„Papierlose Buchhaltung – die Zukunft“ Herzlich Willkommen!
Papierlose Buchhaltung – die Zukunft Dr. Markus Knasmüller Leiter Software Entwicklung BMD-Systemhaus GmbH gerichtlich zertifizierter Sachverständiger Leiter des Arbeitskreises „Registrierkassen“ im FV UBIT der WKÖ
2
Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?
Festnetztelefon, Fax und Pendelordner mit Papierrechnungen sind OUT!
3
Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?
4
Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?
5
30.8.2016, 188 Teilnehmer
Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?
6
15.1.2016, 162 Teilnehmer
Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?
7
12.1.2016, 231 Teilnehmer
Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?
8
24.11.2015, 825 Teilnehmer
Woher kommen die Daten?
9
Papierlose Buchhaltung? Ideenliste
! Ausgangsrechnungen importieren ! Ausgangsrechnungen elektronisch versenden ! Bankbuchungen ! Eingangsrechnungen automatisch verbuchen ! Kleinbelege, Kasse, … ! Weiteres Automatisierungspotential ! Zusammenspiel mit Mandant
10
Ausgangsrechnungen
! Erstellt in einem Warenwirtschaftsprogramm ! Import in Fibu über Schnittstelle ! Quasi-Standards
" BMD " Datev " RZL, …
! Teilweise auch mit Dokumentenverknüpfung
! Auch Kassenbelege automatisch verbuchen, ebenfalls fast alle Standardexportschnittstelle
11
Versand der Ausgangsrechnungen
! Elektronisch " PDF-Rechnung " XML- (und PDF-) Rechnung elektronisch erstellen
! Wird im Regelfall vom Programm unterstützt ! Manuell oder Automatisiert ! E-Mail Adresse muss hinterlegt sein, Kz. am Kunden
! Vereinbarung (AGB, implizite Zustimmung reicht aus) ! Auch Sinnvoll für Mahnungen, ABs, Angebote
12
Bankbuchungen
! Nicht unbeträchtliche Anzahl von Buchungen ! Viele Bankeinzüge ! Kundenzahlungen
! Manuell oft mühsam zu buchen ! Abstattung offene Posten
! Da kann viel automatisiert werden
13
Automatische Bankauszugsverbuchung
14
CAMT-Dateien
Bankbuchungen: Effizienz auch ohne Sie?
15
Bankbuchungen
! Automatische Bankauszugsverbuchung ! Einlesen der Bankfiles ! Einfach mit Zahlungsreferenz ! Weitere Infos durch Lesen Buchungstext:
Kundennummer, -name ! Weiterer Vorteil: OP-Führung ! Sachausgaben wie Miete, Strom, Zinsen können durch
Regelwerk richtig gebucht werden ! Regel für Textkonstante – Gegenkonto, Steuersätze, …
! Detto: Kreditkartenbuchung
16
Eingangsrechnungen
! Wohl eines der größten Probleme ! Viele kommen auf Papier
! Können eingescannt werden (Klient / Berater)
! Elektronische Eingangsrechnungen (PDF) ! Strukturierte Formate (ebInterface) ! Schnittstellen, z.B. Hogast
17
Eingangsrechnungen PDF nur wenig Vorteile
! PDF kann einfach erzeugt werden, leicht lesbar ! Spart Porto und Kuvertierung aus Sendersicht ! Falls elektronische Speicherung beim Empfänger
kleiner Vorteil, weil Scannen entfällt ! Ansonsten eher Nachteil ! WKO Studie ! Empfänger Papier 13 Euro, PDF manuell 14 Euro ! Sender Papier 9,60 Euro, PDF 7 Euro
18
Eingangsrechnungen XML-Optimierung
! XML: ev. bekannt von der Steuererklärung ! ebInterface-Format ! Wird von österreichischen Herstellern unterstützt ! Auch Office-Plugin ! Kann Computer optimiert verarbeiten ! Buchung kann automatisiert erstellt werden ! Automatisierter Abgleich mit Bestellung möglich ! Empfänger Papier 13 Euro, PDF manuell 14 Euro ! XML 2 Euro
19
Eingangsrechnungen Beispiel
20
Eingangsrechnung mit XML-Style
! Kann auch entsprechend „gestylt“ werden ! Eigene Layoutvorlagen ! Sicherlich nicht so schön wie PDF ! Nur von Vorteil, wenn Empfänger auch XML
verarbeiten kann, sonst gleiche Nachteile wie PDF ! DMS fast notwendig ! Ausdrucken sicherlich oft problematisch
21
Eingangsrechnung mit XML-Style
22
EB-Interface Erfahrungen als Hersteller
! Seit 2004 Mitarbeit an ebInterface ! Davor schon umfassende Erfahrungen mit EDI ! Einfach gehalten, nahezu alle Anbieter ! Deutliche Unterstützung durch WKO, … ! Eigene Roadshow mit in Summe über 500 TN ! Kundenzeitschrift mit 20.000 Empfängern ! Natürlich auch selbst eingesetzt
23
EB-Interface Erfahrungen als Hersteller
24
25
26
Input von Kunden
! Keiner will der Erste sein ! EDI war immer unbeliebt bzw. erzwungen ! Bei Kosten wird vor allem nur Porto gesehen ! Signatur hat stark verunsichert (nicht mehr
nötig!) ! Was hat Empfänger davon?
