BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah penggabungan seluruh komponen informasi (data,
hardware, software, telekomunikasi, orang-orang, prosedur) yang dibutuhkan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Pendapat tersebut diperkuat oleh pendapat Satzinger,
Jackson, & Burd (2010, hal. 6), dimana sistem informasi adalah sekumpulan komponen
yang saling terkait yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
menyediakan output berupa informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bisnis.
Sistem informasi dan komponennya dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Sistem Informasi dan KomponenSumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 8)
Selain itu diperkuat juga oleh Whitten, Bentley, & Dittman (2004, hal. 10),
dimana sistem informasi merupakan pengaturan orang, data, proses, dan information
technology (IT)/teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk
mendukung sebuah organisasi.
2.2 Business Intelligence
Business intelligence (BI) merupakan suatu rangkaian metodologi, proses dan
teknologi yang digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan, analisis dan menampilkan
data menjadi suatu informasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan
keputusan. Fokus data dari BI adalah semua data operasional yang diambil dari seluruh
5
6
bagian bisnis, sehingga sangat memungkinkan bagi para eksekutif untuk dapat melihat
kinerja bisnis dari berbagai sudut pandang dan mampu untuk mengambil keputusan
terbaik untuk perusahaan.
Business intelligence (BI) merupakan istilah umum yang menggabungkan
arsitektur, tools, database, analytical tools, aplikasi, dan metodologi. Tujuan utama
Business intelligence adalah untuk memungkinkan akses interaktif (kadang-kadang secara
real time) untuk data, memungkinkan untuk manipulasi data, dan memberikan manajer
bisnis dan analis kemampuan untuk melakukan analisis yang tepat. Dengan menganalisis
data historis dan data sekarang, situasi, dan performance, pengambil keputusan
mendapatkan informasi berharga yang memungkinkan pengambil keputusan untuk
membuat keputusan yang lebih baik. Proses Business intelligence didasarkan pada
transformasi data ke informasi, keputusan, dan akhirnya ke tindakan (Turban, Sharda,
Delen, & King, 2011, hal. 8).
2.3 Data Warehouse
2.3.1 Pengertian Data Warehouse
Data warehouse merupakan suatu tempat penyimpanan data dari berbagai sumber
internal maupun eksternal yang memiliki space berukuran besar yang dapat digunakan
untuk membantu para eksekutif dalam pengambilan keputusan. Menurut Turban, Sharda,
Delen, & King (2011, hal. 32), data warehouse adalah kumpulan data yang dihasilkan
untuk mendukung pengambilan keputusan. Data warehouse juga merupakan tempat
penyimpanan data saat ini dan data historis. Data biasanya terstruktur yang akan tersedia
dan siap digunakan untuk kegiatan pengolahan analisis (yaitu, online analytical
processing (OLAP), data mining, query, reporting, dan aplikasi pengambilan keputusan
lainnya).
2.3.2 Karakteristik Data Warehouse
Karakteristik Data Warehouse menurut Inmon (2005) yaitu :
Subject Oriented
Data diorganisasikan oleh detil subjek, seperti penjualan, produk, atau pelanggan,
yang hanya berisi informasi yang relevan untuk mengambil sebuah keputusan. Sebuah
data warehouse berbeda dari database operasional yang sebagian besar database
operasional berorientasi pada produk dan diatur untuk menangani transaksi yang
memperbarui database. Subject oriented memberikan view komprehensif yang lebih dari
sebuah perusahaan.
7
Integrated
Integrasi sangat terkait erat dengan subject oriented. Data warehouse harus
menempatkan data dari sumber yang berbeda ke dalam format yang konsisten. Untuk
membuat konsisten, konflik penamaan dan perbedaan antara unit measure harus diatasi.
Time Variant
Setiap warehouse mengelola data historis. Data tidak perlu memberikan status
(kecuali dalam sistem real-time). Warehouse dapat digunakan untuk mendeteksi tren,
penyimpangan, dan hubungan jangka panjang dapat digunakan untuk peramalan dan
perbandingan yang mengarah ke pengambilan keputusan. Setiap data warehouse
memiliki kualitas temporal. Waktu adalah salah satu dimensi penting yang harus
mendukung data warehouse. Data dari berbagai sumber yang digunakan untuk analisis
berisi beberapa time point (misalnya harian, mingguan, bulanan).
Non-Volatile
Data yang sudah dimasukan ke dalam data warehouse tidak dapat diubah atau
diperbarui (update). Data yang sudah ada sebelumnya (data lama) akan dibuang dan
perubahan akan dicatat sebagai data baru.
2.3.3 Arsitektur Data Warehouse
Gambar 2.2 Typical Architecture Of A Data warehouseSumber : (Connolly & Begg, 2010, hal. 1204)
Arsitektur merupakan kerangka dasar untuk merancang suatu sistem atau produk.
Menurut Connolly & Begg (2010, hal. 1203), pada Gambar 2.2 di atas merupakan typical
architecture of a data warehouse, yaitu :
8
Arsitektur pertama dalam data warehouse adalah data operasional, yaitu data atau
transaksi yang berasal dari kegiatan operasional suatu perusahaan, yang bisa berasal dari
dalam maupun dari luar perusahaan. Data operasional merupakan data yang akan
dimasukkan ke dalam data warehouse, yang kemudian diproses di dalamnya untuk
membantu pembuatan keputusan. Menurut Connolly & Begg (2010, hal. 1203), sumber
data untuk data warehouse berasal dari :
Mainframe data operasional yang disimpan di generasi hierarki pertama dan jaringan
database.
Data departmental disimpan di sistem file seperti VSAM, RMS, dan DBMS
relasional seperti Informix dan Oracle.
Data pribadi disimpan di dalam workstation dan server pribadi.
Sistem eksternal seperti internet, secara komesial tersedia dalam database, atau
database terkait dengan pemasok atau pelanggan perusahaan.
Kemudian data operasional tersebut dimasukkan kedalam suatu repository, yang
disebut operational data store. Operational data store merupakan suatu tempat
penyimpanan untuk menganalisis data operasional perusahaan, dan merupakan tempat
sementara data operasional yang kemudian akan dimasukkan ke dalam data warehouse.
Selanjutnya data dari operational data store masuk ke dalam proses ETL, yaitu
Extract, Transform, Load. Disini ETL Manager bertugas melakukan proses yang
berhubungan dengan extract, tranform dan load dari data operasional atau dari data store.
Kemudian pada tahap akhir ETL yaitu loading, data yang telah diproses dimasukkan ke
dalam data warehouse. Dan di data warehouse terdapat warehouse manager yang
bertugas untuk mengatur dan mengarahkan alur kerja data yang berada dalam data
warehouse. Pekerjaan yang dilakukan oleh warehouse manager, yaitu :
1. Menganalisis data untuk menjaga kekonsistenannya
2. Mentransformasi dan menggabungkan sumber data dari tempat penyimpanan
sementara ke tables data warehouse
3. Membuat index dan pandangan basis tabel
4. Generasi dari denormalisasi (jika diperlukan)
5. Generasi dari agregasi
6. Melakukan backup dan mengarsipkan data
Selain warehouse manager, ada juga query manager yang bertugas membuat
definisi query untuk menjalankan query yang baru atau definisi yang ada, atau ke dalam
format yang diminta.
9
Metadata digunakan untuk berbagai macam tujuan, yaitu :
a) Proses extraction dan loading : metadata digunakan untuk memetakan sumber data
ke sebuah pandangan umum data di dalam warehouse.
b) Warehouse management process : metadata digunakan untuk mengautomasikan
produksi peringkasan tables.
c) Bagian dari query management process : metadata digunakan untuk mengarahkan
query ke sumber data yang tepat.
Pengguna dapat berinteraksi dengan warehouse menggunakan end-user access
tools.
Detailed data bertugas menyimpan semua detailed data. Detail data tidak
disimpan secara langsung (real time) tetapi detail data ini dibuat untuk menggabungkan
data ke tingkat detail data yang berikutnya yaitu lightly and highly summarized data.
Lightly and highly summarized data dapat dilihat gambar 2.2. Detailed data
merupakan data yang sifat detilnya berada pada tingkat paling rendah, kemudian
diringkas menjadi lightly summarized data yang dipecah menjadi beberapa bagian sesuai
dengan kebutuhan setiap tingkat organisasi, seperti untuk bagian finance, marketing, dan
sebagainya. Kemudian data dalam lightly summarized data kembali diringkas menjadi
lebih detil agar dapat melakukan analisis terhadap data tersebut menjadi highly
summarized data. Highly summarized data merupakan data yang berada pada tingkat atas
(lihat gambar 2.2), data pada tingkat ini dapat digunakan oleh para eksekutif perusahaan
untuk melakukan pembuatan keputusan. Jadi, lightly summarized data merupakan tingkat
detail data yang lebih tinggi daripada detailed data namun tingkat kedetilannya masih
kurang detil jika dibandingkan dengan highly summarized data dan highly summarized
data merupakan data dengan tingkat kedetilan yang paling tinggi.
