Outlook 2016เทคนคและเคลดลบ
ทางลดและตวชวยประหยดเวลาสาหรบแอปอเมลและปฏทนท�คณช�นชอบ
นาไปใชกบ Outlook 2016 สาหรบ Windows
กดป มเหลาน�1
1. ไปท�กลองจดหมายเขาของคณอยางรวดเรว
เพยงตองการเร �มคอมพวเตอรของคณและดกลองจดหมายเขาของคณทนทใชหรอไม ลองทาดงน�
พมพ Outlook แลวกดป ม Enter
เม�อ Outlook เร �มตน ใหกดป มเหลาน�เพ�อสรางขอความอเมลใหม:
เพ�มผรบของคณ บรรทดช�อเร �อง แลวเขยนขอความของคณ
2
3
4
+ R
+ NCtrl
งานนาเสนอมบทบาทอยางไร
สวสด ฉนแคตองการถามดวาคณตองการความชวยเหลอกอนเขาประชมหรอไม...
Troy Segal
2. หยดการคนหาส�งท�แนบมา
มงานท�ทาลาสดหรอไม ไมตองคนหา ส�งท�คณตองการอาจอยในเมนแนบไฟลอยแลว
บนทกไฟลในแอปตางๆ สรางขอความใหม1 2 บน Ribbon ใหคลกขอความ
3
คลกแนบไฟล 4 เลอกไฟลท�บนทกไวลาสดจากรายการ5
+ NCtrl
Packing list.docx
3. เขตขอมลสาเนาลบถงอยท�ไหน
สงอเมลไปยงกลมบคคลหรอไม เปดใชงานเขตขอมลสาเนาลบถงเพ�อใหพวกเขาไมเหนผรบ หรอไมสามารถตอบกลบท�งหมดได น�คอวธการแสดงเขตขอมลสาเนาลบถง
สรางขอความใหม บน Ribbon ใหคลกตวเลอก
คณทาเสรจแลว!
1 2
เขตขอมลสาเนาลบถงจะแสดงข �น4
คลกป มสาเนาลบถง3
สาเนาลบถงจะยดตด ส�งน�นหมายถงอะไร ซ �งหมายความวาหลงจากท�คณแสดงเปนคร �งแรก จะแสดงอยเสมอต�งแตคร �งน�น ถาคณปด จะเปนการยดตดเชนกน ซ�งจะปดอยในกรณน�น
+ NCtrl
4. กาจดท�อยท�กรอกขอมลโดยอตโนมตท�ลาสมยแลว
เร �มพมพช�อ แลวคณจะเหนรายการท�ทาใหสมบรณอตโนมต
ท�อยท�กรอกขอมลโดยอตโนมตเปนเร �องสะดวก แตบางคร �งกกลายเปนเร �องยงยาก น�คอวธการลบออก
ตองการลบคาแนะนาท�ทาใหสมบรณอตโนมตท �งหมดหรอไม คณสามารถ ไปยงไฟล > ตวเลอก > จดหมาย เล�อนลงไปยงสวนสงขอความ แลวคลกปมลางรายการท�ทาใหสมบรณโดยอตโนมต หรอยกเลกการเลอกการทาใหสมบรณโดยอตโนมตเพ�อปด
Marlon Turman ([email protected])
Mariana Landry ([email protected])
Maggie Kahn ([email protected])
Matilda Donovan ([email protected])
Maura Zimmerman ([email protected])
Millie Davidson ([email protected])
M|
Margaret Lawson ([email protected])
ทางดานขวา ใหคลก X เพ�อนาท�อยออก
Marlon Turman ([email protected])
Mariana Landry ([email protected])
Maggie Kahn ([email protected])
Matilda Donovan ([email protected])
Maura Zimmerman ([email protected])
Millie Davidson ([email protected])
M|
Margaret Lawson ([email protected])
5. รเม�อควรลบและเม�อควรเกบถาวร
ป มลบและเกบถาวรจะอยถดจากกน น�คอเวลาท�จะใชป มหน�งกบอกป มหน�ง
กบลบ เกบถาวร
วธการทางาน
จะลดขนาดของกลองจดหมายหรอไม
การใชป มลบจะลดขนาดของกลองจดหมายโดยรวมของคณ ซ�ง ถาโฟลเดอรรายการท�ถกลบวางเปลา
ซ�งจะยายขอความไปยง...
