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Plan d’administration 2016 – Administration générale de la Documentation patrimoniale
Bruxelles 16.02.2016
Wouter De Ryck, Karel Vanhoecke, Philippe Herman & Dominique Poiré - Jungers
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Comment allons-nous aborder 2016? (1)
2
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Comment allons-nous aborder 2016? (2)
3
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Comment allons-nous aborder 2016? (3)
4
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Comment allons-nous aborder 2016? (4)
5
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Plan d’Administration 2016 Sécurité juridique
Karel Vanhoecke
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Agenda
Organigramme RZSJ
Structure des antennes
Déménagements
Recrutements
Formations
Grand chantiers
Helpdesk 7
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Structure des antennes en Flandre
CENTRE
ANTENNE Manager d’antenne (A3)
Hypothèques
Conservateur des hypothèques
+
Collaborateurs
Enregistrement Fédéral
Receveur
+
Collaborateurs
Antenne 1
Antenne 2 Compétences spécifiques
8
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Structure des antennes
1/1/2015 : Création de la nouvelle structure (Décision administrative)
o Tous les anciens bureaux ont été fermés (sauf
les conservations des hypothèques)
o Création:
Administration de la Sécurité Juridique
Centre
Antenne
Nouveaux bureaux de l’enregistrement
Intégration des Conservations dans l’Antenne 9
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Structure des antennes
Antenne o Un seul point de contact pour le citoyen/partenaire
(p.ex. notaire) o Se compose d’un bureau de l’enregistrement
Bureaux des hypothèques
o Conservent leurs propres compétences
o Intégrés dans la structure des antennes Au niveau hiérarchique, le conservateur se trouve en dessous du manager d’antenne
10
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Structure des antennes en Wallonie et à Bruxelles
11
CENTRE
ANTENNE Manager d’antenne (A3)
Antenne 1
Antenne 2
Hypothèques
Conservateur des
hypothèques
+
collaborateurs
AA
Receveur
+
collaborateurs
Succ.
Receveur
+
collaborateurs
Cont.
Receveur
+
collaborateurs
Compétences spécifiques
Poste de travail (WALL)
Uniquement collaborateurs
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Structure des antennes
12
Bureaux Compétences spéciales :
o Bureaux Charleroi et Liège (+ Bruxelles 6 et 7)
o Conservent les compétences actuelles
o Hiérarchiquement, ils dépendent du directeur du centre
Structure Wall + Bxl= en attente de la régionalisation
Postes de travail : fusionner avec l’antenne dès qu’un bâtiment le permet
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Déménagements encore à exécuter : 2 sortes 1) Propositions résultant du basculement/régionalisation :
2631062 HYPOTHEEKBEWARING
BRUGGE II KONING ALBERT I-LAAN 1/5 BRUGGE 8200 Verhuist naar Oostende
2691052 HYPOTHEEKBEWARING
BRUSSEL IV REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Halle
2691053 HYPOTHEEKBEWARING
BRUSSEL VI REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Vilvoorde
2691078 HYPOTHEEKBEWARING
BRUSSEL VII REGENTSCHAPSSTRAAT 54 BRUSSEL 1000 Verhuis Asse
2621D31 BUREAU DE
L'ENREGISTREMENT ACTES AUTHENTIQUES DINANT
AA RUE HUYBRECHTS 22 DINANT 5500 Regroupement des services à Dinant
2641038 HYPOTHEKENAMT MALMEDY ALLEE DES CAPUCINS 4 MALMEDY 4960 Déménagement vers Eupen
2641H38 REGISTRIERUNGSAMT
AUTHENTISCHE URKUNDEN MALMEDY
Actes Authentiques -Authentische
Urkunden
RUE JOSEPH WERSON 2 MALMEDY 4960 Partiellement à déménager vers Eupen
et partiellement vers Verviers
13
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2) Déménagements quand un bâtiment le permet: postes de travail
2621W31
BUREAU DE L'ENREGISTREMENT
DINANT A
Poste de travail
temporaire RUE DU COUVENT 14 WALCOURT 5650
Poste de travail à regrouper avec antenne Dinant
2621W32
BUREAU DE L'ENREGISTREMENT
MARCHE A
Poste de travail
temporaire
RUE DES COMBATTANTS 5
VIELSALM 6690 Poste de travail à regrouper avec antenne
Marche
2641W36 BUREAU DE
L'ENREGISTREMENT LIEGE 2 A
Poste de travail temporaire
RUE DE LA HEID 40 AYWAILLE 4920 Poste de travail à déménager à la résidence de
l’antenne
2661W42 BUREAU DE
L'ENREGISTREMENT TOURNAI A
Poste de travail temporaire
R DE LA STATION 145 MOUSCRON 7700 A déménager dès qu’il y a de la place à Tournai
2661X42 BUREAU DE
L'ENREGISTREMENT TOURNAI B
Poste de travail temporaire
PLACE DES CAPUCINS 1 ATH 7800 A déménager dès qu’il y a de la place à Tournai
2681W44 BUREAU DE