Kemudian pada gambar 2.2 terdapat archieve / backup Data dibagian bawah,
archieve / backup data tersebut bertugas melakukan pengarsipan atau backup data.
Pengarsipan atau backup data sangat penting bagi perusahaan yang memiliki banyak
data. Biasanya setiap beberapa periode, perusahaan melakukan backup data, hal ini
dilakukan agar perusahaan tidak kehilangan banyak data ketika sistem yang ada di
perusahaan mengalami gangguan.
Data yang ada di dalam data warehouse merupakan data yang sudah siap untuk
dianalisis oleh end-user. Untuk itu, agar end-user dapat berinteraksi dengan data
warehouse, ada beberapa tools yang dapat digunakan oleh end-user. Dan berikut adalah
10
empat kategori tools yang dapat digunakan oleh end-user untuk berinteraksi dengan data
warehouse, yaitu :
Reporting and Query tools
Reporting tools menghasilkan reporting tools dan report writers. Tools
production reporting adalah tools yang digunakan untuk menghasilkan laporan
operasional yang dapat mendukung sejumlah besar pekerjaan tingkat tinggi agar dapat
membantu perusahaan menganalisis dan membuat keputusan, seperti pesanan/faktur
pelanggan dan cek pembayaran staf.
Query tools untuk relational data warehouse dirancang untuk menerima SQL atau
menghasilkan SQL statements untuk query penyimpanan data di warehouse. Tools ini
melindungi end-user dari kerumitan SQL dan struktur database dengan menyertakan
sebuah metalayer (software yang menyediakan views of database berorientas subyek dan
mendukung “point and click” pembuatan SQL) antara user dan database.
Application Development tools
Kebutuhan end-user mungkin saja seperti membangun kemampuan reporting dan
query tools kurang memadai, dikarenakan kebutuhan analisis mungkin tidak dapat
dilakukan atau karena interaksi user membutuhkan sebuah keahlian tingkat tinggi dari
pengguna. Beberapa application development tools digabungkan dengan OLAP tools
yang terkenal, dan dapat mengakses sebagian besar sistem database termasuk Oracle,
Sybase, dan Informix (Connolly & Begg, 2010).
Online Analytical Processing (OLAP) tools
Menurut Rao, Srinivasu, Rikkula, & Reddy (2010, hal. 2868), Online Analytical
Processing (OLAP) adalah sistem yang dapat mengatur dan menyajikan data dalam
berbagai format untuk mengakomodasi beragam kebutuhan dari user yang berbeda.
1. Sistem OLAP berbasis pemasaran dan digunakan untuk penganalisisan data oleh
knowledge worker, termasuk manager, executive, dan analis.
2. OLAP mengatur sebagian besar historical data, memberikan fasilitas untuk
peringkasan dan agregasi.
3. Akses ke dalam sistem OLAP kebanyakan operasi read-only.
4. OLAP memudahkan pembuatan keputusan untuk tindakan di masa depan. OLAP
menggunakan multidimensional view data agregat untuk menyediakan akses cepat ke
informasi strategis untuk analisa lebih lanjut.
11
5. OLAP dan data warehouse saling melengkapi. Sebuah data warehouse mengelola
dan menyimpan data, sedangkan OLAP mengubah data warehouse “data” menjadi
“informasi strategis”
Data Mining tools
Data mining tools adalah tools yang digunakan untuk menggali informasi dari
sejumlah besar data. Data mining biasanya digunakan untuk menganalisis pola dari para
konsumen, sebagai contoh suatu perusahaan retail yang menjual berbagai macam produk
secara eceran. Misalnya, setiap pelanggan yang membeli susu bayi biasanya cenderung
membeli bedak atau barang lain yang berkaitan dengan bayi, berdasarkan pola ini maka
perusahaan mengelompokan barang yang berhubungan dalam satu tempat yang
berdekatan.
Elemen penting dalam data mining (G, O, & S, 2011, hal. 16), yaitu :
1. Extract, transform, load data transaksi ke dalam sistem data warehouse.
2. Menyimpan dan mengatur data di dalam multidimensional database system.
3. Memberikan akses data ke analis bisnis dan teknologi informasi profesional.
4. Menganalisa data dengan aplikasi software.
Menyajikan data dalam format yang bermanfaat seperti grafik atau tabel.
2.3.4 Extraction, Transformation, Loading (ETL)
ETL merupakan suatu proses yang menyaring, mengubah semua sumber data
yang ada sesuai dengan format atau aturan yang telah ditentukan, untuk kemudian
dimasukkan ke dalam data warehouse. ETL terdiri dari tiga proses yaitu extraction
(penyaringan data), transformation (pengubahan data), dan loading (pemasukkan data ke
dalam data warehouse).
Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 47), sisi teknis dari proses
data warehousing adalah ekstraksi, transformasi, dan load (ETL). Teknologi ETL, yang
telah ada selama beberapa waktu, berperan dalam proses dan penggunaan data
warehouse. Proses ETL merupakan komponen integral dalam setiap proyek data-centric.
Manajer TI sering dihadapkan dengan tantangan karena proses ETL biasanya
mengkonsumsi 70 persen dari waktu dalam sebuah proyek data-centric.
Proses ETL terdiri dari ekstraksi (membaca data dari satu atau lebih database),
transformasi (yaitu, mengubah data yang diambil dari bentuk sebelumnya menjadi bentuk
yang mempunyai format yang konsisten sehingga dapat ditempatkan ke dalam data
warehouse atau hanya database lain), dan load (yaitu, memasukkan data ke dalam data
12
warehouse). Transformasi menggunakan aturan atau tabel lookup atau dengan
menggabungkan data dengan data lain.
Alat ETL juga mentransportasi data antara sumber dan target,
mendokumentasikan bagaimana perubahan elemen data (misalnya, metadata) ketika
bergerak antara sumber dan target, pertukaran metadata dengan aplikasi lain yang
diperlukan, dan mengelola semua proses runtime dan operasi (misalnya, penjadwalan,
manajemen kesalahan, audit log, statistik). ETL sangat penting untuk integrasi data serta
untuk data warehousing. Tujuan dari proses ETL adalah untuk memuat warehouse
dengan data yang terintegrasi dan data yang sudah di cleasing. Data yang digunakan
dalam proses ETL dapat berasal dari sumber, seperti: aplikasi mainframe, aplikasi ERP,
alat CRM, flat file, spreadsheet Excel, atau bahkan suatu antrian message. ETL proses
dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 ETL ProsesSumber : (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 48)
Proses migrasi data ke dalam data warehouse mencakup data dari seluruh sumber
yang relevan yang telah melewati proses extraction. Sumber data dapat berupa file yang
telah diekstrak dari database OLTP, spreadsheets, personal database, atau external files.
Biasanya seluruh file yang di-input berupa set tabel pemetaan, yang dirancang untuk
memfasilitasi proses loading. Sebuah data warehouse berisi kumpulan business rule yang
mendefinisikan hal-hal seperti bagaimana suatu data akan digunakan, summarization
rules, standarisasi dari encoded attributes, dan calculation files. Setiap data memiliki
permasalahan pada kualitas yang berkaitan dengan sumber files yang dibutuhkan untuk
menjadi data yang berkualitas sebelum data dimasukkan ke dalam data warehouse. Satu
manfaat yang didapatkan dari rancangan yang baik pada data warehouse adalah setiap
aturan dapat disimpan dalam repositori metadata dan diterapkan pada data warehouse
13
terpusat. Hal ini membedakan dengan pendekatan OLTP dimana biasanya data dan
business rules tersebar diseluruh sistem. Suatu proses dari loading data ke dalam data
warehouse dapat dilakukan melalui data transformation tools yang menyediakan GUI
untuk pengembangan dan pemeliharaan business rules atau melalui berbagai cara
tradisional seperti pengembangan program atau utilitas untuk mengakses data warehouse
menggunakan bahasa pemrograman seperti PL/SQL, C++, atau .NET. Keputusan
tersebut tidak mudah untuk perusahaan dikarenakan beberapa hal seperti :
- Data transformation tools mahal.
- Data transformation tools butuh waktu untuk dipahami.
Sulit untuk mengukur kapan IT dalam organisasi memahami untuk menggunakan data
transformation tools tersebut.
2.3.5 Data Mart
Data mart adalah suatu fasilitas penyimpanan data yang berorientasi subjek atau
departemen tertentu dari suatu organisasi dan berfokus pada bagian dari department
tertentu. Misalnya : Sales, Marketing, Operation dan Collection sehingga suatu organisasi
biasanya memiliki lebih dari satu data mart.
Data warehouse menggabungkan database di seluruh perusahaan, data mart
umumnya lebih kecil dari data warehouse dan berfokus pada subjek atau departemen
tertentu. Sebuah data mart adalah subset dari data warehouse, biasanya terdiri dari area
subjek tunggal (misalnya, pemasaran, operasi). Sebuah data mart dapat berupa dependent
atau independent.
