TEORIJA BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
Rani razvoj teorije
Egipat: 42 nome - birokratski aparat
sastavljen od sveštenika i pisara
Rim: Avgust Oktavijan stvorio je
nepristrasan sistem administracije carstva
Kina: organizacija i popunjavanje državne
administracije po nepristrasnom sistemu
testova i ispita
Prusija: organizacija vojske Frederika
Velikog (mehanički vojnici)
Max Weber
Max Weber (1864-1920) - sociolog, proučavao organizaciju sa stanovišta vlasti, moći, funkcionisanja i racionalnosti
The Theory of Social and EconomicOrganization (Introduction andtranslation by Talcott Parsons), NewYork, USA, Oxford University Press
AUTORITET(vlast)
AUTORITET: izgledi da će određene osobe slediti komandu tačno formulisanog sadržaja
(Herrschaft)
DISCIPLINA
DISCIPLINA: izgledi da će se deo određenog velikog broja ljudi, zahvaljujući navici, brzo, automatski i šematski pokoriti jednoj naredbi
MOĆMOĆ: Izgledi da se u
okviru jednog društvenog
odnosa sprovede sopstvena
volja uprkos otporu drugih,
bez obzira na čemu se
zasnivaju ti izgledi“."The most common way people give up their power is by
thinking they don't have any." -Alice Walker
TIPOVI VLASTI
Racionalna;
Tradicionalna;
Harizmatska.
RACIONALNA VLAST
Postoji konstantna organizacija izvršenja
službenih funkcija, ograničena pravilima;
Postoji opis kompetencija upravljačkih
organa, koje se zasnivaju na:
– obavezi vršenja određenih funkcija zasnovanih na
sistemskoj podeli rada, Primer
– obezbeđenju potrebnog autoriteta da se obavi
posao,
– jasnom definisanju sredstava eventualne prinude i
uslovima u kojima se one mogu primeniti.
RACIONALNA VLAST
Postoji princip hijerarhije, i viša pozicija je
nadređena nižoj. Višoj poziciji se mogu
uputiti žalbe na rad niže pozicije, i ona ima
pravo da izdaje određene komande nižoj
poziciji.
Postupa se po pravilima koja mogu biti a)
tehnička pravila ili b) norme. Primer
RACIONALNA VLAST
Princip hijerarhije u službi
Prodaja Inženjering Proizvodnja Nabavka I&R
2
3
4
5
6
7
1
3 3
2 2
1 1
RACIONALNA VLAST
Zaposleni u birokratskoj organizaciji ne poseduju sredstva koja su neophodna za funkcionisanje te organizacije ali su odgovorni za njihovo racionalno korišćenje, a lični i službeni poslovi i imovina su u potpunosti razdvojeni;
Položaj, tj službeno mesto u birokratskoj organizaciji se ne može prisvojiti na bilo koji način (kupovinom, nasleđivanjem itd.);
Upravljački akti, odluke i pravila su formulisani u pisanoj formi (zvaničnim dokumentima) čak i tamo gde je usmena diskusija obavezan način komunikacije.
Uticaj racionalne vlasti
Nepotizam, negativna selekcija
“Birokratija je krug iz kojeg nema bekstva, sa
hijerarhijom znanja. Vrh birokratske strukture
poverava nižim slojevima brigu o detaljima, dok
niži nivoi veruju da vrh vodi brigu o strategiji, i
svi se međusobno varaju.”
Eliminacija samovolje
Organizacija postaje mehanička, neelastična,
stalna i unapred određena.
OSOBINE ČINOVNIKA
1. Podvrgnuti su jedinstvenoj strogoj
sistemskoj disciplini i kontroli u vršenju
službe.
2. Svaka pozicija ima jasno određene
nadležnosti (skup poslova koje obavlja
određeni birokratski organ).
OSOBINE ČINOVNIKA
3. Organizovani su po hijerarhijskom poretku.
4. Lično su slobodni i pokoravaju se samo objektivnim službenim dužnostima. Pozicije se popunjavaju na osnovu ugovornog odnosa po slobodnoj volji zainteresovanih kandidata.
