BIE XI
SISTS XER.'A
2.1. Protcg trerJa
Proses kerja dari Koperasi karyawan PT. rndonesia
Ittulticolor Printing tTD. adaLah sebagai berikut:
2.1.1, Peodaftara! a,Dggota koperasi
Karyawan PT. Indonesia MulticoLor Printing L,ID.
memiliki karyawan kontrakan dan karyawan Eetrap. Karyawan
kont,rakan ini tidak diperkenankan menjadi anggoca
koperasi . Sedangkan karyawan tetap perusahaan diwaj ibkan
untuk menjadi anggota koperasi, dengan cara mengisi
fonmrlir pendaftaran keanggot,aan koperasi yang berisidat,a-data tentang anggoEa koperasi sesuai dengan datsa-
dat,a kepegawaian. Dari f ormulir pendaf t,aran EersebuE
operator memasuldcan data-data pribadi dan jumlah
simpanan ke sistem dengan kode angigot,a koperasi diambil
dari kode karyawan yang ada pada datsa kepegawaian.
Sirqranan pertama yang harus dibayar oleh anggota adalah
sirnpanan pokok dan simpanan wajib. Simpanan pokok tidak
dapat diambil oleh para anggot,a dan hanya diLakukan
sekali saja, seLama menjadi anggota koperasi. Sedangkan
simpanan wajib dilakukan pada set,iap penerimaan gaji dan
sinpanan ini bisa diambiL set,elah anggota koperasi
tersebut keluar dari penrsahaan tersebut. Besarnya
I
simpanan pokok dan simpanan waj ib telah ditent'ukan
berdasarkan tingkatan karyawan para anggoLa koperasi.
proses sirrpan dilakukan oleh oPeracor yaitu
penambahan jumlah simpanan waj ib pada semua anggota dan
menghasilkan }aporan tentang jurnlah pemoEongan gaji,
yang nantinya diserahkan pada kasir yang melakukan
pembayaran gaji. Proses simpan ini dilakrdcan seEiap
minggu untuk karyawan harian dan setLap bulan unt'uk
karyawan bulanan. Laporan yang dihasilkan diserahkan
pada kasir atau bagian keuangan untuk dipotongkan pada
gaji setiap anggota.
2.L.2. Erosas pcutnJanan uaDg he hopcraaL
.Anggotsa koperasi bisa mengadakan transaksi pinjaman
meskipun reLagif baru tercatat sebagai anggota koperasi.
Pert,ama kali yang harrrs dilakukan oleh anggot'a yang
ingin meminjam pada koperasi adalah dari mengiei
forrmrLir pinjaman. Formulir pinjaman tserdiri dari isian
yang hams diisi oleh anggota seperLi data-daEa agggota,
jumIah pinjaman, iangka waktu pelunasan- Formulir
pinjaman tereebut, diseratrkan kepada pihak yang bemenang
untuk mendapat persetujuan. Dan jika telah disetujui,
maka dari formulir tersebut operaEor memasuklcan pada
sistem dan dari masukkan jumlah uang yang dipinjam serta
Lama angsurannya, maka dapat diket,ahui waktu akhir
peJ.unasan pinjaman tersebut, dan beearnya pouongan
setiap periode dari juml.ah penerimaan gaii sebagai
9
angsuran aLas pelunasan pinjaunn. Dari data yang
dihasilkan ini, maka koperasi akan memberikan laporan ke
kasir yang akan memotong jumlah gaji yang diterima
pegawai sebagai pembayaran angsuran dengan rincian yang
telah Cercera di setiap gaji pegawai.
2.2. Sist€u
Sistem
Indonesia
Gambar 2.L.
Florflow dari
Mult.icolor
aplikasi simpan pinjam sT.
nrinting LTD. dapae pada
2.3. Peujclagan Sist@ SIor
eenjelasan tenEang sistem flow dari aplikasi simpan
pinjam ini adalah eebagai berikuE :
2 .3 .1. Proecl maintes,aree uacter stqlaaan
Untuk menunjang proses ini diperlukan daEa - data
at,as tarip simpanan wajib dan simpanan pokok. Ketmrdian
dari data-data yang ada, dilakukan proses pemasukkan
data rnelalui keyboard yang akan diproses dan akan
menghasilkan data yang akan disimpan pada file databaee
dengan nama ms_simp.dbf, dari file ini biea menghasilkan
daftar tarip simpanan wajib dan tarip simpanan pokok
yang melalui proses eetak.
