Download - Lampiran 2
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tanggal
Dibuat :
Judul :
Tanggal
Berlaku :
No. SOP :
Nama Departemen :
No. Revisi :
DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00
19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure
PLD-SOP-JGI-801.1
8
PENGATURAN DAN PENGGUNAAN
INFRASTRUKTUR IT
PLANTATIONS DIVISION
Hal. dari00 1
Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Dibuat oleh
Diperiksa oleh
Disetujui oleh
Anthoni Simamora
Brian Jianwen Chen
Andy Indigo
Riadi Didik Tjahjanto
System, Policy & Procedure
FATB Director
Deputy Executive Director
Executive Director
Nama
LEMBAR CATATAN PERUBAHAN
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No Tanggal Halaman Alinea Sebelumnya Menjadi
Revisi
Alasan
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tanggal
Dibuat :
Judul :
Tanggal
Berlaku :
No. SOP :
Nama Departemen :
No. Revisi :
DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00
19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure
PLD-SOP-JGI-801.1
8
PENGATURAN DAN PENGGUNAAN
INFRASTRUKTUR IT
PLANTATIONS DIVISION
Hal. dari00 2
1. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini dibuat untuk Departemen Joint Group Infrastructure; wajib dibaca dan diterapkan oleh
seluruh karyawan GAMA Corporation Plantations Division, khususnya Departemen Joint Group
Infrastructure dan pengguna infrastruktur IT.
2. TUJUAN :2.1 Memberikan rincian infrastruktur IT yang tersedia dan dapat digunakan di perusahaan sesuai
kebutuhan.
2.2 Menjelaskan ketentuan penggunaan infrastruktur IT dengan memperhatikan batasan-batasan yang diperbolehkan.
2.3 Menjelaskan pedoman penggunaan infrastruktur IT (seperti : e-mail, akses internet, user mobile dan
remote access).
2.4 Memberikan informasi bahwa pengguna infrastruktur IT untuk tidak diperkenankan untuk
menghubungi secara langsung (baik resmi ataupun tidak) ke setiap vendor IT tanpa keterlibatan
Departemen Joint Group Infrastructure.
2.5 Memberikan informasi kepada pengguna infrastruktur IT untuk tidak membagikan informasi
perusahaan kepada pihak eksternal (selain pihak GAMA Corporation Plantations Division).
2.6 Menjelaskan proses yang dilakukan untuk melaporkan pelanggaran terkait penggunaan infrastruktur;
memperkenalkan prosedur kepada karyawan baru atau penggantinya; persetujuan pemakaian
infrastruktur IT oleh kontraktor atau konsultan; melaporkan kehilangan atau kerusakan; pengadaan;
permintaan pembuatan/perubahan dan penghapusan e-mail dan user account.
2.7 Menyamakan prosedur pelaksanaan dan format-format dokumen yang berhubungan dengan
pengaturan dan penggunaan infrastruktur IT.
3. REFERENSI :
N/A
4. KEBIJAKAN :
Kebijakan terkait digunakan untuk acuan prosedur Pengaturan dan Penggunaan Infrastruktur IT, meliputi
namun tidak terbatas pada :
4.1 Infrastruktur IT
4.1.1 Infrastruktur IT yang tersedia dan dapat digunakan di perusahaan sesuai kebutuhan antara lain
sebagai berikut :
Komputer : server, storage, desktop, thin-client, laptop dan kelengkapannya
Perangkat IT yang berbasis Internet Protocol (IP) untuk mendukung penggunaan sistem aplikasi
bisnis perusahaan
Printer dan Document centre
Peralatan multimedia, projector LCD dan/atau peralatan presentasi elektronik lainnya
Terminal handheld, perangkat handphone, smartphone dan kelengkapannya
Media penyimpanan data, hard drive, zip drive, flash drive, semua USB drive, memory card,
semua bentuk piringan
Peralatan surveillance system, access control dan absensi
Perangkat telekomunikasi suara dan data
Hak cipta perangkat lunak dan aplikasi bisnis
Fasilitas komputer, seperti e-mail, internet yang diakses melalui jaringan perusahaan, dan
Layanan teknis, seperti dukungan teknis, konsultasi, pengembangan dan perawatan atas solusi
yang dikembangkan
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tanggal
Dibuat :
Judul :
Tanggal
Berlaku :
No. SOP :
Nama Departemen :
No. Revisi :
DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00
19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure
PLD-SOP-JGI-801.1
8
PENGATURAN DAN PENGGUNAAN
INFRASTRUKTUR IT
PLANTATIONS DIVISION
Hal. dari00 3
4.2 Batasan-Batasan Penggunaan Infrastruktur IT
Perusahaan menyediakan Infrastruktur IT untuk dipergunakan sebagai alat riset, komunikasi dan alat
kerja yang membantu End-User dalam melaksanakan tugasnya secara efisien. Namun demikian,
penggunaan secara terbatas untuk keperluan pribadi tetap diperbolehkan dengan batasan-batasan :
Tidak mempengaruhi kinerja End-User.
