ESTUDIAR PARA PREVERY PREVER PARA ACTUAR
P R E M I OINTRAGOB
2006
a la
06
RSGC - 617INICIO: 2012.09.28
TERMINO: 2015.09.28
ISO 9001:2008
PROCESO EDUCATIVO
S G C
S N E S T
IMNC-RSGC-617
IMNC-RSGC-617IMNC-RSGC-617
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
CERTIFICADO BAJO LANORMA ISO 9001:2008
VILLA DE ÁLVAREZ, COL., ENERO DE 2015
TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
Instituto Tecnológico de Colima
"DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA
DE CONTROL DE PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y
HERRAMIENTAS EN EL ALMACÉN
DE LA EMPRESA TRACSA COLIMA"
B M R I G E
A: G V R
P
2
ÍNDICE
Introducción ............................................................................................................. 4
Justificación ............................................................................................................. 5
Objetivo ................................................................................................................... 6
Objetivos específicos .............................................................................................. 6
Problemática a resolver ........................................................................................... 6
Alcance ................................................................................................................... 6
Procedimiento y descripción de actividades realizadas .......................................... 7
Diagnóstico de la situación actual del almacén de servicio de la empresa. ......... 7
Identificación de equipo y herramienta que se utilizan para la prestación de
servicios ............................................................................................................. 10
Diseñar el sistema de control de préstamos de equipos y herramientas de la
empresa TRACSA. ............................................................................................. 11
Implementación del Sistema de Control ............................................................. 12
Resultados ............................................................................................................ 13
Sistema de Control de préstamo de herramientas y equipo en el almacén de
Tracsa Colima .................................................................................................... 13
Presentación ...................................................................................................... 15
Objetivo .............................................................................................................. 15
Normas Generales ............................................................................................. 15
Procedimientos .................................................................................................. 16
Procedimiento para la solicitud/entrega de herramientas ............................... 16
Procedimiento para reporte de daño o pérdida de herramienta ...................... 17
Procedimiento para devolución de herramienta prestada ............................... 17
Procedimiento para solicitud/entrega de refacciones ..................................... 18
Procedimiento para realizar el “CHEK LIST” mensual de la caja de
herramienta ..................................................................................................... 18
Procedimiento para la salida de material e insumos de mantenimiento. ........ 19
3
Diagramas de Flujo ............................................................................................ 20
Diagrama de solicitud/entrega de herramienta ............................................... 20
Diagrama de reporte de daño o pérdida de herramienta ................................ 21
Diagrama de devolución de herramienta prestada ......................................... 22
Diagrama de solicitud/entrega de refacciones ................................................ 23
Diagrama de elaboración de “CHECKLIST” ................................................... 24
Diagrama de procedimiento de salida material e insumos.............................. 25
Formatos e instructivos ...................................................................................... 26
Organización ...................................................................................................... 28
Distribución física del almacén ........................................................................... 30
Evaluación de resultados ................................................................................... 31
Conclusiones y recomendaciones ......................................................................... 32
Propuestas de mejora ........................................................................................ 32
Competencias desarrolladas y/o aplicadas ........................................................... 32
Referencias bibliográficas y virtuales .................................................................... 33
Referencias ........................................................................................................... 33
4
Introducción
Los sistemas de control implementados en cualquier área de la empresa
encaminados a incrementar el buen funcionamiento de los procesos establecidos
en la empresa, son una herramienta necesaria que funge como factor importante
para el desarrollo de un ambiente laboral sano y bueno que contribuye al logro de
los objetivos.
En este perfil la sucursal de la empresa TRACSA Caterpillar ubicada en el municipio
de Colima emite su colaboración para trabajar el aspecto de consolidar un sistema
que ayude al manejo de las herramientas y/o provisiones que utilizan los técnicos
dentro de la misma para mantener su resguardo y su equipo en buenas condiciones
listo para su utilización en la prestación de servicios que ofrecen a sus clientes.
Con este punto de partida el jefe del departamento de servicio de la sucursal en
conjunto conmigo residente de la carrera de Ingeniería en Gestión Empresarial, se
tomó la decisión de elaborar un sistema de control de herramienta y equipo a base
de una auditoria interna detectando las necesidades de los técnicos, del encargado
del almacén y del jefe de servicio.
Antecedentes de la empresa
TRACSA es fundada en agosto de 1974 mediante la adquisición de los activos del
distribuidor anterior, Agromecánica, S.A. Con sucursales en Guadalajara, Celaya,
Colima y Lázaro Cárdenas se atendían los segmentos de construcción, agrícola y
minero, ofreciendo soluciones de venta, renta de maquinaria nueva y seminueva,
así como soporte en refacciones y servicio, de la marca Caterpillar principalmente.
TRACSA Colima, es hoy en día una sucursal pequeña que atiende principalmente
las necesidades de dos de las minas más cercanas e importantes de la región una
de ellas se encuentra en Minatitlán, “Peña Colorada” y la otra en Aquila Michoacán.
Debido a estos clientes sustanciales y al movimiento que se ha venido concurriendo
en la zona conurbada de Colima y Villa de Álvarez de construcción de
5
fraccionamientos, carreteras y diferentes edificios importantes para la región, que
utilizan maquinaria pesada para sus trabajos y funciones; la empresa toma su
importancia y prevalece con cierta rentabilidad para seguir operando en el estado.
INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA TRACSA COLIMA
Nombre: TRACSA S.A.P.I. DE C.V.
Domicilio: Carretera Colima-Jiquilpan #1075, Colonia Juana de Asbaje, C.P.:
28085
Ciudad: Colima
Sector: Privado
Giro: Servicios
RFC: TRA800423525
Misión: Generar soluciones integrales efectivas para que nuestros clientes, en cada
uno de los mercados que atendemos, hagan su negocio más rentable.
Jefe administrativo: Jorge Gerardo Rojo Díaz
Asesor Externo: Moisés Buenrostro Carranza
Justificación
El proyecto contendrá un sistema de control para el manejo de las herramientas y
equipo utilizados en el almacén de servicio de la empresa TRACSA Colima, que se
está realizando debido a la falta de organización de dichos elementos a la hora de
prestar los servicios de mecánica a los diferentes clientes con los que cuenta la
empresa. Además del interés personal por formar parte del equipo de trabajo de
dicha empresa.
6
Objetivo
Desarrollar e implantar un sistema de control de préstamos de equipo y
herramientas para la reducción de los extravíos de los mismos, así como aumentar
la satisfacción del cliente y del personal.
Objetivos específicos
Elaborar un diagnóstico de la situación actual del sistema de préstamos de
equipo y herramientas.
Actualizar y organizar el inventario del equipo y la herramienta existente en
el almacén de servicio.
Elaborar un sistema de control de préstamos de equipos y herramientas del
almacén.
Implementar el sistema de control de préstamos de equipos y herramientas
del almacén.
Problemática a resolver
El equipo y la herramienta que se encuentra en el almacén de servicios es prestado
al personal que lo solicita sin un control adecuado, ocasionando que el equipo se
extravié y los mecánicos salgan a realizar su trabajo con la herramienta y equipo
incompleto, provocando retrasos en la realización de los servicios, y esto trae como
consecuencia la insatisfacción del cliente y del personal.
Alcance
Desarrollar y documentar e implantar un sistema de control de préstamo de equipos
y herramientas del almacén de TRACSA Colima.
El sistema de control contendrá formatos que permitirán llevar un registro e historial
del préstamo de herramienta a los técnicos que operan en el área de servicio de la
7
empresa TRACSA, donde su finalidad es mejorar la calidad del uso de las mismas,
contar con un orden en su caja de herramienta personal e incrementar la
responsabilidad de cada uno de estos para la utilización de dichos instrumentos.
Procedimiento y descripción de actividades realizadas
El proyecto de residencia se inició en Agosto de 2014 en la empresa TRACSA
sucursal Colima ubicada a las afueras de la ciudad, donde fui atendida por el C.P
Jorge Gerardo Rojo Díaz, Jefe Administrativo de la sucursal y a la vez fui presentada
al personal como alumna del Instituto Tecnológico de Colima aceptada por la
empresa para realizar mi residencia profesional con un proyecto en el área de
servicio, donde contaría con la colaboración del Ingeniero Moisés Mercado Ríos
Jefe del área de Servicio, y la Lic. Alejandra Gutiérrez Celis encargada de Recursos
Humanos de la Sucursal. Después se me dio un recorrido guiado por la empresa
explicando las áreas con las que contaba y se me asignó un horario para acudir a
la empresa todos los días.
Por mi parte di a conocer mi plan de trabajo y expliqué cuáles serían mis
necesidades básicas para la realización del proyecto de Residencia Profesional,
determinando los recursos, la información y la disposición de tiempo destinadas
para cada una de las actividades prestablecidas en mi cronograma.
Las labores se iniciaron realizando un diagnóstico inicial que me permitirá
introducirme a la situación actual de la empresa y conocer el tipo de herramienta
que se utiliza y las condiciones en las que se encuentra, además de indagar un poco
en los procedimientos y procesos que realizan para el manejo de los mismos.
Diagnóstico de la situación actual del almacén de servicio de la empresa.
Para determinar un diagnóstico de la situación actual del almacén de herramienta y
equipo de la empresa TRACSA, sucursal Colima, se realizó de la siguiente manera,
primeramente se entrevistó a cuatro personalidades que tienen relación directa con
el funcionamiento del almacén, por lo tanto su perspectiva en cuanto a las
8
problemáticas que sufre el almacén y su teoría de cómo debe ser el funcionamiento
adecuado del mismo son de suma importancia para contemplar cuatro preguntas
significativas que son:
¿Dónde estamos?
¿Qué tenemos?
¿A dónde queremos llegar?
¿Qué nos hace falta?
De ahí se parte entonces para pedirles su opinión y referencias a estas personas y
llevar a cabo su análisis.
Problemáticas
¿Cuáles son los problemas que más percibes dentro del almacén en cuanto a la
herramienta y equipo?
Encargado de almacén de herramienta
No hay control de préstamos, no vales, ni sellos, ni vigilancia.
