-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
1/18
STRATEGI PERUBAHAN
PROSES PENGADAAN MENJADI e-PROCUREMENT
Author :
Ir. Adhi PramonoPerekayasa Madya
I. PENDAHULUAN
Business process pengadaan barang/jasa harus mengikuti ketentuan yang diatur
dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah. Pada dasarnya pengadaan barang/jasa harus dilaksanakan
sesuai dengan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak
diskriminatif dan akuntabel. Melalui penerapan teknologi informasi, prinsip-prinsip
pengadaan tersebut dapat diimplementasikan dengan baik. Paling tidak, kemungkinan
kesalahan prosedur, baik yang disengaja maupun tidak, akan berkurang berkat
pemanfaatan teknologi informasi.
Salah satu penerapan teknologi informasi dalam bidang pengadaan barang/jasa
adalah e-procurement. Aplikasi e-procurementyang sangat populer digunakan di instansi
pemerintah adalah SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik). Sebenarnya
e-procurementmerupakan salah satu inisiatife-governmentuntuk pelayanan administratif
publik. e-Procurement ini memiliki karakteristik yang melibatkan banyak pihak, seperti
lembaga pemerintah, panitia pengadaan/Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK), penyedia barang/jasa, layanan perpajakan dan bank.
Banyaknya pihak yang terlibat dalam proses e-procurement menunjukkan bahwa
e-procurement bersifat lintas sektor dan membutuhkan koordinasi antar sektor,
diantaranya sektor pemerintah, swasta, perpajakan dan perbankan.
Penerapan e-procurement memberikan banyak manfaat, diantaranya efisiensi
biaya dan waktu serta adanya rasa aman dan nyaman. Proses e-procurement yang
terbuka akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga mendorong
terciptanya persaingan yang sehat, adil dan non diskriminatif antar para penyedia
barang/jasa sebagai pelaku usaha.
1 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
2/18
Banyaknya manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan e-procurement tidak
berarti bahwa implementasi e-procurement tidak menghadapi kendala. Menerapkan
e-procurement berarti melakukan perubahan dari proses pengadaan manual menjadi
elektronik/otomatis. Perubahan proses inilah yang kemudian menimbulkan beberapa
kendala.
Pada sisi proses pengadaan akan terjadi perubahan infrastruktur dan proses
administrasi. Sedangkan pada sisi pelaku pengadaan juga terjadi perubahan berupa
perubahan budaya kerja, sikap dan perilaku, karena e-procurement membutuhkan
kedisiplinan dan dapat menimbulkan kedisiplinan para penggunanya. Untuk mengatasi
kendala-kendala ini diperlukan strategi yang tepat agar e-procurement dapat
dimanfaatkan dan bermanfaat sebagai mesin penggerak proses pengadaan barang/jasa
sesuai dengan business process yang telah diatur dalam Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
2 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
3/18
II. e-PROCUREMENT DAN KEUNTUNGANNYA
Semua organisasi pasti melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa, dan oleh
karena itu pasti memerlukan proses pengadaan. Jadi, e-procurementmerupakan inisiatifyang dibutuhkan di seluruh komponen organisasi.
Apa itu e-procurement?
e-Procurement merupakan proses pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan
secara elektronik melalui internet. Aplikasi e-procurementyang sudah banyak diterapkan
di instansi pemerintah adalah SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) yang
dikembangkan oleh LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).
Implementasi e-procurementmampu mendukung interoperabilitas dan jaminan keamanandata serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga proses pengadaan
barang/jasa akan menjadi sangat terbuka dan mendorong terjadinya persaingan sehat
yang adil dan non diskriminatif antar pelaku usaha, yang pada akhirnya akan mewujudkan
efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah.
Gambar 1 : e-Procurement.
Aplikasi e-procurement SPSE merupakan aplikasi bebas lisensi (free license),
karena menggunakan sistem operasi Linux dengan bahasa pemrograman menggunakanbahasa Java dan database-nya menggunakan PostgreSQL. Aplikasi e-procurement
SPSE memiliki spesifikasi teknis sebagai berikut :
Hardware Server berbasis Unix atau Linux
Hardisk space Minimal 200 GB (tidak termasuk untuk sistem operasi)
Memory Minimal 1 GB
Java runtime JRE1.6+ (java.sun.com)
Database PostgreSQL 8.2+ (www.postgresql.org)
Web server Apache 2 (httpd.apache.org)
Java container Tomcat 6.0+ (tomcat.apache.org)SMTP server Unix/Linux based
3 / 18
Pengadaan
barang/jasa
Internet
e-Procurement+ =
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
4/18
Adapun arsitektur sistem aplikasi e-procurementSPSE secara logicdapat digambarkanseperti di bawah ini.
