und unterstuumltzt den Sachbearbeitenden Die Loumlsung waumlhlt beispielsweise automatisiert den passenden Rechnungskopf laumlnderspezifische Formate oder Ka-naumlle aus (bspw fuumlr QR-Rechnung oder die spezifische Plattform in Italien) Ebenso werden laumlnderspezifische Steuersaumltze oder zusaumltzliche Informationen die in einem bestimmten Land benoumltigt werden von der Soft-ware ohne manuelles Eingreifen hinzugefuumlgt
WICHTIGE ERKENNTNISSE
Organisationen im B2G- und B2B-Umfeld werden mittelfristig dazu angehalten sein alle Formate Auspraumlgungen und Versionsnummern elektroni-scher Rechnung empfangen oder erhalten zu koumln-nen Rechnungssteller werden fuumlr jeden Rechnungs-empfaumlnger individuell entscheiden und vereinbaren muumlssen welches Format das richtige ist
Als Rechnungsempfaumlnger mit hohem Rechnungsaufkommen ist es empfehlens-wert alle elektronischen Rechnungsfor-
mate automatisiert zu verarbeiten um die Rech-nungsverarbeitung bestmoumlglich zu beschleunigen
Da es viele unterschiedliche Standards gibt und die technischen Details sehr komplex sind ist eine spezialisierte Software-Loumlsung unabdingbar die tief in die SAP-Prozesse bdquoPurchase-to-Payldquo und bdquoOrder-to-Cashldquo integriert ist
Die Digitalisierung der eingehenden und ausgehen-den Rechnungen sollten Unternehmen nicht als Pflichtaufgabe aufgrund gesetzlicher Bestimmun-gen sehen Denn sie bietet enorme Chancen zur weiteren Automatisierung und zur Erhoumlhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen
02 Marketing entlang der Customer Journey | 708 | 03 Der Nutzen
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Unternehmen sollten das Thema E-Invoicing nicht als reine Pflicht sondern vor allem als Chance begreifen Neben den offensichtlichen Vorteilen wie z B Kosten-ersparnissen und einer geringeren Fehlerquote durch die automatisierte Verarbeitung sprechen schlieszliglich viele weitere Vorteile fuumlr die Einfuumlhrung einer Software-Louml-sung (siehe auch Abbildung 3)
Warum sollten Finanzabteilungen also die Automa-tisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse ndash auch auszligerhalb der gesetzlichen Anforderungen und Verpflichtungen ndash weiter forcieren Und wie kann eine geeignete Software-Loumlsung hierbei unterstuumltzen
31 VERBESSERUNGEN IM LIQUIDITAumlTSMANAGEMENT
Das Liquiditaumltsmanagement war eines der wichtigsten Themen fuumlr das Krisenmanagement beim Lockdown im Fruumlhjahr 2020 Mit einer automatisierten Loumlsung zur Bearbeitung digitaler Eingangsrechnungen konnte nahezu unveraumlndert weitergearbeitet werden auch wenn kaum jemand an seinem Arbeitsplatz sondern im Homeoffice war
Dies gilt aber nicht nur in einer solchen Ausnahme-situation Auch im Regelbetrieb werden durch E-Invoi-cing Finanzprozesse beschleunigt und Durchlaufzeiten
verkuumlrzt Dadurch koumlnnen Zahlungsfristen mit Skonto ausgenutzt bzw der Cashflow im Unternehmen verbes-sert werden da mit den liquiden Mitteln besser geplant werden kann Unternehmen koumlnnen fruumlhzeitig im Sys-tem einsehen welche Zahlungen eingehen und welche ausgehenden Zahlungen getaumltigt werden muumlssen und koumlnnen darauf basierend valide Entscheidungen treffen
32 ERHOumlHUNG DER TRANSPARENZ mdash AUCH UumlBER VERSCHIEDENE STANDORTE HINWEG
Sobald Rechnungsprozesse digitalisiert sind gehoumlrt Papiertourismus der Vergangenheit an Es werden nicht mehr tonnenweise unuumlbersichtliche Rechnungen in die Zentrale oder in das Shared Service Center zur Bearbei-tung gesendet sondern jeder Mitarbeiter hat jederzeit von jedem Standort aus Zugriff auf saumlmtliche zu ver-arbeitende Rechnungen
