TRAMITACION DE CONTRATOS MENORES EN UXXI-ECONÓMICO.
MANUAL DE USUARIOS.
UXXIEC-Económico.
Área de Gestión Económica.
Mayo de 2018.
Versión 1.2
1
UXXI-Económico.
Área de Gestión Económica
Tramitación de Contratos Menores en UXXI-Económico.
Manual de usuario.
Última Actualización Febrero 2019. Mayo 2018.
INDICE.
1. Introducción………………………………………………………………............ 2
2. Objetivo de este manual…………………………………………………………. 3
3. Organización e iconografía de la información……………………………........... 3
4. Tramitación de contratos menores en el sistema………………………………… 5
4.1. Ingresando al módulo de Compras y Contratos menores……………............ 5
4.2. Generar un contrato menor…..………………………………………………. 7
4.2.1. Fichas de un contrato………………………………………….. 8
4.2.1.1. Ficha General………………………………………… 9
4.2.1.2. Ficha Conceptos…..…………………………………. 15
4.2.1.3. Ficha Financiación…………………………….…….. 17
4.2.1.4. Ficha Entrega………………………………….…….. 22
4.2.1.5. Ficha Adjudicación………………………………….. 25
4.2.1.7. Ficha UXXI…………………………………………. 30
4.3. Cerrar contrato menor……………………………………………………….. 34
Anexo I…………………….………………………………………………………...
Anexo II…………………….………………………………………………………...
38
42
1. INTRODUCCIÓN
2
UXXI-Económico.
Área de Gestión Económica
Tramitación de Contratos Menores en UXXI-Económico.
Manual de usuario.
Última Actualización Febrero 2019. Mayo 2018.
El nuevo módulo de UXXI-Económico (en adelante UXXIEC), para la tramitación de los contratos menores, es la solución informática adoptada por la Universidad de Sevilla para poder adaptarse a las exigencias que la ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, establece sobre dicho tipo de contratos. Los requerimientos que la ley establece para la tramitación de los contratos menores, se encuentran recogidos en el procedimiento para la gestión de los contratos menores de la Universidad de Sevilla, si bien aquí nos vamos a referir a cómo el nuevo módulo de UXXIEC cubre algunos de esos requerimientos y cómo es el soporte de otros.
El nuevo módulo de contratos menores nos va posibilitar:
- Grabar los datos que caracterizan a un contrato menor, identificándolo además con un código de expediente de contratación.
- Grabar tipos de contratos de
- Garantizar que el valor estimado del contrato no sobrepasará los umbrales establecidos por la ley por ejercicio, proveedor y tipo de contrato, estableciendo las validaciones y restricciones oportunas.
- Generar el correspondiente expediente económico, en el que la reserva de crédito se realizará por el valor neto del contrato más la parte no deducible del IVA.
- Generar el informe de necesidades y no alteración del objeto del contrato para ser firmado por el órgano de contratación, en función de los datos contenidos en el contrato menor.
- Tener los datos de los contratos menores, que darán soporte a la obligación de dar publicidad a estos contratos trimestralmente (esta tarea será realizada por los servicios centrales).
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Área de Gestión Económica
Tramitación de Contratos Menores en UXXI-Económico.
Manual de usuario.
Última Actualización Febrero 2019. Mayo 2018.
NOTA REFERENTE A LA VERSION 1.2 DEL MANUAL
En el mes de Febrero de 2019, como consecuencia de la puesta en explotación de la firma digital de los contratos menores, se ha realizado una simplificación en la tramitación de los contratos menores para los gestores de los mismos. El gestor deberá rellenar como hasta ahora todas las fichas del contrato menor (en la forma que se indica en este manual) hasta que el contrato menor se encuentre en el estado REGISTRADO. En ese momento, el contrato tiene que ser Fiscalizado por Intervención, que además de dicha fiscalización generará el Informe de necesidad y no alteración del objeto del contrato, el cual también confirmará y enviará a firma del órgano de contratación. Es decir, la simplificación de la que hablábamos, consiste en que el gestor ya no tendrá que generar el Informe ni tendrá que confirmarlo. El gestor llevará el contrato menor al estado de REGISTRADO, y ya no tendrá que hacer nada con él hasta que no se encuentre en estado PENDIENTE DE EJECUCION, que significará como antes, que podemos gestionar la factura y el documento contable.
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anual de usu
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UXXI-Económico.
Área de Gestión Económica
Tramitación de Contratos Menores en UXXI-Económico.
Manual de usuario.
Última Actualización Febrero 2019. Mayo 2018.
IMPORTANTE:
La siguiente Ficha sería la ficha Otros. Esta ficha la hemos desarrollado en el Anexo II, por las razones dadas al principio ya que, a pesar que el sistema la incluye como quinta ficha a rellenar, esta ficha sólo tiene sentido cuando, el contrato está en fase de Fiscalización por parte de Intervención, es decir el contrato está en estado REGISTRADO, e Intervención ha puesto algún Reparo a nuestro contrato, o nosotros hemos subsanado un reparo puesto al contrato que estamos tramitando.
