ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
1.0 PENGENALAN
LATAR BELAKANG BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN HANG TUAH JAYA
Bahagian Teknologi Maklumat Majlis Perbandaran Hang Tuah Jaya merupakan
salah satu bahagian di bawah Jabatan Khidmat Pengurusan. Bahagian
Teknologi Maklumat bertanggungjawab dalam memastikan segala perkara yang
melibatkan perhubungan antara teknologi maklumat dan multimedia disediakan
dan dipantau dengan baik bagi memastikan kualiti perkhidmatan MPHTJ dalam
keadaan baik dan teratur. Fungsi Bahagian Teknologi Maklumat adalah seperti
berikut:-
a) Pengurusan Perolehan Perkakasan dan Perisian TM.
b) Penyelenggaraan Perkakasan dan Perisian TM.
c) Pengurusan Pengoperasian Sistem Aplikasi.
d) Pengurusan Pembangunan Sistem Baru.
e) Pengurusan Data Sistem Aplikasi.
f) Pengurusan Maklumat Digital dan Infokiosk.
g) Pengurusan Rangkaian CCNA dan CCNP.
h) Pengurusan Laman Web dan Portal Rasmi MPHTJ.
i) Pengurusan Latihan ICT Dalaman.
j) Pengurusan Kawalan Virus.
k) Pengurusan Sistem Wireless.
l) Pengurusan CCTV.
m) Pengurusan Sistem Telefon Pejabat (PABX).
n) Urusetia Mesyuarat Pengurusan Sistem Majlis.
o) Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Teknologi
Maklumat.
p) Pengurusan Inovasi Jabatan.
q) Pentabiran Am Bahagian.
1
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
2.0 PROJEK INOVASI (SISTEM MEMO ONLINE)
2.1 TUJUAN PROJEK INOVASI
Tujuan sistem memo online ini di bagunkan untuk memudahkan pengguna (user)
mahupun pihak jabatan dan unit menghantar memo secara atas talian (online) ,
ianya boleh mengurangkan penggunaan kertas , lebih efektiv dan pantas .
Sejajar dengan saranan yang Berbahgia Ketua Menteri Melaka ingin
melaksanakan bandar teknologi hijau .
2.2 OBJEKTIF PROJEK
Objektif utama untuk mengurangkan penggunaan kertas di setiap jabatan bagi
penghantaran memo , selain itu memudah kan penghantaran , ianya lebih efektif
dan pantas .jika ada remote office mahupun cawangan , tidak perlu menggukan
fax , kerana sistem ini boleh di lawati di mana anda berada secara dalam
internet .
2.3 PROSES PERLAKSANAAN
Dibangunkan secara dalaman pada tahun 2012, modul ini dibangunkan
mengambil masa selama 3 bulan
2
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
2.4 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
PERBANDINGAN MENGENAI IMPAK / SISTEM YANG DIGUNAKAN (SEBELUM DAN SELEPAS)
NO SEBELUM SELEPAS1 Menggunkan kertas untuk
menghantar memo ke setiap
jabatan
Tidak perlu menggunakan kertas ,
cetak apa bila di perlukan sahaja
2 Memo lambat sampai ke jabatan Lebih pantas dan efficient
3 Memo menggunakan kertas
mudah hilang
Disimpan didalam database , boleh di
cetak bila-bila masa .
4 Perlu membawa file yang besar
dan berat semasa mesyuarat
Tidak perlu membawa file boleh di
capai dimana-mana dan bila-bila
secara atas talian (online)
5 Memerlukan stor simpanan yg
besar untuk menyimpan kesemua
memo-memo yang lepas
Kesemua memo yang lepas di
arkibkan di dalam backup server
3
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
3.0 ELEMEN INOVASI
3.1 ELEMENT DAN KREATIVITI
Idea, konsep, susunan dan rekabentuk antaramuka (interface) Sistem Memo
Online (SISMO) dirangka oleh pegawai Majlis Perbandaran Hang Tuah Jaya
sendiri. Ia bukan merupakan adaptasi dari mana-mana sistem yang telah wujud
sebelum ini.
3.2 ELEMEN KEBERKESANAN
Melalui penggunaan Sistem Memo Online ini segala memo akan digunapakai
di dalam sistem dan tiada lagi memo secara manual. Produktiviti kerja akan
meningkat dan kualiti kerja akan menjadi lebih cepat serta tepat.
i) Masa - dapat dijimatkan dari segi terimaan memo yang akan menjadi
lebih cepat dan tepat.
ii) Kos - dapat menjimatkan penggunaan kertas dan dakwat printer. Ini
akan dapat mengurangkan perbelanjaan peralatan pejabat.
iii) Tenaga manusia - setiap pegawai akan log masuk ke sistem dan
melihat memo yang di hantar ke jabatan mereka . Tiada lagi bebanan
kepada kerani untuk menghantar memo ke setiap jabatan.
4
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
3.3 RINGKASAN PENERANGAN SISTEM MEMO ONLINE
Antara muka Sistem Memo Online
5
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
6
Di lengkapi dengan pautan memudahkan capaian ke sistem – sistem yang lain
Paparan Memo panggilan mesyuarat
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
Contoh Paparan Memo
7
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
8
Memberi galakan kepada pengguna untuk mengurang kan penggunaan kertas
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
Paparan untuk menghantar memo , mudah dan mesra pengguna
9
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
Contoh data 2012 disimpan dalam arkib .
10
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
Kajian Kepuasan Pengguna Mengenai Sistem Memo Online
Ciri - ciri Jumlah Peratusan
Mesra pengguna 100%
Keberkesanan sistem aplikasi 100%
11
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA 2016SISTEM MEMO ONLINE
4.0 KESIMPULAN
Secara keseluruhannya, pembangunan Sistem Memo Online adalah selaras
dengan hasrat kerajaan sendiri iaitu untuk melihat jabatan-jabatannya bergerak
selari dengan perkembangan arus dunia khususnya dalam penggunaan
teknologi terkini. Ia juga turut menjadi contoh kepada Pihak Berkuasa Tempatan
yang lain untuk turut serta dalam perkembangan teknologi semasa.
12