Správa zákazníckej dokumentácie a rezervácia zdrojov
Ján VACULČIAKDSWEAS
V Bratislave dňa 30. 4. 2008, Hotel City
Úvod
“Ak organizácia pre svojich zamestnancov nezabezpečí efektívnu správu všetkých typov informácii (externých aj interných), potom práca s nimi pohltí 30-40 % pracovného času ...“
Zdroj: Gartner Inc., Enterprise Applications: Adoption of E-Business and Document Technologies 2000-2001 Worldwide, strana 31
Niektoré z našich riešení na MOSS 2007
Systém pre správu registratúryRiadenie životného cyklu dokumentov
Rezervácie zdrojovEvidencia a spracovanie požiadaviek na zdieľané zdroje vo firme
Spracovanie zmlúv a súviasiacich dokumentov
Zaevidovanie dokumentu na
podateľni
Označenie dokumentu
čiarovým kódom
Skenovanie dokumentov
Rozpoznanie čiarových kódov,
OCR/ICR/OMR
Uloženie do úložiska elektr. dokumentov
Proces spracovania dokumentu
alebo prípadu
Uloženie fyzických
dokumentov do archívu
Vyraďovanie dokumentov
VýpožičkyKomunikácia s
externým systémom
Spracovanie dokumentov na vstupe
Produkčné skenovanie dokumentov
Spracovanie obrazu (vylepšenie úspešnosti rozpoznávania)VRS – dynamické prahovanieOdstránenie pozadia (linky, boxy, slepá farba)
Rozpoznávanie (vyťažovanie dát)Optical character recognition (OCR)Intelligent character recognition (ICR)Optical mark recognition (OMR)Čiarové kódy
Validácia správnosti naskenovania a rozpoznania núdajov
Triedenie (klasifikácia) dokumentov na základe obsahu
Ukladanie vyťažených dát a naskenovaných dokumentov
Tieňované podfarbenie
Textz ihličkovej tlačiarne
Zvýrazňovač
Čiarový kód „opečiatkovaný“ šálkou kávy
Ručné písmo cez kopirák
Logomá nízky kontrast
Produkčné skenovanie – reálny dokument?
Skutočne “tieňovaná”
potlač
Ihličkové písmo nečitateľné pro
OCR
Zvýrazňovač rozhodne
nezvýraznil
“Pečiatka” znemožnila čitateľnosť
čiarového kódu
Logo malo nízky kontrast
Veľkost súboru = 84 KB
Písmo z kópie je príliš
tenké
Štandardné skenovanie
Potlač je potlačená - menší súbor - pripravený pre
internet
Text z ihličkovej
tlačiarne bol zosilnený
Text pod zvýrazňovačom
je čitateľný
Otlačok šálky už neruší
čiarový kód
Logo s nízkym kontrastom je
dobre čitateľné
Veľkost súboru = 39 KB
Tenké písmo automaticky zvýraznené
Využitie technológie VRS
Vylepšovanie obrazu po skenovaní
Automatické rozpoznanie nekvalitný obrázok
Výsledok optického rozpoznávania znakov OCR
l’ei’l7nologji
Výsledok optického rozpoznávania znakov OCR
technology
Automatické rozpoznanie s využitím technológie VRS
Vyťažovanie obsahu dokumentov
Štrukturované docsVieme ktorú informáciu
hľadáme, ale vieme kde sa informácia nachádza
Formulár
Pološtrukturované docs
Vieme ktorú informáciu hľadáme, ale nepoznáme umiestnenie informácie
Faktúra
Neštrukturované docs
Nepoznáme informačný obsah dokumentu
Email, Dopis
Fax
Klasifikácia dokumentov na základe obsahu
Kategória DŽiadosti
Kategória A Zákaznícke zmluvy
Kategória CSťažnosti
Kategória EFaktúry
Kategória BPrílohy
Prieskum : ako organizácie archivujú emaily
KlasifikačnýFramework(systém)
Filesystem
ClassificationReview
Tool
Odfiltrovanie nerelevantných
dokumentov
Automatická kategorizácia “najlepších kandidátov”
ECM System
Nejednoznačná klasifikácia – manuálne zatriedenie
DokumentyMS Office
Spracovanie výnimiek
Proceslikvidácie
faktúr
ERP
…
NotifikáciaFaktúra
obsahuje formálnu
chybu
Invoice
PotvrdenieFaktúra
neobsahuje formálne chyby
Korekcia údajov
Dáta sú OK pre ďalšie spracovanie
Vyťaženie dát
Separácia
Klasifikácia dokumentov
Vyťaženie
Pripravené na
spracovanie
Kontrola kvality dát
Kontrola nekompletných,
alebo chýbajúcich dát
Prínosy systému správy zákazníckej dokument.
Dramatické zníženie nákladov na kópie dokumentov a manipuláciu s fyzickými dokumentami v archíve
Zefektívnenie procesu spracovania zmlúv a vrátane pridružených procesov (vymáhanie, kompletácia)
Zníženie rizika straty, zničenia alebo zneužitia originálov dokumentov
Splnenie platnej legislatívy týkajúcej sa doby uloženia dokumentov v archíve, ako aj ochrany osobných údajov
Úspora nákladov na priestory archívu - uvoľňovanie archívu a pravidelným vyraďovacím konaním
Rezervácia zdrojov - Rezervácia vozidielNová žiadosť o pridelenie vozidla – prvá úroveň schvaľovania
Rezervácia zdrojov - Rezervácia vozidielNová žiadosť o pridelenie vozidla – prvá úroveň schvalovania
Rezervácia zdrojov - Rezervácia vozidiel
Prístupové práva preberané z domény
Importy číselníkových položiek a OŠ zo SAP na dennej báze