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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, que deben observar las Unidades Administrativas del INEA, en Oficinas Centrales así como en las Delegaciones Estatales para el registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, reciban y conserven en sus archivos. 1.1 Implementar un Sistema Archivístico, promoviendo su modernización integral
con el fin de conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por el INEA, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su localización expedita.
1.2 Determinar las actividades esenciales de los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico, en lo relativo a la administración y conservación de documentos y archivos.
1.3 Estandarizar los conceptos y términos archivísticos, así como la aplicación de la metodología con base en las disposiciones legales en la materia.
2. ALCANCE
Los lineamientos para la administración de documentos de archivo, son aplicables para todas las Unidades Administrativas y Delegaciones Estatales del INEA, con base en la normatividad aplicable vigente.
3. FUNDAMENTO LEGAL
Todos los documentos que a continuación se enlistan se encuentran en vigor: 3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 3.2 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental. 3.3. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 3.4. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 3.5. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. 3.6. Ley General de Bienes Nacionales. 3.7. Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos. 3.8. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental.
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3.9. Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la Información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
3.10. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
3.11. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Norma NGIFG004-Disposiciones aplicable al Archivo Contable Gubernamental.
3.12. Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal.
3.13. Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
3.14. Procedimiento para Elaboración y el Control de Documentos. PR-DPA-SIC-01
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4. CONTENIDO
4.1. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Además de las definiciones contenidas en la Ley Federal de Transparencia y Acceso
a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) su Reglamento y Lineamientos.
DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Acceso a la información
pública
Derecho ciudadano de acceso a la información
contenida en los expedientes y documentos que
registran el ejercicio de las atribuciones de las
dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal, por lo que los archivos constituyen el medio
que permitirá el acceso a dicha información y auspiciará
la rendición de cuentas.
Administración de
Documentos
Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear,
dirigir y controlar la producción, circulación,
organización, conservación, uso, selección y destino
final de los documentos de archivo.
AGN Archivo General de la Nación.
Archivística y
Archivonomía
Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos
de los archivos y de la administración de documentos.
Archivo
Conjunto orgánico de documentos organizados en
cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el
ejercicio de sus atribuciones por las Unidades
Administrativas del INEA.
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DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Archivo de
Concentración
Unidad responsable de la administración de
documentos de consulta es esporádica por parte de las
unidades administrativas de las dependencias y
entidades, y que permanecen en él hasta su destino
final.
Es necesario señalar que en ocasiones se le designa
por ignorancia “archivo muerto”, situación a falta de
una cultura administrativa en el manejo de documentos.
Lo que implica cambios en la práctica de los procesos
para la gestión de un sistema archivístico, que
garantice el tratamiento adecuado de la información
como un activo para el desarrollo de la eficiencia y
modernidad en el INEA.
Archivo de Trámite
Unidad responsable de la administración de
documentos de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de una Unidad
Administrativa.
Archivo Histórico
Unidad responsable de conservar, describir y divulgar la
memoria documental institucional.
Asunto
Contenido específico de cada una de las unidades
documentales (documento de archivo y/o expediente),
integrado por: tema, motivo, argumento, materia,
cuestión, negocio o persona de que se trata un
expediente o documento de archivo y que se genera en
consecuencia de una acción administrativa.
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DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Baja documental
Eliminación de aquella documentación que haya
prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales
o contables y que no contenga valores históricos.
Catálogo de
disposición documental
Registro general y sistemático que establece los valores
documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reserva o
confidencialidad y el destino final de los documentos.
Ciclo vital de los
documentos
Etapas o edades en las que se divide al documento de
archivo conforme a su uso, valor y ubicación, sus etapas
son: Etapa activa (uso constante por el área
generadora, valores primarios, archivo de trámite).
Etapa semiactiva (uso esporádico por el área
generadora, con valores primarios, archivo de
concentración). Etapa histórica (valores permanentes,
uso público, archivo histórico).
Clasificación
El acto por el que se determina que la información que
posee una dependencia o entidad es reservada o
confidencial.
Clasificación
archivística
Proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura funcional de la
dependencia o entidad.
Conservación de
archivos
Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la conservación y la prevención de
alteraciones físicas y de información de los documentos
de archivo.
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DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Cuadro general de
clasificación
archivística
Instrumento técnico que refleja la estructura de un
archivo con base en las atribuciones y funciones de
cada dependencia o entidad.
Documentación activa
Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones
de las unidades administrativas y de uso frecuente, que
se conserva en el archivo de trámite.
Documentación
histórica
Aquella que contiene evidencia y testimonios de las
acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe
conservarse permanentemente.
Documentación
semiactiva
Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por
razones administrativas, legales, fiscales o contables en
el archivo de concentración.
Documentos
Los expedientes, reportes, estudios, actas,
resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices,
circulares, contratos, convenios, instructivos, notas,
memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro
que documente el ejercicio de las facultades o la
actividad de los sujetos obligados y sus servidores
públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración.
Los documentos podrán estar en cualquier soporte o
medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico,
informático u holográfico, ópticos o por cualquier otra
tecnología.
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DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Documentos de apoyo
informativo
Documentación que se genera o conserva en oficina y
que se constituye por ejemplares de origen y
características diversas, cuya utilidad reside en la
información que contiene para apoyar las tareas
administrativas.
Documento de archivo
Aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y
usado en el ejercicio de las facultades y actividades de
las dependencias y entidades.
Documento electrónico
Información que puede constituir un documento de
archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de
una herramienta específica para leerse o recuperarse.
Expediente de archivo
Unidad básica de documentos interrelacionados que
dan inicio, desarrollo y conclusión de un trámite en
cumplimiento de una función y que puede
interrelacionarse, a su vez, con un conjunto de
expedientes que dan lugar a una serie de documentos
de archivo.
Expurgo documental
Eliminación responsable de documentos que no son de
archivo, proceso que se aplica en archivos de trámite,
ejemplo: documentos obsoletos como copias
fotostáticas y borradores.
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DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Fondo
Es el conjunto de documentos producidos
orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo
nombre se identifica (en nuestro caso, INEA).
Guía simple de archivo
Esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos de una dependencia o
entidad, que indica sus características fundamentales
conforme al Cuadro General de Clasificación
Archivística y sus datos generales.
IFAI Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
Inventarios
documentales
Instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su
localización (inventario general), transferencia
(inventario de transferencia) o baja documental
(inventario de baja documental).
ISAD (G) Norma
Internacional general de
descripción archivística
Herramienta de gestión para los archivos que brinda
especificaciones elementales para la elaboración de
descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional
e internacional, que pueden aplicarse con
independencia del tipo documental o soporte físico de
los documentos de archivo.
Información
confidencial
La entregada con tal carácter por los particulares al
INEA, de conformidad con lo establecido en el Artículo
19 de la LFTAIPG.
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Los datos personales que requieran consentimiento de
los individuos para su difusión, distribución y
comercialización en los términos de la LFTAIPG.
DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Información reservada
Aquella información que se encuentra temporalmente
sujeta a alguna de las excepciones previstas en los
Artículos 13 y 14 de la LFTAIPG.
LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental.
Plazo de conservación
Periodo de guarda de la documentación en los archivos
de trámite y concentración. Consiste en la combinación
de la vigencia documental, el periodo de reserva, en su
caso, y los periodos adicionales establecidos en los
Lineamientos Generales para la organización y
conservación de archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Gubernamental.
Portada de expediente Frente del expediente donde se establecerán los
elementos mínimos para describir su contenido.
Sección
Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las
atribuciones de cada dependencia o entidad de
conformidad con las disposiciones legales aplicables.
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DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Serie
Es la división de una sección que corresponde al
conjunto de documentos producidos en el desarrollo de
una misma atribución general y que versan sobre una
materia o asunto específico.
SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Subfondo
Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de
documentos relacionados entre sí que se corresponde
con las subdivisiones administrativas de la institución u
organismo que lo origina.
En el INEA actualmente aplica para el CONEVYT.
Transferencia
Traslado controlado y sistemático de expedientes de
consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo
de concentración (transferencia primaria) y de
expedientes que deben conservarse de manera
permanente, del archivo de concentración al archivo
histórico (transferencia secundaria).
Valor documental
Condición de los documentos que les confiere
características administrativas, legales, fiscales o
contables en los archivos de trámite o concentración
(valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e
informativos en los archivos históricos (valores
secundarios).
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DEFINICIONES Y SIGLAS
Concepto Descripción
Valoración
Actividad que consiste en el análisis e identificación de
los valores documentales para establecer criterios de
disposición y acciones de transferencia.
Vigencia documental
Periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o
contables, de conformidad con las disposiciones
jurídicas vigentes y aplicables.
4.2. PRESENTACIÓN
Debido a que el derecho de acceso a la información quedó consagrado en el Artículo
6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos el 20 de julio de
2007, y garantizado en nuestro país en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental a partir del 11 de junio de 2002, la cual obliga
al Gobierno Federal a abrir sus archivos en razón que estos constituyen el elemento
central del acceso a la información y la rendición de cuentas; que la ley dispone
como uno de sus objetivos mejorar la organización, clasificación y manejo de
documentos. El Área Coordinadora de Archivos, elaboró y sometió a la aprobación
del Comité de Información, “Los lineamientos para la administración de documentos
de archivo del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos. (INEA).”
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La “Administración de Documentos” es el conjunto de métodos y prácticas
destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización,
conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo; en este
sentido, los presentes lineamientos tienen como fin ser un instrumento de consulta,
regulación y capacitación, que genere un cambio de cultura sobre el tratamiento
documental, traduciéndose en una mejoría de los diversos procedimientos del
Instituto.
Estos lineamientos describen los procedimientos relacionados con los documentos
que se generan, reciben o trasforman en el INEA; dentro de su contenido se
establece el marco legal, objetivos, estructura del sistema archivístico, definición y
tratamiento de los diferentes documentos, instrumentos de consulta y control de
archivos, clasificación de los documentos, formatos a emplear en las diferentes
tareas, etc.
La puesta en práctica de los lineamientos permitirá planificar las bases para la
administración de documentos, como medio de apoyo para lograr mayores niveles
de desarrollo institucional, así como ser parte medular del conocimiento y memoria
del INEA. Su aplicación en perspectiva sentará las bases para la aplicación de
sistemas para el manejo de documentos electrónicos.
Los lineamientos deben mantenerse permanentemente actualizados con la
participación de los servidores públicos involucrados en tales competencias cuando
su naturaleza lo requiera, así mismo, cuando las bases jurídicas aplicables sean
reformadas o actualizadas.
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4.3 ESTRUCTURA DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO DEL INEA
.Es la estructura de elementos que actúan en la planeación, seguimiento,
coordinación, supervisión y aplicación de los programas para la clasificación,
organización, creación y tratamiento en general de los documentos de archivo.
La organización y gestión del Sistema Archivístico implica además del marco
normativo, el diálogo y la colaboración permanente con el productor de la
documentación y el usuario de ella.
El Sistema Archivístico se integra de la siguiente manera:
• El Comité de Información • El Área Coordinadora de Archivos • Los Archivos de Trámite (Oficinas Centrales y Delegaciones Estatales). • El Archivo de Concentración. • El Archivo Histórico.
COMITÉ DE INFORMACIÓN
DEL INEA
ARCHIVOS DE TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO
ÁREA COORDINADORA
DE ACHIVOS
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El Comité de Información
Es el órgano colegiado que coordina y supervisa las acciones del Instituto,
tendientes a proporcionar la información pública, e instituir los procedimientos para
asegurar la eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información.
Confirma, modifica o revoca la clasificación de la información hecha por los titulares
de las Unidades Administrativas.
Supervisa la protección de los datos personales y promueve la organización
archivística.
Establece y supervisa la aplicación de los presentes lineamientos.
El Área Coordinadora de Archivos
De acuerdo a los Lineamientos Generales para la organización y conservación de
archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, sus
funciones son:
I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios en materia
de organización y conservación de archivos;
II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos
para facilitar el acceso a la información;
III. Elaborar en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e
histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de
disposición documental, así como el inventario general del Instituto;
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IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite;
V. Establecer y desarrollar programas de capacitación y asesoría archivística;
VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Instituto;
VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la
documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización
establecida por el Archivo General de la Nación, y
VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información del Instituto, las
actividades tendientes a la automatización de los archivos y a la gestión de
documentos electrónicos.
IX. El Área Coordinadora de Archivos realizará un programa para la actualización
de la Guía Simple de Archivos.
Los Archivos de Trámite
Corresponde a la primera etapa de vida del ciclo vital de los documentos, en estas
áreas se resguardan los documentos activos; es decir, aquellos que son necesarios
para el ejercicio de sus atribuciones y que requieren ser utilizados de manera
cotidiana, ya que su gestión se encuentra en proceso.
Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada
unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes
funciones:
I. Integrar los expedientes de archivo;
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II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido
clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de
disposición documental;
III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos, en la elaboración y
actualización del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición
documental y el inventario general;
IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y
V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series
documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al
archivo de concentración conforme al catálogo de disposición documental.
VI. Las Unidades Administrativas a través de su responsable de archivo de
trámite, entregaran al Área Coordinadora de Archivos, cada seis meses
sus inventarios generales por expedientes.
El Archivo de Concentración
Corresponde a la segunda etapa de la vida útil de los documentos, a él se deben
transferir los documentos de los archivos de trámite, cuando su consulta por las
áreas de las Unidades Administrativas productoras sea esporádica, y ahí
permanecerán hasta su baja una vez que haya concluido su plazo de conservación.
Las funciones del responsable de este archivo son:
I. Recibir de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva;
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II. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su
vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al
cumplir su periodo de reserva;
III. Solicitar al Área Coordinación de Archivos con el visto bueno de la Unidad
Administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su
destino final;
IV. Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del
Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición
Documental y el inventario general;
V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;
VI. Valorar en coordinación con el Archivo Histórico, en su caso, los documentos
y expedientes de las series resguardadas conforme al Catálogo de
Disposición Documental, y
VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico del
Instituto, o al Archivo General de la Nación.
VIII. Promover la difusión de este documento y hacer que se cumpla
con los presentes l ineamientos.
Archivo Histórico
El Archivo Histórico corresponde a la tercera etapa del ciclo de vida de los
documentos, en esta fase termina su valor administrativo y adquieren un valor
cultural.
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Se conformará con base en las funciones sustantivas del Instituto en materia de
educación para los adultos.
El responsable de este archivo tendrá las siguientes funciones:
I. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro
general de clasificación archivística, El catálogo de disposición documental la
guía general y el inventario general;
II. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener
valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación;
III. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de
concentración;
IV. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;
Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a
través de sistemas ópticos y electrónicos, y
V. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo
el acervo y sus instrumentos de consulta.
Personal de Archivos
I. Los servidores públicos designados como responsables de archivo de trámite
que de acuerdo con los Lineamientos generales para la organización y
conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, serán el enlace con el Área Coordinadora de
Archivos y los encargados de apoyarla en las acciones que ésta dicte para la
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implementación de todas las actividades archivísticas de las Unidades
Administrativas.
II. Los titulares de las Unidades Administrativas, también designarán a los
servidores públicos que apoyarán el desarrollo de los trabajos para la
organización y conservación de los archivos de trámite y concentración al
interior de la Unidad Administrativa.