Rechnungen koumlnnen mit geeigneter Software automati-siert Freigabe- und Genehmigungsprozesse durchlaufen Unternehmensrichtlinien Wertgrenzen und Vertre-tungsregeln lassen sich ebenfalls im ERP-System hinter-legen Ist ein Mitarbeitender krank stapeln sich nicht mehr unbearbeitete Aktenberge auf dem Schreibtisch sondern die Dokumente koumlnnen einfach vom Vertreten-den im System abgearbeitet werden
03 DER NUTZEN
WELCHE VORTEILE HABEN ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN
Abbildung 3 Verbesserungen durch E-Invoicing laut einer
Marktstudie vom Fraunhofer-Institut fuumlr Arbeitswirtschaft und
Organisation (Prozentsaumltze beziehen sich auf 385 Nennungen
der 137 befragten Unternehmen)
03 Der Nutzen | 07
1319
21
137
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5
Kostenersparnis
Transparenz
geringere Fehlerquote
bessere Partnerbeziehung
Liquiditaumltsverbesserungen
Zeitersparnis
Sonstige
Vorteile von E-Invoicing
Dadurch steigt die Transparenz uumlber den gesamten Rechnungsprozess hinweg Im System ist jederzeit ndash und ortsunabhaumlngig ndash einsehbar welchen Be-arbeitungsstand die Rechnung hat Ebenso werden Liegezeiten oder der Verlust von (physischen) Papier-Rechnungen vermieden Zudem kann steuernd beim Liquiditaumltsmanagement eingegriffen werden und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt
33 INTERNATIONALISIERUNG EINFACH MOumlGLICH
Wer international taumltig ist kennt die Herausforde-rungen bei der Rechnungserstellung Welches ist der korrekte Steuercode Welche finanztechnischen Beson-derheiten muumlssen bei einer Rechnung fuumlr das Zielland X beruumlcksichtigt werden Welche (gesetzlichen) Anfor-derungen an die elektronische Rechnung gibt es dort Und wie managen wir die vielen unterschiedlichen Waumlhrungen und Sprachen in unserem System
Eine geeignete Software-Loumlsung kennt diese Details und unterstuumltzt den Sachbearbeitenden Die Loumlsung waumlhlt beispielsweise automatisiert den passenden Rechnungskopf laumlnderspezifische Formate oder Ka-naumlle aus (bspw fuumlr QR-Rechnung oder die spezifische Plattform in Italien) Ebenso werden laumlnderspezifische Steuersaumltze oder zusaumltzliche Informationen die in einem bestimmten Land benoumltigt werden von der Soft-ware ohne manuelles Eingreifen hinzugefuumlgt
WICHTIGE ERKENNTNISSE
Organisationen im B2G- und B2B-Umfeld werden mittelfristig dazu angehalten sein alle Formate Auspraumlgungen und Versionsnummern elektroni-scher Rechnung empfangen oder erhalten zu koumln-nen Rechnungssteller werden fuumlr jeden Rechnungs-empfaumlnger individuell entscheiden und vereinbaren muumlssen welches Format das richtige ist
Als Rechnungsempfaumlnger mit hohem Rechnungsaufkommen ist es empfehlens-wert alle elektronischen Rechnungsfor-
mate automatisiert zu verarbeiten um die Rech-nungsverarbeitung bestmoumlglich zu beschleunigen
Da es viele unterschiedliche Standards gibt und die technischen Details sehr komplex sind ist eine spezialisierte Software-Loumlsung unabdingbar die tief in die SAP-Prozesse bdquoPurchase-to-Payldquo und bdquoOrder-to-Cashldquo integriert ist
Die Digitalisierung der eingehenden und ausgehen-den Rechnungen sollten Unternehmen nicht als Pflichtaufgabe aufgrund gesetzlicher Bestimmun-gen sehen Denn sie bietet enorme Chancen zur weiteren Automatisierung und zur Erhoumlhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen
02 Marketing entlang der Customer Journey | 708 | 03 Der Nutzen
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Dadurch steigt die Transparenz uumlber den gesamten Rechnungsprozess hinweg Im System ist jederzeit ndash und ortsunabhaumlngig ndash einsehbar welchen Be-arbeitungsstand die Rechnung hat Ebenso werden Liegezeiten oder der Verlust von (physischen) Papier-Rechnungen vermieden Zudem kann steuernd beim Liquiditaumltsmanagement eingegriffen werden und die Rechnungsbearbeitung wird beschleunigt
