TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Projeto Fusion ECM Suite
Companhia Águas de Joinville
Case de SucessoPaulo Oliveira
Gerente de TI
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Institucional
O que é a CIA Água de Joinville?
Empresa local de economia mista, responsável pelo fornecimento de águas e saneamento a toda população Joinvillense.
Fundada em 2005, substituindo a antiga
CASAN, hoje é a maior empresa do município
de Joinville.
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite
PROJETO
FUSION ECM SUITE
“PROCESSOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS”
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Motivação:
- O recém nascimento da CIA necessitava de maiores controles do ponto de vista de gestão
- Falta de controle das informações não-estruturadas (Documentos, Planilhas, etc.)
- Processo de suprimentação específico para o negócio
- Necessidade de informações gerenciais para a prestação de contas e sustentabilidade ao negócio
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Mercado:
- Em 2006 fomos ao mercado buscar tecnologias para subsidiar o nosso negócio
- Desenvolvemos uma RFP (Request For Proposal) de uma solução de Workflow/BPM e GED + Serviço de Consultoria
- Abrimos as portas para as empresas fornecedoras destas soluções
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Avaliação das Ofertas:
- Solução com facilidade na modelagem dos processos
- 100% Web
- Compatível com MS SQL Server
- Integração nativa com MS Office
- Capacidade de integração com os atuais sistemas da CIA
- Know-how da empresa em consultoria de implantação do negócio na solução
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ESCOPO DEFINIDO:
- Automatização da área de suprimetos
- Gestão das informações eletrônicas
DURAÇÃO DOS PROJETOS:
- Gestão Eletrônica de Documentos:
10/07/2006 – 20/10/2006
- Workflow/BPM + Consultoria na Automatização da área de Suprimentos:
25/10/2006 – 15/03/2007
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Informações Gerais
- Mais de 80 usuários ativos
- Aproximadamente 65 tipos e documentos definidos
- Dois processos 100% implantados
- Mais de 120 licitações efetuadas
- Mais de 1.200 solicitações de compras
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Tipos de Documentos Gerenciados (Total 67 tipos):
Acervo DigitalAcervo FísicoAprovação de ProjetosAta de Abertura das PropostasAta de Julgamento: HabilitaçãoAta de Julgamento: PropostasAta de ReuniãoAta de Julgamento das Propostas ComerciaisAta de Julgamento das Propostas TécnicasAtestado de Capacidade TécnicaAutorização para AbastecimentoAutorização para LavaçãoAutorização para Saída de VeículoAvisoAviso - ConviteAviso - PublicaçãoCertidãoCircularContratoControle VT e PROJControle de Abastecimento por Caminhão-PipaControle Diário dos ReservatóriosConvocação para Treinamento
Dados Operacionais AMAEDeclaração de TreinamentoDocumento de Homologação e AdjudicaçãoDocumento EmitidoEdital de Concorrência PúblicaEdital de Convite para CompraEdital de Convite para ServiçosEdital de Pregão para CompraEdital de Pregão para ServiçosEstudo de Viabilidade TécnicaETA - LaudoGráfico de Controle dos ReservatóriosInstrução de TrabalhoLista de PresençaMemorandoNormas de TrabalhoOfícioOfício PagamentosOfício Transferências ParecerPesquisa de VazamentosPetiçãoPortariaPortaria - Licitação
Procedimento SistêmicoProtocolo de EntregaQualidadeReciboResoluçãoRH - Autorização e OcorrênciaRH - Controle Hora ExtraRH - Requisição de PessoalSolicitação de Adiantamento para ViagemSolicitação de Compras ou ServiçosSolicitação de PagamentoDocumento GenéricoDocumento RecebidoEdital
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Controle da Estrutura Documental
(Taxonomia) (1)
Gestão dos Documentos(2)
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Processo de Compras e Contratações:
Envolvidos:
- Assessoria Contábil, Gerentes e Diretores de Área, Gerência Adm. E Fin., Presidência, Área de Suprimentos
Fluxo: 43 atividades.
Integrações:
- Verifica se a verba está orçada no ERP
- Reposição da verba no caso de cancelamento
- Implantação da ordem de compras no ERP
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Processo de Licitações:
Envolvidos:
- Responsável por Compras, Diretoria, Ger. Adm e Financeira, Presidência
Atividades: 49 atividades