Download - P.perniagaan (pengawalan)
PENGAWALAN
FATINHANIF
DEFINISI Pengawalan ialah proses pemantauan prestasi
dan membandingkan apa yang dirancang dengan yang ditetapkan dan mengambil tindakan bagi memastikan aktiviti orgaanisasi dilaksanakan mengikut perancangan yang telah dibuat pada peringkat awal.
Pengawalan melibatkan penggunaan pelbagai alat untuk memantau aktiviti dengan merekod hasil yang di peroleh sebenar dengan pencapaian yang dirangcang
Perancangan dibuat oleh 3 peringkat pengurusan iaitu :
PENGURUSAN ATASAN
PENGURUSAN PERTENGAHAN
PENGURUSAN BAWAHAN
Sekiranya pengawalan tidak dilakukan dengan baik, maka hasil akhir mungkin tidak seperti yang dijangkakan. Kesannya, matlamat organisasi mungkin tidak akan tercapai..
Perbezaan antara pencapaian sebenar dengan pencapaian yang dirancang akan mewujudkan sisihan.
Sisihan ini menunjukkan penyelewengan telah berlaku. Setiap penyelewengan harus dikenal pasti dengan segera supaya tindakan pembetulan yang tepat boleh diambil.
KEPENTINGAN
Membolehkan segala aktiviti yang telah
dirancang
dilaksanakan
dengan baik
Membantu untuk
mengelakkan
sebarang penyelew
engan yang boleh
dijangka
Membolehkan punca kesilapan
atau penyelewe
ngan dikenal pasti
segera agar tindakan
pembetulan yang
tepat dapat diambil dengan segera
Mendapatkan
maklum balas
Membolehkan segala aktiviti yang telah dirancang
dilaksanakan dengan baik.
Suatu ketepatan atau garis panduan yang penting harus dibentuk bagi mengelakkan penyelewengan daripada peringkat awal hingga peringkat akhir pelaksanaan sesuatu aktiviti.
Membantu untuk mengelakkan sebarang
penyelewengan yang boleh dijangka
Sekiranya penyelewengan telah berlaku pada masa lalu, pengawalan dapat memastikan penyelewengan yang sama tidak berulang lagi pada masa akan datang.
Membolehkan punca kesilapan atau penyelewengan dikenal pasti segera
agar tindakan pembetulan yang tepat dapat diambil dengan segera
Kadang kala penyelewengan tidak dapat dielakkan terutamanya bagi aktiviti baru yang tidak mempunyai rekod masa lepas.
Mendapatkan maklum balas
Melalui pengawalan, sebarang aktiviti yang telah berlaku akan direkodkan.
Maklumat yang diperoleh boleh digunakan oleh pengurus sebagai garis panduan untuk melakukan perancangan dan pengawalan pada masa akan datang
KAWALAN KE ATAS ORGANISASI
Kawalan ke atas organisasi ialah kawalan yang melibatkan keseluruhan bahagian organisasi bagi memastikan matlamat organisasi tercapai.
Pengawalan akan bermula daripada peringkat pengurusan atasan hingga peringkat pengurusan bawahan.
Pihak pengurusan bawahan dikehendaki mematuhi sebarang perancangan dan pengawalan yang ditetapkan oleh pihak pengurusan atasan.
Kawalan organisasi sangat penting bagi memastikan aktiviti yang dijalankan selari dan konsisten dengan matlamat jangka pendek dan jangka panjang organisasi.
Melalui prinsip kawalan ini, organisasi dapat bergerak ke arah pencapaian matlamat yang ditetapkan , selaras dengan peraturan dan polisi organisasi.
TAHAP KAWALAN KE ATAS PROGRAM
Tahap kawalan ke atas program merujuk kepada proses pengawalan yang berlaku pada setiap peringkat perancangan organisasi.
Sesebuah organisasi lazimnya, mempunyai 3 tahap kawalan program mengikut tahap – tahap pengurusan yang berlainan iaitu :
KAWALAN STRATEGIK
KAWALAN TAKTIKAL
KAWALAN OPERASI
KAWALAN STRATEGIK
Merupakan kawalan terhadap kaedah pelaksanaan yang diamalkan oleh pengurusan atasan.
Apabila pengurusan atasan melakukan kawalan strategik, mereka terlibat dalam 3 aspek kawalan yang penting iaitu :
memantau faktor - faktor penting dalam persekitaran yang dapat mempengaruhi daya maju sesuatu rancangan strategik yang telah ditetapkan.
Menilai kesan rancangan – rancangan strategik.
Memastikan rancangan strategik dilaksanakan seperti yang dijangka.
Kegagalan kawalan ini akan mengakibatkan kegagalan kawalan taktikal dan operasi serta keseluruhan organisasi.