33 INTERNATIONALISIERUNG EINFACH MOumlGLICH
Wer international taumltig ist kennt die Herausforde-rungen bei der Rechnungserstellung Welches ist der korrekte Steuercode Welche finanztechnischen Beson-derheiten muumlssen bei einer Rechnung fuumlr das Zielland X beruumlcksichtigt werden Welche (gesetzlichen) Anfor-derungen an die elektronische Rechnung gibt es dort Und wie managen wir die vielen unterschiedlichen Waumlhrungen und Sprachen in unserem System
Eine geeignete Software-Loumlsung kennt diese Details und unterstuumltzt den Sachbearbeitenden Die Loumlsung waumlhlt beispielsweise automatisiert den passenden Rechnungskopf laumlnderspezifische Formate oder Ka-naumlle aus (bspw fuumlr QR-Rechnung oder die spezifische Plattform in Italien) Ebenso werden laumlnderspezifische Steuersaumltze oder zusaumltzliche Informationen die in einem bestimmten Land benoumltigt werden von der Soft-ware ohne manuelles Eingreifen hinzugefuumlgt
WICHTIGE ERKENNTNISSE
Organisationen im B2G- und B2B-Umfeld werden mittelfristig dazu angehalten sein alle Formate Auspraumlgungen und Versionsnummern elektroni-scher Rechnung empfangen oder erhalten zu koumln-nen Rechnungssteller werden fuumlr jeden Rechnungs-empfaumlnger individuell entscheiden und vereinbaren muumlssen welches Format das richtige ist
Als Rechnungsempfaumlnger mit hohem Rechnungsaufkommen ist es empfehlens-wert alle elektronischen Rechnungsfor-
mate automatisiert zu verarbeiten um die Rech-nungsverarbeitung bestmoumlglich zu beschleunigen
Da es viele unterschiedliche Standards gibt und die technischen Details sehr komplex sind ist eine spezialisierte Software-Loumlsung unabdingbar die tief in die SAP-Prozesse bdquoPurchase-to-Payldquo und bdquoOrder-to-Cashldquo integriert ist
Die Digitalisierung der eingehenden und ausgehen-den Rechnungen sollten Unternehmen nicht als Pflichtaufgabe aufgrund gesetzlicher Bestimmun-gen sehen Denn sie bietet enorme Chancen zur weiteren Automatisierung und zur Erhoumlhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen
02 Marketing entlang der Customer Journey | 708 | 03 Der Nutzen
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
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XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
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DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Wie weit sind andere Unternehmen beim Thema E-In-voicing mit SAP-Integration und welche Erfahrungen haben sie gesammelt Lesen Sie im folgenden Abschnitt einige Anwendungsbeispiele und welchen Nutzen die Unternehmen durch E-Invoicing hatten
Automatisierung bei der Rechnungserstellung mit Software-Loumlsungen
Ein internationales Maschinenbau-Unternehmen orga-nisiert den Rechnungsausgang nach Italien mit einer SAP-Optimierungsloumlsung Seit Anfang 2019 sind elekt-ronische Rechnung im Format FatturaPA und digitale Vor-steuermeldungen in Italien obligatorisch Die technische Moumlglichkeit elektronische Rechnungen senden zu koumlnnen konnte kurzfristig realisiert werden Der Ausbau fuumlr weitere Prozesse und Laumlnder ist in Planung
Ein Krankenhaus erstellt B2G-Rechnungen an Behoumlr-den mit einer Software-Loumlsung fuumlr XRechnung und PEPPOL Nach nur wenigen Einstellungen fuumlr das not-wendige Mapping war die Loumlsung bdquoout-of-the-boxldquo innerhalb weniger Tage einsatzbereit Die Leitweg-ID fuumlr die jeweiligen Rechnungsempfaumlnger ist individu-ell anpassbar Die gesetzlichen Vorgaben konnte das Krankenhaus somit unkompliziert erfuumlllen
