Kursus i handel med Sorø og
Ringsted Kommune
25. november 2015
Velkommen
Dagsorden
• Velkomst (Thomas)
• Præsentation af Indkøbssamarbejdet Sorø/ Ringsted (Thomas)
• Generelt om indkøb og udbud (Sabrine/Lykke)
• Udbud og Indkøb – varer og tjenesteydelser
• Udbud og Indkøb – bygge og anlæg
• Dialog og kommunikation
Oplægsholdere er:
Thomas Harfot
Centerchef ØPU
Sorø
Sabrine Guldager
Indkøbskonsulent
Lykke Petersen
Indkøbskonsulent
Samarbejde Sorø/Ringsted
• Hvorfor samarbejde
– Faglighed & kompetencer
– Undgå dobbeltarbejde
– Større volumen
• Mål med samarbejde
– Forbedret økonomi
– Bedre udbud
– Højere compliance
– Standardisering
Samarbejde Sorø/Ringsted
• Hvordan samarbejde i praksis
– Samling af udbuds og indkøbsmedarbejdere i Ringsted
– Daglig ledelse i Ringsted
– Fælles koordinering og prioritering af udbudsplan
– Fælles brugersupport omkring indkøb
– Fælles FUS bidrag
Samarbejde Sorø/Ringsted
• 7 medarbejdere (6,5 årsværk) + 1 elev
− 5 Indkøbs- og udbudskonsulenter
− 1 Controller
− 1 Contract manager
Introduktion til Indkøb og udbud i Sorø
og Ringsted Kommuner
Indkøbs- og udbudskonsulent Sabrine
Guldager og Lykke Petersen
Sorø og Ringsted Kommuner som
indkøber
• Der indkøbes årligt for ca. 800 mio. kr. af varer og
tjenesteydelser samt anlæg, i hver af kommunerne
• Der indkøbes fra ca. 100 forskellige indkøbssteder, i hver af
kommunerne
• Der koordineres fra 3 hovedområder:
– Teknik, Miljø og Drift (Sorø)
– Teknik- og Miljøcenter og Vej- og Ejendomscenter
(Ringsted)
– Ressourcecenter, Team Indkøb (Fælles)
Hvor køber Sorø og Ringsted
Kommuner ind?
• Egne konkurrenceudsættelser
• Egne udbud (EU-udbud)
• Samhandelsaftaler
• Samarbejde med andre
– SKI
– FUS (K17)
– Staten (FM)
• Indkøbet sker på:
– Frivillige aftaler
– Obligatoriske/ forpligtende aftaler
Oplysninger om indkøb ud udbud
• https://ringsted.dk/erhverv/bliv-leverandoer/igangvaerende-
udbud
• http://soroe.dk/erhverv/leverandoer-til-kommunen/udbud-og-
indkoeb/igangvaerende-udbud
– Udbudspolitik- og Indkøbspolitik
– Udbudsplan/ udbudsstrategi
– Kursusmateriale - Ringsted
Offentlige udbud – love og regler
Lovgivning
• EU lovgivning
– Forsyningsdirektivet
– Bygge- og anlægsdirektivet
– Varer- og tjenesteydelsesdirektivet
• Tilbudsloven og Forvaltningsloven
– Annonceringspligten
– Økonomisk ansvarlighed
– Gennemsigtighed og ligebehandling
Tærskelværdier for kommuner Hvornår skal vi i EU udbud?
• Forsyningsvirksomhed
– Varer- og tjenesteydelser: 3.083.431
– Bygge- og anlægsarbejder: 38.624.809
• Udbudsdirektivet
– Varer- og tjenesteydelser: 1.541.715
– Bygge- og anlæg: 38.624.809
• Tærskelværdien beregnes som summen af anskaffelsessummen
inkl. 3-4 års drift.
• Hvad er varer/tjenesteydelser og hvad er anlæg?
Under tærskelværdien – hvad så? Varer- og tjenesteydelser
• Tilbudsloven - nuværende
– Alle indkøb på mellem 500.000 kr. og tærskelværdien skal
annonceres jf. Tilbudslovens afsnit II
• Konkurrenceudsættelse
– Alle indkøb på mellem 1 kr. og 500.000 konkurrenceudsættes
– Aftale eller f.eks. 3 tilbud
Under tærskelværdien – hvad så? Bygge- og anlæg
• Tilbudsloven - nuværende
– Alle indkøb på mellem 300.000 kr. og 3.000.000 kr.
konkurrenceudsættes enten vha. underhåndsbud eller som
offentlig eller begrænset licitation jf. Tilbudslovens afsnit 1
– Alle indkøb på mellem 3.000.000 kr. og 38.624.809 kr.
konkurrenceudsættes eller som offentlig eller begrænset
licitation jf. Tilbudslovens afsnit 1
• Konkurrenceudsættelse
– Alle indkøb på mellem 1 kr. og 300.000 kr.
Konkurrenceudsættes vha. indhentning af 3 tilbud
Udbud – hvordan gør man?
Når der gennemføres et udbud
• Annoncering (forskelligt efter udbud - dog altid på Ringsted og
Sorø Kommuners hjemmeside)
• Dialog? – Nej!