En estas condiciones, la ficha Otros, nos servirá para comunicarnos con el Área Técnica de Intervención, en la forma que indicaremos en el Anexo II.
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UXXI-Económico.
Área de Gestión Económica
Tramitación de Contratos Menores en UXXI-Económico.
Manual de usuario.
Última Actualización Febrero 2019. Mayo 2018.
IMPORTANTE:
El Estado en el que se encuentra ahora nuestro contrato (REGISTRADO) es sumamente importante, ya que nos indica que Intervención va a proceder a fiscalizar nuestro contrato. Una vez fiscalizado, el resultado de dicha fiscalización puede ser:
Negativo: Este caso se dará cuando nuestro contrato no responda a las características de un contrato menor o algún/os de los datos sean erróneos. Intervención, utilizando la Ficha Otros (ver Anexo II), nos comunicará la/s razón/es por la cual el contrato no es susceptible de ser fiscalizado para que procedamos a su subsanación.
Positivo: En este caso tras fiscalizar, Intervención determina que todos los datos son correctos y generará, confirmará y enviará a firma del órgano de contratación el Informe de necesidad y no alteración del objeto del contrato. Tras estas acciones por parte de Intervención, el contrato menor pasará al estado PENDIENTE DE EJECUCION (el gestor ya no tendrá que entrar en la Ficha Documentación para generar el Informe, sólo Intervención deberá acceder a ella).
Al encontrarnos en el Estado PENDIENTE DE EJECUCION, esta situación nos informa que en cuanto tengamos la/s factura/s, podemos asociar el/los Justificante/s del Gasto correspondientes, al expediente económico del contrato, y asimismo, generar el ADO asociado al Justificante del Gasto o Justificantes del gastos, si son más de uno. Para comprobar que el Estado ha cambiado, sólo tenemos que ver este campo en la Ficha General (ver Figura 25).
Hay que resaltar, que aunque no generemos el Informe de necesidad y no alteración del objeto del contrato, siempre podremos acceder a él una vez que lo haya generado Intervención.
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I-Económico.
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Mayo 2
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UXXI-Económico.
Área de Gestión Económica
Tramitación de Contratos Menores en UXXI-Económico.
Manual de usuario.
Última Actualización Febrero 2019. Mayo 2018.
ANEXO I.
A continuación presentamos un breve ejemplo de cómo realizar una consulta básica de nuestro contrato menor. En la pantalla inicial del módulo, elegimos la opción de menú adecuada o accedemos a través de los accesos rápidos (Ver Figura 1).
Figura 1. Elegimos la opción de consulta.
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Área de Gestión Económica
Tramitación de Contratos Menores en UXXI-Económico.
Manual de usuario.
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ANEXO II.
Ficha Otros.
En este Anexo vamos a detallar el contenido de la ficha Otros y su operativa.
Como hemos dicho, una vez que el contrato menor se encuentra en estado REGISTRADO, El Área de Intervención procederá a evaluar si es correcto o no.
En el caso de presentar alguna anomalía, Intervención utilizará esta ficha Otros, para comunicarnos que ha puesto un reparo a nuestro contrato y el motivo de dicho reparo, es decir, nos especificará aquello que no es correcto en nuestro contrato y/o qué tenemos que aportar para poder fiscalizar positivamente nuestro contrato.
Para acceder a la ficha Otros, pulsamos la pestaña . Una vez pulsada se nos muestra la pantalla de la figura 1.
Sólo puede modificarlos
Intervención. Para el gestor
son campos informativos.
Desplegamos y seleccionamos Sí, en
caso de haber corregido o aportado
lo indicado en el motivo del reparo.
Pulsar Insertar para añadir
archivos o Eliminar para
eliminarlos.
Figura 1. Ficha Otros.
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tendremos que volver a atender los requerimientos de Intervención y una vez atendidos, poner el campo Reparo subsanado por el gestor de nuevo a Sí.
El contrato es correcto: Intervención llevará el contrato menor al estado PENDIENTE DE EJECUCION.
Para hacer más eficiente esta comunicación entre Intervención y el gestor (y también para otros casos que se considere oportuno), se ha incluido un bloque al principio de la ficha Otros, que puede ser usado tanto por Intervención como por el gestor, para adjuntar en el contrato información/documentación relevante para el mismo (ver Figura 1).
NOTA:
Puede ser de utilidad diseñar y almacenar una consulta haciendo uso de la consulta Paramétrica nueva, de tal forma que incluyamos como condición de dicha consulta que el campo Contrato con reparo esté a Sí y el campo Reparo subsanado por el gestor a No.