Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 1
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief
Versie 1.3 datum 9 november 2015
Versie beheer en inhoudsopgave
Versiebeheer
Datum Versie
29 mei 2015 1.0 Opgesteld door Hans Veurink en Cor Heidenrijk
(coördinatoren Veluwe collectief), met bijdragen van Ron
Kamperman en Jonne Mossink Van Ruimte voor Advies
Besproken met Jan Willem Lagerweij (voorzitter Veluwe
collectief).
Besproken met Rob le Rutte (stichting Certificering
collectieven)
19 juni 2015 1.1 Vastgesteld door bestuur Veluwe collectief tijdens vergadering
15 juni 2015 met aantal kleine aanpassingen, zie bijlage
versiebeheer
7 augustus 2015 1.2 Naar aanleiding van beoordelingsverslag certificeerders van
28 juni 2015. Aanpassingen zie bijlage versiebeheer.
9 november 2015 1.3 Aanpassingen vastgesteld door bestuur voorafgaande aan
opstellen contracten. Zie bijlage versiebeheer
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 2
Inhoud 1. Gegevens Veluwe Collectief ..................................................................................................................... 3
1.1 Samenstelling van het collectief ............................................................................................................... 3
1.2 Rechtsvorm ............................................................................................................................................. 3
1.3 Werkgebied ............................................................................................................................................. 4
1.4 Organisatie Veluwe collectief .................................................................................................................. 5
1.5 Mandaten binnen het Veluwe collectief.................................................................................................... 5
2. Interne audit en geschillen ............................................................................................................................. 7
2.1 Interne audit ............................................................................................................................................ 7
2.2 Geschillen ............................................................................................................................................... 8
3. Administratie & Financieel beheer ............................................................................................................... 11
3.1 Uitvoering en verantwoordelijkheid administratie ................................................................................... 11
3.2 Archivering ........................................................................................................................................... 12
3.3 Betaling aan deelnemers ......................................................................................................................... 13
3.4 Betaalverzoek ......................................................................................................................................... 13
4. Contracten .................................................................................................................................................. 14
4.1 Deelnemerscontracten ........................................................................................................................... 14
4.2 Contracten met derden ........................................................................................................................... 15
5. Het beheerplan ............................................................................................................................................ 16
5.1 Voorintekening ..................................................................................................................................... 16
5.2 Beheerplan ............................................................................................................................................. 17
5.3 Ecologische toets ................................................................................................................................... 19
6 Controle ....................................................................................................................................................... 22
6.1 Schouw ................................................................................................................................................. 22
6.2 Herstel en sanctiemaatregelen ................................................................................................................ 24
6.3 Controles NVWA .................................................................................................................................. 26
7. Evaluatie ..................................................................................................................................................... 27
7.1 Beheermonitoring .................................................................................................................................. 27
7.2 Evaluatie beheer per beheertype ............................................................................................................. 27
7.3 Evaluatie met deelnemers ...................................................................................................................... 28
7.4 Evaluatie met provincie ......................................................................................................................... 29
8. Kwaliteit van de organisatie ........................................................................................................................ 30
8.1 Kwaliteit van de bestuurders .................................................................................................................. 30
8.2 Kwaliteit van de medewerkers ............................................................................................................... 32
8.3 Aanwezige kennis ..................................................................................................................................33
Bijlage versiebeheer ........................................................................................................................................ 35
Bijlage 2 Checklist interne audit ...................................................................................................................... 36
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 3
1. Gegevens Veluwe Collectief
1.1 Samenstelling van het collectief
Het collectief beslaat het werkgebied van de volgende ANV(‘s):
Natuur- en Milieucoöperatie Randmeerkust
Agrarische Natuurvereniging VeluweIJsselzoom (VIJZ)
Stichting Biotoopverbetering Agrarisch Overleg (BAO)
Agrarische Natuur- en Milieuvereniging Vallei Horstee
Agrarische natuurvereniging Het Binnenveld
Naast bovengenoemde verenigingen is ook LTO Noord Gelderland vertegenwoordigd in het
bestuur van het collectief.
Algemeen Bestuur(AB) van het collectief (per 1 mei 2015)
Jan Willem Lagerweij Voorzitter VeluweIJsselzoom
Evert van Wijhe Penningmeester Randmeerkust
Gert Aalten Secretaris BAO
Jan Bouhuis Bestuurslid Binnenveld
Henk Davelaar Bestuurslid Vallei Horstee
Dirk Dekker Bestuurslid LTO Noord Gelderland
Wilbrand van Zeeburg Bestuurslid Randmeerkust
Sam Gerssen Bestuurslid BAO
Evert Jan Weijers Bestuurslid VeluweIJsselzoom
De voorzitter, penningmeester en secretaris vormen gezamenlijk het Dagelijks Bestuur (DB).
Collectief Veluwe hanteert een functiescheiding tussen bestuur en uitvoering. De uitvoerende
functies zijn als volgt ingevuld:
Uitvoerende taken
Administratie Berust bij veldcoördinatoren
Financiële zaken (administrateur) Patrick van Valkengoed
Veldcoördinatoren Peter van de Veen
Jan Willem Schoonhoven
Cor Heidenrijk
Otto Vloedgraven
Hans Veurink
Ecologisch specialist Anja Hospes
1.2 Rechtsvorm
Coöperatie U.A. De volledige naam van de rechtspersoon is “Coöperatief Agrarisch Natuur
Collectief Veluwe UA”
De Coöperatie wordt vertegenwoordigd door het bestuur. De bevoegdheid tot
vertegenwoordiging komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 4
De akte van oprichting, zie bijlage “1.0 Akte van oprichting Veluwe Collectief”, is een
onderdeel van het kwaliteitssysteem.
Dekking van financiële aansprakelijkheid bestuurders
Veluwe collectief volgt het advies van SCAN voor het afsluiten van een verzekering. Deze
verzekering wordt afgesloten voordat de definitieve beheercontracten voor het eerste
beheerjaar getekend worden.
1.3 Werkgebied
Het werkgebied van het Veluwe collectief is de Veluwe in de provincie Gelderland ten westen
van de IJssel en ten noorden van de Rijn. Zie onderstaande afbeelding. Ter toelichting het
gebied ‘agrarische enclaves’ is een gedeeld werkgebied van de anv’s Vallei Horstee en
VeluweIJsselzoom en het ‘Veluwe massief’ is werkgebied van Vallei Horstee en Het
Binnenveld. Gebieden die op de Veluwe niet tot het werkgebied van het Veluwe Collectief
behoren, zijn de terreinen in eigendom van de Kroondomeinen in de omgeving Apeldoorn,
Vaassen en de Velperwaarden en Koningspley in de omgeving van Arnhem.
Aandachtsgebieden
Het doel is om middels het agrarische natuurbeheer een zo hoog mogelijke natuurkwaliteit te
behalen en te behouden waarbij relatiebeheer en het behouden van draagvlak bij deelnemers
van groot belang is. Collectief Veluwe richt zich daarbij op de doelen en doelsoorten van de
leefgebieden open grasland, droge dooradering en natte dooradering.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 5
1.4 Organisatie Veluwe collectief
- Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het gehele proces rondom de uitvoering van het
agrarisch natuurbeheer.
- Het bestuur voert zelf geen werkzaamheden uit.
- Het bestuur maakt afspraken over uitvoering met medewerkers van de onderliggende
ANV’s en/of met externe dienstverleners.
- Ieder bestuurslid is portefeuillehouder van bepaalde aspecten van de uitvoering en heeft
direct contact met de uitvoerenden.
- De continuïteit is gewaarborgd doordat bestuursleden en medewerkers elkaar kunnen
vervangen. Zo zijn de gehele administratie en correspondentie altijd online beschikbaar
voor medewerkers die elkaar kunnen vervangen. Voor de bestuurlijke portefeuilles wordt
jaarlijks een vervangingsschema opgesteld in de verslaglegging van de
bestuursvergadering vastgelegd.
- Collectief Veluwe maakt daarbij gebruikt van de ondersteunende pakketten SCAN-GIS en
SCAN-OFFICE.
- Er is een zorgvuldige scheiding van verantwoordelijkheden waar het gaat om aansturing,
uitvoering en controle.
- Wat betref t financiën is er altijd een drie paar ogen principe en bestuurlijke controle door
de penningmeester.
De bestuurlijke portefeuilleverdeling is als volgt:
Portefeuilles
Algemeen bestuurlijk aanspreekpunt Jan Willem Lagerweij
Financiële zaken Evert van Wijhe
Communicatie Gert Aalten
Schouw Sam Gerssen
Kwaliteit Jan Bouhuis
Klachten Henk Davelaar
Beheerplannen Evert Jan Weijers
Interne Audit Dirk Dekker en Wilbrand van Zeeburg
Aanspreekpunten
De veldcoördinatoren zijn het aanspreekpunt voor de deelnemers van het Veluwe collectief.
Aanspreekpunt voor het betaalorgaan:
Inhoudelijk: Veldcoördinatoren
Bestuurlijk: Penningmeester
1.5 Mandaten binnen het Veluwe collectief
De veldcoördinatoren hebben mandaat voor het invoeren van data in het financiële en
administratieve systeem. Medewerker heeft hiervoor mandaat van het volledige bestuur.
Voor het invoeren en wijzigen van gegevens in de perceelsregistratie geldt tevens een
mandaat/ goedkeuring van de betreffende deelnemer
Voor mandaat voor het uitvoeren van betalingsopdrachten geldt het volgende:
Een betalingsopdracht kan alleen uitgevoerd worden met instemming/paraaf of handtekening
van de penningmeester. Er voor iedere betaling het “Drie paar ogenprincipe”: Betalingen
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 6
worden voorgesteld door de veldcoördinatoren of de secretaris en worden uitgevoerd door de
medewerker financiële zaken. Alle betalingen worden ondertekend door de penningmeester.
Mandaat voor het uitvoeren van schouw
Medewerker en/of externen hebben mandaat van het bestuur om op basis van een door het
bestuur vastgestelde steekproef te schouwen bij deelnemers waar een deelnemerscontract mee
is afgesloten
- De veldcoördinatoren houden algemeen toezicht op het naleven van de afspraken door
de deelnemers.. Problemen worden altijd gemeld aan het bestuur.
- Daarnaast is er een onafhankelijk schouwcommissie die steekproefsgewijs jaarlijks
controles uitvoert. Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder
Schouw vanuit het bestuur. De aanpak van de schouw is beschreven in hoofdstuk 6.
Problemen worden altijd gemeld aan het bestuur.
- Wanneer een medewerker of de schouwcommissie afwijkingen heeft gesignaleerd
wordt dit direct gecommuniceerd met de deelnemer en treedt het herstel- en
sanctieprotocol in werking.
- Het bestuur beslist in meerderheid over sancties op basis van een advies van de
betrokken medewerker of de schouwcommissie.
Mandaat voor het opleggen van sancties n.a.v. de schouw en het doorsanctioneren van
sancties vanuit de subsidieverstrekker
Het bestuur, na raadplegen van de verantwoordelijke veldcoördinator of de schouwcommissie
heeft mandaat om sancties die voortvloeien uit de schouw op te leggen aan de deelnemer en
om sancties die volgen uit de sancties vanuit de subsidieverstrekker door te berekenen,
conform afspraken in de beheerovereenkomst
Mandaat voor het ondertekenen van de intentieverklaring voorintekening.
De veldcoördinatoren hebben mandaat om namens het bestuur een intentieverklaring over het
voorgenomen beheer naar aanleiding van de voorintekening vanaf 2015 te ondertekenen
Mandaat voor het onderteken voor een tussentijdse wijziging in de beheerafspraken*)
De veldcoördinator heeft mandaat om wijzigingen in de deelnemerscontracten aan te brengen
voor zover die betrekking hebben op het lopende jaar, ecologisch verantwoord zijn, op
voorwaarde dat deelnemer instemt met de wijziging.
