-
PEREKAYASAAN
NAMA JABATAN: PEJABAT DAERAH JOHOR BAHRU,
MUAR, KLUANG DAN LEDANG
NAMA LESEN: HIBURAN RAYA
-
Pendaftaran Projek : Pengeluaran Lesen Hiburan Raya
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Pengeluaran Lesen Hiburan Raya mengambil masa yang lama kerana Jawatan Kuasa Kecil Lesen Hiburan (JKKN) lewat mengeluarkan akuan bagi tujuan kelulusan. Kelewatan menerima ulasan dan pandangan daripada Jabatan Teknikal yang terlibat.
Mempercepatkan tempoh perakuan oleh JKKN Mendapatkan ulasan dalam Mesyuarat Jawatan Kuasa Kecil Lesen Hiburan Daerah.
Sasaran Projek Skop Projek
Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
Faedah Kewangan : Meningkatkan Hasil Jabatan.
Bilangan hari :
Proses: Pengeluaran Lesen Hiburan. Mula: Terima permohonan Tamat: Terima Lesen Hiburan Dalam Skop : Pejabat Daerah Luar Skop : Polis, PBT, Kesihatan, Bomba, Suruhanjaya Tenaga JKKN dan Agensi-agensi Kerajaan yang lain jika perlu.
Carta Perbatuan Ahli Pasukan (Nombor Telefon dan E-mail)
Fasa Mula Tamat Champion: Haji Amran bin Abd. Rahman PD Johor Bahru Haji Abdul Rahman bin Mohamed Dewam PD Muar Haji Abdul Karim bin Abu Bakar PD Kluang Haji Ab. Han bin Ramin PD Ledang
Penubuhan Pasukan Ketua Projek: Abdul Aziz bin Ali - PD Johor Bahru (0127583641) Ab. Rahman bin Ismail - PD Muar (0167635009) Ahmad Nazri bin Rebu - PD Kluang (0197523271) Mohd. Amirza bin Misnadi PD Ledang 0177202535
Inventori Lesen Penolong Projek : Syed Zainulabidin bin Syed Abdullah PD Kluang
Perekayasaan (BPR) Ahli: Noraini binti Mohd Yasin - PD Muar Hamidah bte Salleh- PD Muar
Analisa Data
Cadangan Penyelesaian
Profil Projek
-
PROSES AS IS
Pengeluaran Lesen Hiburan Raya
-
Pelaksana
Aktiviti
PEMOHON
KEWANGAN
PT
PAR
PEGAWAI PELESEN
SKD
JKKD
JKKN
2. Semak Permohonan
MP : 10m
3. Daftar dalam sistem E-lesen dan membuka
fail. MP 15m
4. Menyediakan
surat ulasan jabatan MP : 5m
1. Lengkapkan
dokumen
MM: 30m
5. Menandatangani Surat Ulasan Jabatan
MP : 5m
MM: 480m
MM: 5m
MM: 5m
6. Menghantar Surat Ulasan
MP : 30
MM: 10m
A
-
Pelaksana
Aktiviti
PEMOHON
KEWANGAN
PT
PAR
PEGAWAI PELESEN
SKD
JKKD
JKKN
8. Memperhalusi keputusan ulasan Jabatan teknikal
MP : 15m
7. Menerima ulasan jabatan dan Menyediakan profail pemohon ke
mesyuarat JKKD MP : 20m
9. Memutuskan keputusan Permohonan
MP : 60m
B
11. Memperakukan keputusan JKKD
12.Perakuan JKKN MP : 10m
c MM: 6720m
MM: 9600m
MM: 480m
MM: 480m
10.Menghantar surat JKKD untuk perakuan
MP : 15m
MM: 480m
-
Pelaksana
Aktiviti
PEMOHON
KEWANGAN
PT
PAR
PEGAWAI PELESEN
SKD
JKKD
JKKN
D
13.Mengeluarkan surat kelulusan berserta syaratnya kepada pemohon
MP : 5m
MM: 480m
14.menandatangani surat kelulusan
MP : 2m
20.Penerimaan lesen
16.Membuat pembayaran
17.Menerima pembayaran
MP : 5m
18.Pengeluaran lesen
MP : 5m
MM: 10m
MM: 2m
MM: 5m
19.Menandatangani lesen MP : 2m
MM: 10m
MM: 5m
15. Memaklumkan kepada pemohon
MP : 2 min
MM: 30m
-
Value Analysis of Process
