S.O.P
PENERIMAAN MAHASISWA BARU
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
1. Memberikan panduan dalam pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru program
Diploma III Akademi Farmasi IKIFA agar terlaksana secara transparan dan akuntabel
2. Menjamin program studi agar dapat memperoleh input calon mahasiswa yang
bermutu.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup proses pendaftaran, seleksi melalui tes online dan kesehatan serta
pemilihan kelas.
C. DEFINISI
1. Calon Mahasiswa Program Diploma III Akademi Farmasi IKIFA adalah Warga
Negara Indonesia atau Asing lulusan sekolah menengah atas
(SMF/SMKF/SMK/SMA/Sederajat) yang memenuhi syarat untuk masuk atau pindah
ke Akademi Farmasi IKIFA.
2. Calon mahasiswa pindahan dari Perguruan Tinggi (PT) lain adalah mahasiswa yang
berasal dari PT lain yang mendaftar untuk pindah ke program pendidikan diploma III
Akademi Farmasi IKIFA.
3. Mahasiswa baru Akademi Farmasi IKIFA adalah mahasiswa yang untuk pertama kali
mengikuti pendidikan di Akademi Farmasi IKIFA
4. Registrasi awal adalah registrasi yang wajib dilakukan pada saat pertama kali
mendaftar di Akademi Farmasi IKIFA.
5. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) adalah panitia yang dibentuk oleh
Akademi IKIFA untuk mengkoordinasikan proses administrasi dalam penerimaan
mahasiswa baru.
D. URAIAN PROSEDUR
1. Persiapan PMB
a. BAU menerbitkan SK Direktur tentang Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB).
b. Rapat Penerimaan Mahasiswa Baru.
2. Pelaksanaan PMB
a. Calon mahasiswa yang memenuhi persyaratan dapat mendaftar ke BAU atau
mendaftar secara online melalui website ikifa.ac.id.
b. Calon mahasiswa yang telah memenuhi persyaratan akan memperoleh Bukti
Pendaftaran dengan membayar uang pendaftaran ke BAK sesuai dengan ketentuan
dan yang bersangkutan berhak mengikuti Seleksi PMB.
c. Calon mahasiswa mengikuti tes online melalui CBT.
d. Calon mahasiswa yang telah dinyatakan LULUS tes online dapat melanjutkan tes
kesehatan dengan melakukan daftar ulang dan membayar tes kesehatan sesuai
dengan ketentuan.
e. Calon mahasiswa mengikuti tes kesehatan.
f. Calon mahasiswa yang telah dinyatakan LULUS Tes Kesehatan dan telah
melakukan daftar ulang dinyatakan sebagai Mahasiswa Baru Akademi Farmasi
IKIFA dan dapat menentukan pilihan kelas sesuai dengan ketentuan yang ada di
Akademi Farmasi IKIFA.
3. Pelaporan PMB
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan PMB dilaporkan oleh Penanggung Jawab
kepada Direktur.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
Uraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur
Penerimaan termaktub pada bagian D (Uraian Prosedur) .
F. LAMPIRAN
1. Berita Acara Rapat PMB
2. SK Direktur tentang Penerimaan Mahasiswa Baru
3. Form/Kwitansi Pendaftaran
4. Dokumentasi kegiatan PMB
G. CATATAN
-
H. BAGAN ALIR
Bagan alir PMB
Persiapan PMB
Kegiatan BAU Wadir III Ket.
Rapat PMB SK Dir.
Tentang
PMB
Pelaksanaan dan Pelaporan PMB
Kegiatan MABA BAU BAK Wadir III Diektur Ket.
Pendaftaran
Calon
MABA
Pembayaran
Uang
Pendaftaran
Calon
MABA
Bukti
Pembayaran Pendaftaran
Tes Masuk
Calon
MABA
Tes Online
CBT
(LULUS)
Tes
Kesehatan (LULUS)
Daftar Ulang
MABA
LPJ PMB Dokumen LPJ PMB
1 2
1 2
4
5
7
3
6
8
S.O.P
REGISTRASI MAHASISWA
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
Agar pelaksanaan kegiatan registrasi mahasiswa berjalan dengan baik, proses maupun
produknya efektif dan sesuai dengan peraturan yang berlaku serta memenuhi persyaratan.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini merupakan panduan untuk pelaksanaan registrasi mahasiswa di lingkungan
Akademi Farmasi IKIFA.
