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PROYECTO IMPLANTACION
CATALOGO DE SERVICOS
INTRODUCCIÓN RESUMEN EJECUTIVO
1 COMUNICACIÓN INICIAL
1.1 CARTA A PRESIDENTES
1.2 CONTACTO CON AUTORES
2 CREACIÓN BASE DE PONENCIAS
2.1 FORMATO DE FICHA
2.2 CONDICIONES DE USO
2.3 CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN
2.4 HERRAMIENTAS DE VISUALIZACIÓN Y BUSQUEDA
3 DESARROLLO DE SOFTWARE
3.1 SW BASE DE DATOS
3.2 SW BUSCADOR
3.3 SW EDICION CATALOGOS
4 MANTENIMIENTO DEL CATÁLOGO
4.1 CRITERIOS DE INCORPORACIÓN NUEVOS ELEMENTOS
4.2 EQUIPO DE MANTENIMIENTO
4.3 REVISIÓN DE CONTENIDOS
5 APROBACIÓN Y COMUNICACIÓN A DELEGACIONES
5.1 PRESENTACIÓN PARA JUNTA DIRECTIVA
5.2 PRESENTACIÓN PARA USUARIOS
5.3 COMUNICACIÓN EN CANAL CORPORATIVO
6 GENERACIÓN DE CATALOGOS EN DELEGACIÓN
6.1 FORMATO DE CATÁLOGO ESTANDAR
6.2 SELECCIÓN DE PONENCIAS
6.3 HERRAMIENTAS PARA LA ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN
DELEGACIÓN
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¿Qué?
El Proyecto Catálogo de Servicios pretende facilitar a toda la Organización
la utilización de un documento compilatorio sobre Secot que sirva para la
difusión de la existencia de nuestra Asociación y las actividades que, a nivel
local, nuestras Delegaciones estén dotadas para ofrecer a terceros. Puede
confeccionarse en cada oficina y a coste cero .
¿Por qué?
Los buenos resultados de las Delegaciones que iniciaron hace algún
tiempo éste camino es motivo más que suficiente para estimar que su utilización
por parte de toda la Organización conllevará la motivación y movilización de más
Seniors, una mayor actividad institucional a nivel territorial, lo que a su vez
proporcionará un incremento de los necesarios ingresos que deben cubrir
nuestros gastos y, muy probablemente, un incremento de trabajo en formación a
terceros y en asesorías o tutorías.
Además de la información referida al conjunto de la organización en general
y reflejar la actividad a nivel local, el Proyecto pone a disposición de las
Delegaciones 120 conferencias/charlas/cursos de formación para terceros,
cedidos por 44 Seniors de 16 Delegaciones.
¿Dónde?
El Proyecto tiene aplicación en todas las Delegaciones.
¿Quién?
El desarrollo ha sido realizado en el espacio de cuatro meses, por un
equipo multidelegación formado por Mª Carmen Hernando (A Coruña), Ángela
Ger y José Ángel Domingo (Madrid), Juan Alberto González (Bizkaia), José Ángel
González (Valladolid) y Fernando Jornet (Barcelona), con el soporte de Marcos
Viniegra en toda la parte conceptual e informática.
¿Cómo?
La obtención del documento “Catálogo de Servicios”, considerando su
adecuación a las características y funciones de cada Delegación, es
extremadamente sencillo y la extensión de su contenido va a depender de la
variedad de actividades que el conjunto de Seniors de la Delegación y la
proactividad de su Presidente determinen.
¿Cuándo?
La primera confección del Catálogo depende de la voluntad de su uso.
Proyecto finalizado
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Resumen Ejecutivo
1.Necesidad del proyecto
Es fácilmente constatable que en nuestra organización y salvo contadas
excepciones, venimos obteniendo unos muy escasos resultados en la
consecución de Convenios o Acuerdos que nos proporcionen mayor y mejor
actividad para nuestros Seniors y los recursos económicos necesarios para
sostener nuestros gastos generales, recursos que históricamente procedían en
su mayor parte de los Socios Protectores y de subvenciones Oficiales, pero que
progresivamente van menguando unos y desapareciendo otras.
La necesaria actividad comercial que se debe desarrollar, precisa de un
soporte documental, por una parte estandarizado y por la otra adaptado a la
realidad de cada Delegación y debe ser un fiel reflejo de las capacidades de la
misma.
La utilidad del Catálogo de Servicios es la de facilitar a cada Delegación la
confección del mismo, estructurando la presentación de lo que es y puede
ofrecer SECOT a otras Entidades por parte de los Séniors que, en la Delegación,
se ocupen de la necesaria labor de Relaciones Públicas para lograr inspirar
confianza y conseguir Acuerdos o Convenios que proporcionen ocupación para
los Séniors y aportaciones económicas a la Delegación. Es un soporte
documental que, puesto al día permanentemente, es imprescindible durante la
entrevista, no solo como un “guión” descriptivo de lo que es y ofrece SECOT,
sino también como un recordatorio para la otra parte.
2.Situación de partida
Se trata de un documento de difusión para SECOT, aprobado por la Junta
Directiva ya en el año 2008 y que ha sido utilizado hasta ahora por contadas
Delegaciones.
