Digitalizar, una alternativa al derroche de papel Una asesoría, la evaluación del software y hardware, así como una realineación de los procesos de la organización son, en opinión de los expertos, algunas de las claves para garantizar el éxito de un sistema de gestión de documentos. Por ALEJANDRA ORD6ÑEZ
Incremento en la eficiencia y productividad, así como la reducción del tiempo dedicado a la búsqueda y archivo
de documentos, y una baja en los costos de copiado son solo algunos de los beneficios que esperan obtener las empresas al momento de implementar un sistema de gestión documental.
El tema de la digitalización y almacenamiento de documentos ha cobrado tanta notoriedad que muchas firmas se han dedicado a investigar el impacto del uso del papel en el mundo comercial.
Firmas como Ernst & Young, Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute y Nuc1eus Research han publicado estadísticas que revelan que el 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de información
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en papel y que un documento promedio es copiado hasta 19 veces. Los estudios también resaltan que el 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de sus fuentes originales y que casi el 10% de los papeles archivados en físico se extravían.
Para Sergio )uárez, gerente comercial de GSI, la digitalización de documentos es una alternativa informática para el acceso estructurado y el respaldo de la información en su forma tradicional. Según )uárez, la necesidad de digitalización y estructuración de la información está directamente relacionada con la cantidad de archivos físicos y la rapidez con que se desea consultarlos. "Mientras mayor sea el volumen de documentos, más difíc il es obtener información inmediata y estructurada. De ahí
que sea necesario establecer un sistema de gestión", explica.
Por su parte, Randall Rojas, director comercial de Codisa, explica que la digitalización y gestión de documentos tiene un alto impacto en las organizaciones, pues promueve la disponibilidad inmediata de la información, así como la optimización de procesos al disminuir en gran medida los tiempos de búsqueda de los datos, con lo que se mejora así el servicio al cliente (externo e interno) y la toma de decisiones oportunas.
También, asegura, este sistema representa un ahorro en gastos de papelería y la disminución del espacio físico requerido, además de que la compañía disminuye casi por completo el riesgo de pérdida o deterioro de documentos físicos, ya sea por mano criminal, accidentes, desastres
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"Los ec s d son un esfuerzo con el cual se busca mejorar los procesos existentes, cumplir con las reglamentaciones gubernamentales y ahorrar dinero". - ADRIA'N RODRíGUEZ, RICOH
naturales o mala indexación. Los expertos coinciden que también se
debe considerar el beneficio que se logra para el medio ambiente como resultado de la reducción del uso de papel.
o 9 Uno de los principales factores que pue
den jugar a favor o en contra de un proceso de digitalización tiene que ver con la participación de todos los involucrados dentro de la empresa.
De acuerdo con Guillermo Bran, presidente ejecutivo de Infile, las entidades que en la actualidad utilizan más este tipo de procesos son las gubernamentales, bancarias y financieras, debido al volumen de transacciones y la cartera de clientes que manejan.
Para los expertos, Centroamérica es un mercado en proceso de maduración a nivel informático y consideran que está invirtiendo cada vez más en tecnología para optimizar los procesos internos de las empresas, así como en regulaciones nacionales y estándares internacionales. "Tanto en la iniciativa privada como en el sector público se ven proyectos de cualquier tamaño, tanto en digitalización de documentos como en automatización de procesos de negocios que interactúan con las imágenes y que, en conjunto con acceso web, brindan una solución integral de compartición de información denominada Enterprise Content Manager (E C M)", afirma Juarez, de GSI.
Sumado a lo anterior, Juan Manuel Soto, gerente de ventas de Canon, asegura que las aplicaciones de gestión de documentos aplican para todo tipo de negocio, aunque es necesario tomar en cuenta que hay ciertas áreas donde manejar información digital aún no es posible por cuestiones legales, debido a que la legislación vigente -prácticamente en todos los países del mundo- sigue requiriendo la existencia de documentos en papel como respaldo.