C. DEFINISI
1. Registrasi Mahasiswa adalah pendaftaran mahasiswa pada awal semester untuk
mengikuti semester berikutnya baik secara administrasi dan akademik.
2. LRS (Lembar Rencana Studi) adalah lembar yang berisi daftar mata kuliah yang akan
diikuti oleh mahasiswa dalam satu semester dengan persetujuan PA.
3. KRS (Kartu Rencana Studi) adalah kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan
diikuti oleh mahasiswa dalam satu semester dan sudah disetujui oleh PA.
D. URAIAN PROSEDUR
Pelaksanaan Registrasi Mahasiswa
1. BAA menetapkan jadwal cetak KRS dan pengisian KRS mengulang.
2. BAU dengan melibatkan dosen PA menginformasikan jadwal pengisian dan cetak
KRS kepada mahasiswa.
3. Mahasiswa menyelesaikan administrasi keuangan ke BAK.
4. BAK merekap data keuangan mahasiswa sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan
kepada BAAK.
5. BAAK membuka akses cetak LRS dan KRS bagi mahasiswa yang sudah
menyelesaikan administrasi keuangan dan membuka akses pengisian KRS mengulang
bagi mahasiswa yang telah mendaftar dan melakukan pembayaran untuk SKS
mengulang.
6. Mahasiswa yang telah menyelesaikan administrasi keuangan, dapat melakukan cetak
LRS/mengisi KRS tambahan bagi mahasiswa yang mengulang melalui SIA.
7. LRS yang telah dicetak diserahkan kepada Dosen PA masing-masing.
8. Dosen PA wajib mengecek kembali LRS yang telah di cetak oleh mahasiswa
9. LRS yang telah disetujui, ditandatangani dan disimpan oleh dosen PA.
10. Apabila LRS telah ditandatangani oleh Dosen PA, maka mahasiswa dapat mencetak
KRS.
11. Dosen PA berhak menghapus/mengedit KRS mengulang apabila terjadi
ketidaksesuaian antara jumlah SKS yang diisi dengan yang didaftarkan oleh mahasiswa
ke bagian BAK.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
Uraian tanggung jawab dan kewenangan masing – masing pihak sesuai dengan uraian
prosedur di bagian D.
F. LAMPIRAN
1. LRS
2. Bukti Pembayaran
3. KRS
4. Jadwal Cetak KRS
G. CATATAN
-
H. BAGAN ALIR
Bagan Alir Registrasi Mahasiswa
Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi
Pelaksanaan
Pengendalian Perbaikkan/
Peningkatan
Ket.
Jadwal Cetak
KRS &
Pengisian KRS
Ulang
Pembayaran
Adm.
Keuangan&
Mengisi Log
Book
mengulang
Log book
Mengulang
Bukti
Pembayaran
Pembukaan
Akses Isi
LRS/KRS
Pengisian LRS
Diperiksa dan
didokumentasik
-an oleh PA
LRS
Pencetakkan
KRS
KRS
BAA BAU
Prodi
Mhs
Mhs
PA
BAK
BAAK
PA
T
Y
MHS
S.O.P
PRESENSI ONLINE (e-presensi)
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
Sebagai pedoman dalam pelaksanaan perkuliahan di Akademi Farmasi IKIFA agar
tercapai tujuan instruksional umum yang telah ditetapkan pada setiap mata kuliah.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku pada seluruh mata kuliah program diploma yang diasuh secara
internal di Akademi Farmasi IKIFA.
C. DEFINISI
1. Kuliah adalah kegiatan tatap muka terjadwal antara dosen dengan mahasiswa yang
dilakukan selama 170 menit per sks.