Gambar 2 : Arsitektur aplikasi e-procurementSPSE secara logic.
Pelaksanaan e-procurement bersifat lintas sektor, sehingga melibatkan banyak
pihak dan membutuhkan koordinasi antar sektor. Pengembangan dan pemeliharaan
aplikasi e-procurement dilakukan oleh LKPP, sedangkan pengoperasian dan pelayanan
pengguna e-procurement dilakukan oleh masing-masing LPSE instansi yang
bersangkutan. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) merupakan unit yang
berfungsi menyediakan dan memelihara infrastruktur serta mengoperasikan aplikasi
e-procurementagar pelayanan pengadaan secara elektronik selalu siap digunakan oleh
para penggunanya. ULP (Unit Layanan Pengadaan) dan penyedia barang/jasa
merupakan pengguna utama e-procurement. Agar dapat mengakses e-procurement, ULP
dan penyedia barang/jasa harus memiliki User ID dan passwordyang diperoleh melalui
LPSE. Sedangkan masyarakat umum dapat memantau pelaksanaan proses pengadaan
barang/jasa pemerintah melalui e-procurementtanpa harus melakukan login. Tata kelola
hubungan antara LPSE, ULP, penyedia barang/jasa, masyarakat umum dan aparat
pengawasan adalah seperti di bawah ini.
Gambar 3 : Tata kelola e-procurement.
4 / 18
Apache 2 Web Server
Database Server (PostgreSQL)
Apache 2
Static ContentApplication Server
Database Server
Firewall SMTP Server
Aplikasi
e-procurement
SPSE
UNIT LPSE
Aparat
Pengawasan
Informasi
lelangAudit
Masyarakat
umumInformasi
lelang
ULP
Data
lelang
Data
penawaran
Penyedia
barang/jasa
Data
pen awaran
Data
lelang
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
5/18
Apa keuntungan e-procurement?
Penggunaan e-procurement memberikan banyak keuntungan bagi para
penggunanya, antara lain :
1). Memperkecil kesalahan prosedur, karena proses pengadaan mengikuti ketentuanyang diatur secara elektronik/otomatis dengan mengedepankan transparansi dan
akuntabilitas.
2). Menimbulkan budaya disiplin pada para penggunanya, karena semua pihak yang
terlibat harus selalu mengikuti tenggat waktu yang telah ditetapkan.
3). Meningkatkan kompetensi para pelaku usaha, untuk terus berusaha memperbaiki
diri agar dapat memperbesar kemungkinan memenangkan pelelangan.
4). Mengurangi frekuensi tatap muka antar pengguna, karena semua informasi telah
tersedia dalam sistem.
5). Mendapatkan harga barang/jasa yang lebih ekonomis, karena harga lebihkompetitif.
6). Mengurangi waktu proses pengadaan, karena proses pengadaan harus
dilaksanakan sesuai waktu yang telah ditetapkan dalam sistem.
7). Mengurangi biaya administrasi, karena berkurangnya pekerjaan manual dan
berkurangnya kebutuhan kertas.
8). Adanya pencatatan aktivitas pengguna yang dilakukan oleh sistem secara
otomatis, sehingga informasi pengadaan dapat diketahui dengan mudah.
9). Dapat digunakan sebagai sarana untuk monitoring dan evaluasi (monev) atas
indikator kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah.
10). Meningkatkan kapasitas dan kemampuan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam
pengelolaan sistem teknologi informasi.
Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan e-procurement
tersebut menunjukkan bahwa penggunaan e-procurementdapat memberikan rasa aman
dan nyaman bagi para penggunanya. Rasa aman karena e-procurement membantu
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan prosedur, baik yang disengaja maupun
tidak disengaja. Kenyamanan diperoleh dari menurunnya jumlah sanggahan/pengaduan
sejak digunakannya e-procurement, karena lebih transparan dan akuntabel.
Pemanfaatan e-procurement juga menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat
berkontribusi pada pembenahan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan pengadaan
barang/jasa pemerintah. Adapun visi e-procurementadalah mampu melakukan :
1). Seleksi lebih baik, sehingga harga dan spesifikasi teknis lebih baik.
2). Membeli lebih baik, karena terjadi persaingan sehat.
3). Bertanggungjawab lebih baik, karena integritas dapat terpelihara.
