Download - PROFIL KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA.doc
PROFILKOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA
PENDAHULUAN
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu bagian integral dari sebuah
perguruan tinggi yang secara bersama-sama dengan unit lain di lingkungan sebuah
perguruan tinggi turut mendukung bahkan ikut melaksanakan “Tri Dharma Perguruan
Tinggi”. Adapun pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi bagi perpustakaan adalah
dengan cara memilih, menghimpun, mengolah dan merawat, serta melayankan sumber
informasi kepada lembaga induknya dan juga kepada masyarakat akademik pada
umumnya. Salah satu tugas perpustakaan adalah melakukan pemilihan, pengadaan dan
perawatan bahan pustaka/sumber informasi berdasarkan kebutuhan penggunanya. Hasil
dari kegiatan tersebut adalah koleksi perpustakaan yang akan dimanfaatkan oleh
penggunanya untuk kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Kegiatan penyediaan sumber informasi dalam ilmu perpustakaan dikenal dengan
istilah pengembangan koleksi yang meliputi kegiatan pemilihan, pengadaan, dan
perawatan koleksi sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan oleh pihak
perpustakaan bersama dengan civitas akademika perguruan tingginya. Segala sesuatu yang
telah diputuskan perlu ditinjau kembali apakah tujuan yang telah ditentukan sudah tercapai
atau belum. Demikian pula halnya dengan koleksi perpustakaan, bila perpustakaan telah
membuat suatu kebijakan pengembangan koleksi, kemudian telah membeli serta
mengembangkan koleksinya, maka pertanyaan yang timbul adalah apakah koleksi yang
telah dibeli tersebut sudah sesuai dengan standar yang telah disepakati dan telah mencapai
sasaran ? Untuk itu setiap saat perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi yang akan
bermanfaat untuk melakukan perencanaan, pengadaan bahan pustaka, perencanaan
anggaran, dan perawatan koleksi.
Kajian ini bermaksud untuk mengetahui kondisi koleksi UPT Perpustakaan Unipa,
yaitu bagaimana kondisi koleksi perpustakaan dilihat dari segi cakupan subyek, bahasa,
tahun terbit, jenis dan jumlahnya. Dengan kajian ini diharapkan akan diketahui proporsi
koleksi tersebut sehingga dapat dijadikan acuan untuk pengembangan koleksi mendatang.
di samping itu dari kajian ini juga diharapkan jadi bahan pertimbangan bagi pihak
pimpinan universitas untuk merencanakan pengembangan perpustakaan ke arah yang lebih
baik.
KOLEKSI PERPUSTAKAAN
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994) koleksi perpustakaan
harus lengkap dalam arti memadai besar dan keberagaman subyeknya agar dapat
menunjang tujuan dan program perguruan tinggi di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat. Besarnya jumlah koleksi yang harus dimiliki oleh
perpustakaan peguruan tinggi ditentukan oleh berbagai faktor, di antaranya jumlah
program studi, jumlah mata kuliah (Dasar, Umum, Keahlian, dan bidang study), tingkat
pendidikan, kegiatan penelitian, jumlah buku ajar per mata kuliah dan sebagainya. Selain
itu jumlah dosen dan mahasiswa juga harus jadi pertimbangan untuk menghitung jumlah
eksemplar setiap judulnya. Namun demikian sebagai salah satu lembaga pendidikan tinggi
yang bertugas membentuk manusia Indonesia seutuhnya, maka pemenuhan koleksi
perpustakaan sebaiknya tidak hanya terbatas pada pemenuhan kurikulum, tetai seharusnya
memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mengembangkan diri sesuai dengan
bakat yang dimiliki.
Bila dilihat dari isinya, ada beberapa jenis koleksi yang harus dimiliki oleh
perpustakaan yaitu sebagai berikut :
1. Buku rujukan, yaitu koleksi perpustakaan yang menyediakan informasi yang akurat
seperti data, fakta dan sebagainya. Yang termasuk buku rujukan adalah kamus,
ensiklopedi, buku pegangan, direktori, abstrak, berbagai standar dan sebagainya.
