1
Ringkasan Seminar Rutin Puslitbangtan
Bogor, 11 Juli 2019
PENGELOLAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU TANAMAN SEREALIA BERBASIS ANDROID YANG TERINTEGRASI
DENGAN WEB SITE
Oleh :
Dr. Muhammad Azrai
BALAI PENELITIAN TANAMAN SERELIA PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN TANAMAN PANGAN
BADAN PENELITIAN PERTANIAN KEMENTERIAN PERTANIAN
2019
2
1. Pendahuluan
Tuntutan jaman menghendaki pergeseran peranan masyarakat yang lebih
dominan dan pemerintah lebih berperan sebagai fasilitator. Dengan demikian,
reformasi birokrasi menuntut pelaksanaan dengan segera rekonstruksi
kelembagaan pemerintahan publik berdasarkan prinsip good governance dengan
tiga karakteristik utama, yaitu kredibilitas, akuntabilitas, dan transparansi. Implikasi
penting bagi Balitsereal dari tuntutan jaman tersebut adalah perbaikan kinerja
melalui: (1) peningkatan akuntabilitas dan kredibilitas lembaga dengan
meningkatkan efektifitas dan efisiensi program, ouput serta peningkatan kualitas
SDM; (2) peningkatan penguasaan Iptek mutakhir dalam pelaksanaan penelitian
dan pengembangan tanaman serealia serta kemutakhiran teknologi yang
dihasilkan, (3) perluasan jaringan kerjasama penelitian antar lembaga penelitian
nasional baik secara sinergis dalam rangka diseminasi hasil penelitian.
Balitsereal sebagai pusat unggulan inovasi teknologi tanaman serealia
dituntut untuk menghasilkan invensi yang terencana, terfokus dengan sasaran
yang jelas dan dapat diterapkan pada skala industri untuk memecahkan masalah
aktual yang dihadapi masyarakat dengan memanfaatkan ilmu pengetahuan dan
teknologi. Hal ini sejalan dengan sasaran kegiatan Balitsereal yaitu (i)
termanfaatkannya inovasi dan teknologi pada tanaman jagung dan serealia
potensial; (ii) meningkatnya kualitas layanan publik Balitsereal; dan (iii)
terwujudnya akuntabilitas kinerja instansi pemerintah di lingkungan Balitsereal.
Dengan demikian, kegiatan litbang tanaman serealia harus ditujukan untuk
meningkatkan daya saing komoditas dengan karakteristik yang sesuai keinginan
konsumen, baik pasar domestik, maupun pasar ekspor.
Balitsereal berupaya secara konsisten menerapkan kebijakan mutu, dan
melakukan perbaikan berkelanjutan dengan berbagai cara, diantaranya adalah (i)
mengoptimalkan kerjasama, kemitraan, dan promosi penelitian tanaman serealia;
(ii) meningkatkan kapasitas, profesionalisme, kompetensi sumber daya manusia
dan Inovasi; (iii) Berkomitmen untuk memenuhi persyaratan dan perbaikan terus
menerus untuk efektifitas sistem manajemen mutu institusi dan UOBS berbasis
ISO 9001:2015, Laboratorium Pengujian Benih ISO/IEC 17025-2017 dan
Penelitian terakreditasi KANAPPP
3
2. Identifikasi Masalah
No. Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diinginkan
1. Belum efektifnya pengendalian dan pendistribusian dokumen manajemen mutu litbnag tanaman serealia Berbasis ISO/IEC/KNAPPP dengan cepat kepada seluruh pelaku manajemen, terutama saat terjadi perubahan atau perbaikan (update) data
Efektifitas pengendalian dan pendistribusian dokumen manajemen mutu litbnag tanaman serealia Berbasis ISO/IEC/KNAPPP dengan cepat kepada seluruh pelaku manajemen, terutama saat terjadi perubahan atau perbaikan (update) data
2. Pemahaman kebijakan mutu dan sasasan mutu dalam dalam pelaksanaan kegiatan manajemen di setiap unit lingkup Balitseral belum berjalan dengan efektif sebagaimana yang dipersyaratan dalam sistem manajemen mutu ISO/IEC/KNAPPP
Pemahaman kebijakan mutu dan sasasan mutu dalam dalam pelaksanaan kegiatan manajemen di setiap unit lingkup Balitseral berjalan dengan efektif sebagaimana yang dipersyaratan dalam sistem manajemen mutu ISO/IEC/KNAPPP
3. Pengendalian dan kepastian koordinasi proses lintas unit atau fungsi lingkup Balitseral belum berjalan secara efektif sesuai dengan yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu ISO/IEC/KNAPPP