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"La cultura digital está siendo arrolladora y nos está empujando a todos a utilizarla y aprovechar sus beneficios. Por eso, los procesos que requieren documentos físicos cada vez son menos", enfatiza.
Sobre este aspecto, los especialistas coinciden en que, una iniciativa de digitalización no debe verse como un tema estrictamente de 11; y que idealmente, el proyecto no debería ser tecnológico, sino del negocio.
"Los proyectos de digitalizacion son un esfuerzo de toda la empresa con el cual se busca mejorar los procesos existentes, cumplir con las reglamentaciones gubernamentales, garantizar la continuidad del negocio, optimizar el espacio de oficina, maximizar la productividad del empleado, mejorar el servicio al cliente y ahorrar dinero", asegura Adrian Rodríguez, coordinador de mercadeo y sistemas de gestión de Ricoh.
De acuerdo con el ejecutivo, este tipo de iniciativas se deben trabajar mediante un comité interdepartamental que evalúe las necesidades de cada departamento individualmente y de toda la empresa en general. Dicho comite debe de estar compuesto por directores de departamento, usuarios, representantes legales y personal encargado del manejo de expedientes en la empresa.
s h mien apro iada De acuerdo con los especialistas, entre
los elementos a considerar para encaminar un proyecto de digitalización y almacenamiento de documentos se encuentran los escáneres, de los cuales existe una gran variedad en cuanto a características y precios y su elección dependerá de las necesidades específicas de cada empresa,
"La gran mayoría de escáneres traen cierta tecnología, la cual se puede aprovechar para crear la interfaz necesaria para que se puedan resguardar los documentos escaneados de forma directa entre el escáner y el sistema de gestión de documentos", explica Rojas, de Codisa.
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PARA TOMAR EN CUENTA
Algu nas recomendaciones que los expertos hacen para garantizar el éxito del proceso de gestión documental son :
• Buscar asesoría de una empresa especia lizada en la materia, que cuente con suficiente experiencia y que tenga a su haber va rios casos de éxito demostrados.
• Realizar una eva luación del software y hardware que se va a utilizar.
• La empresa debe rea linear sus procesos para digitalizar, pues se necesita tener puntos ún icos de concentración. Es necesario que todos los documentos ingresen por un sólo punto para proceder a digitalizarlos, y que luego fluyan electrónicamente adentro de la empresa. Lo mismo con los documentos que egresan.
• General mente el departamento IT de las organizaciones es el que impulsa este tipo de proyectos. Sin embargo, es vital que este cuente con el apoyo del resto de áreas fu ncionales de la empresa. Es necesario que exista una directriz y convencimiento desde arriba para que pueda irse traduciendo en una cu ltura en la organización. La cultura del papel debe cambiar y para ello se requiere compromiso de la dirección de la compañía.
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Otro de los elementos necesarios es la instalación de un software para administración de documentos, que permita manejar la información de la empresa al integrar los archivos en papel. los archivos electrónicos, las fotografías, los emails y las bases de datos.
También se requiere de un servidor con suficiente espacio en el disco duro para almacenar los documentos, indica Christian Bradna, miembro de la Comisión de Software de Exportación de la Asociación Guatemalteca de Exportadores (Sofex) y vicepresidente de BDG.
Sin embargo, los expertos consideran que la tendencia mundial es disminuir la compra de hardware y software, sustituyéndola por la adquisición de un servicio SaaS (Software como Servicio, por sus siglas en inglés), bajo el cual las empresas se despreocupan por la compra, mantenimiento y contratos de soporte recurrentes de las herramientas.
"Bajo un servicio SaaS, las empresas únicamente definen en conjunto con el proveedor el SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio, por sus siglas en inglés) que se requiere para la efectiva operación de su compañía", explica.
e ras e ado as Una de las ventajas de la digitalización y
almacenamiento de documentos que resaltan los expertos es el ahorro para las organizaciones, tanto en términos económicos como de tiempo. "Definitivamente mejora la eficiencia operativa en las empresas, porque los tiempos para localizar un archivo o expediente se reduce de días u horas, a minutos'; asegura Bradna, de Sofex.