2. Satuan Kredit Semester (SKS) adalah ukuran yang digunakan untuk menyatakan
besarnya beban penyelenggaraan pendidikan dan beban studi mahasiswa dalam satu
semester, sekaligus sebagai pembombot tingkat keberhasilan mahasiswa dalam
kegiatan akademik selama satu semester.
3. Surat penunjukan/penugasan adalah Surat Keputusan Direktur Akademi Farmasi
IKIFA yang berisi penugasan kepada dosen untuk melaksanakan perkuliahan pada
suatu mata kuliah.
4. Lembar Evaluasi Proses Belajar Mengajar adalah lembar isian yang dikeluarkan oleh
Akfar IKIFA untuk diisi oleh mahasiswa peserta suatu mata kuliah yang meliputi
penilaian terhadap mata kuliah dan penilaian terhadap dosen.
5. Presensi adalah daftar kehadiran Dosen dan Mahasiswa dalam pelaksanaan
perkuliahan pada setiap mata kuliah.
D. URAIAN PROSEDUR
1. Direktur menetapkan SK tentang Beban Kerja Dosen setiap semester.
2. BAA membuat jadwal perkuliahan.
3. BAU mengumumkan jadwal perkuliahan.
4. Mahasiswa merencanakan jadwal perkuliahan yang akan diikuti untuk 1 minggu
kedepan,.
5. Mahasiswa dapat merubah pilihan kelas paling lambat 30 menit sebelum perkuliahan
dimulai.
6. Dosen menginformasikan kehadirannya kepada BAU dan mengambil kartu
perkuliahan.
7. Dosen yang berhalangan hadir, wajib memberikan materi atau tugas kepada mahasiswa
melalui BAU.
8. BAU membukakan akses e-presensi atau menginformasikan materi/tugas yang
diberikan dosen apabila dosen berhalangan hadir.
9. Dosen memastikan kehadiran mahasiswa melalui e-presensi paling lambat 15 menit
sebelum perkuliahan berakhir melalui SIA IKIFA sesuai panduan e-presensi Dosen.
10. Ka. Prodi memonitoring dan mengevaluasi kehadiran dosen dan mahasiswa.
11. IT Support melakukan pengendalian.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
Uraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur
Penerimaan termaktub pada bagian D (Uraian Prosedur).
F. LAMPIRAN
1. Jadwal perkuliahan
G. CATATAN
1. Presensi perkuliahan dapat dijadwalkan oleh mahasiswa untuk perkuliahan 1 minggu
kedepan.
2. Perubahan/perpindahan kelas dapat dilakukan paling lambat 30 menit sebelum
perkuliahan dimulai.
3. Dosen wajib mengkonfirmasi kehadiran mahasiswa paling lambat 15 menit sebelum
perkuliahan selesai.
4. Mahasiswa yang sudah terdaftar di homebase / sudah mendaftar e-presensi pada kelas
tertentu, akan tetapi tidak hadir tanpa keterangan maka dianggap tidak hadir dan tidak
dapat mendaftar kembali di kelas lain hingga 1 minggu pertemuan mata kuliah yang
bersangkutan selesai.
5. Presensi mahasiswa tetap terhitung kehadirannya apabila Dosen tidak hadir maksimal 2
kali tatap muka, dengan ketentuan Dosen memberikan tugas yang harus diselesaikan
dan dikumpulkan oleh mahasiswa pada waktu yang sama sesuai dengan jadwal
perkuliahan.
H. BAGAN ALIR
Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi Pelaksanaan
Pengendalian Perbaikkan/ Peningkatan
Ket.