Sebuah dependent data mart adalah subset yang dibuat langsung dari data
warehouse. Dependent data mart memiliki keuntungan karena model data yang
digunakan adalah model data yang konsisten dan menyediakan data yang berkualitas.
Data mart dependent mendukung konsep model data tunggal di perusahaan besar, tetapi
data warehouse harus dibangun terlebih dahulu. Sebuah dependent data mart memastikan
bahwa pengguna akhir melihat versi yang sama dari data yang diakses oleh semua
pengguna data warehouse lainnya.
Tingginya biaya data warehouse membatasi penggunaannya di perusahaan besar.
Sebagai alternatif, banyak perusahaan menggunakan lowercost, versi skala-down dari
data warehouse yang disebut sebagai data mart independen. Sebuah data mart
independen adalah desain warehouse kecil untuk unit bisnis strategis atau departemen,
tetapi sumbernya bukan EDW (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 33).
14
2.3.6 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity relationship diagram adalah diagram yang menggambarkan entitas dan
hubungan antar entitas. Pendapat tersebut diperkuat oleh Satzinger, Jackson, & Burd
(2010, hal. 57), dimana entity relationship diagram adalah analisis terstruktur dan model
teknik informasi dari data yang dibutuhkan oleh sistem. Contoh entity relationship
diagram dapat dilihat pada gambar 2.4.
Gambar 2.4 Contoh Entity Relationship DiagramSumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 57)
2.3.7 Star Schema
Star schema adalah teknik data modeling yang digunakan untuk melakukan
pemetaan pada suatu database relational. Disebut sebagai star schema karena letak ERD
atau tabel diagram yang membentuk bintang dimana yang menjadi pusat adalah fact table
yang dikelilingi oleh dimensional table. Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011,
hal. 55), tabel fakta berisi sejumlah besar rows yang sesuai dengan fakta-fakta yang
koresponden dan hubungan eksternal. Suatu tabel fakta terdiri dari deskripsi atribut yang
dibutuhkan untuk melakukan analisis keputusan, pelaporan query dan foreign key yang
digunakan untuk menghubungkan dengan tabel dimensi. Analisis keputusan attribut
terdiri dari pengukuran performa, metric operasional, pengukuran aggregate (contohnya
besarnya penjualan, tingkat retensi pelanggan, margin keuntungan, biaya produksi) dan
metric lainnya yang dibutuhkan untuk menganalisis performa perusahaan. Dengan kata
lain, fact table merupakan pembahasan utama mengenai apa yang diberikan data
warehouse untuk membantu dalam analisis keputusan.
Di sekitar tabel fakta terdapat tabel dimensi. Tabel dimensi terdiri dari klasifikasi
dan agregasi informasi tentang tabel fakta. Tabel dimensi berisi atribut yang
menggambarkan data yang terdapat pada tabel fakta, tabel dimensi tersebut membahas
bagaimana data akan di analisis dan disimpulkan. Tabel dimensi memiliki one-to many
relationship dengan tabel fakta. Dalam query, dimensi digunakan untuk memilah-milah
nilai numeric yang terdapat pada tabel fakta untuk membahas kebutuhan informasi yang
dibutuhkan. Skema bintang dirancang untuk menyediakan query cepat dalam merespon,
15
kesederhanaan, dan kemudahan dalam maintenance untuk read-only database struktur.
Skema bintang yang dianggap special dinamakan snowflake schema. Contoh simple star
schema dapat dilihat pada gambar 2.5
Gambar 2.5 Contoh Simple Star Schema(Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 56)
2.4 Business Performance Management (BPM)
2.4.1 Pengertian Business Performance Management
Business performance management merupakan pendekatan top down untuk
mengumpulkan proses – proses yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan
performa bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengertian tersebut diperkuat oleh
Eckerson (2011, hal. 23) dimana Business Performance Management (BPM) adalah
serangkaian disiplin ilmu manajemen, proses, dan alat yang memungkinkan organisasi
untuk mengoptimalkan cara menjalankan strategi bisnis.
Menurut Holman (2009, hal. 2) business performance management adalah proses
sistematis yang dilakukan oleh organisasi yang melibatkan karyawan dan semua
stakeholder dalam pengembangan dan implementasi dari rencana untuk meningkatkan
efektivitas organisasi dan mencapai tujuan organisasi.
Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 12), BPM juga disebut
sebagai corporate performance management (CPM). Business performance management
(BPM) adalah sebuah portofolio aplikasi yang memiliki tampak nyata dan metodologi
yang berisi perkembangan arsitektur business intelligence dan alat-alat yang terdapat
didalamnya. BPM memperluas pemantauan, pengukuran, dan perbandingan penjualan,
laba, biaya, profitabilitas, dan indikator kinerja lainnya dengan memperkenalkan konsep
manajemen dari strategi bisnis. Berbeda dengan sistem tradisional seperti DSS dan EIS
16
dengan dukungan ekstraksi informasi bottom-up dari data, BPM menyediakan penegakan
top-down dari perusahaan yang memiliki strategi yang luas. BPM biasanya
dikombinasikan dengan metodologi balance scorecard dan dashboard.
2.4.2 Keuntungan Penggunaan Business Performance Management
Menurut Eckerson (2011, hal. 26), ada tiga keuntungan utama dari penggunaan
BPM, yaitu :
1. Meningkatkan Komunikasi
Eksekutif dapat lebih efisien mengkomunikasikan strategi dan ekspektasi untuk
manajer dan staf di semua tingkatan organisasi melalui dashboard dan scorecard yang
disesuaikan dengan peran individu.
2. Menigkatkan Koordinasi
Manajer dapat lebih efektif bertukar ide dan informasi antara organisasi, unit
bisnis, departemen, dan kelompok kerja.
3. Meningkatkan Pengawasan
Staf lebih mampu menyesuaikan rencana dan memperbaiki atau meningkatkan
operasi pada waktu yang tepat dengan menggunakan informasi up-to-date mengenai
kondisi pasar dan proses operasional.
2.4.3 Framework Business Performance Management
17
Framework business performance management dapat dilihat pada gambar 2.6.
(Holman, 2009, hal. 11-21):
Gambar 2.6 Framework Business Performance Management
1. People
Tahap Defining :
- Performance Team Development
Performance team development adalah proses penting dalam lifecycle performance
management. Performance team development memastikan bahwa kinerja tim menyadari
masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan dari perspektif pelanggan, karyawan,
manajemen senior dan stakeholder.
- Vendor Performance Management
Vendor performance management adalah proses dimana dilakukan penilaian layak
atau tidaknya suatu vendor berdasarkan set karakteristik yang diberikan vendor ke
perusahaan dan perusahaan akan memilih vendor yang memiliki resiko yang paling
rendah dengan kualitas yang tinggi. Sebuah perusahaan yang memiliki resiko rendah dan
memiliki vendor dan providers dengan kualitas yang tinggi akan lebih mudah dalam
penanganan terhadap kualitas, reliability dan masalah. Dengan memiliki vendor yang
mempunyai kapabilitas terbaik akan mengurangi resiko dan biaya dibandingkan dengan
18
vendor yang hanya memberikan produk dengan harga rendah tanpa tes, dukungan tempat
atau praktek manajemen.
- Vendor Standadization
Vendor standardization membatasi jumlah pembelian dari vendor pada suatu
perusahaan. Untuk asset yang disebarkan, suatu perusahaan memilih set yang terbatas dari
vendor untuk mengetahui produk atau service apa yang dapat dibeli. Vendor
standardization biasanya terdiri dari primary dan secondary vendor, suatu perusahaan
dapat menerima pengaruh pembelian dan mengurangi incompatibility issues, support
issues, biaya vendor liaison administrative dari vendor management. Meskipun mungkin
membatasi pilihan yang tersedia dari teknologi dan fitur, terkadang memungkinkan
diskon yang lebih besar berdasarkan banyaknya pembelian. Vendor standardization
adalah bagian dari proses management asset yang mencakup penetapan dari procurement
prosedur dan kebijakan dan pemantauan terhadap kesesuaian dan manajementnya.
- Organizational Stability
Stabilitas suatu perusahaan sangat penting untuk menjaga anggota staf dan tim agar
tetap konsisten dan fokus. Stabilitas juga memungkinkan proses, prosedur dan talenta
perusahaan menjadi lebih matang.
Tahap Planning :
- Employee Acceptance Management
Employee acceptance management adalah proses mendapatkan karyawan dengan
menekankan ekspektasi kinerja dari tingkat atas ke bawah. Employee acceptance
management membuat pola pikir karyawan menjadi berkualitas, penyampaian ekspektasi
karyawan dan memungkinkan karyawan untuk mengerti dampak bahwa karyawan
memiliki peranan khusus dalam keberhasilan perusahaan.