Los buenos resultados de las Delegaciones que iniciaron hace algún
tiempo éste camino es motivo más que suficiente para estimar que su utilización
por parte de toda la Organización conllevará la motivación y movilización de más
Seniors, una mayor actividad institucional a nivel territorial, lo que a su vez
proporcionará un incremento de los necesarios ingresos que deben cubrir
nuestros gastos y, muy probablemente, un incremento de trabajo en formación a
terceros y en asesorías o tutorías.
3.Diagnóstico de situación
En estos momentos se dispone de todo el soporte e información
necesarios para que todas las Delegaciones puedan dotarse de éste documento a
coste cero para la organización.
La estructura del documento se compone, básicamente de tres partes: una
inicial con la descripción de lo que es Secot a nivel nacional y local, una segunda
en donde se reflejan todas las actividades que la Delegación es capaz de proveer
en los campos del asesoramiento, tutorías, mentoring y una tercera en donde se
reflejan aquellos temas de formación en distintas áreas de la gestión empresarial
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que la Delegación considere que está capacitada para ofrecer.
Para facilitar ésta última parte se han compilado en una base de
Datos,cerca de 120 ponencias, charlas, o conferencias, agrupandolas para
facilitar su localización en 12 capítulos o áreas de la gestión empresarial, siendo
sus autores 44 Seniors, de 16 de nuestras Delegaciones.
4.Medidas para la mejora
Comunicar la disponibilidad de éste “Medio” a las Delegaciones,
animandolas a su utilización inmediata con los instrumentos puestos a su
disposición. Continuar con la aportación de ponencias por parte de los autores.
Disponer de bases de datos a nivel Delegación conteniendo las ponencias que
sean capaces de impartir.
Comprobar la eficacia de la automatización de la edición y "publicación"
de los catálogos específicos de las delegaciones.
5.Proyectos y actividades relacionades
Difundir, en cada Delegación, la existencia de éste documento y, de entre
sus Seniors, seleccionar y animar a aquellos capaces de desarrollar una efectiva
labor de Relaciones Públicas.
6.Experiencia piloto y validación
El Proyecto está suficientemente validado por los resultados obtenidos en
la Delegación de Barcelona, reflejados tanto en la relación de actividades anuales
como en la extensa lista de Entidades que aparecen en sus presupuestos de
ingresos.
7.Plan de comunicación A decidir por el Secretario General.
8.Plan de implantación
a) Convencer a los Presidentes de las Delegaciones de la utilidad y
conveniencia del documento en su labor de difusión y captación.
b) El mantenimiento de la Base de Datos que contiene el material formativo,
debe ser Centralizado, bien realizado desde la Oficina Principal o bien, sin perder
el carácter de centralizado, ser realizado por un grupo de trabajo
multidelegación
c) El mantenerlo no conlleva gran esfuerzo; unos minutos para abrir la ficha y
colgar el PowerPoint, PDF o el Word, siempre que se disponga de él.
d) Quien se encargue del mantenimiento debe ser receptor, no “perseguidor” de las Delegaciones.
9.Beneficios esperados
Unificación conceptual y de contenidos del mensaje.
Incremento del conocimiento de la existencia de SECOT, a nivel territorial.
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Estímulo para iniciar nuevas actividades en cada Delegación.
Mejora de la calidad de las actividades en que deban intervenir los Seniors.
Mayor satisfacción y vinculación de los Seniors
Incremento de los ingresos a nivel local.
10.Evaluación de resultados
Establecimiento de K.P.I.’s, para cada Delegación, en los parámetros de:
Número de Asesorías, Tutorías y Mentorings
Nivel de satisfacción de los Seniors de la Delegación
Número de Acuerdos o Convenios firmados.
Ingresos procedentes de Convenios o Acuerdos
Ingresos procedentes de ponencias, charlas o cursos de formación a
Terceros
11.Diagrama del Proyecto
Se ha elaborado un diagrama en soporte digital que permite sintetizar en
un solo gráfico toda la información generada para el proyecto. Los enlaces del
programa permiten acceder de forma estructuradas al desarrollo de cada uno de
los factores clave del proyecto “Implantación del Catálogo de servicios”
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Desarrollo del Proyecto
El desarrollo del proyecto se articula en siete líneas de actuaciones
susceptibles de ser tratadas con carácter independiente con distinta intensidad
en función de la situación y de las necesidades concretas de cada Delegación.
1.Comunicación inicial
2.Creación base de ponencias
3.Desarrollo software
4.Mantenimiento del catálogo
5.Aprobación y comunicación a seniors
6.Generación de Catálogos de Delegación
1 Comunicación inicial
Propósito
Solicitar a los Presidentes de cuatro Delegaciones, la colaboración de alguno de
sus Seniors para formar parte del equipo de trabajo encargado de desarrollar el
Proyecto
Aplicación
PROPUESTA A LOS PRESIDENTES DE LAS DELEGACIONES DE MADRID,
VIZCAYA, VALLADOLID Y A CORUÑA.
Estimado/a amigo/a,
En primer lugar, gracias por el soporte de la Delegación que presides en la
construcción – en el marco del Plan 25XXV
(desarrollo del Plan Estratégico anterior) de la primera Base de Datos Compartida
a nivel nacional que debe permitirnos el poner al alcance de toda la Organización
la mayor parte de conocimientos y experiencia en formación que tenemos entre
todos.