No. Aktiviti Pelaksana
Value Analysis (Tandakan / )
Masa Proses
Masa Menunggu
Masa Diambil
VA BVA NVA minit minit minit
1 Lengkapkan Dokumen Pemohon / 0 5 5
2 Semak Permohonan PT / 10 5 15
3 Daftar Dalam Sistem PT / 15 30 45
4 Menyediakan Surat Ulasan Jabatan PT / 15 480 495
5 Menandatangani Surat Ulasan Jabatan Pegawai Pelesen 15 10 25
6 Menghantar Surat Ulasan PAR / 30 6720 6750
7 Menerima Ulasan Jabatan Dan Menyediakan Profail Pemohon Ke Mesyuarat JKKD
PT / 20 480 500
8 Memperhalusi Keputusan Ulasan Jabatan Tenikal SKD / 30 9600 9630
9 Memutuskan Keputusan Permohonan JKKD / 30 480 510
10 Menghantar Surat JKKD Untuk Perakuan PAR / 20 480 500
11 Memperakukan Keputusan JKKD JKKN / 30 0 30
12 Perakuan JKKN PT / 10 0 10
13 Mengeluarkan Kelulusan Beserta Syarat Kepada Pemohon PT / 30 480 510
14 Menandatangani Surat Kelulusan Pegawai Pelesen / 2 30 32
15 Memaklumkan Kepada Pemohon PT 2 10 12
16 Membuat Pembayaran Pemohon / 0 2 2
17 Menerima Pembayaran Kewangan / 5 5 10
18 Pengeluaran Lesan PT / 5 10 15
19 Menandatangani Lesen Pegawai Pelesen / 2 5 7
20 Penerimaan Lesen Pemohon / 0 0 0
*1 Hari Bersamaan 480 Minit Total 271 18832 19103
Rule of Thumb: CVA and BVA Simplify, Combine and Optimize
NVA Eliminate
-
Pelaksana
Aktiviti
PEMOHON
KEWANGAN
PT
PAR
PEGAWAI PELESEN
SKD
JKKD
JKKN
2. Semak Permohonan
MP : 10m
3. Daftar dalam sistem E-lesen dan membuka
fail. MP 15m
4. Menyediakan
surat ulasan jabatan MP : 5m
1. Lengkapkan
dokumen
MM: 30m
5. MENANDATANGANI SURAT ULASAN
JABATAN MP : 5m
MM: 480m
MM: 5m
MM: 5m
6. MENGHANTAR SURAT ULASAN
MP : 30
MM: 10m
A Pemohon sertakan
surat ulasan jabatan teknikal terlibat dan
disahkan oleh PT
-
Pelaksana
Aktiviti
PEMOHON
KEWANGAN
PT
PAR
PEGAWAI PELESEN
SKD
JKKD
JKKN
8. Memperhalusi keputusan ulasan Jabatan teknikal
MP : 15m
7. Menerima ulasan jabatan dan Menyediakan profail pemohon ke
mesyuarat JKKD MP : 20m
9. Memutuskan keputusan Permohonan
MP : 60m
B
11. Memperakukan keputusan JKKD
12.Perakuan JKKN MP : 10m
c MM: 6720m
MM: 9600m
MM: 480m
MM: 480m
10.Menghantar surat JKKD untuk perakuan
MP : 15m
MM: 480m
Gabung aktiviti 7 & 8
Hapuskan aktiviti 10 dengan Gabung aktiviti 11
ke aktiviti 9 dengan wujudkan Jawatankuasa
Kecil Lesen Hiburan Daerah yang akan memperakui
keputusan JKKD
-
Pelaksana
Aktiviti
PEMOHON
KEWANGAN
PT
PAR
PEGAWAI PELESEN
SKD
JKKD
JKKN
D
13.Mengeluarkan surat kelulusan berserta syaratnya kepada pemohon
MP : 5m
MM: 480m
14.menandatangani surat kelulusan
MP : 2m
20.Penerimaan lesen
16.Membuat pembayaran
17.Menerima pembayaran
MP : 5m
18.Pengeluaran lesen
MP : 5m
MM: 10m
MM: 2m
MM: 5m
19.Menandatangani lesen MP : 2m
MM: 10m
MM: 5m
15. Memaklumkan kepada pemohon
MP : 2 min
MM: 30m
aktiviti 14 &18 boleh
dilaksanakan secara
pemberiankuasa
-
PROSES TO BE
Pengeluaran Lesen Hiburan Raya
-
Pelaksana
Aktiviti
PEMOHON
KEWANGAN
PT
PAR
PEGAWAI PELESEN
SKD
JKKD
JKKN
2. Semak Permohonan
MP : 10m