Kawalan strategik juga menuntut pengurus atasan untuk memastikan rancangan strategik dilaksanakan seperti yang dijangkakan.
Misalnya, untuk memastikan kos organisasi dikurangkan, pemberhentian pekerja perlu dilaksanakan bagi kerja – kerja yang tidak penting dalam tempoh yang ditetapkan.
KAWALAN TAKTIKAL
Merupakan kawalan yang dijalankan bagi memastikan kaedah kawalan yang diamalkan oleh setiap bahagian dalam organisasi dapat mencapai objektif bahagian yang telah ditetapkan.
Tahap kawalan ini dapat menyokong dan memperincikan tahap kawalan strategik.
Pengurusan pertengahan merupakan pihak yang bertanggungjawab terhadap kawalan ini.
Pengurusan pertengahan juga terlibat dalam kawalan strategik dari segi membekalkan meklumat atau laporan.
Pengurus pertengahan juga terlibat dalam kawalan operasi hanya dari segi memastikan rancangan operasi yang penting dilaksanakan dengan berkesan.
Misalnya, katakan kawalan strategi organisasi adalah untuk mengurangkan kos operasi pada semua peringkat. Maka strategi ini perlulah dilaksanakan oleh semua bahagian atau jabatan dalam organisasi. Setiap bahagian atau jabatan pula perlu menetapkan rancangan taktikal masing – masing.
Contohnya, salah satu rancangan taktikal dalam jabatan pengurusan dalam jabatan sumber manusia ialah pengurangan penggunaan kertas sebanyak 20% setiap bulan. Apabila rancangan taktikal ini dilaksanakan, pengurus
pertengahan perlu memantau dan mengawasi pelaksanaan rancangan tersebut.
Laporan mingguan perlu diberikan kepada pengurus pertengahan untuk menilai sejauh manakah penggunaan kertas telah berlaku. Sekiranya tidak ada sebarang perubahan, maka pengurus pertengahan perlu membuat tindakan pembetulan, contohnya dengan mengurangkan pembelian kertas.
KAWALAN OPERASI Kawalan organisasi berkait rapat dengan
pelaksanaan aktiviti dalam organisasi. Tahap kawalan ini penting dalam menentukan
pencapaian matlamat organisasi. Kawalan operasi dilakukan oleh pengurus
lini/penyelia. Dalam hal ini, pengurus lini mengawal aktiviti operasi harian, memantau hasil kerja harian dan mengambil tindakan pembetulan sekiranya diperlukan.
Kawalan operasi memberikan maklum balas kepada pengurus atasan tentang sejauh manakah rancangan jangka pendek dan jangka panjang dilaksanakan dengan berkesan.
JENIS KAWALA
N
KAWALAN DALAMAN
KAWALAN LUARAAN
KAWALAN DALAMAN Kawalan dalaman merupakan suatu bentuk kawalan
kendiri. Dalam erti kata lain, pekerja dibenarkan mengawal
tindak tanduk mereka sendiri. Dalam kawalan kendiri pekerja akan menentukan
objektif dan standard yang ingin dicapai. Pekerja akan bertanggungjawab terhadap hasil akhir
yang dikeluarkan. Dari segi kepimpinan, pengurus yakin terhadap
keupayaan perkerja untuk menyempurnakan tugasnya.
Pengurus akan menyediakan sumber atau kemudahan yang diperlukan dan pekerja akan diberi kebebasan untuk membuat kepurusan .
KAWALAN LUARAN Kawalan luaran melibatkan pengawalan terhadap
pekerja yang menjalankan sesuatu aktiviti. Dalam erti kata lain, pengurus mengawal tindak –
tanduk pekerja bawahannya. Seseorang ketua akan bertindak mengawal dan
menyelia pekerja bagi memastikan semua aktiviti berjalan seperti yang dirancang.
Sekiranya berlaku penyelewengan, penyelia akan mengenal pasti tindakan pembetulan yang perlu diambil.
Jenis kawalan ini berdasarkan sistem ganjaran dan hukuman .
Pengurus juga dibenarkan menggunakan peralatan teknologi untuk melicinkan proses pengawalan ini.
PROSES DAN KITARAN PENGAWALAN
Proses dan kitaran pengawalan merujuk kepada langkah pengawalan yang tersusun dan sistematik.
Proses pengawalan yang berkesan memudahkan pencapaian matlamat organisasi.
Kitaran pengawalan merujuk kepada proses pengawalan yang berlaku sepanjang masa dalam pengurusan organisasi.
Proses pengawalan berakhir dengan pemerolehan maklum balas sebagai panduan untuk membuat perancangan pada masa akan datang.