Estos conocimientos en forma de charlas sobre muchos de los temas que
conforman la gestión empresarial en todas sus facetas, los localizaremos allí donde los tengamos, los clasificaremos según su naturaleza, de tal manera que
la Delegación que tenga la oportunidad o la voluntad de dar una charla de
formación (interna, pero muy preferiblemente externa), pueda hallarla – si la
tenemos – fácilmente.
Esta Base de Datos permitirá fácilmente y en función de la adecuación,
experiencia y disposición de los Seniors de cualquier Delegación (y del impulso
que quiera imprimir su Presidente), el construir a nivel local un “Catálogo de
Servicios”, herramienta necesaria para ofrecer algo más y a alguien más que la
simple labor de asesoramiento empresarial y, en si misma, supondrá una buena
“transferencia de conocimientos en materias concretas”, ésta oferta “de más
cosas” puede ser muy necesaria en la labor de introducción de SECOT en otras
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Entidades privadas u Oficiales, para establecer relaciones puntuales o más
permanentes mediante un Acuerdo o un Convenio.
Para el Presidente o el Sénior que en una Delegación se esté ocupando de ésta
labor de ampliar el arco de relaciones en su ámbito geográfico, el disponer de
éste Medio o Herramienta, se manifestará de extrema utilidad, a la vez que
ofrecerá una imagen más fiel y completa de las capacidades de nuestros
asociados y por ende de nuestro Voluntariado.
Los buenos resultados de las Delegaciones que iniciaron hace algún tiempo éste
camino es motivo más que suficiente para estimar que su utilización por parte de
toda la Organización conllevará la motivación y movilización de más Séniors, una
mayor actividad territorial y muy probablemente un incremento de trabajo en
asesorías o tutorías y también de los necesarios ingresos que deben cubrir
nuestros Gastos Generales.
Documentos relacionados
1.1.Carta a Presidentes
1.2.Contacto con autores
1.1 Carta a Presidentes de Delegación
Objetivo del documento
Informar a los Presidentes de las Delegaciones, de manera Oficial, desde
Servicios Generales, del porqué del Proyecto “Catálogo de Servicios” y de la
importancia del mismo para la Organización en general y para su Delegación en
particular, con el fin de que sean conocedores del proyecto y apoyen al Grupo de
Trabajo informando y animando a los “autores” de documentos que pudiera
tener su Delegación, a compartirlos con la Organización.
Desarrollo del documento remitido en Diciembre 2014
Previamente a los contactos que debe efectuar el Grupo de Trabajo, compuesto
por Ángela Ger (Madrid), posteriormente sustituida por José Ángel Domingo
(Madrid), Mª Carmen Hernando (A Coruña), Juan Alberto González ( Bizkaia),
José Ángel González (Valladolid) y Fernando Jornet (Barcelona), para recabar los
documentos que formarán el Catálogo en el momento de su implantación, se
envía por correo electrónico, desde Servicios Generales de Secot, la siguiente
carta a los Presidentes de todas las Delegaciones:
Estimado Presidente,
En primer lugar gracias anticipadas por el soporte que esperamos recibir de la
Delegación que presides, para lograr en el marco del Plan Director(desarrollo
del Plan Estratégico anterior que ya conoces) – la construcción de una Base de
Datos que recogerá, a nivel nacional, los conocimientos y experiencia en
formación que los Seniors han puesto a disposición de tu Delegación, con la
finalidad de ponerla al alcance de toda la Organización.
Estos conocimientos, en forma de charlas sobre temas que conforman la gestión
empresarial en todas sus facetas, se clasificarán según su naturaleza, de tal
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manera que la Delegación que tenga la oportunidad o la voluntad de dar una
determinada charla de formación, si no la tiene entre las suyas, pueda hallarla
fácilmente – si algún Sénior la ha cedido – en la Base de Datos.
Cinco Seniors, pertenecientes a cinco Delegaciones distintas, están trabajando
en red para convertir ésta necesidad en una realidad; uno de ellos se pondrá en
contacto contigo para conocer vuestras disponibilidades en ése campo y, con la
autorización del autor de la charla y de los condicionantes que éste pueda
desear, contactar con él y recibir la información.
Esta Base de Datos también permitirá fácilmente construir y mejorar, a nivel
local, un “Catálogo de Servicios”, herramienta necesaria para ofrecer algo más
que la simple labor de asesoramiento empresarial y que, en sí misma, supondrá
una buena transferencia de conocimientos en materias concretas; esta oferta “de
más cosas” puede ser muy útil en la labor de introducción de SECOT en más
Entidades privadas u Oficiales, para establecer relaciones puntuales o
permanentes, mediante un Acuerdo o un Convenio, a la vez que ofrecerá una
imagen más fiel y completa de las capacidades de nuestros asociados y por ende
de nuestro Voluntariado.
Los excelentes resultados de las Delegaciones que iniciaron hace algún tiempo
este camino son m otivo más que suficiente para estimar que su utilización, por
parte de toda la Organización, conllevará a l a motivación y movilización de más
Seniors, consiguiendo una mayor actividad institucional a nivel t erritorial, lo que
a su vez proporcionará un incremento de los necesarios ingresos que deben
cubrir nuestros Gastos Generales y, muy probablemente, un incremento de
trabajo en asesorías o tutorías.
En SECOT sumamos todos. Esperamos el empuje de este tema por parte de tu
Delegación.
