Pengurusan Buku
Perkhidmatan Pegawai Awam
Disediakan oleh;
Unit Maklumat Sumber Manusia
Bahagian Perkhidmatan
Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah
SKOP
Pengenalan Buku Perkhidmatan
Maklumat Peribadi
Kenyataan Perkhidmatan
Lembaran Kelakuan
PENGENALAN Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam
LATAR BELAKANG
Ruangan yang terhad.
Tidak berupaya menampung
keperluan perkhidmatan yang
semakin kompleks.
Kekangan
Record of Service
LATAR BELAKANG
PELAKSANAAN BUKU PERKHIDMATAN
PEGAWAI AWAM NEGERI SABAH
Dilancarkan pada 2 Disember
1989 di Dewan Perdana MUIS.
Berkuatkuasa pada 01 Januari 1990.
LATAR BELAKANG
NASKAH PEJABAT NASKAH PEGAWAI
BUKU PERKHIDMATAN PEGAWAI AWAM
• Disimpan di pejabat pegawai berkhidmat • Disimpan di Ibu Pejabat
LATAR BELAKANG
Kewujudan Sistem Maklumat Sumber Manusia
(SM2);
Pertindihan kerja.
Peningkatan sistem penyampaian
memudahkan agensi menyelaras dan
memantau rekod perkhidmatan pegawai;
PENYELENGGARAAN DUA (2) NASKAH
BUKU PERKHIDMATAN TIDAK LAGI
RELEVAN
LATAR BELAKANG
KEPERLUAN MENYELENGGARA SATU (1) NASKAH BUKU
PERKHIDMATAN SAHAJA
KEPENTINGAN BUKU PERKHIDMATAN
Rekod maklumat peribadi dan perkhidmatan pegawai
Keperluan untuk pengurusan kerjaya pegawai
Dokumen wajib proses untuk persaraan pegawai
1
2
3
Sumber rujukan maklumat dan perkhidmatan pegawai 4
DASAR BUKU PERKHIDMATAN
1
2
3
4
Butir-butir peribadi pegawai dicatatkan TIDAK LEWAT daripada satu (1)
bulan dari tarikh pegawai melapor diri bertugas.
Salinan pendua kepada Buku Perkhidmatan hendaklah disediakan dan
dimasukkan ke dalam fail.
Bertaraf SULIT tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen terperingkat mengikut Arahan Keselamatan.
DISEDIAKAN SEMULA berpandukan dokumen / maklumat yang sahih jika ia rosak, hilang atau musnah.
DASAR BUKU PERKHIDMATAN
DISELENGGARA oleh pegawai penyelia rekod atau pegawai yang diberi
kuasa.
Semua catatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran oleh pegawai yang diberi kuasa .
Maklumat DIREKODKAN dengan segera. Catatan secara manual dibuat
pegawai yang diberi kuasa & ia DISAHKAN cop jabatan
5
6
7
KAEDAH MEREKOD MAKLUMAT
Dicatat dengan tulisan tidak
berangkai & dengan pen dakwat
kekal (hitam atau biru). Cop dibenarkan untuk
kenyataan yang sama (ayat
standard) seperti pelarasan
gaji untuk semua anggota
Perkhidmatan Awam Negeri.
KAEDAH MEREKOD MAKLUMAT
Maklumat mengenai
waris terdekat yang mesti
dicatat dengan pensel.
Catatan hendaklah
dibuat dengan tulisan
yang terang, jelas dan
mudah dibaca.
Buku / salinan pendua yang hilang / musnah PERLU
DISEDIAKAN SEMULA.
Ketua Jabatan HENDAKLAH mendapatkan dokumen
& maklumat berkaitan dengan kerjasama pegawai,
agensi yang berkenaan dan Pihak Berkuasa
Melantik (PBM).
Jika masih gagal, dapatkan BANTUAN daripada
rakan yang pernah bertugas di agensi sama dengan
pegawai untuk MEMBANTU menyediakan Buku
Perkhidmatan yang baru.
PENYEDIAAN SEMULA BUKU PERKHIDMATAN
PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB
Pegawai yang mengetuai sesebuah organisasi sama
ada di peringkat kementerian, jabatan di peringkat persekutuan,
negeri, daerah.
Semua kategori pegawai lantikan tetap, sementara,
kontrak.
KETUA JABATAN
PEGAWAI
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
MEMBUKA BUKU PERKHIDMATAN
bagi setiap PEGAWAI LANTIKAN
BARU dalam sektor awam
MENGURUS DAN MENYELENGGARA Buku Perkhidmatan pegawai di
bawah penyeliaannya serta
memastikan maklumat direkodkan
dengan teratur, lengkap dan terkini.
Dapatkan dokumen & maklumat
daripada pegawai, agensi & Pihak
Berkuasa Melantik bertujuan
MENYEDIAKAN BUKU PERKHIDMATAN
BARU (jika Buku Perkhidmatan hilang atau musnah)
Tentukan setiap maklumat
dinyatakan RUJUKAN KUASA.
Pegawai yang bertanggungjawab
mestilah mengesahkan BUTIRAN
YANG DIREKODKAN serta
memastikan KEBENARAN
MAKLUMAT sebelum tandatangan.
Memberi NOMBOR ATAU KOD
RUJUKAN supaya mudah dirujuk.
Disimpan di TEMPAT SELAMAT DAN
BERKUNCI DAN DISELENGGARA
DENGAN BAIK oleh pegawai bertanggungjawab.
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
Bagi pegawai yang bertukar ke jabatan lain:
1. Buku Perkhidmatan perlu dihantar ke Jabatan baru SETELAH DISAHKAN DAN
DITANDATANGANI oleh Ketua Jabatan atau mana-mana pegawai yang
diberi kuasa selepas catatan terakhir. NAMA DAN JAWATAN PEGAWAI
BERTANGGUNGJAWAB HENDAKLAH DINYATAKAN.
2. Semua maklumat urusan yang belum selesai dan belum direkodkan semasa
di Jabatan lama HENDAKLAH DIHANTAR ke Jabatan baru.
3. Buku Perkhidmatan hendaklah DIHANTAR DENGAN SELAMAT MENGIKUT
KAEDAH YANG DITETAPKAN oleh Ketua Jabatan. (PANDUAN No.4 –cara
yang selamat/pos berdaftar)
4. Bagi PEGAWAI YANG TELAH MENINGGAL DUNIA DALAM PERKHIDMATAN,
BUTIRAN KEMATIAN HENDAKLAH DICATATKAN SEPERTI TARIKH DAN SEBAB
KEMATIAN.
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
KEMUKAKAN MAKLUMAT PERIBADI semasa melapor diri bertugas kali pertama, bertukar atau dilantik ke jawatan lain.
