Mise en place d’un système de S&E
Objectifs
A la fin de cette session vous êtes en mesure de Décrire le rôle du S&E dans l’amélioration de
l’impact Décrire le contenu principal d’un cadre
conceptuel d’un système de S&E Expliquer les différences entre le système SE,
cadre conceptuel du SE, plan opérationnel, et la matrice de SE
Situer la participation des acteurs dans le système de S&E
Gestion orienteée vers l’impact
Impact
Orienter la stratégie du
projet
Assurer une mise en
oeuvre efficace
Créer lesconditiond de la réflexion
critique
S&E
Performance
SE – composante intégrée de la gestion orientée vers l’impact
Gestion & apprentissage
supporte
conduit à
Cycle de projet - de programme
Organisation Mission
Financement et contracts
d’exécution
Evaluation finale
Politiques GOV ou bailleur
Priorités bénéficiaires
Planifier
Agir
Suivre
Evaluer
Exécution
Suivi et Evaluation
Entité - Analyse situationnelle
Planification stratégique
Stratégie/ Cadre SE
Mobilisation resources planification opérationnelle
Plan de SE Matrice SE
Cycle de gestion
Projet
Programme
Organisation
Participation
Niveaux d’élaboration des systèmes de SE
Cadre conceptuel du système de SE À partir du rapport de préévaluation Plan opérationnel du système de SE Manuel de mise en oeuvre du projet (cahier de
charge) Manuel des opérations
Contenu principal d’un cadre conceptuel d’un système de SE (tableau 4.1)
1. Définition de l’objectif de S&E et de son champ d’action2. Identification des questions de performance, des besoins en
information et des indicateurs pertinents3. Organisation de la collecte et du traitement de l’information4. Organisation de l’analyse et de l’animation de la réflexion
critique5. Organisation de la communication et établissement des
rapports6. Organisation des conditions de travail et planification des
moyens nécessaires
Contenu indicatif d’un plan opérationnel de S&E Tableau 4.4 Guide FIDA
Objectif et champ d’action du SE Approche Cadre logique révisé Système d’information Plan de travail du S&E Mise en place des moyens et compétences S&E Budget S&E Annexes
Plan de travail du S&E
Faites le calendrier des événéments importants
Organisez le S&E (systèmes, procédures et outils)
Identifiez actions, emploi de temps et responsabilités Qui fait quoi et quand ?
Elaborez le budget de S&E
T1 T3T2 T4
année 1
T1 T3T2 T4
année 3
T1 T3T2 T4
année 2
Elaboration plan S&E avec acteurs
Preparation évaluation mi-parcours
Évaluation mi-parcours
Formation en S&E
Bilan annuel et atelier de planification
Bilan annuel et atelier de planification
MARP niveau village
Preparation bilan annuel(performance et enseignements tirés)
Phase 2 preparation
réunions
Soumission rapport
Plan de travail de S&E (exemple)
Exercice sous-groupes
Etude de cas ; plans de S&E Tableau 4.1 et 4.4 Guide FIDA
Étudiez les tableaux 4.1 et 4.4 du guide de FIDA Donnez des suggestions d’amélioration du cadre
conceptuel de S&E dans la phase de démarrage
Exercice individuel
Décrivez l’objectif et le champ d’action de votre système de SE
Formulez des suggestions d’amélioration
Contenu de la matrice de S&E
Questions de performance
Besoins d’informations
indicateurs
Information de référence
Exigences, nature et responsabilités
Collecte données
méthodes, fréquences et responsabilités
Formulaires, planification, formation, gestion des données, compétences, ressources et responsabilités
Analyse, rapports, restitution, adaptation, responsabilités
Question
Comment mobiliser la participation des acteurs dans le S&E ?
Quels facteurs à prendre en considération avant de mobiliser la participation dans le S&E ?
Quels facteurs influencent la participation des acteurs dans le S&E ?