Recibe el testimonio de nuestra mayor consideración
Grupo Proyecto Catálogo de Servicios
1.2 Contactos con autores
Objetivo del documento
En los casos en que pueda ser necesario, reforzar o complementar la información
que les haya proporcionado el Presidente local sobre los Objetivos del Proyecto
y del porqué se les solicita su adhesión
Desarrollo del documento
EQUIPO “CATÁLOGO DE SERVICIOS” 01/12/14
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTACTOS CON LAS
DELEGACIONES
Teniendo en cuenta que previamente a nuestras llamadas, los Presidentes de
cada una de las Delegaciones habrán recibido desde la Oficina Central (SSGG) la
circular informando de la inmediatez de la llamada y los motivos de la misma,
propongo el siguiente procedimiento:
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Presentación del que llama.
Comprobar si ha recibido y ha leído la circular.
Recordar el contenido de la circular.
Indicarle que esta petición que Secot le hace, no le va a dar trabajo.
Apuntar que con ello recibirá más que dará.
Aclarar dudas, si el Presidente al que llamamos las expresa.
Solicitarle información de que charlas o cursos tienen y quien es el autor.
Proponerle el que contactemos directamente con los distintos autores para
obtener las charlas o cursos.
Solicitarle los datos de contacto con los autores.
Indicarle que le mantendremos informado.
Mecánica Desde Servicios Generales o desde el Socio o Socios a quienes se haya delegado
el mantenimiento de la base de Datos:
Contactos directos con los autores, principalmente mediante Mail, con copia al
Presidente local al iniciar el contacto y al finalizar el proceso.
Desde las Delegaciones:
Los autores podrán dirigirse directamente a la Organización a la persona de
Servicios Generales u otra a quién se haya designado para la recepción de las
charlas de formación, para ofrecer sus trabajos.
2 Creación bases de ponéncias
Propósito
Convenir, entre los componentes del Equipo de Trabajo, los criterios necesarios
para la organización de esta área crítica del Proyecto.
Aplicación
Identificación de las distintas áreas de la gestión empresarial y constitución de la
Base de Datos y de los modelos y los campos necesarios para la incorporación
de los datos para que permitan una rápida búsqueda y descarga por parte de los
posibles interesados.
Documentos relacionados
2.1.Formato de Ficha
2.2.Condiciones de uso
2.3.Criterios de clasificación
2.4.Herramienta de visualización y búsqueda
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2.1 Formato de ficha
Objetivo del documento
Establecer la estructura de la ficha resumen de los documentos almacenados en
la base de datos del Catálogo de Servicios
Desarrollo del documento
Cada documento incorporado en el Catálogo de Servicios estará identificado en
una ficha de la base de datos que presentará información del título, su
clasificación temática, un resumen de su contenido, su autoría, fecha y
delegación, información sobre su aplicación (tipo de formación, duración y tipo
de soporte), las condiciones establecidas para su utilización y un enlace al
documento completo, con posibilidad de soportar más de una versión del mismo
(PDF, PowerPoint, Word, etc).
Esta información se solicita al autor, o autores, del documento.
Cada ficha está identificada de forma única por un código que se muestra en los
listados de ponencias del catálogo y en los resultados del buscador.
Ejemplo de Ficha:
2.2 Condiciones de uso de los documentos
Objetivo del documento
Reflejar cómo deben utilizarse los documentos del Catálogo de Servicios con el
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fin de preservar la “propiedad intelectual” de su autor o autores.
Desarrollo del documento
Cuando un Senior, o varios, facilitan voluntariamente material formativo para su
inclusión en el Catálogo de Servicios de la organización, materializado en un
PowerPoint o en un Word, indican sus condiciones de uso:
Uso en versión original PDF, no modificable
Uso en formato original, no modificable
Uso en formato original, modificable
Los Seniors de cualquier Delegación que hagan uso de cualquiera de las charlas
o cursos de formación, deberán ajustarse a esas condiciones de uso, respetando
en el primer “chart” de los documentos, las menciones de Autor, Delegación y
fecha que figuran en el mismo.
2.3 Criterios de clasificación
Objetivo del documento
Facilitar la clasificación y archivo de los documentos que forman el Catálogo de
Servicios según su orientación temática en relación con las áreas clásicas de la
gestión empresarial .
Desarrollo del documento
A continuación se relacionan las categorías en las que se estructura el Catálogo
de Servicios y una ayuda sobre lo que debe contener cada una de ellas.
1. PRESENTACIÓN SECOT
1.1. PRESENTACIÓN GENERAL DE SECOT
1.2. PRESENTACIÓN DE LA DELEGACIÓN Y SUS ACTIVIDADES
2. ASESORAMIENTO EMPRESARIAL
2.1. EMPRENDIMIENTO
Contiene: Qué es, característico del emprendedor, riesgos; Iniciativa
y cultura Empresarial. Espíritu del emprendedor, etc.
2.2. PROCESO DE CREACIÓN DE UNA EMPRESA
Contiene: Como se crea una empresa en España. Patentes.
Registro. Marca…
2.3. EL PLAN DE NEGOCIO
Contiene: Resumen ejecutivo del proyecto. Descripción del sector en
el entorno. La idea de negocio. Análisis de la competencia: DAFO.
Ventajas competitivas. Promotores…
2.4. MARKETING Y VENTAS
Contiene: Diseño del Plan de marketing. Las 4 P, Plan de ventas.
