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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS
WORKSHOP III – Análise e Melhoria de Processos
Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais
Goiânia, 17 de junho de 2009
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Objetivos do Workshop III
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
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1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Organização Workshop 1 Workshop 2
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1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Desempenho do Expositor
Workshop 1 Workshop 2
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1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Material Workshop 1 Workshop 2
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1) Feedback da Avaliação
Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Auto-Avaliação Workshop 1 Workshop 2
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1) Feedback da Avaliação
Atendeu Superou Não Atendeu0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Avaliação Geral Workshop 1 Workshop 2
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Objetivos do Workshop III
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
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Objetivos do Workshop III
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
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3) O que foi feito pelo EPO?
→Análise criteriosa do material encaminhado: form. 03 – Mapeamento de Processos e form. 04 – Fluxograma
→Ajustes nos fluxogramas quanto à questão dos atores e do detalhamento
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3) O que foi feito pelo EPO?
→Discussão com as áreas quanto ao alinhamento entre as etapas e os elementos do processo com o fluxograma
→Padronização do mapeamento e dos fluxogramas dos processos priorizados, e da nomenclatura utilizada
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MACROFLUXO DAS 4 FASESP
lan
ejam
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ento
de
Pro
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de
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das
m
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ori
as
Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metasFIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
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MACROFLUXO DAS 4 FASES
Pla
nej
amen
toM
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to d
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e m
elh
ori
a d
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Pré-requisitosFormação e capacitação
EPO
Definição de Atribuições
EPO e Unidades
Levantamento das atividades
e normas
Mapeamento dos processos
Identificação dos elementos e do objetivo
Desenho do fluxograma
atual
Análise e melhoria dos
processos
Identificação dos problemas,
causas e soluções
Implementação das melhorias
Desenho do novo
fluxograma
Definição dos indicadores e
metasFIM
Priorização dos problemas
Desenvolvimento das soluções
Documentação do processo
Monitoramento e avaliação do
processo
Priorização do processo a ser
melhorado
SITUAÇÃO ATUAL
SITUAÇÃO ATUAL E
DESEJADA
SITUAÇÃO DESEJADA
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FASE 3 – ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS
Pág. 21 – Manual de Apoio
SITUAÇÃO ATUAL E DESEJADA
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FASE 3 –Análise e melhoria
de processos - Detalhamento
(pág.22)
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4) Base conceitual
Como definir os seus problemas?
Problema é a diferença entre seu resultado atual e
um valor desejado, chamado META. (FONTE: Vicente
Falconi Campos)
Resolver problemas é atingir metas.(FONTE: Vicente Falconi Campos)
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4) Base conceitual
Existem problemas bons e problemas ruins
Problemas ruins: são aqueles provenientes das
anomalias ou desvios do padrão e devem ser
eliminados o quanto antes. São aqueles
inesperados. (FONTE: Vicente Falconi Campos)
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4) Base conceitual
Existem problemas bons e problemas ruins
Problemas bons: são os que surgem a partir de
novas metas de melhoria. Estes sempre existirão. (FONTE: Vicente Falconi Campos)
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4) Base conceitual
Por onde começar?
O gerente deve iniciar o seu trabalho de melhoria
(atingimento de metas ou solução de problemas)
pelo “pior problema” ou “meta prioritária” ou “produto
mais problemático”. (FONTE: Vicente Falconi Campos)
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4) Base conceitual
Vocês se lembram da Matriz GUT?
Vamos utilizá-la para priorizar os problemas
encontrados.
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Matriz GUT
G (Gravidade) – refere-se ao prejuízo, o quanto se perderia pelo fato de não se tomar uma ação para solucionar um problema.
U (Urgência) – refere-se ao prazo em que é necessário agir para evitar o dano.
T (Tendência) – refere-se à tendência ou à propensão que o problema poderá assumir no futuro breve, se a ação não for tomada.
FONTE: Processo nosso de cada dia - Mauriti Maranhão
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4) Base conceitual
Análise de causa
A etapa mais difícil na resolução de um problema é, sem dúvida, a descoberta de suas causas.
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4) Base conceitual
Ferramentas que podem ser utilizadas na identificação das causas:
a) Brainstormingb) Diagrama de Causa e Efeitoc) 5 Porquês
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4) Base conceitual
→ Brainstorming
Também chamada de “tempestade cerebral”, é uma ferramenta para geração de novas idéias, conceitos e soluções para qualquer assunto ou tópico num ambiente livre de críticas e de restrições à imaginação.
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4) Base conceitual→ Diagrama de causa e efeito
O Diagrama de causa e efeito foi desenvolvido para representar a relação entre o “efeito” e todas as possibilidades de “causa” que podem contribuir para esse efeito.