3. Daftar dalam sistem E-lesen dan membuka
fail. MP 15m
1. Lengkapkan
dokumen
MM: 480 m
MM: 5m
MM: 5m
4. Menghantar Suat Ulasan
MP :30
5. Menerima ulasan jabatan dan Menyediakan profail pemohon ke
mesyuarat JKKD dan Memperhalusi keputusan ulasan Jabatan teknikal
MP : 20m
MM: 2400m
B 6. Memutuskan keputusan menerusi Jawatankuasa Kecil Lesen Hiburan Daerah yang akan memperakui keputusan JKKD
MP : 60m
MM: 1440m
-
Pelaksana
Aktiviti
PEMOHON
KEWANGAN
PT
PAR
PEGAWAI PELESEN
SKD
JKKD
JKKN
B
7.Mengeluarkan surat kelulusan berserta syaratnya kepada pemohon
MP : 5m
MM: 10m
8. Menandatangani surat kelulusan
MP : 2m
10.Membuat pembayaran
11.Menerima pembayaran
MP : 5m
12.Pengeluaran lesen
MP : 5m
MM: 10m
MM: 2m
MM: 5m
13.Menandatangani lesen MP : 2m
MM: 10m
MM: 5m
14.Penerimaan lesen
MM: 240m
9. Memaklumkan kepada pemohon
MP : 2 min
MM: 10m
-
Value Analysis of Process
No. Aktiviti Pelaksana
Value Analysis (Tandakan / )
Masa Proses
Masa Menunggu
Masa Diambil
VA BVA NVA minit minit minit
1 LENGKAPKAN DOKUMEN Pemohon / 0 5 5
2 SEMAK PERMOHONAN PT / 10 5 15
3 DAFTAR DALAM SISTEM E-LESEN DAN MEMBUKA FAIL. PT / 15 30 45
4 MENGHANTAR SURAT ULASAN PAR / 30 2400 2430
5 MENERIMA ULASAN JABATAN DAN MENYEDIAKAN PROFAIL PEMOHON KE MESYUARAT JKKD DAN MEMPERHALUSI KEPUTUSAN ULASAN JABATAN TEKNIKAL
PT 20 1440 1460
6 MEMUTUSKAN KEPUTUSAN MENERUSI JAWATANKUASA KECIL LESEN HIBURAN DAERAH YANG AKAN MEMPERAKUI KEPUTUSAN JKKD
JKKD / 60 240 300
7 MENGELUARKAN SURAT KELULUSAN BESERTA SYARAT KEPADA PEMOHON
PT / 5 10 15
8 MENANDATANGANI SURAT KELULUSAN Pegawai Pelesen / 2 30 32
9 MEMAKLUMKAN KEPADA PEMOHON PT / 2 10 12
10 MEMBUAT PEMBAYARAN Pemohon / 5 20 25
11 MENERIMA PEMBAYARAN Kewangan / 5 5 10
12 PENGELUARAN LESAN PT / 5 10 15
13 MENANDATANGANI LESEN Pegawai Pelesen / 2 5 7
14 PENERIMAAN LESEN Pemohon / 0 0 0
*1 hari bersamaan 480 minit Total 161 4210 4371
Rule of Thumb: CVA and BVA Simplify, Combine and Optimize
NVA Eliminate
-
PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPAS
Pengeluaran Lesen Hiburan Raya
-
No. Perkara Sebelum Selepas
1. Kecekapan kerja 1.42 % 3.68 %
2. Masa keseluruhan proses 40 hari 9 hari
3. Bilangan Aktiviti 20 14
Perbandingan Sebelum dan Selepas
-
RINGKASAN PENEMUAN
Pengeluaran Lesen Hiburan Raya
-
Pengeluaran Lesen Hiburan Raya
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek
Catatan / Isu
1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)
Enakmen Hiburan dan Tempat-Tempat Hiburan 1998 sama
2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan)
90 hari 9 hari Bergantung kepada JKLHD sebulan sekali
3. Caj/bayaran
Borang Proses Kelulusan
1. Lesen PHK
A) Kiddy rides / Novelty / Carnival Games B) Komputer games / sinulator
2. Lesen Snooker / Billard / American Pooltable.
3. Lesen Karaoke / Live Band / Muzik - Lanjutan masa.(selepas jam 12.00
malam) 4. Lesen Karaoke 5. Lesen Tari Menari
- Lanjutan masa. (selepas jam 12.00malam)