Cualquiera entra al almacén de herramienta cuando él no se encuentra
Dejan herramienta tirada fuera y dentro del almacén
El vigilante presta las llaves del almacén a los mecánicos
No hay auditoria frecuentes
Se roban la herramienta
Se prestan las herramientas entre los mecánicos
Se pierde herramienta
Se presta sin su autorización herramienta a mecánicos de otras sucursales
No hay un control de salida de herramienta de la sucursal
Jefe de servicio no les llama la atención
Encargada de nómina de los mecánicos
Hace falta vales de salida
No se hacen responsables de herramientas perdidas
9
Las auditorias se hacen cada año
No se tiene control directo para herramienta, todo depende de Guadalajara
Piden la llave y se pierden las piezas, porque se anotan las cosas pero
cada quien como quiere.
Mecánico de sucursal de campo
Se llevan las laptops a su casa y no están cuando las necesitamos
Caja de herramienta incompleta
Utilizan programas ajenos al de trabajo en las laptops
Agarran herramienta de la que yo soy responsable
No cuento con el equipo necesario cuando salgo a realizar servicios.
Dejan herramienta tirada y en malas condiciones
Las camionetas siempre tienen algo descompuesto
Jefe de servicio
No se tiene un inventario actualizado
Se roban herramienta
Toda reposición de herramienta depende de Guadalajara
Los técnico son irresponsables de sus cajas de herramienta
No llevan su herramienta completa a los servicios
Piden la llave y el vigilante no se cerciora de la herramienta que se llevan
El equipo de transporte no tiene un control de servicios, cambios de aceite,
etc.
Los técnicos no se hacen responsables de su equipo de transporte.
Se le puede prestar herramienta a gente ajena al personal de TRACSA.
El análisis que se hizo después de la entrevista es que la administración no cuenta
con formatos de control ni mucho menos con el control adecuado para el préstamo
de herramienta, lo cual influye en los técnicos para incrementar la falta de
responsabilidad a la hora de utilizar, prestar o guardar su herramienta, ya que sus
superiores no se los impone y no lo ven como obligación.
10
Como siguiente actividad se realizó una identificación más precisa es decir evaluar
objeto por objeto la existencia y hacer una comparación con los inventarios
establecidos para hacer un reporte con las observaciones correspondientes
Identificación de equipo y herramienta que se utilizan para la prestación de
servicios
Para precisar el status actual de las herramientas además de la entrevista con las
personas mencionadas y rescatar los problemas más importantes que señalaron los
entrevistados, se realizó un plan de auditoria interna donde en colaboración con el
jefe de servicio se solicitó a TRACSA Guadalajara, los inventarios actualizados de
herramienta y equipo de los mecánicos y del almacén de resguardo.
En esta auditoría se pretendía identificar los siguientes puntos:
Conocer e identificar el tipo de herramienta que utilizan
Revisar el estado y las condiciones de la herramienta
Verificar si toda la herramienta cuenta con un código y/o número de serie
Revisar si la herramienta que se encuentra dada de alta en el sistema se
encontrara en el almacén
Identificar herramienta perdida y las causas
Conocer la ubicación de herramienta
Analizar la distribución y el acomodo de las herramientas en el almacén
Revisar las condiciones de las cajas de herramienta de los mecánicos
Checar si las cajas de los técnicos contenían la herramienta señalada
Analizar el control sobre el equipo de transporte
La auditoría se inició en el almacén de la empresa donde se encuentra la
herramienta de resguardo, con el inventario proporcionado por el personal
encargado del área, la última auditoria se realizó en Marzo de 2013, así que la
actualización todavía estaba pendiente.
Se fue verificando pieza por pieza toda la herramienta en colaboración con el
responsable del almacén y se hicieron las anotaciones necesarias desde códigos
11
anotados erróneamente, herramienta dañada, herramienta perdida, robada, sin
código, herramienta que no estaba dada de alta o de baja según fuera el caso. Se
realizó un recorrido por el almacén, el taller y el patio que son las tres zonas que
menciona el inventario donde se encuentra herramienta.
Después se realizó la auditoria a todos los técnicos que tiene bajo su
responsabilidad una caja de herramienta proporcionada por la empresa donde de
igual forma se revisa pieza por pieza y se anotan las observaciones que tenga cada
artefacto ya sea que este dañado, que no tenga el código, que no se de la marca
correspondiente.
Como reporte final se encontró aproximadamente el 10% de herramienta
extraviada, un 15% de herramienta dañada y un 20% de herramienta obsoleta de lo
cual no existe algún documento que lo de conocer a las autoridades
correspondientes para su tratamiento necesario y contrarrestar estas problemáticas.
Diseñar el sistema de control de préstamos de equipos y herramientas de la
empresa TRACSA.
Para el diseño del sistema de control se tomó en cuenta las necesidades prioritarias
de la empresa para lo cual se trabajó de la mano con las tres personas encargadas
directamente del control del área de servicio dentro de la empresa. Donde éstos
expresaron la forma en la que les gustaría que se diseñaran los formatos, además
de hacer mención de cuáles necesitaban y como deseaban que se fueran
desarrollando los procesos con base a las funciones y responsabilidades de los
involucrados en las operaciones que estaban teniendo deficiencia.