III. Los responsables del archivo de concentración e histórico registrados ante el
AGN, estarán adscritos al Área Coordinadora de Archivos y se encargarán de
supervisar y asegurar el cumplimiento y óptimo desarrollo de las actividades
que en la materia realicen las Unidades Administrativas del Instituto, de
conformidad con el marco normativo aplicable.
IV. En las Delegaciones Estatales se realizará un diagnóstico para establecer
programas de trabajo supervisados y apoyados por el Área Coordinadora de
Archivos en materia de bajas documentales, organización documental,
elaboración de instrumentos de consulta y control archivístico, etc.
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4.4 FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
I. Toda la información gubernamental es pública, con excepción de la
información reservada o confidencial prevista en la LFTAIPG. es
responsabilidad de los servidores públicos, clasificar la información que
generen, obtengan, adquieran o transformen; así mismo, el titular de cada
unidad administrativa informará al Comité de Información del INEA respecto a
la información reservada para su consideración.
II. Los instrumentos básicos de consulta y control para la organización,
conservación y localización expedita de los archivos administrativos, serán
entre otros, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de
disposición documental, los inventarios y la guía simple de archivo.
III. Los documentos que generan las Unidades Administrativas atraviesan a lo
largo de su existencia por tres fases, determinadas por los valores y usos que
tiene cada uno. A cada fase le corresponde un tratamiento especializado y la
conservación de los documentos en un archivo específico.
• Fase activa o vigencia administrativa. Durante esta etapa los documentos
adoptan valores primarios, como valor administrativo, valor jurídico o legal
y valor fiscal o contable. El uso de los documentos en esta etapa es
constante e inmediato, por eso debe ser conservado cerca del usuario del
mismo (el creador del documento), en un archivo de trámite.
• Fase semiactiva. Los documentos conservan sus valores primarios
(administrativo, jurídico y fiscal), su uso es esporádico, por ello hay que
conservarlos durante un plazo precautorio. Su conservación debe ser en
un Archivo de Concentración.
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A rch ivo de
Concent rac ión
e His tór ico
Ar c h i v o d e Tr ám i te
Arc h i vo d e Tr ám i te
Arc h i vo d e Tr ám i te
Arc h i vo d e Tr ám i te
Arc h i vo d e Tr ám i te
Arc h i vo d e Tr ám i te
Arc h i vo d e Tr ám i te
Transferencia Documenta l
• Fase histórica. Los documentos han perdido sus valores primarios, pero
conservan valores secundarios, como valor evidencial, valor testimonial y
valor informativo. Aunque tiene un valor testimonial, aún pueden ser de
uso institucional. Su conservación debe ser permanente en el Archivo
Histórico, donde recibirá un tratamiento especializado.
• Depuración. (baja documental).- Los documentos que al finalizar su fase
semiactiva, pierdan sus valores primarios y no presentan valores
secundarios, pueden ser dados de baja. Las labores de depuración se
llevarán a cabo, tomando en cuenta el instructivo del AGN y los
lineamientos de la SHCP para documentos contables.
Gráfica del modelo del sistema archivístico del INEA.
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Ciclo vital del documento Este concepto establece que los documentos tienen una vida similar a la de los
organismos biológicos, el cual nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y
uso) y muere (fase de depuración). En resumen el documento atraviesa en su vida
por distintas fases: desde su elaboración o recepción y durante un periodo más o
menos corto de tiempo, es objeto de uso intensivo para la resolución de los asuntos
propios de su creador; con el transcurso del tiempo cada vez es menos utilizado
hasta que al final se plantea bien su destrucción o su conservación permanente.
FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO
ACTIVA
PRIMARIO ∼ Administrativo
∼ Fiscal o Contable
∼ Legal o Jurídico
Institucional Frecuente
(consulta alta)
Institución productora Trámite
SEMIACTIVA
PRIMARIO ∼ Administrativo
∼ Fiscal o Contable
∼ Legal o Jurídico
Institucional (consulta
esporádica)
Institución productora Concentración
INACTIVA
SECUNDARIO ∼ Evidencial ∼ Testimonial
∼ Informativo
Institución y Sociedad
Institución productora,
investigador y público en general
Histórico
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Documentos de Archivo
Dentro de las oficinas existen además de los documentos de archivo, los
documentos de apoyo informativo y los documentos de comprobación administrativa
inmediata, materiales que son útiles pero requieren de tratamientos distintos:1
Las características de los documentos de archivo son las siguientes:
I. Documento que sin importar su forma o el medio en que ha sido creado,
recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento
de sus obligaciones legales y en el ejercicio de las facultades y actividades.
Son producidos de forma natural en función de la actividad administrativa.
II. Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al
paso del tiempo constituyen series.
III. La información que contiene el documento de archivo es única, es decir no
existe documento de archivo igual. Pueden existir expedientes con trámites
similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien
trate el asunto o periodo del mismo.
IV. Son o pueden ser: patrimonio documental.
V. Cumplida su vigencia de trámite pasan al Archivo de Concentración para su
conservación precautoria por su valor administrativo, contable o legal.
1 Archivo General de la Nac ión. Méx ico. Ins truct ivo para la elaboración del catá logo de dispos ic ión documental, p . 24.
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Los documentos de archivo deben reflejar las acciones sobre las funciones que
tienen delegadas sus productores, con el propósito de garantizar: la correcta toma de
decisiones, la rendición de cuentas y la transparencia de acciones.
No se consideran documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo, así
como la integración de documentos de control interno temporal.
Documentos que no son de archivo
Información constituida por ejemplares de origen y características diversas, cuya
utilidad en las unidades reside únicamente en la información que contienen para
apoyo de las tareas asignadas y que no constituyen o forman parte de un
expediente. (copias, fotostáticas, borradores, etc.)
I. Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son
originales: se trata de copias o fotocopias que sirven de control.
II. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades
temáticas.
III. No se consideran patrimonio documental, se destruyen y sólo se conservan
aquellos por su valor de información.
IV. No se transfieren al Archivo de Concentración.
V. No reflejan funciones de la Unidad Administrativa.
VI. Tienen un uso temporal, de acuerdo con el criterio de utilidad.
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Los documentos que no son de archivo, no estarán sujetos al tratamiento señalado
por los Lineamientos Generales para la organización y conservación de archivos de
las dependencias y entidades de la Administración Pública Gubernamental, es decir,
no se pondrá la portada de expediente, no serán objeto de transferencia al archivo
de concentración y autorizaciones de baja por parte del Archivo General de la
Nación. Se procederá a su reciclaje bajo el principio de expurgo responsable.
En el tratamiento de estos documentos se colocará la leyenda DAI (Documento de
Apoyo Informativo), que deberán tener un control equivalente al inventario general
por expediente, con la observación que son documentos DAI.
Los documentos de apoyo informativo que contengan datos personales, deberán ser
triturados previo a su reciclaje.
Si en la revisión de material que no forma parte de archivos se localizan otro tipo de
documentos de interés institucional como colecciones en formatos en CD, medios
magnéticos, etc. éstas se rescatarán y en su caso, se enviarán al Centro de
Documentación del Instituto. Para el proceso de baja de este material se consultará
el documento: Guía para el descarte de libros o publicaciones periódicas que se
ubican en los archivos de concentración de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal
Documentos electrónicos
Respecto a este tipo de documentos, las Unidades Administrativas junto con el
Comité de Información del INEA, adoptarán los siguientes puntos.
I. Tomarán las medidas necesarias para administrar y conservar los
documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura
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permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad
e integridad de su información.
II. Aplicarán las medidas técnicas de administración y conservación que
aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad
de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de
soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e
internacionales.
III. Deberán contar con un programa de respaldo y migración de los documentos
electrónicos, de acuerdo con sus recursos.
Para la administración de los correos electrónicos, se deberán aplicar, las
disposiciones que indique el Comité de Información del INEA, (con apego a las
“Recomendaciones para la organización y conservación de correos electrónicos
institucionales de las dependencias de la Administración Pública Federal” publicadas
en D.O.F. 10 febrero 2009).