Pengendalian dan kepastian koordinasi proses lintas unit atau fungsi lingkup Balitseral dapat berjalan secara efektif sesuai dengan yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu ISO/IEC/KNAPPP
4. Belum tersedia aplikasi berbasis android terintegrasi dengan web site di Balai Penelitian Tanaman Serealia yang efektif sebagai alat bantu pengelolaan dan pengendalian manajemen mutu Berbasis ISO/IEC/KNAPPP
Tersedianya aplikasi berbasis android terintegrasi dengan web site di Balai Penelitian Tanaman Serealia yang efektif sebagai alat bantu pengelolaan dan pengendalian manajemen mutu Berbasis ISO/IEC/KNAPPP
Sehubungan dengan kondisi actual saat ini dan kondisi ideal yang
diinginkan, akan dikembangkan teknologi aplikasi berbasis android terintegrasi
dengan web site di Balai Penelitian Tanaman Serealia yang efektif sebagai alat
bantu pengelolaan dan pengendalian manajemen mutu Balitsereal Berbasis
ISO/IEC/KNAPPP. Dengan demikian akan terjadi kepatuhan kepada setiap
4
Aparatur Sipil Negara dalam bekerja sesuai dengan SOP dalam rangka
peningkatan kualtas kinerja Balai Penelitian Tanamn serealia sebagai pusat ilmu
pengetahuan dan teknologi tanaman serealia terdepan, professional dan mandiri.
3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingi dicapai dari kegatan proyek perubahan ini adalah sebagai berikut:
1. Tujuan jangka pendek (2019)
a. Membangun aplikasi sistem manajemen mutu unit pengelola benih
sumber tanaman serealia terakreditasi ISO 9001:2015 berbasis android
terintegrasi dengan web site.
b. Mensosialisasikan aplikasi sistem manajemen mutu benih sumber
tanaman serealia berbasis android terintegrasi dengan web site melalui
bimbingan teknis, baik di lingkungan internal maupun external
c. Mengimplemantasikan program aplikasi sistem manajemen mutu benih
sumber tanaman serealia berbasis android terintegrasi dengan web site
d. Mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektifitas aplikasi sistem
manajemen mutu benih sumber tanaman serealia yang dikembangkan
dalam pengendalian dokumen ISO 9001:2015;
2. Tujuan jangka panjang (2020-2024)
a. membangun aplikasi sistem manajemen mutu kelembagaan litbang
tanaman serealia terakreditasi ISO 9001:2015 berbasis android
terintegrasi dengan web site
b. Mensosialisasikan sistem manajemen mutu kelembagaan litbang
tanaman serealia melalui bimbingan teknis, baik di lingkungan internal
maupun external
c. Mengimplemantasikan sistem manajemen mutu manajemen mutu
kelembagaan litbang tanaman serealia berbasis android terintegrasi
dengan web site
d. Mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektifitas aplikasi sistem
manajemen mutu kelembagaan litbang tanaman serealia yang
e. Membangun aplikasi sistem manajemen mutu kegiatan litbang tanaman
serealia terakreditas KNAPPP dan laboratorium pengujian benih tanaman
serealia terakreditas IEC 17025:2018 berbasis android terintegrasi
dengan web site
5
f. Mensosialisasikan aplikasi sistem manajemen mutu kegiatan litbang dan
laboratorium pengujian benih tanaman serealia berbasis android
terintegrasi dengan web site melalui bimbingan teknis, baik di lingkungan
internal maupun external
g. Mengimplemantasikan program aplikasi sistem manajemen mutu
kegiatan litbang dan laboratorium pengujian benih tanaman serealia
berbasis android terintegrasi dengan web site
h. Mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektifitas aplikasi sistem litbang
tanaman serealia terakreditas KNAPPP dan laboratorium pengujian benih
tanaman serealia terakreditas IEC 17025:2018;
Manfaat yang diperoleh dari proyek perubahan ini adalah sebagai berikut:
1. Dalam jangka pendek, manfaat proyek perubahan ini adalah
meningkatnya kinerja pengelolaan benih sumber tanaman serealia
mendukung swasembada jagung berkelanjutan.