Membuat SEMAKAN MAKLUMAT YANG DIREKODKAN SEKURANG-KURANGNYA 1
TAHUN SEKALI TERUTAMA DALAM TEMPOH 2 TAHUN SEBELUM PERSARAAN WAJIB bagi memastikan urusan pembayaran faedah persaraan tidak terjejas & memaklumkan
sebarang perubahan.
Pegawai juga boleh memohon untuk mendapatkan salinan Buku Perkhidmatan
daripada Ketua Jabatannya.
MENYIMPAN DOKUMEN PENTING yang berkaitan bagi membantu penyediaan semula Buku Perkhidmatan yang hilang / musnah
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
CONTOH DOKUMEN
YANG PERLU DISMPAN
Surat Lantikan
Surat Pengesahan
Jawatan
Surat Pemberian
Taraf Berpencen
Surat Pemangkuan
/ Naik Pangkat
Surat Pergerakan
Gaji
Sijil Anugerah
KELEMAHAN LAZIM
• Maklumat tidak tepat/tidak lengkap;
• Ayat/kenyataan tidak lengkap sehingga
membawa pengertian yang salah;
• Rujukan kuasa sesuatu maklumat tidak
dicatatkan dengan jelas.
APA YANG BOLEH DIBUAT?
• Pembetulan berdasarkan
bukti-bukti berdokumen
yang sahih;
• Memastikan maklumat
direkodkan dengan
lengkap mengikut
ruangan yang ditetapkan;
• Semakan secara berkala
bagi memastikan Buku
Perkhidmatan
diselenggarakan dengan
sempurna.
Diluluskan
Cuti Tanpa
Gaji mulai…
12.6.2014 hingga 12.7.2017
Catatan: Kelulusan yang sebenar
adalah 12.6.2014 hingga 04.7.2014
MEMOTONG/MEMBATALKAN/MEMINDA PADA BUKU
PERKHIDMATAN KERAJAAN
Tandatangan
initial sahaja
04.7.2014 M
E
M
O
T
O
N
G
Kaedah Memotong untuk pindaan /
perubahan : 1. Potong catatan yang salah
(contoh : 12.7.2017)
2. Tulis semula dengan jelas catatan yang betul di atas / bawah catatan
yang dipotong.
3. Tandatangan initial.
MEMOTONG/MEMBATALKAN/MEMINDA PADA BUKU
PERKHIDMATAN KERAJAAN
Diluluskan Cuti
Tanpa Gaji
mulai…
12.6.2014 hingga 12.7.2017
Catatan: Kelulusan yang
sebenar adalah Cuti Tanpa
Gaji Menjaga Anak
Batalkan dan catat semula
atau
Diluluskan Cuti
Tanpa Gaji mulai
Tandatangan
initial sahaja
12.6.2014 hingga 12.7.2017
M
E
M
O
T
O
N
G
Diluluskan Cuti
Tanpa Gaji Menjaga
Anak mulai…..
Diluluskan Cuti
Tanpa Gaji Menjaga
Anak mulai…..
M
E
M
B
A
T
A
L
K
A
N
Garisan panjang secara diagonal
dengan catatan nota batal
hendaklah dibuat di bahagian yang
hendak dibatalkan dan
ditandatangani oleh pegawai yang
diberikan kuasa sebagai verifikasi
pindaan.
Maklumat yang tepat dan lengkap
hendaklah dicatat semula di bawah
rekod yang dibatalkan atau di
lembaran baharu sekiranya tiada
ruang mencukupi.
MEMOTONG/MEMBATALKAN/MEMINDA PADA BUKU
PERKHIDMATAN KERAJAAN
Diluluskan
Cuti Tanpa
Gaji mulai…
12.6.2014 hingga
12.7.2017
Catatan: Kelulusan yang
sebenar adalah Cuti Tanpa
Gaji Menjaga Anak Diluluskan
Cuti Tanpa
Gaji Menjaga
Anak mulai…
Tampal
TIDAK BOLEH
DITAMPAL ATAU
MENGGUNAKAN
PEMADAM CECAIR
PANDUAN RINGKAS
Rujuk panduan
ringkas di muka
surat 2 Buku
Perkhidmatan
RINGKASAN BUKU PERKHIDMATAN
BAHAGIAN 1 BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3 BAHAGIAN 4
Maklumat Peribadi Kenyataan
Perkhidmatan Kenyataan Cuti Lembaran Kelakuan
Merekodkan
butir-butir pegawai sebaik sahaja pegawai
melapor diri bertugas
Merekodkan peristiwa penting
dan maklumat
yang berkaitan dengan
perkhidmatan pegawai mulai tarikh pegawai
dilantik sehingga
perkhidmatannya berakhir
Merekodkan
semua maklumat
mengenai cuti pegawai
sepanjang tempoh
perkhidmatan
Merekodkan
semua maklumat mengenai
anugerah, pujian dan hukuman
tatatertib
Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam
BAHAGIAN 1 –
MAKLUMAT PERIBADI
RINGKASAN BUKU PERKHIDMATAN
BAHAGIAN 1 BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3 BAHAGIAN 4
Maklumat Peribadi Kenyataan
Perkhidmatan Kenyataan Cuti Lembaran Kelakuan
Merekodkan
butir-butir pegawai sebaik sahaja pegawai
melapor diri bertugas
Merekodkan peristiwa penting
dan maklumat
yang berkaitan dengan
perkhidmatan pegawai mulai tarikh pegawai
dilantik sehingga
perkhidmatannya berakhir
Merekodkan
semua maklumat
mengenai cuti pegawai
sepanjang tempoh
perkhidmatan
Merekodkan
semua maklumat mengenai
anugerah, pujian dan hukuman
tatatertib
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
Butiran di Muka Hadapan perlu dicatat dengan HURUF BESAR
NAMA PEGAWAI : DATUK HAJI HUSSIN BIN RAMLI
TARIKH LAHIR : 05 /02/1970 [DD/MM/YYYY]
KUMPULAN GAJI :
JABATAN/AGENSI : JABATAN PERKHIDMATAN AWAM NEGERI
JABATAN KERJA RAYA, TAWAU
RUJUKAN FAIL JABATAN
: JPAN: (S)800-3/47,932
C.203/15,980
MUKA HADAPAN
No. Buku Perkhidmatan: _________________ Kosongkan
RUJUKAN FAIL JABATAN
• CATATKAN NOMBOR FAIL PERIBADI pegawai di peringkat jabatan
• PERLU DIKEMASKINI apabila pegawai bertukar atau dilantik ke agensi lain
• Nombor jabatan yang lama HENDAKLAH DIPOTONG (JANGAN DIPADAM/DITAMPAL)
NAMA PEGAWAI & TARIKH LAHIR • Mengikut EJAAN SEBENAR Kad
Pengenalan
• Gelaran yang diperoleh berikutan anugerah darjah kebesaran TIDAK PERLU dicatatkan
• TIDAK BOLEH dipinda kecuali dengan kelulusan Ketua Jabatan berdasarkan dokumen pengesahan daripada Jabatan Pendaftaran Negara
• PINDAAN PERLU DICATAT di Bahagian 2 Kenyataan Perkhidmatan
KUMPULAN GAJI
Gred
JABATAN/AGENSI
• Agensi semasa di mana pegawai bertugas.