L'ENREGISTREMENT CHARLEROI 2 A
Poste de travail temporaire
PLACE LEOPOLD 12 CHIMAY 6460 A déménager à Charleroi
2681W46 BUREAU DE
L'ENREGISTREMENT NIVELLES A
Poste de travail temporaire
R PIERRE FLAMAND 64 BRAINE-
L'ALLEUD 1420 A déménager à Nivelles
14
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Recrutements
Il reste encore +/- 10 % du budget pour les recrutements ou mobilités internes, en fonction des besoins pour certaines fonctions
123 Rosetta pour les conservations, sous la supervision du Manager d’antenne
En 2015 : 159 étudiants (baux)
15
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Chantier Hypothèques
Secteur des hypothèques sera reformé: o Fonctionnarisation des conservateurs
o Les employé deviennent fonctionnaires/contractuels du SPF Finances
Projet a débuté
Adaptation des règlementations en cours
En juin une communication sur les grandes lignes sera faite
La collaboration entre les hypothèques et l’enregistrement sera renforcée (intégration) dans un avenir proche
16
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Chantier Informatisation
Objectif principal = stabilisation des applications : DER & STIPAD, Hypo, COMFOR
Publicité pour MyRentPro
17
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Nouvelle formation de base Sécurité juridique
en raison de:
o Centralisation des 6 CFP régionaux en 1 cellule formation SJ (service centrale au NOGA)
o Opérationnalisation des nouvelles applications : DER, COMFOR, STIPAD, MyRent, …
o Secteur enregistrement : Recrutement de + 100 agents au 2ième semestre 2015
o Secteur hypothèques : fonctionnarisation de 8 employés temporaires qui commencent leur stage
18
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Point de départ
Développement d’une formation de base composée de différents modules séparés o Qui serviront en premier lieu comme formation
de base classique pour les nouveaux arrivants au secteur enregistrement
o Développement d’un trajet de formation de base équivalent pour les agents temporaires des conservations des hypothèques qui commencent le stage
o Pour que les modules puissent également servir de formation permanente nécessaire pour les collaborateurs qui ont changé de métier suite au basculement, réorganisation, mobilité interne ou qui ont besoin de connaissances de base/d’actualiser leurs connaissances 19
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Point de départ (suite)
Les modules sont regroupés en thèmes (aussi bien pour le secteur hypothèques que pour le secteur enregistrement) o Groupe 1 : Droit civil (3 modules )
o Groupe 2 : Applications (5 modules)
o Groupe 3 : Fiscalité (uniquement pour le secteur enregistrement) (4 modules) les modules de ce 3ème groupe seront proposés +/- tous les 2 ans comme « formation permanente »
20
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Modules spécifiques pour les hypothèques (en collaboration avec les conservateurs)
Groupe 1 : droit civil Module 1 : Notions de droit civil: droit réels
(2 jours – obligatoire pendant le stage)
Module 2 : les personnes, les obligations et les contrats (4 jours – obligatoire pendant le stage)
Module 3 : Régimes matrimoniaux – cohabitation légale, successions et donations (4 jours)
Module 4 : Notions de sûretés et de publicité hypothécaire (3 jours)
Groupe 2 : applications
Module 1 : STIPAD hypothèques(2 jours)
Module 2 : Hypo - Hypocomptabi (1 jour)
21
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Modules spécifiques pour les hypothèques (en collaboration avec les conservateurs)
Pour le module 4 DC hypothèques - partie attestation hypothécaire ou analyse d’actes et pour le module application-hypothèques hypo-hypocomptabi il sera probablement fait appel à un formateur occasionnel d’une conservation qui maîtrise ces matières
Les convocations pour les modules obligatoires pour les stagiaires ou les nouveaux arrivants par mobilité interne à SJ se feront de façon automatique
Tous les modules seront offerts comme formation permanente : publication sur l’intranet AGDP (inscriptions via NEEVA)
22
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Le chef fonctionnel vérifie en collaboration avec le manager d’antenne que les collaborateurs ne s’inscrivent qu’aux formations qui correspondent le mieux aux tâches qui leurs sont confiées au bureau
Les chefs fonctionnels ainsi que les managers d’antennes veillent à ce que la formation soit effectivement suivie
23
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Formations
Accent sur la formation, qui permet d’effectuer du télétravail, aussi pour les employés des hypothèques.
