Download - Mengendalikan Mesyuarat
Mengendalikan mesyuarat
Disediakan Oleh
Afidah Binti Abdullah
( DL 1419224 )
EDC 1701
The Organization of School Co-curriculum
Makna Mesyuarat
Organisasi Mesyuarat
Jenis Mesyuarat
Cara MengendalikanMesyuarat
MESYUARAT• Mesyuarat merupakan satu aktiviti yang berdasarkan
komunikasi dua hala antara individu dalam situasiformal.
• Ia diadakan bertujuan untuk bertukar-tukar fikiran danpendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuatkeputusan, memberikan maklumat dan mendapatkanmaklumat daripada pelbagai pihak.
• Mesyuarat yang baik dikendalikan dalam suasana yang baik, bersopan dan beradab
• Kejayaan sesuatu mesyuarat banyak bergantung padapersediaan dan penglibatan ahli-ahli yang hadir samadapengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahliyang diundang
ORGANISASI MESYUARATSEBELUM MESYUARAT
PENGERUSI
SETIAUSAHA
BENDAHARI
AHLI JAWATANKUASA
SEBELUM MESYUARAT
TARIKH
Tarikh yang sesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat
terlebih dahulu supaya mereka sempat membuat persediaan
MASA
Masa hendaklah bersesuaian supaya hal-hal yang akan dibincangkan dapat
dijalankan dengan sempurna
TEMPAT
Tempat yang selesa diperlukan untuk aktiviti mesyuarat.
KEHADIRAN
Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan terlebih
dahulu.
AGENDA
Agenda adalah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan
dalam mesyuarat.
PENGERUSI
Perlu memiliki sifat peribadi yang tenang dan peramah, boleh berfikir secara objektif, berpengetahuan cukuptentang tatacara mesyuarat, mesra dan berkeupayaanmengawal diriBeberapa peraturan asas dalam mempengerusikanmesyuarat iaitu:-i. Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam mesyuaratii. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamadiii. Mempunyai undi pemutus apabila keputusan undi antara penyokong
dan pembangkang adalah seri atau sama.iv. Perlu berdiri apabila bercakap dalam mesyuarat KECUALI dalam
mesyuarat jawatankuasav. Perlu menegaskan setiap soalan,komen atau pandangan yang
dikemukakan oleh hadirin atau jawatankuasa mestilah bertujukankepada pengerusi.
vi. Pastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya danditangguhkan secara rasmi supaya setiap ahli yang hadir tahubahawa mesyuarat tersebut telah tamat
Perkara-perkara yang dilakukan dan dielakkan olehpengerusi adalah :-
i. Bercakap atau berucap degan ringkas
ii. Belajarlah untuk menghadapi sesuatu keadaan dengan tenangwalaupun boleh menyakitkan hati.
iii. Tonjolkan dengan air muka yang manis dan berhati-hati supayatidak tertidur semasa mendengar ucapan yang membosankan
iv. Berpakaian sopan dan kemas
v. Jangan tunjukkan kegelisahan diri kerana sikap ini akanmengganggu ketekuanan para hadirin
vi. Jangan bersandar di meja. Keadaan ini juga akam memberikesan kepada suara seseorang pengerusi
vii. Ketika menggunakan mikrofon, bercakaplah dengan jelas dansedikit perlahan seperti perbualan biasa
PENGERUSI
SETIAUSAHAPenyelanggara yang baik, berdisiplin dankemas kerjanya, jalas dan tenangpemikirannya serta peramah dan baik
Tugas penting beliau ialah :-Menguruskan sesuatu mesyuarat
Membuat agenda bersama dengan pengerusi
Mencatat minit-minit mesyuarat
Menulis laporan tahunan
Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya
SETIAUSAHASebelum mesyuarat diadakan, setiausaha perlu
Mengirim / menghantar notis pemberitahuan
Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat
Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-samapengerusi
Setiausaha perlu mencatat minit ( rekod yang tepatdan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalammesyuarat dalam setiap mesyuarat
Beberapa cara untuk mencatat minit
Membuat catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan
Minit harus ringkas dan padat
Setiap patah perkataan tentang ketetapan dan pindaan
Rangka minit mesyuarat yang lazim disediakan sepertiberikut:-
Bentuk mesyuarat, tempat, waktu dan tarikh
Ahli yang hadir
Alasan ketidakhadiran
Minit mesyuarat terakhir
Perkara-perkara yang berbangkit
Laporan
Hal-hal lain
Rangka minit mesyuarat yang disiapkan ditunjukkan kepadapengerusi untuk disahkan.