• Nyatakan daerah (jika berkenaan)
• Jika pegawai berpindah ke agensi lain -Nama agensi lama hendaklah dipotong (jangan dipadam/ditampal)
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
PERIHAL PEGAWAI – M/S 1
1) Gambar/Tarikh
2) Nama Pegawai/Jantina
3) Nombor Jabatan
4) Taraf Kelamin
5) Nombor Kad
Pengenalan/Pasport
6) Warna Kad
7) Warganegara
8) No Sijil Kewarganegaraan
9) Suku Kaum
10) Agama
11) Tarikh Lahir
12) Tempat Lahir
13) Tarikh Pelantikan Pertama
14) Tarikh Layak Diberi Taraf
Berpencen
15) Tarikh diberi taraf
berpencen
16) Tarikh Wajib Bersara
17) Nombor Kumpulan Wang
Jaminan Diri Pegawai
18) Nombor Rancangan Pencen
Balu dan Anak Yatim
19) Nombor Pendaftaran
Kumpulan Wang
Simpanan Pekerja
(Jika Pencarum)
20) Nombor Cukai
Pendapatan
21) Nombor Pekerja
22) Alamat Rumah
23) Alamat Perhubungan
24) Nombor Telefon
(Rumah)
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
1) Gambar/Tarikh
Sekeping gambar pegawai yang disahkan oleh Ketua Jabatannya sebagai
yang terbaru mengikut tarikh gambar itu hendaklah ditampal di ruang yang
dikhaskan (M/S 1).
Diperbaharui setiap 10 tahun sekali. Tarikh gambar hendaklah ditulis di bawah ruang yang disediakan.
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
(1) Nama pegawai hendaklah direkodkan dengan HURUF BESAR.
(2) Mengikut ejaan sebenar seperti di dalam kad pengenalan.
(3) Ejaan nama tidak boleh dipendekkan. (CONTOH: DAYANG
> DG./ MUHAMMAD > MUHD/ PENGIRAN > PG. / BINTI >BT)
(4) Pindaan nama boleh dibuat setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan berdasarkan dokumen pengesahan daripada Jabatan Pendaftaran Negara.
(5)Sebarang gelaran yang diperolehi berikutan penganugerahan darjah kebesaran tidak perlu dicatatkan
di ruangan ini.
(6) Selain pindaan nama direkodkan di dalam “Maklumat Peribadi”, ia juga direkodkan secara berasingan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan”.
2) Nama Pegawai/Jantina
POTONG YANG TIDAK BERKENAAN Lelaki/Perempuan
Lelaki/Perempuan Lelaki/Perempuan
Betul
Salah
Salah
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
3) Nombor Jabatan
4) Taraf Kelamin
• CATATKAN NOMBOR FAIL PERIBADI pegawai di peringkat Jabatan
• PERLU DIKEMASKINI apabila pegawai bertukar atau dilantik ke agensi lain
• Nombor jabatan yang lama HENDAKLAH DIPOTONG (JANGAN DIPADAM)
APMM(500)-P.1234 JPA(T)P.5678
POTONG YANG TIDAK BERKENAAN BETUL Bujang/Kahwin/Duda/Janda/Balu SALAH Bujang/Kahwin/Duda/Janda/Balu Bujang/Kahwin/Duda/Janda/Balu
Betul
Salah
Salah
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
5) Nombor Kad Pengenalan/Pasport
6) Warna Kad
Nombor kad pengenalan hendaklah direkodkan bagi
warganegara dan Penduduk Tetap.
Nombor pasport bagi bukan warganegara.
Biru/Merah
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
7) Warganegara
8) No Sijil Kewarganegaraan
Rekodkan nombor Sijil Kewarganegaraan (jika ada beserta tarikhnya)
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
9) Suku Kaum
10) Agama
Agama yang dianuti oleh pegawai hendaklah direkodkan.
Bagi pegawai yang tidak menganuti mana-mana agama, ruangan tersebut
hendaklah dikosongkan.
Sekiranya pegawai bertukar agama semasa di dalam perkhidmatannya, maklumat pertukaran agama tersebut hendaklah direkodkan secara berasingan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan”.
Ikut sijil kelahiran. Lain-lain keturunan di Sabah adalah tidak
dibenarkan
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
11) Tarikh Lahir
12) Tempat Lahir
MESTILAH TEPAT mengikut hari, bulan dan tahun [DD/MM/YYYY]
TIDAK BOLEH DIPINDA
PINDAAN PERLU MENDAPAT KELULUSAN KETUA JABATAN berdasarkan sijil kelahiran / kad pengenalan pegawai
Pindaan perlu DICATAT DI BAHAGIAN 2 Kenyataan Perkhidmatan
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
Tarikh yang melayakkan pegawai diberi taraf berpencen (rujuk surat SPANS)
13) Tarikh Pelantikan Pertama
Mengikut Surat Pelantikan / Tarikh Lapor Diri
14) Tarikh Layak Diberi Taraf Berpencen
15) Tarikh diberi taraf berpencen
Tarikh pemberian taraf berpencen bagi pegawai yang tidak bersetuju memilih Skim KWSP hendaklah direkodkan.
Kosongkan bagi yang memilih skim KWSP atau yang belum diberikan taraf
berpencen.
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
17) Tarikh Wajib Bersara
Rekodkan tarikh pegawai mencapai umur persaraan wajib
18) Nombor Kumpulan Wang Jaminan Diri Pegawai Kerajaan
Kosongkan (tidak relevan)
19) Nombor Rancangan Pencen Balu dan Anak Yatim
Kosongkan (tidak relevan)
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
20) Nombor Pendaftaran Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (Jika
Pencarum)
21) Nombor Cukai Pendapatan
22) Nombor Pekerja
Nombor Keahlian Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan
tahun mula mencarum dalam sektor awam perlu direkodkan.