Développer la polyvalence dans les conservations
Aujourd’hui = groupe de 11 formateurs. Nous cherchons encore du renfort côté néérlandophone
24
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Helpdesk Sj
Est développé pour DER, STIPAD, Hypo Modern, MyRent, COMFOR, E-Succ
Renforcement est arrivé et l’efficacité est augmentée grâce à une formation intensive
Beaucoup de problèmes sont liés à ICT, donc peuvent seulement être transférés vers ICT.
I&O (projets) a été renforcé
25
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Plan d’administration 2016 Collecte & Echange d’informations
Karel Vanhoecke
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Agenda
Structure
Collaborateurs
Formation
Chantiers pour 2016
27
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Structure
28
Collecte et Echange d’Informations
Constitution du réseau
Gestion des protocoles
Support aux utilisateurs externes
Délivrance d’informations
Stratégie, Gestion des clients, communication & liaison office
Call desk & production
Développement & datamining
Facturation & gestion des paiements
Data quality IAM-business Privacy
Secrétariat Service Stratégique et
Opérationnel
Stratégie, soutien au management
Business projects
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Collaborateurs (1)
29
Nombre de collaborateurs A3 A1/A2 B C D Total
Service stratégique & opérationnel 3 8 2 13
Secrétariat 2 2
Constitution du réseau 2 1 3
Délivrances d’informations 5 1 4 16 6 32
Data quality 1 1 1 11 2 16
IAM 2 3 1 6
Privacy 1 3 4
Total 10 17 12 29 8 76
* Situation au 11/02/2016
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Collaborateurs (2)
Lieu de travail o North Galaxy
Recrutements 2015
o 2 A1 pour le Service Stratégique et Opérationnel o 1 A1 pour Data quality o 1 A1 pour IAM o 1 A1 pour Privacy
Besoins
o Profils spécifiques comme business annaliste et dataminers Sélection ouverte pour 2 business annalistes et 1 dataminer
30
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Formation
Formations propres aux divisions IAM & Privacy
Formations de base et formations internes
Formations IFA
Formations externes
o Privacy
o Data protection
o E-government
31
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Chantiers pour 2016
Opérationnalisation de la SCIP
Centralisation de la délivrance d’informations
Gouvernance SOA
Portail
32
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a. Opérationnalisation de la SCIP
Quoi ? o Structure de Coordination de l’information
patrimoniale o Crée par l’accord de coopération du 18/04/2014
entre l’Etat fédéral et les 3 Régions o En vigueur depuis le 02/04/2015
Sur quoi ? o Echange coordonné et intégré des information
patrimoniales entre l’Etat fédéral et les Régions, et entre les Régions entre elles
Pourquoi ? o Rôle important de l’AGDP dans le conseil
d’administration 33
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b. Centralisation de la délivrance d’informations
Division Délivrance d’informations
Point de contact unique pour la délivrance d’informations à des clients déterminés
Poursuite de la centralisation en 2016 par la reprise de la délivrance d’informations qui est actuellement effectuée par SJ
34
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c. Gouvernance SOA pour l’AGDP
Quoi ? o Service Oriented Architecture
o Amélioration de la gestion des “services” de l’AGDP
Comment ? o Elaboration de processus pour l’implémentation et
la gestion des services de l’AGDP
Pourquoi ? o Offrir des services de qualité
o Tenir compte des besoins des clients
o Promouvoir l’échange d’informations électronique 35
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d. Portail de l’AGDP
Quoi ? o Conteneur avec des services qui seront offert via la
technologie web aux petits utilisateurs (ex. citoyens) et aux utilisateurs intermédiaires (ex. communes).