El proyecto del Sistema Archivístico requiere de un cambio cultural el cual debe
desarrollarse dentro de un marco normativo, en donde se unan los sistemas de
gestión con el desarrollo tecnológico, determinando la relación que deben guardar
los documentos en soporte papel y los electrónicos. De acuerdo a la política integral
del AGN.
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Los grupos genéricos de documentos que podemos encontrar en cualquier archivo
de oficina, se representan de la forma siguiente:2
2 I lustrac ión tomada de: NUÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organizac ión y Gest ión de Archivos. Astur ias: Trea, 1999. p. 189.
Simples
Compuestos
Grupos genéricos de documentos en un a rchivo de of ic ina
Documentos de Archivo
Documentos de apoyo informativo
Genera les (comunes)
Específ icos (de la of ic ina )
Bibliográf icos
Adminis t ra t ivos
Correspondencia Fac turac ión Otros
Expedientes
Regis tros
Simples
Compuestos Expedientes
Regis tros
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5. LINEAMIENTOS GENERALES Y ESPECÍFICOS
5.1 APERTURA Y DESCRIPCIÓN DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO
I. El registro y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de
acceso y recuperación, facilitará el control y ubicación dentro de una Unidad
Administrativa en particular y dentro del Instituto en lo general, al incorporar su
registro a una base de datos.
II. Un expediente de archivo se abrirá cuando no existan antecedentes del
asunto en las Unidades Administrativas.
III. Para la identificación de los documentos, se debe elaborar una portada de
expediente o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del
mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística.
(Anexo 1).
La descripción del expediente debe contener en su portada como requisito los
siguientes elementos:
I. Unidad administrativa
II. Fondo3
III. Sección
IV. Serie
V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la
serie documental identifica a cada uno de sus expedientes
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente
3 En el caso del INEA, se apl ica e l concepto de Subfondo correspondiente a la razón CONEVyT, que deberá apl icarse sólo cuando corresponda.
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VII. Asunto (resumen o descripción del expediente)
VIII. Valores documentales
IX. Vigencia documental
X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas
contenidas en los documentos del expediente.
En la ceja del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los incisos
IV y V.
Ejemplo:
La organización permite unir y relacionar los documentos en cada una de las series
documentales, para ello es necesario establecer un método de ordenación que
permita el encadenamiento de los documentos a partir de una concordancia y
4C.1 / 01- 2010 BREVE TÍTULO DEL EXPEDIENTE
ORDENACIÓN CLASIFICACIÓN
SERIE NÚMERO DE EXPEDIENTE
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sucesión lógica, de acuerdo al principio archivístico de orden original o estructura
interna de los documentos.4
El número de expediente podrá corresponder a alguno de los diferentes métodos de
ordenación según su mejor aplicación, pudiendo ser estos:
• Alfabético • Alfanumérico • Cronológico • Numérico • Geográfico
5.2 PRODUCCIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
En la reproducción de documentos institucionales, las Unidades Administrativas
deberán atender criterios de organización, suficiencia y racionalidad, con la finalidad
de atender la cantidad estrictamente requerida y evitar gastos y la multiplicación
innecesaria de copias y fotocopias. Para lograr lo anterior se deberán de llevar a
cabo las acciones siguientes:
I. Las copias para conocimiento que involucren o impliquen responsabilidades
para alguna Unidad Administrativa en la consecución de un asunto
determinado, deberán ser integradas al respectivo expediente. En los casos
en que dichas copias se refieran a actividades a cargo de otras áreas, éstas
no serán enviadas al Archivo de Concentración.
II. En caso de que sea indispensable disponer de copias, fotocopias y/o
expedientes multiplicados como instrumentos de trabajo y ayuda de control
4 Una de las acc iones poster iores a la presentac ión de estos l ineamientos será la estandar ización de los métodos de ordenación en las Direcc iones de Área nivel central y Delegac iones Estata les del Inst i tu to.
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interno, sólo constituirán instrumentos que faciliten la operación administrativa
y serán de utilidad para las consultas que se consideren necesarias, pero no
serán consideradas como material sujeto a archivo. Se conservarán durante el
periodo en que tengan utilidad funcional y una vez concluido, serán dadas de
baja en la propia oficina que los generó.
III. Las notas informativas y tarjetas informativas, cuyo carácter no sea oficial y no
contengan elementos de trascendencia legal o administrativa para el Instituto,
podrán darse de baja en la propia oficina que los genera, en el momento en
que pierdan su utilidad funcional. No formarán parte del expediente y se
resguardarán en carpetas durante el tiempo que estén en uso.
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5.3 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y DE CONTROL ARCHIVÍSTICO
Corresponde al Área Coordinadora de Archivos elaborar en coordinación con los
Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico los instrumentos de consulta y
control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus
archivos administrativos.
Se debe contar al menos con los siguientes instrumentos de consulta y control
archivístico:
Guía Simple de Archivos
Inventarios Documentales
Catálogo de Disposición Documental
Cuadro General de Clasif icación
Archivíst ica
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Cuadro General de Clasificación Archivística5
El Cuadro General de Clasificación Archivística responde a una doble necesidad:6
I. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación
producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una
dependencia o entidad.
II. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz
control y manejo.
Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:
I. La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de
identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la
estructura funcional.
II. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada
agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden
establecida para cada caso.
La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística será jerárquica y
atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, de acuerdo a lo
establecido por la Norma ISAD (G). Estableciendo un principio de diferenciación y
estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo
del INEA. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a
saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente y unidad documental. Una de las
5 Consulta en l ínea: http://www.inea.gob.mx/transparencia/integ_archivistica.html 6 Archivo General de la Nación. México. Manual para la elaboración del cuadro de clasificación.
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finalidades de esta Norma es contar con descripciones fiables auténticas,
significativas, accesibles y se mantengan a través del tiempo. Es necesario tomar en
cuenta su aplicación en el presente y en prospectiva del gobierno electrónico.
No será necesario reclasificar aquellos expedientes que ya fueron abiertos bajo otros
esquemas en sus portadas o cejas de expedientes. La reclasificación deberá
realizarse en los inventarios señalando en la columna de observaciones la anterior
clasificación.
El modelo del Cuadro General de Clasificación Archivística por funciones comunes
es el resultado del acuerdo del 26 de abril de 2001 del Comité Técnico de Unidades
de Correspondencia y Archivo del Ejecutivo Federal.
Se integra por doce secciones codificadas e identificadas con un número consecutivo
y la letra “C” (de comunes) y 244 series, que corresponden a funciones comunes de
las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, puede ser utilizado por
todas y cada una de ellas.
El Cuadro General de Clasificación Archivística del INEA, integra dos secciones
sustantivas “S” (de sustantivas).
Se plantea que en el nivel de la Sección, la estructura archivística sea respetada
como aparece, y en el nivel de serie según lo determinen las unidades responsables
que requieran de mayor especificación. Pueden agrupar, desagrupar o subdividir
para crear un subnivel, es decir, cada serie podrá ampliarse un nivel más de manera
horizontal.
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La elaboración de este instrumento implica el trabajo de equipo entre los
responsables de los archivos de trámite y el Área Coordinadora de Archivos del
Instituto.
Las siguientes tablas muestran las secciones comunes y sustantivas aplicadas en el
cuadro de clasificación archivística del INEA.
Las secciones sustantivas son atribuciones y funciones específicas de cada
dependencia o entidad que marcan la diferencia con otra. En el INEA se aplican las
siguientes:
CÓDIGO SECCIONES COMUNES
01C LEGISLACIÓN
02C ASUNTOS JURÍDICOS
03C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
04C RECURSOS HUMANOS
05C RECURSOS FINANCIEROS
06C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
07C SERVICIOS GENERALES
08C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
09C COMUNICACIÓN SOCIAL
10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS
11C PROGRAMACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
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Catálogo de Disposición Documental7
Es el registro general y sistemático que ofrece los valores documentales, plazos de
conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad
vinculada al Índice de Expedientes Reservados que establece el artículo 17 de la
LFTAIPG, de los archivos tanto de trámite como de concentración, determinando el
valor preliminar y el destino final de los documentos, ya sea para su baja o
transferencia al archivo histórico.