2. Dalam jangka panjang, manfaat proyek perubahan ini adalah
meningkatnya kinerja manajemen pengelolaan litbang tanaman serealia
yang mampu mendukung Kementerian Pertanian sebagai organisasi
berkinerja tinggi serta meningkatnya kompetensi inovasi teknologi
tanaman serealia sehingga mampu berdaya saing dan lebih produktif
dalam muwujudakan visi Kementerian Pertanian sebagai lumbung
pangan dunia tahun 2045..
4. Ruang Lingkup
Secara garis besar kegiatan proyek perubahan ini untuk jangka pendek
dapat dikelompokkan menjadi tiga sebagaimana disajikan pada Tabel 2.
6
Tabel 2. Ruang lingkup proyek perubahan untuk jangka pendek
No Ruang Lingkup
Cakupan
1 Aplikasi berbasis android terintegrasi dengan web site
Back Office – Administrator a. Account & Access (login & session management,
registrasi user, profile, password reset, user access logging)
b. Pengelolaan Mitra (daftar dan peta mitra) c. Ticket Support (Tanya jawab, penanganan ticket,
laporan) d. Konten (manajemen berita & informasi/
karakteristik/ SOP) e. Laporan (Manajemen pelaporan mitra, mapping
data, rangkuman per mitra, statistik dan decision support system dan export data)
Apps Mitra a. Account & Access (login & session management,
registrasi user, profile, password reset, user access logging)
b. Pelaporan (pelaporan pertanaman, pelaporan stok, upload data pendukung, pencarian laporan)
c. Tanya Jawab/Konsultasi (form tanya jawab, notifikasi respon balitsereal, pencarian arsip faq, upload data pendukung)
d. Static Content (Informasi deskripsi varietas, benih tetua (khsus jenis hibrida), SOP produksi benih, progress/update standing crop, progress/update stock benih)
2 Sosialisasi Program Aplikasi
Lingkup Balitsereal meliputi a. Administrator umum, b. Ka. Balai, c. Kasie Jaslit, d. Kasie Yantek, e. Manager UPBS (Manajer Puncak, Wakil Manajer
Puncak; Divisi Produski, Divisi Mutu, Divisi Pemasaran, Divisi Adminstrasi & Keuangan dan Divisi Gudang)
f. Tim Program & Evaluasi
Lingkup Stakeholder a. BPATP b. KSPHP Puslitbangtan c. Koperasi Lestari d. Mitra Lisensi Benih (≥15 perusahaan benih)
7
No Ruang Lingkup
Cakupan
e. BPTP Pengelola UPBS Tanaman Serealia: Sulsel, Sulbar, Sulteng, Gorontalo, NTB, NTT, Jateng dan Jatim
f. Mengintegrasikan Back Office – Administrator
dengan Aplikasi Mitra Lisensi
3 Implementasi & Evaluasi Program Aplikasi
a. Implementasi pada perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software)
b. Evaluasi efisiensi dan efektifitas aplikasi dan potensi pengembangan sistem manajemen mutu UPBS untuk memenuhi tuntutan kinerja yang dibutuhkan.