É desenhado para ilustrar as várias causas que afetam o processo por classificação e relação das causas. Para cada efeito existem inúmeras categorias de causas conhecidas como os 4 M: método, mão-de-obra, material e máquina.
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4) Base conceitual→ Diagrama de causa e efeito
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4) Base conceitual
→ 5 Porquês O “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um efeito ou problema. Ao encontrar um problema, você deve realizar 5 interações perguntando o porquê daquele problema, sempre questionando a causa anterior.
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4) Base conceitual
→ 5 Porquês Exemplo:Problema: Os clientes estão reclamando muito dos atrasos nas entregas.
Porque há atrasos? Porque o produto nunca sai da fábrica no momento que deveria.
Porque o produto não sai quando deveria? Porque as ordens de produção estão atrasando.
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4) Base conceitual
→ 5 Porquês
Porque estas ordens atrasam? Porque o cálculo das horas de produção sempre fica menor do que a realidade.
Porque o cálculo das horas está errado? Porque estamos usando um software ultrapassado.Porque estamos usando este software? Porque o engenheiro responsável ainda não recebeu treinamento no software mais atual
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4) Base conceitual
→ 5 Porquês
Na realidade, não é necessário que sejam exatamente 5 perguntas. Podem ser menos ou mais, desde que você chegue à real causa do problema.
![Page 31: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/31.jpg)
4) Base conceitual
Ferramenta sugerida pelo EPO
→ Diagrama de causa e efeito + 5 porquês
→ Formulário com categorias de problemas
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![Page 33: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/33.jpg)
![Page 34: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/34.jpg)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
a) Interface: problemas relacionados aos
momentos em que o processo avaliado recebe ou
fornece elementos de/para outros processos.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
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4) Base conceitual
Categorias de problemas
a) Interface: má qualidade de insumosmá qualidade dos produtosruídos de comunicaçãotempo excessivo para entrega do insumo ou
produto
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![Page 37: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/37.jpg)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
b) Sombreamento ou sobreposição: ocorre
quando as responsabilidades pela execução do
processo não estão bem definidas. duas ou mais áreas fazem a mesma tarefa quando há um retrabalho desnecessário(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
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![Page 39: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/39.jpg)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
c) Complexidade desnecessária: significa que
existem etapas que podem ser eliminadas ou
procedimentos que podem ser simplificados sem
prejudicar o resultado do processo.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
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![Page 41: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/41.jpg)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
d) Questões legais, políticas e/ou institucionais:
essa categoria se refere a problemas que
geralmente estão fora da alçada do responsável
pelo processo, mas que interferem negativamente
nos procedimentos.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
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![Page 43: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/43.jpg)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
e) Alocação de pessoas ou capacitação: trata-se
de questões relativas à adequação do número de
pessoas da equipe às necessidades de execução
do processo ou quanto à necessidade de
treinamento e desenvolvimento.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
![Page 44: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/44.jpg)
![Page 45: WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de processos Implementação das melhorias Pré-requisitos Formação e capacitação](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022043003/5f80c9db57952d499677b775/html5/thumbnails/45.jpg)
4) Base conceitual
Categorias de problemas
f) Sistemas informatizados: são problemas
relacionados à automação (ou à falta dela), que
prejudicam ou reduzem a capacidade produtiva da
equipe que executa o processo.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
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4) Base conceitual
Categorias de problemas
g) Recursos materiais e financeiros: relativos à
falta de instrumentos necessários ao trabalho ou de
dinheiro para a plena execução do processo(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)
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Objetivos do Workshop III
1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática
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Elaboração de projetos institucionais
Grande número de projetos inadequados
()G()U()T
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Elaboração de projetos institucionais
Grande número de projetos inadequados
Falta de orientação para elaboração dos
projetos
()G()U()T
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Elaboração de projetos institucionais
Grande número de projetos inadequados
Falta de orientação para elaboração dos
projetos
Não é prioridade da área no momento
()G()U()T
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Elaboração de projetos institucionais
Grande número de projetos inadequados
Falta de orientação para elaboração dos
projetos
Não é prioridade da área no momento
Foco no desenvolvimento da ferramenta e da metodologia
()G()U()T
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5) Prática
Preencher o formulário EPO 05, identificando os problemas de cada categoria e pontuando a Matriz GUT.
Enviar para o e-mail do planejamento [email protected] até 19/06 - 18:00h
Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br
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PRÓXIMO WORKSHOP – 24/06
"Grandes realizações não são feitas por impulso, mas por uma soma de
pequenas realizações”.(Vincent Van Gogh)
Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!