Automatisierung beim Rechnungseingang mit Software-Loumlsungen
Der schwedische Medizintechnik-Hersteller Getinge digitalisiert internationale Finanzprozesse Schon nach Anschluss der ersten Landesgesellschaften zeigte sich eine deutliche Reduktion der Rechnungs-durchlaufzeiten Bei ca 250000 Eingangsrechnungen jaumlhrlich (Stand 2017) bedeutet dies eine Verbesserung im Rechnungsverarbeitungsprozess um 20 Prozent
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von Getinge
Der Fahrzeughersteller AUDI AG strebt eine interna-tional durchgaumlngige und effiziente Prozessdigitalisie-rung in der Buchhaltung an Durch eine vollintegrierte SAP-Optimierung gelingt die automatisierte und digi-tale Rechnungsverarbeitung Die gesamte Prozessket-te kann in einem System nachvollzogen werden
Das Ergebnis Dies ermoumlglicht einen standortunab-haumlngigen Freigabeworkflow sowie effiziente Prozesse auch in der positionsdatenbezogenen Rechnungspruuml-fung fuumlr jaumlhrlich rund 625000 Kreditorenrechnungen
gtgt Zum ausfuumlhrlichen Anwenderbericht von AUDI
04 FALLBEISPIELE
WIE PROFITIEREN UNTERNEHMEN DURCH E-INVOICING-LOumlSUNGEN
04 Fallbeispiele | 09
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Die Digitalisierung Automatisierung und Standardi-sierung von Routine-Aufgaben hat aus betriebswirt-schaftlichen Gruumlnden hohe Relevanz Die Rechnungsver-arbeitung ist ein Prozess der durch seinen repetitiven Charakter und die groszligen Mengen von Belegen starke Optimierungsmoumlglichkeiten verspricht
Elektronische Rechnungen bringen von Haus aus viele Auto-matisierungs-Moumlglichkeiten und Vorteile mit sich da alle wesent-lichen Informationen bereits di-gital vorliegen und leicht weiter-
verarbeitet werden Da sich Fachabteilungen nicht mit den technischen Huumlrden auseinandersetzen moumlchten erwar-ten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger die Rechnung versendet werden soll
Mit intelligenten Loumlsungen laumlsst sich nicht nur diese Komplexitaumlt reduzieren sondern auch manuelle Aufwaumln-de und Durchlaufzeiten verringern Und Unternehmen werden zusaumltzlich belohnt durch transparentere Prozesse houmlhere Datenqualitaumlt und Zeitersparnis
Lesen Sie im zweiten Teil des E-Books wie die technische Umsetzung von E-Invoicing in der Praxis funktioniert und welche Fragen sich Verantwortliche aus IT- und Finanz-abteilung bei der Auswahl einer geeigneten Software stellen muumlssen
05 FAZIT
E-INVOICING ALS CHANCE BEGREIFEN
10 | 05 Fazit
Einheitliches Vorgehen im SAP-System unerlaumlsslich
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Die Grundlagen und Vorteile von E-Invoicing und wie Unternehmen davon profitieren koumlnnen wurden im ersten Teil des E-Books behandelt Der zweite Teil geht naumlher darauf ein welche Faktoren Unternehmen fuumlr die erfolgreiche Umsetzung der elektronischen Rechnungs-verarbeitung beachten sollten und wie eine Automati-sierungsloumlsung fuumlr das SAP-System dabei helfen kann Fuumlr CFOs und CIOs ist abschlieszligend eine Checkliste mit wichtigen Fragen enthalten die sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung stellen sollten
Um erfolgreiche Maszlignahmen fuumlr die elektronische Rech-nungsverarbeitung im Unternehmen umzusetzen gilt es zahlreiche Faktoren zu beachten Die folgenden fuumlnf Tipps geben einen Uumlberblick daruumlber wie umfassend ein solches Projekt zu betrachten ist und welche uumlbergrei-fenden Bereiche neben den IT- und Finanzabteilungen einbezogen werden sollten
5 Empfehlungen fuumlr ein erfolgreiches E-Invoicing-Projekt