*) Dit is altijd een tweezijdig wijzigen van contracten, passend binnen de gebiedsaanvraag –
zie ook paragraaf 4.1 Beheercontracten
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 7
2. Interne audit en geschillen
2.1 Interne audit
Inleiding
Het in dit kwaliteitshandboek vastgelegde kwaliteitssysteem wordt door het Veluwe
Collectief tijdens de interne audit bewaakt door dit kwaliteitssysteem aan de
certificeringseisen te toetsen. Door het uitvoeren van de interne audit werkt het collectief
continu aan kwaliteitsverbetering en weet zij dat zij voorbereid is op de externe audit die de
certificeringscommissie zal uitvoeren.
Doelen van de interne audit zijn:
- Garanderen kwaliteitsborging en behouden certificaat;
- Processen verbeteren en aanscherpen; en
- Het bevorderen van de efficiëntie van de organisatie.
Er wordt jaarlijks een interne audit uitgevoerd. De portefeuillehouder Kwaliteit van het
bestuur van het Veluwe Collectief is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de interne audit
en geeft opdracht tot het jaarlijks uitvoeren van een interne audit. De interne audit wordt
uitgevoerd door twee auditors. Auditors zijn twee bestuursleden van het Veluwe collectief.
Proces
1. Tijdens de eerste bestuursvergadering van een kalenderjaar agendeert de secretaris
het onderwerp “interne audits”. Tijdens behandeling van dit onderwerp wordt
vastgesteld bij wie (auditees), op welk moment, met welke aandachtspunten, in dat
kalenderjaar de interne audit uitvoert. Dit is het interne auditplan.
2. De auditors nodigen de auditees voor de interne audit uit.
3. Tijdens het uitvoeren van de interne audit beoordelen de auditors aan de hand van een
checklist (zie bijlage 2 “Checklist interne audit”) onder andere de werkwijze van de
coördinatoren van de ANV’s en checken zij of processen worden uitgevoerd zoals
beschreven in het kwaliteitshandboek.
4. De bevindingen die tijdens de interne audit worden aangetroffen en een voorstel voor
verbetermaatregelen, worden door auditors vastgelegd in het zogenaamde
auditrapport.
5. Dit auditrapport wordt besproken met de geauditeerde personen (auditees) en
vervolgens voorgelegd aan de portefeuillehouder Kwaliteit.
6. Het bestuur van het Veluwe Collectief beslist welke maatregelen uiteindelijk
genomen dienen te worden om de kwaliteit en efficiëntie van de organisatie te
verbeteren. De te nemen maatregelen staan in het verslag van de bestuursvergadering,
waar het auditrapport wordt besproken.
7. De uitkomst van de interne audit kan leiden tot het doorvoeren van aanpassingen in
het kwaliteitshandboek. Onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder
Kwaliteit worden deze aanpassingen beschreven in een nieuwe versie van het
kwaliteitshandboek.
8. Aanpassingen in het kwaliteitshandboek worden vastgesteld door het bestuur en indien
gewenst ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van de coöperatie tijdens de ALV.
De portefeuillehouder Kwaliteit, is verantwoordelijk voor het doorvoeren van
wijzigingen.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 8
2.2 Geschillen
Inleiding
Bij het afsluiten of gedurende de looptijd van contracten met deelnemers, zou een situatie
kunnen ontstaan waarin een deelnemer bezwaar maakt tegen een besluit van het Veluwe
collectief. Het Veluwe collectief heeft daarom een procedure hoe met deze bezwaren wordt
omgegaan, dit is de geschillenprocedure.
De door het Veluwe Collectief gehanteerde definitie van een geschil luidt als volgt:
“Iedere melding van een deelnemer, waaruit blijkt dat niet aan diens verwachting is voldaan,
die niet het karakter heeft van een snel te verhelpen misverstand of een gebrek aan informatie
en waarvan het duidelijk is, gelet op de teleurstelling bij de deelnemer, dat deze melding
aandacht verdient op een hoger niveau in de organisatie van het collectief".
Op contractvoorwaarden (zoals beheereisen, aanvullende beheervoorschriften, hoogte
vergoeding), die zijn vastgesteld door het bestuur, is geen bezwaar of beroep mogelijk. Dat
zijn besluiten die het collectief heeft genomen voordat de deelnemer een contract aanging. We
mogen ervan uit gaan dat een deelnemer hiermee bekend had kunnen zijn bij het afsluiten van
een contract en hiermee akkoord ging bij het ondertekenen van het contract.
Het bestuur van het collectief wijst een persoon (bestuurslid of coördinator) aan die
verantwoordelijk is voor de afhandeling van klachten, de portefeuillehouder Klachten. De
portefeuillehouder Klachten kan geen klachten behandelen, die over een dossier gaan die hij
zelf beheert. Voor zo’n klacht is de bestuurssecretaris de portefeuillehouder klachten.
De portefeuillehouder klachten legt een klachtdossier aan, waarin de volgende gegevens
worden opgenomen:
- de NAW-gegevens van de klager;
- de ontvangstdatum van het geschil;
- de naam van de behandelaar;
- een omschrijving van het geschil;
- de datum en de wijze van afhandeling van het geschil;
- de gevoerde correspondentie met betrekking tot het geschil;
- de status van het geschil (klacht, bezwaar of beroep en in behandeling of afgehandeld).
Deelnemers worden via de website van het collectief geïnformeerd over de klachtenprocedure
en de bezwaar- en beroepsmogelijkheden. Daarbij wordt expliciet aangegeven waar de
deelnemer terecht kan met zijn klacht, en eventueel daarna, met zijn bezwaar en beroep.
De geschillenprocedure wordt ingedeeld in drie onderdelen:
- Klachten;
- Bezwaar; en
- Beroep
Hierna wordt per onderdeel de procedure beschreven.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 9
Procedure klachten
1. Klachten worden telefonisch, schriftelijk of via elektronische communicatie ingediend
bij de portefeuillehouder Klachten. De portefeuillehouder Klachten legt de klacht in
het klachtdossier vast.
2. De portefeuillehouder Klachten bevestigt de klager schriftelijk dat de klacht in
behandeling is genomen en dat hij binnen zes weken (bij eenvoudige klachten) dan
wel binnen drie maanden (bij complexe klachten) na indiening een schriftelijke reactie
ontvangt.
3. De portefeuillehouder klachten bestudeert en beoordeelt het dossier waarop de klacht
betrekking heeft en verzamelt verder alle relevante informatie; wint eventueel nadere
informatie in bij beklaagde en de klager (hoor en wederhoor). De portefeuillehouder
Klachten beoordeelt de verkregen informatie, bespreekt het dossier met een ander
binnen de organisatie als check op de eigen interpretatie (vier ogen principe) en neemt
een standpunt in.
4. De portefeuillehouder Klachten, informeert de klager schriftelijk en gemotiveerd over
dit standpunt, en legt het standpunt vast in het klachtdossier.
Indien de klacht niet naar wens is afgehandeld treedt de bezwarenprocedure in werking.
Procedure bezwaren
1. Betrokkenen moeten schriftelijk bezwaar maken bij het bestuur van het Veluwe
Collectief. Het bezwaarschrift moet binnen zes weken na de betwiste beslissing bij het
bestuur zijn ingediend. Een bezwaar is alleen mogelijk als de bezwaarmaker direct
betrokkene of diens gemachtigde is.
2. In het bezwaarschrift moet in ieder geval vermeld zijn:
a. naam en adres en BRS-nummer en/of KvK-nummer van betrokkene;
b. de datum waarop het bezwaarschrift is geschreven;
c. een omschrijving van de beslissing waartegen bezwaar wordt gemaakt of een
omschrijving van de situatie waar betrokkenen problemen mee heeft;
d. zo mogelijk een kopie van de beslissing bijvoegen of ander bewijsmateriaal;
e. de redenen waarom betrokkene bezwaar maakt;
f. handtekening.
3. Het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) van het Veluwe
collectief zal het bezwaar in behandeling nemen. Indien het bezwaar een handeling
betreft van een bepaald bestuurslid, dan is betreffend bestuurslid niet betrokken bij de
behandeling van het bezwaar, maar wordt als betrokkene gehoord.
4. Het dagelijks bestuur kan betrokkene(n) vragen om een mondelinge toelichting. In
geval van (vermeende) schade, kan het dagelijks bestuur (of een vertegenwoordiger
van hen) ter plaatse in het veld gaan kijken. In de beoordeling van het bezwaar kan het
dagelijks bestuur ook deskundigen raadplegen.
5. Het dagelijks bestuur zal binnen zes weken, na ontvangst (dagtekening) van het
bezwaarschrift, beslissen. De betrokkene ontvangt de beslissing schriftelijk of via
email. Het dagelijks bestuur geeft bij de bekendmaking een onderbouwing van het
besluit. De uitspraak wordt in het klachtdossier geregistreerd.
Is betrokkene het niet eens met de beslissing, dan kan binnen zes weken na de beslissing
(dagtekening) in beroep worden gegaan bij het bestuur van het Veluwe Collectief. .
Een bezwaar heeft geen opschortende werking op de uitvoering van het besluit.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 10
Procedure beroep
Indien men het niet eens is met de uitkomst van de bezwarenprocedure, dan kan de
benadeelde deelnemer tegen het besluit in beroep gaan. Voor dergelijke gevallen is er een
beroepsprocedure. Hiervoor wordt een geschillencommissie in het leven geroepen.
De geschillencommissie wordt wisselend samengesteld afhankelijk van de inhoud van het
beroep. De geschillencommissie bestaat uit een lid voorgedragen door het bestuur van het
Veluwe Collectief en een lid voorgedragen door de bezwaarmaker. Deze twee leden kiezen
gezamenlijk een derde lid, die tevens voorzitter is. Deze geschillencommissie wordt na
afhandeling van het geschil weer opgeheven. Het advies van de geschillencommissie is niet
bindend.
1. Betrokkene moet schriftelijk beroep indienen bij het bestuur van het Veluwe collectief
2. Het beroepschrift moet binnen zes weken na verzending van de beslissing op het
bezwaar bij het bestuur zijn.
3. In het beroepschrift moet in ieder geval vermeld zijn:
a. naam en adres en BRS-nummer en/of KvK-nummer van betrokkene.
b. de datum waarop het beroepschrift is geschreven.
c. een omschrijving van de beslissing waartegen beroep wordt aangetekend. Zo
mogelijk een kopie van de beslissing bijvoegen.
d. de redenen waarom betrokkene beroep instelt.
e. handtekening.
4. Het bestuur van het Veluwe collectief en betrokkene benoemen een lid voor de
geschillencommissie. Deze twee leden benoemen gezamenlijk een derde lid als
voorzitter.
5. De geschillencommissie kan een beslissing nemen op basis van de bewijsstukken,
maar kan ook betrokkene(n) vragen om een mondelinge toelichting of deskundigen
raadplegen.
6. De geschillencommissie geeft binnen zes weken, na ontvangst (dagtekening) van het
beroepschrift een niet bindend advies aan het bestuur van het collectief. De
geschillencommissie geeft hierbij de reden aan waarom een bepaald advies is
gegeven..
7. Het bestuur neemt op basis van het advies een besluit. Deze beslissing is bindend. De
betrokkene ontvangt deze beslissing schriftelijk of via email.
Een beroep heeft geen opschortende werking op de uitvoering van het besluit.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 11
3. Administratie & Financieel beheer
Veluwe collectief maakt gebruik van SCAN-GIS en SCAN-Office als administratief
beheersysteem.