2. Terbitan pemerintah, seperti peraturan perundang-undangan, lembaran negara,
kebijakan, pidato resmi, profil daerah dan sebagainya.
3. Buku, mencakup buku ajar dan pengayaan yang memuat informasi penting baik
untuk memenuhi kebutuhan kurikulum atau penelitian, juga untuk pengembangan
ilmu pengetahuan.
4. Majalah, jurnal dan terbitan berseri lainnya sangat penting karena memuat
informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan
pengetahuan.
Berbagai jenis sumber informasi tersebut di atas bisa disediakan dalam bentuk
tercetak atau elektronik, atau bahkan keduanya. Hal ini karena berkaitan dengan
perkembangan teknologi di mana pengguna akan lebih memilih untuk menggunakan
informasi yang lebih praktis menurut kebutuhannya. Untuk itu pengadaan sumber
informasi harus disesuaikan dengan dana yang tersedia dan kebutuhan pengguna.
EVALUASI KOLEKSI
Evaluasi koleksi yang dimaksud di sini adalah upaya menilai daya guna dan hasil
guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan civitas akademika serta program perguruan
tinggi. Evaluasi koleksi harus selalu dilakukan secara teratur, tujuannya supaya koleksi
sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Tujuan
dilaksanakannya evaluasi koleksi adalah :
1. Mengetahui mutu, lingkup dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi
3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi
4. Meningkatkkan nilai informasi
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
6. Mengetahui kebijakan penyiangan koleksi
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994) dijelaskan, ada dua
cara mengevaluasi koleksi, yaitu secara kuantitatif dan secara kualitatif. Cara kuantitatif
dilakukan dengan mengumpulkan data statistik, dari data statistik tersebut dapat diperoleh
informasi yang cukup mengenai keadaan koleksi. Sedangkan cara kualitatif dilakukan
dengan menguji ketersediaan koleksi terhadap program perguruan tinggi. Informasi
tentang koleksi yang diperlukan untuk pengumpulan data statistik harus meliputi :
1. Jumlah judul
2. Jumlah eksemplar
3. Nomor kelas
4. Bentuk bahan pustaka
5. Sumber pustaka, dan
6. Tahun terbit.
Jenjang pendidikan di Universitas Negeri Papua (UNIPA) terdiri dari berbagai
jenjang program yaitu program Diploma (D3), Sarjana (S1), dan Pascasarjana (S2 dan S3),
Khusus untuk prgram pascasarjana baru memasuki tahun ke dua (tahun 2011). Untuk
program sarjana terdiri dari 6 fakultas yaitu Fakultas Pertanian dan Teknologi Pertanian
(Fapertek), Fakultas Peternakan, Perikanan dan Ilmu Kelautan (FPPK), Fakultas
Kehutanan, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (MIPA), Fakultas Ekonomi,
dan Fakultas Sastra. Tiap Fakultas terdiri dari berbagai jurusan dan program studi (PS)
baik untuk program diploma, sarjana dan pascasarjana. Tugas Perpustakaan Unipa adalah
menyediakan sumber informasi/bahan pustaka yang mencakup berbagai bidang ilmu
sesuai dengan jenjang dan bidang ilmu yang dicakup oleh jurusan dan program studi yang
ada di masing-masing fakultas. Selain itu apabila diperlukan Perpustakaan Unipa akan
berusaha mendukung UNIPA menjadi Universitas Riset di Kawasan Timur Indonesia.
Perpustakaan Unipa pada awalnya hanya merupakan ruang baca Fakultas
Pertanian, Peternakan dan Kehutanan (FPPK) Uncen yang didirikan tahun 1964 dan pada
tahun 1981 berubah nama menjadi Fakultas Pertanian Universitas Cenderawasih. Dengan
usia yang semakin cukup lama, selayaknya koleksi perpustakaan juga sudah semakin baik/
memadai dan bisa menjadi penunjang civitas akademikanya dalam melaksanakan berbagai
kegiatan tri dharma perguruan tinggi.