5. Kriteria Keberhasilan
Kriteria Keberhasilan atas proyek perubahan ini sebagai sebagai berikut:
a. Semua stakeholders terlibat secara aktif dan mendukung penuh pelaksanaan
proyek perubahan
b. Pencapaian target pelaksanaan proyek sesuai jadual/tepat waktu
c. Aplikasi yang dibangun dapat dimanfaatkan oleh banyak stakeholders
d. Update data berjalan dengan baik
e. Diterapkannya aplikasi berbasis android terintegrasi dengan web site dalam
aplikasi sistem manajemen mutu untuk peningkatan kinerja litbang tanaman
Serealia” yang dapat dipertanggungjawabkan (akuntabel), efektif, efisien serta
tersedia dan terupdate setiap saat
Faktor kunci keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan ini
adalah dengan melaksanakan 4 (empat) K yaitu:
a. Komitmen bersama,
b. Kepemimpinan yang handal,
c. Kerjasama tim
d. Komunikasi yang efektif dengan semua pihak.
8
6. Output Kunci dan Outcome (Key Project Deliverables)
Output kunci dan Outcome yang ingin dihasilkan dari proyek perubahan ini
disajikan pada Tabel 3.
Tabel 3. Output dan outcome proyek perubahan untuk jangka pendek
OUTPUT OUTCOME
Terbangunnya aplikasi sistem
manajemen mutu berbasis android terintegrasi dengan web
site
Meningkatnya efektivitas dan efisiensi
pengendalian dan pendistribusian dokumen dengan cepat dan tepat kepada seluruh pelaku
manajemen, terutama saat terjadi perubahan atau perbaikan (update) data
Meningkatnya kinerja Balitsereal dalam penerapan sistem manajemen mutu secara efektif, termasuk proses audit sistem manajemen mutunya
Terbentuknya sistem Manajemen Mutu untuk kinerja pengelolaan
benih sumber tanaman serealia mendukung swasembada jagung berkelanjutan
Meningkatnya kinerja dan pelaporan sistem
pengelolaan produksi benih sumber tanaman serealia yang sesuai dengan standar mutu serta tepat jumlah, jenis dan waktu
mendukung swasembada jagung berkelanjutan
Terbangunnya perangkat sistem manajemen mutu yang stabil dan sesuai tuntutan kinerja
Terjaminnya keberlanjutan ketersediaan data benih sumber tanaman serealia yang akurat,
sesuai dengan standar mutu dan dapat dipertanggung-jawabkan
7. Pentahapan Pentahapan dalam proyek perubahan ini terbagi kedalam
jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang sebagaimana disajikan
pada Tabel 4.