10
Fi(dF(6ht{(6M.r{ul(6t{oP{oM.rl Cl.tt H}IfrEtn'ndCi ''t.r{ lJfttr.rlgs(lP{p4Et{-r{ OCA r{
o-rl UO'F{({, +)J4 F{.rl 5rf=gl4d.rl3ooor{ E:q-t ooEdOFrt-t[0.r{ E{Ultr
r{
";g(d.qE(6(,
11
2.3 .2. Proseg naLntcnaacc olster anggfota hoperaai
Proses ini membutsuhkan data tentang anggota-anggot'a
koperasi. Kermrdian data Uersebug dimasukkan melaLui
keyboard yang akan diproses dengan mengambil data taripsimpanan dari file nast,er simpanan. HasiL dari proses
ini akan menghasiLkan file database dengan nanna
ms-angt . dbf yang berisi data - data t,ent'ang anggot'a dan
jumlah simpanan wajib dan simpanan pokok anggoEa
tersebuE. Mela1ui proses cetak akan dihaeilkan dafEar
anggota koperasi.
2 . 3 .3 . Proscg laintssasce slqraa
Dari jadwal yang telah ditentukan maka dilakukan
proses sim;lanan yang proses ini memerlukan file naeLer
sinpanan dan file master anggota koperasi. Dan proses
ini akan menghasilkan fil-e database dengan nama
t,r_sinp.dbf dan mengrupdate file masE,er anggota koperasi
dengan menambahkan jumlah simpanan waj ib masing-masing
anggota. Dan melalui prosea cetak akan menghasilkan
laporan juurlah siupanan wajib.
2.3.{. Procog maLntoua[ec piaJan
Dari aurat permohonan peminjaman uang yang telah
diseEujui, maka dapat diproses melalui proses
maint,enance pinjam yang didukung dat,a dari file master
anggota untuk mel,ihat, dat,a - data anggot,a yang set,elah
diproses akan menghasilkan file database transaksi
pinj am dengan nanna tr3inj . dbf dan langsung menguprdate
t2
file mas;er anggoga dengan memberikan status pinjam ke
file naster anggota. Dari file traneaksi pinjam yang
dihasilkan dapats diLakrrkan Proses ceLak l-aporan
transaksi pinjam harian dan buLanan.
2.3.5. Proses mairtqoancc pelunasaa ptujanas
Dari dolnrmen peminjaman uang yang t'elah ada maka
dilakukan proses pembayaran atas pinjaman dengan dibanUu
oleh file master anggota yang Etalusnya masih pinjam dan
juga dibanEu dengan data - data yang ada pada file
transaksi pinjam dan dicat,at pada f ile transaksi
peLunasan auas pinjaman dengan nama file trr-bayar-dbf-
Sert,a proses ini juga mengupdaEe file t.ransaksi pinjam
j ika pinjannan t,elah terlunaskan dengan menambahkan
status lunas pada file transaksi pinjam.
2.3.5. Progca eetalr Laporal
oari daca-data yang telah ada pada beberapa file
database, dan teLah terjadinya berbagai proses maka
untuk mendapatkan berbagai Laporan dapat dilakukan
dengan proses ini. Adapun laporan yang akan dihasilkan
antara lain :
- IJaporan jumlah simpanan anggota sepert,i dapat
dilihat pada Lampiran 1.
- Rekapitulasi ataE jumlah pinjarnan para anggota seperti
dapat dilihat pada Lampiran 2.
- RekapiEulasi tagihan para anggota seperti dapat
dilihat pada Lampiran 3.
- Rekapitulasi aEas
13
angsuran peLunasan pinjaman
sepert,i pada Lampiran 4.
- Laporan keuangan anggota koperasi seperti dapat
dilihat pada Lampiran 5.