4). Proses lebih baik, karena dilakukan secara online/real time sehingga lebih cepat.5). Keputusan lebih baik, karena SDM lebih profesional.
5 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
6/18
Beberapa prasyarat yang harus dilakukan agar e-procurementdapat diterapkan
dengan baik adalah :
1). SDM harus memahami kerja jaringan komputer, tidak hanya keterampilan
menggunakan komputer dan internet.
2). Tata kerja harus secara elektronik, karena masih banyak dijumpai instansi yangmemiliki komputer canggih tetapi tata kerjanya masih berbudaya
tradisional/manual, misalnya masih menggunakan kertas (hardcopy) dan masih
mengharuskan tandatangan fisik.
3). Spesifikasi teknis barang/jasa harus menggunakan standar global, termasuk juga
pengangkutan, pembayaran, asuransi, pengepakan dan persyaratan lainnya.
4). Sistem software dan hardware harus terintegrasi dan user friendly, untuk lebih
memperlancar proses e-procurement.
5). Organisasi harus melakukan perubahan budaya kerja, yaitu segala perubahan
akibat dari adanya perubahan cara kerja dari manual menjadi elektronik/otomatis.
6 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
7/18
III. PERUBAHAN PROSES PENGADAAN
Proses pengadaan barang/jasa pemerintah mengikuti business process yang
diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentangPengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Bagaimana business process pengadaan barang/jasa ?
Pihak yang sangat berperan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah adalah
PPK, ULP dan penyedia barang/jasa. PPK bertugas menentukan estimasi harga,
spesifikasi teknis dan rancangan kontrak pengadaan barang/jasa. ULP berfungsi
melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa atau proses pelelangan.
Sedangkan penyedia barang/jasa yang telah ditunjuk sebagai pemenang pelelanganharus melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan kontrak yang
ditandatangani oleh PPK dan penyedia barang/jasa. Business process pengadaan
barang/jasa tersebut secara garis besar dapat digambarkan seperti di bawah ini.
Gambar 4 : Business process pengadaan barang/jasa.
Prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah adalah efisien, efektif, transparan,
terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel. Pengadaan barang/jasa dengan
prinsip ini dapat diimplementasikan dengan mudah dengan bantuan teknologi informasi
berupa e-procurement. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010
juga sudah mengatur mengenai e-procurement yang tertuang dalam Bab XIII Pasal 106,
107, 108, 109, 110, 111, 112, dan Bab XVIII Pasal 131. Bahkan pada Pasal 131 tersebut,
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 telah menganjurkan
instansi pemerintah untuk menggunakan e-procurement sejak Agustus 2010, dan
mewajibkan instansi pemerintah untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secaraelektronik (e-procurement) mulai tahun 2012.
7 / 18
Menyiapkan :
- Estimasi harga
- Spesifikasi teknis
- Rancangan kontrak
PPK
Melakukan
proses pemilihan
penyedia barang/jasa
- Pelelangan
- Seleksi
ULP
Melaksanakan
pengadaan
barang/jasa
sesuai
kontrak
Penyedia
barang/jasa
Membuat
kontrak
pengadaan
barang/jasa
PPK
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
8/18
Perubahan apa yang terjadi ?
Beralih dari pengadaan manual menjadi e-procurement menimbulkan beberapa
perubahan, meliputi perubahan proses administrasi, pendaftaran penyedia barang/jasa
dan penyampaian dokumen penawaran.
Proses administrasi dalam e-procurementmenjadi sangat mudah dan sederhana,
karena tidak perlu lagi membuat pengumuman lelang, berita acara penjelasan lelang dan
berita acara pembukaan penawaran, serta tidak perlu menggandakan dokumen lelang.
Penggandaan dokumen lelang sudah tidak diperlukan, tetapi cukup dengan meng-upload-
nya ke dalam aplikasi e-procurement, selanjutnya masing-masing penyedia barang/jasa
peserta lelang dapat men-downloaddokumen lelang tersebut melalui website LPSE.
Pembuatan pengumuman lelang juga menjadi mudah, yakni cukup dengan meng-entrydata lelang ke dalam aplikasi e-procurement, selanjutnya para penyedia barang/jasa
dan masyarakat umum dapat mengaksesnya melalui website LPSE.
Proses penjelasan lelang dilakukan dengan cara chatting antara ULP dan
penyedia barang/jasa peserta lelang, sehingga berita acara penjelasan lelang tidak perlu
dibuat karena informasi hasil penjelasan sudah tercatat dan disimpan secara otomatis
dalam aplikasi e-procurement.