Tabel 4. Pentahapan (melistone) proyek perubahan
Jangka Waktu
Kegiatan Tahapan Output
Jangka Pendek
Desain Aplikasi 1. Menganalisa kebutuhan pengguna
Teranalisisnya kebutuhan pengguna berupa:
Terdaftarnya pengguna beserta hak aksesnya,
Terdaftarnya pesan broadcast, Terdaftarnya template pelaporan,
arsip diskusi, dan informasi SOP sistem manajemen mutu yang
terakreditasi
9
Jangka Waktu
Kegiatan Tahapan Output
2. Mendesain back office –
administrator & mitra
Tersesainnya data akun dan akses pengguna, daftar dan peta mitra,
tiket dan suppor, manajemen berita serta Informasi SOP sistem manajemen mutu terakreditasi
Sosialisasi
Aplikasi sistem
manajemen mutu benih sumber
tanaman serealia
3. Bimtek internal
balitsereal 4. Bimtek eksternal
mitra
Terbentuknya SDM yang terampil
mengoperasikan aplikasi sistem manajemen mutu benih sumber
dari intenal dan mitra Terimputnya data stock seed dan
standing crops produksi benih
sumber internal Balitsereal dan benih sebar mitra ke dalam alikasi
Implemen-
tasi & Evalusasi aplikasi
5. Implementasi sistem aplikasi &
evaluasi back office – administrator &
mitra
Trimplemnetasinya prototype
aplikasi mobile Smart Phone Device Android
Terevaluasinya kepastian fungsi
dari program berjalan dengan baik
Integrasi 6. Integrasi system aplikasi dengan mitra BPATP
dan Puslitbangtan
Jangka Panjang
Sosialisasi program
aplikasi sistem
manajemen mutu kelem-bagaan &
kegiatan litbang dan laboratorium
pengujian benih Tanaman
Serealia
1. Bimtek untuk peneliti, tim
diseminas dan manajer laboratorium
pengujian benih tanaman serealia
Terbentuknya SDM yang terampil mengoperasikan aplikasi sistem
manajemen mutu kelembagaan dan kegiatan litbang seta
pengujian benih tanaman serealia Terimputnya data sistem
manajemen mutu kegiatan litbang
tanaman serealia dari peneliti dan tim diseminasi serta manajemen
mutu kelembagaan pengujian benih dari para manajer laboratorium pengujian
Implemen-tasi & Evalusasi
aplikasi
2. Implementasi sistem aplikasi & evaluasi back
office – administrator & mitra
Trimplemnetasinya prototype aplikasi mobile Smart Phone Device Android
Terevaluasinya kepastian fungsi dari program berjalan dengan baik
Integrasi 3. Integrasi system
aplikasi dengan mitra BPTP & BPSB Sentra
10
Jangka Waktu
Kegiatan Tahapan Output
Produksi benih jagung hibrida
balitbangtan
8. Dukungan Anggaran
Untuk mendukung agar kegiatan ini berjalan dengan lancar, dialokasikan
anggaran dari APBN melalui revisi PNBP 2019 sebesar Rp. 100.000.000. Untuk
jangka menengah dan jangka panjang akan dibayai pada DIPA Balitsereal TA.
2020 – 2024.
9. Identifikasi Stakeholders, Peran, Pengaruh dan Startegi Komunikasi
Stakeholders yang terlibat dalam kegiatan proyek perubahan ini terbagi ke
dalam kelompok internal dan eksternal sebagaimana disajikan pada Tabel 5.
Tabel 5. Identifikasi stakeholder dari internal dan external Balitsereal
Internal (Balitsereal)
Eksternal
1. Wakil Manajer Puncak UPBS Tanaman Serealia
2. Manajer Produksi
3. Manajer Prosesing
4. Manajer Pengendali Mutu
5. Manajer Pemasaran
6. Manajer Gudang
7. Kasie Pelayanan Teknis Balitsereal
8. Kasie Jasa Penelitian
9. Kasubag Tata Usaha
10. Koordinator & Anggota Tim