5. Kandidati se postavljaju na poziciju po kriterijum optimalne prilagođenosti poziciji na osnovu kvalifikacija koje se mogu proveravati testovima, dokazivati diplomom, ili i jedno i drugo.
OSOBINE ČINOVNIKA6. U svom radu su potpuno odvojeni od vlasništva
nad službenim sredstvima.
7. Činovnici se odnose prema službi kao prema svom jedinom ili glavnom zanimanju;
8. Za rad se kompenzuju platom, čija se visina određuje prvenstveno na bazi pozicije u hijerarhiji, ali i na osnovu odgovornosti posla ili društvenog statusa, najčešće sa pravom na penziju. Poslodavac pod određenim uslovima može otpustiti činovnika, dok su činovnici slobodni da daju otkaz po slobodnom nahođenju.
9. Vide mogućnost za napredovanje, koje je najčešće na osnovu zasluga, senioriteta (starost, staž u organizaciji), ili i jednog i drugog.
SAVREMENA RAZMATRANJA
– LOGIKA POSLEDICE
logika posledice, koja se bazira na
suštinskoj racionalnosti i željenim
izlazima akcije,
– Poznavanje alternativa
– Poznavanje posledica odluke
– Poznavanje preferenci
IDEALNO I OGRANIČENO
RACIONALAN UČESNIK
SAVREMENA RAZMATRANJA
– LOGIKA POSLEDICE
U organizacionim pitanjima, dolazi do sledećih problema:
Alternative nisu jasne;
Posledice odluka zavise od velikog broja faktora, nisu
konačan skup, mogući su malo verovatni kontigentni
događaji i ne mogu se proceniti sa prihvatljivom
verovatnoćom
Korisnost i preference posledica odluka su nejasne;
Učesnici nemaju vremena ili znanja da obave potrebne
proračune;
Obavljanje proračuna nije isplativo, jer je previše
komplikovano i skupo pribaviti pouzdane podatke.
SAVREMENA RAZMATRANJA
– LOGIKA PRIKLADNOSTI
Bitni procesi i događaji u organizaciji se moraju klasifikovati u kategorije (šablonske situacije)
– One se povezuju sa pravilima i pozicijama učesnika u organizaciji.
– Na primer, to mogu biti zapošljavanje novih radnika, postupak disciplinske odgovornosti, povećanje plate, žalba klijenta, otpremanje gotovih proizvoda i slično;
Učesnici u organizaciji koji donose odluke moraju imati jasno definisane formalne pozicije,
– Pozicije uključuju povezivanje sa procesima i događajima u organizaciji.
– Na primer, neko može biti na formalnoj poziciji magacionera, što podrazumeva uključivanje u procese otpremanja gotovih proizvoda iz magacina, popisa, prijema i slično;
Učesnici u organizaciji porede pravila i svoje formalne pozicije sa događajima u organizaciji,
– ponašaju se po pravilima koja najviše odgovaraju poklapanju ovih faktora
http://www.beoelektrane.rs/?cat=19&lng=cir
PRAVILA, PRAVILA…
Generalna pravila
– Univerzalna i dugoročno važeća
– Prednost: oslobađaju menadžere posla u standardnim situacijama
– Mana: Manje kreativnosti
Specifična pravila
– Za posebne zahteve u organizaciji, specifična i kratkoročna
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
1. Birokratija se zasniva na principu legitimnog racionalnog autoriteta.
2. Organizacione pozicije se popunjavaju na osnovu tehničkih kompetencija izvršilaca, a ne na osnovu društvenog statusa, prijateljstva ili nasleđivanja.
3. Dužnosti, odgovornosti i autoritet za odlučivanje treba da bude jasno opisani.
4. Uloge u birokratiji su organizovane hijerarhijski, tako da svaku nižu poziciju kontroliše i nadgleda viša pozicija.
5. Pravila, standardne radne procedure i norme treba da se koriste za kontrolu ponašanja i odnosa između uloga u organizaciji.
