Bez trudu i ryzyka!Jak tworzyć przepływy pracy w SharePoint?
Tomasz Głogosz
O mnie• Project manager (PMP) i developer (MCTS)• 10 lat doświadczenia IT• Project manager i główny architekt Datapolis Process
System• Byłem odpowiedzialny za projekty wdrażania
przepływów pracy w średnich i dużych organizacjach
Chcę powiedzieć, że…• SharePoint jest świetną platformą dla przepływów
pracy!• Wielu problemów można uniknąć dzięki planowaniu• Projekt udany = użyteczny dla biznesu
Agenda• Przepływy pracy w SharePoint• Narzędzia przepływów pracy• Główne wyzwania…• … i jak je pokonać!
Przepływy pracy w SharePoint
Co dają przepływy?• Wykonanie procesu zgodnie z procedurami• Automatyzacja zadań• Przyspieszenie procesów• Śledzenie toku procesów
ŚrodowiskaWWF 3 WWF 4
On-premises
Cloud
Działanie Customcode
UXcustomizacja
Po stronie SP
W SP
Pełna
Oddzielny serwer (WM)
W Workflow Manager
Pełna
Oddzielny serwer (WM)
Brak/na zewnątrz
OgraniczonaX
Narzędzia przepływów pracy
Gotowe przepływy w SharePoincie
• Gotowe do użycia• Sprawdzone i zoptymalizowane
• Bardzo ograniczone• Proste scenariusze• Nie można modyfikować
Microsoft SharePoint Designer
• Darmowy• Zintegrowany z Visio i InfoPath• Automatyzuje typowe czynności• Może modyfikować gotowe
przepływy w SharePoincie
• Dane i aktywności tylko z bieżącej witryny• Ograniczony zakres aktywności i modyfikacji
danych• Trudna obsługa większych przepływów
Microsoft Visual Studio
• „Można wszystko”• Dostęp do danych z całego SharePointa i aplikacji LOB• Pełna kontrola nad procesem
• Wymaga deweloperów• Wymaga licencji• Długi cykl pracy
Narzędzia firm trzecich
Narzędzia firm trzecich
• Graficzna definicja procesu• Wiele aktywności• Konfigurowalne• Dostęp do danych z innych witryn / kolekcji
witryn• Połączenie z aplikacjami LOB
• Wymagają licencji• Czasem trudne do przewidzenia ograniczenia• Wymagają „dostrojenia” we wdrożeniach
biznesowych
Decydujące czynnikiOptymalne
Funkcjonalność
Koszty wdrożenia
Support
Koszty
licencji
Decydujące czynnikiRzeczywiste
Koszty licencji
Funkcjonalność
Koszty wdrożenia
Suppor
t
Najlepsze narzędzie
Najlepsze narzędzie nie istnieje
Najlepsze narzędzie• Narzędzia firm trzecich – 80% przypadków• Jednorazowa inwestycja w licencje• Krótszy czas wdrożenia niż w SPD i VS• Większe możliwości niż w gotowych przepływach i SPD• Gotowy do użycia interfejs• Łatwiejsza modyfikacja i optymalizacja niż w OOB, SPD i VS• Łatwiejsze do zrozumienia przez biznes
• Pozostałe 20%• Proste procesy – OOB i SPD są tańsze• Bardzo wydajne i customizowane przepływy – VS = lepsza
kontrola
Główne wyzwania
Funkcjonalność i UX• SharePoint – interfejs i zachowanie• Formularze• Ograniczenia narzędzia i środowiska• Dojrzałość procesu
Uprawnienia…• Do danych SharePointa• Do informacji w przepływie• Do działań w przepływie
Struktura danych• Powiązania• Zewnętrzne dane
Wydajność• Liczba startujących przepływów• Liczba równoległych przepływów• Liczba elementów
Jak pokonać wyzwania!
Ogólne wskazówki• Obowiązują standardowe zasady tworzenia oprogramowania!• Pracuj z biznesem:• Modeluj proces wspólnie z biznesem• Znajdź power userów i zatroszcz się o nich• Jak najczęściej dziel się wiedzą o procesie
• Spodziewaj się zmiany – bądź przygotowany• Zawsze myśl o wydajności• Optymalizuj proces po każdej zmianie• Nie zapominaj o testach i wdrażaniu
Funkcjonalność i UX• UX SharePointa nie wystarczy!• Pomyśl o:• Starcie przepływu• Decyzjach w przepływie• Rzeczach, które chcą widzieć użytkownicy (zadania, filtrowany
widok)• Formularze• Upewnij się, czy zaawansowane formularze są niezbędne• Wybierz dobre narzędzie (SPD, InfoPath, trzecia firma, własne) • Poznaj ograniczenia
Funkcjonalność i UX• Narzędzia przepływów pracy• Poznaj narzędzia i ich ograniczenia• Nie stosuj przepływów do wszystkiego• Przetestuj obejścia problemów – wydajność i wpływ na proces• Pomyśl o zakodowaniu własnych aktywności/funkcji
• Dojrzałość procesu• Znajdź analityka• Zrozum proces• Pomóż użytkownikom zrozumieć proces• Unikaj dopasowania procesu do narzędzia
Uprawnienia• Na początku poznaj wymagania• Bezpieczeństwo powinno być częścią architektury• Poznaj ograniczenia SharePointa:• Uprawnienia na poziomie elementu(!)• Uprawnienia na poziomie kolumny• Uprawnienia do startu i zakończenia przepływu• Uprawnienia do zadań i interfejsu decyzji
• Pamiętaj o zastępstwach i administratorze• Używaj AD i grup
Struktura danych• Jak najszybciej zdefiniuj wszystkie obiekty• Poznaj ograniczenia SharePointa:• Powiązania• Interfejs• Skojarzone pola• Wydajność
• Uwzględnij zewnętrzne dane• Zewnętrzne listy – poznaj ograniczenia• Ostrożnie z synchronizacją• Ogranicz liczbę zapytań
Wydajność• Poznaj spodziewane obciążenie:
• Elementy – główne elementy, elementy skojarzone, polityka wersjonowania
• Użytkownicy – ilu, jak wielkie obciążenie• Procesy
• Poznaj zalecane ograniczenia (Technet, MSDN)• Planuj, testuj, optymalizuj• Pamiętaj – przepływy są zasobożerne• Zoptymalizuj farmę:
• Front-endy, baza danych, położenie czasomierza, liczba serwerów WM• Restarty usług (IIS, Timer)
Wydajność• Przepływy:• Zarządzaj zmianą – analizuj i modyfikuj przepływy• Uważaj na:
• Zapytania• Pętle• Przepływy kaskadowe
• Archiwizuj:• Elementy• Historia
Podsumowanie• Przepływy pracy w SharePoincie są świetnymi
narzędziami• SharePoint nie może wszystkiego• Dobrze zaplanowane rozwiązanie + dobra komunikacja
z biznesem = (prawie) 100% szans na sukces!