UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
PROFIL AUDIT DALAM
SECARA RINGKAS § Audit Dalam USM ditubuhkan pada tahun 1982 § Perlaksanaan Audit Dalam di Universiti berdasarkan kepada Pekeliling
Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1979 (dibatalkan) dan Surat Pekeliling Am Bil 2 Tahun 1993 (dibatalkan). Pada masa ini pelaksanaan Audit Dalam berdasarkan kepada Surat Pekeliling Am Bil 3 Tahun 1998 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri berkuatkuasa mulai 21 Julai 1998.
§ Unit Audit Dalam berfungsi untuk membantu pengurusan Universiti bagi
mengkaji sumber diurus dan ditadbir dengan wajar selaras dengan semua peraturan Universiti.
§ Unit Audit Dalam ialah satu entiti yang bebas (independent) di Universiti dan
bertanggungjawab secara langsung kepada Naib Canselor. § Laporan audit akan dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit yang di
anggotai dari kalangan ahli Lembaga Pengarah Universiti.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
AUDIT DALAM
1. Penubuhan Unit Audit Dalam
Unit Audit Dalam ditubuhkan pada tahun 1982 bertujuan untuk membantu pihak
pengurusan Universiti dan Lembaga Pengarah Universiti dalam melaksanakan
tanggungjawab mereka dengan berkesan.
2. Kebebasan dan Bidangkuasa Audit Dalam
2.1 Kedudukan Audit Dalam hendaklah bebas dari pengaruh pegawai-pegawai
yang bertanggungjawab secara langsung ke atas operasi-operasi yang diaudit.
2.2 Audit Dalam adalah bertanggungjawab terus kepada Naib Canselor dan Naib
Canselor harus menentukan Audit Dalam dapat memperolehi segala rekod-
rekod dan dokumen-dokumen yang berkaitan tugasnya.
3. Tanggungjawab
Audit Dalam adalah bertanggungjawab menjalankan tugas audit kewangan dan
audit pengurusan dengan bidang tugas seperti berikut:-
3.1 Mengkaji semula organisasi dalam tempoh tertentu untuk mengetahui sama
ada fungsi perancangan, penyeliaan, arahan dan pengawalan berdasarkan
dasar, arahan dan peraturan pengurusan telah dilaksanakan dengan berkesan
sejajar dengan objektif dan amalan pengurusan yang baik.
3.2 Menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman
dan pengawasan operasi.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
3.3 Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat kewangan dan mengenalpast i
cara untuk mengukur, menjenis dan melaporkan maklumat tersebut.
3.4 Mengkaji sistem sedia ada untuk memastikan ianya selaras dengan dasar dan
peraturan terutamanya bidang yang mempunyai kesan terhadap operasi serta
menentukan sama ada organisasi mematuhinya. Jika perlu, mencadangkan
dasar yang sesuai.
3.5 Mengkaji cara yang sesuai untuk melindungi aset dan mengesahkan
kewujudan aset tersebut.
3.6 Menilai faedah dan keberkesanan penggunaan sumber yang ada,
mengenalpasti peluang untuk meningkatkan penggunaan sumber serta
mencadangkan cara untuk mengatasi masalah yang berkaitan.
3.7 Mengkaji perjalanan organisasi dan pelaksanaan program untuk memastikan
sama ada hasilnya selaras dengan objektif yang telah ditentukan, dan sama
ada ianya telah dilaksanakan sepertimana yang dirancangkan.
3.8 Menyelaras tugas Audit Dalam dengan Audit Luar.
3.9 Bersama-sama merancang, merekebentuk, membangun, melaksanakan
sistem pengurusan berasaskan komputer terutama dari aspek : (a) Ciri-ciri
kawalan (b) Ciri-ciri ketepatan (c) Keupayaan merekod dokumentasi, supaya
sistem yang dimajukan ini dapat membantu Universiti mencapai matlamatnya.
