UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO GERAL
THATIANI CRISTINA DE SOUZA
PROPOSTA DE FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS PARA ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DA EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA SOTEPA
São José 2007
THATIANI CRISTINA DE SOUZA
PROPOSTA DE FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS PARA ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DA EMPRESA:
UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA SOTEPA
Trabalho de Conclusão de Curso – projeto de aplicação –
apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de
Bacharel em Administração da Universidade do Vale do
Itajaí.
Professor Orientador: Carolina Gomes Costa Masselli
São José
2007
THATIANI CRISTINA DE SOUZA
PROPOSTA DE FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS PARA ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DA EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA SOTEPA
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final
pela Coordenação do Curso de Administração – Habilitação Geral da Universidade do Vale
do Itajaí, em 30 de Julho de 2007.
Prof (a) MSc.Luciana Merlin Bervian Univali – CE São José
Coordenador (a) do Curso
Banca Examinadora:
Prof (a) MSc. Carolina Gomes Costa Masselli
Univali – CE São José Professora Orientadora
Prof MSc.Dr. Amarildo Kanitz
Univali – CE São José Membro
Prof MSc Dr. Rosalbo Ferreira
Univali – CE São José Membro
iii
Dedico este trabalho aos meus pais, Francisco
Mariano de Souza e Maria das Graças de Souza,
minhas irmãs Maria Hemília de Souza, Maria Gabriela
de Souza e (Márcia Regina de Souza “in memórian”),
ao meu irmão Francisco Carlos de Souza e ao meu
esposo Marcio Donisete Guanabara e as demais pessoas
que estiveram comigo nessa trajetória.
iv
Ao concluir este estudo, é de suma importância agradecer
primeiramente a Deus, à instituição de ensino Univali, a coordenadora
Luciana Merlin.
A empresa SOTEPA, pelo apoio e carinho que me deu desde o
início, aos meus chefes, pela acolhida e disponibilidade em responder às
informações solicitadas, sem as quais este trabalho não poderia ser
realizado.
A minha orientadora professora Dr. Carolina Masseli que, através
de sua disponibilidade e orientações, estimulou continuamente a
pesquisa, possibilitando que este trabalho chegasse a bom termo.
A todos os professores que atuaram durante o curso e que, através
do conhecimento transmitido, formaram uma base conceitual para
desencadear o estudo.
De forma especial, as amigas Rosemeri, Elza, Odinéia, Luciane,
Alexandro e Ademar pela amizade e compreensão.
Aos nossos colegas e amigos de classe, cujo entrosamento
propiciou o aprendizado coletivo.
Aos colegas de trabalho, pelo apoio e ajuda durante essa fase de
minha vida.
Ao meu cunhado Alexandro e amiga Luciane.
À minha família que desde o início do curso me deram apoio,
principalmente meus pais Francisco Mariano e Maria das Graças pelo
incentivo e força na conclusão deste trabalho.
Ao meu esposo que soube com toda a paciência estar ao meu lado
me dando força nos momentos mais difíceis.
Quero agradecer de coração, a todas as pessoas que direta ou
indiretamente, contribuíram para a concretização deste trabalho.
v
"Pros erros há perdão; pros fracassos, chance; pros
amores impossíveis, tempo. De nada adianta
cercar um coração vazio ou economizar alma. O
romance cujo fim é instantâneo ou indolor não é
romance. Não deixe que a saudade sufoque, que a
rotina acomode, que o medo impeça de tentar.
Desconfie do destino e acredite em você. Gaste
mais horas realizando que sonhando, fazendo que
planejando, vivendo que esperando, porque
embora quem quase morre esteja vivo, quem
quase vive já morreu."
Luis Fernando Veríssimo
vi
RESUMO
O objetivo deste trabalho é implantar ferramentas administrativas para organizar os documentos da empresa SOTEPA. Trata-se do sistema de arquivamento de muitos papéis utilizados no dia a dia do profissional, o que implicou na reestruturação do leiaute e de um manual de procedimentos. Ao elaborar as ferramentas, os acervos foram catalogados, ordenados e classificados de modo que possibilitasse a padronização e a sistematização dos referidos acervos. Para tanto, a pesquisa caracteriza-se como um projeto de aplicação, à medida que tentou propor alternativas técnicas que permitem organizar o arquivo e facilite o manuseio dos documentos pelos empregados. Com intuito de enriquecer o trabalho, foi realizada, ainda, uma pesquisa bibliográfica, em que os autores ajudam a encontrar o melhor sistema de arquivamento para empresa. Além disso, a abordagem deste estudo é de natureza descritiva, exploratória, estudo de caso e qualitativa. Sendo assim, a implantação das ferramentas, amplia os recursos e competências necessárias para o enfrentamento de desafios organizacionais. Palavras-chave: Ferramentas Administrativas; Acervos; Arquivo
vii
ABSTRACT
SUMMARY The objective of this work is to implant administrative tools to organize documents of company SOTEPA. The day of the professional is about the filling system of many papers used in the day, what it implied in the reorganization of leiaute and a manual of procedures. When elaborating the tools, the quantities had been catalogued, commanded and classified in way that made possible the standardization and the systematization of the related quantities. For in such a way, the research is characterized as an application project, to the measure that tried to consider alternatives techniques that allow to organize the archive and facilitates the manuscript of documents for the employees. With intention to enrich the work, it was carried through, still, a bibliographical research, where the authors help to find optimum system of filling for company. Moreover, the boarding of this study is of descriptive, exploratória nature, qualitative study of case and. Being thus, the implantation of the tools, extends the resources and necessary abilities for the confrontation of organizacionais challenges. Word-key: Administrative tools; Quantities; Archive
viii
Lista de ilustrações
Figura 1 – Hierarquia das necessidades de Maslow ........................................................... 12
Figura 2 – As principais teorias administrativas ................................................................. 13
Figura 3- Métodos de Aquivamento .................................................................................... 32
Figura 4- Arquivo técnico atual ........................................................................................... 45
Figura 5- Levantamentos dos documentos .......................................................................... 46
Figura 6- Mudanças ............................................................................................................. 47
Figura 7- Alterações no leiaute ............................................................................................ 48
Figura 8 – Novo leiaute ....................................................................................................... 49
Quadro 1 – Vantagens e desvantagens do uso dos manuais ................................................ 23
Quadro 2- Etapas das informações restritas ........................................................................ 30
Quadro 3- Métodos de Aquivamento .................................................................................. 33
Quadro 4- Tabela de temporalidade .................................................................................... 35
ix
Lista de tabelas
Tabela 1 – Numeração dos materiais ................................................................................... 50
Tabela 2 – Codificação dos materiais .................................................................................. 51
Tabela 3 – A busca no computador ..................................................................................... 51
Anexos
Anexo A – Fotos das Obras ................................................................................................. 61
Anexo B – Organograma da empresa .................................................................................. 62
Anexo C – Fotos da pesquisa .............................................................................................. 63
x
SUMÁRIO Resumo ................................................................................................................................................................. vii
Abstract ............................................................................................................................................................... viii
Lista de ilustrações ............................................................................................................................................... ix
Listas de tabelas ..................................................................................................................................................... x
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 1
1.1 DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA .................................................................................... 3
1.2 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 3
1.2.1. Objetivo geral ................................................................................................................... 3
1.2.2. Objetivos específicos ....................................................................................................... 3
1.3 JUSTIFICATIVA ....................................................................................................................... 4
1.4 APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO .................................................................................. 5
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................................... 6
2.1 AS ORGANIZAÇÕES E AS ABORDAGENS .................................................................................. 6
2.2 ABORDAGENS CLÁSSICAS DA ADMINISTRAÇÃO ..................................................................... 8
2.3 FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR ............................................................................................. 13
2.3.1. Planejamento .................................................................................................................. 14
2.3.2. Organizações .................................................................................................................. 14
2.3.3. Direção ........................................................................................................................... 16
2.3.4. Controle ......................................................................................................................... 16
2.4 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS (OSM) ................................................................... 17
2.5 FERRAMENTAS DE OSM ..................................................................................................... 18
2.5.1. Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT)................................................................... 18
2.5.2. Formulário ...................................................................................................................... 19
2.5.3. Manual ............................................................................................................................ 21
2.5.4. Leiaute ............................................................................................................................ 23
2.5.5. Arquivo ........................................................................................................................... 28
2.5.6. Classificação ................................................................................................................... 29
2.5.7. Descrição ........................................................................................................................ 34
2.5.8. Ordenação e codificação ................................................................................................. 35
2.5.9. Microfilmagem ............................................................................................................... 36
xi
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO .......................................................................................... 38
3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA .......................................................................................... 38
3.2 COLETA E TRATAMENTO DE DADOS: .................................................................................... 40
4 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ............................................................................. 41
5 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS ......................................................................... 45
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................. 53
6.1 SUGESTÕES PARA NOVOS TRABALHOS ................................................................... 54
REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 56
APÊNDICES ........................................................................................................................... 60
ANEXOS ................................................................................................................................. 61
1 INTRODUÇÃO
Desde a antiguidade o homem vem tentando organizar seus pensamentos, métodos,
sociedade, enfim, dentre as mais variadas atividades. Este entendimento começou desde a Pré-
História, quando o homem se comunicava através de desenhos feitos nas paredes das
cavernas. A escrita foi elaborada e criada somente na antiga Mesopotâmia através de placas
de barro, onde cunhavam esta escrita. Os egípcios antigos também desenvolveram a escrita
quase na mesma época que os Sumérios, os quais falavam sobre a vida dos faraós nas paredes
internas das pirâmides.
A Roma Antiga também deu sua contribuição organizacional através do alfabeto
romano que posteriormente, passando por algumas modificações, gerou o estilo de escrita
denominado uncial e foi utilizado na escritura de Bíblias. Registros mais recentes, mais
precisamente no século XV, destacam alguns eruditos italianos, incomodados com os
alfabetos e os estilos muito complexos de escrita, criaram um novo estilo. Em 1522, o
italiano Lodovico Arrighi, foi o responsável pela publicação do primeiro caderno de
caligrafia. Foi ele quem deu origem ao estilo que hoje denomina-se itálico. Com o passar do
tempo outros cadernos também foram impressos, sendo gravados em chapas de cobre. Foi
deste processo que se originou a designação de escrita calcográfica.
Com isso nota-se que a importância da escrita para a história e para a conservação de
registros foi o primeiro passo para permitir o armazenamento e a propagação de informações
não somente entre indivíduos, mas também por gerações.
Dessa forma, Chiavenato (2000) ensina que há uma necessidade de reorganizar as
empresas, que crescem, não apenas em tamanho, mas também em papéis e documentos
escritos que são movimentados de forma contínua em seus setores. Sendo assim, somente a
informação contida nos documentos não basta. É muito importante uma correta organização
destes documentos a fim de ajudar os gestores a avaliar suas decisões, embasados em
informações de fácil acesso e sobretudo consistentes para uma correta tomada de decisão.
Essas informações são oriundas das atividades funcionais das organizações, que são
registradas em documentos fiscais, trabalhistas, administrativo e técnico, as quais definem
questões imprescindíveis para a empresa, ao documentar sua memória histórico-cultural.
(VALENTIM, 1997)
2
Nesse sentido, a documentação das empresas deve ser armazenada à medida que possa
ser utilizada pelas empresas e que facilite a operacionalização dos processos organizacionais.
O arquivo da SOTEPA, entretanto, foi escolhido a partir da necessidade da empresa,
organizar os documentos de forma lógica e racional para facilitar a procura dos mesmos,
visando a um melhor desenvolvimento de sua rotina, pois, o processo de arquivamento é
importante e precisa ser gerenciado a todo o momento.
Dentro deste contexto em que se insere o presente trabalho, a proposta deste estudo é
ajudar a desenvolver uma ferramenta para a organização dos documentos, disponibilizando
essas informações de maneira rápida e precisa para todos os colaboradores da organização.
3
1.1 Descrição da situação problema
A empresa SOTEPA, objeto do presente estudo, caracteriza-se como uma empresa de
consultoria, especializada em projetos e serviços de engenharia, atuando desde 1972 nas áreas
rodoviárias, aeroportuárias, de saneamento, abastecimento de água, meio ambiente, contenção
e estabilização de encostas, obras de arte especiais, túneis, sondagens geológicas,
levantamento topográfico, cadastro técnico multi-finalitário, estudos de viabilidade técnico-
econômica, planos diretores e planejamento em geral, dando maior ênfase na área rodoviária.
Por meio de um diagnóstico realizado na disciplina de estágio I, percebeu-se a
importância de organizar os documentos do arquivo, para facilitar o alcance das informações
por todos os colaboradores da empresa e garantir a operacionalização dos processos da
SOTEPA.
Segundo Souza (apud Paes, 1997, p.19), o “arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.
Nesse sentido, houve a necessidade de criar uma ferramenta para ser utilizado
diariamente na empresa, para orientar a consulta e determinar com exatidão quais são e onde
estão os documentos guardados para que seus colaboradores possam buscar de maneira
rápida, precisa e de fácil compreensão.
O trabalho, portanto, tem o objetivo de propor a utilização de ferramentas
administrativas para organizar os documentos da empresa SOTEPA.
1.2 Objetivos
1.2.1. Objetivo geral
Propor a utilização de ferramentas administrativas para organizar os documentos da
empresa SOTEPA.
1.2.2. Objetivos específicos
• Descrever o leiaute do arquivo;
• Apontar as deficiências/ problemas do leiaute do arquivo;
• Identificar as melhorias do leiaute;
4
• Identificar e ordenar os documentos;
• Escolher o método de codificação dos documentos;
• Elaborar o manual de identificação dos documentos.
1.3 Justificativa
O interesse em estudar um manual para a empresa SOTEPA, surgiu devido à aplicação
de um instrumento de diagnóstico e das dificuldades encontradas no dia a dia. E uma dessas
dificuldades era a localização desses materiais e a outra, as dependências físicas do setor de
arquivo, que se encontrava com o espaço insuficiente, com certa insalubridade, pois em geral,
todos os arquivos são guardados pela empresa para serem utilizados como consulta para a
realização de outros projetos.