Denken Sie strategisch Es handelt sich um ein Change-Projekt Binden Sie die Fachabteilungen und wichtige Stakeholder fruumlhzeitig ein
Pruumlfen Sie ob Ihre Stammdaten-Qualitaumlt gut genug ist Setzen Sie gegebenenfalls ein Vorprojekt auf wenn die Qualitaumlt noch nicht ausreichend ist
Schenken Sie Datenschutz und Compliance beson-dere Aufmerksamkeit Ohne GoBD-konforme Archi-vierung sollten Sie kein Digitalisierungsprojekt im Rechnungswesen starten
Pruumlfen Sie wie es um Ihre Rechnungsprozesse steht Sind sie klar und eindeutig definiert Sind sie in Ab-teilungen Gesellschaften oder Laumlndern noch opti-mierbar oder standardisierbar Hinterfragen Sie die Ist-Situation und beruumlcksichtigen Sie diesen wichti-gen Schritt im Projektplan
Gehen Sie schrittweise vor und erstellen Sie ndash ge-meinsam mit Experten mdash einen Rollout-Plan der klare Schrittfolgen fuumlr die Nutzung von Prozessen in Gesellschaften oder Laumlndern beruumlcksichtigt
01 E-INVOICING MIT SAP
WIE FUNKTIONIERT DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS
01 E-Invoicing mit SAP | 11
TEIL BWie funktioniert
E-Invoicing mit SAP in der Praxis
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Zahlreiche Formate und Rechnungswege muumlssen in den jeweiligen Systemen umgesetzt und implementiert werden Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird jedoch erst dann von den Sachbearbeitenden akzeptiert und als Erleichterung angesehen wenn auch alle Rech-nungen in der gewohnten SAP-Oberflaumlche zu finden sind ndash und zwar unabhaumlngig vom Format oder Uumlbertra-gungsweg
Die Fachabteilungen haben schlieszliglich keine Zeit sich mit den technischen Huumlrden auseinanderzusetzen Vielmehr erwarten sie ein einheitliches Vorgehen im SAP-System egal an welchen Empfaumlnger oder welches Empfaumlngerland die Rechnung versendet werden soll Geeignete Software-Loumlsungen unterstuumltzen hierbei und automatisieren die Verarbeitung sowohl im Rechnungs-eingang als auch im -ausgang
21 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON EINGANGSRECHNUNGEN
Ein besonders groszliger Nutzen entsteht durch den auto-matischen Abgleich von Kreditorenrechnungs-Daten mit der zugehoumlrigen Bestellanforderung im SAP-System also ein durchgaumlngig digitalisierter Procure-to-Pay Prozess (siehe auch Abbildung 4) Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung uumlberein koumlnnen diese Rech-nungen automatisiert gebucht und bezahlt werden und das ganz ohne manuelle Eingriffe SAP-Anwender koumlnnen hier in der Praxis bdquono-touchldquo-Quoten von uumlber 90 Prozent erreichen
Oft hilft auch schon der Abgleich von Teilinformationen um den Prozess zu beschleunigen beispielsweise die si-chere Erkennung der wichtigen Rechnungsmerkmale die formale und rechnerische Pruumlfung einer Rechnung auf Korrektheit oder ein Abgleich mit den SAP-Stammdaten
Selbst ein einfacher Freigabeworkflow also die automa-tisierte Zuweisung der Rechnung an den freigebenden Mitarbeitenden ermoumlglicht bereits eine Beschleuni-gung und Erleichterung im Tagesgeschaumlft ndash sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen
02 AUS DER PRAXIS
WIE LAumlUFT DER E-INVOICING-PROZESS MIT SAP AB
02 Aus der Praxis | 12
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungspruumlfung
Rechnungseingangvon Geschaumlftspartner
Rechnungsfreigabe
Verbuchung
(Rechnungssteller)
SAP
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
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Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
22 AUTOMATISIERTE BEARBEITUNG VON AUSGANGSRECHNUNGEN