Penetapan Beban
Kerja Dosen
(BKD)
Pembuatan Jadwal
Perkuliahan
Pengumuman
Jadwal Perkuliahan
Mahasiswa
menetapkan kelas perkuliahan
Merencana
kan 1
minggu kedepan
Menginformasikan
kehadiran
Membuka akses
e-presensi online /
menginformasikan
tugas
Memastikan
kehadiran mahasiswa
Maks 15
menit
sebelum selesai
Monitoring dan
Evaluasi
Kehadiran Dosen
dan Mahasiswa
Direktur
BAU
IT Support
BAA
Ka. Prodi
BAU
Dosen
Mhs
Dosen
S.O.P
PROSES PELAKSANAAN EVALUASI
PEMBELAJARAN/UJIAN (UTS DAN UAS)
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
1. Memberikan panduan bagi seluruh dosen dalam melaksanakan proses evaluasi
pembelajaran/ujian bagi mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA.
2. Memastikan bahwa pelaksanaan evaluasi pembelajaran dilaksanakan dan dikendalikan
secara memadai.
3. Agar pelaksanaan kegiatan evaluasi pembelajaran bagi mahasiswa berjalan dengan
efektif dan efisien baik proses maupun hasilnya sesuai dengan peraturan yang berlaku
serta memenuhi persyaratan.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini merupakan panduan untuk pelaksanaan pembelajaran teori, laboratorium dan
praktik di lahan praktik bagi mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA.
C. DEFINISI
Proses Evaluasi Pembelajaran adalah dokumen akademik yang menjelaskan pokok
kegiatan dosen dan mahasiswa dalam pelaksanaan evaluasi pembelajaran di kelas,
laboratorium maupun di lahan praktik dalam mencapai sebuah kompetensi.
D. URAIAN PROSEDUR
1. Persiapan Ujian
a. BAA mengumumkan jadwal ujian dan jadwal pengawas ujian.
b. BAU menyiapkan daftar hadir, daftar nilai, lembar jawaban, tata tertib ujian dan
ruang ujian.
c. Masing-masing dosen menyiapkan dan menyerahkan soal ujian yang akan
digunakan dalam pelaksanaan ujian, 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan ujian
berlangsung.
d. BAU menggandakan soal ujian sesuai dengan jumlah mahasiswa.
2. Pelaksanaan Ujian
a. Mahasiswa menyelesaikan administrasi keuangan ke BAK untuk dapat melakukan
pencetakkan KPU secara online.
b. BAK merekap administrasi keuangan mahasiswa dan melaporkannya ke BAAK.
c. BAAK membukakan akses cetak KPU
d. Mahasiswa melakukan cetak KPU.
3. Pelaporan Ujian
a. BAU mendistribusikan lembar jawaban mahasiswa kepada Dosen
b. Dosen memeriksa hasil lembar jawaban ujian mahasiswa.
c. Dosen melakukan penginputan nilai ujian maksimal 1 minggu setelah berkas
diterima oleh Dosen yang bersangkutan
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
Uraian tanggung jawab dan kewenangan pihak-pihak yang terlibat dalam Prosedur Proses
Pelaksanaan Evaluasi Pembelajaran/Ujian (UTS dan UAS) termaktub pada bagian D
(Uraian Prosedur) .
F. LAMPIRAN
1. Blanko daftar hadir ujian.
2. Blanko daftar nilai.
3. Blanko lembar jawabanujian.
4. Tata Tertib Ujian.
G. CATATAN
1. Mahasiswa wajib memiliki Kartu Peserta Ujian (KPU)
2. KPU dapat diunduh pada SIA IKIFA setelah mahasiswa menyelesaikan administrasi
keuangan
3. Lembar jawaban mahasiswa diditribusikan oleh BAU paling lambat 1 hari setelah
mata kuliah diujikan
4. Penginputan nilai ujian mahasiswa paling lambat 1 minggu sejak Dosen yang
bersangkutan menerima berkas lembar jawaban mahasiswa.
H. BAGAN ALIR
Kegiatan Penetapan/
persiapan
Pelaksanaan Evaluasi
Pelaksanaan
Pengendalian Perbaikkan/
Peningkatan
Ket.
Jadwal Ujian
(UTS/UAS)
Menyerahkan
Soal Ujian
Persiapan
perangkat ujian
Pembayaran
Adm.