Berita acara pembukaan penawaran juga tidak perlu dibuat, tetapi cukup dengan
meng-entry data penawaran ke dalam aplikasi e-procurement, maka penyedia
barang/jasa peserta lelang dan masyarakat umum dapat melihatnya melalui website
LPSE.
Melaksanakan pelelangan melalui e-procurement sangat memudahkan penyedia
barang/jasa untuk mendaftar sebagai peserta lelang. Pendaftaran cukup dilakukan satu
kali saja, yaitu pendaftaran sebagai pengguna LPSE. Penyedia barang/jasa cukup
melengkapi persyaratan dan kemudian dilakukan verifikasi untuk menguji/memeriksa
mengenai kebenaran/keaslian dokumen perusahaan yang disampaikan. Penyedia
barang/jasa yang telah dinyatakan memenuhi persyaratan akan memperoleh User ID dan
Password untuk login ke dalam aplikasi e-procurement, dan dapat mendaftar sebagai
peserta lelang kapanpun dan dimanapun berada.
Melalui e-procurement, penyampaian dokumen penawaran dilakukan dengan
meng-uploaddokumen penawaran melalui website LPSE dan tidak perlu datang langsung
ke ULP. Keamanan data penawaran bisa dijamin, karena sebelum di-upload, dokumen
penawaran harus dienkripsi terlebih dahulu menggunakan APENDO (AplikasiPengamanan Dokumen) yang khusus dibuat untuk kebutuhan e-procurement.
8 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
9/18
Perubahan-perubahan yang terjadi pada proses administrasi, pendaftaran
penyedia barang/jasa dan penyampaian dokumen penawaran di atas menunjukkan
bahwa proses pengadaan barang/jasa melalui e-procurement dapat mengurangi
kebutuhan kertas. Sekurang-kurangnya ada 8 tahap e-procurement yang sama sekali
tidak memerlukan kertas (paperless), seperti tampak pada gambar di bawah ini.
Gambar 5 : Proses e-procurementyang tidak memerlukan hard copy(paperless).
9 / 18
Tanggapan/pertanyaan
mengenai ketentuan
Dokumen lelang
Dokumen penawaran
Sanggahan
(jika ada)
Pengumuman lelang
Dokumen lelang
Penjelasan lelang
Pembukaan penawaran
Evaluasi
penawaran
Pengumuman pemenang
LPSE Penyedia
barang/jasaULP
Pendaftaran
peserta lelang
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
10/18
Perbandingan antara proses pengadaan secara manual dan e-procurementdapat
dilihat pada tabel di bawah ini.
No. URAIAN MANUAL e-PROCUREMENT
1 Proses administrasi Sulit / berbelit-belit Mudah / sederhana
2 Pendaftaran penyedia barang/jasa Berulang-ulang Satu kali saja
3 Penyampaian dokumen penawaran Datang langsung Melalui internet
4 Tatap muka Sering Hampir tidak ada (faceless)
5 Kerahasiaan peserta lelang Tidak terjamin Terjamin
6 Transparansi Rendah Tinggi
7 Persaingan usaha Relatif tertutup Terbuka
8 Peluang KKN Terbuka Tertutup
9 Panitia Pengadaan / ULP Susah tidur Tidur nyenyak
Untuk dapat beroperasi dengan normal, e-procurementmembutuhkan infrastruktur
yang memadai, meliputi perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sarana
fisik lainnya. Dari sisi perangkat keras, e-procurementmembutuhkan serverdan komputer
desktop. Dari sisi piranti lunak, aplikasi e-procurementSPSE telah disediakan oleh LKPP.
Sedangkan dari sisi jaringan komunikasi, diperlukan jaringan komunikasi denganbandwidth yang memadai untuk menghubungkan masing-masing komputer dengan
server. Selain infrastruktur yang terkait dengan teknologi informasi, juga diperlukan
sarana fisik lainnya seperti ruang training, ruang bidding, ruang verifikasi, ruang helpdesk
dan ruang server beserta perabot dan peralatan penunjangnya, agar kegiatan LPSE
dalam mengelola aplikasi e-procurementdapat berjalan dengan lancar.
10 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
11/18
IV. PERUBAHAN BUDAYA KERJA
Budaya adalah suatu kebiasaan, sehingga budaya kerja merupakan kebiasaan
yang berlaku pada sebuah kegiatan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Dapat jugadikatakan bahwa budaya kerja adalah suatu falsafah yang didasari oleh pandangan hidup
sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan dan kekuatan pendorong, membudaya
dalam organisasi, kemudian tercermin dari sikap menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita,
pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai kerja.