Entonces tomando en conjunto toda esta información el sistema de control se diseñó
de la siguiente manera, éste contaría primeramente con una presentación y
objetivos donde se estableció lo que es y que se pretende lograr con el mismo,
después las normas y políticas que son las regirán el sistema y que la empresa
previamente da a conocer a todos los empleados, luego cuenta con los
procedimientos desglosados paso a paso para el entendimiento del trabajador estos
procesos con su respectivo diagrama de flujo para analizar y realizar la actividad
12
como se corresponde. Después se elaboran los formatos con las especificaciones
necesarias que ayudarían al incremento de control y seguridad en el almacén de
servicio. Posteriormente se encuentra la organización del almacén, ahí se detalla
las funciones de todos los que forman parte de los procesos y por último la
distribución física del almacén esto para el control de la ubicación de las
herramientas, en dado caso de buscar un artículo saber dónde debe estar situado.
Implementación del “Sistema de Control”
Para la implementación del sistema se imprimieron y aprobaron los formatos a
utilizar en cada uno de los procesos, después se entregaron los blocks a cada uno
de los responsables y se explicó las funciones y responsabilidades que cada uno
tiene en cada uno de los procedimientos y como se debe desarrollar cada uno de
éstos.
La implementación fue un proceso lento y con modificaciones continuas, es decir
conforme las personas encargadas de cada proceso nuevo a desarrollar lo fueron
realizando surgieron dudas y alteraciones las cuales al finalizar un mes de
implementación que es el tiempo de intervalo de la actividad más larga se revisará
detalladamente para solucionar los inconvenientes que surgieron y esperar la
reducción de las problemáticas presentadas en el diagnóstico que se realizó antes
de diseñar e implementar el sistema de control.
13
Resultados
Sistema de Control de préstamo de herramientas y equipo en el almacén de
Tracsa Colima
Sistema de Control de préstamo de
Herramientas y Equipo en el almacén
de la Empresa TRACSA Colima
14
CONTENIDO
Presentación
Objetivos
Normas y Políticas Internas
Procedimientos
Diagrama de flujo
Formatos e Instructivos
Organización del almacén
Distribución física del almacén
15
Presentación
El departamento de servicio de la empresa TRACSA, sucursal Colima en conjunto
con la alumna Berenice Mancilla de la carrera de Ingeniería en Gestión Empresarial
del Instituto Tecnológico de Colima se dio la tarea de realizar un sistema de control
del Almacén de resguardo de herramienta y equipo de la empresa por considerarse
un instrumento de gran importancia para la productividad de los técnicos que ahí
trabajan y que además ayuda a mantener en buenas condiciones los utensilios que
ahí se manejan.
Por otra parte cabe mencionar los beneficios que este sistema brinda al ser
implementado adecuadamente, que en gran porcentaje son costos, existencia de
herramientas, mantenimiento de equipo y aumento de responsabilidad para su
utilización por parte de los empleados.
Objetivo
El presente sistema de control se diseñó con el objetivo fundamental de regular las
funciones operativas y responsabilidades tanto del personal que utiliza, como del
jefe de departamento y del demás personal que se ve involucrado en el manejo de
las herramientas y el equipo con la intención de lograr una mayor eficiencia en la
prestación de los servicios así como la disminución de perdida de los mismos.
Normas Generales
1.- Los titulares de las áreas involucradas son responsables de cumplir y hacer
cumplir las actividades que se desarrollen en cada uno de los procedimientos
establecidos en este manual.
2.- Las actividades y organización del personal, derivadas de las operaciones del
almacén, se deberán determinar de acuerdo a las políticas establecidas por la
empresa, sin contrarrestar la normatividad de otras áreas de la empresa, pero
16
siempre vigilando el buen desempeño de los empleados y protegiendo los intereses
de la empresa.
3.- Los procedimientos y actividades mencionadas en este sistema de control
deberán realizarse de acuerdo al puesto, cargo o plaza, que ocupa el empleado
dentro de la empresa.
4.- Los préstamos y devoluciones de herramientas, los insumos y refacciones que
salen del almacén de resguardo así como los reportes de daños de los artículos
mencionados se deberán almacenar mensualmente en carpetas específicas para
su entrega en cada cierre de mes al área administrativa de servicio.
5.- El almacén de resguardo es un are perteneciente a servicio, bajo el control del
encargado de herramienta de resguardo quien labora de lunes a viernes de 8 a 17
horas, por lo cual la realización de actividades fuera de ese horario contará con el
apoyo de caseta de vigilancia para que los procedimientos lleven a cabo los mismo
tramites.
6.- Los usuarios de todas las áreas de la empresa deberán solicitar los materiales y
artículos atendiendo a las políticas de este sistema de control.
Procedimientos
Procedimiento para la solicitud/entrega de herramientas
PASO #
RESPONSABLE ACTIVIDAD NOMBRE
DEL DOCUMENTO
1 Encargado del almacén de resguardo
Entrega un vale de herramienta o refacción según sea el caso al solicitante.
Vale de herramienta
2 Solicitante Llena el vale con los datos adecuados y debidamente correctos.
3 Encargado del almacén de resguardo
Verifica que el vale haya sido llenado correctamente y busca la herramienta solicitada.
4 Encargado del almacén de resguardo
Trae la herramienta al mostrador la herramienta y revisa las condiciones en las que está entregando el ítem.
17
5 Encargado del almacén de resguardo
Entrega la herramienta y le pide al solicitante firme el vale de conformidad y de entrega.
6 Solicitante Revisa y recibe la herramienta
7 Encargado del almacén de resguardo
Archiva el vale en el expediente indicado.