Medeiros (1999) afirma que os arquivos são depósitos de papéis velhos que não se
utilizam mais, mas são arquivados por tradição, porque algum dia esse documento pode ser
útil para dar informações desejadas.
Devido às dificuldades encontradas no arquivo da empresa, este projeto vem
viabilizar a construção de ferramentas para facilitarem eventuais consultas com maior rapidez
e exatidão. Dessa forma, não será eliminado nenhum documento, apenas serão classificados e
organizados de uma forma lógica e sistemática para permitir o acesso facilitado aos mesmos.
Atualmente, o arquivo funciona numa área 18,97 m², contendo volumes de projeto,
originais de projeto, normas técnicas, literatura técnica, propostas e editais, originais de
proposta e editais, dentre outros. São armazenadas em prateleiras de madeira, algumas com
altura menor que 297 cm.
Contudo este trabalho será importante para acadêmica, pois irá lhe proporcionar
conhecimentos e experiências, podendo aplicar os conhecimentos da ciência da administração
na empresa, além de garantir a facilidade de acesso aos documentos da mesma. Para a
universidade será importante, porque nenhum trabalho foi realizado nessa área, além de
contribuir com futuros trabalhos que serão desenvolvidos.
A viabilidade deste trabalho se deu com o apoio da diretoria e da facilidade de acesso
às informações que são necessárias para o término desse trabalho.
5
Para a empresa é de grande importância, pois toda a documentação será organizada e
por meio das ferramentas que serão implementadas, seus colaboradores localizarão esses
materiais.
Nesse sentido, buscar-se-á neste projeto, construir, com base na literatura, ferramentas
para organizar os acervos da SOTEPA.
1.4 Apresentação geral do trabalho
Será desenvolvido em capítulos, para melhor compreensão das técnicas de arquivos e
como fazê-los:
Este trabalho apresenta, no capítulo 1 a exposição do tema com a pergunta de
pesquisa, os objetivos, bem como a justificativa da relevância deste estudo para a empresa e
para a acadêmica.
Apresenta-se no capítulo 2 a fundamentação teórica. Nessa parte do trabalho são
apresentadas as idéias dos autores referentes ao tema, dentre eles as funções administrativas,
as organizações e as abordagens, OSM, leiaute, formulário, QDT, manual, arquivo e os
métodos de arquivamento.
No capítulo 3 apresenta-se à metodologia utilizada para realizar a coleta de dados
primários e secundários, o tratamento que estes dados receberam e os instrumentos utilizados
para se chegar à resposta da pergunta da pesquisa. Além da caracterização metodológica do
estudo.
O capítulo 4 apresentará dados sobre a empresa onde foi realizada a aplicação.
Destaca-se, a filosofia da empresa, a sua localização, o seu quadro colaborativo, seu ramo de
atividade, além de um breve histórico da organização.
O capítulo 5 demonstrará os resultados obtidos na aplicação. Esses resultados serão
analisados e comparados com a pergunta de pesquisa e os objetivos gerais e específicos.
No capítulo 6, serão exposta as considerações finais sobre o trabalho, destacando o
cumprimento dos objetivos e a conseqüente resposta a questão problema formulada no início
desta pesquisa.
Por fim, estão apresentadas as referências que foram utilizadas no decorrer do trabalho
e os anexos necessários para a compreensão do leitor.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Após ter apresentado a pergunta problema, os objetivos e os motivos que levaram a
escolha deste tema. Este trabalho tem o propósito de sugerir a implantação de ferramentas
organizacionais para sustentar este objetivo, para isso é necessário analisar alguns conceitos
de outros autores. É preciso compreender também, que as empresas tornaram-se mais
complexas, criando algumas técnicas, métodos para auxiliar a ciência da administração.
Assim, a ciência da administração é dividida em 4 funções para ajudar a empresa: o
planejamento, a organização, a direção e controle. Essas funções são subdivididas e neste
trabalho a função organização será a mais focada em razão das ferramentas organizacionais,
como por exemplo, o leiaute, o manual, o arquivo e OSM.
2.1 As organizações e as abordagens
A administração se desenvolveu num rítmo muito lento até o século XIX, a partir do
século XX passou a se desenvolver com maior eficácia devido à produção de bens ou serviços
que passou a ser confiada nas organizações e administrada por dirigentes. (CHIAVENATO,
2000, p. 17)
O autor comenta que, desde os tempos da antiguidade, a administração recebeu
influência de vários filósofos como Sócrates, Platão e Aristóteles, suscitaram vários conceitos
e práticas da administração na antiguidade.
Com o surgimento da Filosofia Moderna, a qual se destaca o filósofo Francis Bacon e
René Descartes, a administração deixa de receber contribuições e influências, pois o campo de
estudo filosófico passa a se afastar dos problemas organizacionais. Desse momento em diante,
surge à contribuição da Igreja Católica Romana, uma das organizações mais antigas do
mundo. (CHIAVENATO, 2000).
Para Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998, p.38):
A Igreja Católica Romana contribuiu bastante para a evolução da administração. À medida que o cristianismo se espalhava e surgiam diferentes seitas, ela precisava definir com mais clareza sua missão, fins, objetivos, diretrizes, regras e regulamentos, assim como sua hierarquia organizacional.
7
Nesse sentido, é importante ressaltar que, enquanto a igreja estruturou a sua
organização com base na hierarquia de autoridades, sob o comando do Papa, ela não exerceu
nenhuma influência sobre outras organizações, porém, sua estrutura “serviu de modelo para
muitas organizações que incorporaram seus princípios e normas administrativas”.
(CHIAVENATO, (2000, p.19).
No final do século XVIII na Inglaterra, ocorreu uma revolução industrial que, marcou
o contexto industrial, tecnológico, substituindo o trabalho humano pelas máquinas. Assim
pode-se dizer que:
Para Kwasnicka, (1995, p.25):
Com a revolução industrial as empresas crescem, utilizam-se máquinas, emprega-se grande número de pessoas, a produção é em larga escala, atende-se a mercados maiores e mais distantes, e acirram-se as disputas por mercadorias – a concorrência. As empresas foram-se adaptando à nova situação; na medida do possível, por tentativa e erro. Foi nessa ocasião que surgiram as primeiras obras que buscavam a aplicação do método científico no estudo do trabalho. Além disso, tornou-se necessário a especialização e a divisão do trabalho.
Devido ao crescimento das indústrias, houve a necessidade de melhorar o modo como
as organizações eram administradas, já que a estrutura administrativa do governo mostrou-se
imprópria para acompanhar esta nova realidade, por esse motivo surge à teoria da
administração. (KWASNICKA, 1995)
Vários conceitos podem ser atribuídos para entender o significado da palavra
administração, porém, é preciso ir além da interpretação da palavra, uma vez que envolve
diferentes organizações que desempenham funções diversificadas para alcançar os objetivos
de forma eficiente e eficaz.
Dessa forma, cabe ressaltar alguns conceitos para a compreensão da tarefa de
administração: Chiavenato (2000, p.5) ressalta que “a palavra administrar vem do latim ad
(direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência), e significa aquele que
realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta um serviço a
outro”.
Na linha de pensamento de Montana (2000, p.2) “administração é o ato de trabalhar
com e por meio de pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus
membros”.
8
Na visão de Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998, p.13) “administração pode ser
definida como trabalho com recursos humanos, financeiros e materiais, para atingir objetivos
organizacionais através do desempenho das funções de planejar, organizar, liderar e
controlar”.
Conforme se extrai dos ensinamentos de Stoner (1999), a administração é entendida
como o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho dos
colaboradores da organização e de todos os recursos das empresas para atingir os objetivos
estabelecidos.
Por todo exposto, conclui-se que, a administração está presente diariamente na vida do
ser humano, sendo importante tanto no contexto organizacional como no convívio familiar.
Com o crescimento industrial, as organizações precisavam de administradores qualificados e
capazes para compreender e solucionar os problemas encontrados na empresa foi então, que
surgiram as várias escolas clássicas da administração.
2.2 Abordagens clássicas da administração
A administração científica começou na Europa durante a Revolução Industrial no
século XVIII, e, foi a primeira escola fundada por Frederick Winslow Taylor, considerado o
Pai da Administração científica. Sua ênfase era na tarefa (MAXIMIANO, 2000)
Para Stoner, (1999, p.23):
O uso de novas tecnologias concentrou grandes quantidades de matéria prima e de trabalhadores dentro das fábricas; os bens eram produzidos em quantidade e precisavam ser amplamente distribuídos. A necessidade de coordenar todos esses elementos fez surgir uma abordagem sistemática da Administração.
Taylor defendeu o método científico para analisar o trabalho e também desenvolveu a
melhor opção de se fazer uma tarefa, estudou cientificamente o trabalho humano e o trabalho
da máquina. (MONTANA, 2000).
Nesse mesmo período, final do século XIX e início do século XX, surge a escola
normativa com o engenheiro Henry Fayol, fundador da Teoria Clássica. Era considerado o pai
da administração moderna. Sua ênfase era na estrutura e no funcionamento da organização.
Definiu a teoria administrativa como “uma coleção de princípios, regras, métodos e
procedimentos testados e verificados por experiência geral”. (SILVA, 2002, p.145).
9
Com o intuito de contribuir para o desenvolvimento de uma ciência administrativa, o
autor apresentou catorze princípios da administração, ou seja, que levariam a organização a
operar com maior eficiência: a divisão do trabalho, a autoridade e responsabilidade, a
disciplina, a unidade de comando, a unidade de direção, a subordinação do interesse
individual ao interesse geral, a remuneração do pessoal, a centralização, a hierarquia, a ordem,
a equidade, a estabilidade do pessoal, a iniciativa e espírito em equipe. (MAXIMIANO, 2000)
Segundo Fayol (apud Montana, 2000), administrar uma organização significa prever,
controlar, organizar, comandar e coordenar. Independente do ramo da organização, as funções
administrativas precisam se fazer presentes, já que o sucesso das organizações depende
exclusivamente do modo como estas funções são desempenhadas.
Tanto Taylor como Fayol eram engenheiros e tiveram pela frente o desafio de
entender a lógica das organizações. Enquanto Taylor “começou pelo operário (de baixo para
cima), Fayol começou pelos dirigentes (de cima para baixo)”. O objetivo de Taylor era
padronizar o serviço de modo com que não só operário, mas também as gerências pudessem
se especializar para executar as tarefas com maior eficiência e rapidez, aumentando a
produtividade e o rendimento da empresa. Para ele a administração tinha que ser tratada como
ciência. No sistema de Taylor o operário era quem executava num determinado tempo,
movimentos regulados; preocupava-se com a economia do trabalho humano e com o estudo
do tempo perdido pelo homem e pela máquina. (SILVA, 2002).
Com clara resposta aos problemas enfrentados pela teoria clássica junto aos
trabalhadores, a teoria das relações humanas constitui-se em uma abordagem fortemente
influenciada pelas ciências sociais, em especial pelo desenvolvimento da psicologia industrial.
A partir dos experimentos de Elton Mayo, em 1927 realizaram a experiência de Hawthorne
onde examinaram o comportamento dos empregados, as necessidades psicológicas e sociais,
verificando que o desempenho dos operários era alcançado não somente pela capacidade
física e sim moral, proporcionada pelo ambiente harmônico e sem pressões, onde as pessoas
tinham maior autonomia, o que levara a aumentar o rítmo da produção. (STONER, 1999).
Essa escola surgiu para diminuir a desumanização do trabalho surgida com a aplicação de
métodos rigorosos, nos quais os trabalhados tinham que se submeter para aumentar a
capacidade de produção das empresas. (CHIAVENATO, 2000).
Devido às limitações das escolas anteriores, surge a escola burocrática de Max Weber
que também concentra seu foco na estrutura organizacional.
10
Stoner (1999) desenvolveu uma teoria burocrática que destacava a necessidade de uma
hierarquia estritamente definida e governada por regulamentos e linhas de autoridade
claramente definida.
Essa teoria considera também as metas da organização e não as metas dos
colaboradores, analisando o comportamento humano de uma forma padronizada, isolada e
mecânica.
Devido aos impasses surgidos dentro da administração, por decorrência da oposição
entre a teoria clássica e a teoria das relações humanas, surgiu a teoria estruturalista, “um
desdobramento da teoria burocrática e uma leve aproximação da teoria das relações humanas,
fundada por Amitai Etzioni”. Sua ênfase é na estrutura organizacional, nas pessoas e no
ambiente. Também ressalta que “estrutura é o conjunto formal de dois ou mais elementos e
que permanece inalterado seja na mudança ou na diversidade de conteúdos, isto é, a estrutura
mantém-se mesmo com a alteração de um dos seus elementos ou relações”. (CHIAVENATO,
2000, p.223)
A análise das organizações, do ponto de vista estruturalista, é feita a partir de uma
abordagem múltipla, combinando fundamentos da Teoria Clássica, da Teoria das Relações
Humanas e da Teoria Burocrática. Para os estruturalistas, a sociedade moderna e
industrializada é uma sociedade de organizações diferenciadas, das quais o homem passa a
depender para nascer, viver e morrer. “A Teoria Estruturalista concentra-se no estudo das
organizações principalmente na sua estrutura interna e na sua interação com outras
organizações”. Essa teoria focaliza o homem organizacional como um indivíduo que pode
participar, simultaneamente, de várias organizações, variando os papéis desempenhados. Mas
para ter sucesso é necessário ser flexível, tolerante a frustrações e possuir permanente desejo
de realização. (CHIAVENATO, 2000, p.225).