Tâches principales du SE
Conception & mise en place du SE
Collecte et gestion de l’information
Réflexion critique pour améliorer l’action
Communication et des résultats
participation
Considérations avant de mobiliser la participation dans le SE
Mobilisez la participation des acteurs sur base de leur propre motivation au lieu d’une “participation imposée”
Soutenez des systèmes de S&E déja opérationnels et liez-les
Negociez et tombez d’accord sur le degrée de participation de chaque acteur (dépend de l’objectif du système de SE)
Assurez les intervenants de l’utilité de leur participation
Conciliez le S&E participatifs avec le S&E non-participatifs
Facteurs d’influence de la participation
Bénéfices escomptés (par rapport au coûts) Pertinence du S&E vis-à-vis les priorités des acteurs Flexibilité du processsus de S&E à gérer la diversité en besoins
d’information de chaque acteur Rapidité et pertinence du feedback des résultats de SE Capacité d’agir et d’appliquer les recommandations de SE Compétences et leadership des acteurs et volonté de partager
le pouvoir L’histoire politique locale marge de manoeuvre des acteurs
à initier des actions Capacité des acteurs à faire face aux besoins (de survie) à
court terme vis-à-vis des besoins en informations à long terme Fournitures pour faire le S&E (cahiers, formations)
Fin de la session
© Wageningen UR
1. Objectif et champ d’action du système
Objectif Pourquoi mettre en place un système de SE, pour nous,
pour nos partenaires, pour acteurs à la base et d’autres?
Champ d’action Budget de projet disponible Degré de participation souhaitable et faisable Degré de détails des données qunatitatives et qualitatives Type d’étude de référence souhaitable et faisable Capacités actuelles des autres intervenants
2. Questions de performance, besoins en information et indicateurs
Qu’est-ce que nous voulons suivre et évaluer? Questionnements à chaque niveau de la
hiérarchie du projet Besoins en information évoluent avec le temps
Ce qui ne marche pas souvent: Utiliser les indicateurs du cadre logique (pas mésurable,
trop complexe)
3. Organisation de la collecte et du traitement de l’information
Comment organisons-nous la collecte des informations ? Quelle méthode Qui collecte Qui compile Qui analyse Quand
4. Organisation de l’analyse et animation de la réflexion critique
Comment utiliser les informations pour améliorer la performance, l’impact ?
Modalités de réflexion Réunions, ateliers, évaluations externes Discussions informelles entre acteurs (lors des
missions de supervision)
5. Organisation de la communication et établissement des rapports
Qui est informé sur quoi et comment? Quel intervenant veut obtenir quelles
informations, pourquoi et comment? Qui doit faire quoi et quand?
6. Organisation des conditions de travail et planification des moyens nécessaires
Qu’est-ce qu’il faut pour s’assurer que le système de S&E est opérationnel? Ressources financières Ressources humaines Mesures d’incitation Structures organisationnelles Systèmes d’information
Exercice individuel
Décrivez l’objectif et le champ d’action de votre système de SE
Formulez des suggestions d’amélioration
S&E
Performance
SE – composante intégrée de la gestion orientée vers l’impact
Gestion & apprentissage
supporte
conduit à
Définition : système de S&E (et d’apprentissage)
Ensemble des processus de planification, de collecte et de synthèse de l’information, de réflexion et de présentation de rapports
+ indiquant les moyens et compétences nécessaires pour
apporter une contribution utile à la prise de décision et à la capitalisation dans le cadre d’un projet – programme – organisation.
Stratégie
Questions de performance besoins d’infos
& indicateurs
Collecte d’informations
Synthèsedes infosAnalyse &
réflexion
Comprendre & motiver
Décisions
Compte rendu externe
Capacités humaines
SE
Incitations en faveur
du SE
Organisationstructures et
responsabilités
Système degestion de
l’information
Ressources Financières
SE
Mise en oeuvre
Système de S&E et d’apprentissage
Exercice sous-groupes (3)
Arrangez les cartes de façon à mettre en place un système de S&E et d’apprentissage opérationnel et performant
Tâches de S&E durant le cycle de projet
Cadre logique IOV & MdV et cadre conceptuel de SE
Elaboration plan opérationnel de SE
Collecte et analyse des données pour préparer la prise de décisions
Communication des résultats S&E & prise de décisions
Conception projet
Démarrage projet
Mise en oeuvre projet et SE
Thank you for your interest