! Dennoch einige Erfolgsstorys
27
Best Practise: Kundenprojekte
! Webshopanbindung ! Interne Konzernverrechnung ! Zotter: Think green ! EDI-Ersatz ! Verwaltungsvereinfachung
28
Best Practise - Kundenprojekte: Dennoch
! Das waren Einzelbeispiele innovativer Kunden ! Der große „Run“ blieb aus
! Auch kein einziger typischer KMU, der Papierrechnung mit elektronischer Rechnung ablöst
! XML-Format verwendet
! Alle Beispiele sind Spezialfälle
29
Aber: Rechnungen an den Bund
! Bund akzeptiert per Gesetz seit 1.1.2014 nur e-Rechnung ! Strukturierte e-Rechnung, nicht PDF ! EB-Interface wurde leicht angepasst ! Gesetz statt AGB ! Damit wurde e-Rechnung für viele ein Thema ! Sehr einfach möglich ! Barrieren sind gefallen ! Gab einen Schub, wenn auch noch ausbaubar
! Einsparungspotential berechnen ! http://wko.at/e-rechnung
30
Probleme gab es nur am Anfang
31
Probleme gab es nur am Anfang
32
Einfache Eingabe: USP
33
Alternativen:
XML-Datei hochladen
WebService
EB-Interface Word Plugin
! Einfache Lösung ! AUSTRIAPRO hat Word-Plugin implementieren lassen ! Kostenfrei erhältlich ! http://ebinterface.codeplex.com/ ! Einfach zu bedienen
! Erzeugt Rechnung in PDF und eb-Interface-Format ! Mit/ohne Signatur ! Speichern oder direkt mailen ! Kann auch für Rechnung an Bund verwendet werden
! Webservice kostenpflichtig
34
EB-Interface Word Plugin
35
EB-Interface Webformular
36
https://secure.everbill.eu/ bills/ebinterface
E-Rechnung per Mail
37
E-Rechnung importieren
! Auch der Empfänger hat etwas davon ! Nur so kann es funktionieren ! Rechnung kann einfach importiert werden ! Daten können aus XML-Datei automatisch eingelesen
werden ! Auf Knopfdruck dann Verbuchung möglich ! Vergleich mit Bestellung möglich (auf Artikelebene) ! Aber auch interne Kontrolle
38
E-Rechnung importieren
39
E-Rechnung importieren Workflow
40
Rechtlicher Hintergrund
! Verlässlicher Prüfpfad (UStR, Rz. 1564 g) ! Rechnung kommt per Mail ! Als ER erfasst und einem Verantwortlichen zugeordnet ! ER wird archiviert ! Archiv unveränderbar und nicht löschbar ! Änderungen dieser Einstellungen sind nachvollziehbar ! Richtigkeit der Rechnung (Bestellung, Lieferung,
Leistungserhalt) geprüft ! Freigabe durch Sachbearbeiter ! Verbuchung in der EDV ! Offene Postenliste ! Abgleich
41
Verlässlicher Prüfpfad
42
Weitere Möglichkeiten falls nur PDF
! OCR-Erkennung ! Ist auch ein Weg (allerdings nur eingeschränkt) ! Mustererkennung ! Höchster Betrag ist Rechnungsbetrag ! UID-Nummer auslesen
! Schablonen-Erstellung ! Trennung der Seiten ! Ca. 80-90% ist realistisch
! Outsourcing: Rundumpakete
43
Weitere Möglichkeiten falls nur PDF 2
! QR-Code ! Telebanking ! RKSV ! Leider nicht sehr viele verwertbare Informationen, aber für
Grundbuchung reicht es.