3.1 Uitvoering en verantwoordelijkheid administratie
Feitelijke uitvoering binnen het administratief systeem gebeurt grotendeels door de
veldcoördinatoren. Opgesplitst per deelsysteem aan door de volgende functionarissen:
- Deelnemersregistratie/relatiebeheersysteem door de veldcoördinatoren
- Financiële administratie door de Financieel medewerker
- Beheerregistratie op perceelsniveau door de veldcoördinatoren
Het Veluwe collectief voert geen administratie samen met ander collectief.
De administratie wordt in eigen beheer uitgevoerd. De veldcoördinatoren hebben inzage in
elkaars gegevens. Voor het financiële deel geldt altijd het drie-paar-ogen principe voor ieder
onderdeel en controle door het bestuur.
Bestuurlijk verantwoordelijk is de penningmeester.
De jaarlijkse accountantscontrole wordt uitgevoerd conform het advies van SCAN. De
invulling hiervan zal eind 2015 worden vastgesteld middels een bestuursbesluit.
Er zal een automatische volledige back-up en archivering van alle bescheiden plaats vinden
via SCAN-office. De uitwerking hiervan zal medio 2015 verder vorm krijgen.
Uitdrukkelijk toestemming van het bestuur is nodig voor:
- Indienen van gebiedsaanvragen bij de provincie: Hiervoor is goedkeuring nodig van
het bestuur als geheel;
- Ondertekenen van opdrachten & contracten: Goedkeuring door de bestuurlijke
portefeuillehouder en in opdracht door de veldcoördinatoren
- Verrichten van betalingen Goedkeuring door de penningmeester
- Aangaan van financiële verplichtingen: Door de penningmeester. Tevens door de
velcoördinatoren mits zij hiertoe zijn gemandateerd via een bestuursbesluit.
Medewerkers voeren geen zelfstandige betalingen uit. Wel kunnen zij betalingen voorstellen
in het systeem voor telebankieren. De medewerker financiële zaken doet daarna de uitvoering.
De definitieve fiattering wordt verzorgd door de penningmeester..
Werkwijze betalingen
Bestuurlijk verantwoordelijk: Penningmeester
Wie stelt voor: Veldcoördinatoren of secretaris
Wie voert uit: Administratief medewerker
Fiattering bij alle betalingen: Penningmeester
Bij bedragen boven de € 5.000,= zijn twee handtekeningen vereist (penningmeester en een
tweede bestuurslid).Alle bescheiden worden automatisch gearchiveerd via SCAN OFFICE
Werkwijze perceelsregistratie
Mandaat:De veldcoördinator heeft mandaat om wijzigingen door te voeren
De veldcoördinator koppelt wijzigingen digitaal of per post terug aan de deelnemer
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 12
3.2 Archivering
Document Duur Hoe Wie / waar
Alle originele stukken
m.b.t.
de gebiedsaanvraag
7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Secretaris / In
SCAN-Office
Lijst met deelnemers 7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Veldcoördinatoren /
In SCAN-Office
Deelnemerscontracten 7 jaar na laatste
betaling
Origineel in print
en voorzien van
originele
handtekening
Veldcoördinatoren /
In ordner
“Contracten”
GIS-gegevens m.b.t.
contracten
7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Veldcoördinatoren /
In SCAN-Office
Mutaties in
beheercontracten
7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Veldcoördinatoren /
In SCAN-Office
Mutaties in beheer t.o.v.
gebiedsaanvraag (vóóraf!)
7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Veldcoördinatoren /
In SCAN-Office
Resultaten interne audits 5 jaar Digitaal Portefeuillehouders
Interne audit / In
SCAN-Office
Betalingsopdrachten 7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Administrateur / In
SCAN-Office
Accountantscontrole 7 jaar na laatste
betaling
Origineel in print
Penningmeester / In
ordner
“Accountantscontro
le”
Gebiedsaanvraag
incl. onderliggende stukken
7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Secretaris / In
SCAN-Office
Betaalverzoek 7 jaar na laatste
betaling
Printversie moet zijn
ondertekend door het
bestuur: iemand die
statutair
tekeningsbevoegd is
Penningmeester / In
ordner
“Betaalverzoeken”
Schouwverslagen 7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Veldcoördinator /
In SCAN-Office
Resultaten en planning
beheermonitoring
7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Veldcoördinator /
In SCAN-Office
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 13
Intentieverklaring n.a.v.
voorintekening
1 jaar Digitaal Veldcoördinator
Agenda’s + bijlagen en
verslagen + bijlagen
bestuursvergaderingen
7 jaar na laatste
betaling
Digitaal Secretaris / In
SCAN-Office
3.3 Betaling aan deelnemers
De betalingsopdracht aan deelnemers bestaat uit:
- Naam begunstigde
- Adres begunstigde
- KVK-nummer óf BIN-/BSN-nummer begunstigde
- IBAN-rekeningnummer begunstigde
- Het bedrag dat overgemaakt dient te worden
- De termijnen van betalingen (indien van toepassing)
- De prestaties conform achterdeurafspraak waarvoor de betalingen worden verricht
- De naam en handtekening van degene die handelt namens het bestuur
Optioneel andere zaken die het collectief belangrijk acht om op te nemen in de
betaalopdracht. Binnen een maand na ontvangst van de subsidies wordt uitbetaald aan de
deelnemers. De deelnemer ontvangt hiervoor een betaaloverzicht per mail of post.
Eindverantwoordelijk voor betalingen aan deelnemers is de penningmeester.
De uitvoering en voorbereiding kan gedelegeerd worden naar de veldcoördinatoren. De
uiteindelijk definitieve fiattering van de uitbetalingen wordt verricht door de penningmeester.
Het SCAN-Office systeem levert automatisch totaaloverzicht van alle betalingen per
deelnemer. Dit wordt door de veldcoördinator in de maand na elk boekjaar vastgelegd.
3.4 Betaalverzoek
Het voorbereiden van het betaalverzoek geschiedt door het veldcoördinatoren overleg onder
voorzitterschap van de secretaris van het bestuur.
Het betaalverzoek wordt uiterlijk op 15 mei van het lopende beheerjaar door de secretaris
ingediend. Op verzoek van de provincie zal het betaalverzoek worden onderbouwd conform
de beschikking op de gebiedsaanvraag. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van
onderbouwende gegevens uit SCAN-GIS. Per deelgebied wordt een verantwoording
opgesteld op basis van het gebiedsbeheerplan en de indien aanwezig best beschikbare
gegevens van de monitoring.
Verantwoordelijk voor het accorderen van het betaalverzoek is de penningmeester.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 14
4. Contracten
4.1 Deelnemerscontracten
Deelnemerscontracten worden als volgt afgesloten:
- Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag door de provincie worden de contracten zo
spoedig mogelijk opgesteld en ondertekend.
- In het contract zit een kaart waarop is vastgelegd welk beheer waar wordt uitgevoerd.
- In de tekst wordt beschreven hoe dit beheer moet worden uitgevoerd.
- In de tekst wordt de vergoeding aangegeven.
- Een van de medewerkers van het collectief spreekt het contract door met de
deelnemer.
- Het contract wordt persoonlijk afgegeven of per post gestuurd.
- Het contract wordt bij overhandiging ondertekend of per kerende post ondertekend
geretourneerd.
Deelnemerscontracten worden voorbereid met behulp van SCAN-office door de
veldcoördinatoren.
Twee leden van het bestuur van het Veluwe Collectief zijn in gezamenlijk handelen, bevoegd
tot het ondertekenen van een deelnemerscontract:
- De deelnemerscontracten worden door de veldcoördinator voorgelegd of toegezonden
aan het bestuur ter ondertekening.
- Na ondertekening door het bestuur wordt het contract ter ondertekening aan de
deelnemer gezonden.
Na beider ondertekening archiveert de veldcoördinator het getekende contract, digitaal in
SCAN-office.
Wijzigingen in beheercontracten:
- Wijzigingen worden doorgevoerd door de veldcoördinator.
- De veldcoördinator adviseert over aanpassingen binnen de kaders van de beheervisie
en gebiedsaanvraag. Leden zelf en medewerkers van het collectief kunnen aanpassing
voorstellen.
- Wijzigingen worden ingevoerd in SCAN-office.
- Wijzigingen worden door het lid en het bestuur ondertekend, op dezelfde wijze als bij
het oorspronkelijke deelnemerscontract.
- Het gewijzigde ondertekende beheercontract wordt digitaal gearchiveerd in SCAN-
office door de veldcoördinator.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 15
4.2 Contracten met derden
Veluwe collectief heeft per 1 mei 2015 nog geen contracten afgesloten voor de uitvoerende
fase van het beheer. Het bestuur zal in de tweede helft van 2015 hiervoor contracten afsluiten
met de agrarische natuurverenigingen.
Collectief Veluwe is voornemens om voor de beheerondersteuning een contract af te sluiten
met SCAN voor hun systeem voor geografisch en databaheer ten behoeve van digitale
dataverwerking en kantoorautomatisering
In de voorbereidende fase is een contract afgesloten met een ecologisch specialist voor
gebieds- en proceskennis van natuur en landschapsbeheer ten behoeve van opstellen
beheervisie en beheerplan.
Kosten van contracten met derden: Voor SCAN (GIS en OFFICE) is het uitgangspunt 1% van
het totale beheerbudget. Andere onderdelen nader te bepalen nadat de gebiedsaanvraag is
goedgekeurd en er een definitieve begroting kan worden opgesteld.
Contracten met derden kunnen worden afgesloten door Ieder bestuurslid mits hiertoe
gemandateerd door het Algemeen Bestuur en mits het contract voldoet aan de door het
Algemeen Bestuur aangegeven kaders en budget.
Alle leden van het bestuur zijn tekeningbevoegd voor contracten met derden.
Werkwijze contracten met derden
- Per geval doet het bestuur een offerteverzoek en kan daarbij voorwaarden opstellen.
Het bestuur geeft de kaders aan voor de aan derden uit te besteden werkzaamheden.
De persoon die de voorbereiding verricht gaat op basis hiervan de eisen of wensen
formuleren en gaat vervolgens één of meer offertes opvragen.
- Na offerte aanvraag en keuze door het bestuur:
- Contracten met derden kunnen inhoudelijk wordt voorbereid door zowel bestuursleden
als medewerkers. Het bestuur verstrekt een ondertekende opdracht, waarin de
gevraagde diensten en financiële overeenkomst worden vastgelegd. Contracten
worden op maat opgesteld. Contracten bevatten altijd een inhoudelijke beschrijving
van de te verrichten werkzaamheden of diensten, een periode van uitvoering (met
begin- en einddatum) en een maximumbedrag voor de te declareren kosten.
- Contracten met derden worden digitaal gearchiveerd in SCAN-office door de
veldcoördinator.
Wijzigingen in contracten met derden worden als volgt doorgevoerd:
- Het bestuur kan wijzigingen in contracten doorvoeren op verzoek van de
dienstverlener of een van de medewerkers van het collectief.
- De wijziging wordt vastgelegd in een door het bestuur ondertekende opdracht die de
eerdere opdracht vervangt.
- De wijziging wordt digitaal gearchiveerd in SCAN-office door de gebiedscoördinator.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 16
5. Het beheerplan
Dit hoofdstuk omschrijft hoe het Veluwe Collectief het proces rond het beheerplan vormgeeft.
De inhoudelijke invulling voor de totstandkoming van (de processtappen leidend tot) het
beheerplan wordt niet in het kwaliteitshandboek beschreven.