Por su parte, Rojas, de Codisa, concuerda con lo dicho anteriormente y asevera que la relación de tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental por parte de profesionales que basan su trabajo en el conocimiento, supone entre un 30% y 40% del
total de trabajo, mientras que cuando de utiliza un sistema de gestión documental, este tiempo se reduce a 10%.
"Los profesionales pierden hasta 500 horas laborales al año buscando documentos, esto sin contemplar el costo que conlleva cuando están mal clasificados. Pero, ¿cuánto tiempo se invierte en buscar un documento hasta que se decide que está perdida la información? Esto nos lleva a otro ahorro que es difícil de cuantificar, consiste en la disminución del riesgo de extravío de papeles, ya que el almacenamiento seguro evita tener que generar de nuevo el archivo", indica.
Bradna también hace énfasis en el ahorro en costos de almacenamiento. De acuerdo con el ejecutivo, al digitalizarse los documentos, por ejemplo, de una institución financiera o de gobierno, lo que probablemente eran 60 metros cuadrados de archivo, se convierte en un metro cuadrado, que es lo que ocupa un servidor.
y es que el precio del metro cuadrado para almacenamiento de documentos físicos en las empresas puede resultar bastante oneroso. De acuerdo con el representante de Sofex, un archivo de 200 metros cuadrados tiene un costo aproximado de US$3200, sólo en concepto de renta mensual del espacio. "Si se multiplica eso por cinco años, ese archivo le estará costando a la empresa cerca de $200 000", dice.
"El I de este tipo de soluciones es perfectamente medible, ya que existen una serie de parámetros que podemos cuantificar, en cuanto a productividad, uso de consumibles, entre otros". - NATACHA ABREU , HP
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En contraposición, un servidor que tenga la capacidad de almacenar lo correspondiente a esa cantidad de documentos, tiene un precio que oscila entre los US$12 000 Y US$15 000, con tecnología de discos duros SATA.
"Mientras tanto, los documentos físicos se pueden enviar a bodegas en otras áreas de la ciudad, donde el costo de almacenaje sea mucho más bajo" asevera.
LJ a sol C' p ra cad n es "Id En la actualidad, las compañías pueden
optar por realizar el proceso de gestión documental con recursos de la empresa y dentro de sus instalaciones, o bien, encargarle la tarea a una compañía externa. Qué resulta más conveniente dependerá de las necesidades muy específicas de cada organización.
Los especialistas entrevistados, coinciden en que generalmente se hace una diferenciación entre el archivo histórico, el cual resulta más económico tercerizar; y el proceso de digitalización diario que, dependiendo de las circunstancias, puede realizarse con recursos internos o también puede trabajarse por medio de outsourcing.
Sobre este aspecto, Guillermo Bran, de Infile, recomienda hacerlo por medio de outsourcing. "Es importante que este proceso se pueda delegar en personas que tienen experiencia en este tipo de actividades. Al tener un presupuesto fijo, el cliente puede controlar su gasto. Estas son variables que no se pueden controlar si el proceso se hace in house".
Rojas concuerda con lo expuesto y resalta que, a través de la tercerización, la empresa no va a requerir invertir en hardware, software o en personal adicional técnico para el mantenimiento de la aplicación; además, se da una optimización de los procesos de digitalización, ya que personal capacitado realiza los procesos de digitalización de la manera más eficiente. "De esta forma, las
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"Para asegurarse que se cumpla el objetivo trazado, debemos ye supervisar calidad, tiempo, cumplimiento de expectativas, alcance de metas, establecer limitaciones y medir los beneficios a lograr". - FRANKLI CORDERO, PBS
empresas se dedican a su negocio y no a velar por el funcionamiento y crecimiento del hardware. Eso le corresponde a quien brinda el servicio de SaaS'; asevera
Sea cual sea la decisión que se tome, los expertos aseguran que con este tipo de procesos la empresa fácilmente podrá calcular el retorno de la inversión (ROl, por sus siglas en inglés). "Hay modelos estructurados de análisis del ROl para proyectos de digitalización de documentos. Depende mucho del alcance del proyecto, sin embargo, la inversión comúnmente puede recuperarse en aproximadamente 18 meses", asegura Juárez, de GSI.