Agar perpustakaan bisa menjalankan fungsinya dengan baik, hendaknya koleksi
perpustakaan mencakup semua bidang ilmu yang menjadi prgram Unipa. Untuk menjawab
apakah koleksi perpustakaan Unipa sudah memenuhi kebutuhan civitas akademika, maka
perlu dilihat profil koleksi perpustakaan Unipa baik dari segi subyek, jumlah eksemplar,
bahasa, bentuk bahan pustaka dan tahun terbit.
Dalam kajian ini penulis mencoba mengumpulkan data yang diambil dari
pangkalan data tiap unit di perpustakaan Unipa. Hal ini dilakukan karena di Perpustakaan
Unipa belum ada bagian yang bertanggung jawab khusus menangani data base
perpustakaan, masing-masing sub unit bertanggung jawab sendiri-sendiri terhadap data
base bagian yang dikelolanya. Diharapkan dari data tersebut dapat diketahui profil koleksi
perpustakaan yang selanjutnya dapat digunakan untuk analisa lebih mendalam, selain itu
dapat dijadikan pedoman dalam menentukan arah dan kebijakan perpustakaan ke arah
yang lebih baik.
KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA
Perpustakaan Unipa memiliki berbagai jenis koleksi yang sangat dibutuhkan oleh
penggunanya. Perpustakaan Unipa sebenarnya telah memenuhi standar jika dilihat dari
jenis dan jumlah item pustaka seperti yang dijelaskan pada buku Pedoman Perpustakaan
perguruan Tinggi (1994). Sistem pengolahan item pustaka tersebut menggunakan sistem
Dewey Decimal Classification (DDC) atau Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Kecuali
untuk Majalah dan Jurnal yang sama sekali belum diolah. Setiap item pustaka (kecuali
majalah dan jurnal) dibuatkan nomor panggil yang disesuaikan dengan sistem
pengolahannya sebagai tanda lokasi keberadaan item pustaka tersebut di rak. Berikut
disajikan kondisi koleksi perpustakaan Unipa yang ada saat ini diambil dari data yang
terdapat dalam pangkalan data masing-masing sub unit. Sejauh ini belum ada pangkalan
data berbasis Online Access Public Catalog (OPAC ) disebabkan karena sampai saat ini di
perpustakaan Unipa belum ada yang diberi wewenang dan tanggung jawab yang khusus
menangani Data Base/OPAC. Pegram yang digunakan untuk pengolahan item pustakapun
juga masih CDS/ISIS dengan fomat INDOMARC.
KOLEKSI SKRIPSI
Skripsi adalah karya tulis yang dibuat sebagai salah satu syarat untuk
menyelesaikan studi dan memperoleh gelar kesarjanaan pada program strata satu (S1)
Unipa. Perpustakaan Unipa menerima karya tulis sebagai karya Unipa yang disimpan dan
kemudian dilayankan kepada pengguna perpustakaan. Skripsi diolah dengan menggunakan
sistem klasifikasi DDC dan untuk pembuatan data bibliografinya menggunakan WINISIS.
Namun dalam pengaturannya di rak tidak dikelompokkan menurut kelompok subyek, akan
tetapi dikelompokkan menurut fakultas, jurusan, tahun dan terakhir diurutkan menurut
nomor kelas. Hal tersebut dilakukan dengan maksud untuk memudahkan dan mempercepat
petugas dalam memberikan pelayanan kepada pengguna.
Karena keterbatasan rak dan ruang, maka skripsi yang dilayankan kepada pengguna
sebaiknya adalah lima tahun terakhir, selebihnya disimpan dalam gudang. Untuk itu perlu
dibuat kebijakan bagaimana melestarikan karya ilmiah tersebut agar kandungan
informasinya tidak hilang, misalnya karena pertimbangan bahwa skripsi tersebut semakin
lama semakin usang, dan ada kemungkinan apabila disimpan terlalu lama di gudang tidak
menutup kemungkinan akan rusak dimakan rayap, untuk itu proses digitalisasi merupakan
langkah yang paling tepat.
