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La démarche d’appui en Archivage
Programme d’Appui aux Collectivités Territoriales
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Présentation du PACTDomaines d’intervention :
• Administration et gestion communale• Gestion des ressources naturelles• Gouvernance de l’économique locale• Développement social
La mission du PACT : renforcer les capacités des acteurs des CT dans l’accomplissement des fonctions issues de décentralisation
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Présentation de la démarche Archivage
Le constat :• Absence ou défaillance du système de
classement et des méthodes d’archivages • Absence de local, d’équipement ou matériel
adéquat• Méconnaissance par les élus et le personnel
des textes régissant l’archivage au Mali • Difficultés à répondre aux demandes
d’information des citoyens
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Présentation de la démarche Archivage
L’importance de l’archivage :• Les archives communales font partie intégrante des
archives du MATCL qui, elles aussi, appartiennent au patrimoine archivistique national
• La bonne tenue des archives à quelque niveau que ce soit constitue un devoir patriotique tant pour les administrés que pour les élus
• Une bonne gestion des archives est un des critères fondamentaux de l’appréciation et de l’évaluation des performances des Collectivités Territoriales
• La bonne tenue des archives est un gain de temps, d’argent et d’espace
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Présentation de la démarche Archivage
Objectifs :
• Rendre accessibles aux élus et aux agents communaux les données de base théoriques et pratiques leur permettant d’appliquer la loi
• Permettre aux collectivités territoriales de rendre des services de meilleure qualité à leurs administrés
• Contribuer à la sauvegarde des documents qui procèdent de leurs activités et qui sont imprescriptibles et inaliénables
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Les étapes de la démarche dans la collectivité
DÉMARRAGE PRÉPARATION
> Identification du besoin
> Demande d’appui
> Information, responsabilisation, validation
> Formation théorique
> État des lieux
> Formation pratique
> Planification
OPÉRATIONS
> Suivi
> Bilan / restitution
AUTONOMISATION
> Suivi
> Recyclage
> Mission de clôture
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Identification d’un besoin
Demande d’appui
Démarrage
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Information, responsabilisation, validation
Activité principale Acteurs concernés Objectif
Présentation de la démarche suivie d’un débat en CLO puis d’un vote pour les CT qui souhaitent bénéficier de l’appui
ÉlusServices techniquesTutelleSecrétaires généraux
Susciter l’adhésion des CT à la démarche
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Formation
Ateliers de formation théorique et pratique
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Formations et état des lieuxActivité principale Acteurs concernés Objectif
Formation théorique
MairesServices techniquesTutelleSecrétaires générauxSecrétaires administratifsRégisseurs(+ élu chargé de l'état civil)
Donner aux agents les notions de base en archivage
État des lieux
Agents communauxÉlus+ tutelle
Analyser la situation spécifique de la CT
Formation pratiqueAppliquer les notions théoriques
Suivi de la formation pratique
S’assurer que les notions acquises ont été mises en pratique
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Planification
Quoi ?> les actions que l’on va faire
Qui ?> les responsables des actions
Comment ?> la méthode et les outils
Quand ?> les dates et la durée
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Validation et planification du processus
Activité principale
Acteurs concernés Objectif
Bilan des formations
Agents communauxÉlus
Dégager les forces et faiblesses de chaque communeResponsabiliser les communes pour l'archivage
Validation des outils de suivi-évaluation
Obtenir un consensus autour du système et des outils de suivi
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Suivi / Recyclage
> S’assurer de la dynamique du processus
> Identifier les faiblesses pour faire des recommandations
> Apporter des compléments de formation pour consolider les acquis
> Renforcer les mécanismes de suivi par les acteurs locaux (maire, tutelle…)
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Activité principale Acteurs concernés Objectif
Suivi interne (par la commune)
Comité de suivi interne
Vérifier que le système d'archivage est fonctionnel
Suivi de la tutelle Agents communaux
ÉlusSous-préfetStructure d'appui
Inspecter le système d'archivage
Suivi structure d'appui
Consolider la pratique
Suivi
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Bilan / Restitution
Au bout d’un an de mise en œuvre, un BILAN du processus est fait.
Les résultats de ce bilan sont partagés publiquement lors de la RESTITUTION.
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Activité principale Acteurs concernés Objectif
Bilan des suivisAgents communaux, bureau communal (+ tutelle)
Susciter l’émulation des CTFaire le bilan des performances
Restitution
• Agents communaux, bureau communal• Tutelle• Autorités régionales• Structure d'appui
Dégager des pistes de pérennisation du système
Bilan / Restitution
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Autonomisation
Suivi > la structure d’appui fait un dégressif
Recyclage> en fonction des besoins (arrivée de nouveaux agents, problèmes récurrents…)
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Activité principale Acteurs concernés Objectif
Suivi / recyclage
Agents communauxÉlusTutelle
Assurer l’autonomisation des CT en matière d’archivage
Mission de clôture
• Agents communaux, bureau communal• Tutelle• Autorités régionales• Structure d'appui
Laisser les CT s’approprier le système
Autonomisation
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> Le système d’archivage est fonctionnel dans la commune
Mission de clôture
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En résumé…
Avant Après