Este instrumento contempla los siguientes aspectos:
I. Unificar los criterios sobre los tiempos de conservación de los documentos
que forman las series, en los archivos de trámite y de concentración, para una
mejor circulación de los documentos a nivel institucional.
II. Identificar la información, lo cual se logra detectando las series documentales
que se producen y reciben.
III. Determinar tiempos de vida útil de los documentos y su flujo a través del
sistema archivístico, hasta convertirse en información histórica, si fuera el
caso o su depuración. Así se impide la acumulación innecesaria en los
archivos, permitiendo a la vez la fluidez y obtención oportuna de la
información.
7 Consulta en l ínea: http://www.inea.gob.mx/transparencia/integ_archivistica.html
CÓDIGO SECCIONES SUSTANTIVAS
01S SERVICIOS EDUCATIVOS PARA ADULTOS
02S GOBIERNO
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IV. Contempla las series documentales que han sido clasificadas como
reservadas y/o confidenciales, así como el plazo de reserva de las mismas.
Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán enviar durante el mes de
enero de cada año las modificaciones que de acuerdo a sus necesidades requieran
se efectúen en el Catálogo de Disposición Documental del INEA.
Inventarios Documentales
DEFINICION: Son instrumentos de consulta que describen las series documentales y
expedientes de un archivo, además permiten su localización y el control documental.
Para su elaboración, el responsable del Área Coordinadora de Archivos del Instituto
deberá realizar las acciones correspondientes con los responsables de los archivos
de trámite, considerando las disposiciones contenidas en los Lineamientos
Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las Dependencias
y Entidades de la Administración Pública Federal.
OBJETIVO: Ser instrumentos de control y de consulta de las transferencias primarias
y secundarias, así como de las bajas de la documentación sujeta a la disposición
documental.
TIEMPO: Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de
la Nación, deberán conservarse en el Archivo de Concentración por un plazo de
cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja
correspondiente. De conformidad con el Lineamiento Vigésimo Primero de los
Lineamientos Generales para la conservación y organización de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
Formatos de inventarios documentales (Anexo 2 y 3)
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Guía Simple de Archivos
Es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del
Instituto, indica sus características fundamentales, conforme a lo establecido en el
Cuadro General de Clasificación Archivística, así como los datos generales (nombre,
dirección, teléfonos y correo electrónico), correspondientes al responsable de su
administración en los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico (en su
caso), con el fin de facilitar la consulta de usuarios internos y externos, en atención a
lo previsto en el Lineamiento Séptimo de los Lineamientos Generales para la
conservación y organización de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal. (Anexo 4)
5.4 TRANSFERENCIA PRIMARIA
Con la finalidad de que los Archivos de Trámite no acumulen indefinidamente
documentos que hayan perdido su vigencia operativa para las Unidades
Administrativas responsables, es indispensable transferir de manera sistemática y
ordenada la documentación semiactiva al Archivo de Concentración que corresponda
para su debida custodia, se deberán considerar los siguientes aspectos:
I. Toda transferencia de documentación semiactiva al Archivo de Concentración
del INEA, deberá ser correctamente preparada y organizada; será elaborada
con la responsabilidad del área generadora de los expedientes de la Unidad
Administrativa que transfiera, mediante el Inventario de Transferencia
correspondiente, que deberá ser revisado y validado por el Archivo de
Concentración. (Anexo 3).
II. El Archivo de Concentración únicamente recibirá la documentación
debidamente integrada en expedientes originales, con el formato de inventario
establecido y en cajas etiquetadas con la información de la Unidad
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Administrativa que transfiere, número de caja, contenido, fecha, y la
información necesaria para su correcta identificación. (Anexo 5).
III. El responsable del Archivo de Concentración deberá cada año en la fecha que
se determine, presentar su programa de transferencia documental, al Área
Coordinadora de Archivos.
IV. Los responsables de los Archivos de Trámite en las Delegaciones Estatales
elaborarán y supervisarán las transferencias documentales, de acuerdo a sus
necesidades y a lo establecido en el presente documento.
V. El Archivo de Concentración establecerá el registro de los movimientos de
transferencias que efectúen los Archivos de Trámite.
VI. El Archivo de Concentración prestará los expedientes únicamente a las áreas
de su procedencia, mediante vale de préstamo. (Anexo 6).
VII. El Archivo de Concentración integrará a su acervo la documentación que
reciba, la ordenará y registrará topográficamente de modo tal que se facilite su
localización.
5.5 VALORACIÓN DOCUMENTAL Y BAJAS DOCUMENTALES
La valoración consiste en el proceso de análisis y estudio para realizar la selección
final de los expedientes inactivos, representa una de las funciones más delicadas de
los servicios archivísticos, ya que consiste en decidir cuáles documentos serán
conservados o dados de baja.
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Con el fin de garantizar el adecuado tratamiento documental en la valoración y en su
caso la transferencia secundaria de documentos se observarán puntualmente los
siguientes lineamientos:
I. Consultar y apegarse a los procedimientos que marca el Archivo General de la
Nación en el Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación
del Gobierno Federal.
II. Los inventarios de archivos contables conformados con documentos originales
serán elaborados para su trámite previo ante la Unidad de Contabilidad
Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público. Deberá apegarse a los lineamientos emitidos en
conformidad con el Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables, publicado
en el DOF del 25 de agosto de 1998. y a la Norma NGIFG004-Disposiciones
aplicables al Archivo Contable Gubernamental. Su trámite de baja requiere el
dictamen previo.
III. Respecto a los plazos de conservación y a las modalidades de valoración el
Archivo de Concentración aplicará lo establecido en el Catálogo de
Disposición Documental del Instituto.
IV. Para proceder a la valoración de los expedientes que han terminado su
guarda precautoria, el Archivo de Concentración recabará mediante oficio, la
aprobación de la Unidad Administrativa que haya transferido la
documentación, para garantizar la prescripción efectiva de los valores
primarios.
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V. En caso de que la Unidad Administrativa requiera la prórroga del plazo de
conservación de los expedientes transferidos, se elaborará oficio justificando
su guarda.
VI. Las actas de baja documental o de transferencia secundaria deberán
digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet del Instituto de acuerdo con el
artículo 7 fracción XVII de la LFTAIPG.
5.6 CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
En los presentes lineamientos para la administración de documentos se tomarán en
cuenta para la clasificación, los siguientes puntos:
I. Que la información gubernamental es pública y la clasificación de la misma se
justifica estrictamente por excepción, por lo que la autoridad deberá
determinar su periodo de reserva, fundando y motivando las negativas a las
solicitudes de acceso.
II. El Comité de Información del INEA además, de lo establecido en la Ley
determinará con base a los criterios adicionales los rubros temáticos en que la
información sea clasificada como reservada y/o confidencial. Rubros
señalados en el Catálogo de Disposición Documental.
III. Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar
la información, así como de realizar el registro de los servidores públicos que
tendrán acceso a dicha información. Para ello, deberán atender a lo dispuesto
en los capítulos III de la LFTAIPG. y IV, V y VI de su Reglamento.