- Employee Training
Employee training merupakan satu dari banyak pengarahan untuk pengurangan
biaya yang paling baik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa karyawan yang kurang
terlatih mengkonsumsi dua sampai enam kali jumlah teknisi yang dibutuhkan daripada
karyawan yang terlatih. Employee training harus dilakukan pada sistem dan aplikasi,
berhati-hati untuk mencocokan pelatihan yang dilakukan dengan pekerjaan karyawan.
Pelatihan harus terdiri dari gabungan pelatihan yang dipimpin oleh instruktur, pelatihan
berbasis komputer, dan pelatihan ketepatan untuk membantu meningkatkan user
produktifitas dan mengurangi biaya.
- Staff Motivation
19
Staff motivation adalah suatu motivasi staf yang akan membantu suatu tim pada saat
tim tersebut membutuhkan suatu hal untuk memecahkan beberapa masalah atau
tantangan. Staf motivasi tersebut akan sering memberikan harapan dan menyediakan
bantuan yang sangat berguna antar sesama. Staf yang termotivasi akan bekerja lebih keras
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Leadership Development
Leadership development adalah investasi strategis dan pemanfaatan sumber daya
manusia dalam perusahaan. Praktek leadership development berfokus pada
pengembangan kepemimpinan yang dilihat sebagai suatu proses. Dengan semakin
berkembangnya perubahan dalam ekonomi sekarang secara global, kemampuan
kepemimpinan mempunyai peranan penting dalam adaptasi dan inovasi di tempat kerja.
Sebagai suatu perusahaan yang ingin merestruktur bisnis proses dan karyawan,
dibutuhkan pelatihan yang solid untuk mengefektifkan komunikasi, mempengaruhi orang
lain, memaksimalkan kreativitas dan menganalisis bisnis perusahaan. Kepemimpinan
ditunjukkan dengan seberapa sukses perusahaan dalam mencapai tujuan dan seberapa
sukses bagi yang mengikuti kepemimpinan tersebut.
Tahap Executing :
- Employee Performance Management
Employee performance management adalah suatu proses sistematis dimana suatu
perusahaan melibatkan karyawannya sebagai individual dan anggota dari kelompok,
dalam meningkatkan keefektifan perusahaan dalam pencapaian misi dan tujuan.
Employee performance management proses mencakup perencaan kerja dan pengaturan
ekspetasi, pengawasan performance secara berkala, pengembangan kapasitas
pelaksanaan, memperiodekan tingkatan performa dalam ringkasan mode, dan
memberikan penghargaan untuk performa yang baik. Fungsi dari employee performance
management adalah merekrut dan memperkerjakan manajemen, manajemen kompensasi,
insentif manajemen, goals manajemen, manajemen pembelajaran, kompetensi manajemen
dan pengukuran performa.
Tahap Reporting :
- Customer Satisfication Management
Customer satisfication management adalah proses untuk memastikan bahwa
ekspektasi pelanggan terpenuhi. Customer satisfication management mencakup apakah
suatu perusahaan sudah berjalan dengan baik dan memberitahu bagian perusahaan yang
harus ditingkatkan dalam rangka untuk mendukung perusahaan tersebut. Pada akhirnya
20
Customer satisfication management mengarah kepada identifikasi peluang untuk produk
dan inovasi service dan penyedia sebagai dasar untuk penilaian terhadap performance dan
sistem point.
2. Processes
Tahap Defining :
- Organizational Mission & Goals Management
Organizational mission and goals management merupakan suatu pelatihan untuk
memastikan strategi dan tujuan perusahaan telah didokumentasikan dan dikomunikasikan
secara baik ke seluruh perusahaan, diidentifikasi oleh eksekutif dan dilaksanakan oleh
manajemen dan staf. Organizational mission and goals management adalah sebuah
proses yang terdiri dari partisipasi dari seluru level dan membutuhkan validasi secara
berlanjut terhadap seluruh perkembangan perusahaan. Organizational mission and goals
management mencakup proses identifikasi tujuan dari seluruh bisnis unit, personil,
proses, sistem dan monitoring kemajuan dari jarak dengan tujuan tersebut. Hal ini
bertujuan untuk mengontrol biaya dari banyaknya karyawan, mengetahui proses dan
sistem yang terdapat pada perusahaan telah mendukung misi dan tujuan organisasi.
- Performance Scope Management
Performance scope management merupakan suatu cara untuk mendefinisikan hasil
yang akan di dapat, mendokumentasi asumsi, dan mendefinisikan ruang lingkup dari
inisiatif kinerja perusahaan. Performance scope management dapat dilakukan dengan
beberapa cara seperti mendefinisikan deliverables, functionality dan data, technical
structure, dan struktur organisasi. Performance scope management mencakup pengaturan
terhadap pemprosesan tingkat tinggi untuk melihat performance management team mana
yang memiliki kinerja yang baik, memotivasi baik secara kelompok maupun individu
dalam rangka untuk menyelaraskan kinerja untuk mencapai tujuan bisnis. Performance
scope management memastikan terpenuhinya harapan dengan memperjelas peran, proses
dan pencapaian.
Tahap Planning :
- Performance Management Planning
Performance management planning adalah suatu pelatihan untuk mendefinisikan
performance strategi dan memprioritaskan aktivitas sesuai dengan strategi. Untuk
memastikan kinerja operasional telah sesuai dengan tujuan organisasi. Performance
management planning mencakup planning, budgeting, forecasting, dan allocating sumber
daya untuk mendukung strategi dan mendapatkan kinerja optimal. Performance
21
management plan meliputi consolidating, monitoring, dan reporting atas hasil kinerja
dari manajemen, regulatory dan statutory purpose. Pada akhirnya tujuan dari
Performance management planning adalah suatu kemampuan untuk merencanakan dan
menentukan budget secara cepat mengenai perencanaan dinamik yang dapat menyediakan
umpan balik secara langsung kepada semua orang yang menjadi bagian dari proses bisnis.
- Time Management
Planning merupakan hal yang penting pada critical path dari seluruh projek.
Berdasarkan pembelajaran yang telah dilakukan, pemotongan pada proses planning dapat
menyebabkan tiga kali biaya dan waktu dalam mengimplementasikan atau melaksanakan
projek pada suatu perusahaan. Planning membutuhkan informasi yang cukup tentang
masa kini, titik target dan perkiraan yang akurat untuk memperkirakan waktu yang
dibutuhkan serta biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tahap yang telah
ditetapkan. Planning juga mencakup pembentukan sebuah team yang akan berkomitmen
dan saling memotivasi dan terbagi sesuai dengan peran, pembagian tugas, pemberian
tanggung jawab dan secara proaktiv mengelola dan mengurangi resiko. Proses planning
haruslah terdiri dari pengembangan dari ruang lingkup dokumen sehingga setiap anggota
kelompok mengetahui secara jelas pandangan projek, tujuan yang ingin dicapai, sasaran,
schedule dan resiko yang ditanggung. Planning team haruslah memberikan waktu yang
memadai untuk setiap anggota team agar dapat memahami, menyelidiki,
mendokumentasi, dan mengkomunikasikan terlebih dahulu untuk mendesain dan
mengimplementasi.
- Capacity Management (Capacity Planning)
Capacity planning merupakan sebuah proses dimana kapasitas dari suatu network
dan aset diukur, dibandingkan dengan kebutuhan dan disesuaikan dengan aprioritas.
Proses dari capacity planning melibatkan mapping terhadap inisiatif baru untuk
infrastruktur yang tersedia atau yang sudah ada. Memahami biaya dinamik dari
bandwidth jaringan dan penyimpanan, memori dan sumber data lainnya.
Tahap Executing :
- Information Services Performance Management
Information service performance management merupakan kegiatan latihan untuk
menilai dan memonitoring sistem informasi dan service dan menyesuaikan kegiatan
tersebut dengan tujuan dan sasaran perusahaan. Information services performance
management melibatkan kegiatan untuk mendukung karyawan dan pelanggan,
menyesuaikan sasaran unit bisnis dengan kapabilitas sistem dan performance,
22
mengkomunikasikan perencanaan IT dan performance data disegala bidang yang
mendukung unit bisnis management dan beradaptasi terhadap perkembangan yang
kompleks dan perubahan yang konstan.
- Process Management
Process management merupakan serangkaian kegiatan yang diambil untuk
mengidentifikasi, menganalisis dan mengembangkan proses yang ada dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran baru. Process management melibatkan
identifikasi utama terhadap bisnis proses dan menyesuaikan hasil yang diperoleh dengan
tujuan strategis. Lifecycle process management terdiri dari informasi dasar terhadap
lingkungan saat ini, identifikasi critical success factors, mendesain ulang proses yang
tidak efisien dan tidak efektif, pengotomatisasi proses, identifikasi metrik proses, dan
pelatihan terhadap karyawan pada area fungsional.