3.10 Mengemukakan jadual kerja auditan tahunan kepada Naib Canselor dan
Jawatankuasa Audit untuk pertimbangan dan kelulusan.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
3.11 Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai sesiapa yang sepatutnya
mengambil tindakan di atas sesuatu teguran audit.
3.12 Melaporkan staf yang didapati melakukan penyelewengan.
3.13 Memastikan setiap perancangan dan tindakan yang dibuat oleh Universiti telah
mengambilkira pandangan audit sebelumnya.
3.14 Menilai semua rancangan dan tindakan yang telah diambil selaras dengan
teguran audit mengenainya.
3.15 Mengemukakan laporan setiap suku tahun kepada Jawatankuasa Audit yang
meliputi perkara berikut :
3.15.1 Tindakan susulan yang telah diambil di atas penemuan audit yang
penting.
3.15.2 Peningkatan keberkesanan dan kelicinan operasi, hasil daripada
tindakan audit.
3.15.3 Penyelarasan Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelakkan
pertindihan.
3.15.4 Perancangan kerja audit.
3.15.5 Halangan yang dihadapi dalam melaksanakan kerja-kerja audit.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
4. Laporan Audit Dalam
4.1 Jawatankuasa Audit/Naib Canselor bertanggungjawab memastikan laporan
Audit Dalam diberi perhatian sewajarnya dan, di mana berkaitan,
mengarahkan supaya penyiasatan lanjut dijalankan.
4.2 Ketua-Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk
mengemukakan maklumbalas terhadap penemuan audit dengan cepat iaitu
tidak lewat dari empat belas (14) hari dari tarikh laporan diterima. Sekiranya
tindakan telah diambil berhubung teguran-teguran audit yang telah
dibangkitkan, Ketua-Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab
untuk mengemukakan tindakan pembetulan yang telah diambil kepada Naib
Canselor . Sekiranya yang dilaporkan hanya merupakan rancangan tindakan,
laporan pelaksanaan hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor sebaik
sahaja tindakan tersebut disempurnakan.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
JAWATANKUASA AUDIT
1. Penubuhan Jawatankuasa Audit Universiti
Jawatankuasa Audit ditubuhkan pada tahun 1998 untuk meneliti laporan Audit
Dalam dan Audit Luar yang keahliannya dilantik daripada kalangan Ahli Lembaga
Pengarah Universiti.
2. Keanggotaan Jawatankuasa Audit Universiti
2.1 Jawatankuasa tersebut boleh dianggotai oleh tiga (3) hingga lima (5) orang
ahli terdiri daripada Ahli Lembaga Pengarah Bukan Eksekutif. Jawatankuasa
Audit boleh melantik Pengerusinya sendiri atau boleh juga dilantik oleh
Lembaga Pengarah Universiti.
2.2 Ketua Audit Dalam hendaklah mengurusetiakan Jawatankuasa Audit
Universiti.
3. Fungsi dan Tugas-tugas Jawatankuasa Audit Universiti
Fungsi utama Jawatankuasa Audit Universiti ialah :
3.1. Mengkaji keperluan Audit Dalam termasuk piagamnya.
3.2. Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam.
3.3. Mengkaji perancangan aktiviti audit oleh Audit Dalam yang meliputi skop kerja,
jadual, keanggotaaan, serta penyelarasan di antara Audit Dalam dan Luar.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
3.4. Mengkaji laporan daripada Audit Dalam dan Luar dan memperakukan tindakan
susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah.
3.5. Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung dengan penyata
kewangan dan laporan-laporan kewangan lain yang dikeluarkan.
3.6. Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung dengan maklumat
prestasi secara kuantitatif di atas aktiviti yang tertakluk kepada auditan dan
perkara lain yang melibatkan tanggungjawab sebagaimana yang diputuskan
oleh Lembaga Pengarah.
3.7. Mengesan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan oleh Lembaga
Pengarah serta tatakelakuan pegawai/staf dan mengambil daya usaha
menyiasat sebarang pertelingkahan yang berlaku dalam Universiti.