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Para fundar la clasificación de la información deberá señalarse el o los
ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le
otorga el carácter de clasificado. En el caso de información reservada, deberá
asimismo establecerse el período de reserva. La información confidencial
permanecerá como tal por tiempo indefinido.8
Los titulares de las unidades administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un
registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones tengan
acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o
confidenciales. Asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos,
tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada.9
Los elementos para señalar la clasificación de documentos que se consideran
reservados o confidenciales en todo o en parte, son los siguientes:10
8 Lineamiento Quinto. L ineamientos Generales para la c lasif icac ión y desc las if icac ión de la Información de las dependenc ias y ent idades de la Administrac ión Públ ica Federal . 9 Lineamiento Déc imo. Ib id. 10 Lineamiento Cuadragés imo. Ib id
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Fecha de clasificación11: Unidad Administrativa:12 Reservada:13 Periodo de reserva:14 Fundamento Legal:15 Ampliación del periodo de reserva:16 Confidencial:17 Fundamento legal:18 Rúbrica del titular de la Unidad Administrativa:19 Fecha de desclasificación:20 Partes o secciones reservadas o confidenciales:21 Rúbrica y cargo del servidor público:22
11 Se anotará fecha en que se c las if ica e l documento. 12 Se señalará e l nombre de la Unidad Administrat iva de la cual es t i tular quien c lasif ica. 13 Se indicarán en su caso, las partes o páginas del documento que se c las if ican como reservadas. Si e l documento fuera reservado en su tota l idad, se anotarán todas las páginas que lo conforman. Si e l documento no cont iene información reservada se tachará este apar tado. 14 Se anotará e l número de años por los que se mantendrá e l documento o las par tes del mismo con e l carácter de reservado. 15 Se señalará e l nombre del o los ordenamientos jur ídicos, e l o los ar t ícu los, f racción (es) y párrafo (s) con base en los cuales se sustenta la reserva. 16 En caso de haber sol ic i tado la ampl iac ión del per iodo de reserva or ig inalmente establec ido, se deberá anotar e l número de años por los que se amplía la reserva. 17 Se indicarán, en su caso, las partes o páginas del documento que se c las if ican como conf idenc ia les . Si e l documento fuera conf idenc ia l en su tota l idad, se anotarán todas las páginas que lo conforman. Si el documento no cont iene información conf idenc ia l, se tachará este apartado. 18 Se señalará e l nombre del o los ordenamientos jur íd icos, e l o los ar t ícu los , f racción (es) y párrafo (s) con base en los cuales se sustenta la conf idenc ia l idad o la reserva. 19 F irma autógrafa de quien c las if ica. 20 Se anotará la fecha en que la información se desclas if ica. 21 En caso de que una vez desclas if icado el expediente, subs istan partes o secc iones del mismo reservadas o conf idenc iales , se señalará este hecho. 22 Firma autógrafa de quien desc las if ica.
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6. ARTICULOS TRANSITORIOS
I. Este documento fue revisado y autorizado por el Comité de Mejora
Regulatoria Interna del INEA en la Cuarta Sesión Extraordinaria, celebrada
el día 19 de mayo de 2010, mediante acuerdo A-190510-05.
II. El Área Coordinadora de Archivos implementará el software, (SSA) “Sistema
de Administración de Archivos, una herramienta para el expediente
electrónico, la digitalización, la disposición documental y la transparencia”.
Desarrollado por el AGN. Principios del funcionamiento del SSA: Basado en
principios archivísticos (CGCA y CADIDO), en las normas internacionales de
descripción archivística (ISAD-G) y de registro de productores de
documentación (ISAAR-SPF) e ISO 15489. Permite la asociación de
imágenes digitales (PDF y JPF). Esta basado en los Lineamientos generales
para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, derivados de la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Respeta los Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y
seguridad de Sistemas automatizados de Control de Gestión emitidos por la
SFP. Permite la administración integral de archivos por medio del Ciclo vital
de la documentación.
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Número de Fojas: (15) Legajo: (16)
Valor Documental: (11)
Vigencia Documental:
Archivo de Trámite(años)
Archivo de Concentración(años)
Total de años
(12) (13) (14)
Fecha de cierre de expediente: (9)
Asunto: (10)
Expediente: (7)
Fecha de apertura de expediente: (8)
Serie: (5)
Sub-serie: (6)
Sub-fondo: (3)
Sección: (4)
Unidad Administrativa: (1)
Fondo: ( 2 )
Portada de Expediente
DPAEyD
7. ANEXOS Anexo 1
No. Control LI-DPA-SIC-01
Revisión: 00
DP AE yD
Lineamientos para la Administración de Documentos de Archivo
Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
48 de 62
INSTRUCTIVO NOMBRE DEL FORMATO: PORTADA DE EXPEDIENTE OBJETIVO: LLEVAR A CABO LA DESCRIPCIÓN DE LOS EXPEDI ENTES
CONFORME A LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLI CA FEDERAL.
ELABORACIÓN: UNIDAD ADMI INISTRATIVA RESPONSABLE DE LOS EXPEDIENTES PRESENTACIÓN: ELABORADO EN COMPUTADORA.
N°
Dice
Debe Anotarse
1 Unidad Adm in is t ra t i va :
Nombre de l á rea adm in is t ra t i va responsab le de la documentac ión.
2 Fondo: Cor responde a l a razón soc ia l de l Ins t i tu t o . ( INEA)
3 Subfondo: Cor responde a l a razón soc ia l CONEVyT (s i no co r responde reg is t rar la leyenda NO APLI CA) .
4 Secc ión:
C lave y nombre de la secc ión a l a que cor responde la documentac ión que in t eg ra e l exped iente , de acuerdo a l Cuadro Genera l de Clas i f i cac ión Arch i v ís t i ca o e l Catá l ogo de Dispos ic ión Documenta l (ac tua l i zado)
5 Ser ie :
C lave y nombre de l a ser i e a la que co r responde la documentac ión que in teg ra e l exped iente , de acuerdo a l Cuadro Genera l de Clas i f i cac ión Arch iv ís t i ca o e l Catá logo de Dispos ic ión Documenta l (ac tua l i zado ) . (s i no cor responde reg is t rar l a leyenda NO APLICA) .
6 Subser i e :
C lave y nombre de l a subser ie a l a que cor responde la doc umentac ión que in t eg ra e l exped iente , de acuerdo a l Cuadro Genera l de Clas i f i cac ión Arch iv ís t i ca o e l Cat á logo de Dis pos ic ión Documenta l (ac tua l i zado)
7 Expediente : E l número consecut i vo que dent ro de la se r i e documenta l ident i f i ca a cada uno de sus exped ient es . E jemplo . (01 -09 ) , (001 ) , (RH01) .
8 Fecha de
ape r tu ra de exped ient e :
Reg is t rar f echa de l p r imer documento de l exped iente .
9 Fecha de c ier re de exped iente :
Fecha de l ú l t imo documento de l exped iente . (s i no es pos ib le reg is t rar l o en su momento de ja r en b l anco y reg is t ra r la fecha en invent ar i o ) .
10 Asunto : Resumen o desc r ipc ión de l exped iente .
11 Va lor Documenta l :
Se toman los datos reg is t rados en e l Catá logo de Dis pos ic ión Documenta l (ac tua l i zado ) .
12–13 V igenc ia Documenta l :
T iempo en número de años que pe rmanecerá e l exped iente en A rch i vo de T rám i te (AT) y /o Arch i vo de Concent rac ión (AC) , in fo rmac ión que se consu l ta en e l Catá l ogo de Dispos ic ión Documenta l de l INEA.
14 Tota l de años La suma de años de cons ervac ión en AT y AC.
15 Número de fo jas :
Tota l de ho jas que i n teg ran a l exped iente . (necesa r i o va lorar l as par t es de l exped iente , l a fo l i ac ión puede ser pa rc ia l ) .
16 Lega jo : Cuando e l exped iente po r tamaño o po r as unto de l m ismo se encuent re d iv i d ido.
No. Control LI-DPA-SIC-01
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PORTADA DE EXPEDIENTE Y SU REGISTRO EN INVENTARIO
Objetivo: Que el expediente de archivo cuente con la portada correspondiente con los datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental del INEA.