A Teoria Estruturalista, segundo Chiavenato (2000), também é denominada “Teoria da
Crise” já que trata mais dos problemas e dificuldades das organizações do que de sua situação
normal. Por esse motivo houve a necessidade de ampliar os conhecimentos teóricos o que fez
surgir à Teoria dos Sistemas, formulada e desenvolvida por Kenneth Boulding e pelo biólogo
Ludwig vom Bertalanffy, com o objetivo de “sintetizar as idéias comuns a várias disciplinas”.
(CARAVANTES, 2005, p.147)
11
A teoria de sistemas “não busca solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas
produzir teorias e formulações conceituais para aplicações na realidade empírica”.
(CHIAVENATO, 2000, p.354).
Megginson (1998, p.56) ressalta que, os sistemas podem ser abertos ou fechados. Abertos tende a um relacionamento dinâmico com seu ambiente, recebendo vários inputs, transformando-os de alguma forma, para chegar ao produto final (outputs) e sistema fechado tende a um equilíbrio estático, não interagem com o ambiente externo e, portanto, não é influenciado pelo que está acontecendo nesse ambiente.
Nesse sentido, surge uma nova abordagem, a teoria contigencial, que tem como
objetivo entender a relação da empresa com o ambiente externo. (CHIAVENATO, 2000)
A teoria da contingência surgiu para alcançar a eficácia organizacional, pois a gerência
preocupava-se mais com o ambiente interno, deixando de lado o que acontecia ao seu redor,
tanto a teoria de sistemas quanto a da contingência, reconhecem a importância do ambiente
externo. (CARAVANTES, 2005)
De acordo com Montana (2000, p.26),
o método contigencial enfatiza que não existe uma única solução universal para os problemas em administração, mas que a solução correta dependerá das necessidades especificas da situação. Esse método é eclético e faz uso de técnicas de administração de muitos outros métodos. Ele se distingue como uma metodologia de solução de problemas que começa com uma analise situacional e termina com a geração, avaliação e recomendação de uma solução em potencial para resolver o problema em administração.
Na visão de Chiaventato (2000, p.109), “a teoria neoclássica representa a teoria
clássica colocada em um novo figurino e dentro de um ecletismo que aproveita a contribuição
de todas as demais teorias administrativas”. Surgiu então a necessidade de excluir exageros e
distorções existentes na teoria clássica, utilizando apenas conceitos importantes e necessários.
A teoria do desenvolvimento organizacional (D.O) foi criada pelo cientista Richarde
Beckhard, para ajudar a organização como um todo, seu foco “está em mudar as pessoas, a
natureza e a qualidade de suas relações de trabalho.” (CHIAVENATO, 2000, p.296)
Bennis (apud Silva, 2002, p.400), define desenvolvimento organizacional como uma
resposta à mudança “é um processo sistemático, administrativo, e planejado de mudança de
cultura, sistemas e comportamentos de uma organização, a fim de melhorar a eficácia da
organização na solução dos problemas e no alcance dos seus objetivos.”
12
Em 1947, surge a teoria comportamental ou teoria behaviorista da administração,
fundada por Herbert Alexander Simon, tendo como ênfase as pessoas que estão dentro do
contexto organizacional. Essa teoria “fundamenta-se no comportamento individual das
pessoas”. Para explicar esse comportamento é necessário estudar a motivação humana, foi aí,
que Abraham H. Maslow apresentou uma teoria da motivação segundo as necessidades
humanas, as quais estão organizadas e dispostas em níveis, numa hierarquia de importância e
influência e que pode ser visualizada como uma pirâmide” (CHIAVENATO, 2000, p. 253).
Para Silva (2002), essa escola trouxe mais valorização no comportamento do indivíduo, os
quais se desenvolveram através dos estudos feitos na experiência de hawthorne.
Essa teoria pode ser apresentada por uma escada em que cada degrau é alcançado após
ter sido atingido. Quando essas necessidades não são atendidas, o indivíduo trabalha
insatisfeito, não se comunica e trabalha totalmente desanimado, e com isso produzirá menos.
De acordo com Caravantes (2005):
Necessidades de auto-realização (trabalho criativo, participação nas decisões)
Necessidades de estima (amizade dos colegas, interação com clientes)
Necessidades sociais (orgulho e reconhecimento, promoções)
Necessidades de segurança (estabilidade no emprego, remuneração e benefício)
Necessidades Fisiológicas (intervalos de descanso, conforto físico)
Figura 1 – Hierarquia das necessidades de Maslow
Fonte: CARAVANTES (2005)
Posteriormente à idéia da existência de necessidades humanas lançadas por Maslow,
Douglas McGregor, desenvolveu a teoria X e Y para visualizar o comportamento humano
dentro da empresa.
A teoria X, as pessoas não gostam de trabalhar, são preguiçosas, não aceitam
responsabilidades, são ingênuas, e sem iniciativa e necessitam constante supervisão. Já a
teoria Y, as pessoas gostam de trabalhar, são criativas e competentes, procuram desafios,
13
aceitam responsabilidades e trabalham com vontade quando são recompensadas.
(MONTANA, 2000)
A Teoria Geral da Administração estuda a evolução do pensamento administrativo
destaca a interação e a interdependência de cinco variáveis.
Figura 2 – As principais teorias administrativas
Fonte: Chiaventao (2000)
O gráfico 1 mostra cinco variáveis básicas e primordiais para a organização das
empresas em geral, que dependem e são influenciadas umas pelas outras. As tarefas estão
diretamente ligadas com o ambiente e a tecnologia, a estrutura está ligada com a tecnologia e
as pessoas com o ambiente.
Nesse sentido, é importante e necessário que se conheçam as funções do processo de
gestão (planejamento, direção, organização e controle) para que as organizações sobrevivam
no mercado e alcance os objetivos desejados. (SILVA, 2002).
2.3 Funções do administrador
Com a divisão do trabalho, dividiu-se a autoridade e a responsabilidade de cada
membro dentro da organização. Daí a necessidade de ressaltar o papel dos gerentes, para
planejar, organizar, liderar e controlar. Essas funções constituem o processo administrativo
que devem ser desempenhadas por administradores para alcançar os resultados esperados pela
organização.
Tarefas
Estrutura Pessoas
Ambiente Tecnologia
- Teoria Relações Humanas - Teoria do Comportamento Organizacional - Teoria do Desenvolvimento Organizacional
- Teoria da Contigência - Teoria Estruturalista - Teoria Contingência
- Administração Científica - Teoria Clássica - Teoria Neoclássica - Teoria da Burocracia - Teoria Estruturalista
14
2.3.1. Planejamento
O processo de planejamento é uma ferramenta que as pessoas e as organizações usam
para administrar suas relações com o futuro. “O planejamento segundo Arantes (1998, p.138)
é, entre as funções gerenciais, a que tem primazia”, indicando as diretrizes para a direção e
controle. Dessa forma, é considerada a função mais importante, pois um bom planejamento se
estabelece o alicerce para as outras funções.
Segundo Chiavenato, (2000) a seqüência do planejamento é definida aonde, quando, o
que precisa ser feito para alcançá-los. É necessário ter claro aonde se quer chegar e o que vai
fazer para chegar até lá. Sendo assim, segundo Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998, p.17),
“planejar significa escolher ou estabelecer a missão da organização, seu propósito e objetivos,
e depois diretrizes, projetos, programas, procedimentos, métodos, sistemas, orçamentos,
padrões e estratégias necessárias para atingí-los”.
Os autores Megginson, Mosley e Pietri, (1998) e Schermerhorn (1999) ressaltam que
o processo de planejamento pode ser seguido por algumas etapas: devem ser definidos seus
objetivos ou metas, determinar onde você esta em relação aos objetivos, identificar e avaliar
as condições atuais e futuras que afetam esses objetivos e implementar um plano de ação
eficaz para atingir as metas traçadas e avaliar os resultados.
Para Maximiano (2000), a criação de qualquer organização inicia com decisões
interdependentes de planejamento interno e externo. As decisões de planejamento externo são
as que abrangem a definição dos objetivos da organização. As de planejamento interno são as
que abrangem a escolha de meios (ou recursos) para realizar os objetivos.
De um modo geral, o planejamento aumenta a possibilidade de tomar as melhores
decisões, para no futuro, conseguir o melhor desempenho. (MEGGINSON, MOSLEY E
PIETRI JR., 1998).
Nesse sentido, uma organização utiliza o planejamento para alcançar seus objetivos de
forma eficiente, eficaz e com responsabilidade.
2.3.2. Organizações
A organização caracteriza-se como a segunda função administrativa, cujo propósito
consiste em agrupar as pessoas e as atividades de maneira lógica.
De acordo com Chiavenato (2000, p.131),
15
Nesse sentido organização como função administrativa significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um. Organizar consiste em determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especializar); agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização) e designar as atividades à especificas posições e pessoas (cargos e tarefas).
A organização para ser eficaz precisa de um administrador que entenda sobre os
conceitos da administração. Essas organizações são ligadas a um grupo de pessoas que tem
como objetivo trabalhar juntas para alcançar o objetivo desejado. Essa função da
administração serve para coordenar os recursos organizacionais de modo que a organização
consiga alcançar seus objetivos. (MEGGINSON, MOSLEY E PIETRI JR., 1998). Mas para
isso é preciso planejar qual colaborador será treinado para colocá-lo em um ambiente de
trabalho produtivo, para desempenhar a sua função na organização, pois cada empresa tem
uma estrutura diferente e conseqüentemente os objetivos são diferentes, por isso os
administradores devem adequar seus colaboradores aos objetivos da empresa.
Para Stoner (1999, p.7), “organizar é o processo de arrumar e alocar o trabalho, a
autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, de modo que eles possam
alcançar eficientemente os objetivos da mesma”.
Já para Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998) e Montana (2003), a organização é o
processo de reunir e determinar os recursos físicos e humanos à consecução das atividades
necessárias para se atingir os objetivos da organização, combinar esses recursos e atividades
em grupos práticos, designar a responsabilidade de atingir os objetivos a empregados
responsáveis, e delegar a esses indivíduos a autoridade necessária para realizar essas tarefas.
Chiaventato (2000) ressalta, também, que a função organização pode ser estruturada
no nível global ou institucional, nível departamental ou intermediário e no nível das tarefas e
operações ou operacional. No nível institucional desenvolve o desenho organizacional, no
segundo a função organizacional caracteriza-se pelo estudo dos departamentos e o terceiro e
último pelos cargos e tarefas.
Cabe ressaltar ainda que a organização consiste num processo de dispor pessoas e
outros recursos para realizar tarefas a serviço de um propósito comum. (SCHERMERHORN,
2004)
16
2.3.3. Direção
A direção pode ser considerada como a terceira função administrativa, cujo objetivo é
alcançar os objetivos da organização por meio das atividades das pessoas que trabalham na
organização. Para que a organização seja eficaz, os dirigentes dirigem os gerentes, os gerentes
dirigem os supervisores e os supervisores dirigem os funcionários. Daí a necessidade de se
comunicar, liderar e motivar os seus subordinados para que todos consigam atingir seus
objetivos. (CHIAVENATO, 2000). Cabe ressaltar também, que alguns autores, usam a
palavra direção e outros a liderança, mas ambas têm o mesmo significado.
Já para Chiavenato (2000, p.133), dirigir “significa interpretar os planos para os outros
e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir”. Segundo o
autor a direção pode se dar em três níveis: nível global ou institucional, nível departamental
ou intermediário e o nível operacional. No nível global ou institucional abrange a organização
como um todo; no segundo nível os departamentos e o terceiro abrangem cargos e tarefas.
Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998, p.18) ressaltam que “liderança é a função do
administrador de influenciar os funcionários para alcançar os objetivos, o que envolve a
qualidade, o estilo e o poder do líder, e também suas atividades relacionadas à comunicação,
motivação e disciplina”. Para Stoner (1999, p.7), “liderar significa dirigir, influenciar e
motivar os empregados a realizar tarefas essenciais”. Nesse sentido, essa função faz com que
os subordinados executem o que deve ser feito.
Assim, pode-se dizer que as pessoas são conduzidas pelos líderes para realizar certos
objetivos, desejos e necessidades tanto dos líderes quanto dos seus seguidores. Cabe ressaltar,
contudo, que só há liderança quando os seus seguidores seguem de forma espontânea o seu
líder. (MAXIMIANO 2000)
2.3.4. Controle
O controle caracteriza-se como a quarta função administrativa, seu objetivo é verificar
se o que foi planejado, organizado e dirigido foi realmente cumprido, e poderá ajudar também
nos objetivos pretendidos. (MAXIMIANO 2000). Segundo Megginson, Mosley e Pietri Jr.
(1998, p.19) “controlar é delinear meios para se ter certeza de que o desempenho planejado
seja realmente atingido”.
O controle, portanto, é muito importante em qualquer área de aplicação na preservação
dos objetivos e na identificação das necessidades de mudar esses objetivos. Dessa forma, é
17
preciso saber o que vai ser controlado, definir qual a informação deve ser produzido, como
deve ser produzida, e em que momento deve ser obtido. Nesse sentido, a tomada de decisão é
muito importante para o processo de controle. (MAXIMIANO 2000)
Sendo assim, o controle é uma função administrativa que garante o que foi planejado,
organizado e dirigido e se ajustem tanto quanto possível aos objetivos pretendidos. Em função
disso, o controle é um processo cíclico composto de quatro fases:
• estabelecimento de padrões ou critérios: os padrões representam o desempenho
desejado e os critérios representam as normas que guiam as decisões;
• observação de desempenho: busca informação precisa a respeito do que está
sendo controlado;
• comparação do desempenho com o padrão estabelecido: toda atividade
proporciona algum tipo de erro ou desvio;
• ação corretiva: visa fazer com que aquilo que é feito seja feito exatamente de
acordo com o que se pretende fazer
Chiavenato (2000) ressalta também, a abrangência do controle também pode ser feita
de três níveis, global, departamental e operacional, respectivamente dentro dos planos:
Estratégico: aborda a organização como um todo;
Tático: aborda cada departamento e;
Operacional: aborda cada tarefa.