3.8. Memastikan bahawa Universiti sentiasa mengubahsuai pelaksanaan kerja
selaras dengan perubahan ikhtisas yang berlaku dalam bidang perakaunan
seperti pengisytiharan oleh Institut Akauntan Malaysia dan Jawatankuasa
Piawaian Perakaunan Antarabangsa.
3.9. Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai staf yang didapati telah
melakukan sebarang penyelewengan, untuk tindakan yang sesuai.
3.10. Melaksanakan fungsi-fungsi yang ditetapkan oleh Lembaga Pengarah
Universiti dari semasa ke semasa.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
4. Laporan Audit Dalam
4.1 Jawatankuasa Audit Universiti adalah berkuasa meminta pegawai-pegawai
Universiti hadir dan memberi keterangan dalam mesyuaratnya dan juga meminta
dikemukakan rekod dan dokumen yang berhubung kait dengan perkara yang
diaudit.
4.2 Jawatankuasa Audit hendaklah membentangkan laporan setiap suku tahun di
mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti. Sekiranya tiada pemerhatian audit
diterima, Jawatankuasa Audit hendaklah melaporkan demikian dalam laporan
suku tahunnya.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
Y. Bhg. Datuk Mustafa Mansur Pengerusi
Y. Brs. Prof Dr. Rujhan Mustafa Ahli
Y. Bhg. Datuk Abdullah Abdul Wahab Ahli
Tn Hj Mohd Salleh Malim Merican ( Ketua Audit Dalam )
Setiausaha
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
TATACARA MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT
UNIVERSITI SAINS MALAYSIA MESYUARAT.
1.1. Mesyuarat Biasa
1.1.1. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga (3)
bulan sekali.
1.1.2. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat biasa hendaklah diedarkan
kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum tarikh
mesyuarat.
1.2. Mesyuarat Khas Dan Mesyuarat Tergempar
1.2.1. Mesyuarat–mesyuarat khas boleh diadakan oleh Pengerusi atas
permintaannya sendiri. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat
khas hendaklah dihantar kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya empat (4)
hari sebelum tarikh mesyuarat itu diadakan.
1.2.2. Mesyuarat-mesyuarat tergempar boleh diadakan oleh Pengerusi atas
kebijaksanaannya sendiri. Notis dan agenda bagi mana-mana mesyuarat
tergempar hendaklah disampaikan kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya
dua puluh empat (24) jam sebelum masa dan tarikh mesyuarat.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
2. KEANGGOTAAN.
Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia dianggotai oleh tiga (3) orang ahli
Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif yang dilantik oleh Lembaga Pengarah
Universiti Sains Malaysia dan Ketua Juruaudit Dalam Universiti Sains Malaysia.
3. PENGERUSI.
Lembaga Pengarah Universiti Sains Malaysia akan melantik seorang (1) ahli
Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif menjadi Pengerusi Jawatankuasa
Audit Universiti Sains Malaysia.
4. AHLI.
Lembaga Pengarah Universiti Sains Malaysia akan melantik dua (2) orang ahli
Lembaga Pengarah Universiti bukan eksekutif menjadi ahli-ahli Jawatankuasa Audit
Universiti Sains Malaysia. 5. SETIAUSAHA.
Ketua Audit Dalam Universiti Sains Malaysia. 6. KORUM.
Sekurang-kurangnya dua pertiga (2/3) daripada jumlah keseluruhan ahli
Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia.
7. MINIT-MINIT.
7.1. Minit mana-mana mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah diedarkan kepada
semua ahli tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat berikutnya.
7.2. Jika ada pindaan kepada minit-minit tersebut, maka pindaan itu dibangkitkan
dalam mesyuarat ataupun dibuat secara bertulis.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
7.3. Minit-minit mesyuarat Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia hendaklah
disahkan dalam mesyuarat biasa akan datang. 8. UNDIAN.
8.1. Bagi maksud memutuskan sesuatu perkara, undian hendaklah diputuskan
dengan undi majoriti ahli-ahli yang hadir dan pada kebiasaannya undian adalah
dijalankan dengan mengangkat tangan.