De in dit hoofdstuk beschreven processtappen vormen de basis van het beheer binnen het
collectief. Om deze reden is de wijze waarop het collectief dit proces vormgeeft van
doorslaggevend belang om de beoogde kwaliteit van het einddoel te behalen:
- Effectief agrarisch natuurbeheer door de deelnemers van het collectief dat bovendien
op efficiënte wijze gerealiseerd wordt.
Voor de uitvoering van de werkzaamheden rondom het beheerplanproces is voldoende
ecologische en landbouwkundige kennis bij de betrokken medewerker(s) vereist.
5.1 Voorintekening
Onder de activiteit voorintekening wordt verstaan dat het collectief in haar werkgebied
inventariseert welke deelnemers zich willen verbinden aan agrarisch natuur- en
landschapsbeheer en welke beheerpakketten ze willen of kunnen uitvoeren. Deze
voorintekening is voor de toekomstige deelnemer niet vrijblijvend: op het moment dat hij/zij
zich hier voor opgeeft moet het collectief er op kunnen rekenen dat zij na het ontvangen van
de beschikking op basis van de gebiedsaanvraag (voordeurafspraak met de Provincie) hier
ook daadwerkelijk contracten kan afsluiten met de individuele deelnemer
(achterdeurafspraken).
Met het streefbeeld voor het gebied, de beheerpakketten en vastgestelde spelregels gaat het
collectief naar de potentiële deelnemers om invulling aan dit streefbeeld te geven. Hun
wensen worden geïnventariseerd en de deelnemers worden enthousiast gemaakt voor het
uitvoeren van het benodigde beheer.
De voorintekening is belangrijk omdat deze maatgevend is voor de uiteindelijke
gebiedsaanvraag. Met de gebiedsaanvraag dient het collectief een subsidieaanvraag in bij de
Provincie voor het realiseren van de doelen. Als namelijk pas later zou blijken dat er veel
meer of veel minder animo is onder agrarische grondeigenaren dan wat in de gebiedsaanvraag
is vastgelegd, komt het collectief in de problemen met de Provincie en/of grondeigenaren op
het moment dat er een beschikking is afgegeven door de Provincie.
De voorintekening is dus belangrijk voor het collectief om voorafgaand aan de
gebiedsaanvraag duidelijk te hebben door wie en waar beheerpakketten uitgevoerd kunnen
worden. Daarnaast is de voorintekening belangrijk om een beeld te krijgen van de kwaliteit
van het beheer bij de uitvoerder. Hierbij wordt gestreefd naar een ecologisch en
bedrijfseconomisch optimale samenstelling aan beheerpakketten. Het gaat dan om de juiste
motivatie bij de uitvoerder om aan agrarisch natuurbeheer te doen, de inpasbaarheid van het
beheer in de bedrijfsvoering, de juiste manier van uitvoering van het beheer, de samenhang in
beheerpakketten en daarvan afgeleid de eventuele scholingsbehoefte bij de uitvoerders voor
verbetering van bovenstaande.
Het meest geschikte niveau voor afstemming van de beheerpakketten is bepaald in de
beheerstrategie van het Veluwe Collectief. Het Natuurbeheerplan van de Provincie dient als
kader van de beheerstrategie, onder andere voor de begrenzing van kansrijke gebieden. De
ANV inventariseert potentiële deelnemers binnen kansrijke gebieden met de beheerstrategie
van het collectief als leidraad. Grondeigenaren of beheerders die nog geen lid zijn van het
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 17
Veluwe Collectief maar waarvan grond binnen kansrijke zones ligt worden door de
coördinator van de betreffende ANV per brief of telefonisch geïnformeerd. Bovendien
worden potentiële deelnemers via de websites van het collectief en de ANV’s, en via
aankondigingen in regionale huis-aan-huisbladen attent gemaakt op informatiebijeenkomsten.
Deelnemers met een lopende overeenkomst worden persoonlijk benaderd per brief.
Tijdens deze informatiebijeenkomsten voorafgaand aan de voorintekening kunnen de
veldcoördinatoren van de ANV’s en potentiële deelnemers met elkaar in dialoog gaan. Indien
gewenst volgt een individueel gesprek tussen de veldcoördinatoren van de ANV’s en de
potentiële deelnemer.
Het Veluwe collectief beoordeelt het aanbod op kwaliteit en stuurt als volgt op gewenste
beheerkwaliteit:
1. Vooraf het streefbeeld/ de beheerstrategie van het collectief bepalen.
2. Dit streefbeeld/ de beheerstrategie goed aan de potentiële deelnemers uitleggen.
3. Aan de hand van de kansenkaart de mogelijkheden voor het beheer bespreken.
4. Eventueel aanvullende scholing vaststellen en afspraken over het volgen hiervan
maken (bijvoorbeeld het volgen van cursussen, zie ook hoofdstuk 8).
5.2 Beheerplan
Het beheerplan wordt door het collectief opgesteld als nadere invulling van de goedgekeurde
gebiedsaanvraag. Aan de basis van die gebiedsaanvraag ligt het concept-beheerplan dat wordt
opgesteld aan de hand van de informatie die wordt verkregen uit de voorintekening. Dit
concept-beheerplan is noodzakelijke voor het collectief zelf om een goed onderbouwde
gebiedsaanvraag te kunnen opstellen. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag kan het
concept-beheerplan na eventueel noodzakelijke aanpassingen worden vastgesteld als definitief
beheerplan.
In het (concept-)beheerplan werkt het collectief de ‘achterdeurafspraken’ uit en maakt zo
inzichtelijk welk beheer nodig is en wat de kwaliteit van het beheer is. Het bevat een kaart
met het te contracteren (in concept plan) of gecontracteerde (in definitief plan) beheer en een
onderbouwing van het beheermozaïek op basis van de beheerstrategie, met daarbij de
volgende punten beschreven:
- Samenhang in beheerpakketten, bijvoorbeeld door een beschrijving van de opbouw
van beheermozaïeken: hoe wordt voldaan aan het provinciale beheerplan.
- De beheerstrategie voor het gebied: hierin zijn de voorwaarden uit het provinciale
natuurbeheerplan uitgewerkt in een gebiedseigen aanpak van het beheer, spelregels
voor de achterdeur (bijvoorbeeld: hoe ziet een ecologisch en bedrijfseconomisch
optimaal beheermozaïek er uit, welke typen beheerpakketten zijn voor dit gebied het
meest geschikt (afweging ecologie/ bedrijfsmatige inpasbaarheid)) en eventueel
regionaal maatwerkpakketten.
- Samenwerking in het gebied met andere gebiedspartijen voor de afstemming en
uitvoering van het beheer inclusief taakverdeling.
- Inrichtingsmaatregelen of achterstallig onderhoud (onafhankelijk van financiering via
gebiedsaanvraag of andere bronnen).
- Aanvullende maatregelen (aanvullend op de beheerpakketten of het realiseren van
ecologische randvoorwaarden – bijvoorbeeld predatiemaatregelen).
- Eventuele aanvullende onderdelen op basis van voorwaarden in het provinciale
natuurbeheerplan.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 18
Het conceptbeheerplan vormt de basis voor de gebiedsaanvraag, maar wordt niet meegeleverd
met de gebiedsaanvraag. De aanvraag omvat de ‘voordeurafspraken’ en wordt op een hoger
abstractieniveau ingediend (bijvoorbeeld x hectare van leefgebied type y onderverdeeld in
beheertypen en clusters van beheerpakketten z1 t/m z3). De afspraken in het concept-
beheerplan (bijvoorbeeld beheermaatregel a op locatie b) worden hierin samengevoegd.
Met het oog op een goede afstemming tussen het beheer door verschillende gebiedspartijen is
bespreking van de wederzijdse (concept-)beheerplannen onderdeel van het voortraject. Ook
met de Provincie wordt het (concept-)beheerplan vroegtijdig besproken.
Opstellen beheerplan
Het concept beheerplan wordt opgesteld door een ecologisch specialist. Verantwoordelijk
voor het beheerplan is de portefeuillehouder Beheerplannen.
Voor het opstellen en aanpassen van het beheerplan zijn de volgende beslismomenten van
belang:
- Beheerstrategie;
- De voorintekening als voorbereiding op het indienen van de gebiedsaanvraag: in het
jaar voorafgaand aan de openstellingsperiode. Op basis van de voorintekening wordt
een concept plan opgesteld;
- Op basis van de beschikking wordt het concept eventueel aangepast en vervolgens
definitief gemaakt;
- Jaarlijks voor aanvang van ieder nieuwe beheerjaar worden op basis van de evaluatie
en wijzigingsverzoeken van deelnemers waar nodig aanpassingen aan het beheerplan
doorgevoerd; en
- In bepaalde gevallen kan aanpassing tijdens het beheerjaar gewenst zijn. Dit is het
geval bij last minute beheer, wijzigingen in eigendomsoverdrachten, verbeteringen in
beheer en wijzigingsverzoeken van deelnemers, indien ecologisch gezien
verantwoord.
Het beheerplan wordt opgesteld in samenspraak met deelnemers, Waterschap, relevante
terreinbeherende organisaties zoals Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten, Gelders Landschap,
met provincie en gemeenten en ook met in het gebied actieve vrijwilligersorganisaties zoals
KNNV, IVN/etc.
De coördinator van het collectief kijkt of het beheerplan aansluit op bestaande beheerplannen
van tbo’s. Zo niet dan wordt intern gekeken of het beheerplan zo kan worden aangepast dat
het wel aansluit bij bestaande plannen. Sluit het na aanpassing nog niet voldoende op elkaar
aan dan wordt contact opgenomen met de betreffende organisatie om alsnog tot
overeenstemming te komen.
Daarnaast worden waar mogelijk vrijwilligersorganisaties met inzicht in het vóórkomen van
doelsoorten in het gebied (bijvoorbeeld KNNV, IVN, maar ook Sovon, Ravon enz.) betrokken
bij de totstandkoming van een beheerplan. Zij kunnen nuttige tips en inzichten geven wat
betreft de huidige natuurwaarden en mogelijkheden voor de toekomst.
N.B. Contactpersonen van TBO’s, gemeenten en vrijwilligersorganisaties enz zijn in het
“Register contactpersonen “ vermeld.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 19
Toetsen en bewaken van beheerplan
Toetsing van de samenhang in de beheerpakketten geschiedt handmatig. De
portefeuillehouder beheerplannen voert samen met de coördinator deze toetsing uit. Hierbij
wordt ook beoordeeld of het beheerplan voldoet aan de voorwaarden uit het provinciale
natuurbeheerplan
De ruimtelijke samenhang wordt beoordeeld tot de meest actuele veldgegevens van de
verspreiding van doelsoorten door de portefeuillehouder Beheerplannen. Hij/zij vergelijkt
daarbij de meest actuele veldgegevens van de verspreiding van doelsoorten met het beleid met
betrekking tot die doelsoorten zoals deze zijn beschreven in het concept beheerplan.
De coördinator zoekt samen met de ecologisch deskundige naar oplossingen voor eventuele
negatieve toetsresultaten, afwijkingen of knelpunten en legt deze voor aan de
portefeuillehouder beheerplannen van het collectief. Na goedkeuring van de
portefeuillehouder beheerplannen wordt resultaat gemeld aan de deelnemers. Deelnemers
kunnen instemmen of eventuele bezwaren kenbaar maken bij het collectief (zie
klachtenprocedure). Zo nodig kan door coördinator een tegenvoorstel worden teruggelegd bij
de individuele deelnemer of groep van deelnemers in het betreffende deelgebied. Dit nieuwe
voorstel wordt getoetst, waarna de beheerpakketten per deelnemer worden vastgelegd in een
ondertekende intentieovereenkomst. Na goedkeuring van de gebiedsaanvraag wordt de
intentieovereenkomst omgezet in een definitief deelnemerscontract.
