MAKING DEALS COME TRUEFULL-SERVICE LEVERANCIERS- & CONTRACTMANAGEMENT

© Wu Wise 2012

INHOUD‣ Afspraken waar maken

‣ Inkopen, en dan...?

‣ Contract Piramide

‣ Contract Governance

‣ Contract Cockpit

‣ Performance Dashboard

‣ Contract Management

‣ Vragen

2

AFSPRAKENWAAR

MAKEN

© Wu Wise 2012

FACTS & FIGURES‣ ICT gebruik

- 19 miljard kosten per jaar door onkunde of technische problemen (onbeschikbaarheid systemen) (bron: Universiteit Twente)

‣ Contract Management

- > 60% van contracten niet actief beheerd (bron: NEVI)

- 43% organisatie geen contractmanagementbeleid (bron: NEVI)

- 39% - 50% organisatie tbv’s nog niet duidelijk belegd (bron: NEVI)

- 5% van de facturen zijn te hoog (bron: Contracked)

- 5% - 20% besparingspotentieel in contracten ICT-portfolio (bron: Gartner)

4

© Wu Wise 2012

WAAROM EIGENLIJK‣ Wens binnen organisatie om:

- grip op kosten en daarmee op leveranciers te krijgen

- inzicht in verplichtingen en (financiële) risico’s te krijgen

- inzicht in afspraken m.b.t. afgenomen dienstverlening te krijgen

- daadwerkelijke levering te laten aansluiten op behoefte en afspraken

‣ Bedrijfsdoelstellingen vanuit verschillende perspectieven

- Besparingen, kostenreductie

- Kwaliteit van de dienstverlening verhogen tegen dezelfde/lagere kosten

- Inkoopanalyse o.b.v. lopende verplichtingen

5

© Wu Wise 2012

SYMPTOMEN‣ (On-)tevredenheid over IT Projecten en Beheer

- Projecten altijd te laat opgeleverd of beheer te duur

- Altijd meer werk bij nieuwbouw of migratietrajecten

- Gebruikers niet tevreden over eindresultaat

‣ Ontsluiting contracten

- Wie (her-)kent deze niet: “waar kan ik het contract terugvinden?”

‣ Niet nakomen van afspraken

- Continue discussie over “zit dit wel/niet in het contract”

- Verwijzen naar ‘oude’ contracten, maken afspraken in hier en nu onbetrouwbaar

6

INKOPEN

© Wu Wise 2012

DE INKOOPSTAPPENTactisch

8

specificerenKlant selecteren contracteren

Operationeel

bestellen bewaken nazorg Leverancier

© Wu Wise 2012

INKOOP VAN IT

9

specificerenKlant selecteren contracterenLeve-

rancier?

‣ Ongoing service i.p.v. losse bestellingen

‣ Bewaking en monitoring is complex

‣ Afgenomen diensten zijn niet tastbaar

‣ Vraag: wie is verantwoordelijk na contractering en hoe besturen we onze contracten?

CONTRACTPIRAMIDE

© Wu Wise 2012

FULL-SERVICE BUREAU‣ De producten en diensten van Wu Wise zijn georganiseerd

rondom de volgende onderwerpen:

- Contractmanagement

- Contractbeheer & -administratie

- Contract Behoeften

- Contract Goverance / Besturing

- Standaardiseren Contractdossiers (Contracten, SLA, DAP, DFA, etc.)

- Procesinrichting, -audits en -verbetering

‣ Kortom: contract besturing en inhoud (Contract Piramide)

11

© Wu Wise 2012

CONTRACT PIRAMIDE - 1‣ Besturing

- Wens / behoeften

- Contract

- Daadwerkelijke levering

12

© Wu Wise 2012

CONTRACT PIRAMIDE - 2‣ Inhoud

- Financiën

- Dienstverlening

- Relatie en communicatie

13

© Wu Wise 2012

MAKING DEALS...

Administratie, opslag en ontsluiting van contracten

Performance bewaking

Aansturing, afstemming en regievoering leveranciers

14

CONTRACTGOVERNANCE

© Wu Wise 2012

GOVERNANCE‣ Wie doet wat?

➡ Wie gaat gegevens invoeren

➡ Wie maakt aanvullende afspraken en moeten deze ook in de tool terecht komen

➡ Wie gaat informatie monitoren en acties uitvoeren

➡ Moet de leverancier hier een rol bij (kunnen) spelen?