โฟลเดอรรายการท�ถกลบซ�งคณอาจลางเปนระยะ ในบางกรณ แผนก IT ของคณอาจลางโฟลเดอรใหคณ
เหตใดจงพเศษ
น�คอป มลบแบบเกาท�ด! ดาเนนการอยางชดเจน จะเปนการกาจดขอความของคณและในท�สดขอความจะถกลบ(เวนแตวาคณจะเลกทาหรอกคนรายการน�น)
การคลกป มลบจะเปนการลบขอความ
วธการทางาน
เหตใดจงพเศษ
เปนการคลกคร �งเดยวเพ�อเกบขอความ ไมจาเปนตองจดไฟลลงในโฟลเดอรหรอโฟลเดอร ยอยอยางระมดระวง คลกหน�งคร �ง หรอแตะ จดไฟลเพ�อเกบรกษาอยางปลอดภย
ซ�งจะยายขอความไปยง...
โฟลเดอรเกบถาวรน�คออกโฟลเดอรสาหรบเกบขอความ
จะลดขนาดของกลองจดหมายหรอไม
ไมใช การดาเนนการน�เปนการเกบส�งตางๆ ไมใชการนาออกหรอยอกลองจดหมายของคณ
การคลกป มเกบถาวรจะเปนการเกบขอความ
กดป มเหลาน�1
6. ทางลดการคนหาท�รวดเรว
ตองการคนหาขอความของคนอ�นอยางรวดเรวหรอไม ลองทาตามทางลดเหลาน�
พมพ Amy เพ�อคนหาขอความท�งหมดท�มคาวา "Amy"3
+ ECtrl
พมพส�งน�เพ�อคนหาอเมลจาก Amy4
Amy
เคอรเซอรของคณจะไปยงกลองคนหาโดยอตโนมต2
จาก: Amy
พมพส�งน�เพ�อคนหาอเมลจาก Amy ท�ไดรบในสปดาหน�5
จาก: Amy ไดรบแลว: สปดาหน�
พมพส�งน�เพ�อคนหาอเมลจาก Amy ท�มส�งท�แนบมา6
จาก: Amy มส�งท�แนบมา: ใช
โปรดทราบวาบญชอเมลบางบญชไมอนญาตใหคณต�งคาการตอบกลบอตโนมต ด https://aka.ms/alternativeAutoReply สาหรบการแกไขปญหาช �วคราวถาฟเจอรน�ไมพรอมใชงาน
7. ต�งคาการตอบกลบอตโนมตสาหรบวนหยดพกผอนของคณ
ไปยงจดหมาย คลกไฟล
คณทาเสรจแลว!
1 2
เลอกตวเลอกน�4 พมพขอความของคณ แลวคลกตกลง
5
คลกตอบกลบอตโนมต3
บอกส�งท�คณตองการ: ขอความ “ตอบกลบในวนหยดพกผอน” “ไมอยท�สานกงาน” หรอ “ตอบกลบอตโนมต” น�คอวธการต�งคาเพ�อใหผคนทราบวาคณไมอยท�สานกงาน
สวสดขอบคณสาหรบอเมลของคณ! ฉนจะไมอยท�สานกงานจนถงวนท� 2 มกราคม
8. เปดขอความในการประชม
ไดรบเธรดอเมลท�ขอใหจดการประชมหรอไม น�คอวธการดาเนนการ
เปดขอความท�จาเปนตองเปล�ยนเปนการประชม
1 กดป มเหลาน�2
ขอความจะเปล�ยนเปนคาเชญเขารวมการประชมท�มผเขารวมประชม ต�งคาตาแหนงของคณ เวลาเร �มตน และเวลาส �นสด คลกสงและการประชมของคณจะพรอม
3
ฉนกาลงพยายามคดวาเราควรทาอยางไร Anne เธอคดวาอยางไร ตวเลอกท� 2 ละ Jeffery? คดวาอยางไร ฉนกาลงลงเล Julian? ขอความเหนหนอย ฉนคดวาแตละอยางกมขอดและขอเสยตางกนไป...