Bagi para pelaku/pengguna teknologi, budaya kerja sering dianggap tidak
berkaitan langsung dengan kegiatan pekerjaannya. Hal ini menunjukkan pemahaman
yang keliru. Permasalahan budaya kerja seharusnya menjadi perhatian seluruh jajaran
organisasi, karena budaya kerja yang ada dalam organisasi akan membentuk perilaku
individu yang berada di dalam organisasi.
Melaksanakan program budaya kerja akan merubah sikap dan perilaku SDM untuk
mencapai produktivitas kerja yang lebih tinggi dalam menghadapi tantangan masa depan.
Keberhasilan pelaksanaan program budaya kerja antara lain dapat dilihat dari
peningkatan tanggungjawab, peningkatan kedisiplinan dan kepatuhan pada aturan,
terjalinnya komunikasi dan hubungan yang harmonis dengan semua tingkatan,
peningkatan partisipasi dan kepedulian, peningkatan kesempatan untuk pemecahan
masalah serta berkurangnya tingkat keluhan.
Budaya kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :
1). Kepemimpinan (Leadership).
Pemimpin harus bisa diteladani dan dipatuhi oleh anggota bawahannya.
2). Komunikasi.
Proses komunikasi harus dilakukan secara rutin dan konsisten sehingga
perbedaan kebiasaan antar individu dapat diperkecil atau dihilangkan.
3). Motivasi.
Faktor motivasi ini merupakan daya penggerak yang menciptakan
kegairahan/semangat kerja agar kerjasama dapat berjalan secara efektif dan
terintegrasi.
11 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
12/18
Bagaimana budaya kerja pengadaan ?
Pada prinsipnya pengadaan barang/jasa pemerintah memiliki budaya kerja sesuai
yang telah ditetapkan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun
2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pada umumnya budaya kerja prosespengadaan barang/jasa pemerintah merupakan proses yang dilakukan secara manual,
sebagaimana tampak pada tabel di bawah ini.
Tahapan pengadaan Kerja manual
- Estimasi harga- Spesifikasi teknis- Rancangan kontrak
- Survei- Membuat- Menandatangani
- Jadwal lelang- Dokumen lelang
- Membuat- Menandatangani
Pengumuman lelang - Membuat- Menandatangani- Mengumumkan
Pendaftaran peserta lelang Mencatat
Penjelasan lelang - Tatap muka- Menjelaskan/menjawab- Mencatat- Menandatangani- Mengirim fax
Pemasukan penawaran(peserta lelang)
- Menyampul penawaran- Datang langsung ke ULP/lewat pos
Pembukaan penawaran - Tatap muka- Membuka sampul penawaran- Mencatat- Menandatangani
Evaluasi penawaran - Mengevaluasi administrasi, teknis, harga dan kualifikasi- Menandatangani
Penetapanpemenang lelang
- Memeriksa- Menetapkan- Menandatangani
Pengumumanpemenang lelang
- Membuat- Menandatangani- Mengumumkan
Masa sanggah - Menerima dan menjawab sanggahan- Menandatangani
Penunjukan penyedia - Membuat- Menandatangani
Kontrak - Membuat- Menandatangani
12 / 18
P
P
K
P
P
K
ULP
(UnitLayana
n
Pengadaan)
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
13/18
Pembuatan estimasi harga, spesifikasi teknis dan rancangan kontrak oleh PPK
dilakukan secara manual dan ditandatangani secara manual juga. Pelelangan diawali
dengan pembuatan jadwal dan dokumen lelang.
ULP membuat jadwal dan dokumen lelang serta pengumuman lelang, danmanandatanganinya secara manual. Pengumuman lelang diumumkan melalui media
cetak/elektronik/papan pengumuman resmi. Pendaftaran peserta lelang dilakukan dengan
mencatat penyedia barang/jasa yang mendaftar sebagai peserta lelang. Penjelasan atas
ketentuan yang tertuang dalam dokumen lelang dilakukan secara langsung dengan tatap
muka antara ULP dan peserta lelang. ULP menjelaskan dan menjawab pertanyaan yang
diajukan peserta lelang mengenai isi dokumen lelang dan mencatatnya. Tambahan
ketentuan dokumen lelang dapat dikirimkan ke peserta lelang melalui fax. Pada tahap
penjelasan sering terjadi perdebatan antara ULP dengan peserta lelang mengenai
persepsi isi dokumen lelang.
