E-FATURA SİSTEMİNE BAŞVURU İÇİN GEREKLİ İŞLEMLER VE E-PORTALIN İŞLEYİŞİ HAKKINDA BİLGİLER

SiRKÜLER 2013/08 Elektronik fatura uygulamasıyla ilgili olarak 2013/05 sayılı sirkülerimizde gerekli açıklamalar yapılmış bulunmaktadır. Sisteme dahil olacak firmaların başvuru ve e-portalın işleyiş süreci ile ilgili ihtiyaç duyacakları bilgiler aşağıda belirtilmiştir. http://www.efatura.gov.tr adresinde yer alan portalın örnek fatura uygulaması tarafımızdan çalıştırılmış ve süreç ekranlar vasıtasıyla açıklanmaya çalışılmıştır. E-portalın kullanılması firmalara aşağıda belirtilen hizmetleri sağlayacaktır. -UBL (Evrensel İş Dili )- TR formatına uygun e-fatura oluşturabilir. -Oluşturulan e-faturalar sistemde kayıtlı kullanıcılara gönderilebilir. -Harici programlar aracılığı ile oluşturulan faturalar portala yüklenerek alıcısına gönderilebilir. -UBL ve TR formatına uygun e-fatura alınabilir -Gönderilen ve Alınan faturalar elektronik ortamda arşivlenebilir. En son başvuru tarihinin 01.09.2013 olduğunu hatırlatır herhangi bir sorun ile karşılaşılması halinde firmamız ile irtibata geçmenizi rica ederiz. BİLGİ BAĞIMSIZ D E N E T İ M VE YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK ANONİM ŞİRKETİ

BAŞVURU SÜRECİ E-fatura uygulamasından yararlanacak olanların yerine getirmeleri gereken işlemler sırası ile aşağıda yer almaktadır. -http://www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan “e-Fatura uygulaması ve Mali Mühür Sertifika Başvurusu adresinden elektronik ortamda gerekli yerler doldurularak başvuruda bulunulmalıdır.

Başvuru şekli örnek olarak aşağıda gösterilmiştir.

Form onayla butonuna basıldıktan sonra cep telefonunuza sms gönderilecektir. Cep telefonuna gelen sms onay kodu girilmelidir. Başvurunun gerçekleşebilmesi için size verilen hesap numarasına gerekli ödeme yapılmalı, size verilen başvuru numarası ödeme sırasında açıklama kısmında belirtilmelidir. Ödeme yapılmadığı takdirde başvurunuz geçerli olmayacaktır.

Islak imzalı başvuru yapılacak ise başvuru formları çıktı alınacak kurum imza yetkilisine imzalatıldıktan sonra imza sirküleri ile birlikte Kamu Sertifikasyon merkezine posta yoluyla gönderilecektir.

Mali Mühürü ulaşanlar başvuruda bildirdikleri yetkilileri aracılığı ile mali mühür sertifikalarının aktivasyonunu gerçekleştirecektir. Mayıs 2013’de alınmış USB şeklindeki mali mühür örneği ile kart örnek olarak sunulmuştur.

Mali mühür/elektronik imza sertifikamızı imzalayarak sisteme İmzala butonuna basılarak Giriş yapılır. Sizlere kolaylık olması açısından şu an test aşamasında e-portal test sistemine giriş yapıldığında e-fatura nasıl oluşturulur ve sistem nasıl işler görsel olarak anlatılmaya çalışılacaktır. https://gbpktest.efatura.gov.tr/efatura/ adresi kullanılarak e-fatura portalı test uygulamasına girilmelidir.

E-portalın çalışabilmesi için bilgisayarınıza yukarıda belirtilen programlar yüklenmelidir. Kullanıcı öner ve giriş işlemleri yapıldıktan sonra aşağıdaki ekran açılacaktır.

Portal üzerinden yapılabilecek işlemlere, Hoşgeldiniz ekranının sol tarafında yer alan menüden ulaşılabilmektedir. Menüde yer alan öğeler kullanılarak e-fatura oluşturulabilir, yüklenebilir, gönderilebilir ve alınabilir. Alınan ve gönderilen e-faturaların arşivlenmesi yapılabilir. Ayrıca fatura düzenlenen kişiler adres defterinde tanımlanabilir. Menünün içeriği ve fonksiyonları aşağıda gösterilmiştir.

TEMEL İŞLEMLER FATURA OLUŞTURMA Fatura Oluştur ekranında yer alan alanlar doldurularak taslak fatura oluşturulur. Fatura oluştur Ekranı, Fatura Bilgileri, Alıcı Bilgileri, Mal-Hizmet Bilgileri, Toplamlar ve Not bölümlerinden meydana gelmektedir. Bu alanlarla ilgili aşağıdaki alanlara dikkat edilmesi gerekmektedir.

FATURA TİPİ alanından SATIŞ veya İADE olmak üzere düzenlenecek fatura tipinin seçilmesi ZORUNLUDUR. (Örnekte fatura SATIS tipi seçilmistir.) Faturaya kaynak teskil eden siparise ait numara ve tarih bilgisi girilmesi zorunlu bir alan olmayıp kullanıcının tercihine bırakılmıstır. Faturadan önce irsaliye düzenlenmis ise irsaliye tarihi ve irsaliye numarasının İrsaliye bilgileri kısmında doldurulması zorunludur.

VKN alanına alıcının vergi kimlik numarasının girilmesi ZORUNLUDUR. UNVANI alanına alıcının unvanının tam olarak girilmesi ZORUNLUDUR. Müsterinin adresi ile ilgili bilgilerden en az Mahalle/Semt/İlçe,Sehir ve Ülke bilgilerinin girilmesi ZORUNLUDUR.