Sampai saat ini jumlah data skripsi program strata satu (S1) yang terdapat pada
pangkalan data skripsi adalah sebanyak 3196 cantuman. Sedangkan untuk karya laporan
praktek kerja lapang program diploma tiga (D3) sebanyak 1428 cantuman, Jadi total karya
tulis mahasiswa sebanyak 4624 cantuman. Jumlah tersebut belum termasuk sebagian dari
Karya ilmiah mahasiswa tahun 2009, sedangkan untuk tahun 2010 sama sekali belum ada
di cantuman. Jumlah tersebut juga kemungkinan masih akan bertambah, karena setelah
menelusuri cantuman demi cantuman ternyata penulis menemukan bahwa skripsi tahun
2006 sama sekali belum ada di data base, juga untuk skripsi tahun 2007 sebagian belum
masuk dalam data base, hal ini disebabkan karena belum pernah diinput oleh petugas yang
sebelumnya.
Selain hal tersebut, penulis yang juga mengelola dan melayani pengguna di bagian
skripsi masih kesulitan menentukan jumlah skripsi tiap fakultas dan jurusan, dikarenakan
pada data base skripsi dan laporan penelitian dosen belum dibuat “ruas” khusus yang
mencantumkan fakultas dan jurusan. Baru pada awal tahun 2011 penulis memulai proses
tersebut. Berikut Jumlah skripsi berdasarkan Fakultas sesuai data base pada bagian
pelayanan skripsi
Tabel 1. Persentase Jumlah Skripsi berdasarkan fakultas
Kode Fakultas Jumlah Persentase
A Fapertek 1271 19.8B FPPK 523 16.4C MIPA 132 4.1D Kehutanan 1139 35.6E Ekonomi 97 3.0F Sastra 33 1.0
Jumlah 3196 100.0
Jumlah skripsi yang paling banyak adalah dari Fakultas Pertanian dan Teknologi
Pertanian (Fapertek) dan paling sedikit adalah Fakultas Sastra hal tersebut terjadi mungkin
karena Fakultas Sastra merupakan fakultas yang baru.
Tabel 2. Persentase Jumlah Laporan Kuliah Kerja Lapangan berdasarkan fakultas
Kode Fakultas Jumlah Persentase
A Fapertek 780 54.6B FPPK 302 21.1C MIPA 84 5.9D Kehutanan 262 18.3E Ekonomi 0 0F Sastra 0 0
Jumlah 1428 100.0
Jumlah laporan KKL paling banyak adalah Fakultas Pertanian dan Teknologi
Pertanian (Fapertek) dan paling sedikit adalah Fakultas MIPA, sedangkan Fakultas
Ekonomi dan Fakultas Sastra tidak ada karena kedua fakultas tersebut tidak membuka
jenjang Program Diploma. Namun sekali lagi dijelaskan bahwa data tersebut belum
sepenuhnya benar karena data base yang penulis kelola saat ini masih banyak kesalahan
baik dari belum lengkapnya ruas pengisian data maupun kesalahan yang terjadi pada saat
proses input data yang dilakukan oleh petugas sebelumnya.
KOLEKSI TESIS DAN DISERTASI
Tesis/disertasi adalah karya tulis yang dibuat sebagai salah satu syarat untuk
memperoleh gelar atau ijazah pendidikan tinggi jenjang pascasarjana yaitu S2 dan S3.
Koleksi tesis/disertas yang dimiliki perpustakaan unipa masih sangat terbatas (sedikit).
Perpustakaan Unipa menerima karya tulis tersebut dari Staf dosen yang mengikuti
pendidikan S2 dan S3 di luar Unipa. Sama seperti skripsi, pengolahan tesis/disertasi juga
menggunakan system klasifikasi DDC dan untuk pembuatan data bibliografinya juga
menggunakan WINISIS
Jumlah tesis dan disertasi yang ada pada perpustakaan Unipa adalah 56 judul yang
terdiri dari 5 judul disertasi dan 51 judul tesis. Minimnya koleksi tesis dan disertasi pada
perpustakaan unipa disebabkan karena tidak adanya kewajiban bagi staf dosen untuk
menyerahkan karya tesis dan disertasinya ke perpustakaan Unipa, padahal Staf dosen yang
telah menyelesaikan Program S2 dan S3 sudah cukup banyak. Oleh karena itu penulis
menyarankan untuk dibuat Peraturan Rektor yang mewajibkan staf dosen menyerahkan
tesis/disertasi maupun karya yang lainnya ke perpustakaan Unipa.