Menulis laporan tahunan
Membaca laporan tahunan secara berdiri dengan jelas dantenang supaya ahli dapat mendengarnya
SETIAUSAHA
SETIAUSAHABeberapa peraturan yang umum tentang tugas-tugas seseorangsetiausaha adalah:-
Tidak harus memberikan pandangan peribadi dalam mesyuaratKECUALI diminta oleh pengerusi
Kedudukan hak mengundinya bergantung pada cara pemilihannya
Tidak boleh mengambil tempat pengerusi atas ketidakhadirannyaKECUALI untuk melantik seorang penganti pengerusi atau dalamyang genting
Dalam keadaan keraguan, setiausaha boleh dan meminta pengerusimenjelaskan sesuatu perkara atau ketetapan sebelum beralihkepada butiran yang berikutnya supaya minit yang dicatat tepat
dalam sesetengah organisasi, dianggap sopan jika seorangsetiausaha menawarkan peletakkan jawatannya jika pengerusibersara. Hal ini untuk memberikan peluang kepada pengerusi baruuntuk memilih setiausaha yang baru
BENDAHARITanggungjawab bendahari adalah tentang hal-halkewangan bagi sesebuah persatuan. Antaranya ialah:-i. Mengutip yuran
ii. Menyimpan simpan kira
iii. Membayar bil-bil
iv. Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukankewangan bagi sesebuah persatuan
v. Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agungtahunan
Sentiasa menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk kegunaan setiausaha.
Perlu memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan dan direkodkan dalam minit.
Satu kunci kira-kira disediakan pada setiap tiga @ enam bulan sekali
Ahli jawatankuasa perlu mengambilbahagian terhadap sebarang perkarayang dibincangkan dalam mesyuaratdengan memberikan pandangan sendiriatau menimbulkan pertanyaan
Jika melibatkan keputusan, ahlijawatankuasa yang menghadirimesyuarat berhak untuk mengundi
Ahli Jawatankuasa
JENIS-JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Jawatankuasa
Mesyuarat Agung
Mesyuarat Agung LuarBiasa
Mesyuarat Khas
Mesyuarat Tergempar
MESYUARAT JAWATANKUASA
Mesyuarat ini perlu dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan dan sebarang perubahan berlaku adalahbergantung pada budi bicara pengerusi
Surat pemberitahuan perlu dikirimkan kepada ahli selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat
Salinan agenda hendaklah dikirimkan kepada semua ahliselewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakanbertujuan untuk memberi kesempatan kepada ahli-ahli untukmenelitinya.
Pengerusi perlu mengetahui tentang agenda dan tidak terlalubergantung kepada setiausaha
MESYUARAT JAWATANKUASA
Sesuatu usul rasmi perlu diluluskan dalam mesyuaratberkenaan. Ia bertujuan untuk menjelaskannya dalam satuayat yang padat dan mudah supaya tidak timbul salah faham.
Tatacara untuk mesyuarat adalah :-i. Perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam agenda
ii. Tidak boleh dijalankan sekiranya tidak cukup ahli mesyuarat
iii. Menepati waktu digalakkan
iv. Pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa
v. Pengerusi atau setiausaha akan membaca nama ahli yang tidak hadirketika memulakan mesyuarat
vi. Pengerusi meminta setiausaha minit yang berkaitan dengan suarayang jelas dan sempurna
vii. Sekiranya berpuas hati tentang kesahihan minit, meraka akanmengangkat tangan untuk mencadangkan agar minit akan disahkandan disokong.
MESYUARAT JAWATANKUASA
Tatacara untuk mesyuarat adalah :-viii. Jika minit bertulis tangan, hanya muka surat akhir akan ditandatangi
dan jika ia ditaip maka setiap halaman perlu ditandatangani.
ix. Mengemukakan perkara yang berbangkit. Ia bertujuan untukmemberitahu ahli mesyuarat tentang segala perkembanganmutakhir tentang sesuatu perkara
x. Semua cadangan hendaklah dikemukakan hendaklah jelas dan tepatdan membincangkan samada diterima atau ditolak. Perkara yang baru boleh diketengahkan dan dibincangkan
xi. Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuaratjawatankuasa dan ia bertujuan untuk memberikan peluang kepadaahli-ahli untuk mengemukakan hal-hal yang tidak begitu penting dandibincangkan secara sepintas lalu
xii. Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkanmesyuarat secara rasmi.
MESYUARAT AGUNG
Diadakan sekali setahun dan ia bertujuan untukmembentangkan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira-kira, merancang kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahlijawatankuasa kerja yang baru dan meluluskan cadangan yang dikemukakan
Notis mesyuarat hendaklah dihantar kepada ahli 2 minggusebelum mesyuarat diadakan
Agenda mesyuarat agung tahunan dikirim bersama suratjemputan untuk menghadiri mesyuarat
Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari sebelummesyuarat diadakan
Setiausaha dan penolong setiausaha akan melaporkan semualaporan sepanjang tahun
Bendahari menyediakan laporan kewangan untuk dibentangkan.
MESYUARAT AGUNGTatacara mesyuarat agung sama seperti mesyuarat jawatankuasadengan sedikit perbezaan seperti :-i. Yang dipertua akan mempengerusikan mesyuarat agung tahunan
ii. Pengumaman ketidakhadiran ahli-ahli dilakukan akan tetapi agenda iniselalunya diketepikan untuk menjimatkan masa
iii. Perbincangan tentang minit mesyuarat yang lalu dibuat secararingkas.Minit perlu diluluskan oleh mesyuarat secara rasmi danditangantangani oleh pengerusi dan dicatatkan tarikhnya
iv. Pengerusi menyampaikan ucapan berupa satu pandangan sepintas lalutentang aktiviti yang dijalankan pada tahun lepas
v. Setiausaha membacakan laporan diikuti oleh bendahari dan pengerusi-pengerusi jawatankuasa kecil
vi. Setelah laporan selesai dibentangkan, seorang ahli akan mengusul danseorang ahli menyokong penerimaan laporan tersebut. Undianterhadap usul penerimaan dilakukan
MESYUARAT AGUNG
Tatacara mesyuarat agung sama seperti mesyuarat jawatankuasa dengansedikit perbezaan seperti :-
vii. Yang dipertua yang sedang memegang jawatan dan ingin bertandinguntuk setahun lagi, beliau hendaklah meletak jawatan sebagaipengerusi dan seorang pengerusi sementara hendaklah dipilih
viii. Sebelum pemilihan yang dipertua dimulakan, yang dipertua akanmengucapkan terima kasih kepada pengerusi sementara
ix. Sebarang hal yang memerlukan pengesahan mesyuarat agung yang dikemukakan dalam bentuk ketetapan oleh jawatankuasa kerja.
x. Perbincangan hal-hal lain akan memberikan peluang kepada ahli-ahlimembangkitkan perkara-perkara yang tidak dimasukkan dalam agenda
xi. Jika perkara yang dibincangkan sukar dicapai keputusan,mesyuaratboleh menunda perbincangan tersebut ke satu mesyuarat agung luarbiasa yang patut diadakan kemudiannya. Tindakan ini memberikanpeluang kepada ahli-ahli membincangkannya dengan lebih mendalam
Mesyuarat agung luar biasa
Diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahukan pertukaran jawatan, perubahan perlembagaan persatuansecara mendadak,penyelesaian masalah kewangan atau kehilangankepercayaan semua ahli
Aturcara bagi mesyuarat ini seperti berikut :-I. Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari sebelum
mesyuaratII. Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibincangkan lagiIII. Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok
persatuanIV. Kehadiran ahli adalah 2/3 daripada jumlah anggota mesyuaratV. Mesyuarat hendaklah melantik salah seorang daripada ahli
jawatankuasa untuk menjadi pencatat minit mesyuaratVI. Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat
ini mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru
MESYUARAT KHAS
Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang
dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan
Tatacara untuk mengadakan mesyuarat ialah :-
i. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan
ii. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan oleh
ahli lain jika yang dipertua tiada
iii. Setiausaha mencatat minit mesyuarat yang dijalankan
iv. Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam
perbincangan
v. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya
kepada ahli
vi. Ahli jawatankuasa perlu bertindak segera mengemukakan minit
mesyuarat kepada pihak berkenaan dengan tujuan menyegerakan
perlaksanaan sesuatu projek
MESYUARAT TERGEMPAR
Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu danmemerlukan kata putus segera daripada ahli-ahlijawatankuasaAturcara mesyuarat adalah seperti berikut :-i. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukanii. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan
oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya pengerusi tiadaiii. Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankaniv. Ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam
perbincanganv. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan
mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasavi. Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentang
isu yang diputuskan dalam mesyuarat tersebut
CARA MENGENDALIKAN MESYUARAT
MINIT MESYUARAT
Tugas setiausaha adalah mencatat segala perkara yang dibincangkan dankeputusan yang diambil dalam mesyuarat
Hasil minit mesyuarat yang sempurna, setiausaha perlulah :-
i. Menghadiri mesyuarat sepanjang masa
ii. Mengemaskinikan dua dokumen utama iaitu senarai kehadiran danbuku catatan minit
iii. Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dalammesyuarat dan keputusan yang diambil
iv. Bersama-sama pengerusi menyemak isi catatan mesyuarat samadatepat @ tidak
Minit mesyuarat disediakan melalui 2 peringkat iaitu :-
i. Mencatat minit mesyuarat
ii. Menulis minit mesyuarat
Setiausaha mempunyai buku catatan minit untuk mencatat
Tanggungjawab menulis minit mesyuarat penting dilakukan kerana minitmesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan
Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal seperti berikut :-
i. Butiran tentang mesyuarat NAMA MESYUARAT
BILANGAN KALI DIADAKAN
TARIKH
MASA
TEMPAT
ii. Senarai kehadiran SENARAI LENGKAP AHLI YANG HADIR SANGAT PERLU UNTUK PENGESAHAN MINIT PADA
MASA YANG AKAN DATANG DAN MEMERLUKAN PANDANGAN MEREKA SAMADA SAH ATAU TIDAK
iii. Isi minit mesyuarat KEHADIRAN DITULIS MENGIKUT SUSUNAN
KATA ALU-ALUAN DARIPADA PENGERUSI MESYUARAT
PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU
PERKARA-PERKARA YANG BERBANGKIT
AGENDA-AGENDA YANG DITETAPKAN
HAL-HAL LAIN
UCAPAN PENUTUP OLEH PENGERUSI
PENULISAN MINIT MESYUARAT
Ciri-ciri minit mesyuarat yang baik Penulisan hendaklah tepat, ringkas dan padat
Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlumenggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan keputusan ahli-ahli mesyuarat
Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orangyang dipertanggungjawabkan perlu dicatat
Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minitmesyuarat
Bahagian akhir / penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama danjawatan penyedia minit mesyuarat dan orang yang mengesahkan minitmesyuarat iaitu pengerusi dan setiausaha.
PENULISAN MINIT MESYUARAT
CONTOH PENULISAN MINIT MESYUARAT
CONTOH PENULISAN MINIT MESYUARAT
RUJUKAN
http://kokurikulum.wikispaces.com/file/view/PANDUAN_PENGENDALIAN _MESYUARAT.pdf
Panduan Pengendalian Mesyuarat
Oleh Zanariah Abdol ( Guru Cemerlang Munsyi Dewan )