• Information/spørgsmål: Skriftligt eller på informationsmøder
• Egnethed – Generelle krav – afhængig af udbuddet, dog altid:
– Tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det
offentlige og uafhængig tilbudsafgivning
– Accept af betalingsbetingelser på 30 dage
– Elektronisk fakturering
– Ingen gebyrer
Tilbuddets indhold
• Tilbuddet skal afgives iht. udbudsmaterialet:
• Tilbudsliste
• Forsikringsoplysninger
• Tro og love-erklæring
• Forbehold
• Alternative tilbud
Kriterier
• Udvælgelseskriterier
– Afhængig af udbuddet
– Overholder Generelle krav
– Fyldestgørende og rettidigt tilbud
• Tildelingskriterier
– Laveste pris
– Økonomisk mest fordelagtige tilbud
• Vægtning af delkriterier - f.eks.:
• Økonomi 60%
• Faglighed/kvalitet 40%
• F. eks. Kvalitet, byggetid, driftsomkostninger, teknisk
værdi, arkitektur
Klage!
• Klagenævnet for udbud (ansvar for klageprocedure)
• Byretten
• Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (oplysninger om indgivelse
af klager)
Kontrakt - samarbejdsdokumentet
• Kontrakt eller aftalepapir ved hver aftale
– 2-7 års varighed
– Vedligehold af kontrakt i forhold til udviklingen
– Controlling
– Er kontrakten god nok hvis samarbejdet slår revner?
– Evaluering før evt. forlængelse
– Leverandørens bidrag til nyt udbudsgrundlag - statistikker
Så er vi i gang!
Når samarbejdet er etableret
• Afholdelse af implementeringsmøde
• Kontrakten er tilgængelig på Indkøbssamarbejdet
Sorø/Ringsteds fælles Indkøbsportal og relevante aftaler lægges
i kommunernes e-handelssystem Bubo24
• Alle institutioner skal benytte aftalerne
• Team Indkøb kontrollerer om aftalerne benyttes
• Leverandøren må kun levere de aftalte varer/ydelser
• Team Indkøb foretager priskontrol og afholder evalueringsmøder
Særligt ved Bygge og anlæg Valg af entrepriseform
• Totalentreprise
• Hovedentreprise
• Fagentreprise
• Andet:
• Rammeaftaler
• Partnering
Valg af rådgiverform
• Totalrådgivning
• Delt rådgivning
Konsortier Særlige muligheder for små og mellemstore
virksomheder (SMV’er)
Definition:
Et aftalebaseret samarbejde ml. 2 eller flere virksomheder med
henblik på at afgive tilbud på en offentlig kontrakt.
Fordele for små og mellemstore virksomheder :
• Flere virksomheder kan gå sammen om en opgave, der ellers
ville være for stor at byde på (teknisk, faglig, økonomisk)
• Omkostningsbesparelse
• Fælles udnyttelse af knowhow
• Effektivitetsfordele (ex. Stordriftsfordel)
• Konkurrencedygtige tilbud, større udvalg af produkter/ydelser
NB! Konkurrenceretligt forbud mod Karteldannelse :
Hvis virksomhederne hver især vil kunne byde på opgaven som konkurrenter, kan det
være konkurrencebegrænsende, og dermed forbudt. Fordele ved konsortiedannelse
skal opveje begrænsninger.
Vurderingsparametre: Kapacitet, økonomiske ressourcer, knowhow.
Konsortier vs. konkurrenter
Fordele ved konsortier
Fordele for tilbudsgiver (virksomheder)
• Der kan gives tilbud på opgaver der fordeler sig over flere
fagområder
• Rådgiverudbud der omfatter flere faglige discipliner, f.eks.
Arkitekt- & ingeniørydelser
• Håndværkerudbud ex. Ejendomsvedligeholdelse
• Hoved- og delentrepriser i bygge- og anlægsopgaver
Fordele for ordregiver (kommunen - borgerne)
• Styrker konkurrencen
• Understøtter små og mellemstore virksomheder
• Opnår løsninger, der er bedst til prisen
Konsortieaftaler
En konsortieaftale regulerer de indbyrdes rettigheder og pligter mellem
deltagere i konsortiet i forbindelse med deltagelse i udbudsproces og i
forbindelse med den egentlige udførelse af opgaven.
Krav i udbud
• Hæftelse (solidarisk eller proratarisk)
• Forskellige hæftelsesformer for forskellige dele af opgaven eller for
forskellige ansvarstyper, f.eks.:
• Proratarisk hæftelse for mangler, solidarisk hæftelse for forsinkelse
• Solidarisk hæftelse i byggeperiode, proratarisk for ansvarsperiode
• Sikkerhedsstillelse (% ift. total/delopgave eller for særlige risici)
• Konsortieaftale indgås før ansøgning om prækvalifikation eller før
afgivelse af tilbud i offentlige udbud.
Spørgsmål og kommentarer
Spørgsmål vedr. indkøb
• Indkøbsteamet
- Tlf.: 5762 6550 mandag – torsdag fra kl. 8.00 til 15.45
fredag fra kl. 8.00 til 14.00
• Vej- og Ejendomscenter - Ringsted
- Tlf.: 5762 6262
• Fagcenter Teknik, Miljø og Drift - Sorø
- Tlf.: 5787 6000
Skriv og/ eller ring – alle spørgsmål er velkomne :0))