Als de gewenste beheerkwaliteit na de eerste voorintekening niet haalbaar is, kan eventueel
opnieuw een voorintekeningsbijeenkomst in het desbetreffende gebied georganiseerd of
worden (potentiële) deelnemers persoonlijk benaderd om de benodigde verbetering in het
beheer te bespreken. Wanneer dit alsnog geen kwalitatief voldoende beheerplan oplevert dan
is effectief agrarisch natuurbeheer binnen het deelgebied niet mogelijk. De betreffende
(potentiële) deelnemers worden door de betreffende coördinator op de hoogte gesteld.
Het collectief beschrijft een paragraaf 'kansen, knelpunten en risico's’ in het beheerplan.
Gedurende het beheer wordt met name gemonitord op deze paragraaf. Zo nodig wordt
gedurende het beheer door de coördinator ingegrepen om knelpunten op te lossen.
Informatie aan deelnemers
In eerste instantie worden beheerpakketten, omvang en locatie vastgelegd in een
intentieverklaring. De intentieverklaring wordt door de deelnemer ondertekent en naar de
ANV verzonden. Aan de hand hiervan wordt een conceptbeheerplan opgesteld. Na
goedkeuring van het gebiedsplan worden de afspraken vastgelegd in een deelnemerscontract
en ondertekend.
5.3 Ecologische toets
De ecologische toets is een methode waarmee het collectief kan beoordelen of:
- De gebiedsaanvraag tot doelbereik kan leiden;
- De beheerafspraken voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan
en de eigen spelregels van het collectief.
- De ecologische toets wordt uitgevoerd op basis van een erkende methode.
Doel van de ecologische toets is: De via de voorintekening verzamelde voorlopige
beheerafspraken (of wijzigingen hierin) worden getoetst op ecologische effectiviteit. Dit
gebeurt enerzijds als onderbouwing van de gebiedsaanvraag, anderzijds wordt deze toets
uitgevoerd voor het collectief zelf om te beoordelen of zij de beoogde kwaliteit kan leveren
dan wel kan voldoen aan de voorwaarden uit het provinciale natuurbeheerplan. De eerste
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 20
jaren wordt er zwaar op ingezet om voldoende kwaliteit te realiseren en te borgen en om de
deelnemers bewust te maken van hun rol en bijdrage in het totale beheerplan.
De resultaten van de ecologische toets worden op drie manieren gebruikt:
- Borging van voldoende kwaliteit van het beheer;
- Onderbouwing van de gebiedsaanvraag en de mutaties daarvan;
- Basis voor de gesprekken met de deelnemers voor het afsluiten dan wel wijzigen van
deelnemerscontracten.
De ecologische toets wordt uitgevoerd op verschillende momenten in het proces:
- Vóór de voorintekening als basis voor minimale instap (bepalen streefbeeld van het
collectief);
- Na de voorintekening als voorbereiding van de gebiedsaanvraag;
- Na wijzigingen in het beheer, bijvoorbeeld op verzoek van een deelnemer;
- Na evaluatie van het beheer;
- Na wijzigingen in de verspreiding of aantallen van te beschermen doelsoorten tijdens
het seizoen of voor het volgende seizoen.
De ecologische toets binnen een deelgebied wordt uitgevoerd door drie personen: de
coördinator van de betreffende ANV binnen dat gebied, de ecologisch expert en de
portefeuillehouder Beheerplannen.
De momenten waarop de ecologische toets wordt uitgevoerd zijn:
- Vóór de voorintekening als basis voor minimale instap (bepalen streefbeeld van het
collectief);
- Na de voorintekening als voorbereiding van de gebiedsaanvraag;
- Na wijzigingen in het beheer, bijvoorbeeld op verzoek van een deelnemer;
- Na evaluatie van het beheer;
- Na wijzigingen in de verspreiding of aantallen van te beschermen doelsoorten tijdens
het seizoen of voor het volgende seizoen.
De ecologische toets bestaat uit onderstaande stappen:
1. Het bestuur van het collectief bepaalt wie de ecologische toets uitvoert.
2. Op basis van het Natuurbeheerplan wordt een overzicht gemaakt van alle criteria per
agrarisch natuurbeheercluster, gerubriceerd op instapeis/richtlijn. Dit overzicht wordt
opgenomen in de beheerstrategie van het collectief.
3. Aan de hand van de gemaakte keuzes in de beheerstrategie wordt bepaald op welk
niveau de toetsing van het beheer plaatsvindt.
4. Er wordt een overzicht gemaakt van meetbare criteria (bijv. minimale oppervlakten en
lengten, afstanden, aantallen pakketten). Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen
criteria die op kaart gemeten moeten worden of per (deel)gebied opgeteld moeten
worden.
5. In het beheerplan wordt beschreven hoe knelpunten in de inrichting (waarvoor geen
financiering voor inrichtingsmaatregelen beschikbaar is) zijn meegenomen in het
beheer.
6. Beoordeel op kaart of de gemaakte beheerafspraken op de juiste locaties liggen (daar
waar doelsoorten al aanwezig zijn, of kansrijke gebieden voor doelsoorten). Als de
locaties niet voldoen aan deze eisen dan moet onderbouwd zijn waarom de
beheerafspraken toch worden meegenomen in het beheerplan.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 21
7. Beoordeel op kaart of de gemaakte beheerafspraken voldoende samenhang hebben op
basis van het gemaakte overzicht van criteria bij stap 2 en 4. Indien de
beheerafspraken niet voldoen aan de gestelde instapcriteria, onderbouw dan waarom
deze beheerafspraken toch worden meegenomen in het beheerplan.
8. Degenen die de ecologische toets uitvoeren, brengen de mate van effectiviteit van het
beheer in beeld. Zij beoordelen ook de resultaten van de ecologische toets op hun
inpasbaarheid en uitvoerbaarheid. En onderbouwen de gemaakte keuzes voor
beheerpakketten. Dit wordt in het toetsrapport vastgelegd.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 22
6 Controle
Het Veluwe collectief is eindbegunstigde en daarmee eindverantwoordelijk voor de
afgesproken prestaties op gebiedsniveau zoals weergegeven in een gebiedsaanvraag. De
prestaties op gebiedsniveau vormen de optelsom van de prestaties van de individuele
beheerders. Het eventueel niet nakomen van gemaakte afspraken met individuele beheerders
vormt daarmee een risico voor het realiseren van de gebiedsaanvraag. Met de schouw (6.1)
ziet het collectief er op toe dat individuele beheerders de afspraken uit het deelnemerscontract
nakomen. Indien dit niet het geval is, kan het collectief een aantal maatregelen treffen op basis
van het herstel- en sanctiebeleid (6.2).
6.1 Schouw
Het Veluwe collectief voert minimaal eens per 6 jaar, een schouw uit bij iedere deelnemer
met wie zij een deelnemerscontract heeft afgesloten. De schouw is een interne controle binnen
het collectief.
Doel van de schouw is: Uitvoeren van veldcontroles om de naleving van de voorwaarden te
controleren en daarbij, zo nodig, optreden tegen in gebreke blijvende deelnemende boeren/
grondgebruikers aan de achterdeur. Daarnaast kan de schouw ook helpen het beheer bij te
sturen om zo het gewenste resultaat te behalen.
Om objectiviteit te kunnen waarborgen wordt bij de uitvoering van de schouw een externe
deskundige betrokken. De organisatie van de schouw is in handen van het Veluwe collectief.
De schouw houdt in:
- Het Veluwe collectief controleert of de deelnemer de beheerpakketten volgens
afspraak (deelnemerscontract) uitvoert. Met andere woorden: er wordt gecontroleerd
of een correcte besteding van de beheervergoeding plaatsvindt.
- Het Veluwe collectief beoordeelt de kwaliteit van de uitgevoerde beheerpakketten.
- Het Veluwe collectief doet (indien nodig) handreikingen om het beheer te verbeteren.
Naast het feit dat de schouw een controlerende functie heeft, wordt met de schouw dus ook
een extra moment gecreëerd waarop beoordeeld kan worden of het nodig is om het beheer bij
te sturen om de gewenste natuurdoelen te kunnen realiseren.
Verantwoordelijkheid en uitvoering
Het Veluwe collectief bestuurslid met de portefeuille “Schouw” is verantwoordelijk voor de
schouw.
De schouwcommissie is verantwoordelijk voor de uitvoer. De schouwcommissie bestaat uit
minimaal twee leden:
- de coördinator van de betreffende ANV en
- een onafhankelijk deskundige.
Zo nodig, in specifieke ecologisch ingewikkelde gevallen, wordt de schouwcommissie met
een derde persoon, een ecologisch deskundige op dat specifieke gebied uitgebreid.
De leden van de schouwcommissie voeren de schouw uit.
Bij selectie van de leden van de schouwcommissie wordt rekening gehouden met de volgende
aandachtspunten:
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 23
- Kennis van beheerpakketten
- Ecologische kennis per leefgebied en beheertype
- Communicatieve vaardigheden
- Bekendheid met het agrarisch bedrijf
- Bekendheid met het gebied
- Geen direct belanghebbende in het te schouwen gebied voor agrarisch natuurbeheer
- De onafhankelijk deskundige mag, behalve als lid van de schouwcommissie, niet
werkzaam zijn voor het Veluwe collectief.
Uitvoeren van schouw bij individuele deelnemer
Om zeker te weten dat gemaakte afspraken aan de voordeur kunnen worden waargemaakt is
het goed om te controleren of het beheer op juiste wijze wordt uitgevoerd. Het is alleen niet
realistisch om alle deelnemers elk jaar te controleren. Het is wel wenselijk dat alle deelnemers
in de looptijd van de gebiedsaanvraag ten minste één keer worden gecontroleerd.
Voor het selecteren van deelnemers / beheereenheden die worden gecontroleerd wordt
jaarlijks een aselecte steekproef genomen: Bij die selectie vallen deelnemers / beheereenheden
af die in voorgaande jaren zijn geschouwd.
Daarnaast kan er gericht worden gecontroleerd na signalen van onder andere de NVWA, dat
beheer onjuist wordt uitgevoerd.
- De schouwcommissie selecteert jaarlijks de te schouwen deelnemers / beheereenheden
op basis van de steekproef en de toevoegingen. Deze selectie wordt op kaart gezet met
daarbij de afgesloten beheerpakketten.
- De schouwcommissie voert de schouw uit op het moment volgens de SCAN-
schouwkalender.
- De schouwcommissie voert de schouw op de geselecteerde beheereenheden uit. Bij
voorkeur is bij de schouw ook de deelnemer aanwezig. De schouwcommissie
beoordeelt de beheereenheid op basis van de beheereisen en aanvullende
beheervoorschriften uit de pakketvoorwaarden. Naast deze beoordeling kan de
schouwcommissie verbetermaatregelen aan de beheerder adviseren, waarmee hij het
beheer ecologisch kan optimaliseren. Verbetermaatregelen zijn een advies van de
schouwcommissie en vallen niet onder het herstel- of sanctiebeleid.
Per geschouwde deelnemer / perceel wordt een schouwformulier (uit SCAN Office) opgesteld
en ondertekend door de schouwcommissie en indien hij aanwezig is, ook door de deelnemer.
De schouwcommissie archiveert de individuele schouwformulieren in SCAN Office.
- Indien tijdens de schouw geen afwijkingen zijn geconstateerd, mailt of zendt de
schouwcommissie het schouwformulier binnen 2 weken na de schouw aan de
deelnemer.