As funções da administração, contudo são essenciais para a organização executar suas
atividades e as tarefas de cada departamento que compõe a estrutura organizacional. Cabe a
organização escolher e adaptar técnicas científicas que sistematizam e padronizam as funções
dos seus empregados. Para isso, os gerentes devem observar as variáveis destacas nos estudos
de OSM apresentadas a seguir:
2.4 Organização, Sistemas e Métodos (OSM)
OSM é uma função mista de organização e planejamento, que desenvolve na
construção de uma estrutura de recursos e de operações de uma instituição, assim como na
determinação de seus planos, principalmente de definição dos procedimentos, rotinas e dos
métodos. (ROCHA, 1998)
18
Para Oliveira, (2005, p.82), a organização da empresa é feita por meio da ordenação e
do agrupamento das atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados
estabelecidos. Também é um conjunto de partes que interagem e interdependente que, em
conjunto, forma um todo unitário com determinado objetivo e efetua determinada função.
O estudo da organização é feito mediante da análise de cada atividade, a fim de criar
procedimentos que venham interligá-las de uma forma sistêmica. Atualmente, o sistema
auxilia a organização a melhorar os procedimentos com a utilização de ferramentas como, por
exemplo, os formulários, organogramas e fluxogramas, tendo como objetivo de facilitar o
desenvolvimento das atividades e eliminar o que não é necessário. (CRUZ, 2002)
Nesse sentido, as ferramentas de OSM são muito importantes para a organização, pois
cada uma permite a organização para alcançar seus objetivos. A seguir, serão apresentadas
algumas dessas ferramentas para facilitar a compreensão.
2.5 Ferramentas de OSM
2.5.1. Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT)
O Quadro de distribuição de trabalho implica em uma ferramenta para estabelecer e
manter uma boa distribuição do trabalho. Nesse sentido, sua utilização é essencial para o
estudo da organização, pois está intimamente ligada à qualidade do trabalho, ao desempenho,
à satisfação do empregado e a própria consecução dos objetivos e metas fixadas para o órgão.
O estudo do QDT pretende analisar a efetividade das atividades de cada órgão, a participação
igualitária de todas as pessoas no sentido de atingir os objetivos do órgão e a pertinência das
tarefas de cada empregado. (CHINELATO, 1999)
O objetivo do quadro de distribuição do trabalho é “identificar as atividades
executadas pelos funcionários; quantificar essas atividades; definir quem faz o que; identificar
a tarefa desenvolvida mais importante; estabelecer o fluxo da atividade principal; verificar a
fluência do processo produtivo; detectar sobrecarga ou ociosidade de trabalho; analisar a
compatibilização dos cargos e funções e analisar a formação do pessoal com a tarefa
efetuada” (BALLESTERO, 1997, p.141)
A função do QDT corresponde a uma agregação de atividades análogas,
interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de trabalho, devendo,
consequentemente, para sua maior eficácia, ter o seu desenvolvimento alocado a uma unidade
organizacional especifica, sob uma única direção. (CURY, 1995, p.391)
19
Para construir um quadro QDT, é necessário preencher quatro formulários: elaborar as
relações individuais de tarefas; consolidar a lista diária em lista de tarefas semanais; elaborar
uma lista de atividades dos órgãos e elaborar o quadro de distribuição do trabalho – QDT.
(CURY, 1995, p.392)
A vantagem do QDT é um instrumento fácil de aplicar, simples de entender e aponta o
desequilíbrio da distribuição das tarefas dentro de uma determinada área. A desvantagem é
que as informações são oferecidas numericamente e isso pode atrapalhar um pouco o analista.
(BALLESTERO, 1997)
O estudo do quadro de distribuição do trabalho, todavia, pode ajudar a empresa a
identificar os problemas que existem no momento de desenvolver uma determinada tarefa,
além de analisar o tempo que o empregado levou para fazer. Isso implica em dizer que esta
ferramenta permite que o gerente controle o desempenho dos empregados nas suas respectivas
funções e determinem indicadores de sobrecarga e /ou ociosidade.
O registro das informações é realizado em documentos padronizados pela organização.
Para melhor compreender a importância e os critérios do formulário, faz-se necessário
apresentar na seqüência.
2.5.2. Formulário
O formulário é um veículo de comunicação escrita cujo objetivo é a transmissão de
dados segundo uma ordem preestabelecida, cuja finalidade é conseguir informações
necessárias para processo decisório. (MEDEIROS E HERNANDES, 2003)
De acordo com Rocha, (1995, p.199), formulário pode ser “considerado como
qualquer documento impresso, previamente elaborado dentro de determinadas técnicas e em
obediência a padrões preestabelecidos, objetivando conter espaços denominados “campos”
certo numero de informações”.
Para Chinelato (2000, p.81), o formulário é importante para a organização, pois é
utilizado para “a obtenção e intercâmbio de informações entre o público usuário e os órgãos
da empresa”, e uma das vantagens é evitar “filas para fornecimento de dados e para
solicitação de informações sobre serviços”.
Cury (1995, p.347) conceitua formulário como sendo “um excelente veículo de
transmissão das informações que se tornam indispensáveis para o planejamento, execução e
controle das diferentes atividades desenvolvidas.”
20
Nas empresas modernas, as informações são muito importantes, pois para se ter
sucesso nas atividades desempenhadas é necessário uma série de informações fidedignas, e
grande parte dessas informações é adquirida, processada, classificada e preservada mediante
documentos previamente elaborados. (ROCHA, 1995). Dentre as características básicas que
definem um formulário, destacam-se:
a) Padronização: objetiva atender com eficiência a condição básica de
receptividade da informação e os princípios que regem essa padronização são as
seguintes:
• o controles dos formulários devem estar num único órgão de modo que
evitem a proliferação de documentos idênticos;
• um formulário somente deverá ser criado caso tenha uma finalidade
específica;
• os formulários devem apresentar as melhores características físicas e
disposição gráfica possíveis.
Dentre as diversas vantagens da padronização, Rocha (1995, p.201) destaca as
seguintes:
• facilidade de confecção, é decorrência da produção em série, depois de
planejado e testado, será sempre iguais;
• facilidade de preenchimento: o preenchimento é simples;
• facilidade de utilização: é considerada as pessoas que irão preenchê-lo,
por isso as informações devem ser organizadas e legíveis;
• minimização de possibilidade de erros: os dados devem ser preenchidos
com clareza, para minimizar os erros;
• economia de papel e de impressão: devem ser eliminados formulários
que não são importantes;
• facilidade de manuseio e de guarda: guardar num lugar determinado e
aproveitar ao máximo os espaços existentes.
b) adequação ao fluxo: todo e qualquer formulário é elaborado com o objetivo
previamente estabelecido e deve funcionar como instrumento em uma rotina. O
21
objetivo dessa rotina é verificar o numero das vias, sua utilização, distribuição e
encaminhamento.
No entendimento de Chinelato (2000) os formulários são controlados pelo órgão de
OSM que deve manter um arquivo com os vários modelos de formulários mais utilizados pela
empresa. Os formulários devem ser controlados para melhorar os serviços, economizar tempo
e custo, por isso devem abranger alguns itens: anotação de todos os formulários em utilização;
análise cuidadosa de todos os formulários quanto ao objetivo e conteúdo, com a finalidade de
verificar a validade de cada um; estabelecimento de um desenho (leiaute ) funcional para cada
formulário; e determinação de especificações de acordo com a utilização a ser dada a cada
modelo. (ROCHA, 1995, p.202)
Segundo ainda Chinelato (2000), para ser elaborado um novo formulário é solicitado
ao órgão de OSM, que deve dispor as questões do formulário; deve elaborar questões claras;
atribuir um número de codificação ao novo modelo, marcar apenas um x nas alternativas que
tiver um número limitado, etc. Para elaborar um projeto devem seguir algumas etapas:
necessidade; determinação das funções e do conteúdo; desenho e texto. (ROCHA, 1995)
Já para Oliveira (2005), deve-se observar algumas etapas para a elaboração do
formulário: levantamento e analise das necessidades; elaboração do novo formulário;
trabalhos de gráfica; e recebimento, treinamento e controle.
O formulário, contudo, é importante para a organização, a medida que interfere no
processo decisório. Além disso, sua correta utilização está associada a outra ferramenta
administrativa: um manual, a seguir apresentado.
2.5.3. Manual
Para Chinelato (2000, p.86), o manual “é um conjunto de normas, instruções e
documentos sobre políticas, diretrizes e sistemáticas operacionais”. O manual é muito
importante e deve ser acessível, claro e atualizado.
Segundo Oliveira (2005, p.388) manual é: todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.
Dessa forma, Chinelato (2000, p.87) expõe alguns tipos de manuais mais comuns:
manual de organização: define as estruturas;
22
• manual de operação: define as rotinas de certo serviço;
• manual de formulários: define o seu preenchimento, finalidades e outros;
• manual de normas: reúne leis, normas disciplinares.
O autor destaca ainda, várias razões que justificam a elaboração e distribuição dos
manuais:
• crescimento da organização: a organização assume uma amplitude tal que fica
impossível dar instruções para cada funcionário;
• complexidade da operação: as vezes não se tem tempo para explicar uma
determinada tarefa, utiliza-se o manual;
• alta taxa de rotatividade: devido a rotatividade dos funcionários, fica difícil
treinar cada novo funcionário, sendo preferível dar-lhe uma visão geral do
trabalho e orienta-lo a pesquisar no manual para as eventuais dificuldades que
surgisse.
Para elaborar um manual é necessário ter definido: os objetivos; analisar a empresa;
planejar suas atividades; levantar as informações como, por exemplo: entrevistas, análise de
documentação, etc; fase de preparação do manual, redação, formato, codificação; impressão e
encadernação; distribuição (estabelecer a relação dos destinatários); instrução aos usuários e
acompanhar a eficiência e a eficácia do manual. (OLIVEIRA, 2005)
O manual deve ser atualizado por um analista de sistemas, organização e métodos, que
vai verificar três situações: revisão, remissão e cancelamento. O manual é um outro
documento que pode ajudar a organização em vários aspectos, possibilitando um crescimento
na eficiência e eficácia de seus trabalhos a medida que viabiliza a organização de
informações, procedimentos sistematizados da empresa. (OLIVEIRA, 2005)
Nesse sentido o arquivo é muito importante para a organização, por isso são
necessárias a guarda e a preservação desses materiais, como por exemplo nas bibliotecas, nos
arquivos das empresas e museus, partindo de material diverso e através de técnicas diferentes,
que devem estar aptas a fornecer as informações.
Oliveira (2005) ressalta algumas vantagens e desvantagens do uso dos manuais:
23
Vantagens: Desvantagens: - facilita o processo de efetivar as normas; - possibilita treinamento aos novos e antigos funcionários; - possibilita crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; - aumenta a predisposição dos funcionários para assumir responsabilidades, etc
- o custo de preparação e atualização pode ser elevado; - incluem somente os aspectos formais da empresa deixando de lado os aspectos informais; - seu uso pode fica prejudicado, devido a uma redação pouco clara, inadequada e quando não são usados adequadamente, perdem rapidamente o seu valor.
Quadro 1 – Vantagens e desvantagens do uso de manuais
Fonte: OLIVEIRA (2005)
A eficiência do manual esta relacionada ao conhecimento da estrutura organizacional e
ao fluxo dos processos da empresa. Daí, a necessidade de destacar alguns conceitos de leiaute,
a quarta e última ferramenta apresentada nesse estudo.
2.5.4. Leiaute
Nos últimos anos, tem se observado um crescente interesse por parte das empresas
com referência ao leiaute de suas instalações, criação ou ampliação de alguma instituição,
seja para fim burocrático (escritório) ou industrial (fábricas).
De acordo com Machline, 1971, p.383 (apud Rocha, 1995, p.242) :
Leiaute é a posição relativa dos departamentos, seções ou escritório dentro do conjunto de uma fábrica, oficina ou área de trabalho; das maquinas, dos pontos de armazenamento e do trabalho manual ou intelectual dentro de cada departamento ou seção; dos meios de suprimento e acesso às áreas de armazenamento e de serviços, tudo relacionado dentro do fluxo do trabalho.
Segundo Viana (2000) e Oliveira (2005), o significado de leiaute pode ser explicado
por meio das palavras, desenho, plano, esquema, maquetes, planta baixa e cronograma da
implantação ou seja, é o método pelo qual ao se inserirem figuras e gravuras surge uma
planta, podendo-se afirmar que o leiaute é uma maquete no papel.
Para elaboração de um leiaute, algumas considerações práticas devem ser feitas
inicialmente, por exemplo, planejar o todo e depois as partes e planejar o ideal e depois o
prático, pois determinando o local que será estudado, inicia-se o leiaute com uma visão
global, que será detalhado posteriormente. (MARTINS, 2006, p. 137)
Para Oliveira (2005), a empresa pode decidir em estudar seu arranjo físico atual se
ocorrer alguns dos seguintes problemas:
24
• demora excessiva no desenvolvimento dos trabalhos;
• excessivo acúmulo e concentração de pessoas e formulários;
• fluxo de trabalho inadequado e outros.
Segundo o autor, dentro dos objetivos, destacam-se:
• propor a comunicação entre as unidades organizacionais de maneira eficiente,
eficaz e efetiva;
• melhorar utilização da área disponível da empresa; tornar o fluxo de trabalho
eficiente;
• facilitar na coordenação;
• reduzir a fadiga do funcionário no desempenho de uma tarefa, incluindo o
isolamento contra ruídos;
• propor situações favoráveis a clientes e visitantes;
• ter flexibilidade ampla, tendo em vista as variações necessárias com o
desenvolvimento dos sistemas relacionados e possíveis mudanças nas
tecnologias;
• ter um clima favorável para o trabalho e o aumento da produtividade.