Tabel 3. Persentase Jumlah Koleksi Tesis/Disertasi Berdasarkan Klasifikasi DDC.
No. Subyek Jumlah Persentase
1. Ekonomi pembangunan 2 4,42. Kajian Wanita 1 2,23. Kehutanan 6 13,24. Lingkungan 3 6,75. Oseanografi 1 2.26. Perikanan 2 4,47. Pertanian 13 28,98 Peternakan 10 22,29. Sosek Pertanian 5 11,110. Sosiologi pedesaan 1 2,211. Teknologi hasil pertanian 1 2,2
Jumlah 45 100.0
Dari tabel tersebut terlihat bahwa tesis dan disertasi yang paling banyak adalah
pertanian, peternakan, dan kehutanan, hal ini disebabkan karena Jurusan Pertanian,
Peternakan dan Kehutanan merupakan Jurusan yang berusia paling tua di Unipa yaitu
dibuka sejak Unipa masih bernama FPPK Uncen.
KOLEKSI BUKU
Buku merupakan koleksi yang paling banyak di Perpustakaan Unipa. Pengolahan
buku dilakukan dengan mengadopsi sistem yang digunakan oleh perpustakaan IPB yaitu
Anglo American Cataloging Rules edisi 2 untuk pengkatalogan deskriptifnya, dan DDC
untuk pedoman klasifikasinya. Sedangkan program yang digunakan untuk
komputerisasinya masih menggunakan CDS/ISIS dengan format INDOMARC yang sudah
disederhanakan. Buku dikelompokkan berdasarkan subyek dan setiap buku diberi nomor
panggil untuk menunjukkan lokasi tempat buku tersebut.
Perlu diketahui juga bahwa sebenarnya Perpustakaan Unipa merupakan salah satu
perpustakaan deposit atau biasa disebut RIO (Regional Information Outlet) bagi terbitan
Bank Dunia dan sampai saat masih mendapat kiriman publikasi dari Bank Dunia, namun
pengelolaannya tidak dilakukan secara baik sehingga buku terbitan Bank dunia tersebut
tidak dapat diketahui jumlahnya secara pasti.
Data yang diambil untuk mengidentifikasi koleksi buku adalah pangkalan data
buku pada bagian pengolahan bahan pustaka. Kondisi data tersebut terdapat data yang
tidak lengkap data bibliografisnya (tahun terbit, penulis, dan subyek kadang tidak ada.
Bahkan judul kadang tidak lengkap), duplikasi data, dan kadang tidak mencantumkan
jenis bahasa. Untuk itu, ke depannya penulis menyarankan untuk melakukan pengeditan
terhadap data base. Kemudian data yang duplikasi perlu diidentifikasi dengan fisiknya
yang sudah ada di rak, karena ini membutuhkan waktu yang cukup lama, maka perlu
dilakukan perencanaan yang matang. Berdasarkan data yang dilihat pada data base bagian
pengolahan bahan pustaka adalah sebanyak 8614 judul. Untuk buku pengadaan tahun 2008
dan tahun 2009 belum bisa diidentifikasi karena belum diinput ke database dan sampai saat
ini masih bertumpuk di ruang pengolahan. Hasil pengamatan tentang kondisi buku
perpustakaan dijelaskan sebagai berikut :
1. Jenis Bahasa
Pada tahun 200 – 2004 penulis diberi kepercayaan oleh kepala UPT Perpustaakn saat
itu untuk menyusun daftar pengadaan buku. Yang penulis lakukan saat itu adalah
membuat formulir usulan pengadaan buku yang kemudian disebarkan ke program
studi. Pada saat tersebut kebanyakan dosen mengusulkan buku yang berbahasa
inggris, hal ini mempengaruhi koleksi perpustakaan, sehingga koleksi buku yang
berbahasa Indonesia dan berbahasa Inggris perbandingannya hampir sama, yaitu yang
berbahasa Indonesia 52,6 persen sedangkan yang berbahasa inggris 46,6 persen.