Procedimiento para reporte de daño o pérdida de herramienta
PASO #
RESPONSABLE ACTIVIDAD NOMBRE
DEL DOCUMENTO
1 Encargado del almacén de resguardo
Entrega un vale de herramienta o refacción según sea el caso al solicitante.
Vale de herramienta
2 Técnico y/o Supervisor
Llena el vale con el reporte correspondiente.
3 Técnico y/o Supervisor
Entrega la herramienta al encargado del almacén.
4 Encargado del almacén de resguardo
Revisa la herramienta dañada, en caso de extravío registra la perdida en la base de datos indicada.
5 Encargado del almacén de resguardo
Guarda la herramienta dañada en el anaquel correspondiente.
6 Encargado del almacén de resguardo
Archiva el vale en el expediente correcto según sea el motivo.
Procedimiento para devolución de herramienta prestada
PASO #
RESPONSABLE ACTIVIDAD NOMBRE
DEL DOCUMENTO
1 Técnico y/o Supervisor
Pone la herramienta a entregar en el mostrador.
2 Encargado del almacén de resguardo
Busca el vale de herramienta donde se autorizó el préstamo.
Vale de herramienta
3 Encargado del almacén de resguardo
Revisa que la herramienta esté en las condiciones que se prestó.
4 Encargado del almacén de resguardo
Sella el vale de herramienta de entregado y pone la fecha de
18
entrega en el recuadro correspondiente.
5 Encargado del almacén de resguardo
Si existe alguna observación la anota en el documento.
6 Encargado del almacén de resguardo
Archiva el vale de herramienta validado y entregado en el expediente de entregas.
Procedimiento para solicitud/entrega de refacciones
PASO #
RESPONSABLE ACTIVIDAD NOMBRE
DEL DOCUMENTO
1 Supervisor, encargado de orden y/o técnico
Elabora el vale de solicitud de la refacción requerida para el servicio
Vale de refacción
2 Encargado del almacén de resguardo
Verifica los datos del vale y busca la refacción solicitada.
3 Encargado del almacén de resguardo
De las refacciones correctamente verificadas y firmadas al almacén de refacciones entrega al solicitante la refacción solicitada.
4 Supervisor, encargado de orden y/o técnico
Firma de recibido el vale de refacción.
5 Encargado del almacén de resguardo
Archiva el vale de refacción en el expediente de refacciones entregadas.
Procedimiento para realizar el “CHEK LIST” mensual de la caja de
herramienta
PASO #
RESPONSABLE ACTIVIDAD NOMBRE
DEL DOCUMENTO
1
Técnico responsable de caja de herramienta
Al fin de mes solicita al supervisor o jefe de servicio el formato actualizado de las herramientas que debe tener en su caja de herramientas.
Cheklist de herramientas
2 Supervisor o jefe de servicio
Imprime y entrega al técnico el formato para que realice la revisión
19
de la herramienta que tiene bajo su cargo el técnico.
3
Técnico responsable de caja de herramienta
Empata los artículos que tiene con los que el formato dice que debería tener y cualquier anomalía la registra para realizar el reporte ante el jefe de servicio.
4
Técnico responsable de caja de herramienta
Realiza su reporte final de lo encontrado en la verificación.
5
Técnico responsable de caja de herramienta
Entrega el reporte al supervisor o jefe de servicio para solución de problemas.
6 Supervisor o jefe de servicio
Firma el “cheklist” de revisado y busca solución a problemas reportados por el técnico.
Procedimiento para la salida de material e insumos de mantenimiento.
PASO #
RESPONSABLE ACTIVIDAD NOMBRE
DEL DOCUMENTO
1 Vigilante en turno
Al recibir la autorización de salida del vehículo, revisa si el empleado lleva materiales o insumos de mantenimiento.
Vale de salida de material
2
Vigilante en turno Llena a mano el vale de salida de materiales e insumos de mantenimiento que llevan en el vehículo con la información correcta.
3 Técnico/supervisor Revisa que el vale conténgalos artículos que lleva en su vehículo.
4 Técnico/supervisor Firma de conformidad el vale de salida y se lo entrega al vigilante.
5 Vigilante en turno Engrapa el vale de salida de material en la hoja de salida del vehículo.
20
Diagramas de Flujo
Diagrama de solicitud/entrega de herramienta
NO SI
NO SI
INICIO DEL
PROCEDIMIENTO
EL SOLICITANTE ELABORA EL VALE DE PRÉSTAMO DE
HERRAMIENTA CON LOS REQUISITOS
CORRESPONDIENTES LLENANDO CORRECTAMENTE
TODOS LOS DATOS.
EL ENCARGADO DEL ALMACEN REVISA QUE EL
DOCUMENTO ESTE ELABORADO
CORRECTAMENTE Y QUE LOS DATOS SEAN
AUTENTICOS.
¿LA RELACIÓN
DE ITEMS ES LA
CORRECTA?
DEVUELVE EL VALE AL
USUARIO Y NO SE PRESTA
LA HERRAMIENTA
FIN DEL
PROCEDMIENTO
¿ESTA
DISPONIBLE LA
HERRAMIENTA?