- Indien wel afwijkingen zijn geconstateerd (zie ook herstel- en sanctiebeleid hoofdstuk
6.2) loopt het proces als volgt:
o De schouwcommissie informeert de deelnemer over de geconstateerde
afwijkingen.
o De schouwcommissie geeft op het schouwformulier een advies over de herstel-
en sanctiemaatregelen
o De schouwcommissie legt de schouwformulieren met afwijkingen + advies
over herstel- en sanctiemaatregelen voor aan het Veluwe Collectief bestuurslid
met de portefeuille “Schouw”.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 24
o De portefeuillehouder “Schouw” bespreekt deze schouwformulieren, inclusief
de geadviseerde herstel- en sanctiemaatregelen, met het dagelijks bestuur van
het Veluwe Collectief.
o De portefeuillehouder “Schouw” en het dagelijks bestuur nemen een besluit
over de geadviseerde maatregelen. Zij kunnen hierbij besluiten tot een schouw
met een derde persoon (ecoloog).
o Na vaststelling van de sanctiemaatregelen door portefeuillehouder “Schouw”
en dagelijks bestuur, informeert de schouwcommissie de deelnemer schriftelijk
over herstel- en sanctiemaatregelen.
o De afspraken over bijsturing van het gevoerde beheer en de herstel- en
sanctiemaatregelen, worden ondertekend door het Veluwe Collectief
bestuurslid met de portefeuille “Schouw”, de schouwcommissie en de
deelnemer.
Jaarlijkse schouwrapportage
Jaarlijks wordt een geaggregeerde schouwrapportage van de individuele beoordelingen
opgesteld door de schouwcommissie en voorgelegd aan het Veluwe Collectief bestuurslid met
de portefeuille “Schouw”.
- De schouwcommissie is verantwoordelijk voor het opstellen van deze
schouwrapportage.
- De bevindingen van de schouw, alsmede de geaggregeerde verbetermaatregelen en de
herstel- en sanctiemaatregelen, worden in deze schouwrapportage gerapporteerd.
Het Veluwe collectief bestuurslid met de portefeuille “Schouw” stelt de uiteindelijke
schouwrapportage vast en bespreekt de schouwrapportage in de bestuursvergadering van het
Veluwe Collectief. De portefeuillehouder “Schouw” stelt de schouwrapportage ter
beschikking aan de secretaris van het Veluwe collectief.
6.2 Herstel en sanctiemaatregelen
Het herstel- en sanctiebeleid van het Veluwe collectief beschrijft de wijze waarop het
collectief handelt bij het niet naleven door de deelnemer van de beheereisen en/of aanvullende
beheervoorschriften geconstateerd tijdens de schouw (zie hoofdstuk 6.1).
Indien een deelnemer zich niet houdt aan beheereisen en aanvullende beheervoorschriften kan
het Veluwe Collectief aan beheerder herstelmaatregelen opleggen. Maar indien herstel niet
(meer) mogelijk is, kan er ook een sanctie worden opgelegd.
Herstel- en sanctiemaatregelen worden, na advies van de schouwcommissie, vastgesteld en
opgelegd door het bestuurslid met de portefeuille “SchouW” samen met de 3 leden van het
dagelijks bestuur van het Veluwe Collectief.
Wanneer herstel of sanctie?
Bij een geconstateerde afwijking beoordeelt de schouwcommissie eerst de mogelijkheid tot
herstel. Er zijn 3 mogelijkheden, die mede afhankelijk zijn van het afgesloten beheerpakket:
1. Er is een mogelijkheid tot herstel op korte termijn, deze termijn is afhankelijk van het
pakket en schouwmoment
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 25
2. Er is een mogelijkheid tot herstel buiten het lopende beheerjaar
3. Er is geen mogelijkheid tot herstel of er is zelfs schade toegebracht aan de
biodiversiteit
In de gevallen 1 en 2 treedt het herstelprotocol in werking. Als herstel niet mogelijk is (3) dan
treedt het sanctieprotocol in werking.
Herstelprotocol
Indien er een mogelijkheid is tot herstel, krijgt de beheerder de mogelijkheid tot herstel en
ook een waarschuwing (zie sanctieprotocol)..
Herstel is het gecontracteerde beheer herstellen, zodat alsnog aan de pakketvoorwaarden
wordt voldaan. Er zijn 2 herstelmogelijkheden:
1. De eerste mogelijkheid is binnen het lopende beheerjaar (binnen een vaste termijn).
Dit kan op de gecontracteerde beheereenheid, maar zou ook kunnen door dezelfde
doelstelling op een naburig gecontracteerd perceel uit te voeren, mits dit past binnen
het beheerplan van het collectief. Voorbeeld: het afgesproken plas-dras heeft
onvoldoende waterniveau. De waterstand wordt komende week tot niveau verhoogd.
2. De tweede mogelijkheid tot herstel ligt buiten het lopende beheerjaar en dient op de
gecontracteerde beheereenheid plaats te vinden. Mits dit perceel nog steeds past
binnen het beheerplan van het collectief. Voorbeeld: de niet tijdig geknipte haag,
wordt in de winterperiode alsnog geknipt.
Gedurende de herstelperiode wordt het uitbetalen van de beheervergoeding voor het te
herstellen beheer door het Veluwe Collectief opgeschort.
Wanneer herstel is uitgevoerd heeft de deelnemer een meldplicht aan het collectief. Indien de
melding niet door de deelnemer binnen de afgesproken termijn wordt gedaan, treedt alsnog
het sanctieprotocol in werking (niet uitbetalen van beheervergoeding).
Na melding van de beheerder voert de schouwcommissie een herschouw uit van het herstelde
beheer. Pas daarna kan de eventueel opgeschorte van de beheervergoeding plaats vinden. De
kosten van de herschouw worden door het Veluwe Collectief altijd in rekening gebracht aan
de beheerder.
Sanctieprotocol
Het sanctieprotocol treedt in werking wanneer:
- de deelnemer twee waarschuwingen achtereen (zie herstelprotocol) ontvangt;
- beheerafspraken onherstelbaar niet zijn nagekomen (bijvoorbeeld bij te vroeg maaien
op een weidevogelperceel);
- beheerafspraken definitief onherstelbaar niet zijn nagekomen (bijvoorbeeld door een
knotboom om te zagen).
Een sanctie is de maatregel, die het collectief ten opzichte van de beheerder neemt, als die
deelnemer bij het voldoen aan beheereisen en beheervoorwaarden in gebreke is gebleven.
De sanctiemaatregelen, die het collectief tot haar beschikking heeft zijn:
1. Het niet uitbetalen van de beheervergoeding voor de betreffende beheereenheid
voor één jaar
o Bij 2 waarschuwingen achtereen (zie herstelprotocol); en
o Wanneer de deelnemer in enig beheerjaar onherstelbare schade heeft
veroorzaakt.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 26
2. Het niet uitbetalen van de beheervergoeding voor het lopende beheerjaar, het
terugvorderen van de beheervergoeding over de voorgaande contractjaren en
ontbinding van het contract voor deze beheereenheid
o Wanneer de deelnemer in enig beheerjaar definitief onherstelbare schade
heeft veroorzaakt; of
o Wanneer een deelnemer een tweede keer achtereen onherstelbare schade
veroorzaakt.
Wanneer de deelnemer bezwaar maakt tegen een sanctie treedt de geschillenprocedure
(hoofdstuk 2.2) in werking.
6.3 Controles NVWA
De Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) controleert de collectieven. Naast een
administratieve controle bij het collectief, controleert de NVWA steekproefsgewijs in het veld
of de afspraken/prestaties waarvoor het collectief financiële middelen ontvangt, daadwerkelijk
worden uitgevoerd. Resultaten van de controles worden door NVWA teruggekoppeld aan de
collectieven.
De NVWA controleert ook of de individuele deelnemer zich houdt aan de ‘cross-compliance-
eisen’ (randvoorwaarden op het gebied van milieu, voedselveiligheid, gezondheid en
dierenwelzijn om inkomenssteun uit pijler 1 van het GLB te ontvangen). Hoewel het
collectief momenteel alleen een rol vervult in pijler 2 van het GLB, komt de sanctie bij het
collectief terecht, indien een overtreding van de cross-compliance wordt geconstateerd bij de
agrariër.
Wanneer door de NVWA een afwijking wordt geconstateerd dan wordt daarover een
controlerapport opgesteld. In dat rapport kan een reactie van de gecontroleerde worden
meegenomen. Het betaalorgaan legt aan de deelnemer, indien van toepassing, een boete op,
op basis van de controlerapporten. Deze boete staat open voor bezwaar en beroep.
Wanneer deze controles aanleiding geven tot sanctionering dan zijn dit altijd sancties voor het
collectief en niet voor de individuele deelnemer.
Door NVWA opgelegde kortingen en sancties worden door het Veluwe Collectief altijd
volledig doorberekend aan de deelnemer. Doorberekende kortingen en sancties worden in
SCAN Office geregistreerd.
Om zelf een goed beeld te krijgen van de situatie kan het collectief ook een eigen schouw
uitvoeren om te bepalen of de bevindingen van de NVWA gedeeld worden. Als bevindingen
van NVWA niet gedeeld worden, maakt het Veluwe Collectief bezwaar tegen de opgelegde
korting of sanctie.
Communicatie over NVWA controles
De controlebevindingen worden door de coördinator van de ANV altijd schriftelijk aan de
deelnemer teruggekoppeld.
Als sprake is van een sanctiemaatregel, dan wordt naast een schriftelijke bevestiging, de
maatregel ook altijd telefonisch / persoonlijk toegelicht aan de deelnemer.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 27
De bestuurder van het collectief met de portefeuille Schouw communiceert met de provincie
over de NVWA bevindingen.
7. Evaluatie
7.1 Beheermonitoring
De beheermonitoring wordt gecoördineerd in het werkoverleg van de veldcoördinatoren,
onder voorzitterschap van de secretaris van het bestuur. Bestuurlijk verantwoordelijk is de
portefeuillehouder Beheerplannen.
Voor de uitvoering van de beheermonitoring worden waar mogelijk vrijwilligers ingezet,
waar nodig professionele tellers. Deze invulling is medio mei 2015 nog niet bekend. Indien
vrijwilligers worden ingezet, dan zal een vrijwilligersbeleid worden opgesteld onder
verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Kwaliteit. Indien professionele tellers worden
ingezet, dan zal hiervoor een contract met derden worden opgemaakt.
Beheermonitoring wordt uitgevoerd volgens de door SCAN aangeleverde protocollen. De
resultaten worden digitaal vastgelegd in SCAN OFFICE. Resultaten zijn binnen 3 maanden
na afloop van het beheerjaar beschikbaar. Deze resultaten worden gearchiveerd in het SCAN
ICT systeem
Terugkoppeling beheermonitoring aan deelnemers:
- Mondeling bij het veldbezoek indien de deelnemer aanwezig is en er belangstelling
voor heeft. Op aanvraag van de deelnemers worden de resultaten per email (of post)
toegestuurd.
- Verder wordt de informatie verspreidt via de totale eindrapportage aan het eind van
het beheerjaar. Dit wordt toegelicht op de algemene ledenvergadering.
- De veldcoördinatoren zullen voor de deelnemers activiteiten organiseren om kennis te
delen, te ontwikkelen en over te dragen. Dat kan in de vorm van een studieavond met
een externe spreker, een evaluatieavond waarbij de resultaten van de beheermonitoring
worden besproken of een (zomeravond)excursies.
Ook andere vormen zijn denkbaar. Dit wordt in overleg tussen de veldcoördinatoren nader
ingevuld.
7.2 Evaluatie beheer per beheertype
De bestuurlijk portefeuillehouder beheerplannen is verantwoordelijk voor de evaluatie per
beheertype. Deze evaluatie wordt door een aangewezen veldcoördinator uitgevoerd.