Adapun koleksi dengan bahasa lain seban 0,8 persen merupakan koleksi yang sudah
lama. Untuk lebih jelasnya data koleksi buku pada perpustakaan unipa dapat dilihat
pada diagram berikut :
Gambar 1. Persentase jumlah buku berdasarkan jenis bahasa
2. Tahun Terbit
Untuk pengambilan data tahun terbit, koleksi buku dikelompokkan menjadi 3
kelompok tahun terbit. Buku yang paling banyak adalah yang terbit pada tahun
1990 – 2009 yaitu 5078 judul (58.95%)
Tabel 4. Persentase Jumlah buku berdsarkan tahun terbit.
Tahun TerbitJumlah
Judul Persentase≤ 1969 1147 13,32
1970 – 1989 2389 27,731990 – 2009 5078 58.95
Jumlah 8614 100.00
Jika dilihat dari tabel tersebut di atas, koleksi buku pada perpustakaan
Unipa bisa dikatakan masih minim. Dengan adanya anggaran pembangunan untuk
pengadaan buku setiap tahunnya diharapkan perpustakaan dapat memanfaatkannya
seoptimal mungkin sehingga dapat menyediakan buku-buku yang relevan untuk
menunjang kegiatan Tri Dharma Perguruan Tingginya. Berikut Diagram
Persentase Jumlah Buku berdasarkan tahun terbit
Gambar 2. Persentase jumlah buku berdasarkan tahun terbit
3. Subyek
Seperti telah dijelaskan bahwa Buku-buku diperpustakaan Unipa
dikelompokkan berdasarkan klasifikasi DDC. Jika dilihat secara Kelompok subyek
maka datanya dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 5. Persentase Jumlah Koleksi Tesis/Disertasi Berdasarkan Klasifikasi DDC.
Kelas SubyekJumlah
Judul Persentase000 Umum 641 7,44100 Filsafat 103 1,20200 Agama 97 1,13300 Ilmu-Ilmu Sosial 1337 15,52400 Bahasa 653 7,58500 Matematika dan Ilmu Alam 1466 17,02600 Ilmu terapan 3649 42,36700 Seni, Rekreasi 125 1,45800 Sastra 227 2,64900 Geografi 316 3,67
Jumlah 8614 100,00
Jika dilihat dari subyeknya, maka yang paling banyak adalah buku-buku
ilmu terapan, ilmu, ilmu-ilmu sosial dan lainnya. Berikut diagram ke empat
golongan tersebut.
Gambar 3. Persentase jumlah buku berdasarkan subyek
Golongan ilmu terapan mencakup ilmu pertanian dan teknologi pertanian,
kehutanan perikanan, kelautan. Untuk melihat proporsi jumlah buku menurut
subyeknya perlu dikaji lebih mendalam lagi.
KOLEKSI TERBITAN BERSERI
Terbitan berseri adalah terbitan yang direncanakan untuk diterbitkan terus menerus dengan
jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk jenis terbitan berseri adalah surat kabar,
majalah, jurnal, laporan (tahunan, Triwulan, bulanan dan sebagainya). Majalah merupakan
sarana komunikasi formal termasuk pertukaran informasi ilmiah melalui saluran formal.
Informasi yang dimuat dalam majalah maupun jurnal bersifat lebih mutakhir dibanding
informasi dalam pustaka lain seperti buku. Oleh karena itu majalah banyak diminati oleh
banyak pengguna informasi terutama bagi peneliti. Namun ironisnya tak satupun majalah
dan jurnal yang dilanggan secara tetap oleh perpustakaan Unipa. Sejak awal tahun 2010
perpustakaan unipa melanggan jurnal online yang disediakan DIKTI, namun jurnal
tersebut peminatnya sangat kurang hal tersebut disebabkan karena selain akses internet
yang sangat lambat, juga karena kebanyakan jurnal tersebut berbahasa inggris.