Tidak mengganggu operasional bisnis perusahaan.
Tidak akan melanggar kebijakan ini, perjanjian kerja bersama, peraturan perusahaan, perjanjian/
kontrak dan/atau kebijakan yang berlaku.
Tidak akan melanggar peraturan dan perundangan yang berlaku.
4.3 Pemeriksaan, Pengawasan dan Penyidikan
Departemen Joint Group Infrastructure akan memeriksa dan mengawasi pelaksanaan kebijakan ini.
Untuk melindungi hak milik intelektual, aktiva tetap, kepentingan usaha dan memastikan
penggunaan infrastruktur IT, Departemen Joint Group Infrastructure akan melakukan pengamatan
secara terus-menerus terhadap sistem komputer dan penggunaannya oleh End-User.Sehubungan dengan hal tersebut, setiap saat Departemen Joint Group Infrastructure dapat
mengakses, menganalisa, memeriksa dan mengawasi :
Penggunaan infrastruktur IT oleh End-User.
Keberadaan infrastruktur IT secara fisik.
Data-data, informasi dan komunikasi yang dibuat dengan menggunakan infrastruktur IT, sesuai
persetujuan oleh End-User terkait.
Pemeriksaan, pengawasan dan penyidikan akan dilakukan oleh Departemen Joint Group
Infrastructure setiap saat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, mencakup seluruh aspek dari
penggunaan infrastruktur IT oleh End-User termasuk :
E-mail mencakup isi dari setiap e-mail yang diterima, dikirim dan tersimpan di komputer;
termasuk e-mail yang sudah dihapus dari inbox.
Pemakaian internet akan dilakukan perekaman (log) untuk setiap akses terhadap file, gambar,
situs web dan alamat URL yang dikunjungi oleh End-User termasuk jam dan durasi akses.
Hard-Drive komputer, End-User harus setuju dan bersedia untuk memberikan password jika
diperlukan pengaksesan terhadap komputer.
Penggunaan telepon kantor dapat diawasi oleh Departemen Joint Group Infrastructure.
4.4 Penggunaan Infrastruktur IT
Dalam menggunakan infrastruktur IT, pengguna harus mematuhi pedoman dasar berikut :
Segala perangkat keras, lunak, dan konfigurasinya harus merupakan standar yang disediakan
dan disetujui oleh Departemen Joint Group Infrastructure. End-User dapat menghubungi
Departemen Joint Group Infrastructure untuk informasi lebih lanjut mengenai perangkat keras
dan lunak.
Semua perangkat lunak yang terpasang di sistem komputer harus berlisensi resmi. End-User
yang menggunakan perangkat lunak ilegal, maka segala bentuk sanksi pelanggaran yang timbul
akan menjadi tanggung jawab End-User terkait.
End-User dilarang untuk melakukan tindakan atau ucapan yang menimbulkan kewajiban hukum
atau kontraktual atas nama perusahaan kecuali secara tegas memang diberikan kuasa untuk itu.