1. Kepala Badan Litbang Pertanian 2. Kepala Puslitbang Tanaman Pangan 3. Ka. BPATP 4. Kabid KSPHP Puslitbang Tanaman Pangan 5. Direktur Perbenihan Ditjen TP 6. Direktur Serealia Ditejen TP 7. Kapus PVTPP 8. Komisi PVT 9. Koperasi Lestari 10. Programmer 11. PT. Tunas Widji Inti Nayottama 12. PT. Trubus Gumelar 13. PT. Pertani (Persero) 14. PT. Prima Seed 15. CV. Karomah 16. PT. Adijaya 17. PT. Agroseed 18. PT. Samudera Artha Abadi 19. PT. Azro Zuriat Mandiri 20. PT. Benih Jatim Nusantara 21. PT. Jafran Indonesia 22. CV. Bungatani 23. PT. Megatani 24. PT. Petrokimia 25. PT. Petrosida
11
Internal (Balitsereal)
Eksternal
Program dan Evaluasi
11. Bendahara Balitsereal
12. Ketua Kelompok Peneliti
13. Pejabat Pembuat Komitmen
14. Tim SPI 15. Tim PPID 16. Peneliti 17. Teknisi
26. PT. Rahmat Rodel 27. PT. Sangkara Putra Pertiwi 28. PT. Sarana Tunggal Kelompok Tani 29. PT. Soka Mitra manunggal 30. PT. Srijaya Internasional 31. PT. UD. Sari Bumi Indonesia 32. Ka. BPSB TPH Jatim 33. Ka. BPSBTPH Jateng 34. Ka. BPSBTPH Jabar 35. Ka. BPSBTPH Sulsel 36. Kepala Dinas Pertanian Provinsi Sentra Jagung Indonesia 37. Kepala Dinas Pertaian Kabupaten Sentra Jagung
Indonesia 38. Assosiasi Benih Indonesia 39. Assosiasi Peternakan Unggas 40. BPTP Pengelola UPBS Tanaman Serealia: Sulsel, Sulbar,
Sulteng, Gorontalo, NTB, NTT, Jateng dan Jatim 41. Distributor Benih 42. Pedagang Benih 43. Kelompok Tani 44. Tim Penilai Pelepasan Varietas Tanaman Pangan
10. Identifikasi Potensi Kendala
Ada beberapa potensi kendala yang dapat mengganggu pencapaian
sasaran proyek perubahan sebagaimana disajikan pada Tabel 7.
Tabel 7. Identifikasi potensi kendala pencapaian sasaran proyek perubahan
Tahap Potensi Masalah Risiko
Desain Aplikasi Monev Benih Berbasis Android terintegrasi dengan web site
Penyedia jasa terlambat menyelesikan desain aplikasi
Jadwal kegitan Bimtek, Implentas dan Evaluasi Kegiatan proyek perubahan mengalami keterlambatan
Bimtek Program Aplikasi
Ketidaksesuaian jadwa antara Tim Teknis dan Subtansi dengan Tim IT dan stakeholder
SDM yang lemah sehingga butuh waktu lebih lama
Keterbatasan waktu
Budaya perusahaan yang kurang mendukung
Jadwal penyelesaian proyek perubahan mengalami keterlambatan
Implementasi & Evaluasi Program Aplikasi
Keterlambatan input data
Tim IT yang tidak professional
Proses Implementasi Program Aplikasi
12
Tahap Potensi Masalah Risiko
Permasalahn pada faktor teknis seperti system operasi, basis data, web server, dan perangkat middleware
mengalami keterlambatan
Data tidak bisa diakses atau beberapa data saja yang bisa dibuka
11. Faktor Pendukung Keberhasilan
Faktor-faktor yang dapat mendukung keberhasilan proyek perubahan
antara lain :
Komitmen mentor untuk menggerakkan seluruh sumber daya yang
mendukung proyek perubahan sesuai dengan batas kewenangannya.
Dukungan dan bimbingan coach dalam penyusunan proyek perubahan.
Dukungan tim tekns dan pendukung dalam percepatan penyelesaian proyek
perubahan
Ketepatan waktu penyedia jasa dalam menyelesikan desain aplikasi
Kesesuaian jadwa antara Tim Teknis dan Subtansi dengan Tim IT dan
stakeholder
SDM yang kuat dan trampil, termasuk tim IT yang perofesional dan ketepatan
input data serta kemampuan penanganan permasalahan teknis yang cepat
seperti system operasi, basis data, web server, dan perangkat middleware
Waktu yang cukup dalam penyelesaian kegiatan proyek perubahan
Budaya stakeholder yang sangat mendukung keberhasilan proyek perubahan
Dukungan staf dan stakeholder untuk membantu mempercepat penyelesaian
proyek perubahan.
Dukungan regulasi yang terkait dengan proyek perubahan.
Dukungan pembiayaan yang cukup memadai dalam penyelesaian proyek
perubahan