Para Chinelato (2000, p.68), “o estudo do arranjo físico de imóveis e equipamento em
qualquer local de trabalho é de importância indiscutível, pois depende o bem-estar e,
consequentemente, o melhor rendimento das pessoas”. Para o autor, as finalidades do arranjo
físico são as seguintes:
• conseguir a eficiência no fluxo de documentos;
• facilitar a supervisão por parte das chefias;
• melhorar o desempenho dos empregados e;
• otimizar a utilização de máquinas, equipamentos, móveis e espaço físico.
Na visão de Kurt apud Rocha (1995, p.243),
todo planejamento que tem por finalidade uma distribuição do espaço em uma área de trabalho deve atingir os seguintes objetivos: Aparência e conforto: proporcionar um conforto aos funcionários independentes da posição que ocupem; Economia nas operações: economia no tempo, assim como esforço despendido no tempo; Facilitar o fluxo de pessoas e de materiais: proporcionar a distribuição mais racional entre
25
móveis, máquinas etc.; Utilizar a melhor maneira possível à área disponível; Permitir uma futura expansão, através de áreas de reserva; As linhas de instalações elétricas, hidráulica, ar condicionado, comunicação, etc, devem ser traçados do modo mais econômico possível; Permitir um controle qualitativo e quantitativo da produção; Propiciar conforto e segurança aos funcionários, de modo que facilite a supervisão exercida pelas chefias; e dar flexibilidade em caso de modificações.
Para desenvolver um estudo de arranjo físico é necessário seguir algumas etapas:
levantamento da situação atual; estudo das soluções alternativas; consolidação da solução
escolhida, implementação e avaliação do arranjo físico escolhido. (OLIVEIRA, 2005, p.355)
Já para Chinelato (2000, p.73), são necessários também alguns princípios para
elaboração um arranjo físico: agrupar setores que realizem trabalhos similares; alocar
arquivos, armários e outros utensílios perto das pessoas ou setores que deles façam uso
freqüente; alertar para a localização de portas, janelas, tomadas, lâmpadas, dependências de
serviço e outros.
A mudança de arranjo físico é freqüentemente uma atividade difícil e de longa duração
por causa das dimensões físicas dos recursos de transformação movidos. Se o arranjo físico
estiver errado, pode levar a padrões de fluxos longos ou confusos. (SLACK, 2002, p. 201)
A realização de uma operação eficiente e efetiva de armazenagem depende muito da
existência de um bom leiaute, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os
modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão de obra e a
segurança do pessoal e do armazém. Portanto, “para que haja um projeto perfeito, há que se
ter um planejamento, tem que existir o leiaute .” (VIANA, 2002, p.309),
Para Gaither (2002, p.199) e Moura (1998.p.115), existem cinco tipos de leiautes:
• por processo: usam máquinas de uso geral que podem ser mudadas rapidamente
para novas operações para diferentes projetos de produto. Essas máquinas são
organizadas de acordo com o tipo de processo que é executado. Os leiautes por
processo exigem planejamento contínuo, programação e funções de controle
para assegurar uma quantidade ótima de trabalho em cada departamento e em
cada estação de trabalho;
• por produto: são idealizados para acomodar somente alguns poucos projetos de
produto. Esses leiautes são projetados para permitir um fluxo linear de materiais
ao longo da instalação que faz os produtos. Os leiautes por produto usam
26
máquinas especializadas que são configuradas uma única vez para executar uma
operação especifica durante um longo período de tempo em um produto;
• posição fixa: algumas empresas de manufatura e construção usam um leiaute
para organizar o trabalho, o qual localiza o produto numa posição fixa. Este
leiaute é usado quando um produto é muito volumoso, grande, pesado ou
frágil;
• híbridos: a maioria das instalações de manufatura usa uma combinação de tipos
de leiaute. Os departamentos são organizados de acordo com os tipos de
processos, mas o produto flui através de um leiaute por produto;
• manufatura celular: é a divisão física das maquinas da instalação de manufatura
em células de produção. Cada célula é projetada para fazer uma família de
peças, que é definida como um conjunto de peças que exigem máquinas,
ferramentas, operações de maquinas e dispositivos semelhantes.
Para Rocha (1995, p.252), existem dois tipos de leiaute:
• leiaute burocrático: tem aplicação geral na reforma de escritório, rearranjo de
áreas de trabalho burocrático, de auditórios, salas de aula e outros.
• leiaute industrial: é dividido em dois grupos:
leiaute por produto imóvel: caracteriza-se pelo grande peso ou a
inviabilidade de movimentação do objeto do trabalho, assim os
operários trabalham em pontos diversos do produto, nem sempre
homens e máquinas têm condições de apresentar um ponto fixo de
localização relativo ao conjunto fabril como, por exemplo, os trabalhos
realizados nas torres das refinarias etc.
leiaute por produto móvel: é quando o produto é móvel, e as
seqüências das máquinas são divididas em:
a) leiaute em linha (por produto): as máquinas e os processos
envolvidos na obtenção ou montagem de um produto ou série
de produtos são agrupados juntos e em seqüência, de modo a
proporcionar que os materiais ao entrarem na fase de produção,
sigam sempre a mesma linha entre os pontos de processamento;
27
b) leiaute funcional (leiaute por processo): todas as operações
semelhantes ou máquinas do mesmo tipo são agrupadas para
aproveitar ao máximo sua potencialidade. Possui esta
nomenclatura para determinar sua função, em outras palavras, a
posição das máquinas indicará sua função ou finalidade;
c) leiaute agrupado: resulta do conceito de grupos de peças ou
produtos que passem por processos semelhantes. Dentro dos
grupos, a fábrica pode apresentar um arranjo por produto ou por
processo (em linha ou funcional). Este tipo de leiaute
economiza meios de transporte interno de matérias primas e
dispositivos para maquinas e/ou equipamentos.
Ainda para Rocha (1995), destacam-se alguns fatores ambientais que podem afetar no
bom andamento de uma organização:
• iluminação: afeta na produtividade;
• ruído: afeta na concentração e na produtividade;
• som ambiente: pode gerar insatisfação e baixa produtividade nas
organizações;
• cores: exerce um bem estar nas pessoas;
• ventilação: está ligado na produtividade. Pode ser obtida de duas formas:
Ventilação natural (através das janelas e aberturas para a circulação do ar) e a
ventilação artificial (obtida por meios mecânicos, como por exemplo, o vento,
os circuladores de ar, os compressores e os condicionadores de ar);
• temperatura: tanto o homem como a máquina é sensível ao seu efeito.
Dessa forma, o leiaute pode ajudar a organização a utilizar melhor o seu espaço e
principalmente ajudar no fluxo das pessoas e dos materiais.As ferramentas administrativas
permitem uma melhor organização dos materiais e do fluxo das informações e das pessoas.
Para armazenar as informações e/ou documentos utiliza-se normalmente de técnicas de
arquivo. A seguir será comentado sobre arquivo.
28
2.5.5. Arquivo
A partir da Segunda Guerra mundial, a humanidade vem crescendo científica, cultural
e tecnicamente, provocando um aumento de vários documentos, fazendo com que as
organizações busquem novas técnicas para administrar esses materiais que estão acumulados
nos arquivos. (PAES, 2002).
Schellenberg ( 2004, p.41), conceitua arquivo como: os documentos de qualquer instituição público ou privada que hajam sido considerado de valor, merecendo preservação permanente para fino de referencia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.
Segundo Prado (1974, p.19), para que a organização não se perca, a informação é
fundamental, sendo necessário que os responsáveis sejam informados sempre que houver
necessidades da busca de um documento.
Paes (2002, p.17) ressalta que a “essência da documentação deixou de ser o
documento, para ser a informação em si mesmo”. Para a autora essas informações irão servir
como fonte de consulta e de tomada de decisões dentro da instituição. “De acordo com suas
características físicas e a significação de seu conteúdo, os documentos devem receber
tratamento distinto, adequado a cada caso”. Nesse sentido o arquivista portanto, deve
organizar esses documentos conforme seu gênero, origem, métodos de avaliação,
classificação e outros. (PAES, 2002).
Para Schellenberg (2004) o arquivista deve registrar seus conhecimentos no papel e
não na cabeça. Sendo assim, o arquivista deve deixar claro todas as anotações que forem
feitas, para que outras pessoas possam se inteirar do conteúdo e fazer sua pesquisa o mais
rápido possível. Convém esclarecer ainda que esses materiais trazem conhecimentos do
passado e essas informações são valiosas e úteis para a tomada de decisão e para fazer
acordos futuros. (GORBEA e DIAZ, 1974).
Segundo Continolo (1975), o arquivo é constituído para realizar algumas funções
como, por exemplo, garantir a conservação dos documentos recolhidos, recolherem
ordenadamente todo o material que circula na empresa, cuidar dos materiais que saem do
arquivo e executar essas funções da melhor maneira e econômica possível.
Cabe ressaltar também que a perda ou o extravio de algum desses documentos
podem trazer sérios problemas para a instituição (BELTRÃO e PASSOS, 1991). Dentre os
29
fatores que podem provocar a perda, destaca-se a umidade, temperatura, poeira, os gases,
ventilação, iluminação e outros.
Assim, a finalidade do arquivo é servir a empresa, com as informações que estão
contidas no acervo documental devendo tomar cuidado com os aspectos citados no parágrafo
anterior, para que o local seja um ambiente agradável e seguro (PAES, 2002). Um arquivo
bem organizado oferece grandes vantagens ao profissional responsável, tais como economia
de tempo e o auxilio na tomada de decisões. Nesse sentido é importante conhecer os métodos
de classificação para ser utilizado na empresa.
2.5.6. Classificação
Classificação é a determinação dos elementos identificatórios do documento, para que
o mesmo seja armazenado nos lugares mais úteis e recuperados com facilidade. (BELTRÃO
E PASSOS, 1991)
O objetivo da classificação, segundo Gonçalves (1998, p.12) é: antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtos de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito as funções/ atividades detectadas (estejam elas configuradas ou não em estruturas específicas, como departamentos, divisões etc.)
A classificação é traduzida em classes e subclasses, e ao estabelecer essas classes do
plano de classificação devemos seguir dois critérios: funcional (funções) ou estrutural
(estruturas, os setores, departamentos), por exemplo uma classe de departamento financeiro é
subdividida em duas: contabilidade e tesouraria. Nas subclasses serão inseridas as séries
tipológicas: notas de pagamento, ligadas as atividades de despesa, extratos bancários, registro
diário de caixas e bancos etc. As classes e subclasses podem ser numeradas seqüencialmente
ou receber um código alfabético, numérico ou alfanumérico. (GONÇALVES, 1998).
Os arquivos podem ser classificados segundo as entidades mantenedoras, segundo os
estágios de sua evolução, a extensão de sua atuação e a natureza de seus documentos.
(GONÇALVES, 1998).
Segundo as entidades mantenedoras os arquivos por elas produzidas podem ser: públicos (Federal, Estadual e Municipal); institucionais (igrejas, instituições educacionais, corporações não-lucrativas e sociedades, associações); comerciais (firmas, corporações e companhias) e familiais ou pessoais. (PAES, 2002, p.21).
Desse modo, é fundamental avaliar o ciclo de vida dos documentos, para evitar o
armazenamento de materiais obsoletos. Daí a necessidades de identificar e definir prazos de
30
guarda para os documentos de arquivo, independente de seu suporte ser o papel, filme, a fita
magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. (BERNARDES, 1998).
De acordo com Gonçalves, (1998, p.21): é necessário para a organização dos documentos de arquivo, detectar com clareza as funções primordiais assumidas pelo organismo produtor. O conjunto de funções detectadas envolverá necessariamente, atividades que deve cumprir de forma direta (atividade fim), bem como atividades que lhe servem como suporte (atividades-meio)
Por mais variado que sejam os documentos, Gonçalves, (1998) apresenta algumas
características que são importantes para a sua identificação e para sua caracterização como
documento do arquivo:
• suporte: papel, fita magnética
• forma: cópia, minuta
• formato: caderno, cartaz, livro
• gênero: documentação textual, audiovisual
• espécie: (certidão, declaração) e tipo (boletim de ocorrência, certidão de
nascimento).
Já para Angela, Leal e Coelho, (1998), esses documentos podem ser classificados
segundo o seu gênero e a natureza do assunto:
• quanto ao gênero: podem ser escritos ou textuais; cartográficos, cenográficos;
filmográficos; sonoros; macrográficos e informáticos;
• quanto à natureza do assunto: os documentos podem ser ostensivos
(documentos divulgados não prejudica a administração) e sigilosos
(informações restritas) que são divididos em quatro etapas:
ultra-secreto secretos confidencial reservado podem ter acesso
somente às pessoas que estão ligadas a
esse documento
são pessoas que não estão ligadas a esse documento, mas são autorizadas ao seu
manuseio
só deve ter acesso às pessoas
autorizadas
o público em geral não deve ter acesso
às informações
Quadro 2 – Etapas das informações restritas
Fonte: ANGELA, LEAL E COELHO (1998)
31
Gonçalves (1998), ressalta que o documento costuma ser entendido como tudo
aquilo que possa registrar e atestar o cumprimento de deveres do indivíduo, enquanto cidadão,
ou mesmo servir como garantia de direitos e também costuma estar identificado a documento
escrito.
O sistema de organização dos arquivos, conforme Medeiros (2003), é conhecido como
a teoria das três idades, em que se distinguem em três etapas:
• arquivo Corrente: são os documentos que circulam pelos canais decisórios,
buscando solução ou resposta.
• arquivo temporário (intermediário): são os documentos de consulta, embora os
assuntos contidos já tenham sido solucionados
• arquivo permanente: são os documentos que passam a ter valor cultural ou
cientifico.
Para que o arquivo possa cumprir seus objetivos, é essencial a formulação de um plano
arquivística, que leve em consideração as disposições legais e as necessidades da organização
que pretende servir. Daí, a importância de analisar todos os métodos de arquivamento para
escolher o melhor a ser adotado. (PAES, 2002)
Os métodos de arquivamento podem ser divididos, segundo Paes (2002, p.61), em
duas classes, as quais pertencem ao sistema direto (a busca é feita no local) e indireto (a busca
é feita através de um código ou índice).