Elementos de descripc ión de la portada de expedientes de arch ivo
N° Concepto Descripción 1 Unidad
Administrativa: Nombre del área administrativa responsable de la documentación.
2 Fondo: Corresponde a la Razón Social del Instituto. (INEA)
3 Subfondo: En el caso del INEA, se aplica el concepto de Subfondo correspondiente a la razón CONEVyT, que deberá aplicarse sólo cuando corresponda).
4 Sección: Clave y nombre de la sección a la que corresponde la documentación que integra el expediente. De acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental.
5 Serie: Clave y nombre de la serie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental.
6 Sub-serie: Clave y nombre de la Sub-serie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística o el Catálogo de Disposición Documental.
7 Expediente: Este se refiere al número o método de ordenación aplicado al expediente. Ejemplo: (01-09),(001),(RH01).
8 Fecha de apertura de expediente:
Registrar fecha del primer documento del expediente.
9 Fecha de cierre de expediente
Fecha del último documento del expediente. (Si no es posible registrarlo en su momento dejar en blanco y registrar la fecha en inventario).
10 Asunto: Resumen o descripción del expediente.
11 Valores Documentales:
Se toman los datos registrados en el Catálogo de Disposición Documental del INEA. (actualizado)
12 Vigencia Documental:
Tiempo en número de años que permanecerá el expediente en Archivo de Trámite (AT) y/o Concentración (AC), información se consulta en el Catálogo de Disposición Documental del INEA.
13 Número de fojas:
Total de hojas que integran el expediente. (
14 Legajo: Cuando el expediente por tamaño o por asunto del mismo se encuentre dividido.
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Número de Fojas: Legajo:
Valor Documental:
Vigencia Documental:
Archivo de Trámite(años)
Archivo de Concentración(años)
Total de años
Fecha de cierre de expediente:
Asunto:
Expediente:
Fecha de apertura de expediente:
Serie:
Sub-serie:
Sub-fondo:
Sección:
Unidad Administrativa:
Fondo:
Portada de Expediente
DPAEyD
Número de Fojas: 14 Legajo: NO APLICA
Valor Documental: ADMINISTRATIVO
Vigencia Documental:
Archivo de Trámite(años)
Archivo de Concentración(años)
Total de años
1 5 6
Fecha de cierre de expediente: 16 / 06 / 2010
Asunto: SOLICITUD 1131000006009
Expediente: 12C.6 / 01-2010
Fecha de apertura de expediente: 02 / 04 / 2010
Serie: 12C.6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
Sub-serie: NO APLICA
Sub-fondo: NO APLICA
Sección: 12.C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Unidad Administrativa: DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD
Fondo: INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS
Portada de Expediente
DPAEyD
Ejemplo del formato de la portada de expediente de archivo.
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12C.6 / 01- 2010 Solicitud 1131000006009
CLASIFICACIÓN
SERIE NÚMERO DE EXPEDIENTE
ASUNTO
SE REGISTRA LA FECHA DEL DOCUMENTO EN LA APERTURA DEL EXPEDIENTE
ORDENACIÓN
12C.6 /
01- 2010
So
licitud
1131000006009
12C.6 /
01- 2010
So
licitud
1131000006009
Número de Fojas: 14 Legajo: NO APLICA
Valor Documental: ADMINISTRATIVO
Vigencia Documental:
Archivo de Trámite(años)
Archivo de Concentración(años)
Total de años
1 5 6
Fecha de cierre de expediente: 16 / 06 / 2010
Asunto: SOLICITUD 1131000006009
Expediente: 12C.6 / 01-2010
Fecha de apertura de expediente: 02 / 04 / 2010
Serie: 12C.6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
Sub-serie: NO APLICA
Sub-fondo: NO APLICA
Sección: 12.C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Unidad Administrativa: DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD
Fondo: INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS
Portada de Expediente
DPAEyD
Ejemplo: Se muestra en el Catálogo de Disposición Documental, los datos que sirven de referencia a la elaboración de la portada del expediente.
No. Control LI-DPA-SIC-01
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
52 de 62
Posterior a la apertura del expediente y elaboración de su portada, se registra en el inventario general, como se muestra en el siguiente ejemplo:
12C.6 / 0
1-
2010
So
licitu
d
Número de Fojas: 14 Legajo: NO APLICA
Valor Documental: ADMINISTRATIVO
Vigencia Documental:
Archivo de Trámite(años)
Archivo de Concentración(años)
Total de años
1 5 6
Fecha de cierre de expediente: 16 / 06 / 2010
Asunto: SOLICITUD 1131000006009
Expediente: 12C.6 / 01-2010
Fecha de apertura de expediente: 02 / 04 / 2010
Serie: 12C.6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
Sub-serie: NO APLICA
Sub-fondo: NO APLICA
Sección: 12.C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Unidad Administrativa: DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD
Fondo: INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACIÓN DE LOS ADULTOS
Portada de Expediente
DPAEyD
No. Control LI-DPA-SIC-01
Revisión: 00
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
53 de 62
UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECCIÓN: SERIE O SUBSERIE:
CLASIFICACION ASUNTO PERIODO OBSERVACIONES UBICACIÓN12C.6/01-2010 SOLICITUD 113100000609 2010 ARCHIVERO 112C.6/02-2010 SOLICITUD 113100000614 2010 ANEXO CD ARCHIVERO 212C.6/03-2010 SOLICITUD 113100000627 2010 ARCHIVERO 312C.6/04-2010 SOLICITUD 113100000632 2010 ARCHIVERO 412C.6/05-2010 SOLICITUD 113100000639 2010 ARCHIVERO 5
DPAEyD / SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN Y CALIDAD12C. TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 12C. 6 SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
1 2 3 4 5
INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTES
DPAEyD
1. Clasif icación: clave de registro: Sección/serie/número de expediente año.
2. Asunto: Resumen o descripción del expediente. 3. Periodo: Periodo que abarca la información del expediente. 4. Observaciones: Registrar notas no contempladas en los anteriores
campos, ejemplos: préstamo, legajos del mismo expediente, anexo CD, etc.
5. Ubicación: Ubicación f ísica del expediente: archivador (A1), caja (C1), etc.
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Revisión: 00
DP AE yD
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
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Anexo 2
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ( 1 ) SECCIÓN: ( 2 ) SERIE: ( 3 )
CLASIFICIACION ASUNTO PERIODO OBSERVACIONES UBICACIÓN
( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 )
INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTES
DPAEyD
No. Control LI-DPA-SIC-01
Revisión: 00
DP AE yD
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
55 de 62
INSTRUCTIVO
NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTE. OBJETIVO: REGISTRO DE EXPEDIENTES EN TRÁMITE ELABORACIÓN: UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE DE LOS DOCUMENTOS PRESENTACIÓN: ELABORADO EN COMPUTADORA.
N°
Dice
Debe Anotarse
1
Unidad Administrat iva:
Nombre de la Unidad Adminis trat iva a la que per tenece e l expediente.
2
Sección:
Denominación de la secc ión conforme al Cuadro General de Clas if icac ión Archivíst ica (ac tual izado).
3
Ser ie:
Denominación de la ser ie conforme al Cuadro General de Clas if icac ión Archivíst ica (ac tual izado).
4
Clas if icac ión:
Clave de regis tro: secc ión / ser ie / número de expediente – año.
5
Asunto:
Resumen o descr ipc ión del expediente.
6
Per iodo:
Per iodo que abarca la información del expediente. (en años 2005 – 2006 ó sólo 2005).
7
Observac iones:
Registrar notas no contempladas en los anter iores campos ejemplos: préstamo, legajos del mismo expediente, anexo CD, etc.
8
Ubicac ión:
Ubicac ión f ís ica del expediente: archivador, caja, etc .