- Performance Metrics Management
Performance metrics management merupakan suatu proses dari identifikasi secara
kuantitatif, hasil berorientasi metrik yang memungkinkan untuk pengambilan keputusan
dan mendorong peningkatan serivce. Performance metrics management melibatkan
pemahaman terhadap business dan kompleksitas dari suatu perusahaan, fokus terhadap
hasil yang ingin dicapai, melibatkan seluruh partisipan untuk konsensus. Memastikan
formula dan logika dapat dipertanggung jawabkan atau valid, dan menyimpan hasil
kinerja dalam lokasi yang menjadi pusat pada suatu perusahaan agar dapat memudahkan
dalam pengaksesan.
- Performance Alignment Management
Performance alignment manangement memfasilitasi penjabaran dari bisnis dan
prioritas fungsional menjadi strategi. Performance alignment terdiri dari penyesuaian
strategi corporate dalam empat area : divisi/departemen, tenaga kerja, keuangan dan
sumber daya. Pada akhirnya, Performance alignment management mengembangkan
strategi performance yang dapat memberikan informasi untuk strategic alignment,
merefleksikan prioritas perusahaan, dan mengarahkan untuk keberhasilan terhadap
pelaksanaan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
- Cross Functional Process Management
Cross functional process management merupakan sebuah proses dari pemikiran
dasar terhadap suatu area pada suatu perusahaan dan pembangunan di seluruh area
spesifik pada perusahaan. Cross functional process management berfokus terhadap proses
utama dimana membutuhkan dorongan dari beberapa area pendukung. Pada akhirnya,
23
pengelolaan yang baik terhadap cross functional process memungkinkan performance
tracking terhadap setiap functional dan titik lemah dari proses utama dapat diidentifikasi
dan diperbaiki.
- Change Management
Change management adalah prosedur, kebijakan, dan alat-alat yang dibentuk untuk
memantau aset perusahaan untuk memastikan bahwa perubahan yang tidak sah tidak akan
dilaksanakan. Hal ini juga menegaskan bahwa tersedianya database perubahan sehingga
perusahaan dapat dengan mudah memecahkan masalah.
- Procurement Management
Procurement management merupakan suatu kumpulan dari kebijakan dan prosedur
untuk mengelola proses dari prosedur tersebut. Procurement management tidak selalu
digambarkan bahwa seluruh prosedur terpusat pada satu lokasi, melainkan melibatkan
pengembangan terhadap kumpulan dari pengadaan kebijakan dan pengoperasian
procedure, pengelompokan terhadap informasi tentang kebutuhan, kontrak vendor, aset
data, industri informasi, dan kualifikasi skill procedure untuk memastikan dasar-dasar
yang dibutuhkan untuk mendapatkan biaya yang efektif secara benar. Selain itu,
pengadaan terpusat menjamin bahwa aturan dari standarisasi telah sesuai.
Tahap Monitoring :
- Quality Management
Quality management merupakan suatu proses untuk memastikan seluruh aktifitas
yang diperlukan untuk perancangan, pengembangan dan implementasi produk dan jasa
yang efektif dan efisien dengan loyalitas terhadap sistem dan performanya. Quality
management mencakup beberapa proses yang memungkinkan organisasi untuk dapat
memastikan kualitasnya. Beberapa diantaranya adalah quality planning, quality
assurance, quality control, quality audits dan quality surveilance. Sasaran dari quality
management adalah untuk menentukan kebijakan kualitas sistem, dan untuk menjelaskan
bagaimana suatu kebijakan dapat didefinisikan.
- Performance Data Management
Performance data management adalah suatu pelatihan untuk membantu perusahaan
mengerti tahap dari transform data menjadi informasi yang berarti dan didistribusikan ke
seluruh perusahaan. Lifecycle performance reporting process terdiri dari lima fase yaitu
pengumpulan data, ekstrasi data, integrasi data, pelaporan dan pendistribusian. Beberapa
kunci utama dari Performance reporting process termasuk mendapatkan buy-in dari
metode pengumpulan data, menentukan ruang lingkup dan menetukan secara jelas apa
24
yang akan didapatkan serta memanfaatkan kapabilitas pelaporan yang tersedia, dan
mengidentifikasi alat yang tepat untuk menginvestasi untuk memastikan data mana yang
akan digunakan.
Tahap Reporting :
- Project Performance Management
Project performance management adalah suatu disiplin ilmu untuk mengatur dan
mengelola sumber daya untuk memastikan suatu projek diselesaikan sesuai dengan ruang
lingkup yang ditetapkan. Project performance reporting termasuk proses dari
pengumpulan data dasar projek dan mendistribusikan performa informasi kepada
stakeholder. Implementasi project performance measurement memastikan
pengklarifikasian pelaporan tentang bagaimana suatu sumber daya digunakan untuk
mencapai tujuan atau sasaran dari proyek.
- Service Level Tracking Management
Service level merupakan suatu hal yang telah ditetapkan melalui service level
agreement (SLA) diantara komunitas user dengan IS departemen dan IS dengan penyedia
service external. Pada dasarnya ini merupakan suatu kontrak yang mulus yang
memberikan layanan khusus dimana IS akan menyerahkannya kepada end user berkaitan
dengan berbagai uptime, performance, dan resolusi kriteria masalah. Metrik yang
berkaitan dengan SLA diharuskan secara spesifik, terukur, dapat dipertanggung jawabkan
dan bermakna.
3. Technology
Tahap Defining :
- IT Cost Management
IT cost management adalah sebuah financial manajemen dari suatu jaringan yang
dapat diukur total biaya dari IT service secara teratur, membandingkan harga untuk
standar industri dan membuat keputusan atas perubahan yang mencakup finansial, tidak
hanya teknikal dan tujuan. Proses, kebijakan dan tools, secara berlanjut dan teratur
diaplikasikan untuk menandakan perkembangan dan mengoptimalkan pengeluaran.
Dengan IT cost management framework seperti TCO lifecycle management, menyediakan
teknologi refresh cycles yang dapat dibentuk dan diinvestasikan sehingga dapat
memverifikasi sebagai suatu dampak finansial positif dan umpan balik yang didapat dari
implementasi.
- Enterprise Policy Management
25
Enterprice policy management merupakan suatu pengelolaan pengguna
environment dimana suatu jaringan atau desktop administrator dapat mengontrol dengan
aturan berbasis logis, aplikasi, setting, network resource, database dan asset IT yang
dapat digunakan user. Environtment ini dijelaskan melalui userID dan belum tentu
terdapat spesifikasi mesin. Ini biasanya diimplementasikan melalui profile pengguna yang
disimpan dalam server dan disinkronisasikan dengan client device yang digunakan user
untuk login. Enterprise policy management menghalangi user untuk membuat perubahan
dalam sistem seperti memperkenalkan suatu software yang baru atau mengubah
pengaturan yang kemungkinan dapat terjadi konflik dengan sumber daya sistem lainnya.
Seperti yang diketahui, suatu environment yang dikelola mengontrol kemudahan dari
penggunaan sebuah desktop, menyediakan seperangkat aplikasi dan akses untuk
kelompok user atau individual. Dengan cara ini, pengguna diperuntukan hanya dengan
tools yang mereka telah latih dan kebutuhan untuk job yang dimiliki dan diyakinkan
bahwa perubahan dapat selalu dikelola. Proses ini diintegrasikan dengan sebuah sistem
management dan change management policy, dapat mengurangi service desk call dan hal-
hal yang tidak direncanakan serta membuat suatu platform yang lebih diprediksi untuk
peningkatan sistem.
Tahap Planning :
- Automated Asset Management
Sistem elektronik sangat menunjang life cycle driven asset process. Automated
asset management terdiri dari pengadaan sistem elektronik pendukung, inventory
automatis, dan penyimpanan data terpusat yang tersedia untuk bagian finansial,
administrasi, perencanaan secara teknikal, sistem administrator dan service desk.
Pengelolaan data dengan menggunakan asset manajemen sistem mencakup suatu contract
terms, hardware inventory, software inventory, accounting, catatan maintenance, change
history, support history dan teknikal dan finansial informasi lainnya.
- Systems Scalability
System scalability adalah sebuah teknologi infrastruktur yang secara logis dan fisik
dapat meningkatkan performa dan kapasitas secara berlanjut untuk mencapai
perkembangan secara rasional dan perubahan dari waktu ke waktu. Suatu scalable
arsitektur berisikan perencanaan strategis migrasi untuk perkembangan dan pertumbuhan
secara berkesinambungan. Komitmen untuk scalable arsitektur memungkinkan
peluncuran dari homogeneous hardware dan platform aplikasi yang menghubungkan
26
antara user dan departemen dengan kebutuhan pemrosesan yang berbeda sebagai
penyedia technical staff dengan platform umum yang mendukung.
- IS Training
IS Profesional Training merupakan hal yang sangat penting dalam mempersiapkan
IS staf yang dapat memberikan dukungan dan layanan kepada user untuk rencana dalam
bidang kepercayaan dan inisiatif implementasi dan solusi serta menyelesaikan masalah
user secara cepat dan efektif. IS profesional training harus dapat diperoleh dari seluruh
anggota staf dalam sistem, tools dan aplikasi yang digunakan dalam pekerjaannya.