Pourquoi ? o Les portails dont le SPF Finances dispose, sont orientés sur la
fiscalité et non sur la documentation o Groupe cible divers
Comment ? o Développement du portail (= conteneur) et intégration
d’IAM o Pilote avec Consultimmo on properties o Interfaçage avec CadGis o Possibilité de développer des services mobiles (pour
smartphone et tablette)
36
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Plan d’administration 2016 Mesures & Evaluations
Philippe Herman
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Structure Structuur
38
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Antwerpen
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Limburg
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West-Vlaanderen
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RH
42
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RH - Besoins
43
Taskmanager Volumes STIPAD, …
0 A4 A1-A2-A3 B-C D
Admin MEOW 1,0 -2,6 -1,0 0,0
Antwerpen 0,0 8,8 20,5 -5,5
Brabant 1,0 -7,4 -3,6 -8,1
Hainaut 0,0 8,3 21,2 -10,7
Liège 1,0 1,1 32,1 -6,4
Limburg 1,0 12,0 -8,9 -12,8
Nam-Lux 1,0 1,0 -8,9 -12,5
Oost-Vl 0,0 5,1 2,0 -7,0
West-Vl 1,0 2,5 -12,7 -6,1
CMP/COF 0,0 4,2 50,1 -21,9
Grand Total 6,0 32,9 90,9 -90,9
Exemple fictif
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Projets
CADGIS o En production en 2016 o CADGIS PRECAD rôle du service plan ++ o Travaux d’amélioration du plan
STIPAD o Transfert de connaissances à un groupe de travail o Groupe de travail = coordinateurs mutations o Tests et Propositions d’améliorations o Décisions métier & Livres de procédure
REGONDES2 2016 EXTRAITS en LIGNE 2017 CADBUILD 2017 /EASYVAL 2018 LOCOSTAT 2018
44
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Formations
Plan opérationnel : Réorganisation des formations
o Service formation : A2 dans les centres (NL)
o Formation partagée avec les centres
o Formation continue
o Formation selon les priorités/besoins
Formations CADGIS, STIPAD, URBAIN, REGONDES2, …
Formations promotions B & C
Formations de base
45
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Plan d’Administration 2016 Services Patrimoniaux
Dominique Poiré - Jungers
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47
Administrateur
Centre fédéral
FinDomImmo
Successions en déshérence
Fin Shop Bruxelles
Bureau des Services patrimoniaux Anvers et Gand
Bureau des Services patrimoniaux Charleroi et Liège
Équipe polyvalente germanophone
SHAPE
Secrétariat
Support stratégique et opérationnel
Comité Fédéral
Organigramme actuel des Services patrimoniaux
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48
Organigramme futur des Services patrimoniaux
Administrateur
Centre fédéral
FinDomImmo
Successions en déshérence
Fin Shop Bruxelles
Fin Shop Bornem
Fin Shop Gembloux
Équipe polyvalente germanophone
SHAPE
Secrétariat
Support stratégique et opérationnel
Comité Fédéral
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49
2 Fin Shops Création en 2016
Gestion de biens immeubles FinDomImmo pour toute la Belgique
Successions en déshérence Team « Successions en déshérence » pour toute la Belgique
Fin Shop Bornem &
Fin Shop Gembloux
Gent & Antwerpen / Liège & Charleroi
Réalisation des biens meubles
Antwerpen & Gent 1A3 1A2 3B 8C 1D =
14
Charleroi & Liège 1A3 2A2 1A1 8B 8C 1D =
21
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50
Recrutements PP 2015
2 A3 (DFI 320-Commissaire) Comité fédéral
déjà exécuté
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51
Formations
Les Services patrimoniaux Interne PD/SP
Saisies et Confiscations Interne: SP & Externe: FIN (SPF Just. : OCSC)
Authenticité des actes Interne SP
Urbanisme Externe : séminaires
Successions en déshérence Interne SP
Cours de base droit civil Interne AGDP
Procédures de travail Biens meubles
Interne SP
Procédures de travail Successions en déshérence
Interne SP
Procédures de travail Gestion de biens immeubles
Interne SP
Comité Data Base (application ICT interne) Interne SP
Cours de conduite de chariots élévateurs Externe (Via S&L)
Contrefaçon Interne : D&A Externe : SPF Écon.
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Questions – Réponses
52