Plan de fidelización de clientes. Estudio de Mercado. Consultoría de
ventas. Marketing Web…
2.5. PLAN DE PRODUCCIÓN / OPERACIONES
Contiene: Estructura empresarial (Departamentos). Proceso de
fabricación del producto o de prestación del servicio. Gestión de
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almacén. Gestión de Proveedores. Gestión de compras. Proceso de
distribución. Mejora continua. Eliminación del despilfarro. Seguridad
e Higiene en el trabajo….
2.6. PLAN ECONÓMICO Y FINANCIERO
Contiene: Balance., Ratios Financieros. P&G. Plan de inversiones.
Financiación. Flujo de caja. Presupuestos de explotación. Cuenta de
Resultados. Tesorería. Cuenta de explotación. Política de
amortizaciones. Diagnóstico económico de una empresa. Previsión
de negocio facturación y consumos. Inversión y financiación.
Estructura de márgenes y costes…
2.7. GESTIÓN DE PERSONAS
Contiene: Relaciones Laborales, Selección de Personal. Plan de
incentivos. Productividad. Evaluación. Plan de Formación
Administración de Personal (nóminas, Seguridad Social…)
Colaboradores externos. Acuerdos de Socios…
2.8. TEMAS JURÍDICOS Y ADMINISTRATIVOS
Contiene: Formas jurídicas. Aspectos fiscales. Tipo de socios.
Capital social. Impuestos directos e indirectos. Tasas. IVA.
Seguridad social…
2.9. CALIDAD
Contiene: Calidad de los productos/servicios, Calidad de los
procesos de fabricación, distribución y venta. Calidad de la
información de clientes. Calidad de la presentación de la empresa en
web. Aplicación de las normativas locales, nacionales y
comunitarias…
2.10. SEGURIDAD EMPRESARIAL.
Contiene: Seguridad para preservar los activos, la propiedad
intelectual, accesos web, procesos de fabricación de productos o de
prestación de servicios.
2.11. GESTIÓN EMPRESARIAL.
Contiene: Temas propios de “modos” de dirigir para llevar la
empresa a buen puerto, es decir, temas de liderazgo, gestión del
tiempo, gestión del cambio, creatividad, como innovar, factores de
fracaso, como negociar con terceros…
2.12. INTERNACIONALIZACIÓN
Contiene: Que internacionalizar, donde, como y con quién: Joint
Venture, Riesgos, Análisis del país…
3. TEMAS MONOGRÁFICOS
3.1. FRANQUICIA
Contiene: Particularidades del régimen de franquicia
3.2. EMPRESA FAMILIAR
Contiene: Particularidades de la gestión de la empresa familiar
3.3. ECOMMERCE
Contiene: Particularidades del comercio electrónico
3.4. ONG y ENL
Contiene: Particularidades de ONGs ( Organizaciones No
Gubernamentales) o ENLs (Entidades No Lucrativas)
3.5. CATÁLOGO DE WEBS RELACIONADAS
Contiene: URL de webs de las administraciones que facilitan datos
actualizados de salarios, convenios salariales, autónomos…
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3.6. FORMACIÓN:
Contiene: Ponencias o documentos de formación, de interés para la
actividad de SECOT , que no se pueden acoplar en ninguna de las
categorías anteriores
2.4 Herramienta de visualización y búsqueda
Objetivo del documento
Describir la estructura y uso de la herramienta que permite localizar y visualizar
los documentos contenidos en la base de datos del Catálogo y elaborar los
catálogos específicos de las Delegaciones
Desarrollo del documento
El acceso al Catálogo se realiza desde la web “Secot Punto de Encuentro”.
Además, en la web de cada Delegación aparecerán enlaces directos a esta
herramienta
La página que contiene el menú presenta bloques de tres tipos de opciones:
consulta (general , buscador, por categoría) , obtención del catálogo específico y
mantenimiento del catálogo. sólo accesible al equipo de mantenimiento).
Es posible desde el menú:
Consulta de listados con el contenido general del Catálogo
Consulta de listados por áreas temáticas
Visualización de la ficha resumen de un documento concreto
Buscador de contenidos
Acceso, actualización y edición del Catálogo específico de una Delegación
Mantenimiento y actualización de la base de datos (sólo accesible al
equipo de mantenimiento)
Utilización de la herramienta
Una descripción simple del manejo de la herramienta se encuentra en el enlace:
Catálogo Introducción general
Menú de la herramienta de visualización y búsqueda
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3 Desarrollo de software
Propósito
Desarrollar lo necesario en éste campo para facilitar la gestión.
Aplicación
Se ha dispuesto un sistema de fácil utilización para la mayoría de posibles
usuarios como puede comprobarse en los documentos relacionados.
Documentos relacionados
3.1.software Base datos
3.2.software Buscador
3.2.software Edición Catálogos
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3.1 Software de la Base de Datos
Objetivo del documento
Describir requisitos y funcionalidad del desarrollo informático para una base de
datos de documentos del catalogo
Desarrollo del documento
La base de datos reunirá información sobre el título del documento, su autoría,
un resumen breve de su contenido, su clasificación temática, la aplicación
posible o recomendada del mismo, las condiciones establecidas para su
utilización por los usuarios finales y uno o más enlaces al documento completo,
con posibilidad de soportar más de una versión del mismo (PDF, PowerPoint,
Word, etc).
Por razones de economía, accesibilidad y facilidad de uso se opta por la
plataforma Google Drive (objeto de nueva revisión) para soportar la base de datos
La introducción de datos se realizará, por las personas autorizadas para ello,
mediante formularios.