Als evaluatie per leefgebied of de doelsoort zal een evaluatie worden gemaakt op het niveau
van de leefgebieden, met aandacht voor de relevante doelsoorten. Daarbij wordt aandacht
gegeven aan de volgende aspecten:
- Heeft de wijze van beheer (potentieel) maximaal ecologisch effect?
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 28
- Zijn de beheervoorwaarden of -pakketten optimaal voor het bereiken van het doel?
- Is ligging van de beheerlocaties optimaal?
- Heeft het gebied voldoende variatie (of juist voldoende eenheid) voor de beoogde
doelsoort?
Gegevens van de inventarisaties, worden eerst beoordeeld en daarna verwerkt in een
rapportage. Deze wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder
Beheerplannen. De rapporten komen beschikbaar via de website, alle rapporten worden in
SCAN Office bewaard.
Naar aanleiding van deze evaluaties:
- Voorstellen tot wijzigingen in het beheerplan kunnen worden gegeven door alle
betrokken partijen, deelnemers, vrijwilligers, veldmedewerkers etc.
- De veldcoördinatoren kunnen, eventueel onderbouwd met extern advies, een verzoek
tot wijziging aan het bestuur voorleggen.
- Het Algemeen Bestuur besluit over de wijziging.
- De veldcoördinator voert het gewijzigde beheer door.
Deze evaluatie zal nog verder uitgewerkt worden, vanuit Alterra wordt hiervoor kennis
ontwikkeld die gebruikt kan worden. Het bestuur zal op basis daarvan een wijze van
evalueren vaststellen.
- Deelnemers, vrijwilligers en betrokken terreinbeheerders ontvangen jaarlijks een
evaluatie van de effectiviteit van het beheer
- Rapporten zijn vrij beschikbaar op website.
- Vrijwilligers worden jaarlijks uitgenodigd voor bespreking van de evaluatie.
7.3 Evaluatie met deelnemers
Evaluatie met deelnemers wordt uitgevoerd door de veldcoördinator. Hij belegt per gebied of
deelgebied een informatieavond om de resultaten te bespreken en verbeteringen aan te dragen.
Beheerplan
Het beheer per leefgebied wordt ieder jaar geëvalueerd door de veldcoördinator,
portefeuillehouder Beheerplannen en eventueel ecologisch specialist
Effecten op waterkwaliteit en waterdoelen worden geëvalueerd door veldcoördinator,
portefeuillehouder Beheerplannen en eventueel ecologisch specialist, in samenspraak met het
Waterschap
Verzoeken tot wijziging
Iedereen kan op elke gewenste wijze voorstellen tot wijziging beheer indienen bij de
veldcoördinator. Op elk voorstel volgt een reactie van de veldcoördinator per e-mail,
gearchiveerd in SCAN-Office.
Het overleg van veldcoördinatoren beoordeelt een wijzigingsvoorstel op de ecologische
effectiviteit. Voorstellen die de effectiviteit van het beheer aantasten, worden verworpen.
Voorstellen waarvan een versterking van de effectiviteit mag worden verwacht worden
voorgelegd aan de bestuurlijk portefeuillehouder kwaliteit. Indien deze akkoord is, wordt de
voorgenomen wijziging voorgesteld aan de betreffende deelnemers.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 29
Vermindering van de intensiteit van het beheer is wenselijk als uit de monitoring blijkt dat
het niet effectief is. Indien beheer effectief is, wordt het niet aangepast.
Per regio hebben de veldcoördinatoren direct overleg en afstemming met beheerder van de
terreinbeherende organisaties. Met hen worden aanpassingen in beheer afgestemd indien een
natuurgebied in de nabijheid ligt.
Deelnemers worden als volgt geïnformeerd over evaluatie van beheerplan en
beheermonitoring:
- Deelnemers ontvangen jaarlijks een overzicht van resultaten en ontwikkelingen, met
daarbij wijzigingen van beheer in hun deelgebied. De veldcoördinatoren beleggen
periodiek een bijeenkomst om met de deelnemers in gesprek te gaan over de relatie
tussen hun beheer en de effecten op de doelsoorten. Uitdagen om met verbeteringen in
beheer te komen.
7.4 Evaluatie met provincie
Evaluatie met de provincie wordt uigevoerd door de secretaris met de veldcoördinatoren.
Als input hiervoor wordt gebruikt:
- Beheerplan en gebiedsaanvraag
- Het jaarlijks betaalverzoek
- De jaarlijkse financiële verantwoording
- De jaarlijkse beheermonitoring, schouwrapportages
Als de voordeurafspraken niet zijn gerealiseerd volgt Direct overleg met de provincie. De
conclusies hieruit worden direct naar de deelnemers gecommuniceerd.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 30
8. Kwaliteit van de organisatie
Bestuurders, medewerkers en deelnemers van het Veluwe collectief dienen bepaalde
kwaliteiten te hebben die ervoor zorgen dat de kwaliteit van de organisatie en dus het
agrarisch natuurbeheer kan voldoen. Dit wordt geregeld door de beoogde kwaliteiten van
bestuurders, medewerkers en deelnemers te beschrijven.
Binnen de organisatie dienen deze kwaliteiten aanwezig te zijn, geborgd en verder te worden
ontwikkeld. De wijze waarop dit wordt bereikt staat beschreven in dit hoofdstuk.
8.1 Kwaliteit van de bestuurders
Het Veluwecollectief werkt bij de benoeming van bestuurders volgens een vastgelegde
procedure.
1. Het bestuur van het Veluwe collectief bestaat uit ten minste 9 bestuursleden. Deze 9
bestuurders zijn afkomstig uit de anv’s VeluweIJsselzoom (2), stichting BAO (2),
Randmeerkust (2), Vallei Horstee (1) en Binnenveld (1). Aangevuld met 1 bestuurslid
uit LTO.
2. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester (=
dagelijks bestuur)
3. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 4 jaar, waarbij het bestuur een
rooster van aftreden opstelt. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Een
tussentijds benoemd bestuurslid neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger.
4. Bij het ontstaan van één (of meer) vacature(s) in het bestuur, zullen de overblijvende
bestuursleden met algemene stemmen binnen twee maanden na het ontstaan van de
vacature(s) daarin voorzien door de benoeming van één (of meer) opvolger(s).
5. Mocht(en) in het bestuur om welke reden dan ook één of meer leden ontbreken, dan
vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het enige overblijvende bestuurslid
niettemin een wettig bestuur, zie akte van oprichting.
6. De leden van het bestuur genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij
hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie
gemaakte kosten.
7. Niet tot bestuurslid benoembaar zijn personen die in dienst zijn of werkzaam zijn ten
behoeve van de coöperatie.
Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en 6 overige leden met de
aandachtsgebieden (portefeuillehouder) :
- Schouw;
- Kwaliteit;
- Klachten;
- Beheerplannen
- Interne audit (2 bestuursleden)
Een bestuurder van het Veluwecollectief wordt beoordeeld op de volgende competenties in
algemene zin:
- HBO denk- en werkniveau
- Wonend in het werkgebied van het collectief
- Beschikken over een netwerk in de regio en in het groene domein
- Aantoonbaar belangstelling voor, en kennis van landbouw, ecologie, hydrologie,
flora/fauna, landschap, plattelandsontwikkeling, communicatie of agrarisch
specialisme.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 31
- Brede maatschappelijke kijk op de (duurzame) ontwikkeling van de landbouw in het
landelijk gebied
- Bestuurlijke ervaring en een team player die over voldoende communicatieve
vaardigheden beschikt
- Proactieve houding en een oog voor mogelijkheden voor verbetering van de
organisatie
- Beschikbare tijd: minimaal 2 uur per week
Leden van het dagelijks bestuur dienen aantoonbaar voldoende te beschikken over de
volgende competenties:
Voorzitter:
- Ervaring met representatie, leidinggevende kwaliteiten
- Beschikking over een breed ‘netwerk’, binnen de groene sector
- Goede en kritische sparring partner voor personeel en overige bestuursleden
- Als woordvoerder namens de organisatie en als onderhandelaar met derden beschikt
hij/zij over goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht (inspirerend
leiderschap)
- Binnen de organisatie streeft hij/zij na om ieders kwaliteiten optimaal te benutten ten
dienste van de organisatie als geheel (samenbindend leiderschap)
- De voorzitter is samen met de overige bestuursleden mede verantwoordelijk voor het
- functioneren van de organisatie.
Secretaris:
- Bij voorkeur ervaring als secretaris van bestuur bij een vergelijkbare organisatie
- Gewend gestructureerd te werken
- Goede en kritische sparring partner voor uitvoeringsorganisatie m.b.t. de
administratieve organisatie
- Beschikken over voldoende affiniteit met de digitale snelweg
Penningmeester:
- Bij voorkeur een financiële of bedrijfskundige achtergrond
- Ervaring met de financiën van stichtingen en/of verenigingen
Indien een bestuurslid wordt benoemd die niet voldoende beschikt over een of meer van de
genoemde competenties, zal het bestuur deze keuze onderbouwen. Deze onderbouwing zal
een plan van aanpak bevatten waarin staat uitgelegd hoe het nieuwe bestuurslid alsnog aan de
eisen kan voldoen en binnen welke termijn dit dient te gebeuren. Ook krijgt het nieuwe
bestuurslid begeleiding voor zolang als dit nodig is of zoals vastgelegd in het plan van
aanpak.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 32
8.2 Kwaliteit van de medewerkers
Het medewerkersbestand van het Veluwe collectief beperkt zich vooralsnog tot coördinatoren
en een administrateur. Het collectief geeft opdracht aan de aangesloten Agrarische Natuur
Verenigingen om werkzaamheden te laten uitvoeren door hun coördinatoren.
De coördinatoren hebben het volgende profiel:
- Bij voorkeur HBO denk- en werkniveau
- Ervaring met representatie, leidinggevende kwaliteiten.
- Beschikking over een breed ‘netwerk’, binnen de groene sector
- Vertaalslag kunnen maken van doelen naar functies incl. het leggen van koppelingen
tussen functies. Daarbij ook kunnen inleven in belangen van andere gebiedspartijen
- Vertaalslag kunnen maken tussen de te behalen doelen en zich ook kunnen inleven
- in belangen van andere gebiedspartijen
- Bij voorkeur ervaring bij een vergelijkbare organisatie (op regionaal niveau kunnen
werken met verschillende gebiedspartijen en belangen)
- Afwijzingen kunnen communiceren
- Goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht (inspirerend leiderschap)
- Binnen de organisatie streeft hij/zij na om ieders kwaliteiten optimaal te benutten ten
dienste van de organisatie als geheel (samenbindend leiderschap)
- De coördinator is samen met de overige bestuursleden mede verantwoordelijk voor het
functioneren van de organisatie
- Vaardigheid om als volwaardige gesprekspartner met provincie en andere
gebiedspartijen deel te nemen in het gebiedsproces
- Bedrijfseconomische kennis om vergoedingengrondslag te kunnen bepalen of de
kennis hier anderen voor op pad te sturen.
- Kennis van andere gebiedsdoelen in verband met de afstemming hier op
- Het beheerplan inclusief afwijzingen van aanmeldingen kunnen onderbouwen
- Vaardigheden aangaande personeelsmanagement
Voor de profielschets van administrateur en andere externe deskundigen gelden de
volgende aandachtspunten:
- Wonend in het werkgebied van het collectief of daar zeer bekend mee
- Kennis op minimaal HBO niveau over het aandachtsgebied waarvoor deskundige is
aangesteld
- Aantoonbaar belangstelling voor, en kennis van landbouw, flora/fauna en/of
landschap.