Peserta lelang harus membuat dokumen penawaran dan memasukkannya ke
dalam sampul kertas yang disegel. Penyampaian dokumen penawaran dilakukan dengan
datang langsung ke kantor ULP atau melalui jasa pos. Pembukaan dokumen penawaran
merupakan tahap yang paling kritis, karena sering timbul protes dari peserta lelang yang
menghadiri acara pembukaan. Proses pembukaan dilakukan secara langsung dengan
tatap muka antara ULP dan peserta lelang. ULP membuka sampul penawaran,
memeriksanya dan mencatat hasil pembukaan serta menandatangani berita acara
pembukaan penawaran.
Selanjutnya dokumen penawaran yang telah dibuka dievaluasi administrasi,
teknis, harga dan kualifikasi oleh ULP. Berdasarkan hasil evaluasi, ULP menetapkan
pemenang lelang dan membuat pengumuman pemenang lelang serta mengumumkannya
ke semua peserta lelang. Peserta lelang yang merasa keberatan atas pengumuman
pemenang lelang dapat mengajukan sanggahan, dan ULP wajib menjawab sanggahan
tersebut.
Segera setelah proses sanggah selesai, PPK menerbitkan surat penunjukan
kepada pemenang lelang sebagai pelaksana pengadaan barang/jasa. PPK menuangkan
semua ketentuan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam bentuk kontrak yang
ditandatangani oleh PPK dan pemenang lelang sebagai pelaksana pengadaan
barang/jasa.
Uraian di atas menunjukkan bahwa budaya kerja pada proses pengadaan
barang/jasa pemerintah adalah budaya manual, karena seluruh proses dikerjakan secara
manual.
13 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
14/18
Apa dampak e-procurement?
Sebelum adanya e-procurement, budaya kerja pengadaan barang/jasa merupakan
budaya manual. Seluruh proses pengadaan barang/jasa dilakukan secara manual.
Setelah penerapan e-procurement, beberapa bagian proses pengadaan barang/jasadapat dilakukan secara elektronik/otomatis melalui teknologi informasi. Hal ini
menimbulkan perubahan cara kerja akibat dari berubahnya cara kerja manual menjadi
elektronik/otomatis, antara lain :
Cara komunikasi beralih dari sistem konvensional menjadi online.
Komunikasi konvensional meliputi tatap muka, surat-menyurat, telepon dan fax.
Pada e-procurement, komunikasi dilakukan secara online, seperti e-mail, chatting
atau pemberitahuan lewat website. Komunikasi online ini mengakibatkan frekuensi
tatap muka antara ULP dan penyedia barang/jasa menjadi sangat jarang terjadidan bahkan hampir tidak ada (faceless).
Penandatanganan dilakukan secara elektronik.
Tandatangan fisik/konvensional digantikan dengan tandatangan maya/elektronik
yang berupa User ID, Password atau Hash key. Tandatangan elektronik memiliki
kekuatan hukum yang sama dengan tandatangan konvensional berdasarkan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik.
Penerapan/pemanfaatan teknologi informasi menjadi lebih dominan.
Otomatisasi dalam e-procurementakan menghemat biaya bahan dan peralatan
kerja serta mempercepat waktu proses pengadaan barang/jasa. Data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat, karena adanya database lelang dan
database penyedia barang/jasa, sehingga pengambilan keputusan juga menjadi
lebih cepat dan akurat. Proses pencatatan yang terjadi secara otomatis dan
terintegrasi meningkatkan kecepatan dalam pembuatan laporan pengadaan
barang/jasa.
Terjadi penataan peran dan tanggungjawab secara jelas.
Untuk keperluan pelaksanaan e-procurement, dibentuk unit LPSE yang berperan
menyediakan layanan infrastruktur untuk pelaksanaan pengadaan secara
elektronik. Unit LPSE bertanggungjawab dalam kelancaran operasional
infrastruktur e-procurement. Sedangkan proses pelelangan dilakukan oleh ULP
yang terpisah dari unit LPSE. ULP bertanggungjawab dalam proses pemilihan
penyedia barang/jasa.
Memang teknologi informasi merupakan penyebab utama terjadinya perubahan-
perubahan dalam organisasi secara dramatik dan cepat.
14 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
15/18
Implementasi e-procurement memerlukan perubahan perilaku dan mental dari
semua pihak yang terkait. Hadirnya teknologi informasi telah mengurangi kemungkinan
adanya perilaku pengadaan yang menyimpang dari prosedur, dan ini seringkali menjadi
salah satu faktor penyebab timbulnya penolakan/penentangan terhadap e-procurement.