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
22) Alamat Rumah
Ditulis dengan pensel memudahkan pengemaskinian jika pegawai berpindah
alamat
23) Alamat Perhubungan
Alamat surat-menyurat
24) Nombor Telefon (Rumah)
@ Nombor telefon bimbit
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
(i) Isteri/Suami (potong yang tidak berkenaan)
(i) Anak-anak (Termasuk Anak Angkat dan Anak Tiri)
PERIHAL KELUARGA
Nama Isteri
(Isteri-Isteri)/Suami
Alamat Perhubungan
(Ditulis dengan pensel)
No. Kad
Pengenalan
Tarikh
Perkahwinan
No. Sijil
Perkahwinan/Surat
Nikah
Pekerjaan
dan Jabatan
Catatan
(Jika bercerai,
meninggal dunia,
dsb., sebutkan
tarikh dan rujukan
kuasa)
Siti binti Ali
No.10, Taman Selasih,
Lorong Mawar, 88500,
Papar
H0828774 14.02.1980 MKT/60/80 Suri Rumah
Meninggal Dunia
Tarikh:
Rujukan Kuasa:
Noor bt Ahmad
No.10, Taman Selasih,
Lorong Mawar, 88500,
Papar
770212-12-
5324 14.02.2000 L012345 Suri Rumah
Nama Lelaki/Perempuan Tarikh Lahir No.Sijil Beranak No. Kad Pengenalan Catatan
1. Norman bin Halim Lelaki 01.01.1986 5555/86 810101-49-5033
2. Yusrina binti Halim Perempuan 02.02.2001 SB123456 010202-12-5222
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
WARIS TERDEKAT 1. Nama : FATAH BIN AMIN
No.Kad Pengenalan : -
Pertalian Keluarga : SUAMI
Alamat Perhubungan : JALAN TUARAN LAMA, KOTA KINABALU
No. Telefon :
1. Nama : ARIANA BINTI ROSEMAN
No.Kad Pengenalan : 880808-12-XXXX
Pertalian Keluarga : ADIK
Alamat Perhubungan : LOT 50, TAMAN SERI GAYA, LORONG
TENGGILING 10, 88400, KOTA KINABALU, SABAH
No. Telefon : 016844XXXX
Mestilah dicatat dengan PENSEL
Catatkan nama & alamat dengan LENGKAP (termasuk no. telefon)
Supaya MUDAH DIHUBUNGI semasa kecemasan
WARIS adalah seseorang yang mempunyai hubungan kekeluargaan atau hubungan yang rapat dengan pegawai
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
PENYATA KELULUSAN – M/S 2
(a) Persekolahan
Tahun Sijil/Peringkat Kelulusan Tandatangan
Ketua Jabatan dan Tarikh
2005 Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia (3B
1C)
2003 Sijil Pelajaran Malaysia (7 A, 1B)
2001 Penilaian Menengah Rendah (5A)
Hendaklah ditandatangani
di baris yang sama dengan
masukan berkenaan
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
(b) Diploma/Ijazah/Sijil Ikhtisas, dsb.
Tahun Peringkat dan Bidang
Pengajian
Nama dan Tempat Institusi
Pengajian
Tandatangan Ketua Jabatan
dan Tarikh
2015 Ijazah Sarjana Psikologi
Kaunseling (CGPA/Kelas) Universiti Malaysia
Sabah
2012 Ijazah Sarjana Muda
Psikologi (CGPA/Kelas)
Universiti Terbuka Malaysia
Hendaklah
ditandatangani
di baris yang
sama dengan
masukan
berkenaan
BAHAGIAN 1 – MAKLUMAT PERIBADI
(c) Kelayakan Bahasa Malaysia
Tahun Sijil/Peringkat Kelulusan Tandatangan
Ketua Jabatan dan Tarikh
2005 Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia (C)
2003 Sijil Pelajaran Malaysia (A2)
2001 Penilaian Menengah Rendah (B)
Hendaklah
ditandatangani di baris yang
sama dengan masukan
berkenaan
Nyatakan
gred
Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam
BAHAGIAN 2 –
PENYATA PERKHIDMATAN
RINGKASAN BUKU PERKHIDMATAN
BAHAGIAN 1 BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3 BAHAGIAN 4
Maklumat Peribadi Kenyataan
Perkhidmatan Kenyataan Cuti Lembaran Kelakuan
Merekodkan
butir-butir pegawai sebaik sahaja pegawai
melapor diri bertugas
Merekodkan peristiwa penting
dan maklumat
yang berkaitan dengan
perkhidmatan pegawai mulai tarikh pegawai
dilantik sehingga
perkhidmatannya berakhir
Merekodkan
semua maklumat
mengenai cuti pegawai
sepanjang tempoh
perkhidmatan
Merekodkan
semua maklumat mengenai
anugerah, pujian dan hukuman
tatatertib
Bahagian yang penting. Kerana butir-butir perkhidmatan SEPERTI
PELANTIKAN/TATATERTIB/PEPERIKSAAN/KUR
SUS juga dimasukkan dalam bahagian ini walaupun mempunyai penyata yang
berasingan.
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan
atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan
dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau
Tempoh
Berpencen, Tak
Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JPA(S)87 Bth:
20.6.2008
Nama Pegawai: …………………………………..
Rekodkan rujukan dan tarikh
surat kuasa atau surat yang mengiringi pekeliling, surat
pekeliling, peraturan, surat edaran atau Penyata
Perubahan Gaji bagi sesuatu urusan.
EMMA BINTI WATSON
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan
atau Hal-Hal Lain Mengenai
Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak
Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
Nama Pegawai: …………………………………..
Rekodkan selengkapnya maklumat sesuatu peristiwa atau perubahan berkaitan dengan
perkhidmatan pegawai merangkumi tarikh kuat kuasa, bilangan dan tahun kepada pekeliling
atau peraturan lain jika berkenaan.
Istilah dan rangkaian kata yang digunakan hendaklah direkodkan dengan betul contohnya
“Dilantik ke jawatan Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)...” dan bukan “Ditawarkan ke jawatan
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)... *membawa pengertian yang salah”.
Seboleh-bolehnya, semua peristiwa berkaitan dengan perkhidmatan pegawai seperti
pelantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, penanggungan kerja, pemangkuan, kenaikan
pangkat, tatatertib dan sebagainya hendaklah direkodkan mengikut susunan tarikh kuat
kuasa sesuatu peristiwa atau tarikh penerimaan surat mengikut mana yang terdahulu.
EMMA BINTI WATSON
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan
atau Hal-Hal Lain Mengenai
Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak
Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
Nama Pegawai: …………………………………..
Rekodkan nama skim perkhidmatan dan gred hakiki pegawai pada setiap peristiwa
Gred jawatan yang dipangku atau skim dan gred jawatan yang ditanggung kerja juga hendaklah dicatatkan.
Contoh catatan pemangkuan adalah “Pegawai Penyelidik Gred Q52 Memangku Gred Q54” atau contoh catatan penanggungan kerja adalah “Pegawai Teknologi Maklumat Gred F48 Menanggung kerja PTD Gred M48”.
EMMA BINTI WATSON
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan
atau Hal-Hal Lain Mengenai
Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak
Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
Nama Pegawai: …………………………………..
Rekodkan tarikh kuat
kuasa atau kelulusan
sesuatu urusan/
peristiwa.
EMMA BINTI WATSON
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan
atau Hal-Hal Lain Mengenai
Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak
Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
Nama Pegawai: …………………………………..