Pelatihan harus mencakup pelatihan yang dipimpin oleh seorang instruktur, certification
course, seminar dan pelatihan berbasis komputer.
Tahap Executing :
- Data Integration Management
Data integration management adalah sebuah pelatihan untuk mendapatkan nilai
bisnis dari asset informasi melalui penggunaan secara efektif dari data manajemen
teknologi dan best practices. Kunci utama dari data integration management mencakup
data integration, data quality, database manajemen sistem, data warehousing dan
enterprise information management. Data integration management memungkinkan
sebuah organisasi untuk mengamankan secara tunggal, akurat meningkatkan pandangan
perusahaan terhadap key information.
- Systems Management
System management merupakan sebuah automated event management system yang
memproaktifkan dan mereaktifkan pemberitahuan operator sistem terhadap failures,
capacity issues, traffic issues, virus attack dan peristiwa yang tak terduga lainnya. Tools
memungkinkan pemantauan terhadap status sistem, pemberitahuan kepada pengguna, dan
pengiriman masalah. System management menyediakan sistem performance optimal,
resolution dari masalah dengan cepat dan meminimalisir kegagalan. Automated solution
dapat digunakan dalam membantu distribusi computing proses dan kebijakan untuk
performa dan deteksi dan koreksi kegagalan serta optimalisasi.
Tahap Monitoring :
- Business Intelligence Management
Business intelligence management merupakan suatu identifikasi, implementasi, dan
strategic aplikasi dari teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyediakan
akses, analisis data dan informasi mengenai kinerja dan performa suatu perusahaan. Hal
ini termasuk membuat sebuah proses untuk mendapatkan pengetahuan yang lebih
27
komprehensif terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis perusahaan dan
membantu perusahaan untuk membuat lebih baik dalam hal pengambilan keputusan
bisnis. Business intelligence management melibatkan identifikasi secara teliti mengenai
tools yang paling cocok digunakan dengan tipe bisnis perusahaan, sistem arsitektur
perusahaan, dan data kompleksitas. Diantara banyaknya tipe dari BI tools termasuk,
reporting tools, metadata tools, data warehouse tools, database/hardware tools, ETL
tools, dan OLAP tools.
Tahap Reporting :
- Scorecard / Dashboard Development
Scorecard/dashboard development merupakan suatu proses dari perencanaan,
identifikasi dan implementasi akses cepat untuk melihat bagaimana perkembangan suatu
organisasi dalam mencapai tujuan strategi. Scorecard/dashboard development adalah
suatu proses untuk men-display setiap aktifitas dari suatu perusahaan dengan upaya untuk
mencapai tujuan dalam hal visi dan strategi melalui serangkaian grafik, charts, gauges,
dan visual indikator lainnya yang dapat mengilustrasikan performance secara langsung.
Scorecard/dashboard development terdiri dari identifikasi actionable indicator, lead
indicator, peringatan dan batasan serta memungkinkan stakeholder untuk akses data
secara mudah.
2.4.4 Lifecycle Business Performance Management
Gambar 2.7 Lifecycle Business Performance Management
Lifecycle BPM merupakan implementasi sistematis dari strategi kinerja
perusahaan yang melibatkan seluruh unit bisnis, sistem, dan personil. Lifecycle BPM
merupakan urutan proses manajemen dan bila dikombinasikan akan mencapai pendekatan
yang lengkap untuk mengelola kinerja dari awal sampai akhir. Lifecycle BPM berfokus
28
pada semua area yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan, termasuk (Holman,
2009, hal. 4):
Karyawan
Departemen / Divisi
Proses
Keuangan
Program
Produk / Service
Proyek
Unit Bisnis / Tim
Lifecycle BPM meliputi pengintegrasian dokumen kunci ke dalam rencana kinerja,
menghubungkan kinerja dengan tujuan organisasi, menerapkan best practices,
mengidentifikasi metrik yang tepat, mengembangkan rencana untuk bertindak sesuai
dengan hasil yang ingin dicapai, meningkatkan secara bertahap pengetahuan dan kinerja
dari people, proses dan teknologi.
Lifecycle BPM terdiri dari lima tahap, yaitu (Holman, 2009, hal. 8):
1. Defining
Tahap defining merupakan sebuah tahapan dimana proses manajemen awal
dilakukan. Yang dilakukan pada tahap defining antara lain mengidentifikasi misi / tujuan,
perencanaan strategis, pengembangan lingkup kinerja dan pengembangan kinerja tim.
2. Planning
Fokus dari tahap planning merupakan sebuah tahapan untuk mengevaluasi hal
yang perlu disiapkan untuk membangun sebuah sistem BPM. Tahap ini merupakan tahap
dimana suatu perusahaan mendapatkan persetujuan dari karyawan untuk menjadi
performa inisiatif dan menempatkan pola pikir karyawan ke dalam performa pola pikir
tingkat tinggi. Tahap ini juga mencakup informasi-informasi dasar mengenai performance
saat ini dan menetapkan tujuan yang ingin dicapai, identifikasi proses yang akan
mendorong keberhasilan dan memastikan keberhasilan implementasi performance
management melalui pelatihan.
3. Executing
Tahap executing merupakan sebuah tahapan yang melibatkan pelaksanaan
kegiatan yang telah direncanakan yang dijelaskan dalam tahap defining dan planning. Di
tahap ini dikembangkan metrik, dilakukan penyesuaian kinerja untuk tujuan organisasi,
mengidentifikasi proses cross fungsional, dan mengintegrasikan data.
29
4. Monitoring
Tahap monitoring merupakan sebuah tahapan untuk memonitor kinerja di semua
area organisasi. Tahap ini memastikan bahwa indikator-indikator kunci dan thresholds
dapat diterima dan menerapkan karakteristik yang berkualitas. Pada tahap ini
dikembangkan perencanaan manajemen, identifikasi terhadap kualitas dari data metrik,
memeriksa informasi supply chain dan meningkatkan proses.
5. Reporting
Tahap reporting merupakan suatu tahap yang penting dari inisiatif performance
management. Tahap ini merupakan tahap dimana tim analis performance management
mencari dan mengintegrasikan sistem, perusahaan dan performa individu kepada para
stakeholder. Tahap reporting merupakan tahap akhir dalam lifecycle BPM, tetapi dalam
banyak kasus tahap ini merupakan tahap pertama dalam pengambilan keputusan. Tahap
ini mengarahkan proses pelaporan performa, business intelligence tools, perkembangan
performa strategis, SLAs, dashboard dan scorecard dan kepuasan pelanggan.
2.4.5 BPM Arsitektur
Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 112), sistem arsitektur BPM
menunjuk baik dalam rancangan logis dan fisik dari suatu sistem. Desain logis
memerlukan elemen fungsional dari sistem dan interaksi. Desain fisik menentukan
bagaimana desain logis sebenarnya diimplementasikan dan disebarkan disatu set spesifik
teknologi seperti web browser, komunikasi protokol, database, dan sejenisnya. Dari sudut
pandang fisik, setiap Solusi BPM atau implementasi mungkin cukup kompleks. Dari
sudut pandang logis, solusi biasanya cukup sederhana. Secara logika, sebuah sistem BPM
terdiri dari tiga dasar bagian atau lapisan (lihat Gambar 2.8), yaitu :
Gambar 2.8 BPM Logical System Architecture
30
Sumber : (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 113)
BPM Application
Lapisan ini mendukung proses BPM yang digunakan untuk mengubah interaksi user
dan sumber data menjadi anggaran, rencana, perkiraan, laporan dan analisis. Aplikasi
khusus yang digunakan dari satu implementasi BPM ke tahap selanjutnya yang digunakan
dari organisasi ke organisasi, tergantung pada kebutuhan. Setiap solusi BPM harus
fleksibel dan cukup extensible untuk memungkinkan organisasi untuk mencari atau
menemukan jalan sendiri, termasuk pengambilan keputusan tentang aplikasi yang akan
digunakan.
Information Hub.
Kebanyakan sistem BPM memerlukan data dan informasi dari varietas
dari sumber sistem (misalnya, ERP atau sistem CRM). Data dan informasi dapat
diakses dalam beberapa cara. Namun, dalam sebuah sistem BPM yang dirancang dengan
baik, data dari sistem ini biasanya dipetakan dan disimpan di lokasi sentral (tengah),
biasanya data warehouse atau data mart.
Source systems
Lapisan ini mewakili semua sumber data yang berisi informasi yang menjadi pusat
informasi BPM. Untuk perusahaan yang besar, hal ini akan mencakup financial dan data
operasional lainnya dari berbagai sistem perusahaan. Menyelesaikan solusi juga akan
mengakses informasi eksternal utama, seperti tren industri dan kecerdasan dari
kompetitor untuk memberikan konteks yang lebih dalam dan wawasan kinerja
perusahaan.
Terkadang sumber data diakses secara langsung dengan menggunakan aplikasi BPM.