Teknologi dan peraturan pemerintah merupakan kekuatan pendorong terjadinya
perubahan. Teknologi menyebabkan perubahan pada proses, metode dan infrastruktur
pengadaan barang/jasa. Teknologi ini biasanya berupa implementasi suatu sistem
pemrosesan informasi yang canggih. Peraturan pemerintah mengakibatkan perubahan
prosedur kerja, standardisasi dan rancang ulang tugas pengadaan barang/jasa.
Adanya perubahan-perubahan tersebut akan menimbulkan perubahan budaya
kerja sehingga membutuhkan manajemen perubahan (change management), karena
banyak pihak yang cenderung menolak/menentang perubahan tersebut. Beberapa alasan
mengapa ada pihak yang menolak/menentang perubahan adalah :
Persepsi yang keliru.
Apabila terjadi perubahan, para individu cenderung memusatkan perhatian mereka
pada pengaruh perubahan terhadap diri pribadi mereka sesuai persepsi mereka
masing-masing daripada memandang pengaruh perubahan pada sistem yang
lebih luas.
Kurangnya informasi.
Individu menentang perubahan, karena tidak memiliki informasi yang cukup
mengenai apa yang akan diperoleh dari perubahan tersebut. Apabila informasi
yang diberikan kurang jelas, maka akan terjadi spekulasi yang menekankan pada
sisi keburukan pihak yang melaksanakan perubahan dan dampak buruk bagi diri
pribadi mereka masing-masing.
Perasaan takut kehilangan apa yang sudah dimiliki.
Individu menentang perubahan, apabila mereka tidak memiliki kepastian tentang
pengaruh perubahan tersebut terhadap kesejahteraan mereka. Bahkan ada
kemungkinan mereka merasa takut kehilangan jabatan, status, kekuasaan atau
interaksi sosial yang disenangi. Kebiasaan lama yang sukar ditinggalkan.
Mengubah suatu kebiasaan sangatlah sulit, karena membutuhkan usaha yang
keras dan sungguh-sungguh, dan kadang kala harus mengorbankan keuntungan
yang sudah biasa diperoleh, walaupun perubahan baru tersebut akan memberikan
keuntungan yang lebih besar.
Penolakan terhadap pihak yang memulai perubahan.
Sikap penolakan terhadap pihak yang memulai perubahan dapat terjadi apabila
perubahan terkesan sewenang-wenang, tidak masuk akal, tidak tepat waktunya,
atau kurang menarik minat.
15 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
16/18
Bagaimana strategi mengatasi perubahan e-procurement?
Implementasi e-procurementmerupakan amanat dari Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Penerapan e-procurement pasti menimbulkan perubahan pada budaya kerja, karenaberubahnya cara kerja. Oleh karena itu perubahan tersebut harus dikelola dengan baik.
Strategi penerapan e-procurementdi Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
(BPPT) diawali dengan adanya Instruksi Harian Kepala BPPT pada awal Januari tahun
2010 yang mengharuskan BPPT untuk mulai menerapkan pelaksanaan pengadaan
barang/jasa secara elektronik. Langkah selanjutnya adalah membentuk LPSE dengan
Keputusan Kepala BPPT nomor 159/Kp/BPPT/IV/2010 tanggal 23 April 2010.
Agar semua pihak yang terlibat memahami alasan mengapa menggunakan
e-procurement, bagaimana cara kerjanya dan bagaimana dampak yang dapat
ditimbulkannya, maka perlu diupayakan pendekatan melalui pendidikan dan komunikasi
yang baik. Walaupun dampaknya bersifat positif, tetap diperlukan komunikasi secara luas
untuk mengurangi perasaan tidak tenang dan agar semua pihak memahami apa yang
sedang terjadi, apa saja yang diharapkan dari mereka, dan bagaimana mereka
menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
Pendidikan merupakan pendekatan yang banyak dilakukan untuk memberikan
pemahaman mengenai e-procurement. Pendidikan e-procurement dimulai dari para
pengelola LPSE BPPT sebagai pengelola infrastruktur e-procurement yang dilakukan di
LKPP sebagai pengembang e-procurement sesuai Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Pendidikan ini meliputi teori dan pelatihan. Selanjutnya pendidikan dan pelatihan
dilakukan oleh trainerdari LPSE BPPT kepada pihak-pihak yang terlibat dalam proses
pengadaan barang/jasa yaitu ULP, PPK dan penyedia barang/jasa.
Komunikasi juga dilakukan melalui peluncuran/launching dan berbagai seminar,baik di BPPT maupun di luar BPPT. Pihak LKPP juga selalu bersedia memberikan
bimbingan dan bantuan teknis kepada LPSE dan ULP BPPT.