Rekodkan sama ada pegawai bertaraf berpencen atau tidak
berpencen pada setiap peristiwa yang dinyatakan di
ruangan “Butir-butir perubahan”.
EMMA BINTI WATSON
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan
atau Hal-Hal Lain Mengenai
Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak
Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
Nama Pegawai: …………………………………..
Rekodkan gaji dan mata gaji hakiki semasa pada setiap peristiwa yang dinyatakan di ruangan ini. Tiada catatan elaun kecuali elaun berpencen. Segala perubahan mengenai elaun dan perubahan pada gaji dan mata gaji hendaklah dicatatkan di ruangaan “Butir-butir perubahan”.
EMMA BINTI WATSON
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan
atau Hal-Hal Lain Mengenai
Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak
Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
Nama Pegawai: …………………………………..
Pegawai yang bertanggungjawab
mengesahkan semua butiran yang
direkodkan hendaklah mencatatkan tarikh,
menurunkan tandatangannya dan di cop
dengan cop jawatan di tempat yang
ditetapkan di ruangan ini pada setiap
peristiwa yang dinyatakan di ruangan “Butir-
butir perubahan”.
EMMA BINTI WATSON
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Satu kenyataan
perkhidmatan
satu
tandatangan/
pengesahan. Pengesahan
Dalam
Perkhidmatan (Tandatangan)
ALI ABU
PP1(K)
Pemberian Taraf Berpencen
(Tandatangan)
ALI ABU
PP1(K)
Pergerakan Gaji Tahunan
(Tandatangan)
ALI ABU
PP1(K)
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Pengesahan
Dalam
Perkhidmatan
Pemberian Taraf
Berpencen
Pergerakan Gaji
Tahunan
Kenaikan pangkat
Bertukar Keluar
(Tandatangan)
ALI ABU
PP1(K)
Jangan
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
CONTOH &
KAEDAH MENGEMASKINI
PELANTIKAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan Tandatangan dan Tarikh
SPA(T)12 Bth: 9.6.2003
Dilantik sebagai Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi) Gred N19 dalam tempoh percubaan selama 1-3 tahun mulai… Penempatan di …. Mulai….
Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi)
Gred N19
1.7.2003 Tidak Berpencen RM1,352.00
CONTOH 1: Catatan Untuk Pelantikan Pertama
REKOD BERMULA DENGAN PERKATAAN
“DILANTIK”
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau
Hal-Hal Lain Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
SPA(T)12 Bth: 20.9.2007
Dilantik secara Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) sebagai Pegawai Tadbir Gred N41 mulai 1.10.2007
Pegawai Tadbir Gred N41
1.10.2007 Berpencen RM2,504.33
CONTOH 2: Catatan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PENGESAHAN TARIKH LANTIKAN
REKODKAN • Pengesahan tarikh lantikan sekiranya berkaitan; dan
• Rujukan surat yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Melantik.
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau
Hal-Hal Lain Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
SPA(T)12 Bth: 3..3.2004
Diluluskan pengesahan lantikan sebagai Pegawai Teknologi Maklumat F29 mulai 1.7.2003.
Pegawai Teknologi Maklumat F29
1.10.2003 Tidak Berpencen RM1850.00
REKOD BERMULA DENGAN PERKATAAN
“DILULUSKAN”
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
KEPUTUSAN TAPISAN KESELAMATAN
(Lantikan Baru dan masih dalam tempoh percubaan)
Rekodkan keputusan Tapisan Keselamatan dan nyatakan
rujukan surat keputusan.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN
REKODKAN • Rujukan kuasa yang meluluskan.
• Nyatakan tempoh pelanjutan, bilangan kali pelanjutan.
• Dengan denda atau tanpa denda.
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau
Hal-Hal Lain Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
SPA(T)14 Bth: 3.7.2006
Diluluskan pelanjutan tempoh percubaan kali pertama tanpa denda bagi tempoh setahun mulai 1.7.2006
Pembantu Perangkaan Gred
N19
1.7.2006 Tidak Berpencen RM776.09
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
Jawatan Hakiki & Skel Gaji
Gaji Hakiki Bulanan
Tarikh *Pelantikan/ Kenaikan Gaji
Tarikh Pengesahan/
Pemberian Taraf Berpencen
Taraf Pelantikan Tandatangan Ketua Jabatan
KENAIKAN GAJI TAHUNAN
Rekodkan keputusan kenaikan gaji oleh Panel Pembangunan Sumber Manusia agensi dari mata gaji sekarang ke mata gaji baru.
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau
Hal-Hal Lain Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JAB(T)10 Bth: 25.6.2004
Kenaikan Gaji Tahunan (Biasa) TPG: 1 Julai
Pembantu Perangkaan Gred
N19
1.7.2006 Tidak Berpencen RM776.09 Tandatangan dan Cop Jawatan
Kemaskini juga Penyata Pelantikan/Kenaikan Gaji
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PEPERIKSAAN
REKODKAN
• Nama peperiksaan, tarikh peperiksaan diduduki, bahagian (tajuk) dan keputusannya.
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JAB(T)15 Bth: 18.3.2016
Telah menghadiri Peperiksaan Perkhidmatan Awam Negeri Sabah Penolong Pegawai Tadbir Gred N29 Siri 1/2016 pada 21.1.2016 Keputusan: Undang-Undang Am I dan Undang-Undang Am II – LULUS
Penolong Pegawai Tadbir Gred N29`
21.1.2016 Tidak Berpencen RM1850.00
LULUS/KANDAS/TIDAK
HADIR/DIKECUALIKAN
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
Jenis Peperiksaan Tarikh
Lulus Kandas Tidak Hadir Dikecualikan
JPA 241/34/6 (1) Peperiksaan Undang-Undang Kerajaan Siri 2/2016 1) Undang-Undang Am I 2) Undang-Undang Am II 3) Undang-Undang Sivil
20.04.2016
Kelas II
20.04.2016 Kelas I
21.04.2016 Kelas III
Kemaskini juga Penyata Peperiksaan Perkhidmatan Awam
PEPERIKSAAN
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN
REKODKAN • Kelulusan pengesahan dalam perkhidmatan serta kuasa melulus. • Tarikh disahkan dalam perkhidmatan bagi pegawai yang terlibat dengan urusan
pertukaran pelantikan.
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
SPA(T)15 Bth: 23.7.2006
Diluluskan pengesahan dalam perkhidmatan sebagai Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N19 mulai 1.7.2006 - Memilih skim KWSP
Pembantu Tadbir (Perkeranian/
Operasi) Gred N19 `
1.7.2006 Tidak Berpencen RM776.09
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PEMANGKUAN KE GRED/ JAWATAN LEBIH TINGGI
Rekodkan gred/ jawatan yang dipangku berdasarkan kelulusan daripada
Lembaga Kenaikan Pangkat yang berkenaan.