2.4. Dashripgi FiLe
Untuk menunjang program aplikasi simpan pinjam diPT. Indonesia Mult^icolor print,ing LTD. diperlukan
beberapa file database yang dapat diLihat sebagai
berikut, :
2.4.L.3i1aNama file
pagsrord
Character 10Character 10
Nama fite indeks
Fie1d Kunci
Fungsi
# IIAItIA-USERPASSWORD
PASS!{.DBF
PASSW.IDX
NJIMA-USER
Untuk menampung kata gandi
para pengguna sehingga orang
dari
lainyang tidak menget,ahui kat,a eandi yang
ada pada file paasw.dbf ini, tidakakan biea nenggrunakan aplikasi iniuntuk menghindari haL-hal yang tidakdiinginkan seperti pengerusakkan
data, pencurian data dan lain-lain.SE.nrktur :
Nama. Fie1d TlrIle ._ Lebar
t4
Keterangan i
- Nama-user, digunakan untuk menampung nama pemakai
aplikasi ini.- Password, digunakan untuk menampung kata sandi
dari pemakai dan hanya boleh diketahui oleh yang
bersangkuEan dan oleh supenrisor.
2 .+.2 . Ftle uagter
Nama fil,e :
Natna file indeks :
Field kunci :
zungsi :
St,ruktur :
Nama Field Tylle - . LebarCharacLer 9Character 30CharacEer 40Character 15Date 8Character 1CharacEer 2Numeric 1Numeric 7Character 1Character 1
asgErota kopcrasl'
MS.AI{GT.DBF
MS-ANGT. IDX
KD-^AIVGT
File maat,er anggota koPerasi,
berfungsi sebagai file PenYimPan
data-dat,a arggota koperasi dan juga
sebagai penyimpan jumlah simpanan
waj ib & siupanan polcok anggotra
koperasi tersebuE.
# KD.AI{GTNAMA ,A}TGTAIJM-AI{GTKOTA A}IGTTGL,_frASUKSTAT-A}IGTTGK-KARYTOTAL-gIMPSIMP-POKOKSTAT-PINJSTATUS
15
Keterangan :
- Kd_angt, berarti Kode anggota yang terdiridari 2 bagian, yaitu 4 digit pert,ama hanya boleh
diisi hunrf dan 5 digit berikutnya hanya boLeh
diisi angka. Eq)aE, digit perUama menyatakan
depart,emen karyawan Eersebut,, sedangkan digitberikutnya menyat,akan unrt,an dari keanggotaan
koperasi
- Nama_Angt, berarti nanna anggota koperasi yang dapat,
menampung 3 0 karakt.er.
- AIm_Angt,, berarti alamat anggof,a koperasi yang dapat
menampung 40 karakter.
- Kota_Angt., berarti kot,a dimana anggota koperasi
t,inggal yang dapat menarq)ung 15 karakt,er.
- Tgl_Masuk, berarci tanggal masuk karyawan
penrsahaan menjadi anggota koBerasi dengan format
tgl-bln-thn-- Stat_argt, berart,i status keanggotaan, jika berisi
hunrf tAr maka berart,i maeih aktip gebagai €rnggota
sedangkan jika berisi hunrf 'Kr berarti anggota inisudah keluar dari keanggotaan koperasi
- Tgk_Kaqf , berarti tingkatan karyawan yang
terdiri dari dua digit hurrrf ,fika tgk;kary berisi
'BB' , menyatakan karyawan tersebut adalah karyawan
bulanan dan bukan suaf, Jika berisi 'BS',menyat,akan pegawai bulanan dan staf, sedangkan
r HB r , menyatakan pegawai harian.
16
Tot,al_Simp, berart,i toEal simpanan wajib.
Simp3okok, berarti jumlah simpanan pokok.