Biasanya, ekstraksi, transformasi, dan load (ETL) aplikasi, suatu perusahaan, atau
Layanan Web digunakan untuk memindahkan atau menghubungkan data ke pusat
informasi (information hub).
2.5 Critical Success Factor (CSF)
Critical success factor merupakan suatu analisa strategi yang membantu manager
untuk mencapai tujuan perusahaan dan memahami faktor-faktor yang akan
mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian tujuan.
Critical success factor (CSF) menggambarkan hal-hal yang harus unggul dalam
perusahaan agar perusahaan tersebut menjadi sukses dalam area pasar. Untuk sebuah
31
perusahaan yang berfokus pada produk, kualitas produk dan inovasi produk merupakan
contoh CSF perusahaan tersebut (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 88).
2.6 Key Performance Indicator (KPI)
Key Performance Indicator (KPI) merupakan metric finansial atapun non-
finansial yang digunakan untuk membantu perusahaan menentukan dan mengukur
kemajuan performance terhadap sasaran perusahaan. Pendapat tersebut diperkuat oleh
Eckerson (2011, hal. 201), dimana Key performance indicator (KPI) adalah indikator
kinerja yang memiliki dampak besar pada bisnis.
Menurut Mabey & Mabey (2011), Key performance indicator (KPI) adalah suatu
istilah yang dikenal dalam ilmu komputer dimana diartikan sebagai suatu pendekatan
untuk mengukur kinerja atau performa perusahaan. KPI digunakan untuk membantu
mengelola atau mengatur kompleksitas untuk meningkatkan performa perusahaan.
Menurut Parmenter (2010), Key performance indicator (KPI) adalah sebuah
pengukuran yang berfokus pada aspek-aspek kritis yang mencerminkan performa
organisasi demi kesuksesan organisasi di masa kini dan masa yang akan datang.
Gambar 2.9 Empat Tipe Pengukuran PerformaSumber : (Parmenter, 2010)
Pada gambar 2.9 ditunjukkan empat tipe pengkuran performa, yaitu:
1. Key Result Indicator (KRI): menunjukkan apa yang telah dilakukan pada CSF. KRI
bisa dilihat lewat kepuasan pelanggan, keuntungan bersih sebelum pajak, keuntungan
pelanggan, kepuasan karyawan, return on capital employed. KRI akan menuntun
pada PI.
2. Result Indicator (RI): menunjukkan apa yang telah dilakukan.
3. Performance Indicator (PI): menunjukkan apa yang harus dilakukan. PI selanjutnya
akan menuntun pada KPI.
4. KPI: menunjukkan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan performa secara
dramatis.
32
Performance indicator memiliki enam atribut utama yang digambarkan pada
gambar 2.10, yaitu (Eckerson, 2011, hal. 202):
1. Value
Sebuah performance metric berisi nilai aktual atau angka yang mewakili pengukuran
kinerja. Garis tebal dalam gambar 2.10 mewakili total penjualan setiap bulan. Idealnya,
jika pengguna memindahkan kursor di atas titik di garis, grafik akan muncul nilai
numerik yang sebenarnya untuk penjualan selama periode tersebut.
Gambar 2.10 Contoh Performance Metric (Sales Performance Chart)Sumber : (Eckerson, 2011, hal. 203)
2. Time frame
Performance metrics memiliki time frame dimana performance metrics diukur.
Sebuah time frame mencakup tanggal akhir ketika target harus dicapai dan tanggal jeda
yang digunakan untuk mengukur kemajuan sepanjang jalan.
3. Benchmark
Sebuah performance metric membandingkan nilai aktual dengan beberapa patokan
atau data dasar. Sebuah patokan yang paling umum adalah hasil dari periode yang sama
tahun sebelumnya (tahun lalu).
4. Target
Setiap metrik dikaitkan dengan target yang telah ditetapkan oleh para eksekutif
dalam perencanaan atau sesi penganggaran. Target tersebut merupakan tujuan yang nyata
dalam konteks brenchmark tersebut.
5. Ranges
Target dikelompokan menjadi rentang dalam kinerja, biasanya “melebihi target”,
“sesuai target”, atau “kurang dari target”. Rentang tersebut umumnya berdasarkan
persentase, walaupun aturan-aturan yang kompleks juga dapat dipakai. Contohnya,
kinerja dengan 5 persen di atas target dapat disebut “melebihi target”, sementara kinerja
33
dengan persentase 5 persen dan target 5 persen disebut “sesuai target”, dan kinerja
dengan 5 persen di bawah target disebut “kurang dari target”.
Kebanyakan tim metrik menerapkan tiga atau empat rentang untuk setiap metrik,
meskipun beberapa harus mengajukan permohonan lagi. Sebagai contoh, operasi
departemen kereta api AS memiliki 16 kisaran setiap metrik. Budaya organisasi
tampaknya menjadi faktor terbesar dalam menentukan jumlah rentang. Kebanyakan
eksekutif dan manajer baik-baik saja dengan tiga atau empat, sementara insinyur dan staf
operasi lebih suka lebih.
6. Visual Encodings
Pada akhirnya, dashboard secara visual menampilkan hasil rentang kinerja sehingga
dapat terlihat seberapa dekat atau jauh target tercapai. Kebanyakan metrik mengkodekan
rentang menggunakan lampu lalu lintas: hijau, kuning, dan merah. Grafik menunjukkan
bagaimana target dan rentang berubah dengan persentase yang stabil dari setiap periode.
2.7 Analisis Strength, Weakness, Opportunities, Threat (SWOT)
Analisis SWOT adalah suatu metode perencanaan strategis untuk mengevaluasi
strength, weakness, opportunities, dan thread. Dalam suatu perusahaan untuk spekulasi
bisnis. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk
merumuskan strategi perusahaan (Rangkuti, 2004). Analisis SWOT memaksimalkan
strengths dan opportunities dari perusahaan dan secara bersamaan meminimalisir
weakness dan threats yang ada pada perusahaan.
2.8 Activity Diagram
Activity diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan alur kerja dari
sebuah perusahaan. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 141), activity
diagram adalah sebuah diagram alur kerja sederhana yang menjelaskan tentang aktivitas
sejumlah user (atau system), orang yang melakukan setiap aktivitas, dan alur sekuensial
dari aktivitas-aktivitas tersebut. Contoh activity diagram dapat dilihat pada gambar 2.11.
34
Gambar 2.11 Contoh Activity DiagramSumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 142)
2.9 Use Case Diagram
Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan bentuk interaksi antara
user dengan sistem. Pendapat tersebut diperkuat dengan pendapat Satzinger, Jackson, &
Burd (2010, hal. 242), dimana use case diagram adalah diagram untuk menunjukkan
berbagai peran pengguna dan bagaimana peran pengguna tersebut dalam menggunakan
sistem.
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 245), ada relationship pada use
case diagram yang disebut dengan:
<<include>> relationship atau <<uses>> relationship
Seringkali pada saat pengembangan sebuah use case diagram, satu use case
mungkin menggunakan service dari use case lain. Contoh <<include>> relationship
dapat dilihat pada gambar 2.12.
35
Gambar 2.12 <<include>> relationshipSumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 247)
Untuk menjelaskan detil use case diagram, dibutuhkan use case description. Use
Case Description adalah deskripsi yang berisi daftar rincian proses untuk use case
(Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 171).
Tingkat kedetailan dari sebuah use case description, yaitu:
1. Brief Description
Brief description adalah use case description yang penjelasannya paling simple.
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 172), Brief description dapat digunakan
untuk use case yang sangat sederhana, khususnya ketika sistem yang akan dikembangkan
itu masih kecil. Sebuah use case sederhana biasanya akan memiliki skenario tunggal dan
sangat sedikit. Contoh Brief Description dapat dilihat pada gambar 2.13 yang berisi
penjelasan singkat mengenai “Create New Order Description”.
Gambar 2.13 Brief Description “Create New Order Description”Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 172)
36
2. Intermediate Description
Intermediate description adalah use case description yang penjelasannya lebih detail
dibandingkan dengan brief description. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal.
172), intermediate description mengembangkan brief description untuk menyertakan alur
internal kegiatan untuk use case. Jika ada beberapa skenario, masing-masing aliran
kegiatan dijelaskan secara individual. Kondisi exception dapat didokumentasikan jika
dibutuhkan. Contoh intermediate description dapat dilihat pada gambar 2.14 dan gambar
2.15 yang berisi penjelasan mengenai “Order Clerk creates telephone order” dan
“Customer creates Web Order”.
Gambar 2.14 Contoh intermediate description “Order Clerk creates telephone order”Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 172)
Gambar 2.15 Contoh intermediate description “Customer creates Web Order”Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 173)
37
3. Fully Developed Description
Fully developed description adalah use case description yang penjelasannya lebih
detail dibandingkan dengan intermediate description. Menurut Satzinger, Jackson, &
Burd (2010, hal. 173), fully developed description merupakan metode yang paling formal
untuk mendokumentasikan sebuah use case. Meskipun dibutuhkan sedikit lebih banyak
pekerjaan untuk mendefinisikan semua komponen pada tingkat ini, metode ini adalah
metode yang paling disarankan untuk menggambarkan aliran internal kegiatan untuk use
case.
