PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
SGC.CPNC
Nombre Cargo Fecha Firma
Elaborado por Macarena Guzmán Cornejo
Analista de Planificación y Control de Gestión
10.09.2010
Revisado por Paulina Fernández Pérez
Analista de Planificación y Control de Gestión
10.09.2010
Aprobado por Jimena Moreno Hernández
Representante de la Dirección
10.09.2010
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ISO 9001-2008
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
Código: SGC.CPNC Versión: 6.0 Página: 2 de 13 Fecha: 10.09.10
HISTORIA E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
VERSIÓN ÍTEM FECHA CAMBIOS
2.0 25.07.07 Cambio de flujo de proceso
2.0 25.07.07 Cambio de descripción de actividades en consecuencia con el cambio de flujo
2.0 25.07.07 Se incluyo el punto 5 disposiciones generales
3.0 22.09.08 Se modifica flujograma y la descripción de actividades
3.0 22.09.08 Se modifica tabla de historial de cambios, integrándose columna de Item.
3.0 3 22.09.08 Se modifican Responsables.
3.0 4 22.09.08 Se elimina punto de definiciones, los cuales se encuentran en documento “Conceptos y Terminología”
3.0 5 22.09.08 Se modifican las disposiciones generales
3.0 6 22.09.08 Se cambia herramienta de control por matriz de Acciones Correctivas y Preventivas
3.0 7 22.09.08 Se modifica Norma ISO 9001:2008 y se agrega documento “Conceptos y Terminología”
3.0 8 22.09.08 Se modifica tabla de registro eliminándose registros antiguos e integrando otros, acorde a la modificación del flujograma
3.0 9 Anexos 22.09.08 Se eliminan anexos
4.0 3 20.08.10 Se especifican las funciones de los actores que forman parte del Sistema.
4.0 5 20.08.10 Se genera un indicador para medir la gestión del procedimiento.
4.0 6 20.08.10
Se eliminan de las referencias los procedimientos de Control de Documentos, Auditoría Interna de la Calidad y Revisión por la Dirección, y se agregan el Manual de la Calidad Subsecretaría del Trabajo, y los Requisitos técnicos y Medios de Verificación, Programa Mejoramiento de la Gestión año vigente.
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4.0 7 20.08.10 Se modifican los registros, debido a cambios en el flujograma.
4.0 8 20.08.10 Se genera un nuevo flujograma que explica el desarrollo de este proceso.
4.0 9 20.08.10 Se incluye en los anexos la planilla de tratamiento de producto no conforme.
5.0 5 10.09.10 Se modifican los signos declarados en las metas de los indicadores de gestión.
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1.0 OBJETIVO El objetivo del presente documento es establecer una metodología para identificar, controlar y
prevenir la entrega no intencionada de productos que no cumplan con los requisitos establecidos por
los clientes, identificar la naturaleza de la no conformidad y dar un tratamiento al producto no
conforme.
2.0 ALCANCE El procedimiento del Control del Producto no Conforme es aplicable al SGC implementado para todos
los procesos que se encuentran definidos en el alcance del Manual de la Calidad de la Subsecretaría
del Trabajo.
3.0 RESPONSABLES -Encargado/a de Sistema donde se detecta el producto no conforme, es responsable de
elaborar, y actualizar la planilla de producto no conforme dispuesta en este procedimiento. Además
de recepcionar, y dar tratamiento a aquellos que pudiesen surgir durante la gestión de sus procesos,
detectados ya sea interna como externamente.
-Coordinador de la Calidad, es responsable de dar cumplimiento a todas las disposiciones
señaladas en este procedimiento.
-Encargado/a de Procedimiento: es el encargado de apoyar en la elaboración y actualización
periódica de las planillas de productos no conformes, y de proporcionar los partes de no conformidad
a los encargados de sistemas, en caso que algún proceso obtuviese productos no conformes para
sus clientes. Además, es el responsable de velar por la eficacia en la implementación de las acciones
correctivas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad ante la ocurrencia de algún producto no
conforme, e informar al Coordinador/a de la Calidad el estado de las acciones implementadas para
subsanar estos hallazgos.
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4.0 DISPOSICIONES GENERALES Métodos de Tratamiento de Productos no Conforme:
1. Concesión: corresponde a aquellos casos en que, estando de acuerdo el cliente, se libera o
se hace entrega del producto con algún grado aceptable de falla o brechas respecto de los requisitos
establecidos sin realizar ninguna actividad de disminución de estas brechas.