6. Administrativne odluke i pravila se formulišu u pisanoj formi.
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Birokratija se zasniva na principu
legitimnog racionalnog autoriteta.
– lične osobine izvršilaca na upravljačkim
pozicijama nisu izvor autoriteta
– formalni autoritet dolazi iz bezlične pozicije
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Organizacione pozicije se popunjavaju na osnovu tehničkih kompetencija izvršilaca, a ne na osnovu društvenog statusa, prijateljstva ili nasleđivanja.
– organizacione pozicije treba da popunjavaju izvršioci koji zbirno donose najviše koristi svima za koje ta organizacija stvara neku vrednost
– Preporuke mogu postojati, ali samo formalizovano
– Primer: britanska vojska do XIX veka
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Dužnosti, odgovornosti i autoritet za odlučivanje treba da bude jasno opisane.– Responsibility & Accountability
– Ko radi? Koga tužim?
– Biti zadužen (responsible) znači imati operativni nalog za obavljanje nekog posla (očistiti učionicu, sortirati magacin, spremiti vežbe...)
– Biti odgovoran (accountable) znači biti zadužen za dostizanje učinka nekih merljivih veličina (količina proizvoda, visina profita, nacionalna bezbednost…)
Dužnost i odgovornostPriča o Svakom, Nekom, Bilo-kom i Nikom
U jednoj firmi radila su četiri zaposlena sa čudnim imenima: Svako, Neko, Bilo-ko i Niko.
Pojavio se važan posao, za koji je Svako bio siguran da će ga Neko uraditi
Bilo-ko ga je mogao uraditi, ali Niko ga nije uradio.
Neko se naljutio jer je mislio da je to posao koji Svako može da uradi
Svako je mislio da Bilo-ko može da uradi taj posao, ali Niko nije shvatio da Svako neće uraditi posao
Završilo se tako što je Svako bio ljut na Nekog zato što Niko nije uradio ono što Bilo-ko može da uradi.
Da li znate firme u kojima se kao zaduženi za posao pojavljuju Svako, Neko, Bilo-ko i na kraju Niko?
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Uloge u birokratiji su organizovane hijerarhijski, tako da svaku nižu poziciju kontroliše i nadgleda viša pozicija. – Primer – organizacija sudstva
– Sudovi opšte nadležnosti su osnovni sudovi, viši sudovi, apelacioni sudovi i Vrhovni kasacioni sud.
– Sudovi posebne nadležnosti su privredni sudovi, Privredni apelacioni sud, prekršajni sudovi, Viši prekršajni sud i Upravni sud.
– Ukoliko se privatna tužba podnese sudu koji nije nadležan, taj sud će, po službenoj dužnosti, dostaviti tužbu nadležnom sudu.
– Između sudova postoji hijerarhijski odnos iz koga proističe stepenovanje sudova.
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Pravila, standardne radne procedure i
norme treba da se koriste za kontrolu
ponašanja i odnosa između uloga u
organizaciji.
– Primer: ocenjivanje zaposlenih u masovnom
restoranu
Pozdravljanje kupca Da Ne
Zaposleni se smešiZaposleni iskreno pozdravljaZaposleni održava kontakt očimaPrimanje porudžbine Da NeZaposleni je dobro upoznat sa stavkamamenijaZaposleni prima narudžbinu odjednom, bez ponavljanjaManje narudžbine (do 4 stavke) zaposleni memorizuje, i ne zapisujeZaposleni predlaže kupcu dodatne stavke iz menijaOstalo:Ispunjenje porudžbine Da NePorudžbina se dostavlja pravim redosledomPiće se sipa pravim redosledomStavlja se propisana količina ledaPrilikom sipanja pića, čaše se naginju, i sipanje se aktivira prstomČaše za pića se zaklapajuVodi se računa o čistoći čašaPiće se sipa do propisanog nivoaOstalo:Dostavljanje porudžbine Da NePorudžina je ispravno zapakovanaKese se savijaju dva puta na vrhuAko kupac jede unutra, daje se plastični poslužavnikPropagandni listiće se stavlja na poslužavnik ispod jelaPorudžbina se dodaje na prikladan načinTraženje i prihvatanje plaćanja Da NeIznos koji treba da se plati se izgovara jasno i dovoljno glasnoIznos koji je dao kupac se jasno izgovaraKusur se broji glasnoKusur se broji efikasnoVelike novčanice se zadržavaju dok se kusur ne vratiOstalo:Zahvaljivanje i završavanje porudžbine Da NeZaposleni uvek kaže „Hvala“Kazano „hvala“ zvuči iskrenoOdržava se kontakt očimaZaposleni kaže „Dođite nam ponovo“Ostalo:
SAVREMENI PRINCIPI
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
Administrativne odluke i pravila se formulišu u pisanoj formi.