32
Figura 3 – Métodos de arquivamento
Fonte: Paes (2002)
No quadro 3, estão caracterizados todos esses métodos para melhor entendimento.
Alfabético Geográfico
SimplesNumérico Cronológico
BÁSICO Digito terminal
Alfabético EnciclopédicoDicionário
Ideográfico ou assunto Duplex
Numérico DecimalUnitermo ou indexação coordenada
VariadexAutomático
PADRONIZADO SoundexMnemônicoRôneo
Quadro 3 – Métodos
Fonte: Acadêmica (2007)
ALFABÉTICOSIMPLES CRONO-
LÓGICODIGITO-
TERMINAL
ENCI-CLOPÉ-
DICO
DICIONÁ-RIO
DUPLEX DECIMAL UNI-TERMO
Deve constar o nome das
pessoas e o nome de empresas ou razões
sociais
Atribuir um numero para cada cliente obedecendo a ordem de entrada ou
registro numera-se as pastas, arquivando
os documentos em ordem
alfabética os quais
receberão o numero da
pasta ex:atribui a letra M de
miscelânea arquivando nas pastas
Além de observar a
ordem numérica tem que
observar a data,
numera-se o documento
e não a pasta,
depois de atuado é colocado
numa cartolina
onde alem do numero
de protocolo são
transcritas outras
informações
Os documentos
são colocados
em seqüência mas sua
leitura é da direita para a esquerda ex: 632.412 grupo= 63-
24-12 chama-se
grupo primário o
63, o secundário
24 e o terciário 12 e se tiver
cinco números
acrescenta zero a
esquerda ex: 32.412 grupo = 03-24-12 assim a pasta 3, a
24 e 12
Os assuntos são
agrupados sob títulos gerais e
dispostos alfabeticamente. Com
essa ordenação
enciclopédica surge os primeiros esquemas
de classificação, exemplo:
cursos, especializaç
ão, formação
Os assuntos isolados são
dispostos alfabeticam
ente obedecendo somente a seqüência das letras exemplo:
curso doutorado,
curso especializaç
ão, curso mestrado
É dividido em classes, conforme o
assunto, partindo do seu gênero
para a espécie, exemplo:
uma empresa promove cursos,
pesquisas, seu arquivo
terá inicialmente a seguinte classe: 1.
Pesquisas; 2. Cursos
Divide o setor
humano em nove
classes, cada classe é dividida da mesma forma em
subclasses, as 10
primeiras divisões são denominada
s em classes, as
10 seguintes em
subclasses, e a seguir, divisões, grupos,
subgrupos, subseções,
etc.
Atribui a cada
documento um numero em ordem crescente de acordo com sua
entrada no arquivo,
esse numero é
denominado registro
controlado através de
livro próprio para
localizar o documento
quando solicitado
Usa as letras e os
números e também as cores em
combinação com os
anteriores. A cor é dada
pela segunda letra da
palavra. As cinco cores são: (a.b.c.d = laranja); (e.f.g.h =
amarelo ou rosa);
(i.j.k.l.m.n = verde);
(o.p.q = azul) e
(r.s.t.u.v.w.x.y.z =
violeta); uma guia As a cor
vai ser violeta, Aq é azul e assim
por diante
É baseado no alfabeto e cada letra do
alfabeto recebe um numero,
(A=1; B=2; C=3; D=4; E=5; F=6; G=7; H=8; I=9; J=10;
K=11; L=12; M=13; N=14; O=15; P=16; Q=17; R=18; S=19; T=20; U=21; V=22;
W=23; X=24; Y=25
e Z=26), exemplo: T.
C. S pela tabela:
20.03.19. duas letras, acrescento zero, M.G. 13.07.00
É obsoleto É utilizado 23 letras do
alfabeto com
exceção das letras (I, O, Q), porque pode ser
confundido com o
numero um, zero e nove.
É obsoleto
RÔNEOVARIADEX AUTO-MÁTICO SOUNDEX MNEMO-
NICO
NUMÉRICO NUMÉRICOIDEOGRÁFICO OU POR ASSUNTOALFABÉ-TICO
GEOGRÁ-FICO
2.5.7. Descrição
As atividades de descrição são iniciadas durante a própria classificação dos
documentos. É necessário que a organização tenha sempre em mente a importância dessa
atividade sem desconsiderar informações secundárias, que podem ser imprescindíveis para a
caracterização dos documentos.
A organização arquivística de qualquer acervo pressupõe não apenas das atividades
de classificação como também as de descrição. A descrição garante a compreensão do
conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como também a localização dos
documentos que o integram.
É importante lembrar que as atividades de descrição ao lado das de classificação são
etapas importantes para o processo de organização de um arquivo. A primeira atividade de
descrição deve ser a elaboração de uma boa guia que apresente o perfil de cada documento.
Assim, o consulente localizará rapidamente os acervos de seu interesse, utilizando um
inventário. A criação de um guia voltada para o pessoal técnico e para o usuário especializado
é muito adequada, pois esses colaboradores estão interessados com a precisão das
informações e não com a sua disposição estética.
Seria importante que a descrição fosse planejada antes da classificação, devido as
anotações de dados que serão feitas. Caso contrário, é necessário estabelecer uma sistemática
de coleta de informações dos acervos e de seus documentos.
O controle dos documentos implica em identificar os prazos de guarda. Tal controle
deve ser feito no momento da classificação, para evitar acumulação desordenada. Por isso faz-
se o uso da tabela de temporalidade, a qual configura-se como um instrumento aprovado por
autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda
permanente), que registra o tempo de vida dos documentos, define os prazos de eliminação ou
guarda dos acervos em função de seus valores administrativos, fiscais, jurídicos etc.
(BERNARDES, 1998)
Para ser aplicada na empresa, a tabela de temporalidade deverá ser aprovada junto
com a autoridade competente e divulgada entre os colaboradores da mesma. É um
instrumento dinâmico e precisa ser atualizado periodicamente, a fim de incorporar novos
acervos e eliminar, quando necessário, após a autorização da diretoria, como mostra o quadro
a seguir:
35
DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA· Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho· Aviso Prévio 7 anos· Pedido de Demissão· Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) Permanente· Acordo de compensação· Acordo de prorrogação de horas· Atestado médico· Autorização para descontos não previstos em lei· Cartões, Fichas ou Livros de Ponto. 7 anos· Comprovante de entrega de Comunicação de Dispensa· Guias de mento de Contribuição Sindical e Assistencial· Mapa Anual de acidentes de trabalho· Recibo de abono de férias· Recibo de gozo de férias· Recibo de entrega do Requerimento do Seguro – Desemprego· Recibos de adiantamento· Recibos de pagamento· Solicitação de abono de férias· Vale transporte· Documentos sujeitos à fiscalização do INSS (folha depagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicosrelativos a afastamento por incapacidade ou salário 10 anosmaternidade, Guias de Recolhimento etc.)· PIS / PASEP – a contar da data prevista para seu recolhimento· Salário-Educação
50 anos(Este tipo de documentação está atrelado à Lei de Previdência
· Documentos relativos ao FGTS Social de Pessoal, podendo, inclusive, ser aumentado esteprazo, como por exemplo: documentos de Militares devem ser
guardados por até 150 anos.)· Livros de Atas da CIPA· Livros de Inspeção do Trabalho Indeterminado· Contrato de Trabalho (podem ser solicitados a qualquer tempo)· Livros ou Fichas de Registro de empregadosRoteiro do prazo de guarda dos documentos.Fonte: Souza apud Alonso (2002, p. 169).
Quadro 4 – Tabela de temporalidade
Fonte: Souza (2002)
2.5.8. Ordenação e codificação
O objetivo da ordenação é facilitar e agilizar a consulta dos acervos. Dessa maneira
cabe a ordenação escolher o melhor método de arquivamento. Após ser separado por tipo ou
espécie, são organizados cronologicamente, alfabética ou numericamente. Para definir como
devemos ordenar os documentos da empresa, devem considerar os tipos de busca, de que
maneira os acervos serão procurados.
Dessa forma é importante também observar a codificação que consiste em ordenar os
materiais da empresa segundo um plano metódico e sistemático, dando a cada um deles
determinado conjunto de caracteres.
O objetivo da codificação é propiciar aos envolvidos, a solicitação de materiais por seu
código, para facilitar a comunicação interna, evitando a duplicidade de itens, facilitando a
padronização e o controle desses materiais.
Existem várias maneiras de se estabelecer um código para os materiais, a numeração
arbitraria e os que catalogam os materiais segundo uma seqüência lógica.
36
Os planos de codificação dividem os materiais em grupos e classes:
• grupo: designa a família, agrupa os materiais com numero de 01 a 99;
• classe: identifica os materiais pertencentes a família do grupo, numerando de 01
a 99;
• número identificador: qualquer que seja o programa, é necessário individualizar
o material, é feito a partir da faixa 001 a 999;
• dígito de controle: é para os sistemas mecanizados, criando um digito de
controle para assegurar a confiabilidade de identificação do programa.
2.5.9. Microfilmagem
A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações
mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico, tendo o mesmo
valor legal do documento original. O microfilme reduz o volume ocupado dos arquivos em
papel, proporcionando acesso eficiente, limpo e seguro às informações arquivadas.
Segundo Paes (1997, p.155) de um lado acreditam ser o microfilme um instrumento
mágico para reduzir massas de arquivo e, do outro, os que alimentam forte preconceito contra
ele. Os adeptos do primeiro grupo, exacerbam a aplicação do microfilme como fator de
economia, colocando em destaque a questão do espaço físico e o segundo grupo só aceitam o
microfilme como instrumento de consulta, visando unicamente preservar os originais do
manuseio.
Já para Rodrigues (1981, p.8), “O microfilme é uma película fotográfica, transparente
e flexível, contendo documentos fotográficos de maneira reduzida, cuja leitura só é possível
através de equipamento apropriado”.
Os documentos a serem microfilmados dificilmente encontram-se prontos, por isso
precisam passar por um processo de preparação:
Os documentos a ser microfilmados dificilmente encontram-se prontos, por isso
precisam passar por um processo de preparação:
Disponível em http://alinebaggiomuniz.vilabol.uol.com.br/etapas.html. Acesso em: 15 de abril
2007.
• conferência das guias de remessa;
37
• desamassar todos os documentos:
• colar e remendar todos os documentos danificados;
• retirar grampos, clips, presilhas e cordões;
• estabelecer o arranjo da documentação
• os documentos escritos a lápis deverão ser reescritos a tinta;
• examinar as condições físicas e o estado de conservação dos documentos
verificando se os mesmos necessitam de restauração;
• a documentação encadernada deverá em princípio ser desencadernada para
evitar problemas de sombreamento, foco e legibilidade;
• separação dos documentos em lotes de acordo com a capacidade da
microforma a ser utilizada:
• confecção de letreiros e sinaléticas;
• preenchimento das imagens de Abertura e Encerramento
• indexação dos filmes.
Os documentos devidamente preparados serão microfilmados utilizando-se
normalmente microfilmadoras rotativas ou planetárias. A opção por um determinado tipo de
equipamento está condicionada a uma série de fatores, como por exemplo, tamanho dos
documentos, estado de conservação, volume total de documentos, legislação etc. Após a
microfilmagem é necessário transformar a imagem latente em visível e isso se dá por meio do
processamento dos filmes.
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO
Este trabalho tem como objetivo criar uma ferramenta para organizar os documentos
da empresa SOTEPA. O estudo caracterizou-se como um projeto de aplicação, cuja finalidade
é oportunizar ao acadêmico uma atividade técnico-científico aplicada a uma realidade
organizacional.
Para desenvolver o método a metodologia compreende cinco (05) etapas, a saber:
1º Passo) Levantamento das informações dos acervos da empresa;
2º Passo) Levantamento bibliográfico de vários autores que descrevem assuntos
pertinentes à pesquisa;
3º Passo) Identificar e ordenar os documentos;
4º Passo) Analisar a estrutura física do arquivo;
5º Passo) Escolher o método de codificação dos documentos;
6º Passo) Elaborar o manual de identificação dos documentos;
7º Passo) Apresentar o manual para os colaboradores e diretores da empresa;
Para que se possa, portanto, definir a metodologia empregada neste trabalho, deve-se
inicialmente caracterizar e classificar a natureza da pesquisa.
3.1 Caracterização da pesquisa
Na perspectiva de Koche, (2000) é descritiva porque procura entender as relações
entre duas ou mais variáveis de um dado fenômeno sem manipulá-las e procura entender e
mostrar como funciona esse fenômeno. Além disso, descritiva por possuir objetivos bem
definidos, procedimentos formais, ser bem estruturada e dirigida para a solução de problemas
ou avaliações de alternativas de curso de ação, de forma a levantar os dados para
posteriormente analisá-los.
Para Richardson, (1999) este estudo é de natureza descritiva, pois propõe-se a
investigar o que é, ou seja, a descobrir as características de um fenômeno como tal. Nesse
39
sentido, são considerados como objeto de estudo uma situação específica, um grupo ou um
indivíduo.
Segundo Lakatos e Marconi, (1999) é exploratória porque busca conhecer e estudar
assuntos pouco abordados nas pesquisas relacionadas com a construção de edifícios e
aumentar o conhecimento sobre o tema. Em uma pesquisa exploratória, é necessária que se
colha a maior quantidade de materiais ou documentos para se possa realizar a pesquisa.
Segundo Mattar (2001), a pesquisa exploratória visa prover ao pesquisador de maior
conhecimento sobre o tema ou problema de pesquisa em perspectiva.