PEMILIHAN (OPSYEN) SKIM PERKHIDMATAN
REKODKAN
Nombor perenggan opsyen (sama ada
bersetuju atau tidak bersetuju), bilangan
pekeliling perkhidmatan yang berkaitan,
tarikh kuat kuasa opsyen, pemindahan gaji
sekarang ke gaji baru dan perubahan tarikh
pergerakan gaji.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Rekodkan pemberian taraf berpencen dan tarikhnya.
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
SPA(T)15 Bth: 25.1.2007
Diluluskan pemberian taraf berpencen mulai 1.2.2007
Penolong Pegawai Tadbir Gred N29`
1.7.2006 Berpencen RM1470.75
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PENGISYTIHARAN HARTA
Catatkan tarikh pengisytiharan harta yang diambil maklum oleh Ketua Jabatan dan rujukan yang berkaitan.
Rekod juga di ruangan “Penyata Pemilikan Harta Yang Telah Diluluskan”
NOTA 1.CATATAN KETUA JABATAN “MENGAMBIL MAKLUM” 2.KETUA JABATAN BUKAN MELULUSKAN PENGISYTIHARAN HARTA 3.PROSES DIBUAT MELALUI LEMBAGA TATATERTIB
Rujukan Kuasa dan Tarikh
Peraturan 214, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam Negeri Sabah 2008
(Kelakuan dan Tatatertib)
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
CONTOH
PINJAMAN/ PEMBIAYAAN KERAJAAN
Rujukan Kuasa dan Tarikh
LENGKAPKAN JUGA PENYATA DI M/S 60 UNTUK PINJAMAN PERUMAHAN /M/S 63 UNTUK PINJAMAN KENDERAAN
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
KENAIKAN PANGKAT
REKODKAN Gred/ jawatan kenaikan pangkat, Perubahan gaji, tarikh kuat kuasa kenaikan pangkat berdasarkan kelulusan daripada Lembaga Kenaikan Pangkat
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
SPA(T)15 Bth: 20.6.2008
Diluluskan kenaikan pangkat oleh Lembaga Kenaikan Pangkat Gred N41 Ke Atas sebagai Pegawai Tadbir Gred N48 mulai 1.4.2008
Pegawai Tadbir Gred N48
1.4.2008 Berpencen RM 5370.80
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PERTUKARAN BIASA
Catatkan tarikh kuat kuasa pertukaran dari Jabatan/ Bahagian/ Unit ke Jabatan/
Bahagian/ Unit yang lain serta rujukan kebenaran.
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JPA(S)413 Bth: 20.9.2016
Bertukar dari Jabatan Perkhidmatan Awam
Negeri ke Kementerian
Pertanian dan Industri Makanan mulai
15.10.2016
Penolong Pegawai Tadbir Gred N29`
15.10.2016 Berpencen RM1470.75
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
KURSUS DALAM PERKHIDMATAN
• Catatkan nama, tempat dan tempoh berkursus.
• Nombor rujukan dan surat tawaran berkursus daripada penganjur hendaklah juga dicatatkan di ruangan
“Rujukan Kuasa dan Tarikh”.
• Rekodkan juga di “Penyata Kursus/Latihan dalam Perkhidmatan”
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PERUBAHAN SKIM DAN GAJI
Catatkan bilangan pekeliling perkhidmatan yang berkenaan, jika ada, mata gaji yang telah diubah dan gelaran jawatan baru.
Ringkasan pelarasan gaji, jika ada, hendaklah dinyatakan.
MENGAMBIL KIRA PERKHIDMATAN LEPAS
Jika ada perkhidmatan lepas, catatkan sama ada perkhidmatan tersebut dikira bersambung atau sebaliknya, lengkap dengan rujukan kuasa yang meluluskan. Catatkan juga di “Penyata Pelantikan”
Catatkan gelaran jawatan dahulu, tempoh perkhidmatan lepas, Jabatan dahulu,
syarat-syarat ‘tempoh terputus’ (Contoh: Peletakan jawatan/Pelepasan dengan izin).
PINDAAN TARIKH LAHIR SEPERTI TERCATAT DALAM BUKU PERKHIDMATAN
Catatkan tarikh asal dan tarikh baru, jika pindaan diluluskan. Jika permohonan tidak
diluluskan, keputusan hendaklah direkodkan untuk mengelak permohonan berulang kali.
Catatkan nombor rujukan surat keputusan di ruangan “Rujukan Kuasa”.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PERINTAH MAHKAMAH ATAU PIHAK BERKUASA TATATERTIB YANG MEMBAWA KESAN TERHADAP GAJI
• Catatkan hukuman/ perintah mahkamah @ pihak berkuasa tatatertib ke atas pegawai yang membawa kesan terhadap gajinya seperti kebankrapan, hukuman tatatertib,
perintah nafkah isteri yang diceraikan dan lain-lain.
• Nyatakan jenis perintah, surat kuasa perintah, pembayaran atau jumlah potongan gaji yang ditetapkan.
• Direkodkan juga dalam “Penyata Kelakuan dan Tatatertib” – M/S 66
PEMINJAMAN/ PERTUKARAN SEMENTARA
• Catatkan tarikh kuat kuasa, jawatan yang akan disandang, gred, mata gaji, tangga gaji, tempoh Peminjaman/ Pertukaran Sementara.
• Direkodkan juga dalam ”Penyata Pengalaman/Pertukaran/Pinjaman” – MS 4/5
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
HUKUMAN TATATERTIB
Catatan hendaklah jelas dan lengkap dengan jenis hukuman (denda/penahanan pergerakan gaji/penurunan pangkat), tarikh hukuman berkuat kuasa, tarikh Lembaga Tatatertib yang menjatuhkan hukuman itu bersidang, jenis kesalahan yang telah disabitkan dan sebagainya.
Nombor rujukan surat hukuman hendaklah dicatatkan di ruangan “Rujukan Kuasa dan Tarikh”.
Rekodkan juga di “Penyata Kelakuan dan Tatatertib”
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan Tandatangan dan Tarikh
SPAN(S)413 Bth: 20.2.08
Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam Kumpulan Sokongan,
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri dalam
mesyuarat pada 3.2.2008 telah menimbang kertas
pertuduhan ke atas pegawai dan mendapati
pegawai bersalah dan dikenakan hukuman ___ selaras dengan Peraturan
246, PPPANS 2008 (Kelakuan dan Tatatertib)
Penolong Pegawai Tadbir Gred N29
(rujuk surat) Berpencen RM963.64
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JP(S)413 Bth:
25.10.2016
Diluluskan Menanggung Kerja Jawatan Penolong
Pegawai Tadbir Gred N29 di Bahagian Perkhidmatan,
Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri dengan
dibayar elaun mengikut kadar
seperti di Peraturan 110, PPPANS 2008 mulai 1.11.2016.