MENENTUKAN STANDARD
MENGUKUR PENCAPAIAN
MEMBUAT PERBANDINGAN ANTARA PENCAPAIAN SEBENAR DENGAN STANDARD
MENGAMBIL TINDAKAN PEMBETULAN
Standard merupakan asas untuk menilai matlamat atau objektif yang ingin dicapai.
Standard mestilah jelas, mudah difahami, boleh diukur dan dapat dicapai.
Standard boleh diukur dalam sebutan kuantiti, kualiti, wang dan masa.
MENENTUKAN STANDARD
Pengukuran pencapaian bertujuan untuk mengetahui tahap pencapaian organisasi sepanjang pelaksanaan sesuatu aktiviti.
Selain itu, pencapaian boleh diukur secara berkala dan berterusan
Pencapaian boleh diukur dari segi masa, bentuk dan siapa dengan menggunakan pelbagai cara samaada melalui :
Pemantauan Secara lisan atau bertuliskaedah automatik
MENGUKUR PENCAPAIAN
Perbandingan antara pencapaian sebenar sengan standard dibuat untuk mengukur keberkesanan proses pengawalan yang telah dijalankan.
Pengurus akan melakukan analisis untuk mengenal pasti sebarang perbezaan/sisihan antara pencapaian sebenar dengan standard.
Tindakan ini dapat mengesan sebarang penyelewengan yang mungkin telah berlaku.
MEMBUAT PERBANDINGAN ANTARA PENCAPAIAN SEBENAR DENGAN STANDARD
Tindakan pembetulan hanya akan diambil apabila penyelewengan yang besar atau ketara telah berlaku.
Pengurus perlu mengenal pasti punca penyelewengan dengan tepat.
Penyelewengan mungkin berpunca daripada penyalahgunaan sumber fizikal dan manusia atau kesilapan semasa menetapkan standard.
Tindakan pembetulan lazimnya, dilakukan pada peringkat transformasi dan output.
MENGAMBIL TINDAKAN PEMBETULAN
KAEDAH KAWALAN
KAWALAN SEMASA
KAWALAN SELEPAS
KAWALAN AWALAN
Kawalan ini dilaksanakan sebelum sebarang kerosakkan atau penyimpangan berlaku.
Kaedah kawalan ini lazimnya digunakan untuk mengawal aktiviti yang melibatkan penggunaan mesin atau peralatan
Pengawalan boleh dijalankan dengan memeriksa, membaiki atai menggantikan peralatan mesin yang telah rosak.
Kawalan awalan dilaksanakan sebelum aktiviti dimulakan.
Misalnya, sebuah mesin pencetak didapati rosak, maka kawalan awalan yang boleh dilaksanakan ialah menggantikan mesin tersebut dengan yang baru.
KAWALAN SEMASA Kawalan semasa dilaksanakan ketika sesuatu
proses atau aktiviti sedang berjalan. Kawalan ini melibatkan tindakan pemulihan,
pembetulan dan pengubahsuaian selepas kerosakan atau penyimpangan berlaku.
Bentuk kawalan semasa ialah kawalan kualiti, kuantiti dan prestasi.
Misalnya, pemeriksaan terhadap sampel untuk mengenal pasti sebarang kerosakan. Seterusnya, tindakan pembetulan yang sesuai akan diambil terhadap sampel yang telah rosak berdasarkan punca kerosakan yang telah dikenal pasti.
KAWALAN SELEPAS
Kawalan selepas hanya akan dilaksanakan selepas sesuatu proses atau aktiviti tamat.
Melalui kaedah kawalan ini, organisasi dapat mengetahui sama ada hasil sebenar yang diperoleh menepati perancangan yang telah dibuat atau sebaliknya.
Kesannya, kecekapan dan kebersanan sesuatu aktiviti yang telah dijalankan dapat dikenal pasti.
Analisis varian boleh digunakan untuk menilai kejayaan dan kegagalan sesuatu proses atau aktiviti.
KAITAN ANTARA KAEDAH KAWALAN
DENGAN PERINGKAT DALAM PROSES PENGELUARAN
INPUT
TENAGA KERJA, MESIN, DAN BAHAN
MENTAH
KAWALAN AWALAN
PROSES TRANFORMASI
MENUKARKAN INPUT KEPADA
OUTPUT
KAWALAN SEMASA
OUTPUT
KERETA, BAJU, DAN PERABOT
KAWALAN SELEPAS
Kawalan awalan ialah kawalan ialah kawalan yang dijalankan sebelum aktiviti pengawalan ke atas input. Kawalan ini dibuat bertujuan untuk mengelakkan pemesongan atau penyelewengan dan memastikan aktiviti pengeluran mengikut spesifikasi yg ditetapkan.
Kawalan semasa ialah pengawalan pada peringkat proses penukaran input kepada output. Ia meliputi memasang, mencatum, menggred, mengawet, mengadun dan menyisihkan barabg cacat semasa proses pengeluaran.