Selain pendidikan dan komunikasi, ternyata kemudahan-kemudahan yang
diberikan oleh e-procurementmenimbulkan motivasi bagi para anggota ULP untuk selalu
menggunakan e-procurementdalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Akhirnya
BPPT menjadi salah satu instansi yang mendapat penghargaan terkait keberhasilannya
dalam penerapan dan pemanfaatan e-procurementdi Indonesia.
16 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
17/18
V. PENUTUP
e-Procurement merupakan hasil penerapan teknologi informasi di bidang
pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan melalui internet. Pelaksanaan e-procurementbersifat lintas sektor sehingga membutuhkan koordinasi, karena banyak pihak yang
terlibat. Banyaknya keuntungan yang diperoleh dari penggunaan e-procurement
menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat berkontribusi dalam pembenahan proses
pengadaan barang/jasa pemerintah.
Penerapan e-procurement akan menimbulkan perubahan, baik perubahan dalam
proses pengadaan maupun perubahan budaya kerja, akibat dari perubahan cara kerja
manual menjadi elektronik/otomatis. Perubahan proses pengadaan meliputi perubahan
proses administrasi dan infrastruktur pengadaan barang/jasa. Melalui e-procurement,
proses pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan tanpa kertas (paperless).
Dampak penerapan e-procurement juga berupa perubahan budaya kerja yang
meliputi cara komunikasi, penandatanganan, pemanfaatan teknologi informasi dan
penataan peran dan tanggungjawab. Dengan demikian, implementasi e-procurement
memerlukan perubahan perilaku dan mental semua pihak yang terkait. Hal inilah yang
dapat menimbulkan kendala berupa penolakan/penentangan terhadap perubahan proses
pengadaan menjadi e-procurement. Untuk itu dapat diupayakan pendekatan melalui
pendidikan dan komunikasi yang baik.
Melalui e-procurement, proses pengadaan menjadi mudah dan sederhana serta
tidak berbelit-belit. Ternyata bahwa kemudahan-kemudahan yang diberikan
e-procurement dapat menimbulkan motivasi bagi para penggunanya untuk selalu
menggunakan e-procurementdalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah.
17 / 18
-
7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement
18/18
DAFTAR PUSTAKA
1. Arianis Chan, "Organisasi dan Manajemen Bisnis - Mengelola Perubahan
Organisasi", http://www.docstoc.com/docs/16676866/Perubahan-Organisasi,
diakses di Jakarta tanggal 4 Juli 2011.
2. Nessiaprincess, "Teknologi Komunikasi Dalam Organisasi",
http://communicationista.wordpress.com/2010/03/26/teknologi-komunikasi-dalam-
organisasi/, diakses di Jakarta tanggal 1 Juli 2011.
3. Daryatmi, "Pengaruh Motivasi, Pengawasan dan Budaya Kerja Terhadap
Produktivitas Kerja Karyawan Perusahaan Daerah Bank Perkreditan Rakyat
Badan Kredit Desa Kabupaten Karanganyar", http://eprints.ums.ac.id/125/1/Daryatmi.pdf, diakses di Jakarta tanggal 1 Juli 2011.
4. "Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah", Fokusmedia, Bandung, 2010.
5. LKPP, "Public Procurement", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah, Jakarta, 2010.
6. Winardi, "Manajemen Perubahan (The Management of Change)", Kencana
(Prenada Media Group), Jakarta, 2010.
7. Himawan Adinegoro, "Strategi Pengembangan dan Implementasi
e-Procurement di Indonesia", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah, Jakarta, 2009.
8. Yudho Giri Sucahyo, S.Kom, M.Kom, Ph.D, CISA & Yova Ruldeviyani, S.Kom,
M.Kom, "Implementasi e-Procurement Sebagai Inovasi Pelayanan Publik",
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta, 2009.
9. Richardus Eko Indrajit & Richardus Djokopranoto, "Dasar, Prinsip, Teknik, dan
Potensi Pengembangan e-Procurement", Badan Perencanaan dan
Pembangunan Nasional (http://portal.pengadaannasional-bappenas.go.id), diakses
di Jakarta, 2009.
10. Pusat Pengembangan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Publik Bappenas,
"Dokumentasi Sistem Aplikasi LPSE", Jakarta, 2008.
11. Yumiati, "Riset Budaya BPPT 2005", Jendela SDM, Biro Sumber Daya Manusia &
Organisasi BPPT, Jakarta, 2006.
18 / 18