EL ENCARGADO CONSULTA
LOS VALES ANTERIORES E
IFORMA QUIEN TIENE
DICHA HERRAMIENTA
FIN DEL
PROCEDMIENTO
EL ENCARGADO ENTREGA
LA HERRAMIENTA
EL SOLICITANTE FIRMA EL
VALE DE CONFORMIDAD
EL ENCARGADO ARCHIVA
EL VALE EN EL FOLDER
CORRESPONDIENTE
FIN DEL
PROCEDMIENTO
21
Diagrama de reporte de daño o pérdida de herramienta
NO SI
PERDIDA DAÑADA
INICIO DEL
PROCEDIMIENTO
EL SOLICITANTE ELABORA EL VALE DE REPORTE DE
DAÑO O P DE HERRAMIENTA CON LOS REQUISITOS
CORRESPONDIENTES LLENANDO CORRECTAMENTE
TODOS LOS DATOS.
EL ENCARGADO DEL ALMACEN REVISA QUE EL
DOCUMENTO ESTE ELABORADO
CORRECTAMENTE Y QUE LOS DATOS SEAN
AUTENTICOS.
DEVUELVE EL VALE AL
USUARIO Y NO SE PRESTA
LA HERRAMIENTA
FIN DEL
PROCEDMIENTO
¿LA
HERRAMIENTA
ESTA PERDIDA O
DAÑADA?
EL ENCARGADO ANOTA LAS
CARACTERISTICAS DE LA
HERRAMIENTA EN LA BASE
DE DATOS DE EXTRAVÍOS
PARA SU POSTERIOR
REPOSICIÓN.
FIN DEL
PROCEDMIENTO
¿EL VALE ESTA
CORRECTO?
FIN DEL
PROCEDMIENTO
EL ENCARGADO OBSERVA EL
DAÑO DE LA HERRAMIENTA
EL SOLICITANTE FIRMA EL
VALE DE CONFORMIDAD
EL ENCARGADO PONE LA
HERRAMIENTA DAÑADA EN
EL ANAQUEL CORRECTO
EL ENCARGADO ARCHIVA EL
VALE EN EL EXEDIENTE.
22
Diagrama de devolución de herramienta prestada
SI NO
INICIO DEL
PROCEDIMIENTO
EL HABIENTE DE LA HERRAMIENTA PRESTADA PONE
LA HERRAMIENTA A ENTREGAR EN EL MOSTRADOR
DEL ALMACÉN DE RESGUARDO.
EL ENCARGADO DEL ALMACÉN REVISA QUE LA
HERRAMIENTA SE ENCUUENTRE EN BUENAS
CONDICIONES PARA SU RECEPCIÓN.
¿LA
HERRAMIENTA
SE ENCUENTRA
EN BUENAS
CONDICIONES?
EL ENCARGADO LE HACE
SABER PORQUE NO ES
POSIBLE LA RECEPCIÓN DE
LA HERRAMIENTA AL
HABIENTE
FIN DEL
PROCEDMIENTO
EL ENCARGADO BUSCA EL VALE
CORRESPONDIENTE A ESE PRÉSTAMO
EL ENCARGADO PONE FECHA DE ENTREGA
Y SELLA EL VALE DE ENTREGADO
EL ENCARGADO ARCHIVA EL
VALE EN EL FOLDER DE
HERRAMIENTAS ENTREGADAS
FIN DEL
PROCEDMIENTO
23
Diagrama de solicitud/entrega de refacciones
SI NO
SI NO
INICIO DEL
PROCEDIMIENTO
EL SOLICITANTE ELABORA EL VALE DE REQUISICIÓN
DE REFACCIÓN PARA UNA ORDEN DE SERVICIO CON
LOS DATOS ADECUADOS Y CORRECTOS.
EL ENCARGADO DEL ALMACEN REVISA QUE EL
DOCUMENTO ESTE ELABORADO
CORRECTAMENTE Y QUE LOS DATOS SEAN
AUTENTICOS.
¿EL VALE ESTA
CORRECTO?
DEVUELVE EL VALE AL USUARIO
Y NO PROPORCIONA LA
REFACCIÓN AL SOLICITANTE
FIN DEL
PROCEDMIENTO
¿ESTA
DISPONIBLE LA
REFACCIÓN?
EL ENCARGADO DE ALMACÉN
DE RESGUARDO CONSULTA AL
ENCARGADO DEL ALMACÉN DE
REFACCIONES EL ESTADO DE LA
REFACCION.
FIN DEL
PROCEDMIENTO
EL ENCARGADO DEL ALMACÉN
ENTREGA LA REFACCIÓN
EL SOLICITANTE FIRMA EL VALE
DE CONFORMIDAD
EL ENCARGADO ARCHIVA EL
VALE EN EL FOLDER
CORRESPONDIENTE
FIN DEL
PROCEDMIENTO
EL ENCARGADO DEL ALMAÇEN
INFORMA AL SOLICITANTE EL
ESTADO DE LA REFACCIÓN
24
Diagrama de elaboración de “CHECKLIST”
NO SI
INICIO DEL
PROCEDIMIENTO
EL TÉCNICO RESPONSABLE DE UNA CAJA DE
HERRAMIENTA SOLICITA LA RELACIÓN DE ITEMS QUE
DEBE TRAER BAJO SU CARGO A LOS SUPERVISORES O
JEFE DE SERVICIO.