Kawalan selepas ialah kawalan yang dibuat setelah aktiviti pengeluaran selesai dijalankan. Kawalan ini meliputi aktiviti menyemak output, membanding output dengan standard.
KAWALAN BERKESAN
CIRI KAWALAN YANG BERKESAN
• Maklumat yang dibekalkan haruslah mudah difahami. MUDAH DIFAHAMI
• Sistem kawalan haruslah dapat mengesan sebarang penyelewengan yang berlaku dengan pantas dan dapat memberikan petunjuk tentang punca penyelewengan.
• Seterusnya, jenis tindakan yg perlu diambil untuk memperbetulkannya.
PANTAS DAN BERORIENTASI PENGECUALIAN
• Memberi ruang kepada pekerja utk membuat pertimbangan tentang apa yg patut dilakukan supaya aktiviti berjalan dgn lancar.
• Setetrusnya, membuat perubahan kepada standard yg ditetapkan sekiranya perlu.
ANJAL
• Sistem kawalan yg baik perlu berdasarkan kpada sikap saling mempercayai dan penglibatan semua ahli organisasi.
MENYOKONG KAWALAN
KENDIRI• Hendaklah memberikan penekanan kpda
pembangunan, perubahan serta pembaikan dan yidak seharusnya menekankan kpada hukuman dan displin.
• Dengan cara ini, pekerja akan lebih komited untuk membantu memastikan standard organisasi tercapai.
BERSIFAT POSITIF
• Hedaklah mempunyai standard yg tepat, yakni boleh dicapai dan difahami oleh pekerja.
• Standard yg ditetapkan perlu mengutamakan peningkatan prestasi dan bukannya untuk memenuhi kepentingan peribadi tertentu
ADIL DAN OBJEKTIF
ALAT KAWALAN Perancangan dan pengawalan merupakan 2
fungsi pengurusan yang mempunyai perkaitan rapat dan amat penting dalam menentukan pencapaian matlamat organisasi.
Perancangan memainkan peranan penting bagi memastikan hala tuju organisasi selari dengan matlamat yang ingin dicapai.
Pengawalan pula, adalah perlu untuk memastikan pelaksanaan setiap perancangan yyang telah ditetapkan. Tanpa pengawalan sebarang perancangan tidak akan membawa kesan kepada organisasi.
Dalam proses pengawalan, alat pengawalan memainkan peranan yg penting.
Kadangkala, alat pengawalan juga dikenali sabagai alat perancangan
Jenis alat pengawalan adalah seperti berikut :
ANALISIS PULANG MODAL BELANJAWAN CARTA GANTT ANALISIS PERT/CPM
ALAT PENGAWALAN
DEFINISI FUNGSI
ANALISIS PULANG MODAL
Teknik untuk meghubungkaitkan antara volum jualan, kos dan keuntungan dalam sesebuah organisasi.
mengawal kos operasi supaya tidak melebihi kos belanjawan.mengawal prestasi pekerja untuk memastikan segala aktiviti yg dijlankan mencapai matlamat yg telah ditetapkan olh sasaran keluaran. mengenal pasti unit pengeluaran yg minimun yg perlu dicapai supaya perniagaan tidak boleh mengalami kerugian dan seterusnya membolehkn perniagaan terus kekal dalam industri.
BELANJAWAN
Alt untuk menganggarkan peruntukan dan mengagihkan sumber kewangan secara cekap untuk melaksanakan sesuatu kegiatan/projek.
• memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat membiayai kos aktiviti yg dirancang.• memastiakn setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan bagi mengelakkan pembaziran.• memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan belanjawan disediakan berdasarkan data berangka.
CARTA GANTT
Carta yg menunjukkan tahap kemajuan dan pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangka masa yg diperlukan dan ditetapkan.
•Mengawal penggunaan masa dan aktiviti dalam proses pengeluaran bagi memastikan sumber digunakan dengan cekap.•Memastikan segala aktiviti disiapkan mengikut jadual masa yg telah ditetapkan.•Memantau aktiviti yg perlu dijalankan secara serentak bagi mengelakkan pembaziran masa dan tenaga.
ANALISIS PERT/CPM (CRITICAL PATH ANALYSIS)
PERTTeknik pengurusan projek dengan masa kegiatan bersifat kebarabgkalian.
CPMTeknik pengurusan projek dengan masa kegiatan dianggap diketahui dengan tepat.
• memastikan setiap aktiviti disiapkan pada masa yg dirancang .• memastikan aktiviti genting dan kritikal disiapkan pada masa yg ditetapkan supaya tidak menjejaskan perjalanan keseluruhan projek.• mengawal aktiviti luar jangka yg mungkin berlaku dalam proses pengeluaran.
TAMAT..