Stat_Pinj, berart,i stsatus pinjaman. ,Iika berisihun f tPt maka berarti anggota ini meminjam uang
dari koperasi.
status, berart,i Etatus dari anggota koperasi iniyang jika berisi karakter 1*I r maka berartijumJ.ah simpanan wajib dan siuqlanan pokok
terisi. Karakter ini terisi pada saaE
rnaster anggota koperasi.
sudah
input,
yang
2.{.3. FtlcNama file
nastcr
Nama file indeks
Field kunci
Fungsi
Stnrktur :
# TGIK-KARYSIMP-PKSIMP-WJB
Keterangan
- rgk_kary,
berisi 2
- Simp3k,
- Simp_wjb,
NumericNumeric
berart.i tsingkaean karyawan
digit, hurrrf .
berarti t,arip simpanan pokok.
berarti tarip simpanan wajib.
tarip riqranan
MS-SIMP.DBF
MS-SIMP. IDX
TGK-KARY
PiIe mast,er tarip eimpanan,
berfungsi untuk menyinpan Earip
sirpanan pokok dan simpanan wajib.
acter
2.4.4. FilcNama fileNama file indeks
Field kunci
Fungsi
traagalrgl stqlanaa
T?,-SIMP.DBF
TR-SIMP.IDX
KD_RI\IGT + Dtoc (TGL_SIMP)
File t,ransaksi. eimpanan,
untuk menyimpan t,ransaksi
L'7
berfungsi
simpanan.
Stnrktur :
tei_srup Dar,e.lfql, SIMP Numeric
Keterangan :
- Kd_Angt, berarti kode anggota koperasi yang
menampung 9 karekter.
- Tgl_simp, t.anggal terjadinya proses sirnpan
- .Tml-simp, jumlah sinpanan wajib pada saaE
terjadinya proses simpan yang besarnya diambil-
kan dari master simpanan.
2.{.5. StleNama File
transalEgi pcolnjanar uatg
TR_PIN,IAII|. DBF
?R-PINJAI'I.IDX
NO_BUKTf_p+KD-AtirGT
File t,ransaksi peminjaman berfungei
untuk menyimpan data-data peminjaman
uang kepada koperasi.
Nama file indeks
Field kunci
Fungsi
Struktur :
lgame Pield ll\nlre tebar*#
NO-BUKTI-PKD-AI{GT1gT.-PINiI
Character 10Character 9Date I
18
LM-PIN,J Numeric 2ggr._PIN,f Mrmeric jSTAT Character 1
Keterangan :
- No-Bukti-P, berarti no bukt,i pinjaman yang terdiridari 10 karakEer.
- Kd_A,ngt, berarti kode anggoE,a koperasi yang
menampung 9 karekt,er.
- Tgl_Pinj, berarti t,anggal terjadinya transaksipinjaman.
- Lm_Pinj, berart,i lamanya pinjannan yang bat,as makgi-
mumnya adalah 10 bulan unEuk karyawan bulanan dan
10 minggiu untuk karyawan harian.
- .fm3._Pinj, berarti jumlah pinjaman.
- Stat,, st,atus pinjaman yang jika berisi hunrf
'L' berart,i sudah lunas dan jika berisi huruf tBl
berart,i belum Iunas.
2.4.6. File trangdrsi perbayaru piaJara'
Nama FiIe : TR-BAYAR.DEF
Nama File indeke : TR_BAyAR.rDX
Field kunci : NO_BUKTI_P
Fungsi : File Erangaksi pembayaran pinjanniul
berfungsi untuk menyiupan dat,a
E,enLang Eransaksi pembayaran
pinjaman.
Stnrktur :
Nama Field Tlrge Lebaf# NO_BI'KTI_P Character 10
NO_BI,KTI_B Character 10
L9
TETI-BAYAR DATE 8,J!!L_BAYAR Numeric 7ANGST R_KE Numeric 2
Keterangan :
- No_Bukti_P, berarti no bukti pinjaman yang
E,erdiri dari 10 karakter.
- No_Bukti_B, berarti no bukt,i pembayaran atas
pinjaman kepada koperasi.
- Tgl_bayir, berarti tanggal E,erjadinya t,ransaksi
pembayaran at,as pinjannn.
- ,fml bayar, berarti Jumlah pembayaran angsuran
pinj annan.
- Angsur_ke, berarti angsuran yang ke berapa.