Los datos introducidos darán origen a una tabla que será la fuente de datos para
las aplicaciones derivadas que intervienen en el Catálogo
Cada documento contará con un código de identificación.
Formulario
Se presenta el formulario con un ejemplo de utilización
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3.2 Software del Buscador de documentos
Objetivo del documento
Describir requisitos y funcionalidad del desarrollo informático de un buscador de
documentos dentro de la base de datos del Catálogo de Servicios
Desarrollo del documento
El buscador debe permitir la localización y presentación de la ficha descriptiva de
un documento existente en la base de datos del Catálogo de servicios a partir de
la información del criterio de búsqueda introducido.
Debido al moderado tamaño de la base de datos los criterios de búsqueda se
limitarán a la búsqueda por área temática, elementos del título o descriptores
específicos del documento.
Por razones de economía, accesibilidad y facilidad de uso se opta por la
plataforma Google Drive para soportar el software del buscador
La introducción de datos se realizará, por los usuarios interesados, mediante
formularios.
El resultado de la búsqueda será un listado de los documentos en Catálogo que
respondan a los criterios de búsqueda establecidos. A partir del listado se podrá
visualizar la ficha del documento o acceder al documento completo desde el
enlace incluido en el listado.
Formulario
Se presenta el formulario con un ejemplo de utilización
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Listado de salida
Se presenta un ejemplo del listado obtenido con el buscador
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3.3 Software de Edición de Catálogos de Delegación
Objetivo del documento
Describir requisitos y funcionalidad del desarrollo informático que permita
elaborar el Catálogo de servicios específico de una Delegación a partir de la
información almacenada en la base de datos del Catálogo
Desarrollo del documento
El software debe permitir seleccionar a los usuarios autorizados de una
Delegación editar e imprimir el Catálogo específico de la misma que incluirá las
áreas de actividad en las que tienen capacidad de prestación de servicios y
dentro de las mismas los temas, cursos o ponencias concretos que pueden
impartir.
El Catálogo específico incluirá información de carácter general válida para
cualquier Delegación e información específica de la misma que será será
aportada por la Delegación en el momento de creación o actualización de su
Catálogo.
Por razones de economía, accesibilidad y facilidad de uso se opta por la
plataforma Google Drive ( en revisión) para soportar el software del editor de
Catálogos
La introducción de datos se realizará, por los usuarios autorizados de la
Delegación, mediante formularios.
Formulario
Se presenta el formulario con un ejemplo de utilización
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(en los campos “Presentaciones (n)” se encuentran todas los documentos de la bases
de datos, siendo posible seleccionar cualquier conjunto de ellas para la confección del
Catálogo específicos de la Delegación).
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Ejemplo de Catálogo de una Delegación
Ejemplo de tabla de la base de datos del Catálogo
4 Mantenimiento del Catálogo
Propósito
Evitar que una falta de mantenimiento convierta al Proyecto en una herramienta
obsoleta al poco tiempo de su puesta en marcha.
Aplicación
Mediante la utilización de los Documentos Relacionados.
Documentos relacionados
4.1.Criterio incorporación nuevos elementos
4.2.Formación de equipo de mantenimiento
4.3.Actualización de contenidos obsoletos
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4.1 Criterios de incorporación de nuevos elementos
Objetivo del documento
Describir el procedimiento de incorporación de nuevos documentos con el fin de
completar y mejorar el conjunto de conferencias, charlas o cursos con los que se
inicia el Catálogo de Servicios, manteniendo al día sus contenidos.
Desarrollo del documento
El mantenimiento del Catálogo de Servicios se realizará de forma centralizada por
un equipo de seniors responsables de esta labor
Proceso de incorporación de un nuevo documento:
1. El Presidente de la Delegación, animará al Senior autor de cada ponencia
que haya sido impartida, en el área geográfica bajo su responsabilidad,
con éxito y bien valorada por los asistentes a la misma, para que la
comparta con toda la organización publicándola en el Catálogo de
Servicios
2. El Senior autor remite al equipo de mantenimiento la ponencia y los datos
básicos de la ficha con la que se incorporará al Catálogo
∙ Título del documento
∙ Fecha de creación
∙ Breve descripción (por defecto el título del documento)
∙ Usabilidad (permiso que da el autor: utilización tal cual, adaptación,
pero siempre citando procedencia y como actividad de SECOT)
Se escoge una de las siguientes opciones:
o Uso en versión original PDF, no modificable
o Uso en formato original, no modificable
o Uso en formato original, modificable
∙ Duración (aprox)
∙ Tipo de uso (curso o charla/ponencia)
∙ Público al que se dirige (emprendedores, estudiantes, institución
concreta…)
3. El equipo de mantenimiento da de alta la ficha en el catálogo y “sube” el
documento obteniendo el link para su consulta
Proceso de actualización de un documento ya incorporado en el catálogo
Cada documento está asignado al Senior creador. Solo este Senior y el Senior
presidente de su Delegación pueden dar la orden de actualizarlo o eliminarlo del
catálogo.