ถง Anne Gaines; Jeffery Groce; Julian Hargrave
ตอบกลบ: ตดสนใจแลวหรอยง + + RAltCtrl
เราจาเปนตองทาการตดสนใจ
หองประชม 1000
Anne Gaines; Jeffery Groce; Julian Hargrave
9. ยายไปรอบๆ Outlook อยางงายดาย
ในบางคร �ง คณจาเปนตองทางานในปฏทนของคณ แลวสลบกลบไปยงจดหมายอยางรวดเรว น�คอแปนพมพลดบางสวนท�สามารถชวยใหคณดาเนนการได
+ 1Ctrl + 2Ctrl
...นาคณไปยงจดหมาย ...นาคณไปยงปฏทน
+ 3Ctrl + 4Ctrl
...นาคณไปยงบคคล ...นาคณไปยงงาน
10. เพ�มลายเซนสวนตวลงในขอความ
ทางดานขวา ใหเลอกบญชอเมล4
คลกลายเซน...3
ลายเซนสามารถซบซอนหรอธรรมดามาก โดยไมคานงถงสไตลของคณ น�คอวธการสรางสไตล:
ทางดานซาย ใหคลกใหม
5
ภายใตขอความใหม ใหเลอกลายเซนของคณ
8พมพช �อสาหรบลายเซน
6 สรางลายเซน7
สรางขอความใหม1
+ NCtrl
คลกลายเซน2
ลายเซนท�ทางาน|
[email protected]@contoso.com
บญชอเมล
Robin Pruittผจดการท�วไปContoso, Ltd.
11. เปล�ยนสของ Outlook
คลกตวเลอก
คณทาเสรจแลว!
2
เลอกธมอ�น4 คลก ตกลง5
ทางดานขวา ใหคนหาธมของ Office
3
เม�อคณตดต�ง Outlook เปนคร �งแรก อาจปรากฏสวางเกนไปสาหรบคณ ถาคณตองการใหสวนของสวนตดตอ Outlook แตกตางไปเพ�อใหโดดเดน น�คอวธการเลอกธมของสตางๆ
ซ�งจะทางานระหวางแอป Office ของคณท�งหมด โปรดทราบวาถาคณเปล�ยนธมของ Office ของคณ จะเปล�ยนสของแอป Office ของคณท�งหมด จาก Outlook ไปยง Word ไปยง Excel และอ�นๆ
คลกไฟล 1
12. คนหา Outlook ของคณบนท�อยเวบ
คลกขอมล และถาบรษทของคณม Outlook บนเวบ กจะปรากฏข �น
คณทาเสรจแลว!
2
คลกลงกเพ�อตรวจสอบ3 ลงช�อเขาใชเพ�อดลกษณะ4
บรษทของคณอาจใหคณม Outlook บนเวบ ซ �งเปนวธในการตรวจสอบอเมลท�ทางานของคณเม�อคณไมอยท�โตะทางาน น�คอวธการคนหาท�อยเวบ
คลกไฟล 1
การต�งคาบญชผใช เปล�ยนการต�งคาสาหรบบญชน�หรอต�งคาการเช�อมตอเพ�มเตม
เขาถงบญชน�บนเวบhttps://outlook.office365.com/owa/...
ขอบคณสาหรบการอาน!
eBook น�ชวยคณไดหรอไม เราตองการทราบส�งท�คณคด
สงคาตชมถงเรา:
ท� http://aka.ms/outlooktips-ebook
© 2016 Microsoft Corporation สงวนลขสทธ �
เอกสารน�มไว "ตามท�อย" ขอมลและมมมองท�แสดงในเอกสารน� รวมถง URL และการอางองเวบไซตบนอนเทอรเนตอ�นๆ อาจเปล�ยนแปลงโดยไมแจงใหทราบลวงหนา
ตวอยางท�แสดงไวในท�น �มไวสาหรบรปประกอบเทาน�นและถกแตงข �นมา ไมมความสมพนธหรอการเช�อมตอจรงท�มจดประสงคหรอใชสรป
เอกสารน�ไมไดมไวเพ�อมอบสทธ �ทางกฎหมายใหคณไดรบทรพยสนทางปญญาของผลตภณฑ Microsoft ใดๆ คณอาจคดลอกและใชเอกสารน�สาหรบวตถประสงคการอางองภายในของคณ
eBook น�อาจพรอมใชงานในภาษาองกฤษเทาน�น การคลกลงกท�ฝงอาจเปล�ยนเสนทางคณไปยงเวบไซตท�มเน�อหาเปนภาษาองกฤษ
Microsoft, Outlook และ Windows เปนเคร �องหมายการคาของ Microsoft Corporation เคร �องหมายการคาอ�นๆ ท�งหมดเปนทรพยสนของเจาของ