End-User dilarang menggunakan atau memanfaatkan infrastruktur IT demi keuntungan pribadi,
misalnya menjalankan bisnis pribadi, untuk berjudi atau melakukan perdagangan melalui
internet.
Dokumen-dokumen milik pribadi harus dijaga seminimal mungkin ada di infrastruktur IT.
End-User dilarang menyimpan data informasi milik perusahaan pada komputer yang dimilikinya
atau peralatan lainnya yang tidak disediakan oleh perusahaan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tanggal
Dibuat :
Judul :
Tanggal
Berlaku :
No. SOP :
Nama Departemen :
No. Revisi :
DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00
19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure
PLD-SOP-JGI-801.1
8
PENGATURAN DAN PENGGUNAAN
INFRASTRUKTUR IT
PLANTATIONS DIVISION
Hal. dari00 4
4.5 Akses ke Infrastruktur IT Milik Perusahaan
Hak End-User terhadap infrastruktur IT milik perusahaan didasarkan atas prinsip kebutuhan untuk diketahui dan harus diberikan melalui persetujuan resmi.
Kerahasiaan password harus dijaga dengan benar. End-User harus menggunakan username
(atau user-id) dan password-nya sendiri ketika mengakses infrastruktur IT. End-User setiap saat
harus selalu menjaga kerahasiaan username dan informasi password-nya serta tidak
memberitahukan kepada End-User lain, kecuali pemberitahuan tersebut sangat diperlukan untuk
alasan kegiatan yang bersifat kritis dan sah, atau sebagai bagian dari suatu pendidikan, dalam
hal ini End-User diharuskan untuk memberitahukan username dan/atau password-nya,
pemberitahuan ini harus dilakukan secara langsung dan tidak melalui telepon, tertulis atau
e-mail.
End-User tidak diperbolehkan mendapatkan atau berusaha untuk mendapatkan akses yang tidak
sah ke dalam setiap Infrastruktur IT lainnya di dalam atau di luar perusahaan atau berusaha
mencabut hak End-User lainnya, dan berusaha untuk mendapatkan hak atau akses tambahan
terhadap infrastruktur IT perusahaan.
Komputer login akan mengacu kepada standarisasi Single Sign On (SSO) dengan menggunakan
[nama-depan].[nama-belakang].
4.6 Penggunaan E-mail
End-User harus mematuhi hal berikut :
Tidak mengirimkan informasi yang bersifat sensitif atau informasi yang bersifat rahasia
perusahaan dengan menggunakan e-mail atau melalui internet tanpa menggunakan sandi
pengamanan karena setiap informasi yang terkirim dapat dibaca oleh publik dan dapat diambil
dan backup.
Tidak menggunakan sistem e-mail perusahaan untuk tujuan yang melanggar hukum, meminta
sumbangan kepada organisasi amal, berjualan produk atau jasa, menerima atau
mempertunjukkan materi yang bersifat pornografi atau yang dapat dianggap bersifat tidak
menyenangkan, menghina, mengintimidasi atau mempermalukan dengan melecehkan atau
melakukan diskriminasi.
Tidak membuat pernyataan yang menyesatkan, bersifat politis, memperkeruh suasana, atau
pernyataan palsu melalui e-mail.
Tidak mengirimkan atau menyebabkan terkirimnya e-mail (termasuk lampiran/attachment) yang
bersifat materi yang bertentangan dengan hukum, tidak sesuai hukum atau tidak pantas.
Untuk komunikasi eksternal, ukuran e-mail yang dikirim tidak lebih besar dari 5 MB, atau sistem
secara otomatis menolaknya dan mengirimkan pemberitahuan kepada End-User terkait.
Mengirimkan e-mail dengan lebih dari 5 MB harus disampaikan ke Departemen Joint Group
Infrastructure pada kondisi tertentu, suatu ukuran lebih dari standar diperbolehkan untuk
End-User yang berhak dengan persetujuan sebelumnya dari Head Joint Group Infrastructure.