2. Corrección: corresponde a aquellos casos en que se realiza una corrección menor al
producto antes de su liberación o después de una devolución por parte del cliente, para hacer entrega
de un producto con fallas o brechas disminuidas o atenuadas.
3. Reproceso: Este tratamiento se realiza ante fallas mayores que impidan el correcto uso del
producto o desarrollo del servicio entregado. Se trata de cambios mayores en aspectos
fundamentales o en gran parte del producto o servicio entregado. 4. Reemplazo: Este tratamiento se aplica cuando no es factible realizar ninguno de los tres
tratamientos anteriores que implican un menor costo para la organización. Se trata de retirar por
completo el producto o servicio de circulación y liberar uno completamente nuevo al cliente.
5. Eliminación: Este tratamiento se tiene en casos de productos o servicios No Conformes que
no estén en condiciones de ser liberados y que además tienen carácter de irreemplazables.
5.0 HERRAMIENTA DE CONTROL Y/O INDICADOR DE GESTIÓN CLASIFICACIÓN DEL RESULTADO PERIODICIDAD
DE MEDICIÓN INDICADOR MALO REGULAR BUENO
1.
Porcentaje de planillas de
producto no conforme
actualizadas de acuerdo a los
requisitos técnicos, y gestión
de los procesos.
60% < IG 60% > IG <
89% IG = >90% Anual
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6.0 REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 “Sistema de Gestión de la Calidad –Requisitos”
Manual de la Calidad Subsecretaría del Trabajo
Requisitos técnicos y Medios de Verificación, Programa Mejoramiento de la Gestión año vigente.
Procedimiento documentado “SGC.PNC, Producto no Conforme”
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7.0 REGISTROS
Identificación Responsable(s) Almacenamiento
DisposiciónTiempo Medio de Soporte Lugar y Responsable
Correo electrónico
Encargado/a Procedimiento
2 años Digital y/o papel
Papel: Archivador ubicado en Oficina Unidad de Planificación y Control de Gestión “Sistema Gestión de la Calidad” pestaña producto no conforme Digital: PC Encargado/a de Procedimiento Carpeta ISO, sub carpeta Producto no Conforme
Eliminación
Planilla de Producto no Conforme
Encargado/a Procedimiento
2 años Digital y/o papel
Papel: Archivador ubicado en Oficina Unidad de Planificación y Control de Gestión “Sistema Gestión de la Calidad” pestaña producto no conforme Digital: PC Encargado/a de Procedimiento Carpeta ISO, sub carpeta Producto no Conforme
Eliminación
Parte de no conformidad
Encargado/a Procedimiento
2 años Papel
Auditorías Externas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías externas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría.
Eliminación
Medio de verificación que demuestra la eficacia de la acción implementada
Encargado/a Procedimiento
2 años Papel
Auditorías Externas: Archivador de Partes de no conformidad auditorías externas de la calidad, separado por fecha de cada auditoría.
Eliminación
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8.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
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Código: SGC.ACP Versión: 6.0 Página: 10 de 13 Fecha: 10.09.10
Descripción de las actividades Identificación Potenciales Productos no Conformes -Encargado/a de Procedimiento solicita actualización de la planilla de producto no conforme, a través
de correo electrónico a los Encargados/as de Sistemas.
-Encargado/a de Sistema es responsable de revisar los requisitos técnicos relativos a su Sistema,
donde se indican los potenciales productos no conforme de cada Sistema. Sin embargo, hay que
señalar que a estos productos, los Encargados/as de Sistema pueden incorporar aquellos que
consideren relevantes para la gestión de sus procesos.
-Una vez detectados los potenciales productos no conformes, el Encargado/a de Sistema realiza la
actualización de la planilla de producto no conforme.
-La planilla actualizada es enviada al Encargado/a del Procedimiento para su revisión y aprobación. En
caso de requerir modificaciones, el Encargado/a del Procedimiento solicita la corrección de la planilla, y
en caso de ser correcta se aprueba, y comunica al Coordinador de la Calidad.
Tratamiento de Productos no Conformes -Encargado/a de Sistema recepciona hallazgo detectado, a través de algún documento conductor que
puede ser correo electrónico, memorándum, etc.