Beim Order-to-Cash Prozess geschieht die Erstellung elektronischer Debitorenrechnungen im zentralen SAP-System Besonders vorteilhaft ist es wenn das zum Geschaumlftspartner passende Rechnungsformat und der Uumlbertragungsweg von der Software-Loumlsung automa-tisch ausgewaumlhlt werden (siehe auch Abbildung 5)
Es gibt zahlreiche Beispiele fuumlr verschiedenste Formate und Wege die ein Unternehmen nutzen kann um Rech-nungen an Geschaumlftspartner zu uumlbermitteln
ZUGFeRD-Rechnung (mit PDF-A und XML-Datei) per E-Mail an einen deutschen Geschaumlftskunden
XRechnung (mit der eindeutigen Leitweg-ID des Rechnungsempfaumlngers) uumlber die PEPPOL-Infrastruktur an eine deutsche Behoumlrde
Rechnung im Format FatturaPA an einen Geschaumlftspartner in Italien
Rechnung im Format Factur-X an einen franzoumlsischen Geschaumlftspartner
Weltweite Zustellung und Empfang von Rechnungen uumlber das PEPPOL-Netzwerk
Die Software-Loumlsung muss also all diese Formate kennen und korrekt uumlbermitteln koumlnnen Nach der Rechnungs-erstellung erfolgt in der Regel automatisiert die gesetzes-konforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffs-steuerung und die Uumlberwachung des Zahlungseingangs
Bei Nutzung von Plattformen und Portalen wie zum Beispiel PEPPOL ist oft ein Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen moumlglich Statusmeldungen wie beispielsweise bdquoversendetldquo bdquoempfangenldquo oder bdquoFeh-lerbehandlungldquo liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmoumlglichkeiten im Fehlerfall
23 BERUumlCKSICHTIGUNG INDIVIDUELLER BESONDERHEITEN
Unabhaumlngig vom Format ist das Vorgehen bei der weiteren Bearbeitung identisch Das Mapping und die Konvertierung in die jeweiligen Rechnungs- und Nachrichtenformate geschieht im Hintergrund durch die Software-Loumlsung ohne dass die Sachbearbeitenden taumltig werden muumlssen Auch individuelle Besonderheiten koumlnnen hierbei beruumlcksichtigt und in das System imple-mentiert werden wie zum Beispiel
Uumlbermittlung einer X-Rechnung mittels EDIINT AS4
Uumlbermittlung von VDA-Dokumenten (auch Rechnungen)
Uumlbermittlung von Lieferabrufen
Steuermeldungen mittels ELSTER
Debitorische Umsysteme (SAP oder Non-SAP) uumlbermitteln Daten an das SAP-System
Webservices zur IDoc-Konvertierung in das SAP-Format
Es ist wichtig dass auch diese Ausnahmefaumllle beruumlck-sichtigt und systemseitig umgesetzt werden koumlnnen Zudem sollten durch den Einsatz einer etablierten Software verschiedenste Loumlsungen je Geschaumlftspartner realisiert werden koumlnnen
02 Aus der Praxis | 13
EDIZUGFeRDFactur-X
XRechnung PEPPOL
Laumlnderspezifische Rechnungsformate
Rechnungsstellung
Rechnungsausgangan Geschaumlftspartner
Verbuchung
Uumlberwachung
(Rechnungsempfaumlnger)
SAP
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
03 Checkliste | 16
Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
Dieses E-Book entstand in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin
04 FAZIT
E-INVOICING MEISTERN MITTELS SOFTWARE
17 | 04 Fazit
Roumlthleiner Weg 1
97506 Grafenrheinfeld
Tel +49 97 23 91 88 - 0
infof is-gmbhde
wwwfis-gmbhde
DIE FIS-GRUPPE
FIS INFORMATIONSSYSTEME UND CONSULTING GMBH
Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
WEITERE INHALTE ZUM THEMA RECHNUNGSVERARBEITUNG
WHITEPAPER Theoretisches Wissen Checklisten Praxisbeispiele ndash mit unseren Whitepaper erhalten Sie kostenfreies Fachwissen zum Nachlesen
WEBINARE Die Experten der FIS-Gruppe sprechen in unseren On Demand Webinaren uumlber aktuelle Themen und geben Tipps fuumlr die Umsetzung in Ihrem Unternehmen Live-Demos ergaumlnzen die uumlbermittelten Inhalte
ZU DEN WHITEPAPERN ZU DEN WEBINAREN
Stehen Unternehmen vor der Entscheidung eine zusaumltz-liche Software-Loumlsung fuumlr die Rechnungsverarbeitung in SAP anzuschaffen um E-Invoicing konsequent im Unternehmen umzusetzen und auch alle relevanten Rechnungsformate und Uumlbertragungswege abbilden zu koumlnnen muumlssen zunaumlchst verschiedene Anbieter anhand ihrer spezifischen Dienstleistungen verglichen werden Anschlieszligend wird bewertet welcher Anbieter die individuellen Anforderungen bestmoumlglich erfuumlllt
Verantwortliche in Finanz- und IT-Abteilungen muumls-sen sich in diesem Zusam-menhang einige wichtige Fragen stellen um die am besten passende mdash und zugleich zukunftsorien-
tierte mdash Loumlsung auszuwaumlhlen Die folgende Checkliste fuumlhrt auf welche Fragen sich IT- und Finanz-Verantwort-liche im Entscheidungsprozess stellen sollten und dient als Unterstuumltzung bei der Bewertung verschiedenster Dienstleister und Beratungshaumluser
03 CHECKLISTE
BEWERTUNG GEEIGNETER SAP SOFTWARE-LOumlSUNGEN
14 | 03 Checkliste
Software-Anbieter sollten individuelle Anforderungen erfuumlllen
31 CHECKLISTE FUumlR FINANZABTEILUNGEN
Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
Haben wir ein ausreichendes Belegvolumen beim Rechnungseingang
Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
15 | 03 Checkliste
32 CHECKLISTE FUumlR IT-ABTEILUNGEN
Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
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Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
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17 | 04 Fazit
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DIE FIS-GRUPPE
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Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
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Bedarfs- und Ist-Analyse
Wo sind die Optimierungspotenziale am groumlszligten und rechnet sich der Business Case
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Wie heterogen sind unsere Rechnungsempfaumlnger und das Belegvolumen beim Rechnungsausgang
Wie hoch ist das Volumen von unternehmens- uumlbergreifenden IC-Rechnungen und koumlnnen wir die Prozesse optimieren
Koumlnnen wir die Purchase-to-Pay-Prozesse von Einkauf und Rechnungseingang verknuumlpfen
Koumlnnen wir den kompletten Order-to-Cash-Zyklus digitalisieren
Fangen wir beim Vertriebsinnendienst Kundenauftragsmanagement an
Automatisieren wir den nachgelagerten Auftragsbestaumltigungs- und Rechnungsprozess
Mit welchen Laumlndern gibt es nennenswerte Geschaumlftsbeziehungen Welche internationalen gesetzlichen Anforderungen gelten fuumlr unsere Organisation
Wie harmonisiert zentralisiert und standardisiert sind unsere Prozesse ndash und wie sollten sie idealerweise aussehen Welche prozessualen Optimierungen sind vor einer Software-Einfuumlhrung sinnvoll
Sind die Genehmigungsprozesse definiert Koumlnnen sie noch vereinfacht werden
Steht der Umstieg nach SAP S4HANA an Koumlnnen in diesem Zug Inselloumlsungen abgeschaltet und SAP zentral fuumlr alle Geschaumlftsprozesse genutzt werden
Ist die notwendige Veraumlnderungsbereitschaft in der Organisation gegeben Wie binden wir die wichtigen Fachabteilungen und Stakeholder im Management ein
Ist die Stammdatenqualitaumlt sichergestellt Sollte ein Vorprojekt eingeplant werden damit spaumlter der automatische Abgleich funktioniert
Kriterien zur Bewertung der Software-Loumlsung
Welche Sprachen in Dokumenten werden erkannt
Welche Oberflaumlche und Sprache koumlnnen im Shared Service Center genutzt werden
Werden aussagekraumlftige Fehlermeldungen fuumlr den Anwender ohne technisches Hintergrundwissen
verstaumlndlich angezeigt (z B fehlgeschlagener Rechnungsversand)
Wie koumlnnen Dienstleister zur Belegverarbeitung eingebunden werden (z B zum Stammdatenabgleich mit SAP-Daten)