Sedangkan untuk komunikasi internal, setiap pengiriman dan penerimaan e-mail masing-masing
10 MB, dengan mailbox setiap e-mail account sebesar 300 MB.
Berlangganan pada mailing list yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan usaha tidak
diperkenankan sama sekali.
Mengirimkan e-mail dalam jumlah besar harus disampaikan kepada Staff Joint Group
Infrastructure sebagai pihak yang akan melakukan pendistribusian.
Tidak mengirimkan, meneruskan atau menyebabkan terkirimnya surat berantai, surat yang dapat
memperkeruh keadaan atau SPAM hal tersebut akan melipatgandakan dan memperlambat
sistem e-mail dan juga dapat bertentangan dengan hukum.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tanggal
Dibuat :
Judul :
Tanggal
Berlaku :
No. SOP :
Nama Departemen :
No. Revisi :
DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00
19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure
PLD-SOP-JGI-801.1
8
PENGATURAN DAN PENGGUNAAN
INFRASTRUKTUR IT
PLANTATIONS DIVISION
Hal. dari00 500
Perangkat lunak perusahaan tidak diperbolehkan untuk di-install di rumah atau peralatan yang
bukan milik perusahaan.
End-User bertanggung jawab untuk melakukan tindakan pencegahan yang perlu guna
mengamankan infrastruktur IT dari kerusakan, pencurian atau kehilangan.
End-User dilarang membocorkan informasi dan melakukan perubahan terhadap data
(perusahaan atau setiap pelanggannya, klien atau pemasok perusahaan).
Sistem komputer pribadi dan kelengkapannya atau perangkat lainnya tidak diperkenankan untuk
digunakan di lingkungan perusahaan.
Pernyataan berikut ini akan muncul dengan sendirinya pada semua e-mail perusahaan yang
ditujukan kepada alamat e-mail di luar perusahaan dan tidak diperbolehkan untuk dihapus :
CAUTION: This message may contain privileged and confidential information intended only
for the use of the addressee named above. If you are not the intended recipient of this
message, you are hereby notified that any use, dissemination, distribution, or reproduction
of this message is prohibited. If you have received this message in error, please notify the e-
mail system administration immediately. Any views expressed in this message are those of
the individual sender and may not necessarily reflect the views of GAMA Corporation
Plantations Division.
Semua e-mail akan dipindai/scanning oleh perangkat lunak anti virus dan jika ditemukan e-mail
yang memuat virus akan langsung dihapus oleh Staff Joint Group Infrastructure tanpa diperlukan
persetujuan. Semua e-mail yang mengandung virus dapat diselidiki sumber dan isinya.
Semua e-mail dapat diperiksa sebagai bagian dari penyelidikan yang disetujui oleh perusahaan.
Hal ini di luar dari kegiatan pemeriksaan, pengawasan, atau penyelidikan e-mail yang diatur
dalam lingkup pemeriksaan dan pengawasan dari kebijakan ini.
Karyawan yang memiliki tanggung jawab atas kerahasiaan data perusahaan bisa berkomunikasi
dengan pihak eksternal perusahaan dengan persetujuan Head Departemen/Unit.
4.7 Akses Internet
End-User mematuhi hal-hal sebagai berikut :
Persetujuan resmi harus diberikan oleh masing-masing Head Departemen/Unit dari End-User
sebelum memberikan akses internet (menggunakan form yang berlaku) dan disetujui oleh Head
Joint Group Infrastructure.
Akses internet diberikan atas dasar kebutuhan dan disetujui oleh atasan dari End-User.
Penggunaan akses internet untuk keperluan pribadi harus dijaga seminimal mungkin.
Tidak mengakses, men-download, meneruskan atau meng-install materi yang bersifat pornografi
atau hal yang tidak menyenangka;, menghina, mengintimidasi dan mempermalukan dengan/atau
mendiskriminasikan situs internet yang diakses oleh End-User. Akses internet dapat diperiksa/di-audit/ditutup untuk menjamin tidak diaksesnya situs yang bersifat sebagaimana dimaksud.
