Download - Kombis Makalah Kelompok 4
MEREVISI PESAN BISNIS
MAKALAH
Ditulis untuk Memenuhi Tugas Terstruktur
Matakuliah Komunikasi Bisnis
Oleh : Kelompok 4
Anggota Kelompok :
Muhamad Nur Ilham 125030200111037
Hendarto Rizki Nugroho 125030207111014
Zeska Aditya 125030207111008
Aditya Prima Putradewa 125030207111115
Jurusan Administrasi Bisnis
Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya
Malang
2013
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Di dalam dunia kerja dan bisnis,kemampuan seseorang dalam menulis pesan bisnis
merupakan hal yang sangat penting. Tanpa adanya keterampilan ini,seseorang akan kesulitan
untuk berkomunikasi melalui tulisan. Tulisan yang baik sangat dibutuhkan dalam sebuah
pesan,karena akan membuat pembacanya mengerti tujuan dan maksud yang telah ditulis oleh
penulis. Jika seorang pembaca tidak mengetahui maksud dan tujuan dari pesan tersebut maka
akan terjadi miskomunikasi antara penulis dan pembaca pesan.
Banyak hal yang harus dipelajari dalam merevisi pesan agar menjadi pesan yang
baik,efisien dan tidak menyinggung hati pembacanya.Hal tersebut mencangkup tentang
peggunaan bahasa, penulisan kata, pemilihan kata, pemilihan kalimat, dan hal- hal lain yang juga
tidak kalah pentingnya. Semakin kecil kesalahan yang terdapat dalam sebuah pesan maka
semakin besar pembaca akan mengerti dan memahami apa maksud dan tujuan dari pesan yang
ditulis oleh penulis. Berdasarkan uraian tersebut maka penulis tertarik untuk membahas “ Revisi
Pesan Bisnis”
Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan merevisi pesan bisnis?
2. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam merevisi pesan bisnis?
3. Apa yang dimaksud dengan Buried Verbs, Control Exurberance, dan Precise Word?
4. Bagaimana cara merancang dokumen agar lebih gampang dibaca?
5. Apa saja yang harus diperhatikan saat proofreading (perbaikan)?
PEMBAHASAN MASALAH
1. Pengertian Revisi Pesan Bisnis
Revisi pesan bisnis yaitu melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi)
terhadap pesan-pesan bisnis.Hal ini sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah
direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari
kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainya, sehingga sesuai dengan maksud
dan tujuan yang dikehendaki.
Dalam merevisi pesan bisnis, ada 3 tahapan yang dilakukan yaitu : revising (merevisi),
proofreading (memperbaiki), dan evaluating (mengevaluasi). Namun dalam pembahasan kali ini
hanya menyangkut masalah revising dan proofreading saja. Merevisi (revising) adalah
menambahkan, mengurangi, dan merombak/menyusun ulang isi dan struktur kalimat.
Memperbaiki (proofreading) adalah mengoreksi tata bahasa, ejaan, tanda baca, format dan
mekanisnya.
2. Hal-hal yang Diperhatikan
Merevisi pesan bisnis tidaklah segampang yang dibayangkan. Maksudnya, banyak
aturan-aturan dan hal-hal yang harus diperhatikan agar pesan bisnis bisa sampai ke komunikan
sesuai dengan keinginan komunikator. Hal-hal yang harus diperhatikan diantaranya :
Meringkas kata
Membatasi kalimat yang terlalu panjang
Membuang kata-kata pengisi yang tidak perlu
Menghapus kata agar tidak terjadi pemborosan kata
Membuang ekspresi basi (trite expression)
Jargon
Menghindari penggunaan slang
Menghindari klise
Buried verbs
Control exurbance
Memasukkan kata-kata yang tepat
Mendesain dokumen agar mudah/gampang dibaca
Apa saja yang harus diperhatikan saat perbaikan (proofreading)
Bagaimana cara untuk memperbaiki dokumen yang rumit
A. Meringkas kata
Dalam meringkas kata, pesan-pesan direvisi untuk mengeliminasi/membuang ekspresi yang
dirasa “lembek” yang terkandung dalam sebuah kalimat. Maksudnya, pesan yang disampaikan
biasanya tak lepas dari kesan bertele-tele dan nantinya malah mengakibatkan pesan menjadi
tidak tersampaikan dengan baik. Seperti pada contoh dibawah ini :
Daripada Lebih baik
Kita berpendapat bahwa...
Silahkan mengemukakan
pikiran....
Selain .... diatas
Pada saat ini
Terlepas dari apa yang .....