Penolong Pegawai Tadbir Gred N29
(Menanggung Kerja Penolong Pegawai Tadbir
Gred N29)
1.11.2016 Berpencen RM301.04 (ETK)
MENANGGUNG KERJA
Catatkan kelulusan menanggung kerja dan pembayaran elaunnya, tarikh kuat kuasa, elaun dan rujukan surat kebenaran.
CATATKAN GRED JAWATAN HAKIKI DAN GRED JAWATAN YANG DITANGGUNG KERJA
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JP(S)413 Bth: 25.10.2016
Bersetuju menerima opsyen pertukaran pelantikan dari skim perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir Gred N27 ke skim perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir Gred N29 mulai 1.7.2016
Penolong Pegawai Tadbir Gred N29
1.7.2016 Berpencen RM1870.05
PERTUKARAN PELANTIKAN/ PERTUKARAN PERKHIDMATAN
Catatkan pertukaran pelantikan/ pertukaran perkhidmatan dari satu Jabatan ke Jabatan yang lain atau
dari satu skim perkhidmatan ke satu skim perkhidmatan yang lain serta tarikh kuat kuasa.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PENAMATAN PERKHIDMATAN DAN BUANG KERJA
Catatkan tarikh kuat kuasa penamatan/ buang kerja dan rujukan berkaitan.
TAMAT TEMPOH KONTRAK
Catatkan tarikh tamat tempoh kontrak dan ganjaran kontrak (nyatakan jumlahnya
dan rujukan surat pembayaran).
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
OPSYEN UMUR PERSARAAN
Catatkan pilihan opsyen yang dibuat oleh pegawai, pekeliling perkhidmatan dan surat
kuat kuasa yang berkaitan.
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JAB(S)103 Bth: 9.6.2008 & PPNS Bil. ……. Thn.2008
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PELETAKAN JAWATAN
Catatkan tarikh kuat kuasa peletakan jawatan dan rujukan kelulusan pemendekan notis (jika ada).
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
(Jika ada) Peletakan jawatan sebagai Pegawai Hal Ehwal Islam Gred S41 berkuatkuasa mulai 8.3.2008
Pegawai Hal Ehwal Islam Gred
S41
8.3.2008 Tidak Berpencen RM1688.89
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN
Catatkan rujukan surat kelulusan, tarikh kuat kuasa, jawatan yang akan dijawat dan Jabatan barunya.
Contoh 1: Catatan Pelepasan Jawatan Dengan Izin
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
KPM/2/07(5) Bth: 30.5.2016
Diluluskan pelepasan jawatan dengan izin
Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19 Malaysia
kerana dilantik sebagai Penolong Pegawai Tadbir Gred N29 di Kementerian
Pelajaran mulai 1.6.2016.
Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19
1.6.2016 Berpencen RM1,355.00
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PELEPASAN JAWATAN DENGAN IZIN
Catatkan rujukan surat kelulusan, tarikh kuat kuasa, jawatan yang akan dijawat dan Jabatan barunya.
Contoh 2: Catatan Peletakan Jawatan dan Pelepasan Jawatan Dengan Izin
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JPA/2/08(4) Bth: 30.6.2008
Diluluskan peletakan jawatan dan pelepasan dengan izin Pembantu
Tadbir Rendah (Jurutaip) Gred N11 di Jabatan Perkhidmatan Awam
kerana dilantik sebagai Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 di Universiti Sains Malaysia mulai 4.7.2008.
Pembantu Tadbir Rendah (Jurutaip) Gred N11
4.7.2008 Berpencen RM872.95
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PERSARAAN WAJIB
Catatkan rujukan seksyen 10 (1), Akta Pencen 1980, opsyen KWSP atau pencen (jika
berkenaan) dan tarikh bersara.
Rujukan Kuasa dan Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JPA/PEN/09(16) Bth: 30.9.2007
Bersara wajib mulai 1.12.2007.
Pegawai Pertanian Gred G54
1.12.2007
Berpencen RM6721.93
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PERSARAAN PILIHAN SENDIRI
Catatkan rujukan kuas, tarikh dan jenis persaraan awal dan peruntukan Akta Pencen
yang berkaitan, tarikh persaraan, opsyen KWSP atau pencen (jika berkenaan).
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JPA/PEN/09(16) Bth: 1.8.2007
Bersara secara pilihan mulai 1.9.2007.
Juruukur Gred J48
1.9.2007 Berpencen RM5462.62
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
MENINGGAL DUNIA DALAM PERKHIDMATAN
CATATKAN
• Tarikh kematian, sama ada semasa dan akibat daripada menjalankan tugas rasmi;
atau
• Sebab kematian yang lain (rujuk siji kematian);
• Nombor rujukan sijil kematian; dan
• Laporan polis (jika berkaitan).
Rekodkan juga di “Penyata Persaraan/Peletakan Jawatan/Meninggal Dunia” M/S 67
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PELBAGAI ELAUN
Elaun-elaun yang diterima oleh pegawai (selain daripada Imbuhan Tetap Khidmat
Awam, Imbuhan Tetap Perumahan dan Imbuhan Tetap Keraian dan sebagainya yang
telah sedia tercatat bersama dengan catatan jawatan pegawai) perlu dicatatkan
setiap kali pegawai itu menerima elaun-elaun tersebut.
Jenis-jenis elaun yang dimaksudkan di sini ialah Elaun Pemangkuan, Elaun
Penanggungan Kerja, Bayaran Insentif Wilayah, Bayaran Insentif Pakar, Elaun Bahasa,
Elaun Trengkas Dua Bahasa, Elaun Gangguan, Bayaran Pakaian Istiadat, Kemudahan
serta Bayaran Kerana Bertukar atau Berpindah Rumah dan elaun-elaun lain.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PELARASAN GAJI, ELAUN DAN KEMUDAHAN
• Sepanjang tempoh perkhidmatan seseorang pegawai, boleh berlaku pembayaran di mana pegawai tidak berhak menerimanya.
• Bayaran terlebih bayar tersebut hendaklah dikutip semula dan urusan pembayaran balik perlu dicatatkan sebagai bukti bahawa pegawai itu telah memulangkan jumlah wang yang terlebih bayar.
KAEDAH MEREKOD: (Berdasarkan Surat) Catatkan arahan untuk mengutip semula bayaran terlebih bayar, kaedah bayaran, jumlah potongan bulanan (sekiranya dibuat secara ansuran) dan tempoh bayaran.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
PELARASAN GAJI, ELAUN DAN KEMUDAHAN
Pelarasan gaji, elaun dan kemudahan juga boleh berlaku sekiranya pegawai
diluluskan sesuatu urusan perkhidmatan seperti kenaikan pangkat dan urusan
pertukaran pelantikan yang tarikh kuatkuasanya dikebelakangkan.