Tidak men-download atau meng-install materi seperti grafis, gambar, logo, suara, video,
dokumen, perangkat lunak, dan hak atas kekayaan intelektual lainnya tanpa ijin dari pemiliknya.
Tidak menerbitkan informasi perusahaan di internet (termasuk situs web, blog, chat room,
direktori, forum diskusi dan news group) tanpa ijin dan persetujuan dari Direksi masing-masing unit usaha perusahaan.
Mematuhi setiap aturan terhadap semua lisensi perangkat lunak, hak cipta dan perundang-
undangan yang berlaku (termasuk perlindungan terhadap hak kekayaan intelektual dan
peraturan perundangan telekomunikasi).
Tidak menguji atau menantang sistem keamanan milik perusahaan atau situs internet atau
sistem komputer perusahaan.
Tidak meng-upload, men-download, menggunakan, mengambil atau mengakses materi internet
yang tidak sah, bertentangan dengan hukum atau tidak pantas.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tanggal
Dibuat :
Judul :
Tanggal
Berlaku :
No. SOP :
Nama Departemen :
No. Revisi :
DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00
19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure
PLD-SOP-JGI-801.1
8
PENGATURAN DAN PENGGUNAAN
INFRASTRUKTUR IT
PLANTATIONS DIVISION
Hal. dari00 6
4.8 User Mobile dan Remote Access
End-User diperbolehkan untuk berpindah-pindah dan bekerja di luar lingkungan perusahaan dengan
menggunakan remote access. Fasilitas ini menempatkan perusahaan pada resiko yang disebabkan
oleh banyak ancaman seperti End-User dan program yang tidak beritikat baik. Untuk memperkecil
semua resiko tersebut, End-User harus memenuhi hal-hal berikut :
Setiap remote access yang diberikan kepada End-User harus melalui prosedur permintaan
resmi.
Media koneksi, peralatan dan perangkat komputer harus sesuai dengan prosedur yang disetujui.
4.9 Berhubungan dengan Pihak Pemasok IT
Semua yang berhubungan dengan sistem informasi dan riset teknologi, penyidikan, pengembangan,
dan kegiatan penyebaran adalah tanggung jawab Departemen Joint Group Infrastructure. Selain
Departemen Joint Group Infrastructure yang diberi kewenangan, End-User tidak diperkenankan
untuk menghubungi secara langsung (baik resmi ataupun tidak) ke setiap vendor IT tanpa
keterlibatan Departemen Joint Group Infrastructure. Setiap pertanyaan, ide, inovasi apapun yang
berhubungan dengan sistem informasi dan solusi teknologi dan/atau perangkat harus disampaikan
melalui Departemen Joint Group Infrastructure yang berwenang.
4.10 Pembagian Informasi Perusahaan
Pembagian informasi, dokumen, data pengembangan teknologi, inovasi atau proyek dan informasi
lain yang berhubungan dengan perusahaan dan/atau salah satu dari pelanggannya, pemasoknya
dan pihak lainnya baik yang bersifat rahasia atau tidak, End-User tidak diperkenankan mengirimkan
atau membagikan ke pihak luar melalui media apapun. Untuk kepentingan tertentu, pengiriman
informasi rahasia ke pihak luar dapat dilakukan dengan mendapat persetujuan terlebih dahulu
secara tertulis dari Direksi Perusahaan yang terkait dan menandatangani Surat Perjanjian/
Pernyataan yang dikeluarkan oleh Departemen Legal. Jika persetujuan telah disetujui, End-User
yang membukakan informasi harus menjamin bahwa setiap pihak yang menerima informasi rahasia
akan menjaga kerahasiaan dari informasi rahasia tersebut.
4.11 Setiap pengecualian dari ketentuan ini wajib mendapat persetujuan tertulis dari Executive Director.
5. TANGGUNG JAWAB :5.1 Departemen Joint Group Infrastructure bertanggung jawab atas penggunaan infrastruktur IT oleh
End-User. Oleh sebab itu, sudah selayaknya untuk mengambil langkah-langkah yang strategis dalam meminimalisasi potensi resiko penyimpangan dalam pelaksanaan kebijakan ini dan
merupakan salah satu upaya pencegahan yang dilakukan Departemen Joint Group Infrastructure.