Kita pikir/Menurut kita ...
Silahkan....
Juga
Sekarang
Meskipun
Dari kedua jenis penyampaian pesan diatas, terlihat bahwa kolom daripada mengandung
ketidaktegasan/lembek. Tidak semua komunikan mau menerima pesan yang berkesan bertele-
tele. Oleh karena itu, dibuatlah ringkasan kata seperti pada kolom lebih baik supaya komunikator
memberi kesan “to the point”.
B. Membatasi kalimat yang terlalu panjang
Seperti hanya meringkas kata, kalimat yang terlalu panjang dinilai tidak efektif dalam
penyampaian pesan.
Daripada Lebih baik
Memo ini bertujuan agar seluruh pegawai menghadiri rapat.
ini.
Saya menulis surat ini untuk mengucapkan terima kasih atas
yang dukungan yang diberikan.
Seluruh pegawai rapat
hari ini.
Terima kasih atas
dukungan yang diberikan.
diberikan.
C. Membuang kata-kata pengisi yang tidak perlu
Tujuannya untuk meminimalisir (jika perlu membuang) kata-kata pengisi (kata penyambung di
awal kalimat) seperti there is/was atau it is/was. Dalam bahasa Indonesia seperti “terdapat”, “ada”,
dll.
Daripada Lebih baik
Terdapat hanya satu orang saja
yang bisa dipromosikan.
It was Lisa and Jeff who were honored.
Hanya satu orang saja yang
bisa dipromosikan.
Lisa and Jeff were honored.
Di bawah ini adalah contoh kalimat untuk menghindari kata-kata yang lembek,terlalu panjang, dan
kata pengisi yang tidak perlu. Contohnya :
Daripada Lebih baik
E-mail ini ditujukan untuk menginformasikan
bahwa ada program jaminan kesehatan baru
bagi seluruh karyawan.
Ada program jaminan kesehatan
baru bagi seluruh karyawan.
Merevisi kalimat dibawah ini agar menjadi singkat, padat, dan jelas (Conciseness)
Daripada Lebih baik
In addition to the above, there are contracts Two contracts are also attached.
that are attached here to.
Despite the fact that most information is posted Although most information is posted
on the company intranet, please feel free to call on the company intranet, please call
whenever necessary. whenever necessary.
D. Menghapus kata-kata mubazir/boros
Hindari penggunaan kata-kata tidak perlu yang bersifat pengulangan sehingga menyebabkan
pemborosan. Contohnya :
advance warning necessary requisite
close proximity new beginning
exactly identical past history
filled to capacity refer back
final outcome serious danger
Kata yang berwarna merah adalah kata yang dibuang/dihapus karena bermakna hamper sama
dengan kata disebelahnya.
E. Ekspresi yang usang (trite)
Trite and Outdated Modern
pursuant to your request
attached here to
under separate cover
at your request
attached
separately
F. Jargon
Menghindari istilah teknis dan terminologi khusus yang pembaca tidak akan mengenalinya.
Maksudnya, ada istilah yang lazim dipakai dan diketahui oleh komunikator, tapi belum tentu
diketahui oleh komunikan. Penggunaan jargon banyak dipakai di dunia militer karena memang
mereka punya misi khusus yang lawan tidak boleh tahu apa strategi yang dipakai. Namun dalam
dunia bisnis pemakaian jargon kurang efektif.
Computer Jargon Alternatif
Queue
Export
Bandwidth
Susunan dokumen yang siap untuk dicetak.
Transfer data dari satu program ke program
lainnya.
Kapasitas internet.
G. Slang
Menghindari slang ( ekspresi informal dengan sewenang-wenang). Dengan kata lain bahasa
sehari-hari di luar pekerjaan. Masalahnya, dunia bisnis adalah dunia penuh dengan etika. Maka
penggunaan slang alias bahasa gaul dianggap tidak relevan.
Kata baku Slang
Mengerti (Clueless)
Santai (Relax)
(chill/chill out)
Bicara
Menyadari (Unaware)
Santai aja
Ngomong
H. Cliches (Klise)
Sekilas sama dengan trite, namun klise diulang-ulang hingga menjadi hal yang umum. Maka
komunikator sebaiknya menghindari klise (secara berlebihan ekspresi seperti halnya sebuah
ungkapan). Mengganti kata-kata yang lebih tepat.
Contoh:
1. Last but not least, you should keep your nose to the grindstone
(Tidak kurang pentingnya,kamu harus memperhatikan hidungmu dengan batu asah)
Diganti dengan :
Finally, you should work diligently.