Alıcı Ara alanı önceden adres defterine kaydedilen müşteri bilgilerini otomatik olarak getirmekte kullanılır. Fatura düzenleyeceğiniz firma eğer sisteme kayıtlı değilse fatura tarafınızdan düzenlenemez. Sisteme kayıtlı olan firmalara fatura kesilebilir.

Mal ve hizmet Bilgileri Bölümünde satılan mal ve/veya hizmete ilişkin bilgiler gösterilir. Mal ve hizmet bilgisi girmek için Ekle butonuna tıklanır. İlgili başlıkların altına gelen kutucuklara gerekli bilgiler girilerek doldurulur. Başka bir mal/hizmet bilgisi girişi için Ekle’ye tıklanarak yeni bir satır açılır. Bir satırı silmek için satır seçilerek Sil butonuna tıklanır.

Toplamlar bölümündeki rakamlar, Mal/Hizmet Bilgileri alanında gösterilen rakamlardan otomatik olarak sistem tarafından üretilmekte ve ilgili alana getirilmektedir. Bu nedenle bu bölümdeki alanlara elle bilgi girişi yapılması mümkün değildir. Bu bölümde sadece Ödenecek Tutar kısmına yuvarlama yapmak amacıyla elle giriş yapılabilir.

Not bölümüne faturada yer verilmesi zorunlu olan ibareler ile faturada yer verilmek istenen diğer hususlar yazılabilir.

Yukarıda sayılan bölümler gerektiği gibi doldurulduktan sonra Kaydet butonuna tıklanarak fatura oluşturma işlemi tamamlanır. Doldurulması zorunlu bir alana herhangi bir bilgi girilmedi ise sistem ilgi alanının doldurulması için uyarıda bulunacaktır. Fatura sistem gereklerine uygun bir biçimde oluşturuldu ise fatura başarıyla oluşturuldu ekranı çıkacaktır.

Olusturulan fatura, otomatik olarak Taslaklar bölümüne kaydedilir.

Taslaklar öğesine kaydedilen faturalar onaylanmadan önce kontrol edilmelidir. Kontrol edilecek fatura seçilerek üzerine çift tıklanarak görüntülenebilir.

Faturada herhangi bir değişiklik yapılması gerekiyorsa ilgili fatura seçilerek Düzenle butonuna tıklanır ve gerekli değişiklik yapılır.

FATURA ONAYLAMA e-Fatura mali mühür/elektronik imza ile onaylanmalıdır. Üzerinde mali mühür/elektronik imza bulunmayan herhangi bir belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-fatura olarak kabul edilmediğinden, taslak faturalar gönderilmeden önce mutlaka onaylanmalıdır. Faturalar tek tek onaylanabileceği gibi birden fazla fatura seçilerek de onaylama işlemi yapılabilir. Taslaklar altında onaylanmak istenen fatura seçilir Onayla butonuna tıklanır. Onayla butonuna tıklanınca mali mühür uygulaması aktif hale gelecek ve mühürlenecek fatura yüklenmeye başlayacaktır. Mühürlenecek faturanın yüklenmesinin ardından kart giriş ekranı gelecektir. Bu ekranın Tanımlı Kartlar alanından mali mühür seçilir ve Kart Sifresi alanına şifre girilerek Giriş butonuna tıklanır.

Önceden kart tanımlaması yapılmamış ise Kart Giris ekranı asağıdaki gibi görünecektir. Bu durumda kart tanımlaması yapılması gerekecektir. Kart tanımı bir kereye mahsus olarak yapıldıktan sonra bir daha aynı kart için tanımlama yapılmasına gerek kalmayacaktır.

Yeni kart tanımlamak için bu ekranda yer alan Tanımla butonu tıklanır ve Kart Tanımlama ekranı açılır.

Açılan pencereden akisp11.dll (genellikle C:\Windows\system32 dizininde bulunmaktadır) dosyası seçilir. Kart dosyası Kütüphane Dosyası alanına aktarıldıktan sonra Kart Tanımlama ekranının Kart Adı alanına bir isim atanır ve Ekle butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.

Bu ekrandan seç ekranı seçilir

Sertifika sifresi doğru biçimde girildiğinde sertifika bilgileri Kart Giris ekranına yüklenecektir. Bu asamada öncelikle Sertifika Seçiniz alanından kartın içerisindeki mali mühür sertifikası seçilir ve imzala butonuna tıklanır. Doğru sertifika Anahtar Kullanımı alanında Sayısal İmza ifadesi bulunan sertifikadır.

İmzala butonuna tıkladıktan sonra onaylanacak olan faturaların XML görünümünü barındıran ekran açılacaktır.

Bu ekranın altında yer alan Onayla butonu tıklanır ve faturanın onaylandığına dair ekran görüntüsü gelene kadar beklenir.

Fatura onaylandığında dosya onaylama işleminin basarıyla gerçekleştiğini bildiren bilgi mesajı ekranda görüntülenir.

Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından onaylanmış faturanın durumu Taslaklar kısmında aşağıdaki gibi görünecektir.

Faturanın bulunduğu zarf bilgilerini içeren bilgi mesajı ekrana gelir. Gönder butonuna basılarak fatura sistem aracılığı ile alıcıya gönderilir.

Zarfın alıcıya basarıyla gönderildiğini bildiren bilgi mesajı ekranda görüntülenir.