EL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE SERVICIO
BRINDA EL FORMATO AL TÉCNICO QUE LO
SOLICITE Y EL FORMATO DE REPORTE FINAL O
“CHEKCLIST”.
¿EL VALE ESTA
CORRECTO?
DEVUELVE EL DOCUMENTO AL
PERSONAL ADMINISTRATIVOSDE
SERVICIO PARA LA CORRECCIÓN
FIN DEL
PROCEDMIENTO
EL TÉCNICO REVISA Y EMPATA LAS
HERRAMIENTAS DEL DOCUMENTO CON
LAS FÍSICAS QUE TRAE EN SU CAJA.
EL TÉCNICO HACE LAS ANOTACIONES
CORRESPONDIENTES
EL TÉCNICO HACE SU REPORTE FINAL Y
SE O ENTREGA AL SUPERVISOR O JEFE
DE SERVICIO
FIN DEL
PROCEDMIENTO
EL PERSONAL ADMINISTRATIVO
SOLUCIONA PROBLEMAS Y FIRMA EL
CHEKLIST DEL TÉCNICO.
25
Diagrama de procedimiento de salida material e insumos
NO SI
INICIO DEL
PROCEDIMIENTO
EL VIGILANTE EN TURNO ELABORA EL VALE DE
SALIDA DE MATERIAL E INSUMOS QUE LLEVEN EN LA
UNIDAD CON ELNOMBRE DEL RESPONSABLEDEL
MATERIAL.
EL UTILITARIO REVISA QUE EL VALE ESTE
CORRECTAMENTE LLENADO CON LOS
MATERIALES E INSUMOS QUE LLEVA EN LA
UNIDAD.
¿EL VALE ESTA
CORRECTO?
DEVUELVE EL VALE AL
VIGILANTE Y NO FIRMA EL VALE
DE SALIDA.
FIN DEL
PROCEDMIENTO
EL UTILITRIO FIRMA DE
CONFORMIDAD EL VALE DE
SALIDA
EL VIGILANTE ENGRAPA EL VALE
DE SALIDA CON LA HOJA DE
AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE
VEHICULO.
FIN DEL
PROCEDMIENTO
26
Formatos e instructivos
VALE DE HERRAMIENTA
No. Empleado: Nombre:
Fecha de solicitud: Concepto
Área: PRESTAMO DAÑO EXTRAVIO
Cantidad # Pieza Ubicación Marca Descripción
observaciones
Firma del Solicitante Firma de Almacén Fecha de Entrega
VALE DE REFACCIÓN
No. Empleado: Nombre:
Fecha de solicitud: Orden de servicio:
Área:
Cantidad # Pieza Descripción
Firma del Solicitante Firma de Almacén Fecha de Entrega
27
CHEKLIST MENSUAL HERRAMIENTA
No. Empleado: Nombre:
Fecha de elaboración: Caja de Herramienta:
REPORTE DE HERRAMIENTA FALTANTE
Cantidad # Pieza Descripción
Observaciones Firma del Técnico Firma de Jefe de
servicio
VALE DE SALIDA DE MATERIAL
No. Empleado: Nombre:
Fecha de Salida: Orden de servicio:
Hora de Salida: Cliente:
Cantidad Presentación Material Descripción
observaciones
Firma del Empleado Firma de Vigilancia Firma de Autorización
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Organización
Funciones y responsabilidades
A continuación se describen las funciones y responsabilidades del personal del
almacén de resguardo, del personal administrativo del área de servicio, de los
técnicos y de la caseta de vigilancia. Cabe mencionar que las funciones aquí
mencionadas son enunciativas y no limitativas en conclusión las operaciones diarias
no tienen por qué detenerse o provocar descontrol.
Responsable del almacén de resguardo
a) Responsable de la herramienta de resguardo
b) Recepción de refacciones para servicio
c) Préstamo de herramienta de resguardo
d) Distribución adecuada de jabón para los técnicos
e) Surtir vale de insumos y materiales para servicio
f) Acomodo y mantenimiento de la herramienta de resguardo
g) Mantener limpio el almacén de herramienta
h) Reportar anomalías en las herramientas de resguardo.
Personal administrativo del área de servicio
a) Autorización de salida de vehículos
b) Solicitar equipo de seguridad para los técnicos
c) Hacer la requisición de insumos y materiales para la prestación de servicios
d) Cotizar y solicitar las refacciones al departamento responsable para los
servicios a prestar.
e) Imprimir los formatos de préstamo, vales de salida y cheklist de los
mecánicos.
f) Revisar los cheklist mensuales de los técnicos y firmar de conformidad.
g) Autorizar compra de herramienta necesaria a os técnicos
h) Elaboración de actas administrativas a quienes incumplen con las normas y
políticas del almacén de herramienta.
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Vigilancia
a) Revisar todos los vehículos que salgan de la sucursal tanto personales como
de la empresa para realizar los vales de salida de insumos y materiales.
b) Son responsables de todo el almacén de resguardo en el horario que el
encargado no está.
c) Revisar los oficios de salida de vehículos de la empresa.
d) Entregar paquetería o insumos a los técnicos.
e) Controlar entradas y salidas de los técnicos.