(Akhirnya, anda harus bekerja dengan tekun.)
2. We had reached the end of our rope.
(Kami telah mencapai ujung tali kami)
Diganti dengan :
We could go no further.
(Kita bisa pergi lebih jauh lagi)
Merevisi kalimat berikut untuk menghindari pemborosan kata,slang dan jargon
1.
Last but not least, the attorney referred back to an exactly identical case.
(tidak kurang pentingnya, pengacara merujuk kembali kepada sebuah kasus yang sama persis)
Diganti dengan :
Finally, the attorney referred to an identical case.
(akhirnya,pengacara merujuk kepada kasus yang sama)
2.
With a little advance warning, we could have sold out before our stocks tanked
(Dengan sedikit pemberitahuan sebelumnya, kita bisa menjual sebelum kita mendapatkan saham
banyak)
Diganti dengan :
With warning, we could have sold out before our stocks hit bottom.
(Dengan peringatan, kita bisa terjual habis sebelum saham kami menyentuh bagian bawah)
3. Buried Verb, Control Exurbance, dan Precise Words
Buried verb
Merupakan kata kerja yang asalnya dari kata benda yang telah dikonversi menjadi kata kerja agar
lebih efisien.
1.
The manager came to the realization that telecommuting made sense.
(Manajer tersebut datang untuk realisasi bahwa telecommuting masuk akal)
Agar lebih efisien.diganti
The manager realized that telecommuting made sense.
(Manajer menyadari bahwa telecommuting masuk akal)
2.
A job seeker must make application before May 1
(Pencari kerja harus membuat lamaran sebelum 1 Mei)
Agar lebih efisien diganti
A job seeker must apply before May 1
(Pencari kerja harus mendaftar sebelum 1 Mei)
Control Exuberance
Agar terdengar lugas, jangan menggunakan kata pengikut yang berlebihan , seperti sangat pasti,
cukup, dan benar-benar. Dalam bahasa Inggris contohnya seperti definitely, very, dsb.
Contoh:
Manajer sebenarnya cukup senang dengan proposal Anda, karena rencana itu pasti bisa
diterapkan.
Diubah menjadi :
Manajer senang dengan proposal Anda karena rencana itu bisa diterapkan.
Precise Words (Kata yang tepat)
Merevisi pesan bisnis haruslah dengan memasukkan kata-kata yang tepat. Upayakan untuk kata
kerja, kata konkrit, dan kata sifat hidup. Dan waspada terhadap kata ganti yang kurang jelas.
Contoh:
Kurang jelas
• Pria itu meminta kenaikan gaji
• Seorang karyawan mempresentasikan proposal
Jelas
• Jeff Jones meminta kenaikan gaji 10 persen
• Kelly Keeler, manajer produksi, disajikan rencana untuk terhuyung jam
Merevisi tulisan yang menyatakan deskripsi, kata sifat yang terlalu banyak dengan tujuan yang
sama
• Mereka pikir laporannya baik
• Dia bilang dia akan menghubungi
Seharusnya ditulis seperti ini :
• Dewan manajemen berpikir laporan Erin adalah faktual dan ditulis dengan baik
• Sheila mengatakan dia akan mengirim email kepada Anda.
Unbury verbs and Control exuberance
Unbury verbs :
Contoh:
Penjual mengatakan ia pasti akan menghubungi Anda.
Penjual berjanji untuk e-mail (telepon atau fax) Anda.
Kita harus memberi semangat kepada tim kita
Kita harus menyemangati kita.
Control Exuberance
Contoh:
1. Penonton film benar-benar menunjukkan kesukaan total untuk popcorn mentega
Penonton film lebih suka popcorn mentega
2.Silahkan membuat penilaian nilai rumah
Silahkan menilai nilai rumah
3. Ann membuat saran bahwa kita memperkerjakan Lee
Ann menyarankan agar mempekerjakan Lee
4. Mendesain dokumen agar lebih gampang dibaca
Pertama-tama memilih tipografi yang sesuai.
Tipografi serif, mempunyai garis kecil di ujung tulisan. Berguna untuk bodytext, contohnya :
• Times New Roman
• Century
• Georgia
• Garamond
Sedangkan tipografi Sans-serif lebih bersih tanpa garis. Berguna untuk judul, tanda-tanda, dan
bahan bacaan tidak sambung. Contohnya :
Arial
Tahoma
Verdana
Calibri
Kemudian, menggunakan bulleted and numbered lists
1. Memecah informasi yang kompleks menjadi potongan kecil
2. Gunakan daftar bernomor untuk urutan
3. Gunakan daftar bullet untuk item yang tidak memerlukan urutan tertentu.
Lalu gunakan daftar bernomor untuk instruksi
Alih-alih ini :
Untuk membersihkan printer , Anda harus melakukan berikut ini . Pertama , Anda harus
melepaskan kabel daya . Kemudian Anda membuka penutup depan , dan daerah printer harus
dibersihkan dengan kain lembut .