5.2 End-User bertanggung jawab atas setiap resiko yang timbul sehubungan dengan penggunaan
infrastruktur IT sesuai dengan ketentuan hukum, profesional dan patuh pada kebijakan ini.
Sebagai tambahan dari resiko yang bersifat pribadi, pelanggaran oleh end-user dalam mematuhi
ketentuan kebijakan ini akan memberikan hak kepada perusahaan untuk mengambil tindakan sesuai
dengan ketentuan hukum terhadap End-User yang melakukan pelanggaran tersebut.
6. PROSEDUR :
6.1 Pelaporan Pelanggaran
Setiap End-User diperlakukan secara sama dengan rasa saling menghargai, End-User yang
menemukan adanya pelanggaran atas kebijakan ini, mempunyai kewajiban untuk menyampaikan
pelanggaran tersebut kepada Departemen Joint Group Infrastructure untuk menghentikan tindakan
tersebut.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tanggal
Dibuat :
Judul :
Tanggal
Berlaku :
No. SOP :
Nama Departemen :
No. Revisi :
DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00
19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure
PLD-SOP-JGI-801.1
8
PENGATURAN DAN PENGGUNAAN
INFRASTRUKTUR IT
PLANTATIONS DIVISION
Hal. dari00 7
6.2 Karyawan baru dan penggantian jabatan
6.2.1 Selama masa pengenalan pada perusahaan dan sebelum mendapatkan akses ke infrastruktur IT,
semua karyawan baru harus diperkenalkan dengan kebijakan ini.
6.2.2 Semua karyawan baru wajib menandatangani form Persetujuan Penggunaan Infrastruktur IT sebagai
bukti telah mengerti dan setuju atas ketentuan penggunaan infrastruktur IT
6.2.2 Pada saat penggantian karyawan, atasan setingkat Manager/Head dari End-User terkait, bersama-
sama dengan tim HR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua infrastruktur IT sudah dialokasikan dengan benar atau dikembalikan ke Departemen Joint Group Infrastructure.
6.3 Kontraktor dan KonsultanHead Departemen yang bertanggung jawab atas pekerjaan kontraktor dan/atau konsultan yang
memiliki akses ke infrastruktur IT harus memastikan bahwa kontraktor dan/atau konsultan tersebut mengerti dan mematuhi kebijakan ini dan bertanggung jawab untuk memastikan form Persetujuan
Penggunaan Infrastruktur IT yang ditandatangani oleh kontraktor atau konsultan baru tersebut.
6.4 Pelaporan kehilangan atau kerusakan atas Infrastruktur IT
6.4.1 End-User harus melaporkan kehilangan kepada Departemen Joint Group Infrastructure dalam kurun waktu 1x24 jam setelah peristiwa terjadi. Keputusan akhir atas masalah kehilangan berada di Head
Joint Group Infrastructure dan berkoordinasi dengan Departemen HR.
6.4.2 Departemen Joint Group Infrastructure memberikan saran/ide mengenai langkah-langkah dan
tindakan darurat untuk mengatasi masalah tersebut sehingga End-User dapat melanjutkan
pekerjaannya.
6.4.3 Departemen Joint Group Infrastructure melakukan analisa atas kerusakan dan memberikan solusi
untuk mengatasi masalah tersebut.
6.4.4 Sejalan dengan analisa kerusakan, skema penggantian yang berlaku sebagai berikut :
Untuk kehilangan yang disebabkan oleh kelalaian End-User, End-User akan membayar biaya
penggantian untuk produk serupa. Biaya penggantian akan dipotong dari gaji End-User
(pengaturan lebih lanjut akan dikoordinasikan dengan Departemen HR). Penentuan harga
ditentukan oleh Departemen Procurement.
Untuk kerusakan ringan, perusahaan akan bertanggung jawab atas biaya perbaikannya.