- Gewend gestructureerd / projectmatig te werken
- Brede maatschappelijke kijk op de (duurzame) ontwikkeling van de landbouw in het
landelijk gebied
- Gewend gestructureerd / projectmatig te werken
- Kan omgaan met de digitale snelweg
Voor de profielschets van de ecologisch specialist gelden de volgende aandachtspunten:
- Kennis op minimaal HBO niveau en 3 jaar ervaring in vergelijkbare werkzaamheden
- Ecologische kennis om de beheerstrategie en beheerpakketten voor het gebied mede
samen te kunnen stellen
- Kennis van gebied specifieke fysieke situatie om te beoordelen of en welke landelijke
pakketten, of maatwerk pakketten, ingezet kunnen worden voor het beheer.
- Ecologische kennis om vanuit beheerstrategie en voorintekening een concept
beheerplan op te stellen
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 33
- Kennis van het uitvoeren van de ecologische toets (hiervoor zullen landelijk erkende
gestandaardiseerde methoden worden gebruikt )en Kennis van de gebruikte methode
in de ecologische toets om de resultaten daarvan te doorgronden, op waarde te
schatten en op basis daarvan het beheerplan bij te stellen. Alsmede technische
vaardigheden om de ecologische toets uit te voeren.
- Het beheerplan en de beheerstrategie kunnen uitdragen naar het gebied.
- Gebiedsmedewerkers ondersteunen bij de onderbouwing van afwijzingen van
aanmeldingen op basis van ecologische gronden.
Voor de profielschets van het onafhankelijk lid van de schouwcommissie gelden de volgende
aandachtspunten:
- Kennis van beheerpakketten
- Ecologische kennis per leefgebied en beheertype
- Communicatieve vaardigheden
- Bekendheid met het agrarisch bedrijf
- Bekendheid met het gebied
- Geen direct belanghebbende in het te schouwen gebied voor agrarisch natuurbeheer
- De onafhankelijk deskundige mag, behalve als lid van de schouwcommissie, niet
werkzaam zijn voor het Veluwe collectief.
8.3 Aanwezige kennis
De taken en rollen binnen het collectief dienen op bekwame wijze worden uitgevoerd. De
bekwaamheid dient op het gewenste niveau gebracht te worden en gehouden. Hiertoe wordt in
het “Kennisregister bestuur en medewerkers” (zie bijlage) beschreven welke kennis aanwezig
is en noodzakelijk is voor de taken en rollen binnen het collectief.
Groeiproces: werken aan kwaliteit bestuurders en medewerkers
Het stellen van kwaliteitseisen aan bestuurders en ingehuurd personeel (bijvoorbeeld: inzet
vanuit ANV’s, dienstencentrum en andere expertise) is een uitgangspunt van de
kwaliteitsborging van het collectief. Voor het invullen daarvan zal soms sprake zijn van een
groeiproces (leren door te doen) vanuit de bestaande situatie.
Wanneer nieuwe bestuurders of medewerkers worden aangetrokken kan worden gewerkt met
de nieuwe profielen en nieuwe kwaliteitseisen. Als beoogd bestuurders of medewerkers
hiervan afwijken, vraagt dat een gemotiveerde voordracht. Daarnaast is het van belang dat het
bestuur van het collectief van begin af aan nadenkt over het gezamenlijke leerproces: niet
alleen voor de bestuurders van het collectief, maar er moet ook gezorgd worden voor de
noodzakelijk scholing van de eventuele medewerkers en natuurlijk van de boeren/deelnemers.
Kennisborging bestuurders en medewerkers
Om er voor te zorgen dat de kennis geborgd blijft en dat bestuurders en medewerkers zich
blijven ontwikkelen, zijn de volgende vragen van belang:
- Hoe worden vaardigheden binnen uw collectief /bijgehouden en ontwikkeld?
- Zijn er projecten en/ of trajecten waarbij werkend geleerd wordt?
- Welke trainingen krijgen bestuurders en medewerkers?
- Zijn er projecten waarbij werkende weg geleerd wordt?
- Nemen bestuurders en medewerkers deel aan praktijknetwerken?
- Hoe wordt de kennis actueel gehouden?
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 34
Leden van het bestuur volgen indien nodig voor aanvang van de bestuurstermijn een training
gericht op het actualiseren en/of verbeteren van de vrijwillige bestuursfunctie en administratie
en inhoudelijke kennis omtrent de ontwikkelingen van agrarisch natuur
Jaarlijks wordt van elk bestuurslid en medewerker een verslaglegging gevraagd waarin de
ervaringen van het afgelopen jaar worden behandeld. Dit wordt gevraagd van elk bestuurslid
en medewerker en kan worden uitgevoerd in rapportagevorm of spreekbeurt tijdens een
bestuursvergadering of coördinatorenoverleg waarin speciaal hiervoor tijd wordt ingeruimd.
Kennisborging bij deelnemers
Het Veluwecollectief organiseert periodiek bijeenkomsten, waarbij informatieve presentaties
deel uitmaken van het programma. Deze presentaties worden verzorgd door bestuursleden
en/of coördinatoren van het Veluwe collectief die gebruik maken van actuele kennis.
Via de periodiek te verschijnen nieuwsbrief van het Veluwecollectief worden deelnemers
gewezen op de mogelijkheid opleidingen en trainingen te volgen bij bijvoorbeeld
Landschapsbeheer Gelderland of een ANV binnen het collectief. In deze nieuwsbrief staan
ook de meest actuele ontwikkelingen op het gebied van EU-regelingen, beheerpakketten en
beheermethoden.
Per deelgebied wordt periodiek een veldexcursie georganiseerd voor de deelnemers. Op deze
excursies worden voorbeeldprojecten bezocht van deelnemers die beheerpakketten hebben
afgesloten.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 35
Bijlage versiebeheer
Aanpassingen in versie 1.1
- bladzijde 1 : Jan Bouhuis naam aangepast
- bladzijde 5, 1.4. en blz. 11 3.1 Consequent bij financiële betalingen het “drie paar
ogen principe”opgenomen: Voorstel betaling door secretaris of coördinator.
Uitvoerder betaling medewerker financiële zaken. Akkoord betaling penningmeester.
Hiermee is controle op betalingen voldoende geborgd. .
- bladzijde 7. Bijlage Checklist interne audit toegevoegd
- op de bladzijden 10 en 22 tekst arcering verwijderd.
- Aangepast bladzijde 15, 4.2. afsluiten contracten met anv’s.
Aanpassingen in versie 1.2 (augustus 2015)
- Hoofdstuk 1.3 Beschrijving gebied. Nader toegelicht Enclaves en Veluwemassief +
uitzonderingen werkgebied van collectief op Veluwe opgenomen.
- Hoofdstuk 3.2 Archivering. Agenda’s en verslagen bestuursvergaderingen
toegevoegd; bewaartermijnen naar 7 jaar aangepast en kolom ‘wie / waar’ volledig
gemaakt.
- Hoofdstuk 8.2 Kwaliteit van de medewerkers. Toegevoegd profielschets ecologisch
specialist.
Aanpassingen in versie 1.3 (november 2015)
- Hoofdstuk 6.1 Schouw uitvoeren bij deelnemers door onpartijdig deskundige samen
met coördinator. Selectie van deelnemers door steekproef aangevuld met deelnemers
die gericht worden gecontroleerd. Toegevoegd vaststellen maatregelen bij niet
voldoen tijdens schouw door bestuurder portefeuille Schouw en dagelijks bestuur.
- Hoofdstuk 6.2 Herstel- en sanctiemaatregelen plus voorbeelden niet nagekomen
beheerafspraken toegevoegd.
- Hoofdstuk 6.3 Toegevoegd NVWA korting of sanctie altijd volledig doorberekend
aan deelnemer. Bij door NVWA geconstateerde afwijkingen kan collectief in bezwaar
gaan.
- Hoofdstuk 4.1 Conform statuten Veluwe Collectief worden contracten door twee
bestuursleden, in gezamenlijk handelen, ondertekend. Coördinator adviseert in plaats
van ‘beslist’ over contractwijzigingen.
- Hoofdstuk 2.2 Benaming “beroepscommissie” aangepast in “geschillencommissie”.
De toevoeging “er is geen verder geroep mogelijk” na beroepsprocedure verwijderd.
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 36
Bijlage 2 Checklist interne audit
Onderstaande checklist is opgenomen in het bestand “Bijlage 2 Checklist interne audit. Xlsx” Checklist Interne Audit
Wijzigingen Is duidelijk dat volgens de in het kwaliteitshandboek vastgestelde
procedure wordt gewerkt?
KHB PvE Omschrijving eis uit programma van eisen
Wat is er gewijzigd, hoe is dat
vastgelegd?
Uitgevoerd door de
juiste persoon?
Waar blijkt dat uit?
Volgens afspraak vastgelegd? Waar
blijkt dat uit?
1 Wijze waarop het collectief is ingericht en werkt
1.1 1a Beschrijving samenstelling collectief
1.1 1b Beschrijving gebied
1.1 1c Rechtsbevoegde rechtspersoon
1.2 1d Financiële aansprakelijkheid van de bestuurders is gedekt
2.1 1e Het collectief werkt met een interne audit
1.1 1g De verschilende functies binnen het collectief zijn beschreven en er zijn aanspreekpunten benoemd
4.2 1h Wijze van contracteren van beheer door derden (niet boeren-beheerders) is beschreven
6.3 1i Controleresultaten worden teruggekoppeld aan deelnemers
2.2 1j Er is een klachtenregeling waarin onafhakelijkheid en objectiviteit zijn gewaarborgd
2 Wijze waarop de administratie is georganiseerd
3.1 2a Het administratief systeem is beschreven en er wordt naar de beschrijving gewerkt
3.2 2a De vereiste gegevens worden vastgelegd in het administratief systeem
3.2 2b Stukken m.b.t. gebiedsaanvraag, betaalverzoek en mutaties worden tot minimaal 5 jaar na de laatste betaling bewaard.
3.1 2b Digitale administratie is eenduidig en opvraagbaar
3 Contracten
4.1 3c Wijze van vastleggen van afspraken met beheerders is vastgelegd en hier wordt naar gehandeld
4.1 3c Gebruikte contracten voldoen aan voorwaarden van het Programma van Eisen
4 Interne controle
6.1 4a Controleprotocol is beschreven incl verslaglegging
3.1 4b Werkwijze objectieve en onafhankelijke beoordeling interne veldcontrole is vastgelegd.
5 Sancties
6.2 5a Sanctieprotocol is aanwezig
6.3 5b Werkwijze kortingen vanuit Betaalorgaan vastgelegd
6.3 5c Werkwijze sancties cross compliance vastgelegd
6 Betalingen aan deelnemers
3.3 6a Betaalwijze is beschreven
3.3 6b Werkwijze opstellen totaaloverzicht betalingen per beheerder is beschreven
Kwaliteitshandboek Veluwe collectief versie 1.3 37
7 Verantwoording
7.2 7a Het bereiken van samenhang van beheermaatregelen op gebiedsniveau is beschreven.
7.2 7b De wijze waarop verbeteringen in maatregelen worden doorgevoerd is voldoende beschreven
8 Borging interne kennisinfrastructuur
8.3 8a Kennisborging binnen het collectief (bestuurders, medewerkers, beheerders) is voldoende beschreven
8.3 8b Verbeterpunten m.b.t. beheer, ondervonden op gebiedsniveau, worden benut door/ voor beheerders
2.1 1e Interne audit uitgevoerd door:
Datum en handtekening
Relatie van uitvoerder interne audit tot collectief: Is deze persoon betrokken bij het te auditten proces?
Is er een planning voor de uitvoering van de interne audits?
Waar worden de resultaten vastgelegd?
Zijn aanpassingen uit voorgaande audits aantoonbaar verwerkt?