Técnicos
a) Responsables de la herramienta que se le asigne para trabajar.
b) Llenar solicitudes de herramienta, refacciones u otro insumo que requieran.
c) Reportar anormalidades con su herramienta en tiempo y forma.
d) Realizar su “cheklist” mensual con seriedad y honestidad.
e) Hacer buen uso de las herramientas que se les presta del almacén de
reguardo.
f) Mantener en buen estado las herramientas y respetar la de sus compañeros.
g) Entregar toda la herramienta que se les preste cuando la terminen de utilizar.
h) Hacer la requisición de herramienta con tiempo de anticipación para el
servicio.
Todas estas funciones y responsabilidades ayudarán al debido cumplimiento del
sistema de control ya que cada uno de los participantes en los distintos procesos
sabrá su función dentro de los mismos y estos se cumplirán adecuadamente.
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Distribución física del almacén
BA
BB
BD
BE
CA
CB
CD
CC
C
E CF
CH
PISO
AA
DA EA
CAJA
NARA
NJA
FA
PISO
MOSTRADOR
ARCHIVERO
BC
BC
BE
G
A
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Evaluación de resultados
Los resultados conforme a los pocos días que se implementó el sistema de control
fueron positivos aunque para los técnicos fue algo nuevo y la adaptación lleva
tiempo, la forma en la que han estado tomando la participación dentro de las
diferentes actividades ha dado una buena respuesta por parte de los técnicos.
Con base a información del encargado del almacén su último testimonio es que las
mejoras que se han detectado las atribuye al sistema además de un gran cambio
en la actitud de los mecánicos, la herramienta se ha estado devolviendo en forma y
no la dejan en el taller como antes. Además le otorgan más seriedad e importancia
a los préstamos y cuidan la herramienta que se les presta. Por otra parte ya no se
le han perdido cubetas de aceites ni otros insumos que estaban siendo tomados sin
su autorización del almacén. Resaltó mayor conformidad con los vales al tener un
control de quién los tiene por si algún otro mecánico lo solicita saber dar respuesta
de quién lo está usando.
El personal administrativo de servicio señaló la importancia de contar con evidencia
que permita obtener información de quién sale con material y herramienta les
permite a ellos no solo realizar estadísticas de uso si no saber que técnicos no están
desempeñando sus funciones adecuadamente.
Se está reduciendo la falta de información, las pérdidas de herramienta y de
insumos, el descontrol interno de herramienta, la descomposición de herramienta,
el robo o extravío de las mismas y las malas costumbres de dejar la herramienta
donde sea.
Aumentó la responsabilidad de los técnicos en su herramienta de la que es
responsable cada uno y su actitud ante la solicitud de herramienta del almacén de
resguardo.
Las cajas de herramienta están más completas para la prestación de servicios, el
tallar está más ordenado además cada técnico hace su requisición con tiempo.
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Conclusiones y recomendaciones
El proyecto de un sistema de control fue toda una experiencia desde el momento en
el que se llegó a la empresa a detectar áreas de oportunidad y se puedo contribuir
a su disminución aplicando conocimientos aprendidos en la carrera es
verdaderamente una gran satisfacción.
La empresa en la que se desarrolló el proyecto necesita una reingeniería no solo de
procesos sino de instalaciones y de manual de procedimientos porque como una
buena compañía debería estar en constante actualización según las necesidades
que vayan surgiendo y en ese aspecto si han estado fallando.
Propuestas de mejora
Como propuesta fundamentada con la información y convivencia diaria como
residente dentro de la empresa sería lo siguiente, la empresa necesita una
remodelación de instalaciones, reestablecer sus canales de comunicación y sus
formas de hacerlo, revisión de los procesos no solo del área de servicio sino de toda
la empresa, más compromiso por parte de los puestos de mando.
Para el área de servicio en específico sería una reestructuración de los puestos en
la parte administrativa, establecer más controles y cumplirlos en todas las funciones
que realicen ahí para así lograr brindar un servicio de calidad.
Competencias desarrolladas y/o aplicadas
Competencias sistémicas
Capacidad de aplicar los conocimientos en la práctica
Habilidades de investigación
Capacidad de aprender
Capacidad de generar nuevas ideas (creatividad)
Habilidad para trabajar en forma autónoma
Búsqueda de la calidad constante.
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Conocimientos aplicados
Diagrama de flujo
Manual de procedimientos
Gestión de los Inventarios
Aplicación de modelos de inventarios
Funciones del almacén
Localización de los almacenes
Selección de mobiliario, maquinaria y equipo para el almacén
Sistemas de información para la administración de inventarios y almacenes
Diagramas de procesos
Análisis de movimientos en las operaciones
Planificación de los requerimientos de distribución.
Referencias bibliográficas y virtuales
Referencias Jay Heizer, Barry Render. (2009). Principios de admnistración de operaciones.
México: Pearson Educación.
Montiel, A. R. (03 de marzo de 2008). Manual administrativo. Delegación alvaro
obregón, D.F., México.
Richard B. Chase, F. Robert Jacobs, Nicholas J. Aquilano. (2009). Administración
de operaciones producción y cadena de suministros. México, d.f.: MCGraw-
Hill.
Villagran, D. A. (junio de 2005). Manual de procedimientos para el control de
almacén de herramientas, refacciones y accesorios. México, México,
México.