44
Papierlos Buchen
45
Kostendruck wird enorm
! Publikationen nennen 10-20 Cent pro Buchungszeile als Zielwert ! Mandanten erwarten billigere Preise, übernehmen ja Arbeit,
„geht eh automatisiert“
! Entwicklung aber noch nicht so weit ! 100% Erkennung braucht Dienstleister, ca. 30-50 Cent
! Gute Erkennungswerte brauchen auch Zeit, Schablonen müssen aufgebaut werden, ….
46
E-Rechnung selbst erstellen
! Versender natürlich nur Vorteile ! ebInterface-Format ideal ! Im Rechnungsstapel möglich ! Kopie gleich ablegen ! Übrigens: EDI-Format, kann von einem Konverter in
das gewünschte Format konvertiert werden.
47
E-Rechnung selbst erstellen
48
Blick über die Grenze ZugFeRD
! Elektronische Rechnung Deutschland ! auf CeBit 2014 erstmalig vorgestellt ! XML wird in PDF/A-3 Format integriert
! Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung ! Gefördert durch BM für Wirtschaft und Technologie
! De facto alle deutschen Anbieter
! www.zugferd.de
49
Blick über die Grenze Standardisierung CEN/ASI
! Einheitliches Europäisches Rechnungsformat ! CEN/PC 434 ! Gerade in Arbeit ! Expertengruppe ! Semantisches Datenmodell wird ausgearbeitet, bis
November ! 2017 Syntaxvarianten (mehrere möglich) ! Wird dann unterstützt werden müssen (Bund muss
derartige Rechnungen annehmen)
50
Blick über die Grenze ABANINJA
51
ABANINJA: Kostenloses Fakturierungstool
! ABACUS Marktführer bei Treuhändern (Steuerberatern) in der Schweiz
! Vergleichbar mit Datev in Deutschland, BMD in Österreich
! Bietet kostenloses Tool für Fakturierung an ! Klient macht Faktura, Steuerberater kann diese importieren
über Schnittstelle und macht UVA und Bilanz, …
! Fakturierungstool erzeugt ZUGFERD-Format
! Unterstützt von Raiffeisen als strategischer Partner
52
Blick über die Grenze NetPosti
53
! E-Zustellungsportal ! Empfang kostenfrei ! Browserzugriff
! Alle Dokumente ! Auch Rechnungen
! Telebanking kann direkt aus Applikation gestartet werden
Diverse Kleinbelege
54
! Einfach fotografieren und Metadaten erfassen
Alles wird mobiler?
55
Wo ist noch Automatisierungspotential?
! Lohnbeleg verbuchen ! Lohnzettel elektronisch versenden
! BUMI, UVA elektronisch ! Analysen elektronisch zur Verfügung stellen ! Elektronische Signaturen auf Abschlüsse
! UID-Prüfungen ! Insolvenzprüfungen ! Mahnwesen ! …
56
Zusammenspiel mit Mandant
! Laut WKÖ-Umfrage bei 30% Fibu ausgelagert
! Mandant übernimmt Rechnungen ! Macht Vorerfassung ! Schickt diese in Databox bei BB
! BB bucht die Belege, werden automatisch archiviert
! Mandant kann sich Buchungen am Server mit Zugriff auf Dokumente ansehen
! …
57
Dokumente hochladen
58
Dokumente ansehen als Mandant
59
Vorteil Automatisierung und Digitalisierung
! Klienten haben Belege immer im Haus ! Teure Transportwege entfallen ! Distanz zum Klienten spielt keine Rolle mehr ! Rasches Auffinden der Belege ! Betriebsprüfungen sind einfacher vorbereitet ! Jahresabschluss schneller erstellt ! Alltägliche Klientenabfragen und Beratungen sind leichter
! Umweltschutz, Nachhaltigkeit
! Thema aber sicher: Kosten
60
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit
! Fragen ??? ! Gerne auch per Mail: ! [email protected]
! XING-Gruppe: „Die papierlose Buchhaltung“
! http://wko.at/registrierkassenpflicht ! www.knasmueller.at
63