Pada fully developed description, ada kolom preconditions dan postconditions.
Preconditions mengidentifikasi keadaan sistem yang digunakan sebelum memulai use
case (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 174). Postconditions mengidentifikasi
keadaan apa yang akan terjadi setelah selesainya use case (Satzinger, Jackson, & Burd,
2010, hal. 175). Contoh Fully Developed Description dapat dilihat pada gambar 2.16
yang menjelaskan use case “Customer creates Web Order”.
38
Gambar 2.16 Contoh Fully Developed Description “Customer creates Web Order”Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 174)
2.10 Sequence Diagram
Sequence Diagram adalah diagram yang menggambarkan kejadian secara
berurutan. Pendapat tersebut diperkuat oleh Bennett, McRobb, & Farmer (2006, hal. 253),
sequence diagram menunjukan interaksi antara objek yang diatur berdasarkan urutan
39
waktu. Sequence diagram dapat digambarkan dalam berbagai detail level yang berbeda
untuk memenuhi tujuan yang berbeda-beda pula dalam daur hidup pengembangan sistem.
Aplikasi dari sequence diagram adalah untuk merepresentasikan detail interaksi
objek yang terjadi untuk satu use case atau satu operasi. Ketika sequence diagram
digunakan untuk memodelkan perilaku dinamis dari sebuah use case dapat dilihat sebagai
spesifikasi rinci use case tersebut. Analisis sequence diagram biasanya tidak termasuk
objek desain. Setiap sequence diagram harus diberikan frame dengan menggunakan
notasi sd yang merupakan kependekan dari sequence diagram. Contoh sequence diagram
dapat dilihat pada gambar 2.17.
Gambar 2.17 Contoh Sequence DiagramSumber : (Bennett, McRobb, & Farmer, 2006)
2.11 Storyboard
Storyboard adalah suatu rangkaian narasi atau gambar yang digunakan untuk
menunjukkan bagaimana cara kerja suatu interface. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd
(2010), storyboard adalah teknik yang digunakan untuk mendokumentasikan rancangan
dialog dengan menunjukan urutan sketsa dari tampilan layar.
40
2.12 User Interface
User Interface adalah tampilan yang membantu user agar dapat berinteraksi
dengan sistem. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 531), user interface
adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi pengguna untuk
menciptakan input dan output.
2.13 Navigation Diagram
Navigation diagram merupakan suatu low level arsitektur diagram yang digunakan
untuk menggambarkan navigasi komponen-komponen secara keseluruhan yang terdapat
pada suatu aplikasi. Pendapat tersebut diperkuat oleh Mathiassen, Madsen, Nielsen, &
Stage (2000), dimana navigation diagram adalah jenis diagram yang fokus kepada
tampilan tatap muka pengguna secara keseluruhan. Navigation diagram menunjukkan
window apa saja yang terdapat pada sebuah aplikasi serta menunjukkan transisi
perpindahan antar window.
2.14 Dashboard
2.14.1 Pengertian Dashboard
Dashboard adalah sebuah tampilan visual yang menampilkan indikator dalam
bentuk gambar atau angka. Hal tersebut juga seperti yang disampaikan oleh Few (2006,
hal. 27), dimana dashboard adalah sebuah jenis tampilan, bentuk presentasi. Fokus yang
penting adalah merancang dashboard untuk berkomunikasi. Hal tersebut juga diperkuat
oleh Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 276), dashboard adalah presentasi visual
data kritikal (penting) untuk para eksekutif. Dashboard memungkinkan eksekutif untuk
melihat hot spot di hitungan detik dan mengeksplorasi situasi tersebut. Contoh dashoard
dapat dilihat pada gambar 2.18.
41
Gambar 2.18 Contoh DashboardSumber : (Few, 2006, hal. 19)
2.14.2 Poin Penting Dashboard
Dashboard merupakan tampilan visual. Informasi pada dashboard disajikan
secara visual, biasanya berupa kombinasi teks dan grafis, tetapi lebih penekanan pada
grafis. Dashboard yang sangat grafis lebih dapat berkomunikasi dengan efisiensi yang
lebih tinggi dan lebih beraneka ragam daripada makna teks saja. Poin – poin penting
dashboard antara lain (Few, 2006, hal. 26) :
a. Dashboard menampilkan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai suatu
pencapaian.
b. Dashboard termuat di layar satu komputer. Informasi yang ditampilkan pada
dashboard harus muat pada satu layar sehingga semua informasi pada dashboard bisa
dilihat sekaligus. Jika harus scroll untuk melihat semua informasi, itu telah melanggar
batasan dashboard. Jika pengguna harus beralih dari satu layar ke layar selanjutnya untuk
melihat semua informasi, pengguna harus membuat penggunaan menggunakan multiple
dashboard. Tujuannya adalah untuk memiliki dan menyediakan informasi yang paling
penting dan mudah untuk dibaca sehingga pengguna dapat dengan cepat menyerap apa
yang perlu diketahui.
c. Apakah informasi harus ditampilkan di web browser? Web browser mungkin
menjadi media terbaik untuk sebagian besar dashboard yanng menampilkan informasi
saat ini, tapi itu bukan satu-satunya media yang dapat digunakan, dan itu mungkin tidak
42
menjadi media terbaik untuk 10 tahun mendatang. Apakah informasi yang ditampilkan
akan terus-menerus diperbarui secara real time? Jika sedang memantau lalu lintas dengan
menggunakan dashboard, pengguna harus segera menindaklanjuti bila ada sesuatu yang
salah. Di sisi lain, jika membuat keputusan strategis tentang bagaimana meningkatkan
penjualan, dapat menggunakan sebuah snapshot dari informasi dari malam sebelumnya,
atau bahkan mungkin akhir bulan lalu.
d. Dashboard digunakan untuk memonitor informasi dengan cepat. Terlepas dari
kenyataan bahwa hampir semua informasi dapat ditampilkan dalam dashboard, ada
setidaknya satu karakteristik yang menggambarkan hampir semua informasi yang
ditemukan dalam dashboard itu ditampilkan dalam bentuk ringkasan. Hal ini karena
biasanya orang tidak dapat memantau dalam sekejap semua rincian yang diperlukan
untuk mencapai tujuan orang tersebut. Dashboard harus menunjukkan dengan cepat
bahwa ada sesuatu yang perlu diperhatikan dan mungkin memerlukan tindakan.
Dashboard melakukan pekerjaan utamanya yaitu memberitahu dengan cepat bahwa harus
ada tindakan.
Itulah poin-poin penting dari dashboard. Beberapa definisi yang membantu
dashboard melakukan pekerjaan mereka secara efektif adalah :
Dashboard memiliki mekanisme tampilan kecil, ringkas, jelas, dan intuitif.
Tampilan mekanisme yang jelas menyatakan pesan tanpa mengambil banyak ruang yang
diperlukan, sehingga seluruh pengumpulan informasi akan masuk ke dalam properti yang
terbatas dalam satu layar.
Informasi pada dashboard harus disesuaikan secara khusus untuk kebutuhan yang
diberikan seseorang, kelompok, atau fungsi, jika tidak, tidak akan mencapai tujuan.
2.14.3 Tiga Belas Kesalahan Umum yang Terjadi Pada Saat Merancang Dashboard
Tiga belas kesalahan umum yang terjadi pada saat merancang sebuah dashboard
antara lain (Few, 2006, hal. 38) :
1. Melebihi batasan satu layar
2. Menyediakan konteks yang tidak memadai untuk data
3. Menampilkan detil yang berlebihan atau presisi
4. Memilih ukuran defisiensi
5. Memilih tampilan media yang tidak sesuai
6. Memperkenalkan berbagai makna atau arti yang tidak berguna
7. Menggunakan media display yang dirancang dengan buruk
8. Pengkodean data kuantitatif tidak akurat
43
9. Menggunakan data yang kurang baik
10. Highlighting data penting yang tidak efektif
11. Mengacaukan layar dengan dekorasi yang tidak bermutu
12. Menyalahgunakan atau menggunakan terlalu banyak warna
13. Merancang sebuah tampilan visual yang tidak menarik
2.15 Kerangka Pikir
Untuk memberikan pemahaman tentang konsep penelitian, maka dibuatlah
kerangka pikir yang dapat dilihat pada gambar 2.19. Penelitian dimulai dari studi pustaka
untuk memahami konsep pembangunan Business Performance Management, kemudian
dilanjutkan dengan pengumpulan data. Dari sana dilakukan analisis strategi dan
lingkungan. Dari hasil analisis tersebut dilakukan pembangunan Business Performance
Management yang terdiri dari tahap defining, planning, executing yang merupakan
pembangunan sistem Business Performance Management, monitoring dan terakhir
reporting.
Gambar 2.19 Kerangka Pikir