Coba ini :
Untuk membersihkan printer , lakukan hal berikut :
1 . Lepaskan kabel daya .
2 . Buka penutup depan .
3 . Bersihkan printer dengan kain lembut .
Setelah itu mengatur informasi dengan judul kolom .
Alih-alih ini
Pada tanggal 3 April kita akan di Toledo , dan pembicara adalah Troy Lee . Pada tanggal 20 Mei
kita akan di Detroit , dan pembicara adalah Sue Wu .
Coba ini :
Tanggal Kota Pembicara
April 3
20 Mei
Toledo
Detroit
Troy Lee
Sue Wu
Berikutnya gunakan huruf untuk membuat daftar item dalam kalimat .
Upayakan untuk paralelisme
Alih-alih ini
Tim kami terus mencoba untuk mencapai tujuan kami , layanan pelanggan harus ditingkatkan ,
dan target produksi kami harus dipenuhi .
Coba
Tim kami terus mencoba untuk ( a) mencapai tujuan kita , ( b ) meningkatkan layanan
pelanggan , dan ( c ) mencapai target produksi kami
Berikutnya lagi gunakan judul paragraf untuk meningkatkan
organisasi dan mudah dibaca .
Alih-alih ini
Topik berikutnya adalah liburan . Sebuah jadwal liburan baru akan tersedia pada tanggal 1 Mei .
Untuk membantu karyawan , kita akan memulai jadwal fleksibel di musim gugur .
Coba ini :
Liburan . Sebuah jadwal liburan baru akan tersedia pada tanggal 1 Mei .
Flextime . Untuk membantu karyawan , kita akan memulai jadwal fleksibel di musim gugur .
Mengatur kalimat berikut menjadi lebih jelas, dalam bentuk daftar yang bertanda bulleted
Contoh :
Dalam sesi latihan berikutnya , pelatih akan menunjukkan cara membuat podcast , bagaimana
untuk berbagi beberapa program , dan bagaimana mempertahankan sebuah direktori internet .
Sesi pelatihan selanjutnya akan menunjukkan :
menciptakan podcast
berbagi beberapa program
Mempertahankan Internet direktori .
5. Apa Saja yang Harus Perhatikan Dalam Proofreading (Perbaikan) ?
Dalam melakukan perbaikan, ada hal yang harus diperhatikan agar proses ini berjalan
dengan sempurna. Yang harus diperhatikan diantaranya :
Spelling (ejaan)
Tata bahasa
Tanda Baca
Nama dan nomor
Format
Proofreading Marks
Contoh dari proofreading adalah seperti dibawah ini :
Cara Memperbaiki Dokumen yang Kompleks
Tidak semua dokumen bisa diperbaiki dengan baik. Terutama jika menyangkut dokumen yang
kompleks. Ada beberapa saran untuk itu, diantaranya :
Sediakan waktu yang cukup untuk melakukan kegiatan proofreading. Hal ini dikarenakan
kegiatan ini memerlukan ketelitian yang tinggi sehingga tidak bisa dilakukan dengan asal-
asalan.
Mencetaknya sebanyak 1 lembar , sebaiknya diberikan dua spasi . Hal itu diperlukan agar
kita bisa menulis simbol-simbol proofreading dengan baik.
Bersiaplah untuk menemukan kesalahan.
Baca sekali untuk memahami isi pesan dan sekali lagi untuk mengecek tata bahasa / mekanik
Kurangi kecepatan membaca anda. Tentu kita ingin melakukan perbaikan dan mendapatkan
hasil yang maksimal,bukan?
Untuk dokumen yang harus sempurna :
Mintalah seseorang membacakan naskah asli sementara orang lain memeriksa printout nya.
Ejalah nama seseorang/benda agar tidak ada kesalahan.
Ejalah kata-kata sulit, karena penulisan yang keliru bisa mengakibatkan makna yang keliru
pula.
Perhatikan kapitalisasi (besar kecilnya huruf) sebagaimana aturan yang berlaku selama ini.
Perhatikan tanda baca. Karena pesan bersifat tulisan, tanda baca merupakan hal yang penting
mengingat hal itu merupakan salah satu cara mengekspresikan sesuatu.