Koleksi dan majalah yang dikoleksi oleh perpustakaan unipa saat ini kebanyakan
didapatkan secara gratis yang berasal dari pemberian dan hadiah (promosi) sedangkan
pembelian biasanya dilakukan bersamaan dengan pembelian buku. Sampai saat ini data
bibliografi terbitan berseri belum pernah dibuat dan petugas yang khusus menangani hal
tersebut juga belum ada. Maka setiap ada permintaan data mengenai data mengenai
terbitan berseri yang dilakukan adalah menghitungnya secara manual, hal tersebut selain
menguras tenaga juga tidak efisien karena memiliki tingkat kesalahan yang tinggi. Hal
tersebut perlu dipikirkan untuk mencari solusinya.
KOLEKSI DIGITAL
Koleksi digital menurut istilah perpustakaan adalah koleksi yang telah dibuat dalam bentuk
elektronik. Menurut istilah, digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem
digital (Kamus besar Bahasa indonesia). Saat ini penggunaan teknik digital lebih disukai
karena berbagai alasan, di antaranya :
a. Lebih mudah dirancang
b. Penyimpanan informasi lebih muah
c. Ketepatan dan ketelitiannya lebih tinggi dibanding sistem analog
d. Pengoperasian lebih mudah
e. Tidak dibatasi ruang dan waktu
f. Hemat tempat, dan
g. Lebih interaktif.
Saat ini perpustakaan Unipa telah melakukan proses digitalisasi bahan pustaka terutama
untuk koleksi skripsi dan laporan penelitian dosen. Dalam melakukan proses digitalisasi,
belum memiliki aturan/kebijakan khusus, bagian digital tidak memiliki perioritas terhadap
jenis skripsi yang bagaimana yang seharusnya didahulukan, yang jadi prioritas hanyalah
menscanning skripsi/laporan sebanyak-banyaknya.
Koleksi skripsi yang sudah dibuat dalam bentuk digital adalah sebanyak 2144 judul,
laporan praktek kerja lapangan (PKL) sebanyak 854 judul, sedangkan untuk laporan
penelitian dosen sebanyak 398 judul. Untuk lebih jelasnya disajikan pada tabel berikut :
Tabel 5. Persentase Jumlah Koleksi digital skripsi berdasarkan jenjang dan jurusan.
No FakultasJenjang
S1 D3Jumlah Persentase Jumlah Persentase
Fapertek 755 35,21 153 17,92FPPK 364 16,98 187 21,90Kehutanan 710 33,12 178 20,84MIPA 173 8,07 336 39,34Ekonomi 84 3,92 0 0Sastra 58 2,71 0 0
Jumlah 2144 100 854 100
Tabel 5. Persentase Jumlah Koleksi digital Laporan penelitian dosen berdasarkan jurusan.
No. Fakultas Jumlah Persentase
Fapertek 107 26,88FPPK 217 54,52Kehutanan 6 1,51MIPA 54 13,57Ekonomi 3 0,75Sastra 11 2,76
Jumlah 398 100
Hal lain yang perlu menjadi perhatian, khususnya Kepala UPT Perpustakaan terkait
dengan koleksi skripsi, laporan praktek mahasiswa Diploma tiga (D3), dan laporan
penelitian dosen adalah sebagai berikut :
1. Pendistribusian skripsi ke perpustakaan oleh mahasiswa yang baru lulus, Skripsi
yang didistribusikan ke perpustakaan langsung ditangani oleh bagian Digitalisasi
bahan pustaka dan bukan oleh bagian pengadaan. Kebijakan yang ditempuh saat ini
adalah bahwa mahasiswa yang menyerahkan skripsi ke perpustakaan diwajibkan
menyerahkan skripsi dalam bentuk hard copy yang harus disertai dengan format
digital. Namun demikian ada juga sebagian mahasiswa dengan berbagai alasan
hanya menyerahkan hard copynya saja, oleh bagian digitalisasi skripsi tersebut
langsung dibongkar kemudian discan untuk dibuat format digitalnya tanpa
dibuatkan data Bibliografinya terlebih dahulu sehingga tidak semua skripsi ada
data bibliografinya, hal ini jelas akan merugikan perpustakaan sendiri.