Esta pesquisa também é classificada como sendo um estudo de caso, de natureza
descritiva e exploratória. É um estudo de caso, pois seu objetivo é descrever o comportamento
de uma empresa durante sua existência. Esta metodologia é usada quando buscamos saber
“como” e “por que” certos fenômenos acontecem, com pouca possibilidade de controle sobre
os eventos, através de um questionamento empírico que investiga estes fenômenos dentro do
seu contexto real de vida. (YIN, 1987). Esse método é produtivo para estimular a
compreensão e sugerir hipóteses e questões para pesquisa, além disso, pode envolver também
o exame de registros existentes, a observação da ocorrência do fato, entrevistas estruturadas,
entrevistas não estruturadas etc. O objeto de estudo desse método pode ser um indivíduo, um
grupo de indivíduos, uma organização ou uma situação, que possibilite a ampliação de
conhecimentos. (MATTAR, 2001)
Na metodologia de desenvolvimento do presente trabalho, utilizou-se a abordagem de
pesquisa qualitativa. De acordo com Richardson (1999, p. 90), uma pesquisa é classificada
como qualitativa quando é usada como tentativa de uma compreensão detalhada dos
significados e características situacionais apresentadas pelos entrevistados, em lugar da
produção de medidas quantitativas de características ou comportamentos, para reunir dados
sobre um fenômeno que não pode ser quantificado numericamente.
Para Bervian (1998), a pesquisa qualitativa é caracterizada por ter o ambiente natural
como fonte direta dos dados e os pesquisadores como instrumento-chave. A pesquisa deve ser
um trabalho descritivo, com uma constante preocupação com o processo e não simplesmente
com os resultados e o produto, analisando os dados indutivamente e se preocupando
essencialmente com o significado da pesquisa.
40
3.2 Coleta e tratamento de dados:
A coleta de dados para o desenvolvimento de uma pesquisa pode ser por meio de
dados primários e secundários. Para a obtenção de dados primários será utilizado o método de
observação. Na perspectiva Ruiz (1996) observar é aplicar a atenção de um fenômeno ou
problema, representar com exatidão como se manifesta, que consiste no registro de
comportamentos, fatos e ações relacionadas com o objetivo da pesquisa, e não envolve
questionamentos e respostas verbais ou escritas (MATTAR, 2001). Para obtenção de dados
secundários, a pesquisa também é bibliográfica porque se desenvolve tentando explicar um
problema, utilizando o conhecimento disponível a partir das teorias publicadas em livros ou
obras congêneres. O objetivo é de conhecer e analisar as principais contribuições teóricas
existentes sobre o tema ou problema, tornando-se indispensável para qualquer tipo de
pesquisa. È o investigador que irá levantar o conhecimento disponível na área. (KOCHE,
2000)
Para Richardson (1999) o método científico fundamenta-se na observação do mundo
que rodeia, não está restrita apenas ao que vem, inclui todos os sentidos.
Para Mattar (2001) é de caráter bibliográfico, pois envolve a procura de livros sobre o
assunto, revistas especializadas ou não, dissertações e teses apresentadas em universidades.
41
4 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
A empresa SOTEPA (Sociedade Técnica de Estudos, Projetos e Assessoria Ltda) atua
no mercado há 35 anos. Foi fundada em 03 de agosto de 1972 pelo Engenheiro Civil João
Batista Vicelli com a finalidade de satisfazer as necessidades do mercado. A direção da
empresa é composta pelo Diretor Presidente João Batista Vicelli, Diretor Administrativo/
Financeiro Manoel Sabino da Silveira e Diretor Técnico Almir José Machado. No
desempenho de suas atividades, a SOTEPA gera mais de 100 empregos diretos e inúmeros
empregos indiretos, entre fornecedores, terceirização e consultores especiais. Atualmente o
quadro funcional consta com 98 colaboradores, alocado ou não no escritório central em
Florianópolis.
A empresa tem sede em Florianópolis-SC, em prédio próprio, localizado na Rua
Joaquim Carneiro, nº 318, bairro Capoeiras. Atua basicamente nas áreas rodoviárias,
saneamento, abastecimento de água, meio ambiente, contenção e estabilização de encostas,
obras de artes especiais, túneis, sondagens geológicas, levantamento topográfico, cadastro
técnico multi-finalitário, estudos de viabilidades técnico-econômica, planos diretores e
planejamento em geral. Atua também, na supervisão de obras e locação de serviços de
mão de obra técnico-administrativa. Buscando ser um referencial na sua área de atuação em
seus mais ousados projetos, conta com a participação de engenheiros consultores. As unidades
de supervisão dispõem ainda de laboratório de solos, concreto e asfaltos, instrumental de
topografia, veículos e equipamentos de informática.
A estrutura organizacional da empresa está dividida em Presidência, área
administrativa (compreendendo os setores jurídico, financeiro, pessoal, apoio, contábil e
almoxarifado), setor técnico (engloba as áreas de projetos, sondagens, laboratório e
topografia) e escritórios de supervisão de obras.
A marca SOTEPA sempre tem sido a CREDIBILIDADE no desempenho de suas
atividades, fato que orgulha muito não apenas a Direção e empregados, mas a sociedade e a
Engenharia Catarinense.
A qualidade dos serviços prestados pela SOTEPA, passa pela equipe técnica de nível
superior e médio. No escritório central da empresa são desenvolvidos os projetos de
engenharia, propostas para licitações e o suporte técnico para atendimento aos escritórios de
42
supervisão de obras. Já as equipes de supervisão atuam no controle tecnológico e contratual
de obras rodoviárias.
A capacitação tecnológica também é destaque na SOTEPA, seja em incentivos a
trabalhos de pesquisa, cursos de pós-graduação ou cursos de especialização, seja nos cursos,
palestras técnicas ou outros eventos, que são periodicamente disponibilizados aos engenheiros
e técnicos. Além de treinamentos e atividades de atualização técnica.
Os equipamentos à disposição da equipe técnica englobam desde computadores e
periféricos de última geração, à softwares específicos a cada especialidade, como topografia,
projetos geométricos, geotécnica, hidrologia, drenagem, saneamento, análise econômica e
pavimentação.
Com o objetivo de ser um referencial na sua área de atuação em seus mais ousados
projetos, a SOTEPA conta com a participação de engenheiros consultores respeitados e
reconhecidos no âmbito nacional e internacional, nas mais diversas especialidades (túneis,
pavimentação, geotecnia, estruturas, transportes, etc.).
Na área administrativa, o pessoal é altamente qualificado para o desempenho de suas
funções. No setor jurídico tem-se a segurança necessária para o cumprimento dos contratos
firmados com os clientes, bem como a assessoria jurídica indispensável às mais variadas
formas de consulta e situações do dia a dia.
Nos setores de contabilidade, financeiro, pessoal, CPD, Compras e Suprimentos e
Apoio, tem-se profissionais experientes e qualificados para desenvolver, com precisão, os
serviços designados nas suas áreas de atuação.
Designada a prestar serviços fora de sua sede, a SOTEPA conta com escritórios
montados para atender as necessidades de fiscalização e supervisão das obras. As equipes de
supervisão contam com uma mini-estrutura operacional constituída de engenheiros residente e
auxiliar, chefe de escritório, calculista, digitador, desenhista, além do pessoal de campo
(topógrafos e laboratoristas). A unidade de supervisão dispõe ainda de laboratório de solos,
concreto e asfaltos, instrumental de topografia, veículos sedam e utilitários, e equipamentos
de informática.
Desde 1979, a SOTEPA realiza prospecções geotécnicas do subsolo. Atualmente, a
área de atuação em prospecção geotécnica conta com sondagens rotativas, mistas, à percussão
43
e à percussão com torque, além de sondagens a trado, a pá e a picareta e ensaios de
permeabilidade “in situ” e “vane test”.
Na área das ciências geodésicas, a SOTEPA atua nos serviços de levantamentos plani-
altimétricos, poligonação e triangulação, cadastros multi-finalitários e loteamentos. Os dados
de campo são descarregados no escritório e manuseados no programa topograph, gerando as
restituições requeridas.
Como subsídio para estudos e projetos na área geotécnica, pavimentação e concreto,
as atividades de ensaios de solos, agregados, asfaltos e concretos são desenvolvidas no
laboratório central da empresa ou nos escritórios de obras, permitindo a precisa avaliação de
comportamento dos materiais e o controle tecnológico de obras, além da emissão de laudos e
pareceres técnicos fundamentos nos ensaios laboratoriais.
Na área de Projetos Rodoviários, a SOTEPA conta com mais de 2.750 km de estradas
projetadas, incluindo inúmeras Pontes e Viadutos.
Na área de Saneamento, a SOTEPA conta com mais de 20.000 km de redes de
abastecimento d’água e tratamento de esgotos projetados, já tendo beneficiado mais de
150.000 habitantes.
Na área de Túneis, a SOTEPA já elaborou o Projeto de 3 túneis Rodoviários e 1
Projeto de Túnel Imerso. Também elaborou estudos para viabilidade de dois túneis na cidade
de Florianópolis, um deles Imerso.
Na área de Cadastro Técnico Multi-finalitário, a SOTEPA atuou nos municípios de
Campos Novos, Canoinhas, Chapecó, Itaiópolis, Lebon Régis, Mafra, Major Gercino, Matos
Costa, Florianópolis e Indaial, totalizando 960.000 km2 de cadastramento imobiliário.
Outra atividade de destaque na experiência da empresa é o acompanhamento e
supervisão de obras rodoviário, que garante a qualidade do serviço executado por meio dos
controles tecnológicos, a observância do Projeto elaborado e a obediência às condições
contratuais.
Na área de saneamento e Meio Ambiente, a SOTEPA atua tanto no projeto e
supervisão de obras de redes de abastecimento d’água e tratamento de esgotos, como também
em estudos e projetos ambientais, elaboração de EIA/RIMA’s e fiscalização de obras no
tocante a integridade ambiental.
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Dentre os principais clientes da SOTEPA, estão o DEINFRA (antigo DER/SC), DNIT
(antigo DNER), Prefeituras Municipais, DETER, DNOS, CASAN, COMCAP, TELESC,
FATMA, INFRAERO, GERASUL, dentre inúmeros outros clientes públicos e privados.
Além de prestar com qualidade e credibilidade seus serviços, a SOTEPA preocupa-se
ainda em manter com seus funcionários uma relação amistosa e familiar, o que reflete num
clima de descontração e confraternização entre seus empregados e familiares. Um exemplo
disso são as festas anuais promovidas pela SOTEPA, seja em comemoração ao aniversário da
empresa, seja em datas especiais ou de encerramento do ano.
5 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
A partir do diagnóstico realizado na disciplina de estágio do curso de administração,
observou-se a necessidade de organizar o arquivo da SOTEPA, cuja estrutura física
dificultava a localização dos documentos. Havia documentos obsoletos, além de móveis
desnecessários que ocupavam o pequeno espaço que também dificultava a locomoção.
Diante da freqüente necessidade de os engenheiros acessarem o arquivo, foi necessário
elaborar um manual para ajudar a empresa na guarda e preservação de seus acervos. Para
fazer essas mudanças foi essencial mudar o leiaute do arquivo. Nesse sentido, a empresa
demonstrou interesse no desenvolvimento desta pesquisa. Iniciava-se, portanto, o primeiro
desafio: criar uma ferramenta para que todos os empregados pudessem encontrar os
documentos necessários no momento oportuno para realização de suas tarefas cotidianas.
No início do desenvolvimento deste trabalho, o arquivo funcionava de maneira que os
volumes estavam encostados na parede, muitos ficavam sobrepostos, pois a altura era menor
que o A4, o que prejudicava o acervo. Havia volumes na frente de uma janela, que dificultava
a ventilação. Os volumes mais recentes, conforme a figura 4, ficavam no lado A e já no lado
B, eram armazenados os acervos mais antigos.
Figura 4 – Arquivo Técnico Atual
Fonte: Acadêmica
46
Na 1º Etapa, foi necessário levantar todo o material que estava no arquivo, iniciando
na estante que está a letra (a), constava um número na parte frontal da prateleira caracterizada
P1 (prateleira 1), foi anotado os dados de cada volume, sendo feito com os demais, como
mostra a figura 5.
Figura 5 – Levantamento dos documentos
Fonte: Acadêmica
Na 2º etapa foi relevante a pesquisa bibliográfica, à medida que os autores
investigados ressaltavam as características, os modelos, as vantagens e desvantagens dos
manuais nas organizações. Na empresa em estudo, entretanto, o objetivo de elaborar o manual
teve como principal obstáculo o leiaute do arquivo. Sendo assim, para que o manual pudesse
ser efetivamente elaborado, eram fundamentais algumas alterações da estrutura física. Afinal,
os autores pesquisados ressaltam alguns requisitos imprescindíveis para a preservação e
disponibilidade dos documentos.
Na 3º etapa, todo o material que foi levantado no arquivo era cadastrado no
computador que constava as prateleiras (P1), a data, o assunto, a obra etc. Depois disso foi
impresso para o controle futuramente.
Na 4º etapa, surgiu o segundo desafio: interferir na estrutura do arquivo em tempo
hábil e sem onerar as despesas da empresa. Sendo necessário rever os modelos das prateleiras,
47
eliminar problemas de infiltração, ventilação, iluminação, pintura, fungos, poeira, mofo,
umidade, são alguns fatores que ajudam na degradação dos papéis.
O arquivo era afetado pela umidade, que está presente no ar atmosférico, resultando a
combinação dos fenômenos de evaporação e condensação da água. Com isso, a fibra do papel
absorve a água e perde água de acordo com a taxa de umidade existente no local, com essa
oscilação de umidade, as fibras se dilatam ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao
perder umidade, esse movimento brusco de contração e dilatação é que deteriorisa o papel,
por isso foi colocado os desumidificadores de ar para controlar essa umidade. Além da
umidade do ar, havia também vazamento de água numa parede. Foram observadas também
algumas mudanças conforme mostra a figura 6.
