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SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
LEIDY YAMILE GARZÓN GASPAR
Fanny Garzón Cárdenas Docente de Archivo
CONVENIO SENA – CENTRO DON BOSCOFACULTAD DE ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOSBOGOTÁ D.C
2012
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CONCEPTOLos servicios archivísticos a prestar están basados fundamentalmente en las necesidades latentes o manifiestas de los usuarios teniendo en cuenta las características, en cuanto a valores, aspiraciones y necesidades de los mismos.
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OBJETIVOS
• Proporcionar en el momento oportuno, los documentos o las informaciones que se requieran.
• Brindar facilidad de acceso tanto a los documentos como a la información telefónica, escrita y personal.
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SERVICIO DE INFORMACIÓN SOBRE MEMORIA
INSTITUCIONAL TÉCNICA
Este servicio esta encargado de dar información acerca de la entidad, acontecimientos, época , publicaciones y noticias sobre personas grupos o instituciones que han brindado un significativo aporte a la entidad. Estas información se encuentra soportada en diferentes tipos de información como: testimonios escritos, materiales gráficos, audiovisuales, bibliográficos, etc.
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SERVICIOS REPROGRÁFICOS
Este servicio se aplica a documentos con valor histórico y se toma la decisión de cualquier método de reprografía, como la microfilmación y la digitalización, la cual tiene el beneficio de que los documentos originales no sufran perdida o deterioro por manipulaciones innecesarias las cuales cada entidad establecerá las restricciones particulares por razones legales de conservación.
VIDEO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN
http://www.youtube.com/watch?v=C9yqCFt2BHo&feature=player_embedded#!
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SERVICIO DE VENCIMIENTO
Este servicio se presta principalmente en el archivo de gestión, ya que se da tiempo de vencimiento o de alerta para brindar una respuesta de comunicación o de un compromiso pendiente.
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SERVICIO DE REFERENCIA
Este servicio se presta a través de la vinculación del contenido y la orientación de la procedencia de los documentos para una acceso temático, como guías, catálogos, índices, involucran también el suministro de la información contenida audiovisual, cartográfico entre otros.
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SERVICIO DE CONSULTA
Este servicio es el mas vital que pueda prestar un archivo a la administración, a investigadores y a las comunidades en general, el acceso de los materiales solicitados como documentos e información.
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PROCESOS TÉCNICOS Y ARCHIVÍSTICOS
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COMPONENTES QUE INTERVIENEN EN LOS
SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
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1. LA DOCUMENTACIÓN QUE SE CUSTODIA
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es aquél que contiene información de cualquier fecha, forma, soporte, producido o recibido por cualquier persona o entidad publica y privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.
INFORMACIÓN + SOPORTE + MEDIO = DOCUMENTO
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2. LA INFORMACIÓN QUE SE MANEJA
La información es un recurso valioso para cualquier organización, porque no existen canales para la recopilación de información; por esto una unidad especializada en el tema debe realizar un esfuerzo importante para mantener relaciones con las distintas fuentes y asegurar un flujo permanente de información.
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3. SERVICIOS Y PRODUCTOS QUE SE OFRECEN
Tradicional
Aplicación de las TIC
Los productos de información son aquellos intangibles que se ofrecen en forma de paquete de utilidad y valor para el usuario.Una forma critica para determinar la calidad de los servicios y productos de información es su variabilidad, demanda y posibilidades de acceso que pueden estar avalados por:
•Flexibilidad y conocimiento de las necesidades del usuario.•Una administración eficiente de los servicios y productos de información.
TIPOS DE SERVICIOS
1. Servicios tradicionales2. Servicios en línea 3. Otros servicios
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4. USUARIOS A QUIENES VAN DIRIGIDOS LOS SERVICIOS
Un usuario es una persona que asimila, transforma transfiere y genera algún tipo de información; es un elemento fundamental en todo sistema de información y de verse como un agente que desarrolla un papel fundamental en la unidad de información. Es la razón de ser y el fin del ultimo servicio.
Ciudadanos Instituciones
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4.1. CLASIFICACION DE LOS USUARIOS
1. Usuarios Internos: Personal de la empresa o administración que utilizan los archivos para la consulta interna con el fin de resolver algún inconveniente tanto administrativo, como contable, jurídico, etc.
2. Usuarios Externos: Funcionarios del Estado, estudiantes, investigadores, periodistas y otros ciudadanos que utilizan los archivos para garantizar los derechos informativos y culturales