2. Proses digitalisasi (scanning) skripsi sebaiknya diprioritaskan skripsi dan laporan
penelitian yang sudah lama terutama skripsi tahun 1970-an sampai tahun 1990-an.
Dengan pertimbangan bahwa karya ilmiah tersebut semakin lama semakin rusak
dan bahkan banyak yang tulisannya semakin buram dan tidak bisa terbaca. Sesuai
pengamatan penulis, bahwa yang terjadi saat ini, bagian digitalisasi menscanning
skripsi secara tidak berurutan.
3. Sebaiknya bagian digitalisasi membuat daftar skripsi yang sedang atau sudah
discaning, hal tersebut dimaksudkan agar bagian pelayanan skripsi tidak bingung
dalam menelusuri skripsi yang sedang dicari oleh pengguna.
PENUTUP
Koleksi perpustakaan merupakan sarana yang sangat penting dalam usaha meningkatkan
layanan sebuah perpustakaan. Kondisi koleksi yang perpustakaan unipa yang telah
dijelaskan merupakan gambaran sampai akhir tahun 2010. Masih ada beberapa data buku
dan skripsi yang belum bisa dipaparkan karena belum dilakukan pengolahan. Khusus
untuk koleksi terbitan berseri belum bisa dipaparkan, karena sama sekali belum ada
datanya.
Perlu dilakukan kajian yang lebih rinci untuk melihat proporsi koleksi dilihat dari segi
subyek yang lebih spesifik sesuai dengan sebaran program studi yang ada di lingkungan
Unipa. Mudah-mudahan kajian ini bermanfaat terutama untuk kegiatan pengembangan
koleksi perustakaan.
DAFTAR BACAAN
Basuki, Sulistyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia.
Dapertemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1994. Pedoman perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : DIKTI – Depdikbud RI.
Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka
PROFIL KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA
Oleh :
Akmal Untung
UPT PERPUSTAKAANUNIVERSITAS NEGERI PAPUA
MANOKWARI2011
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala
limpahan rahmat dan karuniaNYA.
Dalam kajian ini penulis berusaha mengevaluasi koleksi UPT Peerpustakaan Unipa
seobyektif mungkin dengan harapan Manajemen Perpustakaan Unipa sebagai “jantung”
Universitas Negeri Papua bisa ditingkatkan, khususnya dalam hal pengembangan koleksi
yang sampai saat ini masih minim, terlebih lagi diharapkan ada upaya pembenahan
manajemen data base. Hal ini penting mengingat peran perpustakaan yang bertujuan untuk
menunjang kegiatan program Tri Dhara Perguruan Tinggi.
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada Kepala UPT Perpustakaan atas ijin
yang diberikan untuk melakukan kajian ini. Ucapan terima kasih yang sama penulis
sampaikan kepada rekan-rekan khususnya bagian digital dan bagian pengolahan pustaka
yang telah menginjinkan penulis untuk melihat/mengevaluasi koleksi perpustakaan melalui
data base yang dikelolanya.
Wassalam
Manokwari, 01 April 2011
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar
PROFIL KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIPA.........................................................1
Pendahuluan..........................................................................................................1
Koleksi Perpustakaan............................................................................................2
EVALUASI KOLEKSI................................................................................................3
Koleksi Perpustakaan Unipa.................................................................................5
Koleksi Skripsi................................................................................................5
Koleksi Tesis dan Disertasi.............................................................................8
Koleksi Buku...................................................................................................9
Jenis Bahasa..............................................................................................10
Tahun Terbit..............................................................................................10
Subyek.......................................................................................................11
Koleksi Terbitan Berseri................................................................................13
Koleksi Digital...............................................................................................13
PENUTUP.....................................................................................................................16
Daftar Bacaan................................................................................................................17