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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Giacomo Barbieri Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti [email protected]
SISTEMA INFORMATIVO, SISTEMA INFORMATICO, TECNOLOGIE, E NUOVE
FORME DI FUNZIONAMENTO E DI GOVERNO DELLO STUDIO PROFESSIONALE
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Programmare gli investimenti in IT per il 2014
Il sistema IT di uno studio deve garantire
affidabilità
prestazioni attraverso la massima semplicità
• Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»
• Quello che c’è deve servire a qualcosa
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Siamo in grado di controllare la
tecnologia e le novità che
introduciamo o rischiamo di esserne
ostaggio?
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree applicative?
• Partenza obbligata sono le persone che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà
• Di quali aspetti si lamentano? tenere traccia delle anomalie!
• Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare?
• Come valorizzare i giovani?
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Di cosa non si può fare a meno?
• Flessibilità/versatilità/elasticità
• Scalabilità
• Sicurezza
• Protezione
• Manutenibilità
• Semplicità
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio?
• gestionale specifico da commercialista
• produttività personale
• collaborazione
• archiviazione/classificazione/ricerca
• banca dati
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Le scelte strategiche
Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)
A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione?
In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
I buoni propositi
finite le
dichiarazioni
questa volta
cambiamo il
software
gestionale !
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
«finite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale!»
Perché?
costa
troppo
non fa
quello che
ci serve
non è nella
nuvola non
interagisce
coi clienti
È lento, è
vecchio
È troppo
complicato
gli
aggiornamenti
tardano
l’assistenza
fa acqua
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Modena – 14 aprile 2014
sarebbe il
31 dicembre e
non l’abbiamo
ancora
cambiato…
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
… e perché non l’abbiamo
cambiato?
Come mai?
Avevamo poi
deciso di
cambiarlo?
E cosa state
aspettando,
di grazia?
Costano
troppo
Fanno le
stesse cose
La nuvola
è un
rischio
I miei clienti
non sono
pronti
È già il
31???
I call center
sono tutti
uguali
E imparare
tutto da capo?
A che pro?
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Il software gestionale
• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati?
• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale?
• Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione
• Come capire quando è ora di cambiare?
• Come gestire la transizione?
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Modena – 14 aprile 2014
La produttività personale
• Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network
• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni
• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale
• Access: analisi dati
• Powerpoint
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Strumenti per la collaborazione
• gestione agenda
• contatti
• scambio documenti
• condivisione processo di creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
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Nuovi strumenti da valutare
• www.wetransfer.com
• www.dropbox.com
• www.evernote.com
• www.teamviewer.com
• www.webex.com
• www.ifttt.com
• www.wappwolf.com
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2. condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3. comincio a caricare i documenti richiesti
4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni
5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto
6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2. condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3. comincio a caricare i documenti richiesti
4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni
5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto
6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
Esempio di uso di Dropbox
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2. condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3. comincio a caricare i documenti richiesti
4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni
5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto
6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
Esempio di uso di Dropbox
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Archiviazione / ricerca
• Capitalizzare la conoscenza dello Studio
• Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow)
• Raccolta dati dagli altri software
• Pubblicazione di dati per gli altri software
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Banche dati
• Sono ancora strumenti attuali?
• Perché spendere in costosi abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o Wikipedia?
• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Architetture a confronto
Fisica / Virtuale / Cloud
Quale è più adatta al nostro scopo?
Stiamo già usando prodotti cloud?
Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Una proposta concreta
Fisica / Virtuale / Cloud
per gli end-point (con ricorso al BYOD)
periferiche (stampanti, multifunzione, switch,
connettività, server, storage di rete)
per l’infrastruttura IT (server applicativi e
desktop virtuali)
costo fisso da ammortizzare costo variabile
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Client Tipo PROFESSIONISTA
mobilità
integrazione
ergonomia
archiviazione
sicurezza
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Client Tipo PROFESSIONISTA
mobilità
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archiviazione
sicurezza!
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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Alcuni obiettivi spiccioli validi per tutti
• Minimizzare la ripetizione dei dati
• Avere le informazioni che servono quando servono
• Darsi delle regole di lavoro e condividerle
1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi)
2) Condividere l’agenda (dentro e fuori studio)
3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio documenti
4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)
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A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud?
• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità
• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi (tipicamente la connettività…)
• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi
• Controlli sulla riservatezza più serrati
• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)
• Standardizzare i comportamenti!
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Riflessioni
• Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa?
• Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente…
• Come fare la scelta del gestionale?
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In conclusione
conviene investire in strumenti, in software o
in conoscenza?
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Grazie dell’attenzione
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