Keuangan
Bukti
Pembayaran
Merekap
Administrasi
Keuangan
Rekap
Keuangan
Mahasiswa
Pembukaan
Aksescetak
KPU
KPU
Cetak KPU
Pelaksanaan
Ujian
Perangkat
Ujian
Distribusi
Lembar
Jawaban
Lembar
Jawaban Hasil
Ujian
Penilaian Hasil
Ujian
BAA
BAU
Mhs
Prodi
BAAK
K
Mhs
Mhs
Dsn
BAK
BAU
Dsn BAA
T
Y
S.O.P
UJIAN SUSULAN
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan Ujian Susulan di Akademi Farmasi IKIFA.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelayanan permohonan ijin ujian susulan
mahasiswa di Akademi Farmasi IKIFA.
C. DEFINISI
Ujian susulan adalah prosedur yang memudahkan mahasiswa menjalani ujian UTS
maupun UAS bila tidak bisa mengikuti ujian terjadwal karena kondisi tertentu yang
diperbolehkan.
D. URAIAN PROSEDUR
1. BAA mengumumkan jadwal pelaksanaan ujian susulan melalui BAU
2. Mahasiswa mengambil Log Book ujian susulan ke BAU dengan melampirkan surat
keterangan yang menyatakan tidak bisa ikut ujian.
3. BAA merekap data mahasiswa yang mengikuti ujian susulan dan berkoordinasi dengan
Ka. Prodi untuk menginformasikan ke dosen pengampu mata kuliah perihal jadwal
pelaksanaan ujian susulan dan bentuk soal yang diujikan.
4. BAU menyiapkan absen ujian susulan, lembar jawaban susulan, dan menggandakan
soal ujian susulan.
5. Mahasiswa melaksanakan ujian susulan sesuai jadwal yang ditetapkan.
6. BAU mendistribusikan lembar jawaban mahasiswa kepada dosen.
7. Dosen memeriksa hasil lembar jawaban mahasiswa.
8. Dosen melakukan penginputan nilai ujian susulan mahasiswa.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
Uraian tanggung jawab dan kewenangan masing – masing pihak sesuai dengan uraian
prosedur di bagian D.
F. LAMPIRAN
1. Log Book Ujian Susulan ;
2. Formulir Presensi Mahasiswa Ujian Susulan; dan
3. Lembar Jawaban Ujian.
G. CATATAN
-
H. BAGAN ALIR
Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi
Pelaksanaan Pengendalian Peningkatan Ket.
Jadwal
Pelaksanaan
Ujian
Susulan
Pengisian
Log Book
Ujian
Susulan
Menyerahkan
soal ujian
susulan
Persiapan
perangkat
ujian susulan
Pelaksanaan
Ujian
Susulan
Distribusi
Lembar
Jawaban
Penilaian dan
penginputan
nilai
mahasiswa
BAA BAU
MHS
DOSEN
BAU
MHS
BAU
Dosen Ka. Prodi
S.O.P
KULIAH SEMESTER PENDEK
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
Memberikan prosedur pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP)
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini merupakan panduan bagi mahasiswa untuk mengetahui tata cara pelaksanaan
Kuliah Semester Pendek (KSP).
C. DEFINISI
Kuliah Semester Pendek adalah program perkuliahan yang bersifat remedial bagi
mahasiswa yang memperoleh nilai C- dan D serta dilaksanakan di akhir semester.
D. URAIAN PROSEDUR
1. BAA mengumumkan jadwal pendaftaran KSP melalui BAU.
2. Mahasiswa mendaftar dengan mengisi formulir ke BAU dengan melampirkan nilai
akhir yang akan di SP kan.
3. Mahasiswa membawa formulir KSP ke Pembimbing Akademik (PA) untuk mendapat
arahan dan persetujuan mengikuti SP.
4. Mahasiswa membayar biaya KSP ke BAK sesuai dengan mata kuliah yang diambil.
5. Formulir KSP diserahkan ke BAA.
6. BAA merekap data mahasiswa yang mengikuti KSP dan berkoordinasi dengan Ka.
Prodi untuk menetapkan dosen pengampu mata kuliah dan jadwal pelaksanaan KSP.