– nepristrasna i objektivna osnova za praćenje istorije akcija
– bitne aktivnosti se dokumentuju u pismenoj formi, i arhiviraju po propisanim pravilima.
– odluke i pravila koji usmeravaju rad moraju biti dostupni u pisanoj formi, da bi se obezbedila jasnost i nedvosmislenost.
KARAKTERISTIKE
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
specijalizacija;
racionalnost;
profesionalizam;
depersonalizacija službe;
SINE IRE ET STUDIO!
KARAKTERISTIKE
BIROKRATSKE ORGANIZACIJE
autonomija u nadležnosti službe;
stalnost službe;
rast i širenje birokratskog aparata.*
*Pre građanskog rata USA,
federalna birokratija je imala
36.000 zaposlenih, a danas
oko 3.000.000 + outsource
agencije
MINTZBERG I MAŠINSKA I
PROFESIONALNA BIROKRATIJA
Masovna proizvodnja, masovne usluge...
Škole, ostale društvene ustanove, računovodstvene firme...
MANE BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
Ministarstvo poljoprivrede otkriva da oko 15% zaposlenih
zloupotrebljava kreditne kartice koje su im izdate u službene svrhe,
izuzev ako službeni troškovi ne pokrivaju troškove tetoviranja,
čipkanog donjeg veša, škole za barmene ili konceret Ozzy Osbourne-
a
Federalna vlada USA tokom 2003 nije mogla da uđe u trag 24.5
milijardi potrošenih US$. To znači da je svaku federalni službenik
(činovnik) potrošio oko 9000 US$ bez evidencije.*"Top Ten Examples of Government Waste," Heritage Foundation website,
http://www.heritage.org/research/budget/bg1840.cfm
„Administrativni asistent asistenta administracije za upravljanje
jedinicom za upravljanje opštim uslugama“,
– Pozicija koju je kao primer u američkoj administraciji istakao savetnik
američkog predsednika Džimija Kartera
MANE BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
Manja svest o širim posledicama rada;
Spor ili nemoguć proces donošenja odluka, posebno u nepoznatim situacijama;
Nesvesnost o manama organizacije;
Neslaganje sa mišljenjima koja su konfrontirana sa propisima;
Tendencija da birokratija kreira sve više pravila i procedura, pa kompleksnost raste a koordinacija se gubi (Catch 22, Joseph Heller);
Činovnici izveštajima lažno opisuju poštovanje pravila;
Nedozvoljavanje da članovi organizacije koriste zdrav razum
MANE BIROKRATSKE
ORGANIZACIJE
Hijerarhijska nadređenost može postati nejasna, jer neki stručnjaci mogu biti isključene iz procesa donošenja odluka, ili može doći do konflikata zbog kompetentnosti;
Kompetencije stručnjaka-činovnika mogu biti nejasne ili se mogu koristiti u suprotnosti sa duhom propisa;
Može se stvoriti sistem regrutovanja i napredovanja kadrova koji se ne bazira na meritokratiji, već na oligarhiji birokratskog vrha;
Činovnici mogu pokušati da izbegnu odgovornost i ostanu anonimni tako što neke poslove u organizaciji neće dokumentovati, ili će napraviti previše haotičnu i konfuznu dokumentaciju koja se teško pretražuje