Para MODIFICAR un documento el senior autor realizará el paso 2 del
proceso de incorporación anteriormente descrito, con la información
actualizada
Para ELIMINAR un documento el senior autor enviará al equipo de
mantenimiento la petición de baja indicando el código correspondiente a la
ficha del documento en el catalogo
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4.2 Formación del Equipo de mantenimiento del
Catálogo
Objetivo del documento
Describir la formación que requiere un Senior para formar parte del equipo de
mantenimiento del Catálogo de Servicios
Desarrollo del documento
El buen funcionamiento del Catálogo de Servicios exige que la base de datos que
lo soporta esté estandarizada y optimizada, por eso su mantenimiento se
realizará de forma centralizada por un equipo de Seniors responsables de esta
labor.
Para poder realizar esta labor, un Senior necesita:
∙ Conocer la estructura del Catálogo
∙ Conocer la finalidad de cada uno de los datos de la Ficha del documento
∙ Conocer el procedimiento para “subir” el documento a la nube
( https://drive.google.com/drive/#mydrive
)
y obtener el link para acceder desde la ficha
Además será necesario contar con un Senior con perfil de administrador del
sistema, cuya función será corregir los errores y evolucionar el software hacia
las necesidades de la organización.
Este equipo debe ser constituido con la aprobación de la Junta Directiva
4.3 Revisión de contenidos:Actualización de
contenidos obsoletos
Objetivo del documento
Describir el procedimiento de revisión de documentos del Catálogo de Servicios
con el fin de mantener una biblioteca útil, con contenidos de gestión empresarial
aplicables a la situación actual.
Desarrollo del documento
Para conseguir que el Catálogo de Servicios sea útil a la organización, es
necesario que el contenido de los documentos sea aplicable a la situación actual
del mundo empresarial y que además esté alineado con la estrategia implantada
en SECOT
Proceso de actualización de contenidos obsoletos:
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1. Se realizará un proceso anual que revisará los documentos con fecha de
creación anterior a 3 años y que no hayan sido actualizados por sus
autores o desde la Delegación correspondiente.
2. Si el Senior del equipo de mantenimiento que revisa un documento
considera que su contenido está obsoleto o determina que no tiene la
calidad exigida para permanecer en el Catálogo, entendida tanto por su
contenido como por su capacidad didáctica, se pondrá en contacto con el
Senior autor ( o con el Presidente de la Delegación, si el autor ya no es
Senior de SECOT) para indicarle la conveniencia de su eliminación.
a. Si el Senior autor insiste en mantener el documento se pondrá en
contacto con el Presidente de la Delegación para que sea conocedor
de esta evaluación, siendo potestad del Presidente el mantenerlo o
eliminarlo del Catálogo.
b. Si el Senior autor está de acuerdo con la valoración, se procederá a
la eliminación del documento del Catálogo.
3. Si el documento permanece en el Catálogo se marcará como revisado con
un indicador.
0 Revisado, supera los controles de calidad
1 Revisado, se mantiene por decisión del Presidente de la Delegación
5 Aprobación y comunicación a delegaciones
Propósito
Presentar a la Junta Directiva el Proyecto, lograr su aprobación y la posterior
difusión entre toda la organización.
Aplicación
Presentarlo de manera que se pongan en evidencia las carencias
consuetudinarias en la mayor parte de las Delegaciones de la organización y las
soluciones que aporta éste Proyecto para incrementar las actividades y los
ingresos.
Documentos relacionados
5.1.Presentación para Junta Directiva
5.2.Presentación para usuarios
5.3.Comunicación en canal corporativo
5.1 Presentación para la Junta Directiva
Objetivo del documento
Describir el contenido de una presentación para comunicar a la Junta Directiva el
estado y funcionalidad del proyecto “Implantación del Catálogo de Servicios” y
los pasos a dar una vez aprobado el mismo
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Desarrollo del documento
La presentación se estructura en los siguientes apartados y subapartados
Catálogo de Servicios ¿qué es?
Catálogo de Servicios ¿quién hace qué?
Catálogo de Servicios ¿qué puedo ver?
Un listado de ponencias clasificados por áreas
La Ficha de una ponencia concreta
La ponencia completa que se haya seleccionado
Un formulario para actualizar el catálogo de una Delegación
El catálogo de una Delegación impreso
Un formulario para incorporar nuevos trabajos al Catálogo (acceso
limitado)
Una guía de uso Presentación
El contenido de la presentación se encuentra disponible solicitandola al
Coordinador del Proyecto
5.2 Presentación para los usuarios
Objetivo del documento
Se trata de un documento de difusión para SECOT, aprobado por la Junta
Directiva en el año 2008 y que ha sido utilizado hasta ahora por contadas
Delegaciones.
Su utilidad es facilitar a cada Delegación la presentación de lo que es y puede
ofrecer SECOT a otras Entidades por parte de los Seniors que, en ésa
Delegación, se ocupen de la necesaria labor de Relaciones Públicas, para lograr
inspirar confianza y conseguir Acuerdos o Convenios que proporcionen
ocupación para los Seniors y aportaciones económicas a la Delegación. Es un
soporte documental que, puesto al día permanentemente, es imprescindible
durante la entrevista, no solo como un “guión” descriptivo de lo que es y ofrece
SECOT, sino también como un recordatorio para la otra parte.
La materialización gráfica es sencilla y económica, basta imprimir el conjunto de
hojas que lo compongan cosiendolas o encuadernandolas, en el número de
ejemplares necesarios y en el momento en que sea necesario visitar a la
Institución o Entidad, con lo que la información siempre estará al día, no se
incurre en gastos de imprenta y no se tiran a la papelera ejemplares obsoletos.