7. BAU membuat SK Direktur tentang Pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP).
8. KSP dilaksanakan sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku di Akademi Farmasi
IKIFA.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
1. Wadir I dan Tim membuat jadwal pendaftaran dan pelaksanaan KSP serta menentukan
dosen pengampu mata kuliah KSP.
2. BAK merekap daftar nama mahasiswa yang mendaftar KSP serta membuatkan daftar
hadir KSP.
F. LAMPIRAN
1. Jadwal Pendaftaran KSP.
2. SK Direktur tentang Pelaksanaan Kuliah Semester Pendek (KSP).
3. Log Book Pendaftaran KSP.
4. Formulir KSP.
5. Daftar Hadir Dosen dan Mahasiswa Pelaksanaan KSP.
G. CATATAN
-
12. BAGAN ALIR
Bagan Alir Kuliah Semester Pendek (KSP)
Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi
Pelaksanaan
Pengendalian Perbaikkan/
Peningkatan
Ket.
Pengumuman
Jadwal
Pendaftaran KSP
Pengisian Form.
KSP
Form & Log
book KSP
Pembayaran
Biaya KSP dan
memberikan bukti
pembayaran
Bukti
Pembayaran
Pelaporan bukti
pembayaran KSP
Pembuatan SK,
jadwal dan
perangkat KSP
SK Direktur,
jadwal KSP,
perangkat KSP
Pelaksanaan KSP
Presensi &
BAP
BAA BAU
Mhs
BAK
BAA Prodi
Mhs
BAA
Mhs & Dsn Ka.Prodi
S.O.P
PENCETAKKAN KHS MAHASISWA
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
Memberikan penjelasan mengenai prosedur penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS)
mahasiswa yang merupakan hasil proses pembelajaran.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini merupakan panduan untuk tata cara pencetakan dan penyerahan Kartu Hasil
Studi (KHS) kepada mahasiswa.
C. DEFINISI
Kartu Hasil Studi (KHS) merupakan informasi tentang hasil studi mahasiswa pada setiap
semester.
D. URAIAN PROSEDUR
1. BAA menetapkan jadwal penginputan nilai dan cetak KHS.
2. BAU menginput presensi mahasiswa ke SIA IKIFA.
3. Dosen pengampu mata kuliah menginput nilai ke SIA IKIFA.
4. Mahasiswa dapat mencetak KHS pada SIA IKIFA secara online.
5. Mahasiswa menyerahkan salinan KHS kepada Dosen PA.
6. Dosen PA memonitor kemajuan belajar mahasiswa dan mendokumentasikan salinan
KHS.
7. Perubahan nilai hanya dapat dilakukan oleh Dosen pengampu mata kuliah yang
bersangkutan.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
Uraian tanggung jawab dan kewenangan masing – masing pihak sesuai dengan uraian
prosedur di bagian D.
F. LAMPIRAN
1. Jadwal
2. Nilai
3. Presensi
4. Bukti Pembayaran mahasiswa
5. Salinan KHS mahasiswa
G. CATATAN
-
H. BAGAN ALIR
Bagan Alir Pencetakkan KHS
Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi
Pelaksanaan
Pengendalian Perbaikkan/
Peningkatan
Ket.
Pengumuman
Jadwal input nilai
dan cetak KHS
Penginputan
Presensi
Perkuliahan
Presensi
Perkuliahan
Penginputan Nilai
Mahasiswa
Nilai
Mahasiswa
Akses cetak KHS
Cetak KHS
KHS
Lapor Salinan
KHS
Salinan KHS
BAA
Y
T
Dsn
Mhs
PA
PA
BAU
Prodi
S.O.P
PEMBAYARAN SPP PERKULIAHAN
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
Memberikan penjelasan mengenai prosedur pembayaran SPP perkuliahan.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini merupakan panduan untuk tata cara pembayaran SPP perkuliahan oleh
mahasiswa.