Gibt es Moumlglichkeiten Machine Learning zu nutzen (z B zum Daten-Abgleich in Lieferantenportalen mit SAP-Stammdaten)
Unterstuumltzt die Loumlsung Anbindungen an Behoumlrdenportale (z B ZRE SDI)
Koumlnnen laumlnderspezifische gesetzliche Aumlnderungen regelmaumlszligig aktualisiert werden
Werden steuerrechtliche Vorgaben regelmaumlszligig aktualisiert
Ist mobiles Arbeiten moumlglich (z B am Tablet oder Smartphone)
Ist die Nutzeroberflaumlche intuitiv bedienbar (z B durch Fiori-Apps)
Welche Transparenz benoumltigen wir und wie wichtig ist das Monitoring (Versand-Empfangsbestaumltigung) innerhalb der Fachabteilung Ist dazu die Einbindung der IT-Abteilung noumltig
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Zukunftssicherheit
Ist die Loumlsung von SAP zertifiziert
Wie sehen die Software-Pflege Weiterentwicklung und der Support fuumlr die Software aus
Ist die Anwendung sowohl fuumlr SAP ECC und spaumlter fuumlr SAP S4HANA nutzbar
Wie sieht das Betriebskonzept der Loumlsung aus
Kann ich die Loumlsung On-Premise oder im Hosting nutzen
Wird die Loumlsung als Managed Service angeboten
Ist die Nutzung in einer Private Cloud und mit Anbindung uumlber die SAP Cloud Platform moumlglich
Wie synchronisieren wir das Vorhaben mit dem S4HANA-Projekt
Schnittstellen und Einbindung
Ist die Loumlsung in SAP integriert
Welche relevanten debitorischen Umsysteme haben wir Koumlnnen deren Daten abgeholt werden oder sollen die Systeme auf SAP umgestellt werden
Bietet die Anwendung die Moumlglichkeit die Rechnungen sowohl direkt als auch uumlber einen Job zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden zu lassen (z B fuumlr einen stichtagbezogenen Versand)
Welche zusaumltzlichen Schnittstellen- und Mapping- Tools brauchen wir
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Sie kennen nun die Vorteile die fuumlr den Einsatz von E-In-voicing sprechen als auch die Szenarien wie ein ent-sprechender SAP-Prozess aussehen kann Zudem haben Sie Fragen kennen gelernt die Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software-Loumlsung unterstuumltzen Nun liegt es an Ihnen den zukunftstraumlchtigen Weg der digitalen Rechnungsverarbeitung zu gehen
Indem Sie definierte sichere und zertifizierte E-Invoi-cing-Kommunikationskanaumlle nutzen profitieren Sie von transparenteren Prozessen houmlherer Datenqualitaumlt sowie einer enormen Zeitersparnis in der Sachbearbeitung
Moumlchten Sie von den Chancen der Digitalisierung im Bereich E-Invoicing profitieren Mit passenden Software-Loumlsungen ndash abgestimmt auf Ihre individuellen Anfor-derungen ndash meistern Sie gewiss auch diesen Schritt der digitalen Transformation
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Die FIS Informationssysteme und Consulting GmbH ist ein expandierendes unabhaumlngiges Unternehmen und bildet das Dach der FIS-Gruppe Innerhalb dieser sind uumlber 800 Mitarbeiterinnen beschaumlftigt um Unternehmen jeden Tag moderner wirtschaftlicher und wettbewerbsfaumlhiger zu machen
Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
Gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Medienwerft deckt FIS das komplette SAP-Themenspektrum fuumlr den Bereich Customer Experience (CX) ab
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Der Schwerpunkt von FIS liegt in SAP-Projekten und der Entwicklung effizienter Loumlsungen welche die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben Als eines der fuumlhrenden SAP-Systemhaumluser in der Region D-A-CH ist FIS mit der Komplettloumlsung FISwws im Technischen Groszlighandel Marktfuumlhrer
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