-El Encargado/a de Sistema debe revisar la planilla de potenciales productos no conformes, y verificar
si efectivamente este corresponde a un hallazgo de este tipo. En caso de no corresponder a lo
declarado en la planilla, debe tratar el hallazgo de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de
Acciones Correctivas y Preventivas, y en caso de si corresponder a un producto no conforme debe
informar al Encargado/a del procedimiento sobre la detección de este producto no conforme.
- El Encargado/a del Procedimiento, una vez que conoce sobre la detección de algún producto no
conforme, genera el reporte de hallazgo, que dará curso al tratamiento de éste elemento detectado.
- Una vez generado el reporte de hallazgo, es enviado por parte del Encargado/a de Procedimiento al
Encargado/a de Sistema a fin de que comprometa la acción correctiva de acuerdo a lo declarado en la
planilla de producto no conforme, la que nuevamente es informada al Encargado/a de Procedimiento.
- El reporte de hallazgo con la acción comprometida es ingresado a la Matriz de Seguimiento, y de
acuerdo a la fecha comprometida de implementación, es el Encargado/a del Procedimiento quién
verifica el cumplimiento de la acción y la eficacia que esta logró. Esta eficacia la mide con un medio de
verificación que reporta el Encargado/a de Sistema, que permite no sólo la efectividad de la acción,
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sino que también el cumplimiento de lo declarado en la planilla, y evitar que el producto no conforme
vuelva a suceder.
-Si la acción fue implementada de acuerdo a lo comprometida, la acción es cerrada y en caso de no ser
así, se debe comprometer una segunda revisión que compruebe que el hallazgo ha sido subsanado.
- Periódicamente, el Encargado/a de Procedimiento informa al Coordinador de la Calidad sobre el
estado de avance de los Productos no Conforme de los distintos Sistemas que se encuentran bajo el
Sistema de Gestión de la Calidad.
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9.0 ANEXOS Planilla de Potenciales Productos no Conformes
Nº Área o Sistema
Categoría Descripción Potenciales Productos No Conformes
Responsable de asignar tratamiento Tratamientos Posibles
1 2 3 4 5 6 Nombre(s) Cargo(s) 1 2 3 4 5 6
Producto No Conforme
Categoría Descripción 1 El producto o servicio no satisface los requisitos de información, contenidos o características establecidos por el cliente. 2 El producto o servicio no satisface los requisitos para las actividades de entrega o prestación, tales como formato, plazo, ubicación, destinatario u otro establecido por el cliente. 3 El producto o servicio no satisface los requisitos posteriores a las actividades de entrega o prestación, establecidos por el cliente.
4 El producto o servicio no satisface los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o previsto para el mismo, cuando este sea conocido.
5 El producto o servicio no satisface requisitos normativos de tipo legal o técnico, relacionados con la prestación del mismo.
6 El producto o servicio no satisface algún requisito adicional determinado por la Institución.
Tratamiento
Categoría Descripción 1 Concesión: Este tipo de tratamiento corresponde a aquellos casos en que, estando de acuerdo el cliente, se libera o se hace entrega del producto con algún grado aceptable de
falla o brechas respecto de los requisitos establecidos sin realizar ninguna actividad de disminución de estas brechas.
2 Corrección: Este tipo de tratamiento corresponde a aquellos casos en que se realiza una corrección menor al producto antes de su liberación o después de una devolución por parte del cliente, para hacer entrega de un producto con fallas o brechas disminuidas o atenuadas.
3 Reproceso: Este tratamiento se realiza ante fallas mayores que impidan el correcto uso del producto o desarrollo del servicio entregado. Se trata de cambios mayores en aspectos fundamentales o en gran parte del producto o servicio entregado.
4 Reemplazo: Este tratamiento se aplica cuando no es factible realizar ninguno de los tres tratamientos anteriores que implican un menor costo para la organización. Se trata de retirar por completo el producto o servicio de circulación y liberar uno completamente nuevo al cliente.
5 Eliminación: Este tratamiento se tiene en casos de productos o servicios No Conformes que no estén en condiciones de ser liberados y que además tienen carácter de irreemplazables.
6 No aplica tratamiento: En estos casos no es posible aplicar ningún tratamiento al Producto No Conforme, pues no es posible mitigar los efectos del mismo.
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Anexo B: Matriz de Seguimiento de Acciones Correctivas y Preventivas