6. Panggung Wayang / Cineplex.
7. Lesen Bowling
RM10.00 x unit (sebulan)
RM150.00 x unit (sebulan)
RM 100.00 x meja (sebulan)
RM10.00 x sehari
RM10.00 x satu jam
RM10.00 x kotak (sebulan)
RM 50.00 x sehari
RM 25.00 x satu jam
RM 10.00 x hari
(1 pertunjukan)
RM 5.00 x hari
(pertunjukan seterusnya)
RM 20.00 x hari (larut
malam)
RM100.00 x lorong
(sebulan)
Sama
4. Nama Borang Komposit Contoh
Borang permohonan Lesen Hiburan Sama Submission on-
line
5. Tempoh sahlaku 3 6 bulan Sama
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
-
Pengeluaran Lesen Hiburan Raya
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
6. Pembaharuan 3 Bulan sebelum tamat tempoh Sama -
7. Agensi yang dirujuk
a) Polis b) PBT c) Kesihatan d) Bomba e) Suruhanjaya Tenaga f) Finas (Wayang)
Sama Dalam tempoh 5 hari
8. Keperluan Dokumen sokongan
a) Borang Permohonan Lesen HiburanTermasuk Salinan Asal
b) Gambar Permohonan Berukuran Pasport c) Salinan Kad Pengenalan d) Salinan Daftar Perniagaan (ROC) atau Form 49
dan Form 24 e) Salinan surat perjanjian sewa dengan tuan punya
bangunan / tanah / kedai f) Salinan cukai tanah jika premis milik pemohon
sendiri g) Salinan pelan lantai. h) Pelan Lokasi. i) Salinan Lesen Perniagaan Premis jika ada. j) Gambar permis bahagian hadapan / belakang / kiri /
kanan dan dalam premis.
Borang baru diselaraskan dengan permohonan surat ulasan Jabatan
disediakan oleh pemohon sendiri.
7 salinan (Bergantung kepada agensi
yang dirujuk)
9. Kaedah Permohonan
Perakuan melalui JKKD perlu dirujuk kepada JKKN Penubuhan JKLHD yang
membuat perakuan Penambahbaikan sistem sedang
dijalankan
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
-
ISU DAN CABARAN 7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN
1. Overproducing
1. Menyemak dan menyediakan surat permohonan ulasan Jabatan Teknikal.
1. Serahkan tangggungjawab semakkan dan surat permohonan ulasan permohonan ulasan Jabatan Teknikal kepada pemohon. Pejabat Daerah hanya sahkan untuk edaran.
2. Waiting
1. Mendapatkan tandatangan Peg. Daerah bagi surat permohonan ulasan Jabatan Teknikal, mendapatkan tandatangan Pegawai Daerah bagi surat kelulusan dan pengeluaran lesen.
2. Menghantar dan menunggu ulasan dari jabatan teknikal
3. Ulasan Jabatan adalah wajib.
1. Tanggungjawab menyediakan surat diserahkan kepada pemohon. Pemberian kuasa diberikan untuk menandatangani.
2. Tempoh maklumbalas daripada Jabatan Teknikal dikurangkan kepada 5 hari.
3. Jabatan teknikal diberitahu tarikh mesyuarat JKKD bagi tindakan mereka.
3. Transport
1. Surat ulasan jabatan tidak dapat dihantar serta merta.
1. Memaklumkan kepada Jabatan lebih awal melalui faks/telefon agar persediaan awal dapat dibuat.
4. Over-processing
1. Masa proses pembayaran bergantung kepada sistem online dan kelajuan jalur lebar.
2. Memperhalusi ulasan jabatan teknikal 3. Keputusan JKKD akan dihantar kepada JKKN
untuk perakuan kelulusan
1. Menyediakan jalurlebar alternatif 2. Memperhalusi ulasan jabatan dan keputusan
serta perakuan dirangkumkan dalam JKLHD
5. Inventory
1. Permohonan untuk dibawa ke JKKD menunggu ulasan teknikal kerana tidak dinyatakan tarikh permohonan dibawa ke JKKD
1. Setiap permohonan akan dinyatakan tarikh permohonan akan dibawa ke JKKD, tiada fail yang akan dsimpan.
6. Motion
1. Borang maklumat tidak lengkap 1. Format baru dan senarai checktlist kepada
pemohon agar tanggungjawab kepada pemohon
7. Defects Tiada Tiada
8. Others (Nyatakan)
-
ISU CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1. Ulasan jabatan lewat diterima Penetapan tempoh ulasan 5 hari bekerja
2. Memperhalusi ulasan Jabatan Teknikal
Tidak diperlukan kerana berlaku pertindihan proses.
3. Pegawai yang terlibat tiada untuk
tandatangan lesen Penurunan kuasa kepada pegawai bertanggungjawab
4. Perakuan daripada JKKN
lambat
Penubuhan JKLHD untuk menyelaras perakuan berulang daripada JKKD dan JKKN
5. Penyediaan borang dan semakan permohonan yang tidak lengkap
Borang dan format baru untuk permohonan agar tanggungjawab
menyemak dan mengadakan dokumen kepada pemohon.
Mengelakkan masa menunggu pegawai tanda tangan surat mohon
ulasan Jabatan Teknikal.
ISU DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN