Download - MAKALAH SIA
1 PROSES PEMBELIAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Perusahaan dagang adalah suatu organisasi yang bergerak dibidang
penjualan barang dan jasa. Kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan
dagang tak lepas dari proses pembelian. Proses pembelian itu sendiri dilakukan
perusahaan dagang sebagai fasilitas untuk menerima dan menyimpan persediaan
barang yang nantinya akan dijual. Entitas yang berperan penting dalam proses
pembelian adalah pemasok. Perusahaan memerlukan pemasok karena pemasok
menyediakan barang-barang yang akan dijual oleh perusahaan nantinya.
Persediaan barang merupakan kunci utama dalam kegiatan penjualan, karena jika
tidak ada persediaan barang maka perusahaan tidak dapat menjalankan
kegiatannya. Persediaan barang itu sendiri akan diperoleh perusahaan melalui
proses pembelian terlebih dahulu. Oleh karena itu proses pembelian sangat
berperan penting dalam kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dagang.
Setiap harinya perusahaan dagang, jasa, maupun manufaktur melakukan
pembelian guna memperlancar usahanya. Setiap perusahaan pun pasti membuat
sistem agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Beberapa perusahaan
pembeli menginginkan sedikit persediaan dengan biaya lebih rendah, tetapi
memiliki produk yang selalu tersedia. Jika itu terjadi maka akan membuat
konsumen puas.
Proses Pembelian merupakan awal dari proses penjualan suatu barang di
dalam perusahaan dagang. Oleh karena itu proses pembelian sangat penting
peranannya dalam keberlangsungan perusahaan sehingga harus didukung oleh
sistem dan pengendalian intern yang baik supaya proses pembelian berjalan
sistematis dan mampu mengantisipasi serta mengatasi segala gangguan yang dapat
menghambatnya.
2 PROSES PEMBELIAN
1.2 SASARAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan mampu untuk:
1. Mengetahui definisi dan fungsi dasar dari proses pembelian.
2. Mengetahui hubungan antara proses pembelian dan lingkungannya.
3. Mengetahui fungsi dari rantai persediaan dalam organisasi.
4. Memahami karakteristik logika dari tipe proses pembelian.
5. Menggambarkan proses logika dari proses pembelian.
3 PROSES PEMBELIAN
BAB II
URAIAN MATERI
2.1 Definisi dan Fungsi Proses Pembelian
Proses pembelian adalah suatu interaksi dari struktur orang-orang,
peralatan metode-metode, dan pengendalian-pengendalian yang didesain untuk
menyelesaikan fungsi utama, yaitu:
1. menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan.
2. mendukung proses pengambilan keputusan bagi para manajer yang
menangani departemen pembelian dan penerimaan
3. membantu menyiapkan laporan internal dan eksternal.
Pertama, proses pembelian menangani pekerjaan rutin dari departemen
pembelian dan penerimaan dengan menangkap dan mencatat data operasi yang
berhubungan dari hari ke hari dari departemen tersebut. Data yang telah dicatat
selanjutnya dapat digunakan untuk menghasilkan sumber data (seperti laporan
pesanan pembelian dan penerimaan) dan untuk membuat laporan internal dan
eksternal.
Proses pembelian mempersiapkan sejumlah laporan perseorangan yang
digunakan pada berbagai level manajemen. Sebagai contoh, manajer departemen
pembelian dapat menggunakan laporan pesanan pembelian untuk memastikan
order yang belum terpenuhi.
Dalam pembahasan ini kita akan membahas dua bagian yang akan
berhubungan dengan proses pembelian yaitu barang dan jasa. Yang termasuk
barang yaitu bahan baku, persediaan, perlengkapan, aktiva tetap, dan harta tak
berwujud. Jasa digambarkan oleh pemasok di luar, mencakup kontraktor,
perusahaan catering, servis handuk, konsultan, auditor dan lain sebagainya.
4 PROSES PEMBELIAN
2.2 Pengaturan Organisasi
Proses pembelian berkaitan dengan fungsi dan proses di dalam ataupun di
luar organisasi. Dalam makalah ini, kita akan membahas hubungan dan dampak
yang akan didapat dalam proses operasi pembelian.
2.2.1 Perspektif Internal
Gambar 2.1 dan table 2.1 menjelaskan tentang sebuah pandangan internal
tentang hubungan antara proses pembelian dan lingkungan organisasinya. Gambar
dan table tersebut menunjukkan berbagai arus informasi yang dihasilkan atau
yang ditangkap oleh proses pembelian tersebut.
Pemimpin pembelian di berbagai perusahaan disebut dengan sebutan yang
berbeda, ada yang menyebutnya manajer pembelian, direktur pembelian, ataupun
agen pembelian. Dalam pembahasan ini kita menggunakan istilah manajer
pembelian. Manajer pembelian biasanya menjalankan aktivitas pembelian sebaik
kewajiban administrative dalam menjalankan departemen. Di banyak organisasi,
pembelian sebenarnya dilakukan oleh pembeli professional. Seperti yang akan
kita lihat nanti di chapter 13, departemen pembelian dan penerimaan akan
berpengaruh secara internal dengan:
Departemen di dalam organisasi yang membuat permintaan untuk pembelian
barang-barang dan jasa.
Departemen Hutang dagang yang harus membayar barang-barang yang dibeli
oleh perusahaan.
Kepala bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima barang
yang datang, menandatangani surat muat yang dibawa oleh kurir atau pemasok,
melaporkan penerimaan barang, dan menyerahkan barang yang telah diterima ke
bagian gudang atau departemen yang bersangkutan.
5 PROSES PEMBELIAN
Gambar 2.1 Perspektif Internal dalam Proses Pembelian
6 PROSES PEMBELIAN
No. Arus Keterangan
1 Permintaan pembelian dikirimkan dari departemen pengendalian ke departemen
pembelian.
2 Permintaan pembelian dikirimkan dari berbagai departemen yang membutuhkan
barang/jasa ke departemen pembelian.
3 Order pembelian dikirimkan ke pemasok.
4 Salinan order pembelian dikirimkan ke berbagai departemen yang membutuhkan
barang/jasa atau departemen pengendalian persediaan.
5 Salinan order pembelian dikirimkan ke departemen penerimaan barang.
6 Salinan order pembelian dikirimkan ke departemen utang dagang.
7 Barang/jasa diterima dari pemasok.
8 Laporan penerimaan barang dikirim ke departemen utang dagang.
9 Salinan laporan penerimaan barang dikirim ke departemen pembeliaan.
Table 2.1 Gambaran Alur Informasi
Tujuan yang Berlawanan dan Keraguan dalam Organisasi
Tujuan dari para manajer bisa saja bertentangan dengan tujuan dari
perusahaan secara keseluruhan. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin akan
membeli barang dalam jumlah yang besar untuk mendapatkan keuntungan dari
diskon pembelian dan untuk mengurangi biaya pengiriman. Tetapi menerima,
memeriksa dan menyimpan dalam jumlah yang banyak mungkin akan menjadi
masalah untuk departemen penerima barang dan bagian gudang.
Disamping perbedaaan tujuan diantara manajer, keragu-raguan sering
timbul dalam menggambarkan tujuan dan hasil dalam tujuan rapat. Sebagai
7 PROSES PEMBELIAN
contoh, salah satu dari tujuan bagian pembelian yaitu untuk memilih pemasok
yang akan memberikan kualitas yang terbaik dengan harga yang murah dan
pengiriman barang yang tepat waktu. Tetapi, apakah itu akan terpenuhi?
Kenyataannya, satu pemasok mungkin tidak akan memenuhi ketiga syarat
tersebut.
Tujuan utamanya adalah perlu selalu memilih keputusan yang terbaik
dalam berbagai macam konflik dan keterbatasan tempat dalam proses. Ini
menyiratkan bahwa trade-offs harus menjadi prioritas diantara tujuan yang
berlawanan. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan yang menjalankan sebuah
industri yang sangat peka dalam memuaskan pelanggan, perusahaan tersebut
mungkin rela untuk mengeluarkan harga yang tinggi untuk memastikan bahwa
mereka menghasilkan barang –barang dengan kualitas yang terbaik dan
memperoleh pelanggan ketika dibutuhkan.
2.2.2 Perspektif Eksternal
Gambar 2.2 menjelaskan tentang sebuah pandangan eksternal tentang
hubungan antara proses pembelian dan lingkungan organisasinya. Hubungan
antara organisasi, mencakup aliran komunikasi, barang, dan jasa, dari pemasok
barang dagangan dan bahan baku melalui pelanggan perusahaan, disebut supply
chain. Kami menggambarkan rantai persediaan (supply chain) sebagai system
nilai, karena setiap pelaku dalam supply chain melakukan kumpulan aktivitas
untuk mengubah inputs menjadi nilai outputs dari pelanggan perusahaan.
8 PROSES PEMBELIAN
Gambar 2.2 Perspektif eksternal dalam Proses Pembelian: Rantai Persediaan
Perusahaan (Sistem Nilai)
Supply Chain Management
Supply Chain Management (SCM) adalah kombinasi dari proses dan
prosedur yang digunakan untuk memastikan pengiriman barang dan jasa kepada
pelanggan dengan harga yang rendah sedangkan meyediakan nilai yang tertinggi
kepada para pelanggan. Tujuan dari SCM adalah untuk menaikan ketersediaan
barang sementara itu mengurangi persediaan barang dari rantai persediaan. Untuk
melakukan ini, pasangan supply chain harus mengkoordinasikan alur informasi
dan barang fisik diantara anggota-anggota dari supply chain.
SCOR (Supply Chain Operations Reference-Model) adalah suatu alat
acuan proses yang mengijinkan perusahaan ke benchmark proses rantai persediaan
merek dan untuk mengidentifikasi bagaimana cara membuat perbaikan di dalam
proses dan hubungan yang dilakukan dengan mitra bisnis, para pemasok, dan
pelanggan. Model ini menggambarkan lima komponen dasar untuk manajemen
rantai persediaan, yaitu:
1. Merencanakan. Mengukur permintaan pelanggan terhadap produk atau
jasa dan mengembangkan suatu tindakan ke sumber, hasil, dan
pengiriman produk atau jasa.
9 PROSES PEMBELIAN
2. Sumber. Memilih sumber persediaan dan memperoleh jasa dan barang
untuk meemnuhi perencanaan atau permintaan yang actual, penerimaan
produk dan autorisasi pembayaran kepada pemasok.
3. Membuat. Mengubah produk sampai ke proses terakhir untuk memenuhi
perencanaan atau permintaan yang aktual.
4. Mengirimkan. Ini adalah langkah pemenuhan pesanan. Menerima pesanan
pelanggan, menyediakan barang atau jasa ke pelanggan, dan faktur
pelanggan.
5. Membalikan. Mendukung pelaksanaan post-delivery ke pelanggan dan
menerima kerusakan atau kelebihan prouk dari pelanggan.
Secara umum, manajemen rantai persediaan memiliki keuntungan-keuntungan
sebagai berikut:
1. Memberikan harga yang lebih rendah kepada pelanggan.
2. Meningkatkan persediaan dari produk (untuk pelanggan atau produksi)
3. Meningkatkan permintaan pelanggan terhadap kesesuaian produk dan
spesifikasi yang lain.
4. Mengurangi persediaan dari seluruh rantai persediaan.
5. Memperbaiki hubungan diantara pembeli dan penjual.
6. Melancarkan beban kerja dalam kaitannya dengan perencanaan tibanya
dan keberangkatan barang untuk mengurangi biaya lembur.
7. Mengurangi harga produk sebagai hasil dari perencanaan pembelian
melalui kontrak dan susunan yang lain.
8. Meningkatkan pesanan pelanggan berkaitan dengan perbaikan tanggapan
pelanggan.
9. Mengurangi kerusakan produk melalui penetapan kualitas selama
perencanaan dan pembagian informasi kerusakan dengan pemasok selama
pelaksanaan pembelian.
10 PROSES PEMBELIAN
Selain memiliki keuntungan, SCM juga memiki beberapa kekurangan,
yaitu:
1. Data tidak dikumpulkan atau tidak disaring melalui batasan-batasan yang
fungsional. Sebagai contoh:
Data penjualan terbaru harus diisikan ke dalam permintaan SCM
untuk meramalkan permintaan terhadap system SCM. System
prusahaan dan internet berhubungan dengan fasilitas khusus dari
proses ini.
Penyelenggaraan rantai persediaan tidak ada umpan balik terhadap
system perencanaan. Juga, system perusahaan dapat menyampaikan
pembelian, penerimaan, transportasi dan data logistik lainnya.
Data seperti pelanggan, lokasi, garansi dan kontrak jasa, dibutuhkan
untuk mendukung post-customer yang tidak tersedia. Data ini harus
dikumpulkan selama proses penjualan dan membuat ketersediaan
untuk ketepatan fungsi.
2. Garis kekeliruan dari tanggung jawab dan kurangnya kepercayaan dapat
memimpin terhadap berkurangnya pembagian informasi diantara mitra
supply chain. Masalah ini harus dihilangkan dari fase perencanaan SCM.
3. Ketidak-akuratan data dalam supply chain dapat mempengaruhi
keseluruhan supply chain secara negative.
4. Kelebihan kepercayaan terhadap software peramalan permintaan dapat
memimpin ramalan yang tidak akurat. Kombinasi kecerdasan dari
software peramalan permintaan dan pengalaman manusia akan
menciptakan peramalan yang baik.
5. Persaingan yang objektif dapat menciptakan ramalan yang tidak realistis.
2.3 Gambaran Proses Logikal
Gambar 2.3 adalah DFD conteks untuk proses pembelian. Yang
memberitahukan tentang proses balasan dari permintaan barang dan jasa yang
diterima dari proses persediaan dan dari berbagai departemen yang berhubungan
11 PROSES PEMBELIAN
dan mengirim pesanan pembelian ke pemasok dan berbagai pemberitahuan ke
departemen yang lain. Pemasok merespon dengan mengirimkan barang dan jasa
dengan menggunakan packing slip sebagai pemberitahuan sementara barang dan
jasa dikirim.
Gambar 2.3 Proses Pembelian- Diagram Konteks
Gambar 2.4 menunjukkan data flow diagram level 0 untuk proses
pembelian. Diasumsikan bahwa proses pembelian memperlihatkan 4 proses utama
yang ditunjukkan oleh keempat bubbles dalam dfd tersebut. Permintaan
pembelian dimulai oleh entitas-entitas yang berada di luar context dari proses
pembelian. Proses pembelian dimulai dengan setiap departemen
mengidentifikasikan apa saja barang dan jasa yang diperlukan.
12 PROSES PEMBELIAN
Gambar 2.4 Proses Pembelian- Diagram Level 0
Gambar 2.5 adalah contoh tampilan elektronik purchase requisition, yang
merupakan permintaan internal untuk memperoleh barang dan jasa. Permintaan
pembelian biasanya disetujui oleh supervisor departemen requsisi.
13 PROSES PEMBELIAN
Gambar 2.6 adalah tampilan lower-level dari bubble 1.0 dalam gambar 2.4.
Sepintas, proses persiapan sebuah permintan pembelian terlihat sangat simple dan
langsung. Tetapi, pembahasan sebelumnya tentang supply chain management
(SCM) menyatakan bahwa teknik dan metode dalam mempersiapkan permintaan
pembelian meliputi penentuan apa barang yang akan dipesan, kapan kita memesan
barang tersebut, dan berapa banyak kita akan memesan barang tersebut ternyata
lebih rumit dan lengkap dari apa yang kita bayangkan pertama kali.
Gambar 2.6 Proses Pembelian- Diagram 1
Proses ini berhubungan dengan reordering inventory yang meliputi
beberapa konsep dan teknik yang penting, seperti :
a. Cyclical reordering adalah pendekatan yang paling mendasar untuk
reordering inventory. Praktiknya, cyclical reordering menaksir total
inventory dari sebuah organisasi (pada periodic basis) untuk menentukan
status dari masing-masing inventory. Jika stock untuk inventory yang
diberikan memperlihatkan ketidakcukupan untuk kebutuhan pelanggan
dari periode selanjutnya, maka permintaan pembelian dipersiapkan.
14 PROSES PEMBELIAN
b. Reorder point (ROP) analysis mengakui bahwa setiap jenis inventory
secara khusus dipengaruhi oleh kurs saat inventory tersebut dijual.
c. Economic order quantity (EOQ) adalah teknik menganalisis semua
peningkatan harga dengan mendapatkan dan membawa jenis-jenis khusus
dari inventory.
5 elemen untuk meningkatkan harga persediaan :
1. opportunity cost of investment funds.
2. insurance cost.
3. property taxes.
4. storage cost.
5. cost of absolescence and deterionation.
d. ABC analysis adalah teknik untuk mengurutkan jenis barang dalam group
berdasarkan pada output dari item tersebut.
Pemesanan Barang dan Jasa
Gambar 2.7, menggambarkan lower-level of bubble 2.0, memberikan
tampilan tentang fungsi logical yang bersangkutan dengan proses memesan
barang dan jasa. Proses pertama dalam memesan barang dan jasa yaitu memilih
pemasok (bubble 2.1). Pembeli umumnya melihat vendor master data untuk
mengidentifikasikan pemasok yang potensial dan kemudian mengevaluasi setiap
calon pemasok. Pembeli sering mencoba untuk menggabungkan sebanyak
mungkin pesanan pada pemasok yang sama dengan menggunakan blanket order
dan atau annual agreement. Jika pembelian tersebut dilakukan secara besar-
15 PROSES PEMBELIAN
besaran untuk barang baru atau khusus, pembeli harus mendapatkan tawaran yang
kompetitif ddan mengirim request for quotation (RFQ) kepada calon pemasok.
Setelah pemasok terpilih, pembeli menyiapkan pesanan pembelian, yaitu
permintaan terhadap pembelian barang/jasa dari pemasok, khususnya pesanan
pembelian berisi data dari jumlah yang diperlukan, kecuali harga per unit, tanggal
pengiriman, jatuh tempo, dan kondisi lainnya.
Gambar 2.7 Proses Pembelian- Diagram 2
Menerima Barang dan Jasa
Gambar 2.8 menjelaskan tentang lower-level of bubble 3.0. Dalam
inventory, vendor packing slip, yang menemani pembelian inventory dari
pemasok dan mengidentifikasikan pengiriman, menjadi pemicu dari proses
penerimaan. Seperti yang digambarkan pada proses 3.1, barang yang tiba di
departemen penerimaan diperiksa dan dihitung. Proses ini membantu untuk
menerima tujuan proses yang kedua, yaitu untuk memastikan bahwa barang yang
benar dalam harga yang benar diterima dalam kondisi yang baik.
16 PROSES PEMBELIAN
Saat kondisi barang sudah diterima, proses 3.2, melengkapi cap
penerimaan dan mencatat jumlah yang diterima pada peberitahuan penerimaan PO
yang sudah disetujui.
Saat catatan kuantitas diterima, pemberitahuan penerimaan PO menjadi
laporan penerimaan yang formulirnya digunakan untuk mencatat tanda terima
barang. Proses 3.3 membandingkan laporan penerimaan pada penyimpanan
informasi dalam PO master data –proses yang sering terjadi agar dilengkapi secar
otomatis oleh system informasi.
Bubble 3.3 juga menunjukkan aktivitas sebagai berikut:
- data tentang kepatuhan pemasok dengan jangka waktu pemesanan
(qualitas produk, ketepatan waktu pengriman, dan lainnya) dihubungkan
dengan vendor master data.
- Data laporan penerimaan ditaksir dari departemen piutang (laporan
penerimaan) dari gudang (catatan persediaan).
- Inventory master data diperbaharui untuk menunjukkan inventory on hand
tambahan.
- Akhirnya, PO master data di update untuk menunjukkan penerima barang
tersebut dan data laporan penerimaan disimpan.
17 PROSES PEMBELIAN
Gambar 2.8 Proses Pembelian- Diagram 3
2.4 Deskripsi Data Logikal
Proses Pembelian secara umum memerlukan beberapa data store yang
berbeda. Inventory master data mengandung dokumen setiap persediaan barang
yang disimpan di gudang atau biasa dipesan dari pemasok. Dokumen ini
digunakan untuk mengatur dan membantu kesimbangan persediaan barang pada
general ledger. The vendor master data, data biasanya diakses oleh bagian
pembelian saat menyeleksi pemasok yang cocok. Selama pemrosesan, vendor
master data dikembalikan untuk untuk mempersiapkan pesanan pembelian dan
anggaran pembayaran. Untuk tambahan pemasukkan data pengenalan, vendor
master data digunakan oleh manajemen untuk menilai prilaku pemasok dan
membuat berbagai keputusan pemesanan.
The purchase requisitions master data adalah gabungan dari daftar
permintaan pembelian, permintaan untuk barang dan jasa dari perusahaan resmi
18 PROSES PEMBELIAN
dan dari perlengkapan persediaan dari system perlengkapan persediaan resmi
seperti proses SCM. The Purchase order master data adalah gabungan dari
pesanan pembelian terbuka dan memasukan status dari beberapa item dalam
pemesanan. Untuk menjaga alur pembelian, departemen pembelian membuat
catatan pada purchase order master data. Pesanan ditutup jika tanda terima dan
acceptance seluruh barang telah jelas sesuai pesanan.
2.5 Rancangan Database Logikal
Gambar 2.9 Entry-Relationship (E-R) Diagram (Partial) for the Purchasing Process
19 PROSES PEMBELIAN
Diagram entitas- relationship dapat dipakai untuk proses pembelian yang
diperlihatkan pada figure 2.9 inventory, vendors, purchase_requisitions,
purchase_orders, dan purchase_receipts mengandung informasi khusus mengenai
entitas setiap karyawan, termasuk otorisasinya untuk menghasilkan purchase
requisitions, persiapan purchase orders, penerimaan barang, dan lain-lain.
Purchasing-relations mengumpulkan dokumen dari peristiwa pembelian
sebagai progress mereka. Lingkaran dari hubungan ini menunjukan kalau kita
akan mendapat hubungan atau relasi di database kita dalam hubungan ini
sementara relasi yang lain tidak akan mendapatkan relasi yang berhubungan.
20 PROSES PEMBELIAN
BAB III
KESIMPULAN
3.1 KESIMPULAN
Proses pembelian adalah suatu interaksi dari struktur orang-orang, peralatan
metode-metode, dan pengendalian-pengendalian yang didesain untuk
menyelesaikan fungsi utama, yaitu:
1. menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan.
2. mendukung proses pengambilan keputusan bagi para manajer yang
menangani departemen pembelian dan penerimaan
3. membantu menyiapkan laporan internal dan eksternal.
Proses pembelian berkaitan dengan fungsi dan proses di dalam ataupun di
luar organisasi. Hubungan antara organisasi, mencakup aliran komunikasi, barang,
dan jasa, dari pemasok barang dagangan dan bahan baku melalui pelanggan
perusahaan, yang disebut dengan supply chain.
Proses Pembelian secara umum memerlukan beberapa data store yang
berbeda. Inventory master data mengandung dokumen setiap persediaan barang
yang disimpan di gudang atau biasa dipesan dari pemasok. Dokumen ini
digunakan untuk mengatur dan membantu kesimbangan persediaan barang pada
general ledger. The vendor master data, data biasanya diakses oleh bagian
pembelian saat menyeleksi pemasok yang cocok.