Por su parte, Natacha Abreu, gerente de canal y ventas para Centroamérica, el Caribe y Venezuela de HP, considera que el ROl de este tipo de soluciones es perfectamente medible, ya que existen una serie de parámetros que podemos cuantificar, en cuanto a productividad, uso de consumibles, entre otros.
"Si yo imprimo menos y hago más procesos basados en lo digital, vaya tener menos gastos de almacenamiento de papel y menos gastos de transporte, por ejemplo. También mis gastos van a reducirse porque los departamentos de IT no van a estar dando tanto soporte a equipos de impresión pequeños y mal distribuidos, sino que van a concentrarse en dar soporte a los multifuncionales y de digitalización.
De acuerdo a Franklin Cordero, gerente de soporte a ventas de PBS, para asegurarse que se cumpla el objetivo trazado, debemos documentar el plan del proyecto, para indicar responsabilidades de cada miembro del equipo, supervisar calidad, tiempo, cumplimiento de expectativas, alcance de metas, establecer limitaciones, medición de beneficios a lograr y generar reportes del avance del proyecto.
Para los especialistas, cuantificar el ROl bajo la modalidad SaaS es mucho más sencillo, ya que no hay inversión inicial, solo
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una mensualidad que abarca todo o que la compañía requiere para satisfacer su necesidad de digitalización y resguardo de documentos.
En la era de los ataques cibernéticos, una de las razones que muchas empresas aducen para no implementar un sistema de gestión documental es el temor a perder su información a manos de criminales de la red. Sin embargo, los expertos aseguran que la información no corre ningún riesgo, siempre y cuando la compañía invierta en establecer las medidas de seguridad necesarias para este fin.
"Un proveedor con experiencia traslada a cada uno de sus clientes las mejores prácticas en seguridad de la información. Esto permite plantear recomendaciones para labores preventivas que eviten la pérdida de los documentos digitalizados, definan procesos para un plan de recuperación de desastres (DR, por sus siglas en inglés) exitoso y aseguren la continuidad de acceso a los datos", detalla Juárez.
Claro que, sean las características de la plataforma informática adquirida, esta debe incluir aspectos de seguridad, como perfiles de acceso, encriptación de índices e imágenes, firma electrónica y optimización de servidores de almacenamiento.
Para Rojas, de Codisa, la garantía de la seguridad de la información radica en la infraestructura física donde estén resguardados los documentos. "Las empresas deben asegurarse de que sus documentos estén almacenados en un datacenter de calidad mundial", dice.
Por otro lado, la plataforma debe tener los niveles de seguridad de acceso y resguardo de los archivos para garantizar la accesibilidad e integridad de los archivos. "Para esto se necesita un software desarrollado específicamente para el resguardo y administración de los documentos", indica . •
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El Banco BBVA Panamá entró en un proceso de digitali zación, con una solución de Lexmark, la cual captura e indexa los documentos de soporte que presentan los clientes al solicitar un préstamo y los convierte en imágenes digitales que flu yen hacia el repositorio documental del banco, para luego ser consultados y autori zados por el comité de crédito.
De acuerdo con Ricardo Bacilli , subgerente de sistemas del banco, a través del proceso de digitalización y almacenamiento de documentos, los pasos requeridos para aprobar un crédito se han reducido dramáticamente, además de que se ha logrado eliminar costosos procesos manuales y de mensajería.
Según la empresa, a un año de implementar este proceso, se ha logrado reducir en un 30% los costos totales de impresión.
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