C. DEFINISI
Pembayaran SPP Perkuliahan merupakan kewajiban mahasiswa yang harus dilaksanakan
setiap semester untuk keberlangsungan perkuliahan.
D. URAIAN PROSEDUR
1. Mahasiswa mengisi formulir bukti pembayaran yang disediakan oleh BAK.
2. Mahasiswa membayar SPP sesuai ketentuan.
3. Mahasiswa mendapatkan formulir bukti pembayaran yang asli dan lembar copy bukti
pembayaran diberikan kepada BAK.
4. BAK merekap bukti pembayaran mahasiswa dan mencatatnya di kartu bayaran.
5. BAK melaporkan hasil rekap pembayaran SPP mahasiswa ke Bendahara.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
Uraian tanggung jawab dan kewenangan masing – masing pihak sesuai dengan uraian
prosedur di bagian D
F. LAMPIRAN
1. Bukti Pembayaran mahasiswa
2. Kartu Bayaran
G. CATATAN
-
H. BAGAN ALIR
Bagan Alir Pembayaran SPP Perkuliahan
Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi
Pelaksanaan
Pengendalian Perbaikkan/
Peningkatan
Ket.
Form.Bukti
Pembayaran
Pembayaran
SPP
Rekap Bukti
Pembayaran
Pelaporan
Pembayaran
SPP
BAK
MHS
BAK
Bend. W. II
S.O.P
KEGIATAN WISUDA
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
1. Untuk memberikan jaminan bahwa proses kegiatan wisuda, pelantikan, dan angkat
sumpah lulusan dilaksanakan dan dikendalikan secara memadai dan sesuai dengan
persyaratan yang ada.
2. Agar pelaksanaan wisuda, pelantikan, dan angkat sumpah lulusan dilaksanakan efektif,
efisien dan terkendali.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini memberikan panduan untuk melaksanakan kegiatan Wisuda, Pelantikan dan
Angkat Sumpah bagi lulusan di Akademi Farmasi IKIFA.
C. DEFINISI
Wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan Akademi Farmasi IKIFA merupakan
bagian kegiatan penyelenggaraan pendidikan yang diselenggarakan oleh Akademi Farmasi
IKIFA dengan tujuan memberikan pengabsahan bahwa yang bersangkutan telah
menyelesaikan program pendidikannya.
D. URAIAN PROSEDUR
1. Wadir III mengusulkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah.
2. Wadir III memimpin rapat persiapan.
3. Wadir III mengusulkan waktu dan tempat pelaksanaan wisuda,pelantikan dan angkat
sumpah.
4. Direktur mengesahkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan
melalui penetapan surat keputusan direktur.
5. Direktur menyetujui tempat dan waktu pelaksanaan wisuda.
6. BAU menyiapkan Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan wisuda, lulusan
berprestasi)
7. BAU membuat surat-surat yang diperlukan.
8. Direktur menandatangani surat-surat keluar berkaitan dengan kegiatan wisuda,
pelantikan dan angkat sumpah.
9. Staf. BAU menyiapkan buku wisuda.
10. Wadir III memantau kegiatan panitia pelaksana wisuda,pelantikan dan angkat
sumpah.
11. Direktur memimpin sidang senat terbuka dan melakukan prosesi wisuda.
12. Direktur menyampaikan laporan pendidikan.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
1. Direktur
a. Mengesahkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah lulusan
melalui penetapan surat keputusan direktur.
b. Menyetujui tempat dan waktu pelaksanaan wisuda.
c. Menandatangani surat-surat keluar berkaitan dengan kegiatan wisuda, pelantikan
dan angkat sumpah.
d. Memimpin sidang senat terbuka dan melakukan prosesi wisuda.
e. Menyampaikan laporan pendidikan.
2. Wadir III
a. Mengusulkan susunan panitia wisuda, pelantikan dan angkat sumpah.
b. Memimpin rapat persiapan.
c. Mengusulkan waktu dan tempat pelaksanaan wisuda, pelantikan dan angkat
sumpah.
d. Memantau kegiatan panitia pelaksana wisuda, pelantikan dan angkat sumpah.