8.2. Pengerusi dan setiap ahli adalah berhak mengundi sekali sahaja, tetapi jika
terdapat persamaan undi, Pengerusi boleh menjalankan undi kedua atau undi
pemutus.
8.3. Undi majoriti merupakan keputusan Jawatankuasa Audit Universiti Sains
Malaysia untuk semua tujuan laporan dengan syarat:
8.3.1. Dalam mana-mana perkara yang diundikan, seseorang ahli boleh
memohon supaya bilangan undi yang dibuat dan undinya sendiri
direkodkan.
8.3.2. Dalam mana-mana perkara yang diundikan, seseorang ahli boleh
meminta supaya undian dijalankan secara sulit.
8.4. Sebelum sesuatu undian dijalankan di atas mana-mana perkara yang akan
diundikan, usul dan pindaan-pindaan akan dibacakan dengan jelas oleh
Setiausaha.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
9. KEPUTUSAN JAWATANKUASA AUDIT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA.
Sesuatu perkara yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Audit Universiti Sains
Malaysia tidak boleh dibuka semula bagi perbincangan kecuali dengan kelulusan
daripada Pengerusi.
10. SURAT MENYURAT DAN PERJALANAN MESYUARAT BERSIFAT SULIT.
Dokumen-dokumen yang diedarkan kepada ahli-ahli dan perjalanan
mesyuarat-mesyuarat Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia hendaklah
disifatkan sebagai SULIT. 11. PENGEDARAN PERKARA PENTING.
11.1. Atas budibicara Naib Canselor, selepas berunding dengan Pengerusi
Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia, sebarang perkara penting boleh
diedarkan untuk kelulusan ahli-ahli Jawatankuasa Audit Universiti Sains
Malaysia dengan syarat:-
11.1.1. ahli-ahli diberi sekurang-kurangnya tujuh (7) hari daripada tarikh surat
edaran itu dikeluarkan untuk mengemukakan bantahannya, jika ada.
11.1.2. jika ada dua (2) orang atau lebih ahli-ahli yang membantah perkara-
perkara yang diurus secara edaran itu, maka perkara-perkara itu tidak
boleh diluluskan tetapi hendaklah dimasukkan dalam agenda mesyuarat
khas yang akan datang atau dalam satu mesyuarat biasa.
11.2. Jika tiada jawapan diterima dalam tempoh tujuh (7) hari yang tersebut dalam
perkara 11.1 daripada mana-mana ahli menyatakan kelulusan atau
bantahannya terhadap sebarang perkara yang diutuskan secara edaran itu,
akan disifatkan sebagai bermakna bahawa perkara itu telah diluluskan oleh
ahli.
UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam
12. KEHADIRAN MESYUARAT.
12.1. Jika Pengerusi tidak hadir dalam sesuatu mesyuarat, mana-mana ahli lain
sebagaimana yang dipilih oleh ahli-ahli yang hadir hendaklah bertugas sebagai
Pengerusi bagi maksud mesyuarat tersebut.
12.2. Ahli yang tidak hadir dalam sesuatu mesyuarat adalah juga tertakluk kepada
keputusan-keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat itu.
12.3. Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia adalah berkuasa meminta
pegawai-pegawai Universiti hadir dan memberi keterangan dalam
mesyuaratnya dan juga meminta dikemukakan rekod dan dokumen yang
berhubung kait dengan perkara yang sedang diperiksa. 13. PINDAAN KEPADA ATAU PENGGANTUNGAN TERHADAP TATACARA
MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT UNIVERSITI SAINS MALAYSIA.
13.1. Pindaan-pindaan kepada tatacara mesyuarat boleh dibuat pada bila-bila masa
dengan ketetapan Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia.
13.2. Jawatankuasa Audit Universiti Sains Malaysia boleh dengan ketetapan,
menggantung tatacara mesyuarat ini.
Dikemaskini: JKA KE-10 (BIL. 2/2005) 23.12.2005