Untuk kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, apabila kerusakan disebabkan karena
kelalaian End-User tersebut yang bertanggung jawab untuk mengganti biaya perbaikan tersebut.
Untuk kejadian lain-lain, End-User harus memberikan penjelasan secara rinci atas setiap
kerjadian yang terjadi. Setiap kasus diperlakukan secara terpisah.
6.5 Pengadaan Infrastruktur IT
Departemen Joint Group Infrastructure bertanggung jawab terhadap pengadaan perangkat keras,
perangkat lunak, dan jasa yang berhubungan dengan infrastruktur IT dan mengacu pada Prosedur
Permintaan Pembelian Aktiva Tetap untuk pembelian aktiva tetap IT yang berlaku.
6.6 Permintaan Pembuatan/Perubahan E-mail dan User Account
6.6.1 Pemohon mengajukan dengan menggunakan form E-mail and User Account Maintenance (terlampir)
yang berlaku melalui e-mail, pengajuan harus diverifikasi oleh Departemen HR dan disetujui oleh
Head Departemen untuk masing-masing unit dan Manager Infrastructure.
6.6.2 Permohonan diberikan kepada IT Administrator untuk di-review dan menentukan username serta
kuota e-mail.
6.6.3 Pendaftaran terhadap e-mail dan user account dilakukan maksimal 1 (satu) hari kerja.
6.6.4 Pendaftaran terhadap e-mail dan user account sesuai dengan domain yang sudah disediakan dan
ditetapkan oleh perusahaan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tanggal
Dibuat :
Judul :
Tanggal
Berlaku :
No. SOP :
Nama Departemen :
No. Revisi :
DILARANG menyalin atau memperbanyak SOP ini. PLD-Form-MR-101.1 R00
19 Oktober 20156 Oktober 2015 Joint Group Infrastructure
PLD-SOP-JGI-801.1
8
PENGATURAN DAN PENGGUNAAN
INFRASTRUKTUR IT
PLANTATIONS DIVISION
Hal. dari00 8
6.6.5 E-mail akan dilengkapi Digital-Signature (yang informasinya tidak bisa diubah tanpa persetujuan HR)
dan terkait dengan Active Directory (AD) yang diatur oleh Departemen Joint Group Infrastructure.
Adapun konfigurasi Digital-Signature sebagai berikut :
[nama depan] [nama tengah] [nama belakang]
[jabatan]
[logo perusahaan]
[nama perusahaan]
[alamat perusahaan]T. (62-21) [no-telp]
F. (62-21) [no-fax]
6.6.6 Setting e-mail dan user account untuk masing-masing komputer, dilakukan oleh IT Administrator.
6.7 Penghapusan E-mail dan User Account
6.7.1 Penghapusan e-mail dan user account yang dilakukan berdasarkan form E-mail and User Account
Maintenance (terlampir), wajib diverifikasi oleh Departemen HR dan disetujui oleh Head Departemen
untuk masing-masing unit dan Manager Infrastructure.
6.7.2 Untuk penghapusan e-mail dan user account karyawan yang sudah berhenti dari masa kerja,
Departemen Joint Group Infrastructure wajib menerima form E-mail and User Account Maintenance.
Tanggal efektif penghapusan harus dicantumkan.
6.7.3 IT Administrator akan me-nonaktif-kan e-mail dan user account maksimal 1 (satu) hari kerja
(sebelumnya data e-mail dan user account harus di-backup terlebih dahulu).
6.7.4 Setiap perubahan e-mail dan/atau user account dilakukan dengan menggunakan form E-mail and
User Account Maintenance dan dengan persetujuan Departemen HR.
7. DOKUMENTASI :
Prosedur ini didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy. File softcopy bernama GAMA-
SOP-JGI-801.1 R00 Pengaturan dan Penggunaan Infrastruktur IT.pdf
8. LAMPIRAN :
8.1 PLD-Form-JGI-801.1-001-R00 : Form Persetujuan Penggunaan Infrastruktur IT
8.2 PLD-Form-JGI-801.1-002-R00 : Form E-mail and User Account Maintenance