3. BAU
a. Menyiapkan Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan wisuda, lulusan
berprestasi).
b. Membuat surat-surat yang diperlukan.
c. Menyiapkan buku wisuda.
F. LAMPIRAN
1. Surat Keluar Kegiatan Wisuda.
2. Surat Keputusan Direktur (kepanitiaan, pelantikan wisuda, lulusan berprestasi).
3. Buku Wisuda.
G. CATATAN
-
H. BAGAN ALIR
Bagan Alir Kegiatan Wisuda
Mahasiswa Pelaksanaan Wisuda BAK Direktur
Draf
Laporan
Akhir
Mulai
Pengumpulan
Data
Wisudawan dari
BAK
Pemeriksaan
identitas
wisudawan
Pelaksanaan
Wisuda,
Pelatikan dan
Angkat Sumpah
Peyusunan
Laporan
Kegiatan
Rapat Evaluasi
Pelakasanaan
Wisuda
Selesai
Data Identitas
Alumni
S.O.P
PELAYANAN CUTI AKADEMIK
AKADEMI FARMASI IKIFA
JAKARTA
2018
A. TUJUAN
1. Memberikan panduan pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa di Akademi Farmasi
IKIFA.
2. Agar pelaksanaan kegiatan pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa berjalan dengan
efektif dan efisien baik proses maupun produknya yang sesuai dengan peraturan yang
berlaku serta memenuhi persyaratan.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini merupakan panduan dalam pelayanan cuti akademik bagi mahasiswa di
Akademi Farmasi IKIFA.
C. DEFINISI
Cuti Akademik adalah tidak mengikuti kegiatan akademik karena alasan tertentu, dalam
jangka waktu tertentu sesuai dengan ijin yang diberikan.
D. URAIAN PROSEDUR
1. Mahasiswa mengambil form cuti akademik di BAU.
2. BAU memberikan formulir permohonan cuti akademik kepada mahasiswa.
3. Mahasiswa mengisi formulir cuti akademik dan meminta persetujuan PA.
4. Mahasiswa membayar biaya cuti akademik ke BAK.
5. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran dan form cuti akademik ke BAA.
6. BAA melaporkan kepada Ka.Prodi dan Wakil Direktur I terkait permohonan cuti
mahasiswa.
7. Ka. Prodi dan Wakil Direktur I menandatangani form cuti akademik mahasiswa.
8. BAA memproses status cuti akademik mahasiswa ke PDPT.
E. TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
1. BAA
a. Membuat formulir permohonan cuti akademik.
b. Memeriksa kelengkapan persyaratan cuti akademik mahasiswa.
c. Mendokumentasikan surat cuti akademik mahasiswa.
2. Pembimbing Akademik
Mengetahui surat permohonan cuti akademik mahasiswa bimbingannya.
3. Wakil Direktur II
Mengetahui dan memeriksa surat permohonan cuti akademik mahasiswa.
4. Wakil Direktur I
Mengesahkan surat permohonan cuti akademik mahasiswa.
F. LAMPIRAN
Formulir permohonan cuti akademik
G. CATATAN
-
H. BAGAN ALIR
Bagan Alir Cuti Akademik
Kegiatan Penetapan Pelaksanaan Evaluasi
Pelaksanaan
Pengendalian Perbaikkan/
Peningkatan
Ket.
Persyaratan &
Prosedur Cuti
Akademik
Pengisian Form.
Cuti
Form Cuti
Akademik
Persetujuan PA
Pembayaran
Biaya Cuti ke
BAK
Kwitansi
Pembayaran
Pelaporan dan
pengarsipan
dokumen cuti
Menandatangani
Form Cuti
Mahasiswa
Pelaporan PDPT
dan pengarsipan
Form Cuti
Akademik
Prodi
MHS
MHS
BAA Prodi
BAA
W.I & Ka.Prodi
BAA
PA
T
Y