Download - re:publica 2015 - E-Mail-Wahnsinn: Zeit für eine neue Art zu arbeiten #IBMDesign #NewWayToWork
Nachdenken über Kommunikation und Zusammenarbeit heute
Gerhard Pfau, @Gpfau & Stefan Pfeiffer, @DigitalNaiv Mai 2015
#NewWayToWork
Alles wird gut!?
Die Zahl der täglichen Business Mails steigt zwischen 2015 nur von 122 auf 129 in 2019.
Wir senden weniger E-Mails: 2015 sind es ∅ 35 Mails, in 2019 nur noch 30 pro Tag.
SPAM Mails nehmen pro Tag von 12 on 2015 auf 19 in 2019 zu. Radicati Group - Email Statistics Report, 2015-2019 Executive Summary
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Mitarbeiter ersaufen in der Zur Info & Kopie Unkultur
▪ 63% der E-Mails sind interne Mitarbeiterkommunikation
– 75% der E-Mails waren CC/FYI Verteiler
– 15% der E-Mails fragen nach Informationen / Hilfe
– 10% enthalten Dokumente, die geprüft werden sollen
▪ 19% der E-Mails sind externe Informationen oder kommen von externen Kontakten
▪ 11% der E-Mails sind persönlich, nicht arbeitsbezogen
▪ 7% der E-Mails waren SPAM oder Belästigungen
IBM ESS Business Value Assesment
Jeden Tag überfluten uns Informationen. Aufträge bleiben unerledigt. E-Mails bleiben unbeantwortet. Besprechungen kosten sehr viel Zeit, derweil sich weitere Mails ansammeln.
Die heutigen Tools sind nicht für den Arbeitsplatz der Zukunft gemacht
Wissensarbeiter wenden im Mittel geschätzte 28% ihrer Arbeitszeit darauf E-Mails zu bearbeiten.1
Bis zu 30% der Zeit für E-Mails könnte anders genutzt werden, wenn Social Collaboration Tools zur Kommunikation eingesetzt werden.2
1 McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012, and Susan Felman, Hidden cost of information work: A progress report, International Data Corporation, May 2009 2 McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, July 2012
Wann hatten Sie zum letzten Mal bei der Arbeit das Gefühl richtig produktiv gewesen zu sein?
#ibmdesign #newwaytowork #rp15
Wie IBM Design die Art verändert wie wir arbeiten
#ibmdesign #newwaytowork #rp15
IBM Design :: © IBM Corporation
noun the purpose, planning, or intention that exists behind an action, fact, or material object
IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design :: © 2014 IBM Corporation
“Designers … don’t try to search for a
solution until they have determined the
real problem, and even then, instead of
solving that problem, they stop to
consider a wide range of potential
solutions. Only then will they finally
converge upon their proposal. This
process is called ‘design thinking.’”
–Don Norman, Rethinking Design Thinking
Don NormanDon NormanIBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design :: Confidential :: © IBM Corporation
“Good design is about recognizing that the person on the other end has a lot less patience than you do.”
– Jason Fried, Basecamp
IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design :: © IBM Corporation
Change is not only coming, it’s here.
Why are Millennials so important?
The nature of the workforce is changing.
Source: Institute for Business Value 2015: Myths, exaggerations and uncomfortable truths - The real story behind Millennials in the workplace
IBM Design : ©2015 IBM Corporation IBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation IBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation 23
IBM Studios
IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design : ©2015 IBM Corporation IBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation IBM Design :: IBM Confidential :: ©2013 IBM Corporation 25IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design Thinking
Prototype
Evaluate
Understand
Exploreempathy
diverge
measure
build
IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Design Thinking
Prototype
Evaluate
Understand
Explore
Hills Invest for Market
Outcomes
Sponsor Users Understand the User
Experience
Playbacks Collaborate. Align.
Engage!
IBM Design : ©2015 IBM Corporation
IBM Design Thinking Happens via Shared Practices and Artifacts
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Feedback GridHills Drafting Prioritization Grid
Scenario MapEmpathy Map Storyboard
Paper Prototype
To–Dos
IBM Design :: © IBM Corporation
IBM Verse A new way to work - by Design
Mail die mich versteht
Weniger Wirrwarr, mehr Klarheit
Das “ich” und “wir” verbinden
IBM Design :: © IBM Corporation
Eine Reihe von Funktionen hilft mir meine Arbeit zu steuern, egal in welcher Position in der Organisation ich bin oder welche verschiedenen Rollen ich über den Tag einnehme.
Der Priorisierer Der
Sucher Der Teiler
Der kurzweilige Mitarbeiter
Der technische Profi
Die Führungskraft
Der Multi-Tasker ICH
Wie kann mir IBM Verse helfen?
Einziger personalisierter Platz für meinen Arbeitstag
Ich habe zu viele Apps und Views um meine Arbeit zu machen: E-Mail, File-Sharing, Social Networking, Kalender, to-do Liste, Notizen, usw.
Ein integrierender, einfacher Platz zeigt mir auf einen Blick
wo ich als nächstes dringend etwas zu
erledigen habe
Wie kann mir IBM Verse helfen, der Multi-Taskerin?
Zentrale Stelle an der ich sehe was ich anderen
oder andere mir zugesagt haben. Damit wird Zusammenarbeit
viel effizienter
Ich kämpfe damit zu verstehen was am Wichtigsten ist und Ende regelmäßig bei Überstunden um alles zu erledigen
Ansicht der wichtigsten Aktionen nach meinem Verhalten und meinen Bedürfnissen
Wie kann mir IBM Verse helfen, der Priorisiererin?