No. Control LI-DPA-SIC-01
Revisión: 00
DP AE yD
Lineamientos para la Administración de Documentos de Archivo
Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
56 de 62
DPAEyD
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
ÁREA REMITENTE: No. DE TRANSFERENCIA ( 5 )
AUTORIZA: FECHA (dd-mm-aa) ( 6 )
SERIE O SUBSERIE
CLASIFICACIÓN ASUNTOFECHAS
EXTREMASPLAZO DE
CONSERVACIÓNCAJA OBSERVACIONES
( 8 ) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) ( 12 ) ( 13 )
RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA: AUTORIZA TRANSFERENCIA
Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
( 1 )
( 2 )
( 3 )
HOJA ( 4 ) DE
( 7 )
EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ___________ CAJAS, Y AMPARA LA CANTIDAD DE ____________ EXPEDIENTES
RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN:
Nombre, cargo y firma
Anexo 3
No. Control LI-DPA-SIC-01
Revisión: 00
DP AE yD
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
57 de 62
INSTRUCTIVO
NOMBRE DEL FORMATO: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. OBJETIVO: LLEVAR A CABO TRANSFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO
DE CONCENTRACIÓN. ELABORACIÓN: UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA LA TRANSFERENCIA. PRESENTACIÓN: ELABORADO EN COMPUTADORA.
N°
Dice
Debe Anotarse
1
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
Nombre de la Un idad Adm in is t ra t i va a l a que pe r t enece e l á rea que rea l i za la t rans fe renc ia .
2
ÁREA REMITENTE:
Nombre de l á rea que rea l i za l a t rans ferenc ia . (Subd i recc iones o Depar t amentos ) .
3
AUTORIZA:
Nombre y cargo de l serv i dor púb l i co que auto r i za l a t rans fe renc ia .
4
HOJA___DE___
Número de ho jas que in t eg ran e l inventa r io .
5
N° DE
TRANSFERENCIA:
Número p rogres ivo de t rans ferenc ia , ( 1 , 2 , 3 …)
6
FECHA: (dd-mm-aa)
Fecha en que rea l i za l a t rans ferenc ia dd/mm/aa.
7 SERIE/SUBSERIE Clave de la Se r ie o Subser ie y nombre
8
CLASIFICACIÓN:
C lave de c las i f i cac ión: ser ie / n° de exped iente – año. (o e l método de ordenac ión ap l i cado ) .
9
ASUNTO:
Nombre o breve desc r i pc ión de la in f ormac ión que cont iene e l exped ient e .
10
FECHAS
EXTREMAS:
Per iodo que aba rca la i n fo rmac ión de l exped ient e . (en años 2005 – 2006 ó só lo 2005)
11
PLAZO DE
CONSERVACIÓN:
De acuerdo a l Catá logo de Dispos ic ión Documenta l . (Número de años sumados e jemplo : s i e l documento se c reo en 2009 y su p lazo de conse rvac ión es de 5 años se da rá de ba ja en 2014.
12
CAJA:
Reg is t rar e l número de ca ja en que se tenga guardado e l exped iente .
13
OBSERVACIONES:
Reg is t rar notas no contempladas en los ante r io res campos e jemplos : lega jos de l m ismo exped iente , anexo CD, e tc .
No. Control LI-DPA-SIC-01
Revisión: 00
DP AE yD
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
58 de 62
DPAEYD
GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO
Anexo 4
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DP AE yD
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
59 de 62
INSTRUCTIVO DE LLENADO Unidad Adminis trat iva: Nombre de la Unidad Administrat iva a la que pertenece el Archivo de Trámite.
L ineamientos Generales para la organizac ión y conservac ión de los archivos de las dependenc ias y ent idades de la Adminis trac ión Públ ica Federal
Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las definiciones contenidas en los artículos 3 de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se entenderá por:
XVIII. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales.
Cuarto Transitorio. La Guía simple de archivos deberá estar publicada en los sitios de Internet de las dependencias y entidades, a más tardar el 1 de enero de 2005. (Actualizar).
Responsabl e del Archi vo de
Trámi te Cargo Domici l io Tel éfono Correo e lectróni co
Nombre de l Responsab le de l
Arch ivo de Trám i te
Cargo de l Responsab le de l
Arch ivo de Trám i te
Dom ic i l io de Arch ivo de
Trám i te
Te lé fono de l Responsab le de l
Arch ivo de Trám i te
Cor reo e l ec t rón ico de l Responsab le de l
Arch ivo de T rám i te
Clave de la Ser ie
Nombre de la Ser ie Descr ipción de la Ser ie
Clave de cada Ser ie
Denominac ión de cada Ser ie documenta l que i n teg ra e l acervo en cus tod ia .
Breve desc r ipc i ón de l conten ido de cada ser ie documenta l , seña lando l os años ext remos de producc ión o acumulac ión.
No. Control LI-DPA-SIC-01
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
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ANEXO 5
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ÁREA REMITENTE
RESPONSABLE
SERIE DOCUMENTAL
FECHAS EXTREMAS
FECHA DE BAJA ( 7 )
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INEA
( 1 )
( 2 )
( 3 )
CAJA N°
N° TRANSFERENCIA
( 5 )
( 6 )
( 4 )
( 8 )( 8 )( 8 )( 8 )
(REVISIÓN)
No. Control LI-DPA-SIC-01
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DP AE yD
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
61 de 62
INSTRUCTIVO
NOMBRE DEL FORMATO: ETIQUETA PARA CAJA DE ARCHIVO. OBJETIVO: DESCRIBIR PARA SU LOCALIZACIÓN EN ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN LAS CAJAS DE ARCHIVO. ELABORACIÓN: UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA LA TRANSFERENCIA PRESENTACIÓN: ELABORADO EN COMPUTADORA.
N°
Dice
Debe Anotarse
1
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Nombre de la Un idad Adm in is t ra t i va a l a que pe r t enece e l á rea que rea l i za la t rans fe renc ia .
2
ÁREA REMITENTE
Nombre de l área que rea l i za l a t rans fe renc ia . (Subd i recc iones o Depar t amentos ) .
3
RESPONSABLE
Nombre y cargo de l serv idor púb l i c o respons ab le de la documentac ión.
4
SERIE (S)
DOCUMENTAL (S )
Cód igo y nombre de l a ser i e que se encuent ra en la ca ja .
5
FECHAS
EXTREMAS Per iodo que aba rca la i n fo rmac ión de l a ca ja . (en años 2005 – 2006 ó só lo 2005)
6
N° DE
TRANSFERENCIA
Se reg is t ran las s ig l a de la P rocedenc ia , e l número y e l año e jemplo : (DPAEyD/SRH/ DR/01-2010) .
7
FECHA DE BAJA
(REVISIÓN)
E l año en que se es tab lece su ba ja , tomar de re ferenc ia e l Catá l ogo de Dispos ic ión Documenta l v i gente pa ra su cá lcu lo) .
8
CAJA
Número p rogres ivo de l a ca ja que se t rans f ie re , (1 ,2 , 3……).
No. Control LI-DPA-SIC-01
Revisión: 00
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Fecha de entrada en vigor 19/05/2010
62 de 62
Anexo 6 INSTRUCTIVO
1. Folio: Número consecutivo de solicitud.
2. Unidad Administrativa: Nombre del área solicitante.
3. Nombre del solicitante: Persona que solicita el documento.
4. Número telefónico y/o de extensión del solicitante.
5. Clasificación: Clave de registro: sección / serie / número de expediente - año
6. Asunto: Resumen o descripción del expediente. 7. Fecha: Fecha del documento.
8. Caja: Número de caja en que se encuentra el documento.
9. Ubicación: Formula topográfica.
10. Observaciones: No. de transferencia o cualquier otro dato que ayude a la pronta localización del expediente, asunto por el cual se solicita el documento, se indica si el material solicitado contiene anexos, CD, fotografías, cualquier otro dato relevante al documento, etc.