‣ Hoe is eigenaarschap contracten en afspraken ingericht?

➡ Wie is verantwoordelijk wanneer het mis gaat?

➡ Wie heeft er baat bij behalen besparingen of kwalitatieve / compliance afspraken?

➡ Hulpmiddel: restaurantmodel

16

© Wu Wise 2012

RESTAURANTMODEL

17

RESTAURANT KEUKEN

Demand Supply

Gast Ober Ober Chef-Kok

Familie

Hebben weook... ?

Nee, maarwe kunnen wel...

Heeft u ook... ?

Dat zal ik evenvoor u navragen

© Wu Wise 2012

RESTAURANTMODEL

18

RESTAURANT KEUKEN

Demand Supply

Garde

Rotisserie

Entre metierGast Ober Ober Chef-Kok

Familie

Leverancier

Groenten

Leverancier

Vlees

Leverancier

Patisserie

Hebben weook... ?

Dat zal ik evenvoor u navragen

Heeft u ook... ?

Dat zal ik evenvoor u navragen

© Wu Wise 2012

RESTAURANTMODEL

19

Demand Supply

Garde

Rotisserie

Entre metierGast Ober Ober Chef-Kok

Familie

Leverancier

Groenten

Leverancier

Vlees

Leverancier

Patisserie

Kwaliteit

Prijs en kwaliteit

Kwaliteit, prijs en flexibiliteit

Flexibiliteit

Inhoud

Prijs eninhoud

Flexibiliteiten

kwaliteit

kwaliteit,flexibiliteit

Inhoud

CONTRACTCOCKPIT

© Wu Wise 2012

CONTRACT COCKPIT ‣ Contractadministratie en -beheer

‣ Drie vormen:

- Basis: sturen op proces

- Uitgebreid: sturen op proces en inhoud

- Op maat: op basis van specifieke behoeften

‣ Gratis demo en 30 dagen proefabonnement

‣ Beheer: bijhouden wijzigingen & notificaties

‣ Online dashboard en maandelijkse rapportage

21

© Wu Wise 2012 22

© Wu Wise 2012

COCKPIT - BASIS‣ Alle contracten online inzichtelijk

‣ Rechten per gebruiker te bepalen

‣ Sturen op afloopdatum, contractwaarde, indexering

‣ Online ontsluiting en rapportage

23

© Wu Wise 2012

COCKPIT - UITGEBREID‣ Alle componenten van basis

‣ Aangevuld met:

- Inzicht in scope, availability- en procesafspraken

- Inzicht in rapportage- en communicatie afspraken

- Inzicht in financiële afspraken (bonus/malus, tarieven, vaste en variabele kosten etc.)

24

© Wu Wise 2012

COCKPIT - OP MAAT‣ Alle componenten van basis en uitgebreid

‣ Aangevuld met:

- Inzicht in specifieke contract componenten die van belang zijn voor behalen van organisatie doelstellingen

25

PERFORMANCE DASHBOARD

© Wu Wise 2012

PERFORMANCE DASHBOARD‣ Monitoring daadwerkelijke prestaties leveranciers

‣ Drie vormen:

- Basis: sturen op proces

- Uitgebreid: sturen op proces en inhoud

- Op maat: op basis van specifieke behoefte

‣ Eenmalig aanmaken en toewijzing taken

‣ Maandelijks rapportage

27

CONTRACTMANAGEMENT

© Wu Wise 2012

CONTRACT MANAGEMENT

‣ Maatwerk inzet van onze contractmanagement expertise

‣ Actieve besturing van SLA’s en andere IT contracten

‣ Prioriteiten en rolverdeling worden bepaald door klant

‣ Sturing op besparingen, kwaliteit, productiviteit of klantgerichtheid

‣ Aanbod:

- Op basis van fixed price, nacalcalculatie of strippenkaart

- Bij besparingsdoelstelling ook resultaat afspraken mogelijk

29

© Wu Wise 2012

VOORBEELDEN

‣ Aanschaf nieuwe applicatie, website, etc.

- contractinrichting en -onderhandeling (nieuwe) leverancier

- borging implementatie contract binnen organisatie

‣ Behoefte aan (extra) capaciteit

- periode van verlengingen is vaak hectisch en druk

‣ Diepte analyse bestaande contracten (wat heb ik gekocht?)

‣ Analyse t.b.v. consolidatie en/of hercontractering

‣ Risico analyse financieel en inhoudelijk

30

VRAGEN