Desarrollo del documento
Se compone de varias páginas en las que, en la primera se describe brevemente
el origen, la misión y las actividades generales de Secot.
Esta parte, o primera hoja, es común y está colgada en el sistema de manera que
su contenido será el mismo para todas las Delegaciones.
Su mantenimiento será a cargo de los Servicios Generales.
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En la o las páginas siguientes aparecerán los datos y actividades
correspondientes a la Delegación de que se trate, mediante la inclusión de los
datos en una plantilla preestablecida, seguido de la oferta que ésa Delegación es
capaz de ofrecer a terceros en su ámbito territorial y en el terreno de las asesorías,
tutorías o mentoring y finalizando con oferta de charlas o cursos de formación
sobre temas de la gestión empresarial.
La Delegación deberá mantener al día los datos de la página informativa sobre
ella misma y lo referido a las capacidades de su voluntariado local.
Probablemente 2 ó tres veces al año serán suficientes.
En la parte dedicada a mencionar las charlas que la Delegación esté capacitada
para ofrecer con garantía de la calidad necesaria por contar entre sus Miembros
con Seniors conocedores de la materia a impartir, se indicarán simplemente los
títulos de las charlas o cursos.
Si la una Entidad se interesa por conocer el contenido, se imprimirá la Ficha
correspondiente y que puede hallarse en la Base de Datos. En ningún caso se
entregará el PowerPoint sin que la charla sea dada antes por uno de nuestros
Seniors.
5.3 Comunicación en los canales corporativos de
Secot Está prevista la inclusión en los canales de comunicación interna de SECOT al
objeto de la màxima difusión de la existència y de su conveniencia
6 Generación de Catálogos de Delegación
Propósito
Lograr que todas las Delegaciones utilicen el Catálogo de Servicios como
documento de presentación de SECOT a nivel provincial, con la oferta de
actividades que su colectivo de Seniors activos le permita.
Aplicación
Convencer a los Presidentes de las ventajas que les reportará y de la posible
conveniencia de que deleguen en alguno de los Seniors locales el seguimiento y
actualización del Catálogo, para su impresión y uso en cada ocasión que se
precise.
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Documentos relacionados
6.1.Elaboración formato estándar
6.2.Herramienta para la actualización información Delegación
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6.1 Formato estándar del Catálogo
Objetivo del documento
Establecer el formato común de los Catálogos específicos de las
Delegaciones y describir la forma de configurarlo para que responda a las
características concretas de una Delegación
Desarrollo del documento
El catálogo contiene páginas con información de carácter general que
describe las actividades que realiza Secot, páginas con estructura común pero
que integran datos específicos de una delegación y páginas que contienen las
ponencias que se ofrecen en el catálogo.
Tanto las áreas de actividad en las que la Delegación ofrece sus servicios como
las ponencias o cursos concretos que se pueden impartir son seleccionadas por
las delegaciones.
Se presenta un catálogo tipo con su máxima extensión (seleccionadas todas las
áreas de actividad; ejemplo con datos ficticios)
Existe a disposición de los interesados un modelo de catalogo tipo (solicitar al
Coordinador)
6.2 Selección de ponéncias
Objetivo del documento
Filtrar la incorporación de nuevas ponencias, siendo los Objetivos:
Determinar que tienen la calidad, entendida tanto por su contenido, por su
profundidad, por su actualidad y por su capacidad didáctica, para ser
incorporadas en nuestra Base de Datos.
Sustituir ponencias anteriores sobre el mismo tema que sean prescindibles, en
función de la nueva aportación.
Completar los distintos campos de la gestión empresarial de manera que todas
las Delegaciones puedan hallar los temas que les puedan ser solicitados.
Desarrollo del documento proceso
La iniciativa surge desde las Delegaciones.
El Autor ofrece su ponencia.
El Presidente de la Delegación, verifica si la ponencia ha sido impartida en el área
geográfica bajo su responsabilidad y si lo ha sido con éxito y bien valorada por
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los asistentes a la misma.
El Presidente de la Delegación anima al Seniorautor
a remitir la ponencia a los
responsables de mantener al día los archivos correspondientes.
(Sean los Servicios Generales o Seniors de Delegaciones responsables de ello).
Se verifica la calidad de lo recibido.
Si no mejora lo que ya se tenga de ésta materia se rechaza cortésmente.
Si lo mejora o lo complementa se remite al Seniorautor la ficha que recoge los
datos básicos de la ponencia, para su incorporación a la Ficha del Sistema
6.3 Herramientas para la actualización información Delegación
Es muy importante lograr una continuidad en este proyecto. La identificación y
recopilación de toda la información, muy dispersa, ha sido una tarea muy
laboriosa que no puede quedar defasada por el simple transcurso del tiempo.
Cada delegación debería tener un reponsable de este+a función, no solo para
actualitzar contenidos de lo existente sinó para incorporar nueva srealizaciones
que sin duda van a aparecer. Estar al dia es una necesidad para los Seniors de
Secot y debemos ser capaces de impartir nuevas actualizaciones técnicas y de
estión.
Otro capítulo es la necesaria comunicación entre delegaciones que nos van a
procurar un intercambio de experiències que van a propiciar una mayor difusión
de las mejores prácticas.
La puesta en marcha de una gran base de datos nacional va a ir en este sentido.