KAEDAH MEREKOD: (Berdasarkan Surat) Catatkan kelulusan kenaikan pangkat atau pertukaran pelantikan berkenaan, tarikh kuatkuasa, nyatakan gaji telah terima dan gaji patut terima.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
KEMUDAHAN TAMBANG PERCUMA
(Pegawai yang dilantik sebelum 1 Julai 1978- Peraturan 131 ,PPANS 2008)
CATATKAN
• Kelulusan (rujukan kuasa dan tarikh) kemudahan tambang percuma
• kelayakan tambang dan
• butir-butir perjalanan yang telah diambil (Ahli Keluarga yang
menemani/Destinasi)
Rekodkan juga di Penyata Tambang Percuma- M/S 55
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
URUSAN-URUSAN LAIN
Antara urusan-urusan lain yang perlu dicatatkan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan” adalah seperti berikut: (i) Kursus, latihan dan seminar yang dihadiri – catatkan jenis, tempoh, di mana dan sama ada
diberi biasiswa (pembiaya) atau sebagainya (nyatakan sijil jika ada). (ii) Keputusan Lembaga Perubatan – yang melibatkan perubahan gaji. (iii) Kemudahan tambang percuma. (iv) Butiran pendaftaran pegawai dengan badan ikhtisas (CUEPACS/KOPEKS/Persatuan Undang-
Undang/Persatuan Arkitek Malaysia) (v) Kelulusan untuk bergiat dalam politik.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
CUTI
Jenis cuti yang perlu dicatat adalah yang mempunyai implikasi terhadap gaji pegawai dan pengiraan tempoh perkhidmatan yang melayakkan walaupun telah dicatatkan di Bahagian 3 – “Penyata Cuti Selain Daripada Cuti Rehat (M/S 53)”.
Butir-butir cuti hendaklah dicatatkan selengkapnya, termasuk jenis, tarikh, tempoh, jumlah dan kuasa yang meluluskan cuti.
Antara jenis cuti yang dimaksudkan ialah Cuti Haji, Cuti Belajar, Cuti Separuh Gaji, Cuti
Tanpa Gaji, Cuti Bersalin, Cuti Sakit Lanjutan, Cuti Tibi, Kusta dan Barah dan lain-lain cuti dalam perkhidmatan.
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JKR/PER/11 Bth: 6.8.2008
Diluluskan Cuti Bersalin kali pertama mulai 5.8.2008 hingga
3.10.2008.
Jurutera Gred J41
5.8.2008- 3.10.2008
Berpencen RM3788.69
Catatan Cuti Bersalin
Rujukan Kuasa dan
Tarikh
BUTIR-BUTIR PERKHIDMATAN
Butir-Butir Perubahan atau Hal-Hal Lain
Mengenai Pegawai
Nama Jawatan dan Kumpulan
Gaji
Tarikh Mulai atau Tempoh
Berpencen, Tak Berpencen, Dsb
Gaji Hakiki Bulanan
Tandatangan dan Tarikh
JAB(S)100 Bth: 23.3.08
Diluluskan Cuti Isteri Bersalin selama 7 hari berdasarkan Pekeliling
Perkhidmatan Bil…. mulai 2.4.2008 hingga
8.4.2008.
Penolong Pegawai Perangkaan Gred E27
2.4.2008-8.4.2008
Berpencen RM963.64
Catatan Kemudahan Isteri Bersalin
BAHAGIAN 2 – PENYATA PERKHIDMATAN
Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam BAHAGIAN 4 – LEMBARAN KELAKUAN
RINGKASAN BUKU PERKHIDMATAN
BAHAGIAN 1 BAHAGIAN 2 BAHAGIAN 3 BAHAGIAN 4
Maklumat Peribadi Kenyataan
Perkhidmatan Kenyataan Cuti Lembaran Kelakuan
Merekodkan
butir-butir pegawai sebaik sahaja pegawai
melapor diri bertugas
Merekodkan peristiwa penting
dan maklumat
yang berkaitan dengan
perkhidmatan pegawai mulai tarikh pegawai
dilantik sehingga
perkhidmatannya berakhir
Merekodkan
semua maklumat
mengenai cuti pegawai
sepanjang tempoh
perkhidmatan
Merekodkan
semua maklumat mengenai
anugerah, pujian dan hukuman
tatatertib
* Penganugerahan Darjah Kebesaran/ Khidmat Cemerlang dan tindakan tatatertib hendaklah juga direkodkan di dalam “Kenyataan Perkhidmatan”.
Anugerah Darjah Kebesaran
(bintang/pingat)
Tindakan Tatatertib
Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang
BAHAGIAN 4 – LEMBARAN KELAKUAN
Anugerah Darjah Kebesaran
Contoh catatan untuk Anugerah Darjah Kebesaran
Pihak yang memberi
Tahun Gelaran Kurniaan/Jenis Kepujian Pihak Yang Memberi Tandatangan Ketua Jabatan dan
Tarikh
2005 Dikurniakan Darjah Dato’ Paduka Mahkota Terengganu (D.P.M.T) sempena Ulang Tahun ke-43 Hari Keputeraan DYMM Sultan Terengganu pada 19 Julai 2005 yang membawa gelaran Dato’
Kerajaan Negeri Terengganu No. Rujukan: SUK.TR. (S)123 bertarikh [dd/mm/yyyy]
No. rujukan (jika ada)
BAHAGIAN 4 – LEMBARAN KELAKUAN
Contoh catatan untuk Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
Tahun Gelaran Kurniaan/Jenis Kepujian
Pihak Yang Memberi Tandatangan Ketua Jabatan dan
Tarikh
2007 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2006
Jabatan Kerja Raya No. Rujukan: JKR(S)123 bertarikh [dd/mm/yyyy]
tahun
Nyatakan nilai hadiah (jika ada)
No. rujukan (jika ada)
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang
BAHAGIAN 4 – LEMBARAN KELAKUAN
Contoh catatan untuk tindakan tatatertib
Rujukan Kuasa dan Tarikh Butir-Butir Tindakan Tatatertib Tandatangan dan Tarikh
KK(S)7768 15.09.2004
Mesyuarat Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Awam Negeri Kumpulan Pengurusan (No…) Kementerian.. Bil. 2/2004 mengenakan hukuman tangguh pergerakan gaji bagi tempoh enam (6) bulan berkuat kuasa mulai 1 Januari 2005 hingga 31 Mei 2005
Hukuman Tatatertib
Rujukan Kuasa dan Tarikh
M/S 66
BAHAGIAN 4 – LEMBARAN KELAKUAN
Sekian Terima Kasih
Pengurusan Buku Perkhidmatan Pegawai Awam
Sebarang pertanyaan boleh diajukan melalui:
Emel : [email protected]
Telefon : 088-260161 (samb. 233)