Schnelle und smarte Suche mit Analytics-Funktionen
Ich werde von Informationen überflutet und kann einfach nicht schnell genug finden, was ich suche
Und es sind nicht nur Messages:
Ergebnisse zeigen eingebundene Links, Dateien, Aufgaben und Meetings an
Analytics sondern irrelevante
Ergebnisse aus und machen
überraschende Ergebnisse
entdeckbar, die ich schon lange
vergessen hatte
Wie kann mir IBM Verse helfen, dem Sucher?
Alle auf dem gleichen Stand informiert sein
Es ist zu viel Aufwand Sachen herunterzuladen, sie zu finden und dann woanders hochzuladen – wichtige Inhalte sterben einfach in der inbox
Post-to-Blog gibt mir die Chance
wichtige Informationen zu verstärken, indem ich sie aus der mit Communitys teile
Zwei-Klick Sharing lässt mich
einfacher mit anderen
Zusammenarbeiten und von deren
Wissen partizipieren
Wie kann mir IBM Verse helfen, dem Teiler?
Durchgängig integriert – überall und jederzeit
When ich meinen Schreibtisch verlasse dauert es zu lange bis ich wieder alles am laufen habe
Die mobile App und die Daten aus der Unternehmens-
Cloud lassen mich ganz einfach dort weitermachen, wo ich aufgehört hatte
Wie kann mir IBM Verse helfen, der On-the-Go Workerin?
“E-Mail ist kein Echtzeit-Medium – wer das ignoriert und via E-Mail chattet, macht sich zum Sklaven seiner Inbox.”Lea Weitekamp auf t3n
“Wenn der Betriebsrat eines Autobauers heutzutage eine Vereinbarung durchsetzt, wonach die E-Mail-Funktion für Blackberry-Geräte 30 Minuten nach Feierabend
abgeschaltet wird, ist es abgesehen davon, dass es sich um einen Treppenwitz der digitalen Geschichte handelt, ein nicht zielführender Ansatz. Es müssen vielmehr
ganzheitliche Konzepte für alle Kommunikationsformen und Wege erarbeitet werden, welche den Interessen des Unternehmens gerecht werden und gleichzeitig den
einzelnen Menschen schützen.” (Axel Oppermann)
Immer mehr Kanäle im Griff behalten
• Instant Messaging / Chatten
• Videochat
• Kurznachrichten
• Soziale Netzwerke & Activity Streams
• Telefon
In Echtzeit und asynchron!
“… ständiges Mail- und Nachrichtenchecken macht tatsächlich dumm … Wer gerade im Flow ist und voll auf eine Sache fokussiert, der legt immer wieder geistig eine Vollbremsung hin … Etwa 20 Minuten brauche man, um sich wieder in die ursprüngliche Aufgabe hineinzufuchsen, …“
Konzentrationsverlust: E-Mails checken macht dumm, CIO.DE51
Tools zum Abschalten???
▪ “Mit Antisocial sperrt ihr alle Webseiten oder sonstige Dienste aus, die euch von der eigentlichen Arbeit ablenken …
▪ Freedom ist das Ergänzungs-Angebot zu Antisocial und ist für alle geeignet, die wirklich ein paar Stunden komplett Offline arbeiten möchten.”
Fokus und Entspannung: 10 Produktivitäts-Helfer für Webworker, t3n
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Die Herausforderungen, die Unternehmen (und Gewerkschaften) sehen
1 The Knowledge Worker’s Day: Our Findings, Basex, 2012; http://www.basexblog.com/2010/11/04/our-findings/ ; 2 The Business of Performance Management, The Hay Group, 2012
… der befragten Mitarbeiter fühlen sich von Information bis zum Punkt der Handlungsunfähigkeit überwältigt.1
… der Führungskräfte sind besorgt, dass ihre Mitarbeiter bereits zu überlastet sind,
um die aktuellen Geschäftsziele zu erreichen.2
Mobile & Sozial Technologien ändern Verhalten
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Liken & Sharen – Kommentieren - Home Office & Mobile Office & mobil arbeiten - Always on – Vernetzen – Texten & Kurznachrichten – Chatten & Skypen - Gruppen, Communities …
Alan Levine
* The State of Workplace Productivity Report, Cornerstone OnDemand, 2012
Millennials fühlen sich von zu viel Information und Technologie überladen und favorisieren einfachste Bedienbarkeit – auch bei
Unternehmensanwendungen*
Die Mitarbeiterschaft umspannt den Globus
Offene Arbeitsmodelle verursachen neue Anforderung
an Security
Integration muss nahtlos sein - im Büro, zuhause und unterwegs
Social-Ansätze sind aus dem Privaten an den Arbeitsplatz
gekommen
In Zukunft fokussiert sich Arbeit auf das Individuum … und die Community.
Der Arbeitsplatz wird immer komplexer
…ein klares Verständnis worauf man sich in der gegebenen Zeit fokussieren sollte.
…eine sehr einfache Möglichkeit mit denjenigen Zusammenzuarbeiten, die einem am wichtigsten sind.
… ein Weg seinen (Arbeits-)Tag wieder selbst zu kontrollieren.
Was man braucht ist…
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…Technologie ist nicht das Allheilmittel. Gerade auch die persönliche Arbeitsweise und Selbstorganisation sind entscheidend.
Stefan Pfeiffer Marketing Lead Mobile & Social Solutions DACH
IBM Deutschland GmbH Tel +49-7034-643-1233 [email protected] Twitter: DigitalNaiv Blog: http://digitalnaiv.com
Vielen Dank! Thank you! Merci beaucoup!
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