Figura 6 – Observados algumas mudanças
Fonte: Acadêmica
• Passar a mapoteca para o setor técnico;
• Colocar o armário de aço no setor técnico;
• Tirar as prateleiras de madeira que estão as normas alemãs;
• Tirar os projetos das duas prateleiras que estão na janela para ter circulação de ar e
colocar uma tela para proteger contras os insetos;
• Tirar as prateleiras que estão às revistas e colocá-las no arquivo permanente;
48
• Arrumar a altura das prateleiras de madeira;
• Cortar um pedaço sobressalente da estante de madeira;
• Arrumar a infiltração de água da parede ao lado do banheiro;
• Tampar os canos que aparecem e colocar os pisos do chão que estão soltos;
• Colocar algumas prateleiras na última fileira das estantes;
• Pintar as paredes do arquivo com uma tinta clara;
• Pintar as prateleiras com uma tinta clara;
• Afastar as prateleiras da parede para circular o ar;
• Acrescentar mais 6 estantes de aço para ser colocada no arquivo; e
• Colocar o responsável do arquivo junto com os demais colegas de trabalho.
Com a aprovação da gerência, as obras iniciaram-se e o novo leiaute irá permitir a
organização dos documentos conforme os modelos salientados na fundamentação teórica. O
leiaute deverá sofrer os seguintes ajustes como demonstra a figura 7.
Figura 7 – Alterações do leiaute
Fonte: Acadêmica
49
Houve a necessidade de retirar todo o material dentro do arquivo, foram todos
guardados em caixas onde cada caixa foi numerada, sendo utilizada a mesma numeração que
era anotada nas prateleiras quando feito o levantamento do material na época do estágio. A
prateleira 1 tinha 4 caixas, todas elas recebiam a mesma numeração, P1 e assim feito com
todas as outras. No final tínhamos o número 1 até o 60. Nessa etapa foi utilizado o material
que tinha sido digitado para encontrar os arquivos. Retirou-se todas as prateleiras de madeira
e uma parede que dificultava a ventilação e a luz solar dentro da sala. Feito todas as
mudanças, o arquivo foi pintado e as novas estantes metálicas foram montadas e o novo
leiaute como mostra a figura 8, estava pronto, para receber todo o material de volta.
Figura 8 – Novo leiaute
Fonte: Acadêmica
Na 5º etapa a nova estrutura física, apresentada na figura 8, os documentos foram
organizados e distribuídos entre 104 prateleiras. Os dados utilizados para essa ordenação
foram o local da obra, o assunto a que se refere, o documento e a data.
O método escolhido está baseado nos modelos de arquivamento destacado no quadro
na fundamentação teórica. Além disso, a escolha do método teve influência decisiva por meio
de conversas informais com o gerente, bem como a observação participante durante o período
50
de estágio. Nesse sentido, optou-se por uma ordenação seqüencial, cujo código é numeral.
Escolhido o método os materiais foram colocados nos seus respectivos lugares, atendendo aos
critérios do manual. Sendo assim, a codificação caracteriza-se:
Tabela 1 – NUMERAÇÃO DOS MATERIAIS
CODIFICAÇÃO: AA. BBB. CC. DDDD
AA. BBB. CC. DDDD
EST
AN
TE
PRA
TE
LE
IRA
ASS
UN
TO
VO
LU
ME
X
Fonte: Acadêmica (2007)
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Tabela 2 – CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS
01 ⇒ Estante 1
A 02 ⇒ Estante 2
0n ⇒ Estante n
001 ⇒ Prateleira 1
B 002 ⇒ Prateleira 2
00n ⇒ Prateleira n
01 ⇒ Projetos volume A4
02 ⇒ Projetos volume A3
03 ⇒ Editais
04 ⇒ Propostas
C 05 ⇒ Supervisão
06 ⇒ Literatura Técnica
07 ⇒ Normas Técnicas
08 ⇒ Periódicos
09 ⇒ n
0001 ⇒ Volume 1
D 0002 ⇒ Volume 2
000n ⇒ Volume n
Fonte: ACADÊMICA (2007)
Tabela 3 – A Busca no computador
No computador, a busca vai ser feita da seguinte maneira:
Por assunto:
Por estante:
Por prateleira:
Por volume:
Por descrição: Fonte: ACADÊMICA (2007)
52
Na 6º etapa a elaboração do manual consistirá em uma ferramenta administrativa em
função da codificação que vai permitir a todos os empregados da SOTEPA a identificação e a
localização dos documentos no momento oportuno, para realização de seus trabalhos. Cabe
ressaltar também que o manual só foi possível após a mudança do leiaute.
53
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao fazer este trabalho teve-se a oportunidade de conhecer um pouco mais sobre como
manusear um sistema de arquivo em uma empresa. Recapitulando sobre a Gestão de
Documentos que é uma área da administração geral que se relaciona com a busca de
economia e eficácia na produção, manutenção, no uso e na destinação final dos mesmos.
Dessa forma, tal gestão, cobre todo o ciclo de existência dos documentos para arquivamento
permanente. São na verdade, todas as atividades inerentes às idades correntes e intermediárias
dos documentos.
Medeiros (1999) afirma que os arquivos são depósitos de papéis velhos que não se
utilizam mais, mas são arquivados por tradição, porque algum dia esse documento pode ser
útil para dar informações desejadas. A maioria dos arquivos é mal organizada e tudo isso
acaba dificultando na hora que precisa fazer uma localização imediata do documento.
Por isso, através do estudo foram observadas algumas dificuldades que a empresa
tinha em encontrar seus acervos, sendo necessário pedir sempre para o responsável encontrar
o mesmo. Foi a partir daí que conversando com o chefe, demonstrou-se o interesse em fazer o
estágio nas dependências do arquivo. Ao iniciar o levantamento dos materiais encontrou-se
alguma dificuldade, como por exemplo, cadastrar os volumes sem perder a ordem pré-
estabelecida. Assim, os documentos foram colocados nas prateleiras devidamente numeradas.
A etapa subseqüente do projeto consistiu em modificar o leiaute do arquivo, para
preservar os acervos e também tornar um ambiente mais agradável para os consulentes.
Infelizmente com a falta de tempo, foi necessário retirar todo o material do mesmo.
Ao iniciar a obra, foram retiradas as estantes de madeira, parede quebrada, portas e
janelas abertas e serviços de acabamento. Com o novo leiaute, foram colocadas as caixas uma
a uma, sendo criada uma lista de materiais para fazer a averiguação dos documentos
cadastrados ou não.
É importante lembrar também que foi a partir deste trabalho que a empresa percebeu a
importância de organizar e modificar esse ambiente. Portanto, com essa obra, foram feitas
outras mudanças nas dependências da empresa e também uma organização e limpeza nos
arquivos inativos. Ressalta-se também que dentre as ferramentas destacadas na
fundamentação, foram utilizados nesse trabalho o leiaute e o manual.
54
O estudo mostrou que foi importante fazer a mudança do leiaute e também a
organização desses documentos, pois permitirá a todos os colaboradores da instituição a
localização rápida dos mesmos.
A facilidade do arquivamento proporcionou que os outros colaboradores que
precisassem achar um acervo não dependessem somente da pessoa responsável,
descentralizando assim, as informações. É necessário também que o profissional responsável
pelo arquivo cadastre tudo que será colocado dentro do mesmo e principalmente se for
retirado algum material dentro do arquivo ativo e ser transferido para o arquivo inativo, é
fundamental que o responsável mude no sistema, para que o consulente na hora de procurar
saiba da nova localização desse acervo.
O problema investigado é que com a falta de um sistema confiável de busca dos
documentos ou informações arquivadas, pode atrasar um serviço, por isso, se for criado um
sistema de busca desses documentos, pode-se agilizar na busca desses materiais, beneficiando
o profissional na administração do seu tempo.
Cabe ressaltar que os resultados provenientes da pesquisa dizem respeito
especificamente ao arquivo em questão. Este fato, porém, não compromete a relevância da
pesquisa visto que as conclusões obtidas têm utilidade na organização de outros arquivos
semelhantes. Os resultados da pesquisa limitam-se a falta de tempo para a organização dos
demais arquivos da empresa.
6.1 SUGESTÕES PARA NOVOS TRABALHOS
É importante destacar que o trabalho pode sugerir algumas alternativas para se adaptar a novas
ferramentas administrativas, como por exemplo, a microfilmagem, a criação de uma tabela de
temporalidade, o 5S, o gerenciamento eletrônico, a atualização e substituição dos mapas existentes por
formato eletrônico.
Há uma tendência em informatizar os documentos das empresas. Diante disso, sugere-se que a
SOTEPA utilize técnicas de microfilmagem para alguns de seus documentos.
Novas pesquisas sobre gerenciamento eletrônico devem ser realizadas, pois a tecnologia hoje
está muito avançada, em uma empresa quanto menos papel tiver, melhor será para ela, para dar
continuidade a essa pesquisa é necessário que pesquisem mais sobre gerenciamento eletrônico, pois é
um sistema que usa a tecnologia da computação para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões
eletrônicas dos documentos em papel.
55
Faz-se necessário, entretanto, adotar alguns critérios para evitar que os documentos não se
percam. Nesse sentido sugere-se um programa de busca, microfilmagem e que a organização
implante um processo de gerenciamento total de qualidade (TQM) para que todos os
colaboradores organizem o ambiente de trabalho. Esse primeiro passo tem início no uso dos
conhecidos 5S, que significam a partir das palavras japonesas o seguinte:
• SEIRI que corresponde a eliminar o desnecessário separando-o do necessário.
• SEITON que significa colocar em ordem, guardando de forma ordenada tudo
que é necessário.
• SEISO que significa limpeza, eliminação da sujeira, acabando com as fontes
dos problemas.
• SEIKETSU que significa asseio, padronização, higiene, e também o estágio
onde se evita que as etapas anteriores retrocedam.
• SHITSUKE que significa disciplina, com o cumprimento rigoroso de tudo que
foi estabelecido pelo grupo.
Os 5S somente terão sucesso se forem praticados de forma sistemática e contínua, bem
como sejam resultado do consenso do grupo envolvido neste processo.
Ressalta-se também que a empresa gostou do trabalho, achou importante, pois todos os
acervos ficaram organizados e catalogados, e todo esse material ficou disponível no
computador, com a localização das estantes e prateleiras, sendo mais fácil sua localização.
Referências
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60
Apêndices
Apêndice(s) (opcional): texto ou documento elaborado pelo autor, complementar ao
seu trabalho. Os apêndices são identificados por letras maiúsculas consecutivas, seguidas de
travessão e respectivo título (Ex.: APÊNDICE A – Roteiro de entrevista).
61
Anexos: Anexo A
Sede: SOTEPA
Obra: BR-101 - Túnel do Morro do Boi Obra: Viaduto Ivo SilveiraLocalidade: Itapema - Balneário Camboriú / SC Localidade: Florianópolis / SC
Obra: Acesso da Tapera (SC 405) Obra: SC 404Localidade: Florianópolis / SC Localidade: Itacorubi - Lagoa
Obra: SC 401 Obra: Br - 101Localidade: Florianópolis / SC Localidade: Itajaí / SC
Anexo B
ORGANOGRAMA DA EMPRESA SOTEPA LTDAPRESIDÊNCIA
Departamento Jurídico
DIRETOR ADMINISTRATIVO
Departamento de Contabilidade
Departamento Administrativo e Serviços Gerais
Setor de Transportes
Serviços Gerais
Almoxarifado
Departamento Financeiro
Setor de Custos
Setor de Controle de Contratos
Centro de Processamento de Dados
Setor de Digitação
Departamento de Pessoal
Departamento de Estudos e Projetos
Divisão de Geotecnia
Seção de Sondagens
Laboratório Central
Divisão de Topografia
Diversas Equipes de Topografia
Divisão de Documentos e Licitação
Seção de Arq. Técnico
Divisão Técnica
Seção de Engª de Tráfego
Seção de Top., Geom. e terrap.
Seção de Geot., Pav. e Restaut.
Seção de Hidr., Dren. e OAC
Seção de OAE
Seção de Meio Ambiente
Seção de Cartog. e Cadastro
Seção de Quant. e Orçamento
Seção de Obras Compl. e Sinal.
Seção de Apoio Técnico
Setor de Cálculo
Setor de Desenho
Setor de Dig. e Informática
DIRETOR TÉCNICO
Departamento de Supervisãode Obras
Escritório do Túnel do Morro do Boi
Escritório em Lages/SC, trecho: BR 116 - São José do Cerrito -
Vargem - BR 470
Departamento de Informática
Escritório da Duplicação daBR 101/SUL, em Paulo Lopes/SC
Escritório em Florianópolis/SC, obras Rodovias SC 404, SC 405
e SC 406
Escritório de Itaiópolis/SC, obra Rodovia SC 477, trecho: Entr.
SC 419 - Moema
Escritório de Rio Fortuna/SC. obra Rodovia SC 407, trecho: Rio
Fortuna - Santa Rosa de Lima
Escritório em Curitibanos/SC, obra Rodovia SC 451, trecho: Curitibanos - Frei Rogério
Gerência Administrativa/Financeira
Anexo C
FOTO 1: Organização dos documentos devidamente numeradas. Fonte: Pesquisa
FOTO 2 e 3: As primeiras dificuldades encontradas no leiaute: prateleiras de madeira, infiltração e pouca ventilação e luminosidade. Fonte: Pesquisa
FOTO 4 e 5: O início do novo leiaute: retirada das prateleiras. Fonte: Pesquisa
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FOTO 5 e 6: retirada da parede Fonte: Pesquisa
FOTO 7 e 8: A organização das novas aberturas:portas Fonte: Pesquisa
FOTO 9 e 10: janelas e portas Fonte: Pesquisa
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FOTO 7 e 8: A organização das novas aberturas:portas
FOTO 9 e 10: janelas e portas FOTO 11 e 12: Fechamento da porta
FOTO 13 e 14: Novo leiaute das estantes.
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FOTO 15 e 16: Novo leiaute das estantes.